數字檔案管理范例

隨著國家經濟與社會不斷的進步與發展，也隨著網絡技術的崛起，高等教育事業也在不斷的努力發展中，然而，高校檔案的數字化管理也遇到了瓶頸期，我們需要在大數據環境下，做好企業與高校檔案管理的工作，通過大數據管理模式的優勢，不僅提高了檔案管理人員的主動與積極性，還提升了檔案管理工作的效率，使檔案管理工作也上了一個新的臺階。

1什么是數字化檔案管理

數字檔案室的含義是指把電子檔案作為一個對象，使用電子信息化技術設備方法，基于網絡化來滿足檔案信息的收集與整理、管理、保存、信息資源共享利用的檔案管理方法。

2高校建設數字檔案的意義與好處

（1）如今是電子信息化時代，數字檔案信息的建立的作用讓學校內檔案信息資源實現共享，提高了各部門管理的規范和流程化，數字化檔案的管理，有效的利用了信息化技術管理，丟掉了傳統數字化檔案管理模式，計算機信息化檔案信息管理，給學校帶提供了很多的方便，先進的科技化網絡技術以及科技信息資源的共享，給用戶提供了優質的服務質量，實現有效資源信息之間的共同分享。（2）首先，數字化管理檔案，不僅提高了高校檔案的管理效率和利用率，還進一步節省了檔案的儲存時間和空間，并且使檔案資料的保存時間更長，保證了檔案資料的丟失和破壞。數字化檔案管理最大的作用就是節省了工作精力和工作時間，電子檔案數字化管理，可以將文字、聲音、圖片的內容一起保存下來，多種信息媒體的傳輸與保存，提高了檔案的閱讀、觀看效率、還讓檔案內容變得更加的豐富了。

3民辦高校數字化檔案管理存在的問題

（1）隨著辦公自動化的不斷發展，很多高校和企業已經實現了計算機自動化工作，所有的資源與信息都在網絡中進行溝通與交流，只要簡單使用一下鼠標和鍵盤就能獲取到自己需要的信息，把自己獲取的信息進行電子存檔，這樣的存檔方式提高了工作效率，簡化了很多工作程序，但是，一旦電腦出現硬件和軟件問題，存入電腦中的檔案信息很有可能會永遠的丟失，因此，電腦的故障，會導致電子檔案的破壞與丟失。其次，重復保存信息資源，這樣不利于節約成本問題。嚴重浪費了人員勞動力、資金財產。數字化檔案管理沒有意識到它的重要性，并且還停留在傳統的數字化檔案管理模式當中，數字化檔案建設太注重于形式化，而且沒有規范數字化檔案流程，由于民辦高校缺乏資源、資金、設施設備、人員技術等問題，阻礙了建設數字化檔案管理工作的進步與發展工作。（2）電子檔案原文件的真實性與保密問題。電子計算機技術在信息管理保存的時候，很容易丟失與刪減，而且刪減后不會留下一丁點痕跡，并且就算有人刪減并修改了自己的電子存檔，自己也不知道和確定是否丟失了原文件。其次，計算機保存的電子檔案文檔，原文件作者無法簽名，看不到自己的字跡，由此，很難判定電子檔案原文件的真實情況，現在電子文件傳輸都是通過電子計算機直接進行傳輸，一個電子文件可以傳送到多個電腦上，這對于電子文件的保密性與安全性，帶來了很大的風險問題。

摘要：隨著現代科技信息技術的不斷快速發展，供電企業在檔案管理工作上逐步實現了數字化，落實好供電企業數字檔案管理有利于提高企業競爭力，對企業的綜合建設起到良好的推動作用。本文簡單闡述了當前供電企業在數字檔案管理工作中存在的問題，并提出了加強和改進供電企業數字檔案管理的具體策略。

關鍵詞：供電企業；數字檔案；檔案管理

供電企業日常的生產決策與運行管理都離不開檔案管理工作，為了更好地適應企業自動化與智能化的生產管理模式，就需要檔案管理工作朝著數字信息化的方向發展，做好供電企業的數字檔案管理工作是企業實現社會效益與經濟效益相統一的重要途徑，因此要認清當前數字檔案管理中存在的問題并采取相應措施加以改善。

