電子文件論文范例

一、公證電子文件與電子公證的概念

（一）公證電子文件的概念。

公證電子文件是以數字、代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。公證電子文件的一般具有兩方面的基本特征：一是公證電子文件由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是公證電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是公證電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種數碼的組合來記錄信息，存儲于計算機存儲器中，并可通過通信網絡進行傳輸。二是公證電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是有特定的用途和效力。從邏輯上說，公證電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。

（二）關于電子公證。

在世界各國對于電子文書大多數國家較推崇加密認證技術，經過加密等安全措施的數據電文的證明效力基本上可以等同于書證。而在我國現階段運用較多的是對電子證據進行公證。從電子公證文件形成的過程和特點看，公證電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據文件生命周期理論，公證電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統一管理。根據《公證程序規則》及我處自定的辦證程序規范，將具體辦證過程劃分為會員登記、公證的申請、受理、公證的審查與審批、公證書打印、翻譯、復印水印紙、裝訂、蓋章、出證、公證書的送達、統計歸檔，這些程序都是利用計算機網絡系統輔助完成的，全部流程編入系統。這就從根本上保證了辦證程序的合法性、規范性、完整性，杜絕了違反程序情況的發生。通過計算機系統不僅可以準確地統計各類業務數據，而且也為領導進行業務管理、掌握行業發展動態、制定業務決策提供了依據。

二、公證電子文件的特點

辦公自動化信息技術領域的公證電子文件是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲等處理的數碼序列。按公證電子文件產生的工作領域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務，處理一般事務或交流信息過程中產生的公證電子文件，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，如E-mail公證電子文件；另一種是記錄人們生產或科研活動的技術性公證電子文件，如CAM（計算機輔助制造）、CAD（計算機輔助設計）等生成的公證電子文件。公證電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來了極大的便利，同時也改變了我們長久以來的傳統辦公方式。與紙質文件不同，公證電子文件主要有以下幾方面特點：

1電子文獻資源采購

以燕山大學為例，電子文獻資源的語種包括中文和外文兩種；所屬學科包含經濟/管理、法律/政治、材料科學、機械工程、生物科學/生物工程、體育、光學/儀器、化學/化工、環境科學、交通運輸、電氣/控制/自動化、藝術/傳媒、語言/文學、哲學/宗教、數學/物理、信息科學/計算機/電子技術、土木工程/建筑、動力/能源/礦業、圖書館/情報/檔案，共19個學科；應用學院包括機械工程學院、材料科學與工程學院、電氣工程學院、信息科學與工程學院、軟件學院、建筑工程與力學學院、車輛與能源學院、環境與化學工程學院、經濟管理學院、理學院、外國語學院、文法學院、公共管理學院、馬克思主義學院、藝術與設計學院、體育學院，共16個學院；資源類型包括期刊、學位論文、報紙、視頻、年鑒、參考工具、電子圖書、工具書、專利、會議論文、標準、音頻、案例、科技成果、法律法規、事實型數據，共16種；揭示深度包括全文、文摘、題錄、目錄、事實5種；文獻來源分為購買數據庫、免費數據庫、NSTL提供、國家圖書館提供、自建數據庫、試用數據庫6類。另一方面，電子文獻資源的采購方式和采購年限也并不統一。中文電子文獻資源多采用自主談判的方式進行，外文電子資源分為DRAA組團和自主談判兩種采購方式。采購年份根據學校經費情況以及DRAA聯盟采購方案要求分為1年合同、2年合同以及多年合同。電子文獻資源類型的多樣化、采購方式及采購年限的差異化加大了高校圖書館電子文獻資源采購管理工作的難度，對電子文獻資源采購工作的規范化、系統化管理成為圖書館建設的重中之重。高校圖書館迫切需要一套基于網絡化應用的、可內部共享的、便于使用與維護的電子文獻資源采購管理系統，以實現對電子文獻資源生命周期全過程的高效管理。

