倉庫檔案管理范例

1醫療設備信息化概述

醫療設備信息化建設應該包括醫學工程部、維修部及設備倉庫的相關功能，實現數據共享及對接，全面實現醫院范圍的實時數據流轉功能。醫療設備信息化就是要實現設備招標、檔案管理、安裝驗收、款項支付、設備效益分析及財務報表、供應商檔案管理、故障維修、計量檢測及預防維護于一體，實現各數據實時共享互用的系統化，一體化管理。

2系統功能

2.1設備檔案管理功能

系統除了應有完備的數據庫功能外，能進行固定資產到期提醒及折扣到期提醒功能，還可以進行集中檢索或者導入與導出功能，應可以進行相關軟件的關聯搜索及數據填錄與流轉，可以關聯設備使用科室直接進行對應設備收入統計，進行月匯總自動進行效益分析并生成效益分析報表。還可以在相關設備的目錄下新建醫械不良事件備忘及處理的情況。在設備數據的建立過程中，可以體現醫療設備招標、安裝及驗收的相關進程。設備檔案系統可以在臨床科室設備模塊功能下檢索匯總各自科室的設備信息，有利于臨床科室對科室設備的清點核對及銷賬并對科室進行成本控制。臨床科室可以直接在設備檔案管理系統上對本科室的設備進行報廢申請，并實時顯示處理狀態，能實現報廢完成后的歸檔功能。設備檔案管理系統應包括醫學工程維修信息化，可以進行相關狀況的掛靠及查尋功能;可以在設備檔案的設備子目錄下實現新建維修日志、預防性維護保養功能及計量送檢情況;可以通過時間導出維修數據或保養數據及計量目錄等。在建立設備的檔案功能過程中應包括了記錄招標信息過程的功能，可以由醫學工程部導入excel表格數據或者錄入數據的方式，然后再由維修部根據相關的狀態進行安裝與否的狀態確認，由設備倉庫進行入庫做賬與否的確認。

2.2供應商檔案管理信息化

在設備信息化系統中增加供應商檔案管理功能，可以借用調用數據或者以附件的形式檢索供應商相關資質材料，并在系統中與設備數據進行關聯。通過在設備檔案目錄下的設備供應商名下使用附件的形式上傳供應商資質證明及產品注冊證等材料?？梢栽诠堂逻M行供應商信用評價記錄和服務態度記錄，并能具有顯示和提醒功能，以方便在采購時進行綜合分析，實現采購設備的優質化。

摘要:隨著社會的發展和科技的進步，醫療檔案管理目前處于快速發展和提升期，醫療檔案數字化管理是信息化建設進程的必經之路，也是構建智慧型醫院的重要一環。醫療單位需要一套完整的醫療檔案數字化管理系統，對現有的醫療檔案管理技術進行更新，從而徹底解決目前醫療檔案管理所存在的“存不下、找不到以及無后備”三大突出問題。

關鍵詞:醫療檔案;數字化;檔案管理

醫療檔案，俗稱病案或病歷，是患者就診和住院進程中記錄疾病救治過程的文件，它從首次診斷、入院記錄、病程日志、各種檢查報告、手術記錄、各種知情同意書以及出院診斷等多項內容完整的記錄了診療的全過程，是醫療、教學、科研的基礎資料和原始檔案，同時也是醫療糾紛中的重要證據來源。隨著醫院規模的不斷擴大，住院病人數量的激增，現有的醫療檔案管理模式已經難以滿足臨床、科研、患者及社會等諸多方面的需求，尋求一種高效的醫療檔案數字化管理系統迫在眉睫。