一、供電企業數字檔案管理中存在的問題

（一）供電企業對數字檔案管理的重視程度不高

在供電企業實施數字檔案管理的實際工作中，仍然存在一些問題阻礙著數字檔案管理的有效落實，其中供電企業對數字檔案管理工作的重視程度不高是最重要的一項問題。在日常的管理工作中一些管理人員對數字檔案管理的相關知識和操作技能掌握的并不熟練，無法良好的執行電子檔案管理的相關工作。此外供電企業沒有對數字檔案管理的工作進行一個良好的規劃和部署，由于數字技術的類型較多，如果沒有對檔案管理做出一個合理的規劃，那么在技術的實施過程中就會造成阻礙。

（二）供電企業數字檔案管理制度不健全

1關于數字檔案館的前世今生

檔案館原本的儲存方式是用利用紙質文件進行資料檔案的儲存和管理，但是在數字化發展極為迅猛的今天數字檔案館已成了社會發展的要求，同時也是檔案館發展的新方向。所謂數字檔案館簡單來說就是將信息的儲存還有查詢等用數字化的方式實現，同時和紙質檔案一樣，數字檔案館也一樣具備有查詢和檢索等功能，并且相比較于傳統的檔案館這些功能顯得更加的方便和快捷。此外，數字檔案館的主要依托是計算機技術還有多媒體技術的不斷發展進步。計算機技術的不斷發展使得超大型檔案存儲成為可能，此外在網絡技術的幫助之下檔案館的數據資料的支持可以跨越距離的限制和時間的約束。在需要的時候人們甚至可以實現隨時隨地的資料查詢和數據整理。所以說總體來說數字檔案館就是一個網絡化、虛擬化的檔案館，但是相比較傳統的檔案館來說，數字檔案館的存儲量更大、查詢起來更加方便還有管理起來也更加的安全。雖然數字檔案館的建設以及后期成果比較理想，但是在現階段數字檔案館的建設仍然還存在有一些問題。第一就是數字檔案館的建設需要相應的軟件設置和硬件設置的到位。數字檔案館和傳統檔案館的建設的一個很大的不同就是數字檔案館的建設工作需要高素質的技術人才作為建設基礎，數字檔案館的數據庫建設和后期維護管理都需要專業的高素質人才。第二，數字檔案館的數字系統需要具備有信息處理、儲存還有管理等一系列功能，這需要相應的網絡建設和系統建設，同時對于資源的整合利用還有目錄數據收集處理都有比較高的要求。第三就是數字檔案館的建設需要不斷的引進最新的技術，數字檔案館需要保證檔案數據的安全性，因此對于其保護系統需要定期升級維護。而且數字檔案館的管理手段也需要緊跟時代進步進行不斷的進步與改革。要不斷提高其自主獨立性。此外不僅僅是這些當面的建設，數字檔案館建設的相對應的保障措施也需要及時、準確的對檔案館建設提供幫助，確保檔案館的安全與正常運轉。

2數字檔案館的建設會產生的影響

2.1促進現行檔案管理體質重點的改變

傳統的檔案管理制度的重點放在保護檔案的安全不受損害，檔案的安全性處于標準要求之中。并且傳統檔案館在對于檔案整體的保護工作上還是比較有優勢的。但是這樣的檔案管理方式對于檔案本身的價值是一種削減。在這樣的檔案管理方式之中雖然其安全性可以得到有效的保證但是其利用價值卻沒有得到體現。而在數字檔案館的幫助之下檔案數據的安全性不僅能夠得到保證而且檔案的價值會得到更好的體現。而且數字檔案館本身的技術先進性對于檔案的使用方式也可以產生積極的效果，使得檔案的使用更加的凸顯靈活性和多樣性。

2.2沖擊現有的管理體系

數字檔案館的建設對于現行的管理體系會產生比較大的沖擊。傳統的管理體系對于檔案管理工作的進步會產生消極的作用。數字檔案館的建設沖擊的原有的管理體系，讓檔案館真正變成為人民服務的存在。此外數字檔案館中各部門之間的交流以及和外部部門之間的交流會變得更加的方便。

摘要：在“互聯網+”背景下，新型信息技術的涌現為區域檔案管理帶來了新的機遇。本文以區域數字檔案信息資源管理基本方式為切入點，介紹了“互聯網+”背景下數字檔案信息資源的運行風險，闡述了“互聯網+”背景下數字檔案信息資源安全保障體系的運行意義，并對“互聯網+”背景下數字檔案信息安全保障體系的構建進行了分析。

關鍵詞：“互聯網+”；數字檔案信息資源安全保障體系

數字檔案信息安全是數字檔案管理工作的基本要求，其直接影響了數字檔案信息資源的儲存利用及檔案事業的進展。但是，在自由開放的互聯網背景下，數字檔案信息面臨著極大的威脅，一旦數字檔案保存不當，則會導致整體數字檔案消失殆盡。因此，數字檔案信息安全保障體系的建立就成為現階段檔案管理工作者面臨的重要課題。

