檔案系統管理范例

一、建立房地產檔案的必要性

高校房地產檔案資料的精準性，對高校各項指標是否達標意義重大，房地產檔案內容是否全面完善，關乎到教職工自身最真實的利益。在住房貨幣化的今天，對教職工住房面積是否達標，需通過對房地產檔案的檢索來實現，因教職工在申請住房之時，住房信息中會對教職工的自然信息進行整理與記錄，與此同時教職工若申請房屋補貼，則在申請材料中會對教師校外房屋信息進行全面的記錄，因此如何快速的檢索這些信息，為提高房屋管理工作的質量與效果，筆者認為專業化的房地產檔案資料的建設尤為必要。

二、高校房地產文件煩人系統分類

高校房屋可以分為教學、科研、商業、住宅、后勤、商業等類型，其中住宅又可以進一步細分為已售和未售住宅、周轉房、單身宿舍等，而高?，F有對房地產資料的記錄文件又可以分為電子文件、紙質文件兩種類型，其中電子文件是伴隨計算機的應用而逐漸形成的一種文件存儲類型，在電子文件中對學校的房屋信息、教職工的家庭及住房狀況、高校擬建房屋資料，甚至包括建筑工程圖都有記錄，這些數據雖然小，但是涉及到高校房屋信息的方方面面，這為高校歷史遺留問題的處理以及房屋貨幣化發展提供了重要的依據，為高校進行學區規劃、用房調整、教職工再購房提供了重要的基礎數據，因此需對這些寶貴的資料做好保存，必須建立一套系統性的房產檔案管理系統。

三、存在的主要問題

總體而言高校后勤房屋管理依然存在一些問題，包括：首先，檔案管理不夠規范，尤其是在資料移交、轉移過程中，資料丟失嚴重，對檔案的完整性造成嚴重的破壞，并且不可復制；其次，檔案管理人員綜合素養不足，尤其是缺乏系統性的檔案管理技能學習與培訓，導致檔案資料整理意識的缺失；第三，房屋檔案資料缺乏有效的保護，目前我國高校中有很大比例的高校沒有建立專門的房屋檔案管理室，文件堆砌嚴重，久而久之會使得文件出現破損甚至霉變，造成的損失難以估量；第四，住房檔案信息缺乏流動。若高校教職工因工作等原因導致人事變動，一旦到了新單位，其住房檔案信息依然留存在舊單位，可能會導致一些不符合享受房屋住房補貼標準的人員獲得補貼，對高校也是一種損失；第五，因文件的鑒別缺失，導致統計數據出現矛盾。如對同一事件的資料，因記載人或時間間隔較長，導致資料被重復記載的概率大幅上升，這對高校學區規劃建設存在隱性的影響。再如因高校住房信息沒有實現共享，且工作人員僅僅對與自身業務相關的數據進行整理、統計，直接導致了高校住房面積統計數據結果不一，有些部門按照房屋的凈面積進行統計，而有的部門則按照房屋可居住面積進行計算，這也會導致統計數據的矛盾。以上主要的幾點原因會導致高校房屋管理出現混亂，也極易導致高校房屋電子文件與紙質文件記錄結果有很大的差異性，因此對教職工住房面積是否達標的評判結果也值得懷疑，為確認教職工住房面積是否達標，不得不對紙質文件進行整理，不僅浪費了大量的人力、物力、財力，也使得教職工的利益受到不同程度的損害，因此改進高校房屋管理工作迫在眉睫。

四、建立房地產檔案措施

1推進自動化必須要提高檔案的標準化和規范化水平

在檔案信息自動化系統運行的過程中，沒有一個統一的操作標準，同時在管理軟件的應用上也存在著很大的差異，管理的結果也產生了一些誤差，在這樣的情況下，就會影響到整個系統的管理質量，在系統使用的過程中，硬件本身的質量是沒有問題的，但是由于操作員的個人技能不能達到相應的要求，使得硬件中很多實用的功能都沒有得到充分的發揮，所以在進行檔案管理的過程中，要不斷加大自動化技術的推廣，有效的對管理工作進行規范，這要求管理人員要提高自身的業務水平，尤其是計算機應用技術，同時也要建立健全管理的機制。

2自動化建設要著眼于提高系統的整體水平

在自動化建設的過程中，系統的整體性高低對功能的發揮有著十分關鍵的影響，提高系統的整體性也就是提高計算機網絡系統的管理質量，從而使系統的優勢能夠得以充分的發揮，從而也提高了系統自身的軟硬件性能。但是在系統運行的過程中，一部分節點非常容易出現故障，這些故障的產生也嚴重影響到了系統的正常運行，所以在使用該系統的過程中一定要采取相應的措施，不斷加強對故障的處理，使其發揮的負面作用能夠縮減到最小，這樣才能更好的提升系統的綜合運行質量。

