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摘要：
在我國的社會與經濟不斷發展的背景下，各個行業都需要對自己的檔案作出全面有效的管理。單位在市場化發展的過程中，也逐漸認識到信息化對單位檔案管理的重要意義，檔案管理作為單位管理的主要內容之一，科學的檔案管理能夠為單位的發展提供直接的參考和指導。因此，本文以新時期單位檔案工作為研究對象，提出了新時期單位檔案工作的開展思路。
關鍵詞：
新時期；單位檔案；管理
隨著互聯網與信息技術的發展，社會的各個行業都需要對龐大的數據作出全面的科學管理。人們也逐漸認識到信息化對單位管理的重要意義。在新的背景下，海量的數據正不斷地改變著城建管理與人們的生活、工作與思維方式。單位每天所產生的原始記錄與以前的相比有著非常大的差異，加上單位發展的差異，檔案管理工作的艱巨性越來越強。因此，面對信息化時代的到來，檔案工作的管理效率與科學水平，成為一種非常重要的研究內容。通過對信息化概念的探討，能夠幫助我們更深刻地了解信息化的處理方法，以及對單位檔案管理工作的重要意義。通過對現有研究成果的總結和界定，新時期指的是數據更為全面的時代，在應用信息化處理分析技術的前提下，提升檔案數據處理的有效性，為單位的檔案管理發展創造良好的數據處理條件。
一、新時期檔案管理應用信息化技術的價值
（一）檔案的智慧型發展，需要信息化技術的支撐
隨著我國信息處理技術的不斷發展，城建管理與城市建設步伐在快速地推進。在深入創新與應用的背景下，單位的檔案管理工作呈現出了幾個新的工作狀態。例如：單位檔案管理的技術性、單位檔案管理的信息化、單位檔案管理科技化等等。在單位信息保存與處理的過程中，海量的信息資源成為單位檔案管理工作面臨的新壓力，創新單位檔案管理成為一項主要的工作內容。而新時期的信息化技術，成為單位檔案管理有效手段的重要選擇。
（二）新的社會環境與發展，需要借助信息化技術
單位檔案文件的鑒定工作需要信息化技術的支持，在單位檔案管理的過程中，很多單位的電子檔案、電子文件出現了幾何倍數的增長，這給單位的電子文件管理工作帶來了巨大的挑戰?？v使我們了解了這些電子檔案中包含著豐富的有價值的信息，但是要想更好地利用檔案里所蘊含的信息，有著非常大的難度。而僅僅依靠檔案管理人員的傳統分析與統計往往不能夠做到。新時期檔案信息化技術為單位檔案管理工作指明了一條科學、高效的道路。
（三）新時期檔案數據處理的有效性，需要信息化技術
單位檔案數據庫技術的應用，有效地提升了單位檔案管理工作的效率。但是近幾年來，單位在檔案數據庫使用時，往往會遇到不能夠及時增加單位檔案新數據等問題。這一類似的障礙，給單位檔案管理工作帶來了新的難度。一方面是單位檔案數據的幾何倍數增長，而另一方面是單位檔案數據庫的滿容與限容。這兩個問題的存在，既影響了單位檔案處理的效果，也影響了單位檔案數據庫的更新與發展。
（一）對檔案資源實施統一管理
信息化技術作為一種支持復雜數據存儲與處理的工具，提升了檔案資源管理的統一性與安全性。在新時期，單位檔案管理與維護工作的安全性、檔案數據處理應用的有效性，開始向著科技化、全面化的方向發展。因此，在發展的過程中，在現有檔案管理水平與手段的基礎上，在條件允許的情況下，可以通過與國內先進的信息化技術研發公司合作，提升單位檔案管理的信息化技術應用程度，為實現單位檔案管理的有效性，提高單位檔案管理對管理決策的支持作用，創造了良好的技術支持。在單位檔案管理的過程中，一定要厘清新時期單位檔案管理的目標與思路，以此提升新時期單位檔案管理的目標性與過程性。
（二）積極探尋信息化技術研發部門的合作與提升
由于新時期檔案管理的廣泛性與復雜性，一個部門在引入信息化技術之前，需要打破檔案管理工作的限制，通過尋求信息化開發公司的支持，提升單位檔案數據分析的有效性。在合作的過程中，需要單位提前制定一個開放、協同合作的檔案分析思想環境，保證單位檔案處理與數據工作目標的一致性。此外，因為不同區域的單位所需要的檔案數據分析與開發環境具有差異性，所以只有加大對單位檔案工作的深入了解以及提升專業化檔案處理協作水平，才能夠開發出更加適合檔案管理的信息化分析工具，為單位的檔案管理工作水平的提升提供更為有效的方法與工具。新時期的單位檔案處理工作的開展，作為單位電子檔案管理的一個創新性突破，是實現單位檔案管理與社會環境分析、單位方案管理封閉性轉向開放性、協同化發展的一個基本路徑，也是提升單位方案管理服務功能的有效基礎。
（三）加強電子檔案的技術處理與應用
電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門和檔案部門相結合的方法。電子文件形成部門是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、要求、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用。兩部門的職能應用于相互滲透、揚長避短，發揮各自優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
（四）提高檔案電子文件的保存質量
以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害物質的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際儲存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。綜上所述，在社會發展的過程中，檔案管理人員也逐漸認識到信息化對單位管理的重要意義，檔案管理作為管理的主要內容之一，科學的檔案管理能夠為單位的發展提供直接的參考和指導。隨著信息化時代的到來與深入發展，檔案管理工作也出現了新的機遇與挑戰。因此，就需要檔案管理工作者抓好與用好信息化時代的技術，在不斷創新使用信息化時代檔案管理技術的基礎上，提升檔案管理的時代性、有效性、科學性，以此為單位管理決策的制定、調整等提供有效的依據。
作者：董繼紅 單位：浙江省杭州市建設工程質量安全監督總站
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