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檔案工作交流材料范文1
關鍵詞：獨立學院 人事檔案 托管
獨立學院已有十多年的辦學歷程，屬于民辦性質，是高等教育的重要組成部分，其教職工采用聘用制的用人機制。按照國務院辦公廳《關于加強民辦高校規范管理引導民辦高等教育健康發展的通知》（[2006]101號）：“各地政府人事部門所屬人才交流服務機構負責管理民辦高校教師的人事檔案?！豹毩W院教職工人事檔案絕大多數托管在學院所在地人才交流服務中心。獨立學院人事檔案工作雖然取得了很大的發展，但尚有許多不足的地方，這里面既有獨立學院自身存在的問題，也有人才交流服務中心和社會環境方面的問題。
為使人事檔案更好地為獨立學院規劃、預測和制定人才培養計劃提供準確的信息，為考察、任用人才提供參考依據，同時也為維護和保障教職工的個人權利提供法律憑據，筆者根據多年在人事部門工作的經歷，提出一些看法和措施。
一、獨立學院人事檔案中存在的問題
1.人事檔案管理制度不夠完善
由于獨立學院普遍辦學歷史短，工作重點是學科建設、學風建設等教學工作，教職工人事檔案建設目前還是處于邊緣化的地位，沒有引起學院足夠的重視，沒有把檔案工作放在應有的位置，人員、經費、管理還不十分到位，檔案管理制度沒有做到規范化、制度化。獨立學院人事部門沒有完善的歸檔制度和章程，人才交流服務中心檔案部門又缺乏有效的控制和制約機制，使得人事檔案的收集、歸檔、保存等制度得不到落實，不能適應獨立學院對人才隊伍的考察選拔、規劃預測、開發利用等工作的需要。
2.人事檔案材料記載不連續、缺乏完整性
獨立學院聘用的大多數是青年教職工，有些教職工畢業后到外企、私企等沒有人事檔案管理權的單位工作了幾年，由于這些企業本身人事檔案意識就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現象，沒有對職工相關材料進行歸檔，造成了檔案里沒有對其畢業后工作的工齡、業績、職務、職稱等經歷進行延續的記載，無法體現其工作業績和技能水平，致使其到學院工作后工資福利待遇、職務聘任或職稱評定等人事管理工作受到影響。
3.人事部門對人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位
獨立學院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員。兼職的檔案管理人員對檔案工作精力投入不足，大多沒有經過專業的檔案知識培訓，對人事檔案的鑒別特別是檔案價值的鑒別缺乏專業的檔案知識，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準確。
獨立學院廣大教職工對人事檔案歸檔內容、管理范圍更是缺乏了解，不會主動向人事部門提供個人材料，導致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務提拔材料、取得專業技術職稱資格材料、工資調整材料、后續教育取得的學歷學位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動合同等體現個人經歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實，反映教職工教學工作、科研成就和個人專業特點的原始材料不全或遺失，將導致教職工部分歷史經歷產生空白的嚴重后果。
4.獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）之間的矛盾
獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產生了矛盾。
其一，獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門缺乏協調溝通。人才交流服務中心檔案管理部門是人事檔案的管理機構，應對獨立學院的檔案工作進行指導和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯系非常少，缺乏協調溝通。人才交流服務中心檔案管理部門被動地等待獨立學院上交檔案，由于沒有建立完善的檔案材料移交制度。獨立學院有許多應當及時歸檔的材料比如學歷的變化等，往往不能及時歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時更新。
