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工程檔案管理范文1
項目檔案是基本建設項目檔案或重大(重點)建設項目檔案的簡稱，它是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事項目規劃、設計、施工、監理、改建、維修及建設、管理過程中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的項目文件材料總稱，它是檔案大家族當中的一大門類，是國家檔案資源建設中的重要組成部分。包括建設項目的新建、擴建、改建和技術改造等項目。工程檔案具有如下特點：一是時間跨度比較長。以我公司靖西二線輸氣管道工程為例，當初的建設周期為7年(2003—2009年)，而工程檔案管理周期將地質勘探階段包括在內整整10年時間(2000—2010年)。二是所涉及的專項報告多。如我公司靖西二線輸氣管道工程檔案涉及地震、地災、環評、水保、考古、防洪、遙感、安評等。三是檔案種類多，數量比較大，而且載體形式也多種多樣。如我公司靖西二線工程建設檔案包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案以及實物檔案等種類，載體形式有紙質、磁帶、光盤、硬盤、照片、探傷光片等。四是參與建設的單位多。一般的工程項目，根據管線長度的不同分為若干個合同標段，并且由包括數字化管道建設單位等多個不同的施工單位負責施工，另外還有設計、勘察、檢測及監理單位和政府質量監督部門的共同參與。
2工程檔案管理中普遍存在的問題
2．1工程檔案宏觀管理上普遍存在“重工程建設、輕檔案管理”的思想觀念，大部分的工程在即將竣工或投產時，才將檔案資料納入議事日程；在這種情況下，項目竣工后，完全依靠檔案管理部門基本不懂施工現場實際情況的檔案管理人員，完成整個工程檔案資料的收集、整理、分類、立卷和歸檔等一系列工作，使得最終形成的檔案就脫離了工程實際，且不能保證檔案的齊全和完整性。
2．2工程檔案管理人員專業素質不高，未能將項目形成的檔案進行開發和編研工作，使得檔案失去了它們應有的價值。像我公司的檔案室，一直以來只是機械的收集、存放檔案，最終檔案室只當作資料的借閱部門。
2．3檔案管理手段落后，保護設施不完善，多數檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統、快速、高效的信息化的管理手段。
2．4檔案實體管理是檔案管理工作的重點，普遍存在檔案管理人員不深入現場，頻繁變動，對工程整個建設過程沒有系統的概念和理解，使得最終形成的項目實體檔案資料存在以下問題：①收集不齊全，存在丟失現象；②檔案整理與工程建設不同步進行，在項目驗收前才進行突擊整理：③接收人員對檔案審查把關不嚴格，由于設計變更、圖紙版本不同、數據及工程量的改變引起的圖實不符等，均在大量的檔案資料中存在；④缺少原件，簽字和蓋章手續不齊全以及字跡不清、污損和復寫資料等無效文件也很普遍；⑤忽視錄音、錄像、照片等非紙質檔案的收集、整理；(忽視了檔案本應具體的實用內容及齊全、完整性，片面追求格式裝訂、盒脊表面形式，不利于日后檔案的查詢、利用。
3做好工程檔案管理的對策和方法
3．1組織協調，發揮龍頭作用
建設單位要積極履行牽頭、抓總的職責，按照項目法人責任制的要求，在項目檔案工作中積極組織、協調本單位和參建各方的項目檔案工作，檢查、指導本單位和參建各方按照國家相關規定、標準及時制定項目檔案工作的管理制度和統一的業務標準，并將項目檔案工作納入項目工作計劃和項目法人責任制、招標投標制、工程監理制以及合同管理制的相關條款之中：構建項目檔案工作網絡體系，建立切實有效的歸檔考核措施：貫徹執行國家有關法律法規，強化檔案管理機構作為公司全面負責項目檔案工作的重要職責，統一領導、統一管理，認真依法履行對公司內各部門、各單位以及直屬單位項目檔案工作的監督和指導職責，督促、指導各部門、各單位文件材料的形成、積累和歸檔工作，從制度上、組織上規范全公司系統的項目檔案工作。
3．2提前控制，實施同步管理