2電子文獻資源采購流程的設計

電子文獻資源在圖書館的生命周期包括選擇評估、提供試用、試用情況評估、溝通談判、組織購買、使用評估幾個階段。其中，對于參加DRAA聯盟組團的外文電子文獻資源的采購可以省去溝通談判環節。在電子文獻資源的采購工作中，資源評估是前提工作，談判購買是核心工作。高校圖書館要對每一個新增電子文獻資源進行試用前評估，分析新增資源是否與已有資源重復、是否能對教學科研起到輔助作用以決定是否提供試用；要對每一個試用電子文獻資源在試用期內的使用情況進行評估，以決定是否組織購買；要對每一個購買數據庫在合同期內的使用情況進行評估，以決定是否續訂。對通過評估的電子文獻資源，圖書館可以通過參加DRAA聯盟組團和自行談判兩種方式開展采購工作。

3系統功能實現

圖書館電子文獻資源采購管理系統讀入圖書館采購電子文獻資源的基本信息、年度采購信息、聯系人信息以及集團采購方案信息，可按照年度查詢本年度電子文獻資源采購完成情況以及下一步工作任務，可按照指定數據庫查詢該數據庫歷年采購情況，以明確數據庫價格漲幅情況，并對數據庫的采購價格進行預測。該系統還具有電子文獻資源合同信息掃描件上傳的功能，實現電子文獻資源采購信息的數據化。另外，系統后臺數據儲存時指定文件上傳的物理路徑并對上傳電子文獻資源信息的命名格式化。該系統操作簡便、實用性強、功能齊全，實現電子文獻資源購買和相關服務的流程化、規范化、平臺化管理，提高電子文獻資源采購、信息維護、服務、保存等業務和管理工作的效率。

3.1系統安全登錄

隨著時代的變化，理論總是處于不斷發展與完善的過程中。我國電子文件管理研究從九十年代中期開展以來，經過了十多年的不斷努力和發展，取得了一定的成績和進步的。而隨著理論研究的日益成熟，目前電子文件管理正逐漸步入“實戰”階段。但從實際工作狀況看，從正面引導和指導機構進行電子文件管理是一個方面，而更為重要的是要告知這些機構如果不這樣做，會有什么樣的后果。反面的告誡和提醒在機構電子文件管理意識普遍缺乏的狀況下還是比較有效的。“如果說一般的電子文件管理方法著眼于‘應該如何管理電子文件’，風險管理則重在指出‘如果你不這樣做可能遭受哪些損失？應該如何應對？’”這種“未雨綢繆”式的風險管理似乎更適合于電子文件這樣一個常常被忽視的領域。也就是說，常規的電子文件管理主要著眼于‘應該怎么樣’的正面措施，而風險管理則選擇相反的角度，從查找電子文件風險的視角著手管理，是對一般電子文件管理的有益補充。”因此，電子文件風險管理研究應需而生。它不是生搬硬套，而是基于對電子文件自身管理特點及其與機構業務活動之間關系的理解和把握。

檔案風險管理理論研究在原有檔案理論基礎上，吸收檔案管理實踐經驗成果和借鑒風險管理理論，并加以融會貫通，讓檔案學理論呈現出清新的風貌，是檔案管理理論研究過程中根據檔案管理實踐的發展，不斷進行新的探索、修正、完善自身、使其隨著時代的發展而進步的表現。

風險是安全的對立面，風險的存在就意味著安全事故發生的可能性。風險管理就是安全管理一部分,而且是核心組成部分,它既是一種安全指導思想,同時也是一種安全實踐方式。檔案管理中的眾多風險，正是影響檔案安全管理的負面因素。“檔案信息安全保障體系建設”提出后，學者積極運用風險管理理論探討檔案安全保障體系建設問題，促進了檔案風險管理研究的發展。

目前我國對檔案風險管理的研究既有理論層面的闡述，也有基于實踐層面的探索，研究內容主要集中于電子文件風險管理、檔案信息化建設的風險及防范、專門檔案的風險管理等方面。

