檔案化管理范例

一、傳統與現代檔案的原始憑證性比較

現代化檔案管理最主要的就是單位下發文件以后，通過網絡傳遞到檔案室進行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲?；鶎訂挝滑F在主要的文件使用格式就是Word系統進行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統上進行掛接，轉換成檔案資料，以后進行查找。為了防止進行修改，現在一般的電腦存儲，頂多改變存儲格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。

即使是用數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件的原始性、真實性和準確性，但是在電子技術日益發展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統檔案管理就可以避免這類事情的發生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領導批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進入檔案，正式歸檔。

二、現代檔案和傳統檔案管理各有優缺點

現代檔案如發生電腦零部件老化、系統升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現代化檔案管理不占用空間，節省人力、物力、成本等，這個是傳統檔案所不能比擬的。傳統檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復研究，充分聽取群眾意見，根據中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關于新繁縣崇義鄉大豐財務制度的十條規定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關于改進供給制的八條規定》、《關于分級管理的體制的初步意見》、《關于財權下放的分級管理的初步意見》。這些發黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務制度的規定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發黃了的資料還靜靜地躺在新都區檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統與現代的影響

摘要：信息技術的發展給干部檔案管理提供了便利，分析了干部檔案管理信息化建設所遇到的問題及對策，旨在促進干部檔案管理信息化的建設與發展。

關鍵詞：“互聯網+”時代；干部檔案；信息化管理；思考

1干部檔案管理信息化的現狀分析

干部檔案是一種重要的信息資源，這是干部決策的理論基礎，是干部容易忽視的隱性資產，但不應低估其價值。在干部管理工作中，應該把檔案管理放在一個重要的位置。但是，在檔案信息化建設過程中，干部檔案管理者缺乏對檔案管理重要性的正確認識，缺乏對檔案管理方式的正確指導，使得干部檔案信息化進程發展緩慢。如何將傳統干部檔案實體管理轉化為數字化檔案管理是干部檔案管理者需要思考的問題。目前，在檔案管理方面，取得了前瞻性發展。如今干部的檔案管理部門，已經掌握了很多信息化集合處理的方式，對已有的硬件和設施能夠充分地使用，以網絡形式把信息提供給干部的管理部門分析和使用，通過利用目錄就可以方便地檢索出所需要尋找的信息內容。但在實際工作中也存在著各種不容忽視的問題。

2干部檔案管理信息化建設存在的問題

2.1干部檔案管理者認識不足

干部檔案管理信息化建設開展緩慢的原因主要是，干部檔案管理者意識淡薄，干部檔案管理者的重視程度不足。檔案管理者對檔案信息化的認識僅限于檔案的管理、存儲、收集上，沒有認識到干部檔案在信息化建設進程中發揮的作用。干部檔案管理者由于認識的不足，對本部門干部檔案管理松懈，很少對檔案工作者進行知識培訓，只要求其簡單的將檔案存入電腦，就視為信息化管理。

摘要：隨著社會的進步，事業單位的人員和事務也越來越多，相繼產生的檔案信息也不斷增加，因此提高檔案管理效率成為大部分事業單位的工作重點。傳統的檔案管理一般都是以紙質為主，在當前信息時代背景下，實行檔案信息管理化是事業單位檔案管理的創新和發展。因此，如何提高檔案信息化管理的效率是當前事業單位的重要工作之一，本文就檔案信息化管理進行分析。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化；檔案管理

近年來，信息技術在各行各業得到普及，大大提高了管理的效率和質量，其中檔案信息化管理也已是當今的發展趨勢。檔案涵蓋了很多方面的信息資源，包括人員信息、管理細節、工作狀況等，這些都是事業單位的重要資源，既是事業單位的歷史記錄和證明，更可為日后工作管理提供有效的價值信息。事業單位在日常工作中會產生海量的檔案文件，檔案信息化管理能夠有效地減輕工作人員的工作量和出錯率，將紙質版檔案轉化為電子檔案管理，為事業單位的發展提供更多便利的條件。此外，電子檔案的形式多種多樣，有文本、圖片、視頻、軟件等，通過信息化管理能夠快速進行查閱、傳送、下載，大大加快了檔案管理的進程[1]。