其二，檔案管理與利用產生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術的落后，人才交流服務中心檔案管理部門無法為獨立學院提供及時、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務中心目前開展人事檔案的服務只限于收集、整理、保管、轉遞、開具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對信息的查詢依舊是人工查找檔案實體，沒有應用現代化的信息技術管理，工作量大，效率低。獨立學院需要利用教職工檔案時，憑單位聯系函到人才交流服務中心檔案部門辦理，遠距離的、頻繁的來回查詢，對學院來說既低效又花太多的精力。人才交流服務中心檔案管理部門只是被動的存檔管理，不能對委托的獨立學院提供主動的、個性化的服務，在人才選拔、培養、開發及預測上無法為獨立學院提供高質量的服務。
二、改進的意見和措施
1.獨立學院人事檔案科學化、制度化、規范化建設
獨立學院領導要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開發的重要資源，是個人經歷、思想品德、工作能力、職務、職稱等方面的真實再現，是發現人才、選拔人才的重要依據，在獨立學院發展中處于基礎性的地位。
獨立學院要做好教職工人事檔案工作，可根據獨立學院自身的情況，以《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作細則》、《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》及《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規為依據，制定出適應獨立學院特征的、具有可操作性的、科學合理的、規范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門和管理人員的工作職責明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規可依，既維護了檔案工作的真實性和嚴肅性，又讓獨立學院的人事檔案工作走上科學化、制度化、規范化和現代化的軌道。
2.加強人事檔案宣傳力度，提高教職工的檔案意識
獨立學院人事部門應在每年的工作計劃中把加強檔案建設放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學院刊物、網站等多種媒體對教職工進行檔案知識的宣傳，提高教職工的檔案意識，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應歸檔，使教職工自覺地配合人事部門及時做好檔案材料的收集、歸檔工作。
經過不斷的宣傳教育，使檔案意識深入教職工心中，化為自覺的行為，為人事檔案工作打下堅實的群眾基礎，使檔案工作走上良性發展軌道。
3.加強獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門的聯系與溝通
人事檔案工作需要依靠獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同協作才能做好。筆者從事多年的獨立學院人事檔案工作，人才交流服務中心檔案管理部門從來沒有聯系過獨立學院，沒有就檔案工作進行過交流、討論，只是坐等獨立學院上交檔案。獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門每年應定期聯系，召開工作會議，就人事檔案工作中出現的問題進行研究與探討，互相交流經驗，共同把檔案工作做好。
4.加強人事檔案管理隊伍的建設
檔案管理人員的素質，專業水平的高低，直接關系到獨立學院檔案事業的發展前景，因此，建立一支高水平的管理隊伍就顯得十分重要。
由于獨立學院的人事檔案托管在人才交流服務中心，所以檔案管理隊伍的建設必須包括人才交流服務中心和獨立學院二支隊伍。
人才交流服務中心檔案管理專業隊伍建設，必須高起點、高要求。這支隊伍應具有較高的綜合素質，精通檔案學知識，熟悉檔案管理的政策和法規，樹立全心全意為獨立學院檔案托管人員服務的思想。隨著檔案信息化建設的發展，檔案管理人員必須加強信息技術的培訓，使他們成為既掌握檔案管理專業知識又懂得信息技術的復合型檔案管理專業人員。
另一支隊伍建設是獨立學院人事部門檔案管理人員。首先，獨立學院應充分重視這支隊伍的建設，在人員配備上，最好配有專職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應加強檔案法律法規和檔案業務知識的培訓，提高他們的業務水平，才能保證檔案收集、整理的質量。
