檔案統一管理范例

【摘要】為降低事業單位檔案管理安全風險指數，論文研究了事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略，闡述事業單位紙質檔案及電子檔案管理的理論背景，總結檔案管理問題，構建事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略。實例分析證明，應用了事業單位檔案管理策略后，事業單位檔案管理安全風險指數降低為0.50。

【關鍵詞】事業單位；紙質檔案；電子檔案；規范化統一管理

1引言

記錄原始的實踐活動中各類主體行為數據的統稱為檔案，由于檔案在實踐活動中直接形成，這些數據是階級產生過程中累積和保管的數據資料。這種性質的累積和保管在維護個體運行時起到十分重要的作用。因此，檔案管理與促進文獻生成相輔相成，由此也產生了對檔案累積管理的部門。剖析事業單位檔案管理的內涵可以發現，信息檔案對于民族和國家而言是重要的，同時對于社會而言具有不可或缺的參照價值，而且檔案管理對于現今的社會發展意義重大。檔案管理是服務型政府職能改革的第一步，通過完善檔案管理改革舉措，可以實現檔案管理與網絡信息技術的大融合，促進檔案管理與政府職能相互完善并促進，并以新公共服務理論為依據促進事業單位檔案管理的改革?；诖?，為提升事業單位檔案管理安全性，本文對事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略進行研究。

2事業單位紙質檔案及電子檔案管理理論背景

社會生活的日新月異增加了檔案管理的信息量，同時也彰顯了事業單位檔案管理的重要地位，并對事業單位檔案管理提出了全新的要求。為實現其良好保存，促進社會單位平穩度過檔案轉換初期，需要對檔案管理產生的物質文化資料做合理記錄，并向社會個體提供事業單位管理記錄的珍貴檔案資料，以記錄事實為基礎記錄歷史上的發展內容，作為有力的社會發展維護工具，并以此作為檔案管理的參照，還要采用數字化、信息化的方式促進事業單位檔案管理方式多元化。以信息化辦公為標準，對單位檔案管理的效率作出新的要求。而且檔案管理的規范化，也使得整個事業單位檔案管理的辦公內容變得更加輕松，在提高檔案處理速率的同時避免辦公經費的浪費。而且僅就工作性質的重要程度來說，檔案管理這一管理型的工作與物質財富的直接產生不發生實質性的關系，但這并不妨礙檔案管理與其他部門建立實質性的記錄關系，通過實踐服務記錄事業單位的資源數據，并將實際數據與公共服務相結合，以此為社會個體提供實質性的服務。由于其本身的不盈利性，所以檔案管理的收益不能以盈利多少來衡量，而是需要通過對事業單位各方面的資料采集，在保留機密信息不外泄的同時，在合理的范圍內為民眾個體提供信息資源服務，這才是事業單位檔案管理的意義所在。分析檔案管理的功能可知，大部分檔案管理內容與單位工作業績掛鉤，其中包含了事業單位的發展歷史及管理內容，也包含單位發展歷程中取得的各項重要成果。這些重要資料甚至能夠決定一個單位未來的發展走向，所以檔案管理絕不僅是做檔案保存和收錄，而是衡量單位業績和發展方向的重要標尺。

3事業單位紙質檔案及電子檔案管理中存在的問題

［摘要］隨著時代的發展以及社會主義市場經濟的不斷進步，企業之間的競爭日趨激烈，有些企業在注重提高產品銷量的同時，還注重企業基本運營成本的降低，企業檔案管理的社會化問題就此被提出。企業檔案管理社會化不僅可以有效降低企業各項成本，還能在一定程度上提升企業的綜合管理水平。因此，有關企業檔案管理的社會化問題的探討，備受社會各界的關注。

