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高校是培養人才和科技發展的中堅力量，是知識創新和傳播的基地。高校檔案信息資源是高校在教學和科研工作、日常行政管理工作、黨群活動及其他各項活動中形成的原始記錄。在信息化社會，高校檔案信息資源不僅有傳統載體，還含有大量的數字檔案信息資源。隨著信息化的推進，數字檔案信息資源對高校運行和發展起著至關重要的作用。
一、高校數字檔案信息資源建設的意義
（一）為高校教學科研提供更高效的利用和服務
教學和科研是高校工作的中心任務，是高校最基本的職能活動。高校教學與科研檔案信息資源真實記錄了高校全體工作者在教學與科研活動中的辛勤勞動成果，具有豐富的信息量和較高的科學價值。豐富而客觀的數字檔案信息資源是服務高校教學和科研的可靠資料，而這些數字檔案信息資源只有得到合理的、有效的開發，進行系統建設，使其轉化為適應數字化校園的利用形式，才能夠真正服務于高校教學與科研工作，使之得到持續、健康、協調發展。
（二）為領導管理決策提供更科學的參考和依據
無論是一般性的高校行政管理活動，還是在領導和領導機關對某一重大問題做出決策時，都需要獲取大量信息作為基礎，這些信息通常既包括現實數據，又包括歷史數據。歷史信息來源于檔案，通過數字檔案信息資源建設，將隱藏在檔案實體中有價值的信息挖掘出來，為學校領導及有關部門提供詳實、系統的檔案信息，可以幫助其了解歷史、總結經驗、吸取教訓、預見未來，做出更加科學的決策。
（三）加速高校文化的積累、傳播與創新
高校檔案是在高校辦學過程中形成的最為真實和原始的材料，客觀反映和記載了高校成長的每一個腳印，是高校文化積累和傳承的重要載體。以適當的方式和手段開發高校數字檔案信息資源，有助于高校優秀文化的傳播，使高校文化在時間上得以延續、空間上得以擴展。例如，制作校史校情宣傳片是一個很好的數字檔案信息資源開發和利用的方式，它可以集中反映、展示高校創辦、發展的曲折歷程和自強不息的奮斗足跡，發揮檔案的教育功能。
（四）提升高校在社會上的影響力和美譽度
數字檔案信息資源相對于傳統載體檔案信息資源而言，更容易進行宣傳、利用和傳播。例如，將傳統載體的榮譽檔案、名人檔案、優秀教學科研成果檔案等運用現代化信息技術手段進行轉化和制作，形成生動形象的圖片或影像方式，進而對外公布，可以反映高校悠久的歷史文化傳統，弘揚高校教師獻身教育事業、教書育人的奉獻精神和大學生刻苦努力的奮斗精神，重塑高等院校昂揚向上的社會形象。
二、高校數字檔案信息資源建設的三大平臺
高校數字檔案信息資源建設以形成學校檔案信息資源中心為目標，其主要架構包括:
（一）第一層級：資源數據平臺
數字檔案信息資源建設的底層是管理和存儲各類檔案信息資源的數據庫，資源數據平臺是服務和利用的基礎。資源數據庫的信息來源包括：自動歸檔、主動采集、手工錄入等多種方式。無論來自以何種方式，都須經過格式轉換、內容審定、密級設定、保管期限劃定等操作后，再按檔案類別進入檔案數據庫。各類檔案信息資源數據庫根據開放程度，分為開放數據庫和依權限訪問數據庫。
（二）第二層級：業務處理平臺
數字檔案信息資源建設的第二層級是業務處理平臺，主要是實現檔案信息資源數據的收集、挖掘、處理。公文網上運轉和無紙化辦公的推進，產生了海量電子文件。電子文件自動實時歸檔在“雙軌制”（紙質檔案與電子文件同步歸檔）中的地位日益凸顯，網上自動歸檔、自動挖掘在檔案信息資源建設平臺建成后，將成為數字檔案信息資源收集的主要途徑，手工收集、著錄將逐漸被自動收集、歸檔、著錄所替代。同時，隨著業務處理平臺的完善，數字檔案信息資源的收集范圍從校內各職能部門系統擴大到校園外圍網絡資源。
（三）第三層級：利用服務平臺
數字檔案信息資源建設的最頂端是利用服務平臺，高校檔案利用者分為社會公眾、校友、校內師生、歸檔職能部門（兼職檔案員）、檔案管理員五類，依據類別劃分訪問權限，不同的權限訪問不同的數據庫資源。檔案門戶網站是高校檔案部門利用與服務的主要窗口，面對社會公眾開放訪問。如圖1所示。
三、高校數字檔案信息資源建設平臺的實現路徑
（一）搭建資源存儲管理平臺，建設檔案信息資源管理系統