1我國醫療單位目前醫療檔案管理的現狀

(1)醫院存放醫療檔案的空間嚴重短缺。目前，我國省級醫院歸檔醫療檔案數量均已達到幾十萬份，一家三甲醫院平均每年的出院病人5萬人次以上，龐大的醫療檔案數量對醫院醫療檔案室的工作造成極大壓力。隨著年出院病人數的逐年遞增，醫院存放醫療檔案的空間捉襟見肘，已無法滿足快速增長的存儲需求。(2)醫療檔案庫設施不完善，不利長期保存。據調查，很多醫院的醫療檔案全部儲存在住院部地下室的倉庫中，由于地下倉庫防潮防水及通風設施不健全，導致醫療檔案潮濕，年代久遠的醫療檔案有些字跡難以辨認，非常不利于長久持續保存。(3)病案室反復借閱，損耗紙張。目前醫院的病案借閱主要有醫療保險檢查(省保、市保、鐵保、農合)抽檢病歷、科室借閱及科研借閱三個方面，反復借閱和使用的損耗，不利于紙張的長期保存。(4)醫療檔案查找和復印效率低下。一家三甲醫院的日均醫療檔案復印量最少在100份以上，由于是人工查找醫療檔案，樓上樓下跑，工作效率低下，患者等候時間長、意見大，嚴重影響患者對醫院的整體滿意度。

2醫療檔案數字化建設的必要性分析

(1)醫療檔案數字化的含義。所謂醫療檔案數字化是指通過數碼設備將紙質醫療檔案記錄轉換為數字圖像，存儲于數據服務器內，通過計算機網絡系統進行傳輸、利用和管理的醫療檔案。利用網絡檢索系統，醫護人員無需再到病案室查閱原始紙質檔案，數字化病案信息以及圖像可以在全院范圍共享。(2)有利于醫療檔案的長期存儲。原始醫療檔案經掃描存檔后，可以統一裝箱堆放，大大節約儲存空間。箱子經特殊處理，可防水防潮;原始醫療檔案的使用率降低，可減少翻閱和磨損，有利長期妥善保存。(3)提升病案室的服務能力。數字化后的醫療檔案可滿足教學、科研和隨訪等需求，還能更方便服務于臨床，對患者提供的復印病案服務的效果也會大大提升。(4)節約人力成本，提高醫療檔案管理水平。原始醫療檔案需要先從病案倉庫中找到相應病案，然后再由人工一張張手動復印，數字化的醫療檔案如需復印，直接從電腦中提取、選擇內容、點擊打印即可，大大提高工作效率。(5)節約物力成本。一般醫院病案室用來復印病歷的復印機使用壽命為2年左右，購買加上維修、耗損和墨盒都需要成本，醫療檔案數字化后只需打印機打印即可。另一方面，醫療檔案數字化使用成像儀拍攝患者身份證自動存儲服務器，省去復印的時間和耗材，每年可節省大量打印紙及墨盒等耗材約和人工成本。同時，醫療檔案數字化后醫療檔案直接打印條碼裝箱，利用定位系統準確快速查找醫療檔案，所有需求都可在電腦上進行。每年可節約上萬套醫療檔案袋，節約了工作人員編碼裝袋的過程，大大提高工作效率。(6)能夠加強對醫療檔案質量的控制。醫療檔案的數字化過程就是對醫療檔案的再整理過程，通過醫療檔案的數字化，可以使手工整理的醫療檔案錯誤在數字化時被發覺并得到改正。同時，通過病案數字化制作過程，對新歸檔的病歷中出現的問題能夠及時發現和修改，對現運行病案的質量管理也能起到促進作用。(7)是今后醫院病案無紙化系統的基礎和前提。醫療檔案的數字化是未來醫院徹底實現無紙化的基礎條件，電子病歷經過CA(電子簽名)認證，和HIS、LIS、PACS、EMR、手麻、心電、病理等相關系統數據進行對接后才能完全實現無紙化，是構建智慧型醫院的重要一環。

一、工程項目施工中材料管理信息化的重要性

信息化管理不僅能幫助工程項目施工中提高集成的計劃準確性、供應鏈效率和勞動生產率，進行準確的成本核算，降低庫存，減少運作成本，減少或消除一切不能增加價值的活動，提高投資回報率。而且有助于幫助工程項目施工中改進與合作伙伴(供應商、業主單位、第三方)的協助關系，使整體供應鏈的優化成為可能。對于工程項目施工中而言，企業的核心競爭力=嚴密的成本控制系統+完善的質量保證體系+科學的管理制度。而周轉材料管理信息化建設正像是“催化劑”和“加速器”，與管理工序有機結合，使得工程項目施工中的成本控制、質量保證和管理機制變得高效、規范、先進和卓有成效。好的材料管理信息系統能夠從材料管理的日常工作入手，逐步提高材料管理人員的素質，材料管理人員可以從繁瑣的手工勞動中解脫出來，為企業早日實現管理現代化打下堅實的基礎。