這兩支隊伍的建設是相輔相成的，人才交流服務中心檔案管理人員應主動地深入到各獨立學院檔案管理工作中去，做好業務指導工作，一方面使獨立學院檔案歸檔工作做到正確、完整、規范；另一方面，人才交流服務中心檔案管理人員在業務指導的過程中會發現新情況、新問題，在解決問題的過程中促使他們不斷地提高自己的業務水平；第三方面，這給雙方提供了一個思想溝通、工作協商、信息反饋的平臺，通過雙方的互動協作把檔案工作做得更好。
5.加強人事檔案信息化建設
獨立學院在人事管理工作中隨時需要查閱、利用教職工檔案信息，以便對教職工作出及時、正確的評價。若人才交流服務中心檔案管理部門仍然使用傳統的服務方式，需要獨立學院派人前來查閱檔案，則費力費時，很難滿足獨立學院人事管理的需要，這也使人事檔案的利用價值受到限制。檔案管理部門應當與時俱進，采用現代化的管理手段和技術，利用信息技術，把傳統紙質的人事檔案，制作成數字化的人事檔案信息庫，使人才交流服務中心、獨立學院可以通過網絡對人事檔案信息庫進行及時更新、查閱，實現遠距離地對人事檔案信息庫進行動態管理和維護，省時省力，這樣可極大提高人事檔案利用價值。因此，加強人事檔案信息化建設，開發人事檔案管理軟件，建立人事檔案信息庫，將是獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同努力的方向和目標。
參考文獻
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[2]馬世仙.獨立學院干部人事檔案管理的現狀及完善[J].商品與質量，2012（s3）：65
檔案工作交流材料范文2
關鍵詞：群眾文化單位； 藝術檔案； 管理
通常所說的群眾文化事業單位，是指以實現社會公共利益為目的，由國家機構（各級政府）或社會團體設立的，從事與輔導群眾文化藝術活動的專門事業機構，如群眾藝術館、文化館（站）等。群眾性的文化藝術活動是群眾文化事業單位履行職能的基本形態，而藝術檔案則是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物、非物質文化遺產等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。藝術檔案管理工作是文化藝術事業管理工作的重要組成部分，是文化藝術事業可持續發展的基礎性工作，具有一定的實踐意義。用科學的原則和方法管理文化藝術檔案，其最終目的就是為文化藝術工作提供利用。
一、藝術檔案的基本概念
藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值并歸檔保存的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄。藝術檔案工作是藝術機構履行法定檔案和方法，完整地保存和科學地管理藝術檔案，實現藝術檔案資源有效利用的一項專門業務。
二、藝術檔案的特點
群眾藝術檔案，也稱社會文化藝術檔案。主要是指各群眾文化藝術館、文化館（站）在開展群眾文化藝術活動中形成的檔案。它具有形象化、各類多樣化、增補性、文物性這幾個特點。豐富多彩的群眾文化活動樣式，決定了它在實施過程中所形成的原始檔案材料的多樣性。與社會管理相關檔案相比，群眾文化事業單位藝術檔案材料的歸檔范圍非常廣泛，包括：文學創作、藝術表演、美術、攝影、社會文化、藝術研究、藝術教育、文化交流、非物質文化遺產保護等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料。群眾性的器樂、聲樂、舞蹈、戲劇等的場記圖譜，錄音帶、錄像帶、照片（包括反轉片、幻燈片）、畫稿等等，舉不勝舉。離開了文字以外的其他表現形式，藝術檔案就不可能全面、真實地反映群眾文化藝術活動的本來面貌，也就不能真正發揮藝術檔案的作用。
藝術檔案材料形式的多樣性，決定了要收集大型活動及綜合性文化活動的文字、曲譜、劇本、音樂等資料外，更重要的還要收集當時的錄音、錄像。平時還應收集文化人才的個人信息及獲獎情況，創作作品的照片，形成一個資源庫，計算機技術，特別是網絡技術的普及和提高，為檔案資源合理配置的實現提供了必要的技術平臺，達到一個資源共享的目的，收集藝術單位的資料，了解一個藝術單位的發展史，有利于文化大發展、大繁榮。藝術檔案材料形式的多樣性，決定了藝術檔案立卷方式的復合性。藝術檔案材料應按內容、種類分別組卷。戲劇材料就近劇目分類組卷，音樂歌舞演出材料應按內容、藝術科研材料應按科研專題分類組卷；藝術教育材料應按各類專業課程分別組卷，社會文化、文化交流材料應按業務活動進行組卷。
三、作好藝術檔案工作的必要保證