3有重點的抓好數據庫的建設

在近幾年的檔案信息自動化系統發展中，對文件處理技術的開發和系統應用技術的創新還處在一個適應和過渡的階段，因此在檔案信息數據庫的建設過程中還存在著很大的不足，這些問題的產生也會使得數據庫在使用時無法發揮其正常的功能，所以在使用檔案信息自動化系統的過程中，要根據每個檔案管理部門自身的具體情況進行數據庫的創建和完善。從另一個角度來看，數據庫的建設和完善需要很長的時間，同時其相應的工作也是有一定的發展規律的，所以在數據庫建設的過程中還要注重每個部門人員之間的配合。在進行檔案信息運用的過程中，還要加強對信息內容的有效管理，只有這樣才能更好的提升系統運行的可靠性和靈活性。同時我國的科學技術還在不斷的發展，新的思想和理念還會不斷的應用到檔案信息自動化系統的運行中，所以檔案信息自動化系統還會不斷的發展和完善。

4慎重選定技術路線

隨著信息技術的迅猛發展和廣泛應用，應用檔案管理系統將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，也將成為新時期檔案管理現代化的核心內容，為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的契機。本文就應用檔案系統管理人事檔案的優越性談幾點粗淺的認識。

1利用檔案管理系統建立人事檔案數據庫

建立人事檔案數據庫，就是利用檔案管理系統將每個人的紙質、照片、聲像資料的檔案信息轉換為數字化信息，建立人事檔案數據庫。主要做法：一是紙質檔案掃描。使用掃描儀進行掃描輸入，將以紙張作為載體的檔案材料，轉換成檔案管理系統內的數據檔案。二是圖像壓縮。節省圖像文件的存儲空間，壓縮后的圖像數據，在瀏覽時，可以實行比例放大或縮小還原，輸出滿意的比例圖像，增加圖文信息提供利用的靈活性。三是檔案的數據庫管理。數字化后的檔案，需要使用數據庫來管理。需要閱覽時能很快查找出來，需要統計就能很快統計出來，需要打印就能打印出來。四是光盤刻錄。若干年后，計算機系統損壞或淘汰了，那么這些檔案數據就變成“死”的了。妥善解決這個問題，非常重要。系統將完整的檢索程序、數據庫文件、圖像文件、輔助文件集成在一張光盤上。即使計算機系統有什么意外，單憑這張光盤，也能進行檢索工作。

2目錄檢索系統提供了強大的系統編目功能

建立人事檔案數據庫，主要就是對人事檔案實現全文存儲，在檔案信息管理系統中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數據中進行管理，以目錄數據為檢索入口，從而實現檔案圖文信息的全文檢索。利用計算機檔案管理系統對存儲在數據庫中的所有檔案目錄進行整理，建立健全檔案目錄檢索系統，可以實現檔案的快速查詢和利用。一是檔案目錄檢索系統能夠提供強大的系統編目功能。系統可以自動生成或手工自由設計報表，滿足不同類型的報表需求。檔案人員可以根據需要生成檔案目錄表，檔案目錄表的結構可以自行設計和修改，加強檔案中對該系統的把握，提高使用的靈活性和工作效率。二是方便檔案的利用登記、利用統計和數量統計。使用計算機進行利用登記非常方便，也可以對檔案利用情況做出詳盡快捷的統計。檔案統計是對所有檔案的不同類別的詳細情況做出報表，有利于檔案管理人員做出及時有效的決策。三是利用管理嚴謹有效。計算機可自動把每次的借閱檔案內容登記下來，對于借閱原件的，還具有記錄利用效果信息。到總結時，自動打印出利用統計表，提供檔案的移交管理功能，檔案人員自然一身輕松。

3數據庫的應用提高了檔案的查全率和查準率

檔案數據庫的應用提高了檔案的檢索質量，提高了檔案的查全率和查準率。查全指的是，所有應該命中的記錄都被查出待選；查準指的是，所有命中的記錄都是查詢者所需要的。使用檔案信息管理系統，工作人員只要輸入幾個漢字，就會立即得出查詢結果，系統應具有拼音首字的查詢功能，不懂漢字輸入就可以查詢，對于重音字也可以得到很好的解決；具備樹型查詢功能，從上往下的查詢，層次分明，易于識別是否是所需檔案，符合檔案人員的檢索習慣；提供自動漫游檢索，系統可以自動在所有庫中查找，找到后顯示出來供查看，這樣，大大減少了利用人員的等候時間，以前幾個小時查不到的檔案，現在片刻就能拿到。