二、工程項目施工中材料管理信息化建設需求及分析

(一)材料采購環節的信息化建設需求

1.建立統一的材料編碼體系。

材料編碼的作用已經被越來越多的項目施工企業所認識到，信息化管理中要求材料編碼體系可以按照企業自身的特點或者行業經驗建立。材料編碼體系包括材料預算、材料計劃、材料采購、材料倉庫管理等?；疽笞龅街饕牧厦恳环N對應唯一的材料編碼，其他輔助材料、邊角材料建立大的分類編碼體系。

2.實現材料需求計劃與采購業務的結合。

摘要：電子信息檔案是檔案管理的必然趨勢，體現了辦公自動化，對提高檔案管理的快捷化、高效化有重要意義。在信息時代下，采用電子信息檔案不僅能夠解決紙質檔案資源浪費的問題，而且能夠促進檔案管理效率的提升。但在電子信息檔案的應用中，也存在一些風險，比如信息技術風險、管理風險等，容易造成不必要的損失。因此，要加強電子信息檔案風險的管控，提高檔案管理水平。電子信息檔案是一種虛擬檔案，與客觀存在的檔案實體不同。電子信息檔案屬于數字檔案，利用電子計算機進行處理，以特殊的形式，將實體檔案的真實信息輸入電腦中，形成圖像、符號、圖表、文字等信息，彌補了傳統檔案管理的不足，提高了檔案管理的便利性。但計算機不是萬能的，電子信息檔案也給檔案管理帶來新的挑戰。在應用電子信息檔案的同時，要加強對風險的管控，準確識別風險，合理防范風險。

一、電子信息檔案的應用優勢

1-實現電子檔案集中管理

電子檔案集中管理貫穿電子文件整個生命周期，不僅需要對組織、制度進行整合，而且要對方法進行集成。目前，學術界經過探討，一致認為全程管理是電子文件管理的最有效辦法，電子檔案的產生、保存、銷毀均應通過嚴格的管理制度落實[1]。電子檔案管理及資源建設涉及多項業務，不僅需要接收來自各個部門的電子文件，還要轉變傳統的紙質檔案為數字化檔案，對各類資源進行整理，包括音頻、視頻等，以豐富電子檔案的內容與形式。總結和梳理信息化、電子化檔案，不僅可以提升工作效能，還可以為企業發展提出合理意見。

2-優化會計檔案電子化流程

傳統檔案采取紙質方式進行管理，限制了檔案管理工作的空間，影響了檔案管理的質量。紙質版檔案占據空間較大，隨著人數的增加，業務的增多，檔案越來越多，檔案管理的難度也隨之增大。實行檔案管理的信息化、電子化，應用電子信息檔案，可以節省大量資源，彌補傳統檔案管理的不足，方便檔案資料的查詢與調取，以及檔案資源的開發與利用[2]。梳理并完善會計檔案“前端產生—財務核算—檔案管理”的電子化流程，明確無紙化配套要求，逐步實現會計檔案電子化、數字化管理。

3-確保檔案保存和傳輸的安全性

〔摘要〕近年來，我國的信息技術快速發展，很多信息技術已經應用到各個領域，并在其領域中發揮極為重要作用。在醫療設備以及耗材檔案的管理工作中，信息技術可以作為醫院日常工作活動的重要載體，是醫院運營的重要元素，可為醫院取得更為寶貴的資源財富。醫療設備以及耗材檔案的管理工作是醫院設備及耗材運行的重要環節，其不僅對醫療運行起到了保障作用，對控制設備及耗材的采購成本也起到了一定的作用。現就醫療設備以及耗材檔案信息化的管理實踐進行論述，分析目前我國醫院設備以及耗材檔案的信息化現狀，制定更為完善的管理措施。