1.在國家檔案行政管理部門的統籌規劃、組織協調、統一制度和監督指導下，文化部負責對全國文化系統藝術檔案工作進行指導和管理。
2.各級文化行政管理部門應把藝術檔案工作列入本部門整體發展規劃，在業務上接受同級檔案行政管理部門的監督與指導。
檔案工作交流材料范文3
第一條為加強對藝術檔案的科學管理，充分發揮藝術檔案在文化事業和社會主義現代化建設中的作用，依據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)及其實施辦法的規定，結合藝術檔案的特點，制定本辦法。
第二條藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。
藝術檔案工作是文化工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。
第三條在國家檔案行政管理部門的統籌規劃、組織協調、統一制度和監督指導下，文化部負責對全國文化系統藝術檔案工作的指導和管理。
第四條各級文行政管理部門應把藝術檔案工作列入本部門整體發展規劃，在業務上接受同級檔案行政管理部門的監督與指導。
第五條文化藝術單位應當對本單位的藝術檔案實行集中統一管理，保證必要的經費，確保藝術檔案的完整、安全和有效利用。
文化藝術單位應把藝術檔案工作作為工作總結、業務考核內容之一。
第六條各級文化行政管理部門應當依據《檔案法》的有關規定對在藝術檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，給予表彰和獎勵。
對于違反《檔案法》和本辦法相關條款的行為，應依據《檔案法》的有關規定給予處罰。
第二章機構與人員
第七條文化藝術單位應建立健全藝術檔案管理機構，設置藝術檔案工作崗位，配備熟悉業務的專職藝術檔案工作人員。
第八條省、自治區、直轄市文化行政管理部門可報請地方人民政府批準設立集中保管藝術檔案的專門機構，負責征集、接收和保管本地區的藝術檔案和有關的藝術檔案資料。
第九條藝術檔案工作人員負責管理本單位的藝術檔案，對藝術檔案的形成、積累和歸檔實施監督與指導。
第十條藝術檔案工作人員應熟悉自己所保管的藝術檔案，編制各種檢索工具，編輯、整理、研究檔案材料，以便于查找和利用。
從事藝術檔案工作的人員，上崗前應接受崗位培訓。
第三章歸檔范圍
第十一條藝術檔案材料的歸檔范圍包括：文學創作，藝術表演，美術、攝影，社會文化，藝術研究，藝術教育，文化交流，個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料。
第十二條在國家主辦的各類藝術活動中所形成的具有保存價值的藝術材料(包括文字、聲像、照片、實物等載體形式)，均屬歸檔范圍(藝術檔案歸檔范圍詳見附件)。
業務人員在職務活動中形成的具有保存價值的藝術材料，也屬歸檔范圍。
第十三條在文化藝術活動中形成的屬國家所有的各種載體的藝術材料和實物，任何個人不得據為已有。
第十四條在文化藝術單位舉辦業務活動時，主辦和承辦單位應向本單位藝術檔案管理部門提供信息，并在活動結束后將所形成的屬國家所有的全部藝術檔案材料立卷歸檔，不得散失。
第十五條凡是為藝術創作、研究、教學和文化藝術活動參考而收集的圖書、報刊、音像帶、照片、劇本和有關文章材料等，均作為資料保存。
第四章收集與整理
第十六條收集藝術檔案材料時，應保證藝術檔案材料的完整。
整理藝術檔案材料時，應遵循藝術材料的形成規律，保持藝術材料之間的有機聯系，便于保管和利用。
第十七條藝術檔案材料系統整理過程中，應根據不同內容和載體分別進行立卷。
第十八條文化藝術單位應加強對名老藝人、藝術家檔案材料和散失在社會上珍貴的藝術檔案材料的搜集、征集和管理工作。
第十九條藝術檔案分類由大類、屬類組成。大類應設業務類、個人業務類、綜合類。具體屬類應按照歸檔范圍設置。
第二十條藝術檔案材料應按內容、種類組卷。戲劇材料應按劇目分類組卷；音樂歌舞演出材料應按節目分類組卷；藝術科研材料應按科研專題分類組卷；藝術教育材料應按各專業課程分類組卷；社會文化、文化交流材料應按業務活動進行組卷。
對未完成藝術生產程序的藝術材料，整理時應單獨存放，待完成后組卷歸檔。
第二十一條對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的藝術檔案材料進行歸檔時，應將每一單項(盒或盤)作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。
第二十二條反映和記錄本單位的藝術活動并對以后藝術創作、藝術研究有重要參考借鑒作用的藝術檔案材料，應永久保存。在本單位組織或參與的重大的藝術活動中形成的，并具有一定藝術參考價值的藝術檔案材料，應長期保存。