一、“互聯網+”背景下數字檔案信息管理的基本方式

“互聯網+”背景下數字檔案信息管理基本方式主要有實體檔案與電子檔案有機整合、文字處理與檔案管理一體化建設兩種方式。其中實體檔案與電子檔案有機整合，需要在檔案信息原生態完整的基礎上，從檔案內容、檔案管理標準、檔案管理機制等方面進行局域加工，并分類儲存；而文字處理與檔案管理一體化建設則需要從文檔前端控制入手，進行各種文檔信息的收集，以便保證電子檔案的完整性。

二、“互聯網+”背景下數字檔案的信息風險

（一）數字檔案法律維護機制缺失

摘要：推進數字檔案建設是網絡環境下機關檔案管理的必然要求，但同時也面臨著新的安全風險。文章分析了網絡環境下機關數字檔案安全管理的重要性，闡述了機關數字檔案安全管理內容，并提出了機關數字檔案安全管理具體策略與路徑。

關鍵詞：網絡環境;機關檔案管理;數字檔案;安全管理;大數據技術

在網絡環境下，現代信息技術的快速發展和廣泛應用對機關檔案管理產生重要影響，特別是機關數字檔案安全管理，更是面臨著巨大挑戰[1]。因此，要對網絡環境下的機關數字檔案安全風險進行系統研究，根據機關數字檔案安全風險特點與問題，制定和實施有針對性的解決措施。機關檔案數字化帶來新的問題，涉及新的載體安全、內容安全、過程安全等諸多問題，是機關檔案管理傳統模式所不曾遇到的，必須以新的思想、技術、方法與路徑，對機關數字檔案管理系統開展安全管理[2]。特別是在網絡環境下，數字檔案存儲和查詢利用時空分離，更要對機關數字檔案的安全性進行實時動態管理，避免機關數字檔案在查詢利用各個環節中受到外在侵害。加強機關數字檔案安全管理，可以有效保障機關檔案信息的安全。

一、網絡環境下的機關數字檔案安全管理內容

網絡環境下的機關數字檔案安全管理，內容涵蓋了數字檔案管理各個環節，主要包含了機關數字檔案基礎設施和運行環境安全管理、機關數字檔案數據安全管理、機關數字檔案的網絡安全管理、機關數字檔案應用安全管理、機關數字檔案系統安全管理、機關數字檔案的人員安全管理、機關數字檔案的授權和審計安全管理等方面內容[3]。

1.機關數字檔案的基礎設施和運行環境安全管理。機關檔案數字化建設，需要投入大量資金，購置專門檔案管理設備和專業檔案管理系統。由于資金投入的限制，一定程度上導致機關數字檔案主機系統安全等級較低問題，供電條件、防火防盜、溫度和濕度等必備條件難以保障，甚至把機關數字檔案簡單地存儲在一臺未加密、未備份的普通電腦中，給機關數字檔案帶來很大的安全隱患。

2. 機關數字檔案的數據安全管理。載體與介質安全、檔案數據訪問安全、檔案數據完整性和可用性、檔案數據存儲備份等，都是機關數字檔案的數據安全管理主要內容[4]。在機關數字檔案的數據安全管理中，介質損壞、電腦病毒、硬盤損壞等，都可能導致機關數字檔案資源被破壞或者被非法使用、被惡意篡改等。數據是機關數字檔案的核心，機關檔案數據一旦發生上述問題，將給機關數字檔案帶來無法估量的損失。

摘要：為確保檔案管理工作能夠完美服務于企業的發展，本文在分析當前檔案管理模式及形式的基礎上，提出了將知識管理與數字檔案館相結合的管理方式，為實現企業檔案管理的數字化、網絡化企業的高速發展提供動力。

關鍵詞：知識管理；檔案管理；知識經濟；核心競爭力

當前，全球經濟正處于高速發展的年代，且21世紀已經進入了知識經濟時代。在新形勢下，企業的發展面臨由經濟環境和組織所帶來全新的挑戰。一個企業能夠穩定、高速的發展在一定程度上取決于該企業的知識儲備量及質量，高質量的知識是為企業提高競爭力的主要手段。故，加強對企業的知識管理，包括對企業內部知識的獲取、存儲、學習、共享及創新，提高企業內部員工的生產能力，提升企業整體的競爭能力。此外，企業的發展除了自身知識的儲備外，還與其所掌握的信息息息相關。在市場競爭中，企業可以根據其所掌握的信息資源對市場進行預測，并根據自身發展現狀及規劃做出相應的決定，使其符合企業的發展要求，最終達到提升其競爭力的目的。

