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摘要：隨著社會的進步，事業單位的人員和事務也越來越多，相繼產生的檔案信息也不斷增加，因此提高檔案管理效率成為大部分事業單位的工作重點。傳統的檔案管理一般都是以紙質為主，在當前信息時代背景下，實行檔案信息管理化是事業單位檔案管理的創新和發展。因此，如何提高檔案信息化管理的效率是當前事業單位的重要工作之一，本文就檔案信息化管理進行分析。
關鍵詞：事業單位；檔案信息化；檔案管理
近年來，信息技術在各行各業得到普及，大大提高了管理的效率和質量，其中檔案信息化管理也已是當今的發展趨勢。檔案涵蓋了很多方面的信息資源，包括人員信息、管理細節、工作狀況等，這些都是事業單位的重要資源，既是事業單位的歷史記錄和證明，更可為日后工作管理提供有效的價值信息。事業單位在日常工作中會產生海量的檔案文件，檔案信息化管理能夠有效地減輕工作人員的工作量和出錯率，將紙質版檔案轉化為電子檔案管理，為事業單位的發展提供更多便利的條件。此外，電子檔案的形式多種多樣，有文本、圖片、視頻、軟件等，通過信息化管理能夠快速進行查閱、傳送、下載，大大加快了檔案管理的進程[1]。
一、事業單位檔案信息化管理存在的不足之處
（一）檔案管理人員整體素質偏低
在實際管理過程中，很多事業單位的人員配置都未能滿足實際要求，呈現出“人少事多”的局面，很多檔案管理人員都是身兼多職的狀態，加上并不是科班出身，對檔案管理一知半解，平時工作量也大，因此沒有更多時間去學習專業管理知識，導致檔案信息化管理效率偏低。
（二）檔案管理人員管理意識薄弱
很多檔案管理人員對檔案信息化管理仍有很多不理解的地方，甚至對一些操作方法完全不懂，無奈之下只能按照舊模式進行管理，從而阻礙了檔案信息化管理的發展。還有些事業單位的領導對檔案信息化管理缺乏重視，忽略了對檔案管理人員的專業培訓和人才引入，也缺少對檔案管理人員進行規劃管控，從而導致檔案信息化管理跟不上實際的發展需求[2]。
（三）檔案信息化存在安全問題
檔案管理信息化會涉及大量的網絡資源和渠道，安全隱患也是無處不在的。由于計算機硬件和管理軟件都會存在一些不安全的因素，會對檔案信息化管理系統產生嚴重的影響。例如，硬件方面磁盤失效、適配卡損壞會導致計算機無法開機，軟件方面“黑客”攻擊、病毒入侵、數據庫被破壞等均不利于檔案信息化管理的正常運轉。
（四）檔案信息化管理投入欠缺
檔案信息化管理需要投入大量的資金，無論是硬件配備，還是人員規劃。從硬件上說，電腦配置低或電腦數量有限，會對數據的錄入和登記產生阻礙。從軟件上看，檔案信息化管理一般都采用檔案管理系統軟件進行操作，但是由于經費的缺欠，軟件開發和設計較為局限，功能結構單一，導致信息無法進行更好地操作。
二、加強檔案信息化管理的有效措施
（一）完善檔案信息化管理制度
任何管理過程都離不開完善的管理制度，加強對檔案信息化管理的管控，可以有效地約束檔案管理人員的日常行為，更好地提高其服務意識和工作責任心。雖然檔案信息化管理是一項繁瑣而艱巨的工作任務，但只要制定好相關的規定和條例，讓檔案管理人員找到合理的方式，管理工作就會更為明朗。事業單位可以通過制定相應的制度，進一步規范檔案管理人員的職責和分工，并將工作效率納入績效管理，更好地提升檔案管理人員的工作熱情和動力。與此同時，人事部門需要建立完善的培訓方案，有針對性地對檔案管理人員進行信息化管理的專業培訓，有效地提升檔案管理人員的意識和專業水平，更好地推動檔案信息化管理的建設[3]。
（二）提高檔案信息化管理標準