第五章管理與利用
第二十三條文化藝術單位應建立、健全藝術檔案工作的管理制度，把藝術檔案的收集和歸檔工作列入有關業務部門和人員的職責范圍。
第二十四條藝術檔案管理部門應配備足夠的檔案用房和檔案柜架、裝具，備有防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設施，并定期檢查檔案的保管狀況。
第二十五條文化藝術單位被撤銷合并的，應將原單位的藝術檔案整理登記后，妥善移交給主管機關或接收單位，不得散失。
第二十六條集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的藝術檔案受國家法律保護，檔案所有者應當妥善保管。
檔案工作交流材料范文4
一、焦作市高校的外事檔案管理工作中存在的問題
焦作市共有三所高等學府：河南理工大學、焦作師范高等?？茖W校、焦作大學。在高等教育國際化發展的大背景下，三所高校積極開展諸如聘請外籍教師、合作辦學等一系列外事活動，過程中產生了大量的文件、圖像、禮物等各種外事檔案。三所高校在保證外事檔案的完整性和真實性方面不斷努力，但目前三所高校的外事檔案管理還存在以下幾個方面的問題。
（一）思想上不重視，責任分工不明確
思想上的重視程度，決定了工作進行執行力度。在焦作大學和焦作師范高等?？茖W校兩所學校中，因其外事工作起步晚、對外合作與交流少，外事活動形成的檔案材料少，學校存在思想上不重視、責任分工不明確的現象。例如，國家教育部在高校外事工作的基本原則中規定：外事檔案必須實行集中統一管理，確保完整系統、準確和安全、便于開發利用[1]。雖然焦作師范高等?？茖W校也有這樣的規定，實際情況卻是綜合科檔案室只是負責上級的文件、批復、審核等紅頭文件，而對于學校與國外學校間的具體外事活動中形成的各種材料卻允許外事辦公室進行收集、歸檔和保存等工作;在焦作大學則是外事辦公室的檔案管理者身兼外事辦公室成員和學校檔案室管理者兩職，責任上沒有明確的分工。
（二）缺乏專門的管理人員，專業技能不高
河南理工大學、焦作師范高等?？茖W校、焦作大學三所學校均沒有配備專業的檔案管理人員，三所學校的外事管理工作人員共有9人，其中，河南理工大學5人――檔案科4人、國際交流處1人;焦作大學1人，同時兼外事檔案的所有工作和學校所有檔案的工作;焦作師范高等?？茖W校3人，綜合檔案室1人，外事辦公室2人。在這9人中，只有河南理工大學的檔案管理者中的1人是自修的檔案管理專業人才，其他人員則都是醫學、生物、英語等非檔案管理專業的人才。這些工作人員既不熟悉檔案管理的流程、方法等業務，也沒有經過專業的業務培訓，缺乏相應的專業技能。他們剛上崗時，管理工作出現諸多問題，例如，如何有效收集、積累材料，采取何種方法歸檔、保存等等，他們需要在工作中學習、在學習中工作，這就大大降低了工作效率。此外，他們的日常學術研究領域也非檔案學方面的，平時的學習也只是停留在最基本的層面。因此，這些工作人員既不能被認為是精通檔案管理的專業人才，也不能定義為是專業的外事管理人才。
（三）管理手段落后，時效性不高
20世紀50年代末以來，隨著計算機和網絡技術的出現和逐步的普及，信息對于社會的影響與要求與日俱增，因而實現信息化檔案管理是時展的必然。辦公自動化、無紙化等新事物的出現，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通信線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀的形式存在[2]。然而，因為思想上對外事檔案的不重視和缺乏專業的檔案管理人才，目前，焦作市高校對于外事檔案的管理仍處于傳統手工有紙化記錄、整理、歸檔、保存的階段，并沒有研發專門的適合本校的檔案數據庫管理系統。這就會產生檔案前與檔案后部分材料在形式上不一致的脫節現象，難以保證材料的原始性。此外，將電子化的材料再轉變為有紙的檔案的工作要求，首先會增加管理人員的工作量，不管是在歸檔入柜，還是整理、驗收時，都是一個需要耗時費神的過程。其次隨著外事檔案的不斷累積，學校也需要不斷更改檔案管理環境以及增加人員。
二、影響焦作市高校外事檔案管理工作開展的因素
首先，地理環境和社會環境是影響焦作市高校外事檔案管理現狀的客觀因素。焦作市因地處我國中部地區，非省會城市。無論是經濟發達指數、交通便利指數還是對外開放程度都沒有省會鄭州市的高，更比不上沿海地區。這樣的環境難以吸引國外企業、高校等來焦作市進行合作與交流，不利于學校開展外事活動。因而產生了焦作市各高校外事相對比較少、層次比較低、管理者不重視的現狀。