［關鍵詞］企業；檔案管理；社會化

市場經濟的不斷發展使企業的各種管理方式與手段，在日益改進與更新，而對于企業來說，檔案管理是一項十分繁瑣且工作量極大的工作，不僅耗時還耗費人力資源，在一定意義上影響了企業的發展與進步，因此，不少企業為了進一步提高管理效率，都盡可能運用合理的手段，實現企業檔案管理的社會化。企業檔案管理社會化實質是，企業檔案的外包服務，將企業的部分或者全部的檔案管理工作，交由專門進行檔案管理的個人或者組織完成，從而節約企業的相關成本，減輕企業的負擔，為企業檔案管理水平的提高及長足發展奠定扎實的基礎。

1企業檔案管理社會化的可行性

1.1企業檔案管理社會化是一種必然的時展趨勢

相對來說，企業的檔案管理并不是表面上看到的簡單與輕松的工作，它比較繁瑣、單調、復雜，需要企業在這方面投入必要的人力、物力，長此以往，必然會耗費企業不少的經營成本，影響企業的可持續發展。而企業檔案管理進行外包可以使企業的檔案管理工作更加專業，節約企業成本，符合時代與社會發展的要求，從而提高企業的核心競爭力，進而為企業的長足發展提供更多的契機。

1.2科學技術的發展使企業檔案管理的社會化有了必要支撐

第一篇：企業集團重組檔案管理工作探討

一、成立集團后檔案工作管理體制的改革

現代企業制度下集團檔案工作應包括集團檔案系統建設工作和檔案業務管理工作。檔案管理呈現什么樣的模式受制于檔案具有怎樣的管理體制。檔案管理體制包含兩個層面的內容：一是集團對檔案工作的宏觀管理；二是檔案業務部門內部的微觀管理。兩者之間是相互統一、相互促進、相輔相成的。探討集團檔案工作的管理體制要從上述兩個層面談起。企業集團一般是由多個具有產權關系和公司法人治理結構的母子公司組成的戰略聯盟，或由若干個被控股、參股或具有契約關系以及具有層次性、穩定性的公司組成。各公司間經營模式、管理模式、產業規模、企業文化都各不相同，再采用過去的檔案管理體制，一定無法適應企業個性化的管理要求，集團檔案管理工作的開展將難以順利進行。這就要求集團在宏觀管理模式上要樹立多元化的管理理念，允許個性化的管理模式并存，對各子公司檔案業務部門給予一定的管理自主權。集團只需要進行宏觀掌控，在管理中以統籌引導、指導咨詢為主，目的在于加強各子公司檔案工作，使其能夠按照規定自主運行。一是建立適用于集團內檔案工作的檔案規章制度。二是在集團內實行統一領導、分級集中、形式多樣的管理模式。“統一領導”指集團總部檔案主管部門對全集團檔案工作的宏觀領導；“分級集中”指以每個分子公司為單位，對檔案進行集中統一管理；“形式多樣”指集團內檔案管理的形式要多樣化，以適應各企業的特點，各分子公司可以設置自己的檔案編制，設立自己的檔案管理部門，也可以對檔案進行委托管理。三是成立集團檔案工作領導小組，由檔案工作領導小組對檔案工作進行統籌安排，并向各企業提供檔案技術指導。在集團總部對檔案工作的宏觀指導下，逐步建立健全各企業檔案管理的微觀體制。集團總部檔案主管部門要引導各子公司檔案部門創新各自檔案工作的管理體制，以適應企業發展的需要。而各企業在檔案微觀管理創新時，除了要滿足企業自身需要，更要以上級主管部門對檔案的要求為限，防止由于檔案工作的疏忽給企業的中長期發展帶來不良影響。

二、成立集團后檔案工作運行機制的改革

管理體制確定之后，要建立并完善推動管理體制運行的管理機制。集團總部檔案主管部門首先應從宏觀層面上建立起相應的運行機制。在集團這種多種經濟體制并存、多種管理模式共生的情況下，推動檔案工作運行的主要手段是嚴格執行檔案法規，系統建立集團檔案業務的各項規章制度。