檔案管理工作要與項目建設同步進行，項目申請立項時，項目建設單位的相關部門即應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作，項目竣工驗收時同步完成文件材料的歸檔和驗收工作。建設單位把項目檔案工作納入項目的管理程序，將項目檔案工作的要求貫穿于立項、設計、施工、監理、驗收全過程的各個環節，是保證項目檔案完整、準確、系統的重要措施，這是目前我國家行業、項目建設單位做好項目檔案工作的一條成功經驗。堅持同步管理，提前介入項目管理，是項目建設單位檔案部門的重要工作內容之一，檔案部門要結合項目建設的特點，及時了解國家、行業相關業務標準、規范，掌握文件材料的形成規律，明確各部門、環節、階段應歸檔的項目文件材料范圍，同時提出具體整理要求，并按時參加項目的開工交底、階段檢查、設備開箱驗收、交工驗收、竣工驗收，把好項目建設各個環節形成的項目文件材料，避免項目檔案工作的被動和滯后，確保項目檔案成套性，準確性和系統性的質量要求。
3．3納入合同條款，進行有效監管和控制
合同是約束項目雙方的法律依據，將項目檔案工作納入合同管理是進行可控規范項目檔案工作最起效和實用的辦法之一。我省已經竣工的西漢高速公路、成陽機場二期工程、韓城二電等一大批重點建設項目，在項目檔案工作中都較好地實施了合同管理，合同文本中有關項目檔案工作方面的條款詳細、具體，明確項目參建各方的違約責任，有些項目單位在合同中還明確提出了項目檔案在工程質量保證金中所占的比例和數量，同時要求檔案管理人員要參與合同中關于竣工檔案資料乙方相關條款的起草，在施工過程中還參與工程進度款項的支付控制，使項目檔案工作真正具有了一定剛性約束力。
3．4創新管理模式，實施文檔一體化管理
在項目建設過程中，使項目所有文件材料的收發歸口統一管理，在項目開工建設前，針對具體項目建立檔案編號體系，將文件材料管理與檔案管理有機地結合起來，進行全方位的標準化、一體化管理。對暫時不具備文檔一體化管理的項目，要及時將項目建設各環節、各階段所形成的文件材料、圖樣目錄錄入微機，實施紙質、電子文件的“雙套制”管理，項目竣工驗收后一并移交建設單位的檔案部門。
3．5不斷提高項目建設單位檔案工作人員的業務素質
項目檔案工作專業性較強，近些年來國家又陸續頒布、修訂了不少項目檔案工作的行業規范、業務標準，這些規范、標準內容新、要求多，項目建設單位一定要認真對待，不斷開拓思路，積極為檔案專、兼職人員創造必要的學習平臺，強化業務培訓，增加交流，不斷提高項目建設單位檔案專(兼)職人員的業務素質和綜合管理水平。
工程檔案管理范文2
建設工程檔案作為建設工程質量直接反映還有一層非常重要的意義,那就是在工程建設過程中,有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的,也就是隱蔽工程。對這一部分,在工程竣工后我們是看不到的,也難以檢測得到,我們只能根據掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現場記錄對這一部分工程內容進行評價,工程檔案在此的作用就是無可替代了。
在前面我們已經論述過建設工程檔案是建設工程的有機組成部分,從現代管理科學的角度來看,建設工程檔案的質量也是建設工程質量的重要構成部分。工程檔案質量好,反映工程管理規范,反映工程管理人員素質高,反映工程質量好。這一個觀點可以從建設工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動看出。凡是有意參評的項目,對建設工程檔案管理都是非常重視的,都非常重視檔案的真實性、完整性,包括施工現場拍照、錄像等方面都是非常重視的,對檔案的編制就更加認真細致、精益求精了。
4工程檔案管理是工程質量控制的關鍵環節
建設工程檔案是一個靜態的概念,而建設工程檔案管理則是一個動態的過程。一般來說,這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究,我們會發現,工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為,實際上是工程項目管理的一部分。更進一步,我們從工程質量控制的角度出發,工程檔案管理占有關鍵的一席之地。
建設工程項目管理中的質量控制主要表現為施工組織和施工現場的質量控制,控制的內容包括工藝質量控制和產品質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環境”等五大方面。從“人”的因素來看,建設工程資料員是建設工程中不可缺少的技術人員,要經過專門培訓后持證上崗,而且要保證資料員的穩定。從“材料”的因素來看,所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證材料的主體;從“機械”的因素來看,機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容;從“方法”的因素來看,對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志;從“環境”的因素來看,我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環境進行拍照和錄像,反映場地環境的變化;上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內,所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。