一、檔案數字化管理的現狀

（一）數據庫建設存在問題

很多高校人事檔案室已基本配備計算機，條件好的高校配備了掃描儀、數碼照相機等現代化管理設備，但軟件系統未建設或未開發利用，現代化管理硬件設備形同虛設，不能發揮其作用，影響了檔案管理方式的轉型。數字化管理人事檔案的基礎是建立數據庫。數字化系統管理是將人才信息資源分類存儲于數據系統中。目前我國高校人事檔案系統建設處于初始階段，很多高校軟件系統未配置，一方面是資金問題。建設人事檔案數據庫需要一定的資金，目前高校人事檔案管理資金不足，系統建設資金未配置；另一方面管理人員水平問題。高校人事檔案管理人員計算機管理水平較低，不能完全掌握系統管理。

（二）缺乏現代化的檔案工作者

一支現代化檔案管理隊伍是數字化管理檔案的根本保證。數字化管理人事檔案，必須有專人管理和維護數據系統。第一，目前一些高校人事檔案管理員人手不夠，專職管理人員較少，大多是兼職或臨時工，只能應對日常的管理和查閱工作；第二，具備檔案專業本科及以上學歷人員較少，專業人才匱乏；第三，系統操作水平不高。很多高校人事檔案管理員計算機管理能力和水平普遍偏低，不能勝任系統管理操作，落后于現代化管理要求。而數字化管理檔案對計算機系統操作有一定要求，必須具備信息儲存、信息加工、數據處理、數據統計、網絡操作和網絡維護等能力和水平。

二、數字化管理高校人事檔案的對策

（一）更新觀念

［摘要］本文的主要目的是運用信息化手段幫助社區及時掌握未管理上報的個案信息，完成相關孕產婦的系統管理上報工作，全面了解婦幼衛生數據收集上報中存在的問題。通過市級將比對后的個案數據返回各區，區級組織開展個案數據管理上報情況核查。核查結果如下：①區級核查工作量逐年大幅減少，2014-2018年需核查的數據量占同期戶籍活產數的比例呈下降趨勢，其中2017年下降幅度最明顯；②核查后應屬于本區管理而未能及時管理的個案數據中，產前未建正式檔案原因占比70%，重復建立圍產檔案原因占比30%；③重復檔案占比由2014年的29.11%降為2018年的6.53%；④城市地區產前未建正式檔案數據占本地區同期活產數的比例最高。由此可知，社區管理活產數核查工作能有效幫助社區完成相關孕產婦系統管理和數據補報工作，同時也為進一步優化婦幼保健信息系統提供依據。

［關鍵詞］信息化；活產數；數據核查

0引言

婦幼衛生數據統計及上報是婦幼保健工作的重要組成部分，能有效反映一個地區婦女兒童的健康狀況及保健服務工作開展情況和工作質量，是各級衛生行政部門制定婦幼衛生政策的科學依據。北京市婦幼保健網絡信息系統采用集中部署的B/S架構，已覆蓋全市各級社區衛生服務中心、助產機構400余家，各個環節采集的數據可根據業務需要進行共享，實現了孕產婦“甲地建冊、乙地產檢、丙地分娩”信息的共享互通。對于同一個孕產婦，社區和助產機構應該始終基于一條圍產檔案進行信息錄入以及管理上報，理論上從不同途徑統計得到的活產數應保持一致，但2015年以前一直是社區上報的戶籍活產數少于助產機構上報的戶籍活產數，此差異顯示了由于人戶分離、跨區分娩、統計范圍不統一、統計口徑不一致、信息系統個案采集質量欠佳等復雜因素存在，社區圍產保健系統管理中存在活產漏報與漏管的情況。為使全市婦幼衛生數據質量逐年提高，2014-2018年北京市連續在全市范圍內定期應用信息化手段對社區活產數據開展核查工作，幫助各社區及時掌握未管理上報的個案數據完成補報工作，同時通過分析核查結果協助市級了解社區圍產保健系統管理中存在的問題。

1資料與方法

1.1資料來源

北京市婦幼保健網絡信息系統圍產保健登記卡和臨時檔案分娩個案數據。

1數據庫的選擇和J2EE體系結構

1.1數據庫的選擇

當前，存在多種形式的數據庫，包括SQLServer2005、Oracle、DB2、MYSQL等等。由于SQLServer2005具有操作簡單、可以進行大數據量管理等許多優點，基于J2EE的辦公自動化系統選擇了SQLServer2005數據庫。

