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1科研檔案特點分析
醫院科研檔案特點主要表現為以下幾個方面：①形成周期長且強連續性?？蒲谢顒咏洑v的時間均比較長，涉及到的范圍較廣且內容也比較多，資料較為復雜，從立項一直到完成科研課題均需要經歷一個較長時間，為多次失敗和成功所獲結果；②學科突出且專業性強。醫院所開展的科研課題均是根據專業來實施，比如基礎研究中藥理、生化以及病理等。臨床研究中兒科、內科、婦科以及外科等。醫學研究中針對不同的專業所開展的科研活動均有著各自的特點，對此在科研檔案的分類上也應凸顯出其專業性特點；③項目協作較多且學科綜合性也比較強。隨著社會經濟不斷的發展，信息技術的進步，各種邊緣學科以及交叉學科的出現，在醫學研究中大量創新技術也被廣泛地應用，而這些也使得很多醫學科研課題并非某個獨立的專業或者學科就可完成，而是多個學科和專業共同聯合以及研究才可完成。對此，在這種形式下所進行課題研究，不管是數量還是載體均比較大且多樣，同時綜合性也相對較強，而這也就要求在分類的過程中除了要確保各學科自身的獨立性，同時還要確保課題研究的整體性以及完整性。
在醫院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學研究期間所形成的，具備一定的保存價值的聲像、文字、數據以及圖表等科技資料，真實且準確地記錄著科研活動的整個過程，為醫院檔案重要構成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個方面的內容：①科研項目的申報資料與審批資料；②科研過程的影像學資料、記錄、實驗數據以及實驗圖片等形式資料；③科研鑒定、總結以及驗收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉化應用等。每個科研項目自申報、課題立項、執行、成果鑒定、評獎以及到應用推廣均離不開管理。不管是在醫院社會服務上，還是在醫院內部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿足醫院管理和醫務工作人員有關信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務聘任、科技決策、職稱晉升、科學研究以及技術交流等提供比較可靠且真實的信息依據，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應的科研信息給醫院領導，為其在選擇科學建設內容和方向上提供合理的決策依據。加強醫院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動醫院學科發展以及提高醫院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫院科研水平的提高，醫院科研項目的增多，檔案的數量也相應的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學地對科研檔案實施管理，需尋求一種現代化管理方式，即電子化管理。
3在電子化的基礎上所實施的醫院科研檔案管理
3．1信息管理系統的開發以及應用
隨著科研項目的增多，醫院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發一種信息管理系統，這一系統具備錄入以及查詢科研項目有關信息的功能，不僅能進行科研項目有關信息的錄入，同時還便于全院某學科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經費、項目類別、研究時間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當科研項目立項以后，由科研部門管理工作人員把科研項目立項的有關文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關科研項目的信息錄入至信息管理系統，比如科研項目編號、項目負責人、科研經費、項目名稱、項目類別以及具體研究時間等，同時也可把電子文檔中關于科研項目的信息導入系統中。此外，該系統還能隨時增添數據模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時進行項目有關信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個方面的內容：①全院科研項目。針對科研項目研究時間長這一特點，為便于醫院領導和有關管理人員及時了解到科研活動的實施情況，該系統設置了相應的查詢功能。只要輸入相應的時間就可進行有關信息的查詢，生成為該時間段科研項目信息的報表，以電子表格的形式將報表導出來，并直接發送給需要的有關部門和領導，或者直接將其打印成報表；②學科科研項目。醫院學科評估、建設以及重要學科的申報，一般需提供某學科科研項目實施情況的有關信息，該系統具有某時間段某學科科研項目有關信息資料的查詢功能。基于要查詢的學科，輸入項目名稱以及起止時間，接著點擊學科項目查詢就可得到該學科有關報表。此外，其還具備電子報表導出以及打印的功能；③科研工作人員科研項目。若需將醫院職務評聘或者職稱評審等相關情況提供給科研工作人員時，利用該系統能及時查詢到某科研工作人員于某一段時間所開展的科研活動具體情況。
3．2科研檔案的電子化分析
（1）實現科研檔案電子化管理，必須要具備兩個條件，即硬件條件和軟件條件。
硬件條件就是要具備相應的計算機、照相機或者掃描儀。所用計算機其硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負片掃描儀來進行掃描以得到電子化檔案。若為紙質文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識，重視該項工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識，同時掌握相應的計算機操作技能。
（2）規范科研檔案電子化。
結合本院實際情況和科研項目的具體情況，制定相應的檔案管理規范準則和標準，若有必要可附上相應的說明。在管理中要求科研項目的實驗數據、申報資料、實驗過程記錄情況、科研總結、實驗圖片以及驗收鑒定等應以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來獲得該檔案電子文檔。此外，對科教部門所負責的科研立項相關文件、科研專利、獲獎證書或者科研論文等均由科研管理者進行負責掃描，且借助于PDF的格式進行存檔。
（3）歸檔。
由科研檔案管理者對電子化科研檔案實施歸檔，并制作相應的檔案目錄，規范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應用。除此之外，每天還需對科研檔案實施備份，保障數據和檔案的安全。
（4）宣傳。
加強電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開展各種知識講座活動，或者借助于板報、網絡平臺等方式進行宣傳，確保科研工作人員明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。
4總結
綜上所述，基于電子化實施醫院科研檔案管理，相對于傳統紙質管理方式而言，不僅節省了大量的儲存空間，使科研檔案管理更為規范，同時在很大程度上也提高了其利用率。符合當前醫院科研發展對于檔案應用的需求，便于醫務人員對科研資料的查詢和調閱。以此進一步提高了管理工作效率，方便修改各類科研檔案。在今后醫院科研檔案的管理工作中，還需加大檔案電子化管理研究的力度，充分利用當前現有的各種科學技術，以此為科研活動的開展以及科研管理提供更為全面且合理的服務。繼而進一步提高醫院整體素質，推動醫院的健康發展，獲得最大化經濟效益以及社會效益。
作者：孫鳳英 單位：佛山市第四人民醫院