1.學習宣貫、嚴格執行檔案法規。

檔案法規是約束檔案業務部門和檔案業務人員在檔案工作中的行為的強制性的工作標準或工作準則。集團一定要做好學習宣傳工作，使各級領導及檔案業務人員真正理解并在實際工作中認真執行這些規章制度，這樣就能夠促使集團檔案工作在同一個法律、法規和制度的平臺上操作，實現集團檔案工作靈魂的統一以及內在本質的統一。

1物資計劃管理

物資管理采購是第一步，中煤建設集團公司要求下級單位通過信息化ERP系統提報需用計劃，逐級上報由集團公司采購中心審批，履行完相關審批程序后通過ERP系統交與采購部門采購，大宗通用物資編制年計劃并實行年度長協采購，物資采購計劃的編制，提報為審批專人負責，明確了職責分工，提高物資采購計劃的及時性和準確性。

2物資招標管理

中煤建設集團公司加強對物資招標文件編制的審查管理由供應采購部門，紀委、財務部門，企業管理部門聯合成立招標委員會，對所要招標的物資在網上公布，公開招標，公示招標結果，做到了公開，公正透明的合理競爭模式。

3物資集中采購管理

傳統的采購方式是分散的模式，不利于管理，造成了物資的浪費。中煤集團公司成立了物資管理中心，專門負責采購任務，對市場合理分析和比較公開招標，選擇合適的供應商，簽定長期供貨協議，建立了框架戰略伙伴關系，降低采購成本，避免了在采購當中很多不規范的操作，維護了企業的利益，防范物資采購風險，集中采購是煤炭企業發展的必然趨勢。

4統一儲備管理

摘要:學生檔案是學生人生的重要記錄，也是各級各類學校的重要資源，數據時代學生檔案的記錄形式和流轉方式必然面臨數據化記錄方式的挑戰。在目前學生檔案的信息化基礎條件下，電子文件歸檔模式以及信息流數據處理模式能夠實現學生檔案數據化歸檔。數據管理是新形勢下學生檔案管理的重要工作，需要體制與技術的支持。

關鍵詞:學生檔案;數據化;模式;體制與技術

人才培養是各級各類學校的基本職能，學生培養過程中形成的反映學生基本面貌及培養過程的檔案材料，是學生人生的重要記錄，也是各級各類學校的重要資源。學生檔案的記錄形式與流轉方式一直隨著社會發展不斷調整，大數據時代的技術革命引發了記錄方式的革命，學生檔案信息化與數據化問題是數據時代必須面對的。學生檔案一般包含兩種形態：一是學生全部求學過程產生的個人檔案總和，隨學生求學過程同步轉遞，構成其人事檔案的組成部分，主要包括大學入學前階段學籍表、高校入學報名登記表和體檢表、大學入學登記表和體檢表、大學獎懲記錄、黨團材料、大學成績單和畢業生登記表、大學學位材料、大學畢業報到證存根等；二是學生畢業后學校保管的體現其培養過程的檔案總和，一般為學校永久保管，不產生轉遞，主要包括招生錄取表、入學登記表、獎懲記錄、成績單和畢業生登記表、學位材料、畢業派遣記錄等?，F行學生檔案規范始于1994年實行的《高等學校檔案實體分類法》，2008年《高等學校檔案管理辦法》（27號令）增設“學生類”檔案類別，社會上有時將學生檔案稱為學籍檔案，主要視為學生學籍學歷證明材料，學生檔案通過畢業派遣環節轉遞到就業單位或人才交流機構成為人事檔案。