一、事業單位檔案信息化管理存在的不足之處

（一）檔案管理人員整體素質偏低

在實際管理過程中，很多事業單位的人員配置都未能滿足實際要求，呈現出“人少事多”的局面，很多檔案管理人員都是身兼多職的狀態，加上并不是科班出身，對檔案管理一知半解，平時工作量也大，因此沒有更多時間去學習專業管理知識，導致檔案信息化管理效率偏低。

（二）檔案管理人員管理意識薄弱

1衛生和計劃生育局檔案管理現狀

1.1缺乏歸檔意識

衛計局執法業務和執法力量多數在最基層的政府部門，且計生執法多數地方是委托鄉鎮開展執法活動，執法人員的散、亂，且業務能力、習慣素質較低的現狀為檔案建立埋下諸多隱患。如，很多鄉鎮政府或街道辦事處均以收繳罰款為主，在辦理案件中擅自改變辦案程序，或者不依法依規建立完善執法檔案，導致案件后期歸檔非常麻煩，且往往存在諸多漏洞，經不起時間的考驗。衛計部門對現代化檔案管理認識不清，缺乏創新意識和膽量，制約了檔案在案件查辦和處理中發揮積極作用，也延緩了檔案管理走向現代化的步伐。

1.2缺乏管理人才

由于衛計局執法多數屬于委托執法，執法現場和執法材料的收集均是被委托單位直接進行，衛計局執法人員親自參與案件處理的較少，因而就需要專業性較強的檔案管理人才指導被委托單位完善執法卷宗。然而目前衛計局的檔案管理多數是依靠即將退休的老同志或者聘用的社會人士進行管理，缺乏專業人才，以致檔案管理工作始終是存檔容易、查檔難，檔案管理工作進展緩慢。

1.3技術設備落后

實現檔案管理現代化其標志就是實現智能化，這不僅需要專業的人才，還需要配備先進的技術設備。目前衛生和計劃生育部門多數是采用傳統的手工存檔，嚴重缺乏現代化的檔案管理設備。這也導致衛計部門檔案管理工作又苦又累又不出成績，人才引進困難且留不住年輕人。

摘要：

在我國的社會與經濟不斷發展的背景下，各個行業都需要對自己的檔案作出全面有效的管理。單位在市場化發展的過程中，也逐漸認識到信息化對單位檔案管理的重要意義，檔案管理作為單位管理的主要內容之一，科學的檔案管理能夠為單位的發展提供直接的參考和指導。因此，本文以新時期單位檔案工作為研究對象，提出了新時期單位檔案工作的開展思路。

關鍵詞：

新時期；單位檔案；管理

隨著互聯網與信息技術的發展，社會的各個行業都需要對龐大的數據作出全面的科學管理。人們也逐漸認識到信息化對單位管理的重要意義。在新的背景下，海量的數據正不斷地改變著城建管理與人們的生活、工作與思維方式。單位每天所產生的原始記錄與以前的相比有著非常大的差異，加上單位發展的差異，檔案管理工作的艱巨性越來越強。因此，面對信息化時代的到來，檔案工作的管理效率與科學水平，成為一種非常重要的研究內容。通過對信息化概念的探討，能夠幫助我們更深刻地了解信息化的處理方法，以及對單位檔案管理工作的重要意義。通過對現有研究成果的總結和界定，新時期指的是數據更為全面的時代，在應用信息化處理分析技術的前提下，提升檔案數據處理的有效性，為單位的檔案管理發展創造良好的數據處理條件。

