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摘要：信息技術的突飛猛進，不斷促進社會飛速發展，傳統的紙質檔案管理模式已經不能完全滿足社會需求，創新檔案的管理方式成為當務之急。城建檔案作為城市的記憶，記錄著城市建設的日新月異，應緊跟時代步伐，擺脫傳統模式的束縛，充分利用信息技術和多媒體技術，推進數字化建設，打造城市建設信息數字資源庫，城建檔案數字化成為解決問題的關鍵?；诖?，本文從城建檔案數字化的意義、現狀、問題和對策等方面，對城建檔案數字化工作提出建議，以期為城建檔案更好地實現數字化發展提供參考。
關鍵詞：城建檔案；掃描；數字化；建議
1城建檔案數字化工作的意義和現狀
隨著信息處理技術的不斷發展以及計算機應用的日益深入和普及，政府機關和企事業單位信息化進程也不斷加快。作為信息化前沿的檔案部門，已經面臨著信息爆炸和技術變革帶來的強大壓力，如何變被動為主動，適應社會發展的潮流已經成為檔案部門亟須解決的問題。隨著時間的推移，檔案工作者已經越來越深刻地認識到，利用新理念、新技術、新方法來管理檔案的重要性，正在努力通過檔案信息化融入整個社會信息化的進程，逐步改變傳統的檔案管理模式并向檔案的全電子化、多用戶超遠程、綜合性全方位集中式的現代管理模式發展，通過最先進的技術手段使檔案的價值得到最充分的體現，不斷提升檔案部門的社會地位和價值。近幾年,住房城鄉建設部先后頒布了《城市建設分類大綱》《城市建設檔案案卷質量規定》《城建檔案主題詞表》《城市建設檔案館目標管理考評辦法》《城市建設檔案管理規定》《城市管線工程檔案管理辦法》《建設工程文件歸檔整理規范》《城市建設檔案著錄規范》等相關規章制度。這些規章制度的頒布對推進城建檔案工作規范化、科學化和信息化起到了重要作用。住房城鄉建設部同時提出，城建檔案備份、應急預案等工作也應同步積極開展。提高應對、處置自然災害和突發公共事件的能力和水平，確保城建檔案的安全和應急利用。這些都體現了中央對強化城建檔案管理工作的決心。檔案數字化進程的發展、數字城建檔案館的建設已成為各地城建檔案館的工作重心。相對于傳統檔案管理而言，其具有信息存儲量大、工作效率較高、節省貯藏空間、節約查詢時間等特點。在現代社會，隨著社會信息化進程的加快，城建檔案數字化建設成為一項非常緊迫和必要的工作，而城建檔案作為城市規劃、建設管理的信息資源，其重要性也正日益凸顯。 面對網絡信息時代城市建設迫切需要遠程、公開、快捷的城建檔案信息，面對館藏日益增多的實體案卷，傳統的城建檔案管理方式已難以適應新趨勢。以往采用柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用大量庫房空間，管理成本相對較高，而且紙張易發黃、損壞。同時，城建檔案分類信息復雜，手工查詢效率較低。又因紙質檔案量大，查閱耗時、費力。傳統城建檔案的種種局限給城建檔案管理提出了更高的要求，日新月異的信息技術也給城建檔案工作帶來了新的研究方向。城建檔案管理近些年面臨著—次大的革新，即檔案的數字化建設。目前，醴陵市城建檔案館接收入館的檔案資料以紙質、照片、聲像等多種載體形式存在，尤以紙質檔案居多。隨著城市建設的發展，每年收集、整理歸檔的檔案數量日益增多，使檔案庫房存儲空間日益緊缺，也給查檔、調檔工作的時效性帶來了一定難度。因此，通過采用信息化手段，將各種紙質、照片、聲像、膠片等傳統介質的城建檔案信息轉換為數字化檔案信息，通過專業的軟硬件設備搭建集快速檢索、瀏覽、借閱、打印、統計等功能為一體的數字化城建檔案館，成為解決這些問題的最佳途徑。城建檔案數字化是時代發展的必然趨勢，也是實現城建檔案工作可持續發展的客觀要求。城建檔案數字化建設，有助于組建國家級聯合數字城建檔案館，可有效地保護檔案原件，使檔案資料在發生天災人禍時不會遭到毀滅性的破壞和丟失。一方面，城建檔案數字化建設可以改善檔案的利用方式，一份檔案文件可以同時提供給不同使用者，使異地查檔利用成為可能，檔案查閱者可以隨時查看自己需要的檔案文件。另一方面，城建檔案數字化建設可以充分展示我市城市建設市容市貌，是傳統城建檔案館走向數字城建檔案館的必由之路。
2城建檔案數字化工作中遇到的問題
2.1缺乏資金是開展城建檔案數字化工作的首要瓶頸
財政每年用于城建檔案數字化建設的撥款均不多。檔案數字化，必須具備一定數量的計算機及其輔助設備或采取集中外包服務的方式進行。這些設備的添置以及項目整體外包往往耗資比較大，因此，資金緊缺成為展開檔案數字化建設工作的首要瓶頸。
2.2公眾的城建檔案法律意識較薄弱，普法工作還需要進一步加強
