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摘要：為確保檔案管理工作能夠完美服務于企業的發展，本文在分析當前檔案管理模式及形式的基礎上，提出了將知識管理與數字檔案館相結合的管理方式，為實現企業檔案管理的數字化、網絡化企業的高速發展提供動力。
關鍵詞：知識管理；檔案管理；知識經濟；核心競爭力
當前，全球經濟正處于高速發展的年代，且21世紀已經進入了知識經濟時代。在新形勢下，企業的發展面臨由經濟環境和組織所帶來全新的挑戰。一個企業能夠穩定、高速的發展在一定程度上取決于該企業的知識儲備量及質量，高質量的知識是為企業提高競爭力的主要手段。故，加強對企業的知識管理，包括對企業內部知識的獲取、存儲、學習、共享及創新，提高企業內部員工的生產能力，提升企業整體的競爭能力。此外，企業的發展除了自身知識的儲備外，還與其所掌握的信息息息相關。在市場競爭中，企業可以根據其所掌握的信息資源對市場進行預測，并根據自身發展現狀及規劃做出相應的決定，使其符合企業的發展要求，最終達到提升其競爭力的目的。
一、加強知識理念，創建知識共享的企業文化，提倡組織學習
1.全面收集知識
所謂收集知識指的是知識獲取的途徑。當前獲取知識的途徑包括有從企業內部和企業外部獲取。從企業內部獲取的知識包括有：與本企業相關的技術、制度等生產知識；從企業外部獲取的知識包括：相關行業的市場信息及相關行業的企業動態。因此，獲取知識的途徑除了企業內部自身研發外，還可以采用聯盟、并購等手段從企業外部獲取知識。一般的，從企業內部所獲取的知識屬于非顯性知識，該類知識的特點為不宜被人分享與交流。企業內部知識的高度個人化使得其轉移困難，高度個性化使得不易被掌握等特點。因此，企業內部為加強隱性知識的交流與分享，應通過技術、經驗交流以及人際交往等形式交流學習。
2.構建創新型企業文化
知識的相互學習是企業內部相互溝通的實現，且為了保證知識的高質量傳播，企業領導應為企業提供一個相互平等的交流與分享的平臺，以提高知識管理的有效性和實用性。為實現上述目標，企業內部必須先形成一股自愿交流、學習、討論的氛圍和文化，該文化氛圍能夠促使企業內部員工積極、自愿的進行交流與分享知識。該文化氛圍除了依靠員工的自覺實現外，還需企業建立相應的考核獎勵制度，加強對新知識產生的鼓勵，全面提升企業分享、交流知識的積極性。
二、提高企業檔案者素質，隱性知識到顯性知識的轉化
1.企業檔案知識管理者的塑造
企業檔案管理人員在企業知識管理體系中扮演著重要的角色。具體表現為：企業檔案管理人員能夠一手獲取知識內部的顯性知識；企業檔案管理人員還可以擁有獲取企業知識的獨特手段。簡單的說，企業的檔案管理是對該企業知識進行管理的第一步，包括對該企業技術、圖標、商標以及專利等資料的管理，可想而知企業檔案管理人員對企業發展的重要性和獨特性。因此，需加強對企業檔案管理人員的培訓，不斷提升其專業素質，為企業發展奠定基礎。
2.隱性知識到顯性知識的轉化
一般的,隱性知識所指的是企業員工在實際生產中所產生的靈感和所積累的經驗。其中，靈感是主體在外界事務的刺激下在某一瞬間所產生的想法，主要存在于主體的頭腦中，具有可不預知性。也就是說，靈感一般不易被分享與交流。經驗也分為顯性經驗和隱性經驗。其中，顯性經驗指的是企業員工在實際生產中所積累的操作經驗，可進行分享與交流。隱性經驗指的是在企業員工在實際生產中所積累的潛意識，不易分享與交流。對比隱性經驗與顯性經驗可知，隱性經驗具有是企業員工的個人財富，是對其多年工作的總結與升華，很難被分享與交流。為實現企業隱性知識到顯性知識的轉化，加強企業內部知識的交流與分享，企業必須在一定的文化氛圍下為員工知識交流與分享提供一個平臺。基于該平臺企業可以出版內部刊物、建立企業系統知識平臺。此外，企業員工基于該平臺積極主動學習，并積極參與各類交流學習。
三、建立知識管理體系
建立知識管理體系，主要任務包括基礎數據整理、系統建設和制度完善等三方面的工作：一是圍繞提高檔案資源的利用效率開展全面的數字化；二是開展信息系統建設；三是完善了管理制度流程。
1.信息資源數字化
知識管理的目標是實現知識的有效利用，作為知識載體的基礎數據是知識管理的對象，因此知識管理體系建設的核心是數據，電子化的數據是信息化條件下實現知識資源高效利用的前提。企業對以檔案為核心的知識管理相關數據進行梳理、分類，分別采用數字化加工、系統集成導入、業務過程收集等手段實現信息資源的數字化。
2.管理設計系統化建設
企業根據自身生產需要，經過需求分析，逐步實現在管理和生產活動中，建立先進的信息管理系統，從各個角度記錄保存單位的科研管理活動，通過系統集成自動把其中有價值的知識資料采集到知識管理系統中，可極大提高資源收集的效率。企業將OA系統、PDM（產品數據管理）、TDM（試驗數據管理）系統完成集成。