一、新時期檔案管理應用信息化技術的價值

（一）檔案的智慧型發展，需要信息化技術的支撐

摘要：在信息時代背景下，電子檔案普及也成為了發展要點，很多單位以及企業對于數字化管理工作的重視程度也在不斷提升，快捷的查詢方式、完善的檔案內容以及在線搜索等優勢是數字化管理發展關鍵，所以文物檔案管理工作數字化發展也成為了發展趨勢。為了能夠有效實現文物檔案數字化管理，本文通過對文物檔案數字化管理的意義、現狀與措施的分析，探討如何提高文物檔案數字化管理的水平。

關鍵詞：文物檔案；數字化；管理

文物分為可移動文物和不可移動文物。根據《文物保護法》第十五條規定，不可移動文物保護單位要“劃定必要的保護范圍，做出標志說明，建立記錄檔案，并區別情況分別設立專門機構或者專人負責管理”，即“四有”要求。第三十六條規定，館藏文物“必須區分文物等級，設置藏品檔案，建立嚴格的管理制度”。不管是不可移動文物還是可移動文物，都對文物檔案提出了很高的要求。在信息化時代背景之下，文物檔案傳統管理方式也出現了較多的問題，無法有效滿足當今社會文物檔案管理工作需求，所以對文物檔案數字化管理進行研究有著十分重要的意義。目前，我國文物檔案數字化管理明顯還處在初步發展階段，無法真正有效實現電子化管理。為了能夠改善這一現狀，筆者就文物檔案的數字化管理工作進行了如下研究：

一、文物檔案數字化管理意義

檔案信息數字化就是將文物檔案資料借助于紙質或者是機讀的形式作為物質對象，其在實施過程中會借助于計算機來對檔案資料進行收集、整理與加工，這樣就能讓其有效地轉化為微機軟件形式的二次文獻信息，從而便于使用者利用。相比于傳統方式，文物檔案的數字化管理意義顯著。首先，能夠充分借助于計算機本身所具備的優勢來有效提升檔案使用效率?，F今大多數文博單位的計算機應用模式都十分的單一，開發功能也較為簡單，無法將現代化設備價值發揮到最佳，而數字化管理的落實則能有效改善這一情況，提高文物檔案管理質量。其次，文物檔案的數字化管理還能有效縮短文物檔案信息加工時間，不管是快速加工還是檢索，其需要花費的時間都十分的短，而且還能為使用者提供全面且準確的檔案信息，提高文物檔案的利用效率。最后，文物檔案數字化管理拓展了文物保護的深度和廣度，通過數字化管理構建文物大數據庫，可以提高文物保護的聯動性?？傊奈餀n案數字化管理不僅是新時展的重要趨勢，也是提升文物檔案管理質量的有效手段。

二、文物檔案數字化管理現狀

就目前文物檔案數字化管理現狀來看，存在著一些問題，還有待完善，具體表現在以下幾個方面：

第一篇:黨員檔案信息化管理問題及對策

黨員檔案信息化管理就是借助信息技術手段，通過建立黨員檔案信息及相關數據統計工具進行黨員管理服務。黨員檔案信息管理可以為實現檔案信息共享、組織關系轉接、發展黨員及黨費收繳等工作提供便捷服務。

1黨員檔案信息化管理軟件使用情況

目前，由于中組部黨員管理信息平臺正在完善中，全國各省市普遍使用的黨員統計管理軟件為北京北大軟件、山東旗幟軟件和廣東超訊軟件三種，均可在共產黨員網組織工作軟件中免費下載安裝使用，單機完成黨員檔案信息管理。

2黨員檔案信息化管理存在的問題

2.1相關業務人員思想認識不到位。由于相關業務工作者對黨員檔案信息化管理工作不重視，造成很多黨員檔案信息錄入收集等工作存在滯后，不能及時將黨員檔案信息維護到系統中。黨員檔案信息維護工作應作為日常工作開展，而大多數單位黨組織都存在到年底黨員信息統計工作開始后突擊錄入，極易造成黨員檔案信息缺失和錯誤。而且在日常維護工作中，存在“重建設，輕使用”的情況，黨員檔案信息錄入后不能好好利用信息化軟件，開展黨員檔案的日常管理和黨務工作，近年來黨務信息軟件功能日漸完善，但各單位黨組織對軟件的利用率不高。