1.2J2EE體系結構

J2EE（Java2EnterpriseEdition）這種體系結構能夠方便系統的開發，J2EE能夠使多層分布式企業應用系統的開發和部署得到大大的簡化，并且為系統的開發實現提供了相關的規范。Java平臺或Java2平臺的標準版J2SE是J2EE技術的基礎，J2EE不僅鞏固了J2SE中的“編寫一次、隨處運行”的特征等許多優點，而且還提供了對許多流行技術的全面支持，例如，JavaServletAPI、JSP（JavaServerPages），EJB（EnterpriseJavaBeans）以及XML等。J2EE技術的最終目的就是成為一個能夠使企業開發者大幅縮短投放市場時間的體系結構。J2EE的優越性主要表現在以下幾個方面：一是基于JAVA技術，平臺無關性表現突出；二是開放的標準，許多大型公司已經實現了對該規范支持的應用服務器，如BEA,IBM,ORACLE等；三是提供相當專業的通用軟件服務；四是提供了優秀的企業級應用程序框架，為快速高質量開發打下基礎。因此，本系統采用了J2EE體系結構。J2EE使用多層的分布式應用模型，應用邏輯按功能劃分為組件，各個應用組件根據它們所在的層分布在不同的機器上，如圖所示。J2EE的體系結構可以分為客戶層、J2EE服務器層和企業信息系統（EIS）層，其中，J2EE服務器層又可以分為Web組件層和業務邏輯層。

在實踐中，根據具體情況，可以將領域層，也就是業務邏輯層再劃分為幾層，這樣就形成了J2EE的N層體系結構。

2基于J2EE的辦公自動化系統的需求分析

摘要：本文以SW空管局WL中心某基層班組實施績效考核管理的現狀為背景，對其原有的績效考核的方式流程和評分細則進行了客觀且科學的分析，結合適用于空管行業的績效管理理論，對整個考核流程進行了簡化，并針對部分適用性較差的考核細則進行了優化。為該班組設計了一個包含人事檔案管理、考核指標管理、考核數據管理、統計分析管理等功能的績效考核管理系統。

關鍵詞：績效考核；基層班組；UML；用例模型

1需求分析

1.1績效考核現狀分析

SW空管局現行基層班組績效考核工作的組織機構如圖1所示：由上圖可知，基層班組屬于第四級績效考核機構，其考核指標有：專業技術工作及崗位值班；周期性維護；業務培訓；專項工作；責任心、主動性及出勤率；領導交辦任務。

1.2系統業務流程分析

通過對當前SW空管局WL中心某基層班組績效考核工作的分析，可知績效考核業務流程分為五個階段：績效考核計劃制定階段；績效實施階段；績效考核階段；考核結果反饋階段；5.績效改進和應用階段。通過對業務流程的分析，可以推算出該班組績效考核管理系統系統對數據的處理過程。

一、社區居民健康檔案建立的價值和意義

1.社區居民健康檔案建立可有效提升居民健康服務水平。

社區居民健康保障，是一件關系著國計民生的大事，涉及民眾的基本利益；社區居民健康檔案建立，是一項非常復雜而又系統的工程，是信息化社會中居民各類健康事件所產生相關健康數據的詳細歷史記錄，該項工作的成果直接體現著現代健康信息化建設水平。

2.社區居民健康檔案多檔合一，有效提高了信息應用效果。

社區居民疾病治療過程中，通過居民健康檔案系統的應用，可以將醫療、康復、保健記錄等信息進行自動歸類。居民健康檔案種類呈現出多元化的特點，如何有效提高管理效率顯得非常重要，社區居民健康檔案信息平臺的建立，可以自動存儲相同信息模塊內信息，實現多檔合一，及時為社區居民提供優質的醫療服務。

3.社區居民健康檔案建立，可以實現雙向轉診以及衛生資源的優化配置。

實踐中可以看到，社區居民健康檔案的建立，不僅可以有效組織和集合居民健康檔案信息資料，而且還可以在社區居民健康檔案信息共享平臺上實現健康信息在社區與醫療機構間的雙向傳輸。通過信息雙向傳輸，不僅可以有效滿足社區居民在社區衛生服務中心自我預防和保健，而且還可以通過社區衛生服務中心就無法有效診療的病人情況及時傳送到醫院，在上級醫院主治醫師的指導下診療或根據病人患病情況轉診到上級醫院治療。在醫院治療時，社區居民無需重新做重復的體檢，只需根據就診人員的信息從檔案系統中調取健康檔案資料，了解其以往病史、就診狀況，并且做出針對性的治療方案。