電子文件（數字信息）管理最先引進風險管理理論進行研究，其后一直是研究的熱點。在這方面，最初的研究文章主要著眼于電子文件存在的風險和防范措施，主要基于電子文件管理實踐過程中風險因素造成損失的狀況和如何防范進行總結，研究偏重技術方面。正式提出“電子文件風險管理”后，國內對電子文件風險管理研究主要集中在對該理論的概括論述方面，其次是電子文件風險識別與評估、風險防范與應對方面。對“電子文件風險管理”，已經形成完善的概念基礎并提出系統的研究框架。伴隨著電子文件風險管理研究的不斷深入，研究重點又將逐漸轉向更廣闊的實踐層面，在理論指導下探討如何解決電子文件管理實踐中的風險問題。

檔案信息化建設風險和防范是檔案風險管理研究中的另一熱點。這一方面的研究多是從檔案信息化實踐狀況出發，對檔案信息化建設中出現的風險問題進行總結并提出對策。目前學者提出的檔案信息化建設風險因素主要包括觀念和認識風險、投資風險、技術風險、管理風險、人才風險，從而提出的檔案信息化建設風險應對和防范措施有實行分等級風險管理措施，加強培訓、提高檔案工作人員對檔案信息化的認識，預留風險保證金、制訂建設規劃、防范資金風險，采用逐步更新、持續改進的技術措施，引入信息監理方等。檔案信息化建設風險和防范研究，尚未像電子文件風險管理那樣提出系統的管理框架和風險應對模型，還未形成嚴密、系統的理論體系。

專門檔案、科技檔案風險管理方面，涉及的內容包括城建檔案、人事檔案、企業檔案、商業銀行電子文件、保險業電子文件等方面的檔案風險管理問題，所涉行業范圍較廣，包括銀行業、保險業、建筑業等，所涉單位類型包括銀行、保險公司、建筑設計單位、高校等，這類論文研究的專門檔案載體類型多是電子文件。但這方面的研究多停留在實踐經驗的零散總結層面，或只是對電子文件風險管理理論的簡單套用，對專業檔案、科技檔案風險的特殊性沒有深入挖掘，尚未形成嚴密、系統的理論體系。

一、分門別類的個人檔案管理

(一)個人檔案管理的內容

哈佛大學人事檔案可分為四大類:教師檔案、高級管理人員檔案、學生和校友的檔案以及家庭檔案。從上述分類可看出，個人無論是教師還是管理層亦或是學生，其所產生的個人檔案成為了哈佛大學人事檔案管理中最主要的部分。個人檔案包括:自傳材料(包括個人簡歷、榮譽、獎勵、學歷、新聞稿、日記、口述史和訪問、家族情況、傳記出版物)、咨詢材料(包括建議書、合同、報告、通信和筆記)、專業/職業聯系文件(包括信件、電子郵件的打印稿、審查和推廣記錄、論文和文章、簡歷和媒體報導)、專業組織和會議文件(包括議程、會議記錄、報告、筆記)、證明材料(包括與主題直接關聯的文件、目錄、指南、個人參考書目和期刊)、項目工程研究文件(包括建議書和計劃、研究簡報、研究數據、證明文件、調查結果的分析報告、會議記錄)、特殊介質(包括照片、底片、幻燈片、音頻、錄像帶、樣品和手工藝品、激光唱片、動畫電影、地圖、規劃、圖紙、三維物體模型和大事記)、演講和業務陳述文件(包括演講注釋、摘要和幻燈片)、學術評估和推薦材料、教學材料(包括授課記錄、課程教學大綱、作業、考試、評分標準、手冊、筆記本、成績單、到課記錄、作業或考試、論文)、工作檔案(包括手稿、未發表的論文、草稿或筆記、出版商的合同以及相關的回復、評論、報告和長條校樣)等。哈佛大學檔案館十分樂于收集教職員工的個人檔案以及通過管理教職員工產生或負責的檔案來對他們提供幫助。