統一管理、可持續發展的檔案信息資源管理平臺是以檔案信息資源管理系統為基礎。首先，檔案信息資源管理系統建設最終目標是：實現對于檔案的收集整理，長期保存和分發利用等一系列活動的規范化管理，通過合理的分配數據權限和功能權限，對各類檔案數據進行有效的組織、挖掘，建立各類檔案信息資源庫。其次，檔案管理系統的基本功能模塊包括：文件收集、檔案整編、檔案管理、開發利用、檔案檢索、檔案借閱、檔案統計、檔案編研、光盤制作等。第三，檔案信息資源管理系統涵蓋的檔案類別，按照教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》第15條規定，“高校檔案管理范圍包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類和財會類等十一個大類。”檔案信息資源管理系統涵蓋目前11類檔案，如圖2所示。檔案信息資源管理系統外，搭建資源存儲管理平臺，還需要配套的硬件、軟件等基礎設施，例如，配置硬件服務器、存儲系統及第三方工具軟件等。常規需要部署2臺服務器，一臺做數據庫服務器，一臺做全文檢索和接口服務器，同時因為檔案信息數據存儲量大且需安全備份，還應部署存儲系統，選取合適的磁盤陣列存儲設施。第三方軟件主要包括：操作系統、數據庫軟件、WEB中間件、備份軟件、OCR識別軟件、網絡爬蟲等。
（二）實現與學校OA及其他系統對接，建設網上歸檔管理平臺
隨著電子校務、數字化校園建設的推進，學校在運轉過程中產生大量的電子文件，檔案部門接收電子文件須依靠網上歸檔管理平臺，實現行政、教務等各類電子檔案自動移交歸檔。例如，實現與學校“數字化辦公”系統對接，在學校辦公室公文辦理完畢，加蓋學校電子印章后，在“發文”時自動歸入檔案信息資源管理系統中。除OA系統外，學校教學、財務、人事、科研、設備、國有資產等部門都有各自的信息管理系統，他們都是檔案信息的來源，檔案信息資源管理系統都應與這些系統對接，實現網上自動歸檔。開通兼職檔案員網上移交歸檔接口也是建設網上歸檔管理平臺的重要內容。在檔案信息資源管理系統中給每個部門的兼職檔案員分配權限，每年移交歸檔時，可以通過系統將電子文件直接在網上移交歸檔，紙質檔案也可以在系統中完成著錄。
（三）開展檔案數字化加工整理，建設檔案資源數據庫
檔案數字化是將傳統載體的檔案經現代信息技術加工整理成數字檔案形式，數字化后的檔案可以實現計算機檢索、閱讀、復制等，它是檔案信息資源數據庫的基礎。檔案數字化加工必須嚴格按照《中華人民共和國行業標準（DA/T31—2005）紙質檔案數字化技術規范》《中央檔案館電子版檔案接收規范》《檔案著錄規則》《珍貴檔案修復標準》等行業標準規范進行，湖北省還須參考《湖北省紙質檔案數字化操作規程》（鄂檔辦[2014]56號）執行，保證檔案掃描圖像清晰、整潔，且與原件一致。目前，檔案數字化已有非常成熟的外包服務公司，檔案數字化加工主要環節包括檔案接收、清點核對、目錄建庫、檔案掃描前處理、批量掃描、圖像處理及優化、圖像質檢、圖像數據掛接、圖像格式轉換、數據驗收、檔案歸還、數據管理和利用等工序，在整個工作環節中必須確保檔案實體及其他信息的安全保密。
（四）實現網上信息采集，充實檔案資源數據庫
在互聯網上存在著大量的有用信息，如各種電子報刊、電子雜志、網絡電視等媒體資源都可能產生涉及本校的重大事件、重大活動、重大工程的報道等，這些信息非常重要而一般很難直接獲得，因此通過“互聯網信息抓取”是獲取這些信息的理想技術手段。網上信息采集是基于成熟的網絡搜索引擎，對學校有關信息實行定網站、定關鍵詞、定時間、定語種地自動搜索，經過自動比對、重復剔除、價值判定、文本編輯、信息整理等流程處理后存入檔案信息資源數據庫中。在校內網站、宣傳媒體、共享數據中心等信息庫中也有需要采集的檔案信息資源。例如，學校的門戶網站一般由黨委宣傳部主管，是官方的網絡宣傳平臺，學校每年的重大活動、主要獲獎、辦學成績、學生活動等都會在門戶網站中報道，這些具有標志性和代表性的新聞報道，經過系統梳理和初步加工，可以反映學校歷年的發展足跡，是建設校史館的必備參考資源。
（五）豐富其他資源建設途徑，補充檔案資源數據庫
如圖3所示，除本校資源、互聯網媒體資源外，還可以通過接收捐贈、征集、購買、交流等途徑，獲取民間資源（校友、書店、舊書攤等）和館際資源（相關高校、相關檔案部門）。將獲取的該類資源，通過手動錄入檔案信息資源管理系統中。
作者:劉婧 單位:華中師范大學檔案館