〔關鍵詞〕醫院設備及耗材檔案管理；信息化；重要性；措施

目前，我國醫院的信息化建設發展已經有了極為明顯的提升，醫院信息系統也被廣泛地應用在醫院的管理工作中，其所彰顯的效用也越來越明顯。但是現階段我國醫院的檔案信息化建設水平存在一定的滯后性，這會拉低我國醫院醫療設備以及耗材檔案信息化的管理水平，同時會影響醫院檔案資源的開發和使用，想要促進我國醫院的發展，就需要針對醫療設備以及耗材檔案信息化的管理實踐進行探究，處理好醫院醫療設備以及耗材檔案的各類管理問題。

1醫療設備以及耗材檔案信息化管理的重要性

醫療設備以及耗材檔案是醫院各種醫療運行的衍生物，其檔案具有一定的保存價值，可以采用紙質版、電子版等形式記錄下相關的數據信息。這類數據信息內容都會以其實際的工作活動需求為基準，所以，不管是何種形式、何種內容，這些資料都具有極強的原始性，可以有效保證其事件發生的確鑿性[1]。另外，檔案還會在一定程度上反映該醫院工作的歷史以及發展的實際狀態，可以成為醫院發展的寶貴的歷史材料，作為歷史以及法律憑證。對此，需要采用信息技術對醫療設備以及耗材檔案進行管理，確保其管理工作開展的價值以及效用。我院到目前為止已有十多億的設備資產，有上萬種在用的耗材品規，每年有五億多的耗材交易量，因此，需要龐大的數據檔案。

2醫療設備以及耗材檔案管理信息化的發展現狀

2.1醫院檔案信息化建設重視度低下

摘要：

汽車在轉向力的設計過程中受設計模型標準、工藝、圖樣、文件數據信息等多內容的影響，往往具有較大的書內容鏈接，根據數據信息的相關性對汽車轉向器的圖樣文檔內容進行關聯，確定汽車轉向器完整的信息圖樣內容。汽車轉向器的設計需要幾百甚至上千的圖紙，不同的圖紙可能存在不同的工藝標準，需要對有限的數據源信息進行相對合理的設計。設計過程中往往需要按照圖文進行設計，根據實際的文件產品設計步驟和級別，確定產品的設計標準。根據圖樣管理系統的相關應用標準，合理的分析汽車轉向器的安裝數據管理標準、數據重點級別等，分析設計人員在設計過程中的設計周期，對設計過程中可能存在的效率低、資源不足、周期時間長等問題進行準確的分析，確定汽車轉向器設計利用圖文檔案管理實現的工業應用發展，確保汽車利用圖文檔案管理實現轉向器的有效性應用。

關鍵詞：

汽車；轉向器；圖文檔案

0引言

汽車轉向器的設計往往需要從不同的結構中進行化分析，確定不同專業的設計標準。根據設計組別進行合理的區分，確定設計的綜合協同發展效果。依照汽車轉向器的設計標準，利用圖文檔案管理標準進行設計分析。本文將分析汽車轉向器在圖文檔案管理中的應用方式和方法，通過分析圖文管理系統的主要功能，認識其產品結構標準，分析汽車轉向器設計在圖文管理系統中的應用效果。

1汽車轉向器在圖文檔案管理系統中的設計

1電力公司物資管理部門及責任劃分

省物資供應公司接受物資部的業務管理，承擔委托范圍內物資供應服務工作。其主要職責是:負責公司需求物資的催交催運、配送倉儲、移交驗收、現場服務等工作;負責與物資需求部門、單位核對物資調撥接收情況，開展物資核算工作，配合物資結算工作;負責公司倉儲配送網絡建設，庫存物資和應急儲備物資的日常管理，定期編制儲備情況報表報送有關部門;負責辦理所轄倉庫倉儲物資的出入庫手續和庫存儲備物資的配送。

2電力公司物資管理具體內容分類

1)物資整體計劃管理。物資計劃管理是通過建立全面和全過程物資計劃管控機制，以固定資產投資計劃、綜合計劃和財務預算為基礎，對物資需求部門申報的物資需求計劃進行匯總、分析和庫存資源利用，編制物資采購計劃，提高物資采購效率，保證物資計劃準確執行。

