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公文考試申報材料范文1
關鍵詞：特色檔案；內涵；建設；利用
武漢航道學校是交通部長江航道局所屬的全國唯一的一所培養內河航道專業人才的中等職業學校，創建于1976年9月。本文從學校三十余年辦學歷程中對各門類檔案的整理心得入手，對于如何建設、利用與管理中職學校特色檔案，進行全面闡述。
一、中職學校特色檔案的內涵與實質
表面的理解，“特色”就是指事物具有獨特的色彩、風格、內容及其特征、特性、內涵等。就檔案工作而言，主要是指與本單位工作有關的、具有一定的內容特征的檔案集合。對不同的單位，其特色檔案的內容與形式會有許多不同的情況，每個單位都會有各自的工作特色。
檔案工作及檔案材料要有特色，可用“人無我有、人有我優、人優我特”的形式來表現。以武漢航道學校特色檔案建設為例，學校的建設與發展、創建湖北省重點學校、申辦全國航道職工教育培訓中心、全國職工教育培訓優秀示范點，申辦航海教育培訓資質，走職工培訓教育為主，學歷教育為輔，航道職工培訓與海船船員培訓相結合的發展之路，為學校的特色檔案管理提供了重要源泉和活力。為適應學校各項工作的需要，檔案部門在檔案的收集內容、管理方式、信息的開發、利用服務、文件匯編等方面都反映出與其它航道單位的不同。檔案工作圍繞學校教學、培訓等工作，開展了特色檔案的建設和管理。以學校的建設發展為核心，按照“整理—開發—利用”三個層面，在做好學校檔案工作日常管理的基礎上，提煉、完善亮點材料，整合檔案特色資源，為學校各項工作的順利開展服務，力爭特色檔案建設與學校建設協調一致，促進學校可持續發展。
二、中職學校特色檔案工作的建設、利用和管理
中職學校的特色檔案建設，可結合本單位的情況，圍繞學校重點工作，檔案部門根據自已的人、財、物等條件有選擇性地從以下幾點進行。
2.1 特色檔案材料的收集整理
針對反映學校亮點材料開展收集整理工作，彰顯檔案特色。特色檔案的內容可結合學校的教學、科研及管理工作，凡是在歸檔材料中能反映學校亮點和成果的，其它航道系統內單位不具備的，學校獨自特有的內容，都可以作為特色檔案來進行收集整理。航道學?，F將以下內容檔案材料納入特色檔案收集范圍：
1.反映學生各種職業技能和水平考試的文件材料，如各工種職業鑒定考審批材料，海船船員培訓證書申報材料及成績等各種職業技能考試達到一定水平的材料。
2.反映歷屆學生錄取、學籍、畢業及就業信息的文件材料
3.學校重要資產證書材料（如房產證、土地證、車輛使用相關證照等）。
4.教師公開出版的專著、教材，以及為適應教學需要組織編寫的內部培訓資料。
5.反映學校師資力量的各類教師資格證書復印件。
6.反映學校辦學資質的文件材料。
7.學校及教師在教學、科研、管理工作中獲省部級以上獎勵證書、獎牌實物檔案等。
8.學校教學科研活動中產生的影音資料。
9.學校完成的科研課題。
以上文件材料反映了一個學校的管理水平、師資隊伍建設、教學科研水平、教學質量、學生的素質培養，教師的專業技能等各方面。
如：歷屆學生學籍信息。在2009年學校申報湖北省檔案目標管理AA級時，有一位評審組的專家上世紀80年代曾在校進行過為期三個月的短期培訓，在對學籍檔案進行抽查的時候，看到自己當年的學籍卡，整個專家組對學校檔案的完整性有了高度的評價，對學校檔案管理工作通過AA級評審起到了很好的推動作用。檔案部門在歷屆學生錄取、學籍、畢業及就業信息的基礎上編制了《航校學子名冊》，還收集了大量畢業后在各領域從事各種職業的成功畢業生信息，在學校二十年、三十校慶活動中，將歷屆學生畢業照與畢業多年后的工作照制成展板，成為校慶活動中的一大亮點。
2.2 特色檔案材料的編研開發
檔案管理的根本就是利用，檔案人員不能只重管理，而是應該管理與利用并重，沒有利用價值的檔案，就沒有任何意義。而檔案人員最重要的工作就是從庫存檔案的大海中，提煉出發光的珍珠，讓廣大利用者都能得到想要的，甚至是出乎他們意料之外的珍貴寶藏，而不是讓利用者們親自在一堆堆的檔案中去尋找。這個提煉的過程就是檔案的編研開發。
多年來檔案部門的編研成果，通常以紅頭文件匯編的數量來衡量，編研的內容形式單一，大多是各類文件的匯集。現在隨著計算機技術的普及，只要采用了檔案計算機管理系統管理檔案，查找一份紅頭文件已是非常容易的事，利用檔案計算機管理軟件的查找功能，編輯各種專題文件目錄匯編，只要不嫌紙張浪費，要多少就可打印多少。各種紅頭文件不論是本單位的發文，還是上級機關的來文，在“OA”辦公系統都可找到，紅頭文件匯編已不是難事。而開展學校亮點材料的匯編和編輯，匯編文件的內容具有學校工作的特點、特色，對學校具有特定的參考價值和使用價值，這才是學校特色檔案內容的一部份。