(二)個人檔案管理的方法

哈佛大學個人檔案的管理方法分為以下幾種:按檔案名稱管理;按檔案形成日期管理;按檔案名稱的首字母順序進行管理;綜合管理。1．名稱排序法即根據檔案內文件的名稱進行排序的方法。這種檔案管理方法簡單方便，對于內容較少、時間跨度小的檔案管理更為實用。2．首字母順序法即根據檔案內項目或組織名稱的首字母順序對檔案進行排序的的方法。這種檔案管理方法適合于小型項目檔案的管理。3．時間排序法在個人檔案的類型確定并已區分開來的條件下，可根據檔案形成的時間順序進行管理。這是一種公認的適應性較強的檔案管理方法。適用范圍包括:自傳材料，演講演示材料等。4．綜合排序法當個人檔案包含的內容多而雜時，采用綜合性的檔案管理方法很有必要。這種綜合性的檔案管理方法分兩種，一種即將檔案進行分類整理之后，按照每一類檔案的名稱、主題、年份等要素進行管理;當個人檔案涉及的年度跨度過大，可采用第二種綜合管理方法，即將個人檔案先按照年份進行整理后，再在各個年份的檔案中按照檔案名稱的首字母順序進行整理。適用范圍包括:教學檔案，工作檔案等。

(三)個人檔案管理的特別注意事項

個人檔案的內容多，類型豐富，管理起來有一定難度，應當特別注意以下幾點。1．特殊介質檔案的雙套制管理在對個人檔案中的特殊介質檔案進行管理時，應特別注意將電子檔案及其相對應的紙質檔案如論文等一起存放，以保證檔案的完整性。除了給特殊介質檔案按照名稱、日期、主題等做好標識之外，還應當做好注釋，以方便日后的查找利用工作。2．個人檔案管理應依法規行事非本校工作產生的檔案按照聯邦法規或合同規定進行管理。為確?？色@得性，合同材料應當與對應的項目文件一起放在有明顯標記的文件夾內。如在對出版商的合同以及回復進行歸檔時應當清楚地在單獨的文件夾上做出標識。3．確保個人檔案的機密性保證檔案的機密性是檔案管理的原則性要求之一，人事檔案管理同樣也需遵守這一硬性要求。在對個人檔案進行管理時，檔案管理人員不僅需要牢記各種規章制度，而且需要用專業的檔案管理手段包裝檔案的機密性。如關于同事或其他專業人員的評估和建議文件可以用單獨的文件夾保存以確保機密性。

摘要：闡述了對高校科研文檔進行電子管理的必要性，完成利高?？蒲形臋n管理系統的設計與實現，系統主要實現了對科研項目、學術論文等文檔進行基本信息的錄入、上傳、分類搜索、批量下載、在線預覽等基本功能；提供了MySQL、Tomcat、JDK8等一鍵啟動腳本，系統維護人員無需做額外配置即可運行該系統。

關鍵詞：科研文檔管理；SSM框架；MySQL數據庫

近年來，信息化管理發展迅速，科研管理信息化建設逐漸增強，導致學?？蒲许椖可婕暗降碾娮游臋n快速累積和增長。目前我校的科研文檔管理處于隔離狀態，各學院科研文檔分散在層級之間，難以整合，文檔內容難以相互借鑒，價值難以發掘。存儲方式以紙質文檔格式存放在資料室，電子版存檔到光盤中，或者存放在某臺電腦的磁盤中，數據共享成為難題。針對上述電子文檔存儲、利用存在的問題，開發一個統一存儲管理、可快速檢索、信息共享的文檔管理系統。

1相關平臺與技術

科研文檔管理系統數據存儲采用MySQL數據庫，文件存儲采用FTP系統，選擇Java作為開發語言，應用ring、SpringMVC和Mybatis框架。前端界面基于BootStrap框架，從而設計簡潔易用、高性能、高可靠性的文檔管理系統，一滿足學校管理人員對科研文檔管理系統的使用需求。