2)物資采購管理。物資采購管理包括了:招投標管理、合同管理、供應商管理、采購資金管理、產品質量監督管理以及配送和驗收管理等。物資采購管理是物資管理的重要內容，在物資采購管理當中，應該按照統一、全面、高效的原則，加強物資采購管理。要利用好采購資金，加強對供應商的管理，避免資金的浪費。

3)物資采購后的管理。物資采購后要進入倉儲和使用階段，這個階段的管理主要包括了倉儲管理、廢舊物資報廢管理、應急物資管理。其中倉儲管理要做到按照“統一管理、統一作業”和“統一管理、屬地作業”的原則，建設以虛擬倉庫為信息中心，區域庫為樞紐、周轉庫為支撐的兩級倉儲網絡。廢舊物資處置管理包括可再利用舊物資的倉儲保管和報廢物資處置管理等。報廢物資處置實行“統一管理、集中處置”的原則，由省物資供應公司統一組織。應急物資管理遵循“統籌管理、科學分布、綜合儲備、統一調配、實時信息”的原則。物資部是應急物資采購的歸口管理部門，物資供應公司是應急物資配送、儲備的具體實施單位。

4)物資標準化及信息化管理、檔案管理物資標準化管理是指依據公司技術標準和標準化建設成果，統一技術規范，統一產品標準，推進物資采購標準化管理工作。物資信息化管理包括物資管理過程中的信息采集、信息交換、信息共享、信息查詢、信息處理、分析決策等內容。物資集約化管理信息系統以ERP系統、電子商務平臺為基礎，結合專業分析工具，實現物資管理信息共享，強化物資管理流程標準化，為公司物資集約化管理提供信息技術支持。物資檔案資料管理包括物資計劃、采購、合同、配送、驗收、結算、倉儲、廢舊物資處置等全過程資料的收集、整理、歸檔、保存。