早期的建設工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略,建設工程項目管理人員培訓(俗稱“五大員”培訓)一般是指:施工員、監理員、材料員、安全員、造價員,一直沒有包括資料員。而建設工程資料員培訓由各市城建檔案館自行組織,沒有納入建設職業培訓范疇,也沒有發國家認可的證書。近幾年,隨著建設工程檔案管理對建設工程質量控制重要性的認識日益提高,有的城市實現了建設工程資料員經常性培訓,還將《資料員合格證》上網,便于查詢和核對,并要求每個建設工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作,才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案;有的城市,如上海、重慶等已經將資料員納入了“五大員”培訓,長沙市2008年也正式將資料員培訓納入建設職業培訓。建設工程檔案管理作為建設工程質量控制的關鍵環節已得到越來越多的重視。
2000年頒布的國務院第279號令《建設工程質量管理條例》,首次從國家法規的層面把建設工程檔案管理納入建設工程質量控制體系,對建設工程檔案的內容、質量要求、報送移交和法律責任進行了強制性規定,是目前推動我國城建檔案工作發展最重要的一部法規。建設工程檔案管理的要求已經從微觀提升到了宏觀,從基層技術實踐提升到了國家法規意志,這是對建設工程檔案管理在工程質量控制體系中重要作用最有力的證明。
5工程檔案管理是提高工程質量的重要手段
工程檔案管理范文3
近年來，隨著水利工程質量管理和實施工作的不斷規范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍存在著整理速度慢、內容不全、不規范、質量不高等問題?！端窘ㄔO項目工程檔案資料管理規定》明確規定“進行單位工程和分部工程等級評定和工程驗收包括單位工程與階段和竣工驗收時，要同時驗收歸檔文件資料的完整程度和整理質量，并在驗收后，及時整理歸檔?！笨茖W地進行檔案管理，大力開發水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會提供利用，是實現水利工程檔案自身價值和檔案工作的根本目的。在此，筆者就如何做好水利工程檔案管理工作談一些認識。
1水利工程檔案管理存在的問題
1.1工作人員缺乏驗收資料的實踐經驗，致使驗收資料整理不夠全面水利工程是系統工程，這一因素決定了建設工程檔案的復雜性、科學性和系統性，它必須具備真實性、完整性和原始性這三個條件。檔案人員對工程檔案缺少管理經驗，不知所收集上來的資料是否齊全，只是被動地從工程項目負責人員那接收移交過來，往往是有多少接多少，往往存在著內容缺項、漏項、簽章手續不齊、隱蔽工程驗收記錄不準、整理不規范等現象。沒有把工程項目同工程技術資料的歸檔有機的結合起來，直接影響了檔案的齊全完整。
1.2檔案管理體制和制度不健全。①目前，部分重點工程建設單工作服務。位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有制訂應有的檔案管理規章制度，有些建設單位雖然制訂有，但也不健全。②檔案行政管理部門忙于各項業務工作，對工程檔案管理法規宣傳、貫徹不夠，對工程檔案管理的業務指導缺乏應有力度，對工程檔案專項執法檢查工作也沒有沒抓起來。③檔案資料流向制度不健全，使得工程建設中技術、施工人員調動、變更，出現人走檔案走、人走檔案沒人管的現象。