由于城建檔案的社會價值和經濟價值兌現時間比較長，往往需要十幾年甚至幾十年的時間，這制約了城建檔案數字化的發展。公眾對城建檔案的地位、作用了解不多，相關城建檔案法律意識還比較薄弱，違法行為時有發生。雖然經歷了多年的普法工作，不建檔的違法行為依然普遍存在。城建檔案是城市發展歷程的真實記錄，是城市發展的軌跡，一旦留下空白，往后就難以彌補。
2.3相關專業人員整體水平有待進一步提高
檔案管理專業人員的信息化水平影響著城建檔案數字化建設的進程。城建檔案數字化是一個多專業、跨學科、涉及面廣的復雜工程，迫切需要一支既具有檔案專業知識，又掌握信息技術的復合型人才隊伍。數字化建設不僅要配備必要的計算機設備，而且還需要配備既精通檔案業務，又掌握計算機信息技術的復合型人才，才能適應檔案數字化建設發展的要求。
2.4管理機制不健全，抗風險能力較弱
近年來，盡管檔案備份工作逐步深入，但是，在實踐工作中也反映出一些問題，如異地備份作為制度化要求缺乏相應的法律支撐，檔案權屬和安全管理機制存在管理主體不明確、法律責任不清晰的問題；檔案備份工作在保管保密、資金投入、技術維護、開發利用等方面，沒有形成一套行之有效的運行管理機制。
2.5城建檔案數字化前端工作有待加強
目前主要存在檔案資料不齊全、不準確、質量不高，裝訂不規范、紙張不達標、頁碼編寫前后不一，裝訂中發生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。目前，城建檔案中多數工程檔案是由施工單位進行編制，對于竣工檔案的編制，大多是臨時指派未經過專業培訓的人員來做的，使得檔案材料整理不規范，最終進館檔案質量不高。在檔案數字化過程中還需要對這些檔案進行重新整理加工。
3做好城建檔案數字化工作的幾點思考
目前，5G信息網絡技術正廣泛應用于社會各領域，這給城建檔案工作上水平、上層次提供了機會。當前，應抓住有利時機，以城建檔案數字化建設為導向,以利用為目的，充分利用信息技術軟硬件功能，最大限度發揮現有人力資源和數字化設備的能力，更好地發揮城建檔案信息資源的作用。
3.1把城建檔案數字化納入重要議事日程
把城建檔案數字化工作與城市規劃建設業務同步規劃、同步發展，加大城建檔案數字化建設的力度，爭取最大程度資金的財政支持。大力宣傳城建檔案工作，使各部門充分認識城建檔案的重要性。
3.2搞好城建檔案的接收歸檔工作
大力開展城建檔案的收集、接收和征集工作，豐富并優化館藏，拓展城建檔案門類，改善城建檔案館藏結構。加大城市基礎設施檔案、重點工程檔案、城市地下管線工程檔案、建設系統各專業管理部門業務管理和業務技術檔案的收集力度，提高數字檔案的比重。
3.3加強城建檔案數字化人才隊伍建設
吸收選拔熱愛城建檔案事業并且在信息技術領域能熟練操作計算機，掌握網絡信息知識，靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的復合型人才，擴充到城建檔案人才隊伍中。同時，加強對既有城建檔案在職人員的培訓。
3.4搭建信息交流平臺
通過建立信息交流平臺，實時發布各項檔案工作要求，確保相關業務人員之間能夠保持及時溝通。定期發布檔案的收集范圍、質量要求等規范，指導相關人員要對應歸檔檔案進行情報收集。及時確認歸檔信息。一旦發現有未移交或有不符合要求的情況，及時標注并催交或改進，協助完成城建檔案數字化工作的前期監管。對歸檔信息及時審核，只有審查合格后才批準檔案進館。實現城建檔案的身份認證與軌跡追蹤，明確責任，強化檔案人員崗位責任制與經濟責任制的考核，優化城建檔案數字化建設前端工作。
3.5不斷增強城建檔案數字化管理的技術含量
城建檔案數字化的建設過程重在管理，貴在控制。進行城建檔案數字化，任何一個錯誤，都會給電子檔案的管理和使用帶來麻煩或隱患。在內部網絡環境下的流水作業，各道流程工作量的對等與匹配同樣重要，上—道流程—定要為下一道流程負責，各道流程工作量的對等與匹配同樣重要。實現全程管理、適時控制，才能達到強化數字化城建檔案質量保證體系的目的?？傊墙n案管理數字化建設是一項長期系統工程，既需要從理論上持續探討，又需要在實踐中不斷探索，理論與實踐相結合雙促進。必須先從整體上著眼，從大局上把握，在具體的實踐工作中，分步實施，突出重點，講求實效，持續發展，從而為建立一套完備的數字化城建檔案管理體系奠定堅實的基礎。加強城建檔案數字化的建設工作，將直接關系到維護城市的歷史真實面貌，直接影響服務能力和水平，直接影響進館檔案的質量。要適應新時期城建檔案工作發展需要，積極做好城建檔案信息開發利用工作，提高城建檔案利用率，更好地為政府服務，為中心工作服務，為人民服務，為經濟發展和構建和諧社會服務。
作者:鄒莉 單位:湖南省醴陵市住房和城鄉建設局