檔案部門要在做好日常檔案工作的基礎上，從各部門移交的歸檔材料中，發現和挖掘一些能反映學校亮點工作和特色工作的文件。對收集可用的材料，確定主題，分類編目、分層提煉、適當增加簡單文字說明、配有相應的原始檔案素材。
特色材料文件匯編不是單純的文件匯集，它是一種成果的提煉和加工，匯編內容要有層次性、有條理性的，即有文字說明、又有數據匯總表，同時還有一定檔案原始資料支撐，它是檔案編纂內容的一部份。
2011年，長江航道局開展《當代長江航道發展史》編纂工作，到學校進行調研，學校檔案部門提供了以文字、圖表、聲像為主的大量反映學校辦學歷程的史料，調研專家組對學校二十年、三十年校慶專題集表現出了濃厚的興趣，這兩本專題集正是在廣泛收集相關檔案史料的基礎上對學校建設的曲折經歷，學校發展的堅苦歷程，學校辦學的豐碩成果等方面進行了全面而詳實的闡述，相信在不久的將來，能在《當代長江航道發展史》（正在編寫）相關章節中尋找到學校特色檔案發揮的作用。
2.3 特色檔案材料的利用服務
檔案的生命是利用，如何提供利用，服務學校中心工作，是一個值得探討的課題，首先是要改變觀念，變被動服務為主動服務，尤其是特色檔案的利用服務。
傳統的紙質檔案利用模式在這個辦公高度現代化的時代已經逐漸被弱化，人們會更多地借助網絡、現代化辦公平臺等途徑獲取信息，普通公文自助式查詢隨著辦公數字化程度的提高越來越成為可能。檔案人員已經從以前的紙質目錄中抬起了頭，從一排排檔案箱柜中直起了腰，從簡單的手工作業中解脫出來了，檔案人員有更充裕的時間，更精良的設備，更先進的技術，提高檔案利用服務的廣度和深度。特色檔案利用服務，正是檔案人員可以施展才華的大好天地。因為特色檔案是特別的、不具備共性特征的檔案，其利用潛能不可估量。檔案人員在管理好、開發好特色檔案的同時，也要有主動宣傳主動服務的工作理念。
古語云：“酒香不怕巷子深”，其實不然，檔案部門將特色檔案整理得再規范，編研開發得再深入，如果缺乏宣傳和服務意識，可以說整理和編研都是做的無用功。不能等著利用者自己找上門來，而是要主動展示檔案工作成果和特色，主動服務于學校的各項工作，從而體現檔案工作的價值。
以學校特色檔案為干部人事檔案工作服務為例。檔案部門收集的檔案材料涵蓋學校工作的各個方面，包括干部人事任免，教職工獲得各種省部級以上榮譽等。在收集檔案的同時，檔案部門對組織機構圖進行實時更新與完善，對榮耀室展出實物檔案定期替換，針對學校及個人所獲榮譽，每年編制優秀人物集。這些針對特色檔案所開展的工作在近年來黨群部門、人事部門開展的干部人事檔案規范化管理工作中起到了良好的輔助作用。
如：學校檔案部門選派專職檔案管理人員，協助干部人事檔案管理部門進行規范化整理工作，主動提供干部檔案中的任職時間、任免文件，職工個人獲得榮譽及獎項，職工個人“三齡一歷”確認依據等，有些缺失的項目在檔案部門的特色檔案中找到了原始依據。
2.4特色檔案材料的規范化管理
近年來，隨著學校領導對檔案管理工作關注度的不斷增強，對檔案工作的投入力度逐漸加大，2009年學校通過了湖北省檔案規范管理AA級審核，學校檔案工作更進一步趨向規范化管理。近幾年通過多次的檔案業務培訓和指導，學校檔案工作已取得一定成效，現各部門領導都非常重視檔案工作，按照學校檔案工作規定，進行“四同步”管理，在每一項工作結束后，都主動按時將各種文件材料整理歸檔。在此基礎上，檔案部門主動配合教務處、學工處、職工培訓處、船員培訓中心、招生就業指導中心等特色檔案產生的重點部門開展工作，不斷改進特色文件資料的規范化管理，把檔案工作融入學校的教學管理、質量監控、學生管理、人事管理等各個工作環節中。
如：對教學部門的歸檔材料如試卷、教案、教師工作手冊、學生實訓手冊，進行統一規范標題、名稱、編號模式。即方便了部門歸檔，又規范了部門文件材料的管理和檔案管理的統一標準。對招生畢業部門及培訓部門提供的歸檔材料根據實際情況新增了中職及繼續教育學員畢業證書號碼，對學生獲得的海船船員各類證書號碼也進行了存檔，在證書號碼可以代替證書原件進行網絡查詢的當今社會，檔案部門所留存的完整的證書號碼信息，可以為不慎遺失證書的學員在補辦證書時提供最有力的依據。
特色就是創新，特色檔案的建設、利用與管理，是新時期對檔案工作提出的新的要求，每個行業都有自己的特色和亮點，檔案人員要有一雙慧眼，尋找和挖掘出蘊藏在檔案材料中的寶藏；檔案人員要有一種沉靜的心態，開發和提煉出高質量的編研成果。只有這樣，才能做好特色檔案的建設、利用和管理工作。檔案工作必需做出自己的特色，才能從學校的后臺末梢工作轉移到參與學校的前沿管理工作；才能從單純檔案收集、整理、保管、利用轉化為主動為學校的重點工作服務；才能使檔案人員的工作能力和水平得到充分發揮和展示，檔案工作從無“為”、 無“位”，到有“為”，有“為”才會有“地位”。
參考文獻：
[1] 謝菁. 加強職業學校檔案管理的具體做法[J].辦公室業務， 2011，（09）.