從目前的管理現狀看，很多事業單位的信息化管理都出現不同程度的難題，管理過程中很難發揮真正的作用，歸根到底在于管理的標準問題。首先，事業單位必須制定好檔案信息化管理的標準，從每個工作細節進行規范，無論是錄入的格式、文字的規格等都要進行統一的標準化，以提升檔案信息的準確性和規范性。其次，在運行相關的系統軟件時，事業單位必須進行統一的標準作業，指定檔案管理人員用統一的保存路徑和查詢服務。與此同時，要把公開的信息到指定的網站或文件夾，實現信息的統一整合和處理，更好地提升事業單位內部的檔案信息化管理效率。
（三）加大檔案信息化資金投入
在檔案信息化管理過程中會涉及到大量的技術設備和人力資源，事業單位要給予高度的重視，有效地利用資金加大對檔案信息化管理的建設投入，為檔案信息化管理提供有效的保障。加大資金投入之后，硬件和軟件的配置都會得到提升和完善，對于信息化建設有著重要的意義和作用。硬件方面，事業單位可以購置一些技術設備，加強信息數據庫的完整性和穩定性，才能更好地滿足網絡技術的要求和管理。軟件方面，事業單位應對系統軟件進行完善和優化，進一步提高系統的安全性和信息化建設，大大提高檔案信息化管理的進程。同時，利用互聯網技術實現檔案信息化管理的共享和資源收集，提高檔案的利用率，為各部門工作搭建良好的共享平臺。
（四）加強檔案信息化管理安全防范
采取有效的技術措施是提高檔案信息化安全的重要手段，事業單位可以充分利用各類安全技術進行防御，提高檔案信息化管理系統的安全性和防御力。如加密技術。加密技術就是利用代碼作為一種密碼，輸入對應的密鑰才能打開相應的文件內容，從而有效地保護了數據的安全。又如權限設置。事業單位可以對管理人員進行身份管控和驗證，通過編制專屬用戶名和特定符號作為“通行證”，檔案管理人員輸入正確才能進入系統，這種技術手段能夠有效地約束檔案管理人員的訪問權限和操作權限，有效防止無關人員的入侵或者破壞。在引入相關技術手段的同時，事業單位還可以加大對檔案管理人員的技術培訓和專業技術人才的引入，從而全面提高事業單位檔案信息化管理的效率，有效地推動檔案信息化管理的發展和創新[4]。
（五）建立檔案信息化平臺推廣模式
事業單位應加強對信息化平臺的建設以及推廣，讓檔案信息化管理不再留于形式，而是讓檔案管理人員熟悉和認可信息化平臺，將檔案信息化管理工作落實到實處。此外，通過推廣檔案信息化平臺能夠有效地提高搜索檔案的效率，以便為人們提供更優質的服務。在信息化平臺推廣的基礎上，事業單位要不斷進行資源網建設，優化和加強檔案信息化管理技術。事業單位還要善于發掘信息技術的先進方式和模式，不斷創新，從而促進事業單位檔案信息化管理的可持續發展。總的來說，信息化管理是事業單位檔案管理發展的必然趨勢，事業單位要重視信息化管理的意義和作用，緊跟時代腳步，讓檔案管理創造出更多的價值。事業單位要針對實際情況進行分析，通過構建和完善管理架構和體系，加強對檔案管理的安全管控和建設，發揮出檔案信息化管理的最大價值。
參考文獻：
[1]王慧.機關事業單位檔案信息化建設的原則與途徑[J].黑龍江檔案,2018(1):91.
[2]高春雷.機關事業單位財務檔案信息化管理問題及策略探討[J].行政事業資產與財務,2018(2)：76+65.
[3]于婭.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].長江叢刊,2018(2):123.
[4]朱雁.淺談如何加強事業單位檔案信息化建設[J].人力資源管理,2018(3):189-190.
作者:張小靜 單位:中國艦船研究院