2項目分析及設計

2.1高校文檔管理系統面向群體。系統主要是為校內專業技術人員科研工作量積分標準提供評分數據。需要將各位老師的科研文檔進行建檔管理。其中科研項目的分類主要有成果獲獎、學術論文、專利、公開出版學術書籍、成果轉化、論證報告等幾大類。每種類別的錄入指標包括文檔名稱、頒獎單位、獲獎級別、本人排名、本校排名、申請經費等。一般根據獲獎類別與教師排名進行打分，作為考核依據。

【摘要】電子檔案就是將企業經營活動產生的資料以電子文件的形式呈現出來。由于電子檔案會隨著企業的發展而增多，并且由于電子檔案管理是需要依托計算機技術來開展的，對管理人員的要求也相對較高。因此，企業要充分了解電子檔案的特點，分析電子檔案管理目前存在的問題以及難點，然后采取有效的管理措施，提高電子檔案管理水平，論文就此展開了討論。

【關鍵詞】信息時代；電子檔案；優越性；完善措施

1引言

在互聯網技術快速發展的基礎上，我國各企業的生產和運行方式開始向自動化、智能化方向轉變。隨著信息時代的到來，電子檔案逐漸成為企業檔案的重要存在形式。對電子檔案進行科學化管理，可以提高企業內部檔案的管理水平，為企業的發展提供可靠的參考依據。然而，目前我國許多企業在電子檔案管理方面還存在不足，尤其是信息時代的逐步推進，更是增加了電子檔案管理的難度。如何提高電子檔案管理水平已經成為企業發展所要重點研究的內容。

2電子檔案的特點及優越性

2.1電子檔案的特點

第一，文件記錄方式多樣。作為一種新型的信息承載介質，電子檔案具有多種表現形式，包括電子文件、聲音、影像等，具有多種表現形式，而且其存儲保存方式也多種多樣，例如光盤（VCD、DVD）、磁帶（錄音帶、錄像帶）、磁盤（U盤、硬盤）、網盤（或云盤）等；第二，電子檔案具有非直讀性的特點，例如電子檔案在光盤上保存時是由激光進行刻寫來實現的，無法直觀看到檔案內容，而且，電子檔案也可以進行加密處理，提高了電子檔案的安全性；第三，電子檔案對元數據和背景信息的依賴性比較強，必須要以元數據為基礎才能恢復電子文件的原貌。

1科研檔案特點分析

醫院科研檔案特點主要表現為以下幾個方面：①形成周期長且強連續性。科研活動經歷的時間均比較長，涉及到的范圍較廣且內容也比較多，資料較為復雜，從立項一直到完成科研課題均需要經歷一個較長時間，為多次失敗和成功所獲結果；②學科突出且專業性強。醫院所開展的科研課題均是根據專業來實施，比如基礎研究中藥理、生化以及病理等。臨床研究中兒科、內科、婦科以及外科等。醫學研究中針對不同的專業所開展的科研活動均有著各自的特點，對此在科研檔案的分類上也應凸顯出其專業性特點；③項目協作較多且學科綜合性也比較強。隨著社會經濟不斷的發展，信息技術的進步，各種邊緣學科以及交叉學科的出現，在醫學研究中大量創新技術也被廣泛地應用，而這些也使得很多醫學科研課題并非某個獨立的專業或者學科就可完成，而是多個學科和專業共同聯合以及研究才可完成。對此，在這種形式下所進行課題研究，不管是數量還是載體均比較大且多樣，同時綜合性也相對較強，而這也就要求在分類的過程中除了要確保各學科自身的獨立性，同時還要確保課題研究的整體性以及完整性。