一、學生電子檔案產生的渠道與責任主體

由中國人民大學出版社于2001年出版的《檔案學概論》（第二版）將檔案定義為具有清晰確定的原始記錄作用的固化信息，明確檔案是信息的一種，強調檔案的本質屬性是信息[1]。伴隨信息化浪潮，各行各業快速涌入數字化轉型洪流。在教育領域，高校招生錄取工作全部實行網絡招錄，學生高考報名和體檢信息電子化；高等學校學生成績單電子化；教育部取消畢業生登記表統一紙質填寫要求，高等學校學生畢業登記表可電子化采集；省級教育就業管理系統運行，學生就業派遣信息電子化。綜上所述，高校學生檔案材料中招生錄取、成績單、畢業生登記表、就業信息記錄等全部具備電子化條件。2020年，教育部要求加強學生檔案信息化的部署，增強學生信息全面性與流動性，實行學生檔案紙質和電子雙套制管理，學生檔案“存量數字化、增量電子化”工作提上日程。根據學生檔案責任主體劃分，學生檔案雙套制實施路徑為：小學雙套制、初中雙套制、高中雙套制、高校雙套制。高校內部雙套制實施對象包括：招生部門雙套制、教務部門雙套制、學生部門雙套制、團委雙套制、組織部雙套制、就業部門雙套制。按照一般檔案流轉方式，學生雙套制檔案在學校間流轉模式為：轉出學校→接收學校，學校內部流轉模式為：檔案形成部門→檔案管理部門，流轉載體為紙質檔案袋、電子檔案媒介（如一次寫光盤）、信息系統?，F階段學生檔案雙套制可實現方式主要有三種：一是紙質檔案和電子檔案雙軌產生，各自輸出紙質檔案和電子檔案；二是形成紙質檔案，輸出紙質檔案和紙質檔案的數字化副本；三是產生電子檔案，輸出電子檔案和紙質打印檔案。紙質檔案模式是傳統模式，現就電子檔案產生及流轉的模式進行探討。

二、兩種學生電子檔案歸檔模式

1.電子文件歸檔模式。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2106）定義，電子文件由內容、結構和背景組成。電子文件成為電子檔案，除通過計算機這個媒介處理和傳輸，形成符合歸檔格式要求的計算機文件，還需收集和傳輸計算機文件結構和背景元數據，因此產生學生檔案的業務系統必須能按內置規則存儲電子文件及組件，建立電子文件與元數據的關聯關系，并且能按標準生成電子文件及其元數據的歸檔數據。電子文件及其組件生成后，可以通過在線和離線兩種模式實現流轉，高校在線流轉通過信息系統接口由招生、教務、學生、團委、組織部、就業系統向檔案管理系統流轉，檔案管理系統經過檢測與整理完成歸檔，形成學生電子檔案。離線流轉由檔案形成部門對電子文件及其元數據進行系統封裝后通過物理媒介離線流轉到檔案管理部門進行歸檔。高校外部在線流轉由小學通過接口對接或中間庫轉接到初中，初中再通過接口對接或中間庫轉接到高中，高中通過接口對接或中間庫轉接到高校，離線流轉由以上各校對電子文件及其元數據進行系統封裝后通過物理媒介離線流轉到高校相關部門歸檔。學生電子檔案按照電子文件模式歸檔必須具備一定條件，一是各類學校業務信息系統健全，學校能夠對全部學生電子檔案進行統一管理并且具備統一輸出的渠道；二是檔案輸出學校與檔案接收學校建立對接接口或離線流轉方式；三是學校流轉的學生電子檔案符合電子文件歸檔的規范要求。我國幅員遼闊，各地教育信息化水平參差不齊，加之學生升學情況復雜并且對接學校眾多，以電子文件歸檔模式實現學生電子檔案流轉目前尚缺乏普及的基礎。

牧場的管理包括很多內容，檔案管理是牧場的基礎性工作，它對牧場的正常運轉和健康發展起到至關重要的作用，本文通過對牧場的檔案管理進行闡述，希望對牧場的建設起到借鑒幫助作用。對于主要從事畜牧業經營的生產單位來說，強化檔案的管理工作，是規范牧場各項工作的前提，牧場的檔案管理可以全面記錄和反映牧場建立、建設和發展的歷史過程，也是保證各項工作有序推進的基礎，尤其畜牧業經營單位涉及事務繁雜，涉及內容比較多，相對專業性較強，所以，規范做好牧場的檔案管理工作任務很艱巨。