1.3檔案管理工作的前期投入和管理不足。檔案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程項目建設的后期，才開始著手進行檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料的復印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴重缺失。這是因為：①負責工程項目的領導及工程管理人員，檔案意識淡薄，認識不到位。有的僅在口頭上說一下，并不落實在具體工作中，平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作。②施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作不是按照施工過程中每一個環節來產生資料，往往是工程施工快結束了，才突擊搞竣工資料。
1.4缺乏高素質的檔案管理專業人才，檔案管理水平普遍較差。工程項目資料管理人員大都是臨時抽調，沒有經過專業培訓，文化層次低，業務能力較差且大多數身兼數職，精力有限。在工程建設項目中，檔案管理人員一般是新參加工作的同志多，這些人員缺乏檔 案專業知識，對工程檔案比較陌生，對檔案管理相關法律法規和制度不熟悉，造成歸檔不齊全、案卷質量差、不規范等很多問題，嚴重影響著歸檔質量。
1.5工程建設項目檔案管理工作缺乏系統研究。近年來，隨著我國市場經濟體制的建立，在工程建設領域，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監理制度、市場稽查制度正在逐步完善。為適應政府管理職能的轉變、行政審批制度的改革，工程建設項目檔案的內容、形式、規定、制度、以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地作出相應的調整與修改，工程建設項目檔案工作還沒有納入到新的管理機制中去。如何盡快建立完善工程項目檔案法規制度，目前還缺乏系統的研究。
2 加強工程檔案管理的對策
2.1健全制度，強化管理，落實崗位責任制。企業應建立完善工程檔案管理制度，強化工程管理部門及施工單位、質檢及監督、審計等部門的實施力度，并制定相應的措施，使檔案部門可以進行有效地監督和制約。同時，建立內部管理激勵機制，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，既要列入分管領導的目標責任制，更要具體落實到有關人員的職責中，年終要有總結，嚴格考核獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收全過程。
2.2提高檔案管理人員的業務素質和工作能力。針對工程檔案管理人員業務水平不高的實際，必須以人為本，培養一支高素質檔案管理專業隊伍。工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗;對外定期舉辦工程檔案工作的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。
2.3資料分類科學化，實行檔案工作標準化。標準化是對檔案工作進行科學管理的一種手段，也是實現檔案管理現代化的前提，檔案工作標準化是檔案工作科學管理的重要內容，也是提高檔案工作管理水平的必由之路。所以我們要遵循水利工程文件材料自然形式的規律和相互間的有機聯系，按照《檔案法》、《水利基本建設項目工程檔案資料管理規定》、《水利水電建設工程驗收規范》等水利工程檔案法律和規章，結合單位的實際情況，制定一個統一的分類標準，完善標準化管理規章制度，按照統一標準實現檔案編制、收集、整理、編目、保管及提拱利用的系統性、完整性、實用性。
2.4加大投入，實現檔案管理手段現代化。檔案管理手段的現代化是實現檔案管理現代化的基本標志，它包括以下幾方面:保管條件的現代化，載體材料的現代化，翻拍、復印、裝訂手段的現代化，檔案工作手段現代化，咨詢業務智能化等方面。要實現檔案資料的數據化管理和網絡化的報送、傳遞，滿足水利工程建設者多方位、多區域利用檔案資料的需求，為水利工程建設和管理者提供了方便、快捷、高效的檔案服務。
結束語
工程檔案管理范文4
杜勝利 薛小芳
山東興唐源建設工程有限公司山東濟寧272000
摘要 ：建設工程檔案管理、
關鍵詞 ：工程檔案 編制 管理 驗收
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
隨著我國經濟的飛速發展，工程建設規模也在不斷擴大，而建設工程技術檔案也隨之日益顯現出在經濟建設中的地位和作用。對于一個城市的建設而言，科學的管理利用好建設工程技術檔案，不僅能完整的反應出特定的歷史時期建設工程發展的狀況，而且能為一個城市建設事業的發展和社會進步提供完整的資料。
