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[摘要]
新時代環境下，聲像檔案的保存形式逐漸從以前的照片、膠卷、磁帶、錄像帶等不便讀取的存儲介質轉變成數碼的光盤、存儲卡、磁盤陣列、存儲服務器等新的存儲設備介質。本文就新時代聲像檔案管理中質量控制存在的難點及要素進行了淺析，并著重對新時代下聲像檔案質量控制的要素進行了探究。聲像檔案表達直觀、形象生動，是記錄和反映企業發展狀況的重要載體，是特殊形式的檔案資料，現已成為各單位用以進行宣傳報道和企業文化建設的有效方式。在記錄和反映信息能力上，聲像檔案具有文字文件材料不可替代的優勢，不僅其歷史功能毋庸置疑，在某些情況下，其現行功能亦是文字文件材料所不能實現的。
一、新時代聲像檔案的特點
伴隨著數碼產品的不斷升級，聲像檔案的保存形式已逐漸從以前的照片、膠卷、磁帶、錄像帶等實物存儲介質轉變成數碼的光盤、存儲卡、磁盤陣列、存儲服務器等新的存儲設備介質。這些存儲介質具有占用空間小、保存時間長、更新速度快、服務器多地備份等特點，具有更多可開發、可探究的優勢，并且依然保留著傳統聲像檔案直觀、形象，不受文化差異影響等特點。應根據聲像檔案的這些特點制定出新的管理制度及流程，這些管理制度及流程在實施過程中帶來的質量控制問題值得我們進一步探討。
二、聲像檔案管理工作中的質量控制
聲像檔案管理工作主要包括前期的拍攝、中期的收集和整理以及后期的保管和利用三大環節。在整個過程中會產生拍攝策劃及準備計劃，資料的詳細記錄、移交記錄，存檔的檔案記錄、查閱記錄，以及老舊資料的檢查等過程記錄。通過這些過程記錄的幫助，可形成一個PDCA的戴明環(PDCA即質量環，是管理學中一個通用模型，最早由休哈特于1930年構想，后由美國質量管理專家戴明特博士在原循環概念的基礎上進行修改，形成新版本的PDCA循環，稱為戴明環，是全面質量管理所應遵循的科學程序)：P（Plan）計劃——前期的拍攝策劃、準備計劃、收集計劃。D（Do）實施——資料的拍攝、收集、整理、保管、利用過程。C（Check）檢查——查看資料內容是否與前期的計劃相符合，老舊資料是否還能正常播放。A（Action）改進——采取措施，對資料的缺失、重點內容不突出進行補拍或重新收集，對老舊資料進行翻拍翻錄。我們本著對歷史、對單位、對資料負責的精神開展聲像檔案管理工作，并將質量管理的有關概念和方法有機地融入到聲像檔案管理中，發現在這個循環中，存在著一些質量控制的難點。
三、聲像檔案質量控制難點
1.聲像檔案的拍攝
攝錄人員是聲像檔案的產生者，他們決定著聲像檔案的數量和質量，這一環節是聲像檔案產生的最前端，但其重要性常常被忽視。攝錄人員由于工齡長短不一、專業知識及技能層次不同等因素，會導致其業務水平參差不齊。而攝錄人員的攝錄意識不強，攝錄重點把握不準確，也可能造成與一些珍貴的鏡頭失之交臂，給聲像檔案的產生及以后歸檔利用留下隱患。因此，拍什么、怎么拍一直都是攝錄人員比較糾結的問題。
2.聲像檔案的收集、整理
很多單位在召開重要會議或組織重大活動時都會安排人員進行攝錄和信息采集，這樣會形成許多有保存價值的聲像檔案。但在拍攝完成之后，對于誰收、怎么收，歸檔與否等問題卻不加以重視，攝錄過程結束后往往沒有了下文。究其原因，主要是沒有明確統一的聲像檔案收集整理的制度辦法，造成聲像檔案的去留界限不清，致使很多有保存價值的聲像檔案流失。另外，據調查發現，因攝錄人員工作崗位的原因，導致他們常常感到拍攝的壓力高于整理的壓力，這同樣也是造成聲像檔案不能及時加以整理歸檔的重要原因。
3.聲像檔案的長期保管
聲像檔案的載體不同于一般紙質文檔，它包含磁帶、光盤、存儲卡、硬盤、相片等各種介質，其要求的保管條件比紙質文件要嚴格得多，聲像檔案保管過程中對溫度、濕度、磁場、輻射等因素都有相應的要求，一旦出現紕漏，保管條件不到位，聲像檔案載體就會出現問題，輕則發生霉變、圖像模糊等問題，重則磁帶消磁、張力變形，無法正常播放。保管條件欠佳或不符合條件，會對聲像檔案造成損害，聲像檔案的利用也會受到影響，甚至造成無法彌補的損失。
4.聲像檔案的利用和檢索
數字化聲像檔案檢索一直是一項難題。它不像紙質文件那樣，找到文件標題就能知道是否是自己想要的文件材料，因為聲像檔案文件標題往往并不能全面反映事件或活動的全部內容。聲像檔案在數字化之后，檢索需要預覽中間的內容，才能確定檢索的準確性，給查閱利用帶來諸多不便。同時，隨著數碼產品的快速發展，聲像檔案的容量一直在逐步擴大，單個聲像檔案占用的存儲空間越來越大，對計算機的要求也越來越高。舉例來說，現在高清攝像機拍攝出來的內容，十分鐘的視頻資料占用的空間就可達十幾Gb，在檢索過程中會大大降低計算機的檢索速率，嚴重的甚至會出現死機現象，聲像檔案的安全性存在一定的風險隱患。