1認識牧場檔案管理的重要性

隨著我國經濟的快速發展，牧場的管理制度和管理水平也在不斷地完善和提高，這對牧場的檔案管理質量也提出了新的要求，建立一套適應企業發展的檔案管理體系，對牧場健康發展將起到積極的作用，它將為牧場各項綜合業務、發展研究創造必要的條件，通過科學化、規范化的檔案管理，可以促進牧場經濟管理的全面發展，對規避和抵御各種風險，提高牧場的市場競爭力、推動牧場持續健康發展起到重要的作用。

2提高做好檔案管理工作的自覺性

牧場工作的重點是做好畜牧業的發展，涉及畜牧業發展的相關資料僅處于單純保管而沒有較好的發揮作用，牧場應在規范檔案管理的同時，要積極拓寬檔案的信息資源，自覺加強檔案的管理工作。要熟悉牧場的業務范圍、工作情況和專業知識，針對牧場的內部組織結構、業務性質調整檔案的類目；要系統的整理牧場的歷史檔案，積極開發檔案的信息資源。目前，不少部門對檔案資料的重視程度不夠，干活就象“猴子掰苞米”干完不留痕跡，致使資料信息缺失。尤其是在招投標項目、洽談協議、審批登記等檔案的管理上缺少集中管理的思想，致使資料留存在當事人手中，歸檔不及時，時間長就易造成檔案信息的流失。所以拓寬檔案的管理范圍可以減少檔案信息的流失。要拓寬檔案載體，比如音像資料、照片等載體，將檔案進行分門別類的收集整理，才能使檔案管理形式多，檔案內容更豐富，提升檔案的價值。

3集中統一管理與分體保管相結合是檔案管理工作的發展方向

牧場涉及的工作內容很多，奶牛的管理、信息數據的管理、畜牧業的營銷管理等，涉及方方面面，如何僅注重集中統一管理，給資料收集的完整性造成一定影響，若進行分部門收集，可能又存在片面性，只有對牧場檔案進行統一管理，指令、要求統一，歸檔時才能標準一致，范圍統一。要加強檔案管理的創新，在檔案管理的收集、整理、鑒定以及保管和統計、利用等環節都可以根據實際工作需要有所創新。根據國家檔案管理的有關規定，針對財務部門和辦公室部門在信息的管理、有關文件、合同的管理等是絕對機密的，應分部門管理比較合適。在檔案的收集、組卷裝訂等環節要簡化其程序，而在模式上要集中統一。各部門檔案保管要集中在一人身上，不能全管全不管，另外，各部門要將本單位檔案目錄復制一份交到檔案管理部門進行集中備份，在查閱檔案時可以進行目錄交流。但對檔案如何進行綜合利用，還需進一步探討，但是檔案的管理和交流最終目的是為牧場經濟發展服務的，是為解決牧場發展過程中所遇到的問題，可以提高其管理效率和管理水平，而不是增加程序延長工作時間為目的，集中統一與分體保管是相輔相成的，是相對的，應追求其便捷有效。

【摘要】目的：根據目前醫院對醫療設備檔案的管理現狀，提出新訴求。方法：建全醫療設備檔案的管理流程與規章制度，把控歸檔范圍，確保檔案管理的完整性。結果：通過加強醫療設備檔案的管理，提高醫療設備管理的手段和方法。結論：通過建全醫療設備檔案的管理，是醫院提高對醫療設備管理現狀的新訴求。

【關鍵詞】醫療設備；檔案管理；新訴求

我國的臨床醫學工程部門起源于70年代的后期，作為臨床醫技科室的保障部門，在醫院的整體發展過程中，其學術的研究與人員的配備都沒有得到醫院充分的認識，更談不上對醫療設備檔案管理工作重要性的認識。我國目前出臺的醫療器械法律法規主要是針對醫療器械的生產、經營、使用等前期的管理工作，但針對設備使用過后的歸檔管理卻無明確的法律規范，只能根據醫院的臨床醫學工程部門通過經驗進行歸檔管理，因此導致了醫療設備檔案管理的混亂化[1]。