一、加強知識理念，創建知識共享的企業文化，提倡組織學習

1.全面收集知識

所謂收集知識指的是知識獲取的途徑。當前獲取知識的途徑包括有從企業內部和企業外部獲取。從企業內部獲取的知識包括有：與本企業相關的技術、制度等生產知識；從企業外部獲取的知識包括：相關行業的市場信息及相關行業的企業動態。因此，獲取知識的途徑除了企業內部自身研發外，還可以采用聯盟、并購等手段從企業外部獲取知識。一般的，從企業內部所獲取的知識屬于非顯性知識，該類知識的特點為不宜被人分享與交流。企業內部知識的高度個人化使得其轉移困難，高度個性化使得不易被掌握等特點。因此，企業內部為加強隱性知識的交流與分享，應通過技術、經驗交流以及人際交往等形式交流學習。

2.構建創新型企業文化

摘要：

隨著科學技術的發展，現代信息技術也在不斷進步，現如今對信息的管理方式已經不同于傳統的方式方法。傳統的信息管理方案耗費時間較長，整理工序復雜，對后期的查閱也帶來不便。數字檔案信息管理模式的引入，是信息的管理高效化、科技化、網絡化，已經被廣泛應用，成為信息資源管理的重要手段。數字檔案信息的安全性對保護信息的有效性有著極其重要的作用，是推廣數字檔案技術過程中應該重視且想辦法解決的問題。本研究分析了影響數字檔案管理安全性的因素，并提出有效的方案改進解決安全性問題，保證信息不丟失，是數字檔案管理能夠安全的投入使用。

關鍵詞：

數字檔案管理；信息安全；防護與對策

數字檔案對國家信息資源意義重大，在整個數據信息工作中占據核心地位，其信息能否得到有效的儲存和良好的保護，對檔案事業能否長遠發展有著重要的影響。數字檔案管理從根本上改變了傳統的管理方式，是信息的管理變得自動化、網絡化、科技化，然而信息管理的及時性和共享性為檔案館的管理服務帶來極大便利的同時，也帶來了信息方面的安全隱患，這為檔案信息的管理帶來了威脅。因此，采用有效的措施保護數字檔案的安全性和有效性，充分發揮數字檔案為信息管理帶來的便利，提高信息管理的價值，更好的為社會各項事業提供服務。

1對數字檔案管理的概述及影響安全性的主要因素

1.1數字檔案管理的內涵及特點。

按照《國土資源信息化“十二五”規劃》，全國范圍內，國土規劃數字檔案館已基本建成。然而，調查發現，這些檔案館大多限于國土規劃系統內部使用，數字檔案館功能尚未完全發揮。因此，如何認識國土規劃數字檔案館的性質，將其建設成一個開放的國土規劃數字檔案館生態系統，真正實現國土規劃數字檔案館的功能，是一個值得研究的問題。