2.2黨員檔案信息管理人員不到位。一些單位黨組織黨務工作已經存在人員配備不齊、普遍年齡偏大等問題，所以更是很少有單位配備專門的黨務人員，負責黨員檔案信息錄入工作，加之黨員檔案又多在人事部門統一管理，多數相關管理人員對黨員檔案信息化管理工作不熟悉，不能熟練操作軟件完程黨員信息檔案，由于對軟件操作的不熟練造成認為此項工作繁瑣復雜無用，有的甚至對此項工作有抵觸情緒。沒有專人負責此項工作，另一弊端就是造成了工作沒有連續性、穩定性，接觸黨員檔案信息管理的人員總是新人，一旦培訓不到位就會重復以上的現象，造成惡性循環。

［摘要］社會經濟的迅速發展，推動了我國油田企業的發展。油田檔案作為油田企業重要的信息資源，對油田企業的發展具有重要的作用。近年來，我國油田企業發展迅速，傳統的油田檔案管理方式已不再適應檔案工作的實際發展需求，如工作效率低下。在新時期，需要注重現代信息技術的應用，實現油田檔案信息化管理，才能有效提升油田檔案管理水平，從而有助于充分發揮油田檔案的作用，這對促進油田企業發展具有積極作用。本文從檔案管理云技術創新、軟件管理、數字化加工以及互聯網技術等方面，闡述新時期油田檔案信息化管理技術，主要目的是促進油田檔案信息化管理水平的提升，促進油田企業進一步發展。

［關鍵詞］油田檔案；信息化；管理技術

0引言

檔案作為一種重要的信息資源，在油田企業發展過程中，積累了大量的油田檔案。隨著我國社會經濟的迅速發展與科學技術的不斷進步，我國油田企業的發展十分迅速，在此過程中，油田檔案發揮了巨大的作用。傳統的油田檔案管理主要采用人工管理的方式，這種方式存在諸多缺點，如管理人員工作強度大、工作效率低下等，遠遠滿足不了現階段油田檔案工作的需求，難以充分發揮油田檔案的作用，對油田企業的發展帶來了不利影響。為此，在油田企業迅速發展的同時，其需要加強油田檔案管理的創新。信息技術的迅速發展，在諸多領域中得到了廣泛應用，將其應用在油田檔案管理中，可實現油田檔案信息化管理，能夠有效提升檔案管理水平，有助于高效運轉工作。鑒于此，本文深入分析油田檔案信息化管理技術，具有重要的現實意義。

1檔案管理“云”技術創新

云計算技術的出現，為檔案管理的發展提供了一大助力，主要原因在于：云計算技術具有超強的計算能力與數字資源整合優勢，能夠實現檔案資源的共享，有助于提升企業檔案服務水平?？傊?，云計算技術的重要作用表現在以下幾個方面。（1）檔案資源充分共享。通過構建云服務平臺，能夠將不同部門的檔案信息資源存入“云”中，利用其數據資源整合優勢，可以使油田生產單位快速獲取檔案信息資源，從而享受更為方便、快捷的信息服務。（2）“云”智能推動服務。檔案館利用現代智能手機中的瀏覽功能，可建立檔案信息為主的網站，檔案信息資源使用者可以通過智能手機隨時隨地訪問網站，從而獲取自己需要的檔案信息資源。（3）私人定制“云”平臺。以云服務平臺為基礎，個人或者單位可以依據自身的需求，制定私人“云”平臺，該平臺主要是根據使用者的需求，提供相應的信息資源服務，減少了諸多環節，有助于工作效率的提升。

2檔案管理軟件的需求與評價