2基于電子化實施醫院科研檔案管理的重要性

在醫院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學研究期間所形成的，具備一定的保存價值的聲像、文字、數據以及圖表等科技資料，真實且準確地記錄著科研活動的整個過程，為醫院檔案重要構成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個方面的內容：①科研項目的申報資料與審批資料；②科研過程的影像學資料、記錄、實驗數據以及實驗圖片等形式資料；③科研鑒定、總結以及驗收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉化應用等。每個科研項目自申報、課題立項、執行、成果鑒定、評獎以及到應用推廣均離不開管理。不管是在醫院社會服務上，還是在醫院內部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿足醫院管理和醫務工作人員有關信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務聘任、科技決策、職稱晉升、科學研究以及技術交流等提供比較可靠且真實的信息依據，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應的科研信息給醫院領導，為其在選擇科學建設內容和方向上提供合理的決策依據。加強醫院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動醫院學科發展以及提高醫院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫院科研水平的提高，醫院科研項目的增多，檔案的數量也相應的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學地對科研檔案實施管理，需尋求一種現代化管理方式，即電子化管理。

3在電子化的基礎上所實施的醫院科研檔案管理

3．1信息管理系統的開發以及應用

隨著科研項目的增多，醫院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發一種信息管理系統，這一系統具備錄入以及查詢科研項目有關信息的功能，不僅能進行科研項目有關信息的錄入，同時還便于全院某學科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經費、項目類別、研究時間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當科研項目立項以后，由科研部門管理工作人員把科研項目立項的有關文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關科研項目的信息錄入至信息管理系統，比如科研項目編號、項目負責人、科研經費、項目名稱、項目類別以及具體研究時間等，同時也可把電子文檔中關于科研項目的信息導入系統中。此外，該系統還能隨時增添數據模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時進行項目有關信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個方面的內容：①全院科研項目。針對科研項目研究時間長這一特點，為便于醫院領導和有關管理人員及時了解到科研活動的實施情況，該系統設置了相應的查詢功能。只要輸入相應的時間就可進行有關信息的查詢，生成為該時間段科研項目信息的報表，以電子表格的形式將報表導出來，并直接發送給需要的有關部門和領導，或者直接將其打印成報表；②學科科研項目。醫院學科評估、建設以及重要學科的申報，一般需提供某學科科研項目實施情況的有關信息，該系統具有某時間段某學科科研項目有關信息資料的查詢功能。基于要查詢的學科，輸入項目名稱以及起止時間，接著點擊學科項目查詢就可得到該學科有關報表。此外，其還具備電子報表導出以及打印的功能；③科研工作人員科研項目。若需將醫院職務評聘或者職稱評審等相關情況提供給科研工作人員時，利用該系統能及時查詢到某科研工作人員于某一段時間所開展的科研活動具體情況。

摘要：電力勘測設計單位屬于技術型和知識人才密集型企業，其檔案為整個單位的核心信息資源，具有非常重要的作用和地位。隨著近年來我國信息化技術和水平的不斷提升，勘測設計大數據檔案管理的發展也有了質的改變，從傳統方式轉變為電子化方式。本設計院于2005年開始應用信息系統進行檔案管理，但隨著時間發展，原有的檔案管理系統逐漸暴露許多漏洞和問題，難以實現本院檔案管理的需要。基于此，需要對傳統的數據管理系統進行升級和優化，從而建立起符合當前本院需求的數字檔案管理系統。

關鍵詞：勘測設計；大數據；智能化

勘測設計大數據智能化管理是管理模式的進步和升級，使數據信息管理從紙質文檔轉化為信息技術管理，同時實現設計業務流程信息化在線管理，包括：數據收集、管理、保存、利用等一系列智能化應用，以下對數字檔案管理的具體措施和應用效果進行具體的分析：

1建立管理系統的具體措施

1.1建立科學合理的架構體系

建立良好的架構體系，使之形成以管理層、執行層、服務層為框架的三層管理模式，同時對院以及相關部門的管理職責進行不斷地優化，進一步實現人員組織體系的建設和信息化建設項目的完整架構，從而有效地保證信息化建設項目的正常運轉，包括部門設置、職責落實、人員配備。另外，還需要從基礎設施、應用系統等軟件建設的硬件體系上進行綜合統籌，以實現勘測設計的全面化管理。

1.2創建全過程智能化管理