目前國家已經頒布實施了有關的法律、法規和規程，使建設技術檔案管理步入了法制化軌道。國務院《建設工程質量管理條例》第十七條明確規定：建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案?！冻鞘薪ㄔO檔案管理規定》第六條也規定：建設單位應當在工程竣工后六個月內，向城市規劃行政主管部門和城建檔案關報送一套符合規定的工程建設檔案。
一、工程檔案現狀
目前，我國建筑企業只重于工程項目的經濟效益，而對于工程技術資料的收集、編制、整理很不重視，缺少專職資料員，工程資料記錄不規范，資料管理工作手段落后，使資料不能真正反映建設項目的實際情況，給施工單位在工程竣工移交和評優時帶來很多不必要的麻煩。另外，在我國許多小城市甚至一些中等城市中對于建設工程技術檔案還沒有專門的收藏機構，檔案往往被遺忘丟失或損壞，檔案管理的不完善就對以后城市規劃、改造、建設提供不出依據資料，造成許多失誤和損失。就其產生的原因是多方面的：一是工程期限較長，從資料收集、編制、整理到立卷歸檔的過程較長；二是建設工地點多面廣，較為分散，基建投資規模不大、資料收集整理較為困難；三是涉及的工序多變更修改多，難以保證資料形成的完整全面性。另外，地方有些檔案管理人員資料收集不及時、審核不嚴格、立卷歸檔不規范、保存不當等，致使檔案管里工作形成缺陷，存在諸多不完善之處。這就要求檔案管理人員努力提高自身素質和管理水平，適應新時期檔案管理工作的需要，建立健全各項檔案管理制度，通過嚴格的制度化管理使之科學化、標準化、規范化，使檔案管理工作從開工到竣工，從最初的資料收集、編制、分類整理到最后的立卷歸檔都有章可循。同時，作為建設工程主體各方均應依法做好建檔工作。
二、建設工程三方的職責
目前我國建設工程檔案主要包括在以下工程中發生的資料信息規整、收集：工業、民用建筑工程；市政基礎設施工程；公用基礎設施工程；公共交通基礎設施工程；市容環境衛生設施建設工程；城市防洪、抗震、人防工程；城市地下管線工程。而作為建設工程主體各方應嚴格按照《建設工程文件歸檔整理規范》履行相關的職責。
建設單位負責建設工程檔案的匯總和報送。建設單位與施工單位在簽訂工程承發包合同時，明確編制、移交竣工圖等工程檔案材料的責任、要求等內容，建設項目有建設單位分包給幾個施工單位承擔的，各施工單位應負責編制其所承包的工程竣工圖，再由建設單位負責匯總整理。
建設單位在辦理《施工許可證》之前，要先到工程所在地的城市建設檔案管理部門簽訂建設工程竣工檔案報送責任書，領取報送文件材料表，并交納竣工檔案整理綜合服務費。建設單位在工程竣工驗收后，應通知檔案管派員對其竣工檔案進行預驗收，建設單位在辦理建設工程竣工檔案全套文件材料報送城建檔案館，報送的材料符合要求的，城建檔案館收到在15日之內經審核合格后，簽發《建設工程竣工檔案合格證》。建設單位在取得建設工程檔案專項預驗收意見書后，方可組織工程竣工驗收；而國家和省級的重點建設工程竣工驗收，必須同時通知省級城建檔案館參加。建設單位應在工程竣工驗收后3個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案，內容不完整的，應限期補充、完善，建設工程投入使用后進行改建、擴建或者對重要部位進行維修的，建設單位也應當組織設計、施工單位根據實際情況修改、補充和完善原工程檔案；凡是涉及結構和平面布置改變的，應當重新編制工程竣工檔案，并在工程竣工驗收后3個月內，再次向城建檔案館報送。在城市規劃區內建設建筑物、構筑物和其他設施的建設單位也應辦理竣工檔案。
施工單位按照國家、省、市有關城建檔案管理的規定及合同的約定，及時編制、移交竣工圖及其他工程檔案材料，并對其準確性負責。
監理單位應著手監理健全監理檔案制度，督促施工單位及時收集、整理工程文件資料，并對其完整、準確、系統情況和案卷質量進行審查，協助建設單位做好工程檔案材料的匯總。
建設行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，對建設工程檔案專項預驗收意見書進行審查。
三、竣工檔案的編制與報送
凡是新建、改建、擴建的建設項目，均應按照有關規定編制建設工程竣工檔案，并向城建檔案館及時報送。建設工程竣工檔案的歸檔文件內容包括：工程準備階段文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等五部分。作為工程建設的主題各方的建設、勘察、設計、施工、監理等單位必須將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍，其報送的建設工程檔案應滿足一下基本條件：原始的建筑工程資料；與工程實體相符的建設工程竣工圖，并要加蓋竣工圖章；建設工程的照片、錄音、錄像等聲像資料以及市級以上重點工程采用的計算機管理的光盤、磁盤等電子資料。