其次，學校自身是影響焦作高校外事檔案管理現狀的主要因素?，F將河南理工大學、焦作大學、焦作師范高等?？茖W校進行比較。三所學校均地處焦作市，但是各學校的外事檔案管理情況卻是大相徑庭，河南理工大學采取的歸口管理，學校檔案科和外事單位有明確的分工;而焦作大學和焦作師范高等?？苿t學校的檔案室與外事辦公室的分工不明確。再將河南大學、河南理工大學進行比較，河南大學地處開封市，其地理位置和社會環境與河南理工大學相差不多，但是在檔案管理方面，河南大學的檔案館，在規模、人員配備、信息技術等方面都比河南理工大學的檔案管理成熟和完善。所以，地理環境和社會環境的利弊不是絕對因素，學校自身的管理才是最重要的因素。
三、優化外事檔案管理工作機制
（一）轉變思想，強化責任意識
認識論指出，認識影響實踐，正確的認識、科學的理論對實踐具有巨大的指導作用，錯誤的認識、不科學的理論則會把實踐引向歧途[3]。因此，高校要實現外事檔案的信息化管理模式、構建健全的管理制度，必須轉變思想。首先，變不重視、忽視的思想為高度重視、密切關注的思想，明確責任意識。檔案管理工作人員必須認識到高校的外事工作是學校對外交往的窗口和國際交流的樞紐[4]，而高校的外事檔案管理是保證這一“樞紐”暢通與否的關鍵環節，對學校的外事工作、對外知名度、科研和教學發展以及學校對國際高等教育形勢的把握有著重要的影響。其次，變傳統的外事檔案管理思想為先進的電子化或信息化外事檔案管理的思想。當今，網絡技術、電子辦公技術日趨成熟，其高效、快捷的特點使得網絡技術應成為高校開展對外合作與交流活動的主要手段。信息化檔案管理模式會減少工作人員的勞動強度，也便于調檔查看和對外宣傳。故步自封，只能是被淘汰。因此，高校的外事檔案管理工作人員要堅持與時俱進、不斷創新。
（二）加強業務培訓，明確責任分工
在高校的檔案管理工作中，人是管理的主體，工作人員的業務素質和專業技能的高低直接決定了檔案管理的成效。我國古代著名的思想家、政治家墨子（公元前468―公元前376）曾說過：“江河之水，非一源之水也;千鎰之裘，非一狐之白也”（《墨子?親士》），強調人才的重要性。同樣，高校的外事檔案管理也需要眾多的人才，而且是專業的人才。因此，要提高地方高校的外事檔案管理水平，必須有專業的外事檔案管理人才做支撐。但對于學校而言，招納新一批專業人才并非是目前的最佳選擇，因為人才的招納勢必要造成人事的變動，且需要一段時間的等待。已上崗的工作人員雖非檔案管理專業出身，但是由于長時間的接觸，對檔案管理工作已有經驗。所以，對現有人員進行培訓，增加其業務素質和專業技能則是最好的解決方法。在人才培訓方面，學校應從兩方面著手。一是組織檔案管理人員和外事部門的檔案責任人定期去省內外檔案管理成熟的高校學習，或聘請專業人士來校培訓，并要求他們每學期上交檔案管理方面的工作總結。二是運用激勵機制，鼓勵工作人員在檔案管理方面的學術研究，督促他們不斷學習檔案管理理論，了解現代化檔案管理的動向。學校在加強人員培訓的同時，要強調檔案科（室）和外事部門各自的職責、明確分工，檔案科（室）要做好統籌工作，制定更為詳細的管理規范，及時督促外事部門積極做好收集、積累、歸檔和上交的工作;外事部門按照檔案科（室）的要求，委派至少一名的外事檔案管理人員負責日常所有材料的收集，定期（比如一個月或其他的周期等）整理已有材料，進行歸檔，如期上交檔案。若外事部門逾期或是未交規定的外事檔案，或上交的材料不合規范的，檔案科有權督促或責令返工修改材料的權利。學校對檔案科（室）和外事部門一年進行至少四次（每學期兩次）突擊考核，對于多次不合格的工作人員進行批評或給予相應的懲罰，比如取消其本年度的評優資格等。
（三）引進先進技術，開發資源數據庫
檔案工作交流材料范文5
關鍵詞：干部檔案 現狀分析 發展設想
干部檔案是歷史地全面得考察了解和正確使用干部的重要依據，是我集團公司檔案的重要組成部分。干部檔案與干部工作、干部人事制度改革精密相連，更與每名干部個人的成長和發展息息相關。
一、干部檔案的含義
（一）干部檔案的概念
干部檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養和選拔、任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是干部檔案的重要組成部分。
（二）干部檔案的作用
1、干部檔案是維護干部合法權利的可靠憑證。最高人民法院對民事訴訟中不同證據證明力大小作出了規定，具體的排序為：無證檔案大于其他證據，原始證據大于傳來證據，直接證據大于間接證據。由此可見，干部檔案具有可靠地證據作用，是澄清相關問題，維護個人權益的法律憑證。