四、聲像檔案質量控制的要素
1.編制管理制度
為了保證聲像檔案的收集范圍、整理分工、歸檔保管方法和利用流程明確規范，使聲像檔案質量管理做到有章可循、有法可依，要制定一套嚴格的制度對聲像檔案進行質量控制。聲像檔案質量控制是一個復雜、繁瑣的過程，需要全程跟蹤，做好質量記錄，步步為營、環環相扣。對不同介質的聲像檔案應制定標準化的收集辦法，規定需要收集的聲像檔案類別，統一進行分類、排列、編號、編目等工作。為真正達到聲像檔案的長期保存和有效利用，實現聲像檔案管理制度的有效執行，各單位檔案行政主管領導和檔案管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并將其作為各單位體系建設和檔案目標管理的重點內容來抓。隨著新時代的不斷發展，聲像檔案管理水平也在不斷提升，這就需要讓管理制度也不斷提升，適應新的產品、新的模式的要求，制定新的制度并不斷改進，以實現更高的工作效率。
2.確定規格標準
應根據聲像檔案管理制度對聲像檔案進行收集和整理。應對聲像檔案的格式以及存儲介質進行標準化，這是提升聲像檔案內容質量、提高聲像檔案管理效率的基礎。在新的電子化、信息化時代，應制定更適應現代管理的新標準。應結合單位OA辦公自動化系統及檔案管理系統，建立一個專用的聲像檔案服務平臺，實現聲像檔案接收一體化、聲像檔案歸檔網絡化、聲像檔案管理自動化、聲像檔案借閱便捷化的體系。避免因管理的零散性、下屬單位人員的非專業性等因素造成珍貴聲像檔案的遺失。
3.提升控制對象的能力
在質量管理中常常會提到“端口前移”，也就是從源頭去抓問題。聲像檔案的源頭就是聲像檔案的拍攝采集。針對聲像檔案質量控制難點的現狀，要側重攝錄人員的業務培訓，全面加強相關人員的專業知識和技能培訓，讓攝錄人員知道怎么拍；相關檔案人員應介入拍攝，從檔案的角度出發，讓攝錄人員知道拍攝完成后需要歸什么，從而了解前期要拍什么，從根本上保證聲像檔案的數量和質量。聲像檔案管理人員要適應新時期聲像檔案管理的要求，不斷加強自身業務學習，提高自身素質，進行定期培訓，了解聲像檔案載體保管的相關知識，針對新型聲像載體的分類和保管要細分層次、及時修訂和完善相關的檔案管理制度，最大限度地發揮聲像檔案的作用。
4.建立穩定的質量管理技術措施
從長久保護和利用方面考慮，聲像檔案應盡早地進行全面數字化工作，重點將之前留存的照片、磁帶等對保存環境有特殊要求的介質進行掃描，不能掃描的進行翻拍翻錄。最終將數字化的內容存放在聲像檔案歸檔服務器中，以便于備份、保管和后期利用。在聲像檔案數字化前提下，聲像檔案的利用也應該更加便捷。據調研了解，國內已有多家公司針對聲像檔案的特點研發了一整套聲像檔案管理系統。我們可以借助這樣的系統，搭建一套聲像檔案服務系統，根據各單位的工作流程，結合其內網平臺，做到電子化借閱、利用，使利用者不用離開自己的工作地點就能便捷地搜索想要的聲像資料。通過該系統提供相對完善的記錄能力，可降低錯記錄、漏記錄的風險，不僅能保障質量檢驗的能力，而且也可以大大地減輕檔案管理人員的工作壓力，使他們能夠有更多的時間去接收、整理檔案，而不是把更多的工作時間花在調閱檔案和與利用者的溝通中。數碼產品的升級使聲像檔案具有了容量越來越大的特點，這就需要聲像檔案管理系統具備自動降碼保存的能力，在查找和檢索時利用低碼率檔案在線預覽、編輯，能夠更準確、更高效、更低耗地完成聲像材料的利用，提高工作質量，保障質量檢驗的效率。檔案管理人員日常工作量很大，不僅要接收、整理、借閱歸檔檔案文件材料，還要將檔案工作深入到項目工程中，到業務工作一線介入指導。通過對這些質量控制要素的改善和提升，我們可以更好地解決聲像檔案管理工作中存在的質量控制難點。解決了這些控制難點，也就意味著解決了工作中的難題，這將在很大程度上減少檔案管理人員的日常工作量，從而達到事半功倍的效果。
總而言之，聲像檔案的拍攝、收集、整理、歸檔、保存和利用是一條緊密聯系的“鏈條”，無論“鏈條”的哪一個環節出現差錯都會讓聲像檔案管理這根“鏈條”斷裂?，F階段，聲像檔案的質量管理還沒有一套完善的體系來支撐，聲像檔案的質量控制仍是一個值得探究和摸索的過程。我們希望質量控制能內化于心、固化于制，從根本上解決聲像檔案管理工作中遇到的難題，將整個“鏈條”緊緊地扣在一起，并能持續改進，使聲像檔案管理工作能夠適應新時代的環境，逐步走上標準化、規范化、科學化發展的道路。
作者：陳盛 單位：中國艦船研究院
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