檔案資料是一個單位事業發展過程和主要工作情況的重要記錄，具有非常重要的歷史價值、文獻價值和實踐指導意義。從這一角度看，檔案工作不是簡單的記錄歷史和保存資料，而是總結以往規律、指導當前工作、規劃未來發展的可靠信息來源和事實依據。所以，檔案工作水平反映出一個單位的管理水平，研究檔案就是研究規律，掌握規律就能改進工作，推動學?？茖W發展。在實際工作中，我們經常可以看到，由于管理者檔案意識不強、檔案管理不到位、檔案人員更換頻繁等原因，檔案工作存在著一些不盡如人意的地方，并不能全部反映一個單位各方面的工作。   有些學校的檔案只能簡單地反映人事變動、重要活動和審批事項等，而直接反映師生活動、學生情況，特別是教學過程中產生的資料缺失比較嚴重，甚至沒有記錄，無處查找。   比如，學校檔案室保管著比較完備的文書檔案、會計檔案、科技檔案（主要是基建檔案）和人事檔案。   文書檔案依靠文書處理程序辦理，會計檔案有嚴格的會計制度作保證，科技檔案中的基建檔案，有嚴格規范建筑審批程序，人事檔案有清晰的歸檔范圍，辦理規范，材料完整。但是，比較而言，教學檔案、學生檔案、音像檔案存在很多不足，難以全面直接反映學校的教育教學等情況。這樣，雖然工作做了，而且做得很好，但很多重要材料和信息就這樣隨著時間的推移再也沒有音訊。這種現象是檔案管理體制不健全、整理收集不到位造成的，對一個單位來說是很大的損失。下面對學校檔案資料缺失的具體表現、主要原因進行探討，并提出提高檔案工作水平、發揮檔案管理效能、促進學?？茖W發展的可行性建議。   一、檔案資料缺失的具體表現   檔案資料缺失既有制度機制上的缺陷，又有檔案原創者和檔案管理員工作質量的問題，主要表現在以下幾點。   1.檔案資料形成、留存制度不完善，文獻資料未能形成。   在實際工作中，工作人員習慣于將工作事務記錄在個人的本子上，經辦人使用記錄本類型不一，原始記錄不規范，記錄內容繁雜，無法直接存檔；操作過程口頭傳達，沒有形成文字記載，很多變故未及時記錄入檔；一些事務報經學校領導同意后執行，沒有審批材料，定稿文件，很多是草稿上一經修改便執行，遇見口頭請示便調整，沒有文字記錄，整個過程材料缺失，事后查找困難。   2.文字處理不規范。   從形式、內容、程序上講，材料的原作者對檔案的認識程度及工作態度是導致檔案質量低下的主要原因。主要表現在，一是原始材料書寫不規范。教研組長、教師在制訂年度各類教學計劃、進行年度總結、各類活動記錄、填寫學生成績冊、學生學籍檔案時使用圓珠筆、純藍墨水等，不利于檔案的長久保存。二是形成材料用紙規格不統一，不易整理。三是原材料書寫格式不統一，不規范。如題目、姓名等文字寫在裝訂線以外，或干脆不寫，材料無形成日期，等等。四是有些材料不齊全，造成檔案材料不完整，降低了檔案的保存和利用價值。五是有些材料語法欠妥、隨意簡稱，使材料概念模糊、內容表述不清，容易造成費解和誤解。   3.教學檔案缺乏管理規范造成教學檔案的缺失。   教學檔案缺失是檔案資料缺失的最重要的方面。學校作為教學業務部門，教育教學質量始終都是第一位的。教育教學管理的過程也應該是學校檔案的核心內容。教學檔案是學校在組織教學及教學管理活動中直接形成的有保存價值的原始材料，這些原始材料經過收集、整理、立卷、編目、保存即形成檔案。   教學檔案包括國家和上級業務主管部門有關教育的條例、法規和文件，學校的各種教學計劃、學期授課計劃、教學工作總結、學生學籍、各班成績統計與試卷分析報告、教師業務檔案等材料。由此可見，教學檔案作為教學工作的信息庫，給學校領導決策、制定教學、教研規劃和管理制度提供了依據，為教育教學規律普遍性和特殊性的探討提供了翔實的材料，在教學管理中起到重要作用。然而在實際工作中，由于缺乏相應的規范和要求，許多教學材料往往散落在相關部門或個人手中，這些材料未經整理，難以做到類別齊全、內容翔實，符合檔案要求。   4.書面文件信息安排工作的作用沒有充分發揮。   使用正式文件形式是學校管理的重要形式，印發文件有規范的程序和文字表述要求，是比較規范的文本，便于執行和查詢。但是目前許多學校正式行文存檔資料以上級請示文件、上級活動匯報文件及獎懲文件為主，很少涉及校內各級各類管理制度設立及校內活動內容。成文文件除辦公室、會計室工作內容外幾乎很少涉及其他行政科室工作內容。這使得學校文書檔案記錄內容不夠完整，收錄方式雜亂，無法實現程序化系統管理。給未來查閱資料及借鑒以往工作經驗造成了不便。   二、檔案資料缺失的主要原因   檔案意識的高低、檔案管理員工作質量的優劣、材料處理的規范與否與檔案質量的高低有著直接和密切的關系。檔案資料缺失主要有以下幾個原因。   1.學校管理者對檔案不重視。   