2、干部檔案對干部人事工作有監督把關的作用。干部檔案大多是組織人事部門形成的，涉及干部任免、考核、考察和獎勵等方方面面情況。通過干部檔案能發現干部人事工作是不是正確執行黨的路線方針政策，是不是符合上級主管部門規定的工作程序，干部人事工作人員是不否嚴謹認真等問題。因此干部檔案檔案成為檢查干部工作質量和開展巡視工作、進行廉政教育的主要依據。
二、干部檔案發展的現狀研究
（一）干部檔案的發展現狀
2013年3月集團公司向13個控股公司下發了《關于報送人力資源工作情況的通知》，從收集的報告看集團系統干部人事檔案管理大致有一下三種類型：
1、干部檔案單位管理型：秦龍公司、匯森煤業、清水川能源、金泰氯堿、水電公司、自然博物館檔案由辦公室指定專人管理，并對所屬公司檔案管理工作進行指導、監督和檢查， 其中，匯森煤業公司總部、秦龍公司完成了主管以上員工的人事檔案審核整理工作；自然博物館建立了全員電子檔案信息庫并完成了檔案審核，工作基本實現了規范化。
2、干部檔案委托管理型：華山創業公司、西部證券、金泰恒業、燃機熱電、西部證券等公司將員工檔案委托到人才交流中心管理。其中西部證券公司由于在全國分支機構較多，為了規范人事檔案管理制訂了《西部證券股份有限公司員工檔案管理辦法》，明確了員工人事檔案通過人事的方式進行管理，公司與各業務所在地人才交流中心建立了關系，通過人才交流中心辦理職稱評審等相關業務。金泰恒業公司建立了員工工作檔案紙質版和電子檔案，并安排專人保管和整理；員工人事檔案，由公司委托西安市人才中心進行管理。
3、干部檔案部分自主部分單位管理型。金信實業公司、人民大廈公司員工分為兩部分，一部分為業主管理公司人員，這部分人員檔案由公司自管；兩個公司下屬的酒店系委托外方酒店管理公司經營管理，酒店員工屬于市場化招聘人員，酒店為入職工作員工建立工作檔案，員工以往檔案不調入酒店管理，員工在酒店工作的人事檔案信息屬于酒店私有信息，員工離職時不能調出。
（二）干部檔案發展的現存問題
1、部分單位對干部檔案工作不夠重視，沒有按規定配足專職管理人員長期依靠借調或者返聘人員開展工作。
2、未定期對人事檔案管理專業技術人員培訓。部分企業在檔案管理人員崗位進行調整后，未及時進行培訓，導致新入職人員不了解檔案管理流程，不知道如何收集材料，不懂如何認真審核接收資料，導致有些信息不準，手續不全，內容不實的信息歸入檔案。
3、檔案材料收集不完整。大多數兼職人員無暇全面收集干部應歸檔干部資料，尤其是檔案托管人才交流中心的單位，干部檔案材料不及時報送歸檔，新入職干部檔案調入不及時，發現問題滯后，有干部檔案出現人擋分離現象。在干部考察任用時，無法通過干部檔案全面了解干部的成長經歷和各方面的情況，不能依靠檔案記載和現實考察做綜合分析并作出比較全面準確的評價，干部檔案作為了解干部的重要依據的作用發揮不明顯。
三、干部檔案的發展設想
（一）加強檔案專業技術人員的培訓
2013年8月15日，集團公司組織控股公司參加了陜西省委組織部召開的全省干部人事檔案工作培訓會議，對部分控股公司人力資源部相關領導及專管人員進行了檔案理論、檔案制度、檔案審核及信息化管理培訓。
（二）配足并培養管擋干部隊伍
凡是干部配備比較充足、培養和管理機制比較健全的公司，干部檔案工作管理做都較好，因此，建議各單位人事部門的新進人員，首先安排做干部檔案工作，經過一段時間歷練之后，再輪換去從事干部人事工作，這樣有利于他們熟悉組織人事工作的全過程。有了干部檔案管理方面的經歷，對他們將來考察干部中，能主動在形成材料時把好審核關，形成的材料就會更規范、更嚴謹。這樣既給管擋人員一個好的職業規劃，又能使檔案管理工作吸引更多人才，推進檔案管理工作。
（三）制定公司干部檔案任前審核制度和干部任職公示信息審核制度
一是按照省委組織部要求繼續嚴格執行干部檔案任前審核制度和責任追究制度，制定實施細則，真正將通知精神落到實處，切實做到發現干部信息有異議的要立刻進行查核，在沒有核準之前一律不得公示，也不得任職。另一個是審核把關不嚴造成公示星系不準確的要追究有關人員責任，要通過嚴格把關，形成各方面高度重視檔案工作的良好氛圍。要把檔案管理工作列入集團公司年度考核內容。
四、結論
干部檔案規范化建設對合理任用干部，推動人事制度改革具有重要意義，但是國內目前干部檔案管理尚不完善，干部檔案管理規范化的道路依舊任重道遠，需要深入了解發展現狀以提出解決方案，推動干部檔案規范化管理。
參考文獻：
檔案工作交流材料范文6
關鍵詞：人事人員；人事檔案；若干問題
引言
隨著我國社會經濟的發展，傳統的人事管理制度已經無法適應當前經濟形勢的變化，而人事制度的改革也催生了人事制度的產生。人事制度有效地推動了人才資源的合理流動和優化配置，進一步開發和釋放了各領域人才的潛能，同時，對于用人單位在戶籍管理和人事檔案管理方面的問題解決起到十分關鍵的作用。但是，由于我國人事制度實行的時間不長，在人事制度的很多方面還不夠完善，引起了一些新問題和新情況的出現，特別是對于人事人員的人事檔案管理問題，亟需要處理解決。