1當前醫療設備檔案管理現狀

我國的醫療設備管理理論與實踐的發展走過了一段不平凡的歷程。盡管今天醫療設備管理的現代化的思想己在我國大多數醫院管理中得到很好的體現，在這些管理方法中，均離不開醫療設備檔案的管理[2]。然而總體上說，我國大部分醫院對醫療設備檔案管理的意義還認識不足，離先進國家的水平還有較大的差距。隨著我國法制建設的深入，越來越多的規章、標準、技術文件的確立，并通過實踐驗證，監督指導醫療設備的管理工作，同時加強對醫療設備檔案管理的規范化。目前我國醫療設備檔案管理主要存在以下幾種模式。（1）醫院綜合檔案室統一管理。在醫院領導重視檔案管理工作的單位，主要采取這種模式。有利于檔案材料的規范管理，但是由于全院檔案統一管理，一般醫療設備檔案管理人員只采集醫療設備采購過程文件，不能反映醫療設備運行過程。（2）醫療設備管理部門存檔，普遍存在于各級醫院。如果該部門負責人對檔案重視，對于文件材料的歸檔范圍，較能反映醫療設備運行過程。但是檔案管理規范、資料保存的完整性、檔案合理利用等，都無法保證。（3）財務部門、使用科室存檔。存在于檔案和管理意識缺失的醫院，相當于無檔案管理。（4）還有就是根本沒有醫療設備檔案，甚至連財務帳都沒有。從衛生行政主管部門，到醫院工作人員，對檔案的管理意識認知不夠。醫療設備檔案管理隊伍不健全、不專業，檔案設施不配套，不能適應工作的需要。并且缺乏統一可操作規范，很少實行集中統一管理，管理混亂的現象比較突出。

2醫療設備檔案管理的新訴求

2.1提高思想認識

1、社保檔案管理工作的重要作用

作為社保工作的重要環節，社保檔案為保障權益相關人的權益提供了基礎性的憑證。通過合理的社保檔案管理能夠有效的強化社會保障信息的交流與共享，從而提高社保檔案的利用效率。在社保檔案管理過程中，通過提高管理人員的工作效率能夠顯著提高檔案管理人員的管理水平；作為我國檔案系統資源的重要構成之一，社保檔案必須受到足夠的重視，才能夠使得所有參保人員的各項權益得到充分保障。因此，在檔案管理工作中還要基于對應的原則進行相關操作，提高工作人員的檔案管理能力，使得檔案管理工作逐步規范化，使得我國社會保障事業得到長期發展。與其他的檔案管理內容不同，社保檔案管理設計的內容較多，不但包括法律、保險等方面的內容，還包括政治等方面的材料。從這個角度來看，社保檔案管理工作屬于交叉綜合領域，對整個社會的穩定產生直接影響。

2、目前我國社保檔案管理工作中存在的主要問題

2.1對社保檔案管理工作沒有予以足夠重視

在具體的社保檔案管理工作中，部分工作人員沒有意識到社保檔案對社會發展、人民利益等方面的重要程度，使得其在工作過程中不能為進行高水平的管理工作。主要表現在這樣兩個方面：其一，行政主管部門沒有意識到社保檔案管理工作的重要作用，其開展的主要工作也多圍繞增加社會保障人數和擴大保障范圍方面，只有在應對上級相關檢查以及資料統計時菜意識到要進行檔案管理工作；其二，社保檔案管理人員自身沒有意識到其工作的重要作用，在工作過程中態度不端正、工作敷衍了事，加之部分管理人員理論知識不足，直接造成了其業務水平差的問題，限制了社保檔案管理的整體水平。

2.2檔案管理過程中存在多頭管理問題

多頭管理問題是管理機制不健全的一個重要體現。如上文所述，社保檔案管理工作是一項交叉工作，其涉及的范圍和管理面多較廣，不同類型的社會保障檔案內容還分屬不同部門管理，形成了當前社保檔案多頭管理的現狀，且各個部門之間信息難以溝通。同時，各個部門在管理方法方面也存在差異，沒有構建一個統一的檔案信息中心及管理機制，導致個人的社保檔案不能進行有效管理。