一、形成及其相對封閉性

國土規劃數字檔案館管理對象是國土檔案，即國土資源部門在日常工作活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、照片、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄①。由于檔案類型多樣，形態差異大，質地多樣，管理國土檔案存在一定的困難。20世紀90年代，在國家信息化策略推動下，國土規劃部門開始檔案數字化工作，建立數字檔案目錄，使用計算機進行檢索利用等。進入21世紀初，目錄數據庫已經完成，全文數據庫不斷增多，形成了大量的國土檔案，相關管理部門開始建設國土檔案管理系統，并不斷進行改造、升級，形成了比較成熟的國土檔案信息管理系統。近10年來，尤其是在《國土資源信息化“十二五”規劃》的引導下，數字檔案館基本建成。如武漢市國土規劃數字檔案管理系統、山東省濟寧市國土一張圖檔案管理系統、安徽省安慶市可視化城建檔案管理系統等結合自身工作職能，稱謂“不同的數字檔案館”。目前，全國范圍內，國土規劃數字管理系統不僅能夠滿足特定區域內國土資源系統檔案管理的實際需求，而且能夠滿足T級檔案信息數據的可靠存儲和快速檢索，對土地、地質礦產、測繪、綜合文書、聲像等各大類檔案數據進行統一集中管理，實現了國土檔案數、圖、文“一體化管理”。②近年來，國土檔案管理系統通過與GIS技術的結合，形成了“空間庫、目錄庫、圖文庫”三庫合一的數字檔案館管理模式，不僅將電子公文流程形成的電子檔案、檔案數字化后形成的檔案進行統一管理，而且具有統一的檔案管理平臺和檔案利用平臺，實現了檔案利用的電子化、平臺化，初步建成了國土規劃數字檔案館。這種數字檔案館，通過與規劃部門、土地管理部門、測繪部門等的結合，形成了一個開放的數字檔案館生態系統。應該說，從國土檔案到國土檔案信息管理系統，再到國土規劃數字檔案館生態化，是計算機技術、通信技術、GIS等現代信息技術發展的必然趨勢，也是國土規劃管理部門不斷創新的結果。然而，目前看來，國土規劃數字檔案館生態系統是一個相對封閉的系統，主要體現在：以管理為主，利用為輔；以系統內部使用為主，公共使用為輔；以土地規劃為主，與其他部門的結合有限；以區域內利用為主，全國范圍內的整體使用尚未形成。也就是說，數字檔案館的功能集中在工作人員對檔案信息資源的管理，主要是單位內部國土規劃部門使用，面向社會公眾、面向其他管理機構、面向全國銜接的統一平臺尚未建立，導致了國土資源規劃數字檔案館檔案信息的“管理”與“利用”和“輸出”與“輸入”存在著不平衡現象。這種現象的產生，一是因為數字檔案館建設的時間不長，其功能的完善需要時間；二是因為從已有的檔案管理系統開發成數字檔案館是一個質的飛躍，這在不少單位并沒有清晰的概念。因此，需要充分認識國土規劃數字檔案館生態系統的開放性，促進其快速成熟。數字檔案館生態系統是“數字檔案館空間范圍內的人與其生存的環境相互作用而形成的統一復合體”，“是用生態系統的概念、理論和方法研究數字檔案館的結構、功能和管理運作”③。據此，國土規劃數字檔案館生態系統是一個由人、國土數字檔案信息資源、地域環境等要素組成的完整統一體。國土規劃數字檔案館作為一個有機的生命體，不僅涉及該生態系統的形態結構，而且存在結構要素及其相互之間的關聯，以及工作人員與數字檔案館生存環境之間的相互協調，從而實現數字檔案館檔案信息的“管理”與“利用”和“輸出”與“輸入”之間的平衡。

二、開放性是基本體現

檔案館在社會中是一個獨立存在的個體，是社會的一個組成部門，它存在于社會之中，受社會的制約，同時也對社會產生作用，具有社會服務性。檔案館不同于檔案室，它保管檔案的目的不是為某一單位、某一系統小范圍服務，而是為社會各項工作提供服務。它的服務范圍大而廣，面向社會各個方面，遍及機關、團體、企事業單位和公民個人，④這是自19世紀40年代至今檔案開放的基本結論。數字檔案館的本質是檔案館。數字檔案館是利用各種信息技術手段將原有的館藏檔案數字化，并收集、采集、捕獲有價值的數字檔案信息資源，通過網絡技術建立分布式、跨地域的有序的檔案信息資源管理系統；該系統以數字檔案信息資源為基礎，以信息技術、網絡技術、數字技術、多媒體技術等為平臺，以用戶需求為根本，提供各種信息服務。⑤國家檔案局的《數字檔案館建設指南》⑥指出，數字檔案館的四項基本業務功能“收集、管理、保存、利用”，一旦缺乏廣泛的、本機構以外的“利用”環節，便不能稱為數字檔案館。基于這種認識，國土規劃數字檔案館理應是服務社會大眾的檔案館，是大眾利用國土資源信息的開放性的窗口。

1.是自然生態系統基本法則

任何一個自然生態系統都是開放的，有輸入和輸出，而輸入的變化總會引起輸出的變化。雖然輸出并不是立即變化，有時會延遲，但是決不會趕在輸入之前。輸出是輸入的結果，輸入是原因和源頭，兩者呈現一種動態的平衡。⑦信息生態系統中，信息的生產者、傳遞者、分解者、消費者與外界環境之間的信息交換，構成了一個信息生態循環。⑧數字檔案館生態系統作為人與其生存環境相互作用而形成的統一復合體，與外界環境有著不斷的交流，其自身處于不斷輸入和輸出的循環往復之中，通過信息傳遞和價值轉化不斷地與外界進行交流，包括機構、人員之間的相互交流與合作，這是自然生態系統的基本法則。