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摘要:學生檔案是學生人生的重要記錄，也是各級各類學校的重要資源，數據時代學生檔案的記錄形式和流轉方式必然面臨數據化記錄方式的挑戰。在目前學生檔案的信息化基礎條件下，電子文件歸檔模式以及信息流數據處理模式能夠實現學生檔案數據化歸檔。數據管理是新形勢下學生檔案管理的重要工作，需要體制與技術的支持。
關鍵詞:學生檔案;數據化;模式;體制與技術
人才培養是各級各類學校的基本職能，學生培養過程中形成的反映學生基本面貌及培養過程的檔案材料，是學生人生的重要記錄，也是各級各類學校的重要資源。學生檔案的記錄形式與流轉方式一直隨著社會發展不斷調整，大數據時代的技術革命引發了記錄方式的革命，學生檔案信息化與數據化問題是數據時代必須面對的。學生檔案一般包含兩種形態：一是學生全部求學過程產生的個人檔案總和，隨學生求學過程同步轉遞，構成其人事檔案的組成部分，主要包括大學入學前階段學籍表、高校入學報名登記表和體檢表、大學入學登記表和體檢表、大學獎懲記錄、黨團材料、大學成績單和畢業生登記表、大學學位材料、大學畢業報到證存根等；二是學生畢業后學校保管的體現其培養過程的檔案總和，一般為學校永久保管，不產生轉遞，主要包括招生錄取表、入學登記表、獎懲記錄、成績單和畢業生登記表、學位材料、畢業派遣記錄等?，F行學生檔案規范始于1994年實行的《高等學校檔案實體分類法》，2008年《高等學校檔案管理辦法》（27號令）增設“學生類”檔案類別，社會上有時將學生檔案稱為學籍檔案，主要視為學生學籍學歷證明材料，學生檔案通過畢業派遣環節轉遞到就業單位或人才交流機構成為人事檔案。
一、學生電子檔案產生的渠道與責任主體
由中國人民大學出版社于2001年出版的《檔案學概論》（第二版）將檔案定義為具有清晰確定的原始記錄作用的固化信息，明確檔案是信息的一種，強調檔案的本質屬性是信息[1]。伴隨信息化浪潮，各行各業快速涌入數字化轉型洪流。在教育領域，高校招生錄取工作全部實行網絡招錄，學生高考報名和體檢信息電子化；高等學校學生成績單電子化；教育部取消畢業生登記表統一紙質填寫要求，高等學校學生畢業登記表可電子化采集；省級教育就業管理系統運行，學生就業派遣信息電子化。綜上所述，高校學生檔案材料中招生錄取、成績單、畢業生登記表、就業信息記錄等全部具備電子化條件。2020年，教育部要求加強學生檔案信息化的部署，增強學生信息全面性與流動性，實行學生檔案紙質和電子雙套制管理，學生檔案“存量數字化、增量電子化”工作提上日程。根據學生檔案責任主體劃分，學生檔案雙套制實施路徑為：小學雙套制、初中雙套制、高中雙套制、高校雙套制。高校內部雙套制實施對象包括：招生部門雙套制、教務部門雙套制、學生部門雙套制、團委雙套制、組織部雙套制、就業部門雙套制。按照一般檔案流轉方式，學生雙套制檔案在學校間流轉模式為：轉出學校→接收學校，學校內部流轉模式為：檔案形成部門→檔案管理部門，流轉載體為紙質檔案袋、電子檔案媒介（如一次寫光盤）、信息系統?，F階段學生檔案雙套制可實現方式主要有三種：一是紙質檔案和電子檔案雙軌產生，各自輸出紙質檔案和電子檔案；二是形成紙質檔案，輸出紙質檔案和紙質檔案的數字化副本；三是產生電子檔案，輸出電子檔案和紙質打印檔案。紙質檔案模式是傳統模式，現就電子檔案產生及流轉的模式進行探討。
二、兩種學生電子檔案歸檔模式
1.電子文件歸檔模式。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2106）定義，電子文件由內容、結構和背景組成。電子文件成為電子檔案，除通過計算機這個媒介處理和傳輸，形成符合歸檔格式要求的計算機文件，還需收集和傳輸計算機文件結構和背景元數據，因此產生學生檔案的業務系統必須能按內置規則存儲電子文件及組件，建立電子文件與元數據的關聯關系，并且能按標準生成電子文件及其元數據的歸檔數據。電子文件及其組件生成后，可以通過在線和離線兩種模式實現流轉，高校在線流轉通過信息系統接口由招生、教務、學生、團委、組織部、就業系統向檔案管理系統流轉，檔案管理系統經過檢測與整理完成歸檔，形成學生電子檔案。離線流轉由檔案形成部門對電子文件及其元數據進行系統封裝后通過物理媒介離線流轉到檔案管理部門進行歸檔。高校外部在線流轉由小學通過接口對接或中間庫轉接到初中，初中再通過接口對接或中間庫轉接到高中，高中通過接口對接或中間庫轉接到高校，離線流轉由以上各校對電子文件及其元數據進行系統封裝后通過物理媒介離線流轉到高校相關部門歸檔。學生電子檔案按照電子文件模式歸檔必須具備一定條件，一是各類學校業務信息系統健全，學校能夠對全部學生電子檔案進行統一管理并且具備統一輸出的渠道；二是檔案輸出學校與檔案接收學校建立對接接口或離線流轉方式；三是學校流轉的學生電子檔案符合電子文件歸檔的規范要求。我國幅員遼闊，各地教育信息化水平參差不齊，加之學生升學情況復雜并且對接學校眾多，以電子文件歸檔模式實現學生電子檔案流轉目前尚缺乏普及的基礎。