四、建設工程檔案的必要性
當前建設工程檔案管理工作于人們的生活緊密相關?，F實生活中人們的生活緊密相連。現實生活中的人們離不開水、電、氣、通風、交通、住房、綠化、環境、商業、服務、旅游等設施，而所有這些設施項目建設過程中形成的檔案完整準備與否，會直接影響著人們的正常生活。同時建筑工程檔案對防范自然災害的破壞，及破壞后的回復建設都有著不可替代的作用，是減少損失的重要手段之一，可見，做好建設工程檔案管理工作非常必要．
五、參考文獻
1.濟寧市安全生產監督管理局 《濟寧市安全生產執法監察法律法規選編》
工程檔案管理范文5
一項公路建設工程從立項、招投標、初步設計、施工圖設計至最后竣工驗收全過程，會產生大量的資料、文件、圖紙等。由于工程施工周期長、專業多、工種復雜，產生的文件材料種類多、數量大。這給工程建設文件材料的收集、整理、保管、利用，帶來了一定困難和很大的工作量。工程建設文件材料歸檔不及時、不完整、不準確，是長期困擾檔案部門的一個大問題。工程建設文件材料歸檔難，已成為制約檔案工作正常開展的一個瓶頸。由于工程建設文件材料不能及時、準確、完整地歸檔，使得后續的工程管理檔案的提供利用工作，不能得到很好開展。工程建設檔案的價值得不到充分發掘，又反過來影響工程管理人員歸檔的積極性，這也是工程建設文件材料歸檔工作較難開展的本質原因。
二、加強工程建設檔案管理的舉措
1．更新觀念是推進工程建設檔案管理的前提。工程建設文件材料之所以歸檔難度大，除工程建設檔案數量大、內容龐雜、涉及專業多、文件材料歸檔范圍不好把握等客觀原因外，還有組卷要求嚴格、類目設置較細、整編強度大等主觀原因。隨著管理手段的提升，電子文件的大量產生和應用，使得工程建設檔案快速向數字化方向發展和積累，也使工程建設檔案實現按“件”管理成為可能?！犊茖W技術檔案案卷構成的一般要求》2008年修訂版，為工程建設檔案的整理提供了重要指南。工程建設檔案管理人員要及時更新觀念，打破“卷”的傳統思維，這是推進工程建設檔案工作的重要前提。
2．制度嚴謹是文件材料歸檔齊全、完整、準確的保證。要確保工程建設檔案的完整、準確、系統，就要特別注重平時對工程文件材料的收集和積累，就必須把事后控制改為事前控制，將工程建設檔案的管理從末端移到前端，將后續工作變為前置條件，把工程建設檔案工作從一個獨立的工作環節，擴展為貫穿工程建設始終的全程控制的記錄體系。要將檔案工作和項目建設納入管理程序，與項目的各階段同步進行，從設計立項、審批、合同到初步設計和施工圖、竣工圖、驗收、回訪先期導入檔案管理，直至竣工驗收，使工程建設檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。只有嚴謹的歸檔程序和詳盡的規章制度，才能保證工程建設文件材料歸檔的準確性。要采用先進的計算機技術手段，將歸檔前的準備工作納入到自動化管理的進程中，這樣就可以在提高歸檔質量的基礎上，提高電子文件歸檔的效率。
工程檔案管理范文6
文化館藝術檔案管理體系建設是一項具有科學性、開拓性、前瞻性的系統工程。該文針對目前文化館藝術檔案借閱管理中存在的問題，從工業工程視角對存在的問題進行優化改善，提出工作改進建議與意見，促進藝術檔案管理水平的提高。
[關鍵詞]
藝術檔案管理；工業工程；文化館
1藝術檔案管理現狀
1.1選題背景
文化藝術檔案是民族文化、先進文化的重要載體，其中各類非物質文化遺產更是中華民族幾千年傳承下來的瑰寶。文化館的文化藝術檔案涉及面廣、收藏量大，強化文化藝術檔案管理，提升資料利用水平，對檔案管理工作進行科學的優化分析是促進文化事業發展的必然趨勢。
1.2文化館藝術檔案管理中存在的問題
(1)利用率低。2006年，中國出版科學研究所為了解國人的閱讀狀況，進行了“全國國民閱讀調查”。調查結果顯示，我國國民圖書閱讀率連續6年持續走低，網絡閱讀率大幅增長[1]。(2)文化館圖書館在借閱流程管理上存在操作僵化等問題。(3)一部分地方的文化館、圖書館，整理各類藝術檔案工作效率低下、方法極不科學。
1.3目的與意義
規范文化館藝術檔案制度有利于形成文化館檔案管理科學體系。藝術檔案編研工作是指對檔案內容的研究、編輯、出版，并以檔案加工品的形式走進社會，進行文化傳播。編研成果的傳播在弘揚民族傳統優秀文化，建設社會主義先進文化中有著極其重要的價值[2]。
1.4相關研究