一、當前人事人員人事檔案存在的若干問題
1.人事檔案整理操作不規范
人事檔案主要包括自身信息、工作學習經歷、學歷培訓、職稱證書和相關的鑒定考核資料，但是在人事檔案管理中，人事人員并沒有對這些材料進行詳細的分類，這些材料很容易被夾雜混淆，沒有對人事檔案準確分類。人事檔案的每一處材料都會有編碼序號，人事人員往往會將小序號忽視，使得人事檔案材料雜亂無序。而且，用人單位的不同，對于人事檔案的要求也會不同，有的人事檔案材料由于規定的不同有大有小，甚至有的人事檔案信息沒有預留裝訂線，有些破損的材料也沒有進行修補，對人事檔案加工不合理。有的人事檔案需要對目錄進行打印裝訂，沒有進行工作的人事檔案在查詢就會十分繁瑣，在傳閱或者流動的過程中很容易發生錯誤或丟失。更加嚴重的是，很多人事檔案在開始收集制作的過程中，對于人事檔案材料的收集整理不齊全，而且有遺漏的也沒有通知人事檔案的被管理人員及時進行補交，像入黨材料、學籍信息、工作職稱等很多方面的信息。在人事檔案材料整理中，沒有及時歸檔的情形時有發生，而其他的像材料裝訂時的線頁不整齊、裝訂不規范的現象也普遍存在。
2.用人單位和人事機構缺乏有效溝通，人事檔案管理人員水平不高
用人單位在招聘人員之后，并沒有及時和人事機構進行溝通交流，在實際工作沒有重視人事檔案的管理，人事檔案在用人單位形成材料也沒有做到及時有效地歸檔建檔。此外，很多人事人員缺乏對人事檔案管理重要性的認知，對相關管理的制度和業務并不是十分熟悉，使得人事檔案的管理和材料存在保管不當的問題，對于辦理人事檔案的轉接手續不熟悉，導致了人事檔案在辦理過程中存在盲目錯亂的情形。
二、如何解決人事人員人事檔案問題的建議和措施
1.提高對人事檔案的重視程度，強化服務意識
人事檔案管理可以說是一項崇高的事業，作為人才資源的基礎性工作，事關社會主義人才市場的建設。對于推行的人事制度面臨新形勢、新任務，必須要高度重視人事檔案管理，從人事檔案的管理整體性和全局性，不斷深化做好規范化檔案整理工作重要性的意識?？梢詫⑷耸聶n案管理納入到社會公共服務管理體系之中，強化對人事檔案管理的服務職能建設。因此，人事機構中人事人員要牢固樹立為民服務的工作理念，相關的認識管理部門要制定好人事檔案管理的規章制度，對人事檔案的建檔、歸檔、傳送、查閱等流程要進行規范，不能隨意外泄保管人員的檔案信息。人事機構對于掌握的各類人才信息、人才結構、人才的分布領域以及就業狀況等要進行嚴格劃分統計，人事人員制定科學合理的人事檔案服務，為機關單位、用人企業和就業流動人員提供良好的信息服務，對于用人單位的人力資源分配、人才的引進質量起著十分重要的作用。
2.加強人事人員的隊伍建設，提高人事人員綜合能力
人事檔案管理工作要求工作人員對人力資源、人事管理、檔案操作等都要有較高的認識，而且在工作中要具有細心、耐心等優秀的工作精神品質，并且具備樂于奉獻的精神和政治素質高的特點。隨著時代的變化發展，對人事中的人事檔案管理工作中要求的服務工作和要求更高，因而必須要對人事檔案管理工作堅持與時俱進，不斷進行創新，提高人事人員的工作能力和思想素質。在上崗前，要對人事人員進行崗前培訓，對人事檔案管理中所要求的的專業性知識(檔案的法律法規、檔案的材料涵蓋、檔案的基礎知識、檔案的操作流程、檔案的現代化標準等)進行培訓，在上崗后，對人事人員的工作安排要從最基層的職能分配做起，學會檔案材料的鑒別、檔案的裝訂整理、檔案的整理歸檔、電子檔案的錄入操作、檔案管理及軟件的使用，充分提高人事人員的實際人事業務操作水平，并且在日常的檔案管理中要定期檢查和不定期抽查相結合的監督。
3.加強人事相關部門的監管力度，進行規范化管理
很多人事檔案在保存中信息散亂、可有可無，阻礙了人事檔案的管理水平的提升。因此，人社部門要組織好人事檔案管理工作情況的匯報總結，根據國家出臺的人事制度和人事檔案管理的法律法規，推進人事檔案管理的規范化和標準化，改善工作條件，完善監察部門的監察方式。人事管理工作領導要在此項工作中發揮帶頭作用，嚴格把關和落實人事檔案的管理工作，建立嚴格的監督檢查機制，對出現問題的要嚴肅追究責任，并做好整改以及后續的跟蹤追查。
三、結語
綜上所述，規范化的人事檔案能夠全面反映人員的情況，便于用人單位進行管理和人力資源部門進行信息查詢。人事人員進行人事檔案管理過程中，要提高自身對人事檔案管理的綜合能力，加強和用人單位、人事機構以及人員的溝通交流，做好人事檔案管理，更好地服務于社會。
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