2.信息流數據處理模式。從現代信息技術角度定義，信息流是指信息處理過程中信息在計算機系統和通信網絡中的流動[2]。在當今數據庫技術范疇內，信息都能夠通過數據化的形式被數據庫處理，因此數據是信息在計算機中的一種載體，而且是唯一的載體[3]。信息流數據處理主要包括三個過程：數據采集、數據傳遞、數據加工處理。學生檔案數據采集和傳輸主要分為兩個階段：一是升學階段，升學學生的基本信息、體檢信息、照片信息等由轉出學校統一采集錄入招生考試部門的采集系統，學生報名信息由學生登錄招生報名系統錄入，通過招錄流程，新生的報名、體檢、學籍、綜合評價數據由招生考試部門發送錄取學校，錄取學校招生部門接收再發送學生檔案管理部門；二是求學階段，學生檔案管理部門分別采集學生在校期間的各類數據和電子文件，統一錄入檔案管理系統。通過上述兩個階段數據采集和傳輸，學生基本信息、招生信息、學校培養階段的各類數據全部歸集到檔案管理部門，檔案管理部門通過管理系統形成電子文件，再整理著錄后歸檔，形成學生電子檔案。電子文件歸檔模式與信息流數據處理模式功能側重不同，前者側重電子文件的四性要求與規范，強調學生檔案的憑證性；后者側重學生數據的流動性，側重學生檔案信息的傳輸與加工處理。
三、學生檔案數據化管理的應對準備
學生檔案數據管理面臨諸多技術難題，但學生檔案數據的價值也日漸顯露，做好學生檔案數據管理需要機制和技術支持。
1.數據管理責任主體宜從多元到統一。當前，紙質文件歸檔和電子文件歸檔模式本質上都強調將文件的實體保管權限、信息控制權限及法律保管權限移交給檔案部門[4]。在數據時代，技術、體制的雙重作用，有可能會削弱歸檔概念的“檔案”專業色彩，即僅將歸檔視為一種存儲策略，主要工作內容是將歷史數據存下來，忽略保存業務憑證、維護有機關聯的專業化要求，從而導致數字環境下整個檔案專業化管理面臨被忽視，甚至被取代的風險，最終有損于可信憑證、歷史記憶的維護[5]。相較于后端系統外接收的歸檔行為，檔案數據管理更重要的是明確統一的責任主體，對整個信息流數據進行連續性控制。學生檔案數據是學生不同培養階段數據的集合，原則上應由各數據輸出單位承擔管理責任，然而高等學校作為學生檔案管理的最后階段，處于學生檔案信息流的末端，可以承擔學生檔案質量管理責任。高等學校內部，學生檔案數據涉及招生、教務、學生、團委、組織部、就業部門，這些數據的采集、鑒定、輸出、存儲也需要統一管理，學生檔案數據統一和專業化管理也非常必要。
2.數據統一管理需要平臺支持。學生檔案涉及的部門眾多，學生檔案集中統一保管的責任由哪個部門承擔目前還沒有統一要求，如果高校檔案部門統一管理學生檔案，既有利于學生檔案的質量控制，也有利于學生檔案數據的整理存儲利用，但是檔案管理部門必須借助技術支持。高校智慧校園建設已初具規模，學校統一的數據中心是學生檔案數據互聯與開放的可行性選擇，也是檔案管理部門實現數據統一采集保管的技術支持。在學生數據體系中，檔案管理部門可以擔當前端的數據采集，可以擔當中端的數據整理，也可以擔當后端的數據存儲與治理，這個任務是非常重要和艱巨的。此外，學生檔案數據具有一定的隱私性，這個數據的開放與利用需要檔案管理部門進一步規范和管控。
3.數據管理需要關注數據處理前沿技術。數據交互是數據時代最有價值的合作模式，學生檔案數據的流動、存儲、認證本質就是學生檔案數據的交互。從技術發展看，區塊鏈技術分布式信任機制、不可篡改等特性在多方協作、多主體等領域具有天然的優勢，通過一系列技術的組合和模式創新，可以為業務流程優化、數據交換共享提供良好的解決方案[6]。2016年《中國區塊鏈技術和應用發展白皮書》指出，區塊鏈系統的透明化、數據不可篡改等特征，完全適用于學生征信管理、升學就業、學術、資質證明、產學合作等方面，對教育就業的健康發展具有重要的價值。
目前，區塊鏈技術在金融征信等領域已有成熟的標準和應用，未來在學生檔案管理領域的應用前景應該可以期待。2017年12月，時任國家檔案局局長李明華在全國檔案局長館長會議上強調：“檔案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管實體到管檔案數據，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程。”[7]學生檔案數據化管理順應國家檔案事業發展藍圖，是大數據時代學生檔案管理轉型的必然選擇。
作者：卞東 單位：安徽財經大學檔案館