學者林秀榮提到，藝術文化對于文明的傳承和發展具有重大的現實意義，提升文化館檔案管理工作質量很有必要[3]。相關研究資料表明，人們不斷尋找和優化保護非物質文化遺產的方法。如何采取有效措施對珍貴的藝術檔案資料進行管理是當前面臨的一個重要問題。
2工業工程視角下藝術檔案管理方案
2.1工業工程的內涵
工業工程是完整而系統的應用體系。人是工業工程應用的重要組成部分，工業工程使人的主觀能動性作用發揮到最大[4]。5S管理等一系列質量改進工具是提高企業現場管理水平和產品質量的工具，其科學和定量的特點十分有利于文化館服務質量的改進。
2.2研究方法
工業工程的基本技術和方法多種多樣，工作研究作為工業工程方法中最基礎的一項，包含了方法研究和作業測定兩方面，用到的主要方法是“5W”提問技術和“ECRS”原則。本文主要利用程序分析方法，通過工藝分析圖以及程序圖對藝術檔案管理流程進行完善。
2.3文化館藝術檔案借閱工藝流程分析
由于館藏藝術文獻資料較多，檔案室分類多，在借閱過程中，讓讀者高效、快速地找到所需檔案成為一個關鍵問題?，F有流程（見圖1）讓借閱者先通過電子查詢是否有符合需求的資料后，再發送信息給管理人員，由管理人員代為尋找，這一過程復雜繁瑣，浪費許多時間。改善后的借閱流程圖（見圖2）將工作人員分在各個檔案室，借閱人查找完畢后再找負責人取資料，雖然需要增添人力，但節省了時間，提高了工作效率。
2.4文化館藝術檔案整理歸類程序流程分析
改善前，藝術檔案整理歸類流程如表1所示。由于搬運次數較多，應減少搬運次數和縮短搬運距離。（1）應用“5W1H”提問技術進行提問問：對什么進行改善？答：對檔案歸還后整理流程進行改善。問：為什么要做這樣的改善？答：因為操作的不規范、復雜且浪費時間。問：什么時候進行改善？答：在整理過程中改善。問：在哪個地方進行改善？答：在歸還檔案時，工作人員應先對其進行分類并掃描條形碼，隨后進行歸檔。問：由誰來進行改善？答：管理人員。問：如何做到改善后的效果？答：讓操作者多次標準作業后熟悉并形成規范。（2）應用5Why法進行提問問：為什么要多次檢查和尋找檔案室？答：因為檔案雜亂堆疊在一起，只能一份一份歸檔。問：為什么不方便？答：因為事先沒有分類整理。改善后的檔案整理歸類程序流程見表2。整理歸類流程改善后，達到了如下效果：（1）簡化了作業工序，大大提升工作效率。（2）按照動作經濟原則安排作業工具和順序，大大縮短了搬運過程中所需要的時間，一方面提高了效率，另一方面減少了工作人員的疲勞程度。（3）對操作中出現的重復浪費動作和時間的操作，用ECRS分析原則進行分析和改善，節省了時間，提高了效率。
2.5基于5S管理的圖書館服務質量管理
5S現場管理法是一種現代企業管理模式，“5S”即整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISOU）、清潔（SEIKETSU）、素養（SHITSUKE），又被稱為“五常法則”?！?S”整理法起源于日本，是指在生產現場中對人員、機器、材料、方法等生產要素進行有效的管理[6]。
3藝術檔案管理優化分析
3.1工業工程視角下藝術檔案管理要求
（1）簡化流程，以人為中心。人是生產活動中最能動的要素，其他要素必須通過人的參與才能發揮自身的效益。自工業工程產生以來，工作簡單化、專門化和標準化（即所謂“3S”），就一直是它所推崇的主要理念[6]。（2）注重全局和整體。不能局限于系統局部的優化，而是要從系統整體需求出發，明確研究對象具體的內外條件，據此選擇合適分析方法。（3）規范整理工作。各門類紙質歸檔文件分類科學，保管期限劃分準確，排列、編號有序，目錄和備考表填寫完整，裝訂、裝盒規范，整齊美觀。聲像、電子及實物檔案整理規范。
3.2存在的不足和下一步研究方向
本文僅針對文化館藝術檔案管理的借閱及整理兩個方面進行了分析與改善，但檔案管理工作遠遠不只局限于這些。檔案管理作為文化館管理工作的重要內容，需要做到與時俱進，這樣才能更好地為文化館各項工作的開展奠定良好基礎。但少部分檔案管理工作人員依然存在錯誤觀念，認為檔案管理工作可有可無，這種錯誤的觀念明顯制約了檔案管理工作的開展。對此，我們要以前瞻性思維，繼續開發先進的管理模式，為我國文化事業發展起到積極作用。
參考文獻:
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[3]林秀榮.關于提升文化館檔案管理工作質量的思考[J].才智,2016(3):271.
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[5]百度文庫.5S現場管理法[EB/OL].(2012-12-03).