3.管理保障制度化
所有為知識管理體系配套的管理保障措施都要圍繞保障知識基礎資源能夠得到源源不斷的補充，補充的過程規范、清晰、職責明確、數據全面且受控。采取的措施包括：規范流程，明確職責，確保各類數據得到持續采集。開展針對產品研制數字化過程中產生的電子文件納入檔案管理體系的研究，針對數字化設計和制造過程中的三維模型的管理與信息化隊伍一道成立應用研究團隊，協同推進檔案管理信息化與企業工程信息化共同發展。
四、從檔案收藏中心到知識創新中心的建立
為提升企業內部知識管理的效果，應根據企業的實際狀況建立相應的知識管理體系，并將企業所屬的檔案管理中心升級為企業內部的知識創新中心，并建立與知識管理相關的數字檔案中心?；谥R管理的數字檔案館除了滿足傳統檔案管理的功能要求外，還需滿足以下要求：
1.信息管理功能
在傳統檔案館辦公自動化、檔案管理信息化的基礎上，進一步優化信息管理功能，使其能夠實現對檔案的接收、加工、存儲、檢索以及保護等功能。
2.知識管理功能
根據企業的實際情況，建立與企業相關的給類知識管理庫。該知識庫不僅包含檔案相關知識，還包含了與檔案相關的外部知識。除此之外，數字化檔案館為企業員工建立可檢索技術知識的平臺，建立相應的知識管理系統。
3.知識服務功能
基于知識管理的數字檔案館不同于基于信息管理的數字檔案館，其知識服務功能由傳統的檔案及檔案信息提供轉變為根據用戶的需求直接提供。知識服務功能從一定程度上優化的數字檔案館的功能，確保用戶能夠得到全面、個性化的知識服務，為知識的創新與共享提供了平臺。
4.人本管理功能
基于知識管理的數字檔案館需從人和技術兩個方面實現人本管理功能。具體表現：以技術為基礎，建立相應的知識管理系統；以人為基礎，加強企業內部以人文本的管理策略，使得每位檔案管理人員均能夠在其崗位上發揮其關鍵作用。
5.系統無縫鏈接化
在基于信息化的數字檔案館功能的基礎上，豐富其功能，以實現檔案管理的自動化功能。故，基于知識管理的檔案管理系統能夠實現與原系統的完美兼容，實現與原系統功能的無縫銜接，進而達到了相互協作的目的。此外，基于知識管理的數字檔案館并不是由基于信息化數字檔案館功能基礎簡單疊加而成的，需要在原有數字檔案館功能的基礎上對其所產生的信息進行處理，最終達到最檔案管理的自動化、流程化、便捷化以及智能化，使其能夠更好的為企業發展提供動力。
6.資源加工專深化
為確?；谥R管理的數字檔案館所具備的功能能夠服務于企業發展，因此需不斷強化對知識的處理力度。故，在實際生產中基于知識管理的數字檔案館將其工作重心放在對知識及檔案的深層次處理中，往往降低了其工作效率。故，需要檔案管理人員根據自己對知識及檔案的理解，對檔案及知識進行管理和加工，進而提升了信息的利用價值和利用效率。
7.搜索便捷化
為了確保企業員工能夠更快、更精確的搜索到與項目相關的知識和檔案，需要為基于知識管理的數字檔案館建立更便捷、細化的知識及檔案搜索引擎。該搜索引擎基于一定的知識搜索算法，實現對知識、檔案信息的全面搜索，并將搜索所得信息進行深層次分析，發現所搜索出的信息是否包括有相關隱含知識。因此，基于知識管理的數字管理系統能夠實現對檔案及信息的便捷化搜索，為提升檔案及知識的內在價值。
8.服務智能化
不斷提升基于知識管理的數字檔案館服務的智能化水平，其智能化水平主要體現在以下幾個方面：（1）數字檔案館能夠記錄用戶平時的搜索記錄，并分析用戶的搜索記錄為用戶推薦知識；（2）系統為用戶提供與搜索相關的管理工具，并為用戶提供先進的管理策略，使得用戶能夠快速的搜索到所需的知識及信息；（3）基于知識管理的數字檔案館為用戶提供智能化服務，根據用戶的個人情況，為用戶推送其可能感興趣的版塊和更加智能化的知識單元。
9.知識交流網絡化
基于知識管理的數字檔案館的知識交流是依靠網絡實現的。而且企業知識是在不斷交流和分享的基礎上才能加快其創新速度，故檔案管理系統能夠全面基于網絡實現對知識及檔案的充分交流與分享。因此，基于知識管理的數字檔案館在知識交流網絡化的基礎上，充分發揮數字檔案管理的優勢，使得企業的知識及檔案能夠盡快得到轉化與創新。綜上所述，適用于我國企業發展的檔案管理將遵循知識管理的制度，并在此基礎上有傳統信息化檔案管理發展為數字化檔案管理。因此，為了加快我國企業的飛速、穩定發展，應將知識管理理念應用于數字檔案館中，豐富檔案管理工作的功能與特征，將檔案管理從傳統的僅有的檔案管理功能發展為知識創新中心。
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作者:王力弘 單位:北京宇航系統工程研究所