在學校管理中，檔案工作與教學質量沒有直接的對應，檔案工作對于學校教學質量及其他工作的重要影響和作用在短期內不容易看得出來，所以檔案工作的重要性往往被忽視。   有些管理者沒有把檔案管理作為一門科學去看待，對檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、調閱等程序沒有具體要求，檔案室只是作為檔案資料保存的倉庫，檔案管理就成了倉庫管理。在人員安排上，經常使用人員兼職，缺乏專人管理，工作比較被動。   2.學校行政和教學部門缺乏行政意識。   一是對常規工作的規律把握不夠。及時總結、歸納常規工作，會極大地提高工作效率。但很多管理者似乎不屑于做這些事。二是管理者和工作人員的文字能力不高，對文字工作認識不到位。只是把文件作為向上請示或對外交流的工具，而沒有發揮其制定政策、信息、指導工作、落實責任的作用。#p#分頁標題#e#   3.檔案管理程序不規范。   缺乏針對學校特點的檔案管理辦法，操作程序缺乏規范和統一。同時，也存在有制度沒有嚴格執行的情況。   三、發揮檔案工作效能的建議   推進檔案工作健康發展，將會有效地促進學校管理水平的提高。為此，需要從以下幾方面加以改進。   1.以重新定位檔案工作為契機，提高檔案管理水平。   增強領導者和檔案管理員的檔案意識，使他們明確檔案管理規范化對保證教學檔案質量的重要意義，充分重視和支持檔案建設工作。把提高檔案管理質量納入學校工作目標管理之中。在工作開展之初，就將檔案的要求貫穿其中，對檔案中過去相關事項的查詢、擬定活動辦法、活動后及時總結，并將材料完整地保存到檔案室。持之以恒，這些材料將是學校無比珍貴的財富，必將發揮出檔案對現實工作的指導意義。   2.以規范教學檔案為關鍵，豐富教學實踐經驗，提高學校教學管理效率。   教學檔案體現了學校管理的核心內容，內容多，涉及面廣，需要多個部門緊密合作才能完成。其一，要確定歸入教學檔案的材料內容，比如教研組、年級組、教師教學學期計劃、期末總結，教學活動安排，學校組織的各類考試試卷、學生評教結果，教學研討會材料，班主任工作研討會材料，等等；其二，要確定收集教學檔案資料的方式，每個部門確定一名兼職檔案員負責平時材料的收集，定期整理；其三，制定管理教學檔案材料的辦法，規范收集整理程序，提煉歸納總結教學的相關數據和基本經驗教訓；其四，建立教師業務檔案，完善教師業務考評制度。教師工作具有相對獨立性，評價難，只有建立詳細的教師業務檔案，才能夠客觀評價教師工作，指導教師的業務開展。業務檔案的內容包括教師的基本情況、各學期的工作崗位、職責范圍、學期評教結果、任教班級考試成績、獎懲材料、個人計劃總結、學校評價、考核結果等。   3.以提高辦文質量為抓手，發揮文字處理在管理中的作用。   引導教學和行政管理部門充分使用公文形式處理各種管理工作。學校制發公文的目的在于通過行文有效的落實學校要求，實現學校意圖。公文也是最有效的檔案留存方式，它所記錄的內容將會成為一個單位制度化管理的依據、常規工作延續的參照和開拓性工作開展的經驗基石。為充分發揮公文在學校管理中的作用，一是擴大行文內容，將涉及全校性的工作內容都納入行文范圍。例如：年度高考工作安排、奧林匹克競賽辦法、教師年度考核、優質課比賽、師帶徒等活動、“體育文化藝術周”活動、“影響校園學生”評選、文藝匯演等活動的通知、程序及結果等。二是形成行文習慣，以制度形式規范各處室部門行文習慣，形成全校性重要事件必須行文的良好習慣。對相關行政人員進行規范化行文培訓，并將日常工作行文日常化。三是規范行文程序。   4.加強檔案管理，規范檔案工作程序。檔案人員要注意提高自己的綜合業務工作水平，熟悉、掌握檔案建設的規范和基本要求，把好材料處理的質量關。同時，要積極研究檔案，挖掘學校各方面的信息，為學校管理層提供相關數據，為領導決策服務。   5.開展檔案專題培訓，提高檔案管理者和行政教學管理人員的檔案意識。   通過專業培訓，一方面了解檔案形成過程、整理辦法等業務知識，另一方面增強檔案意識，提高整理檔案的水平和利用檔案的能力。   6.充分發揮計算機輔助管理的作用，提高檔案管理效益。   根據學校實際情況，選擇適用于計算機檔案管理系統軟件，實現規范化科學化管理，保證檔案質量，實現紙質材料和電子文本同時存檔。檔案管理不是一蹴而就的，而是一個不斷發展、不斷完善的過程。   因此，檔案的規范管理過程也是學校各項工作的規范管理過程，兩者是相互促進、相互影響的。   充分利用本單位以往經驗，有效發揮檔案工作效能，規避工作風險，關系到對檔案工作在學校管理中的地位和作用的深刻認識，關系到學校的質量提高和科學發展。只有提高檔案意識，規范檔案管理，挖掘檔案資源，研究檔案信息，才能進一步發揮檔案工作在學校管理中的重要作用。