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學校檔案管理論文范文1
（一）存儲載體不安全電子檔案對存儲載體有著很高的要求，如果存儲載體的安全性得不到保證，將可能直接導致電子檔案損壞乃至滅失。如：學校里部分教師把應歸檔文件（如學生成績、考試試卷和備課教案等）簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至丟失；有些以U盤作為電子文件存貯的介質，由于U盤的質量、壽命、丟失、病毒感染等問題，電子檔案的保存可靠程度不能保證，存在很大安全隱患。
（二）專業人才缺乏電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。由于學校從事檔案工作的專業人員相對偏少，多數科室都是檔案兼職人員。有些科室雖然有現代先進的計算機設備，但因部分檔案專兼職管理工作人員還是原來紙質管理下的工作人員，工作方式無法適應電子檔案管理工作的需要，缺乏專業人員、操作不夠規范等都在影響著電子檔案管理工作的規范化。（四）電子歸檔意識薄弱學校部分科室還沒有將檔案工作中紙質檔案納入現代科學管理和法制管理的軌道，歸檔不鑒定，真偽不辨別，其利用率也比較低，除了在辦學水平評估期間引起重視外，平時在檔案管理中都沒有意識到電子文件的重要性，對其歸檔、保管等一系列問題也沒有給予充分重視和關注，不僅達不到存真去偽、存精去雜的目的，還使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給電子檔案規范化管理帶來諸多不便。
二、提高中職學校電子檔案管理水平的對策
（一）樹立科學的電子檔案管理發展理念要用觀念創新助推電子檔案管理工作，重點樹立三種觀念：一是“以人為本”的電子檔案工作觀念，一切工作都應該圍繞如何服務和促進人的全面發展，特別是教師隊伍教育教學水平的提高和學生整體素質的提升。二是全面發展的電子檔案工作理念，堅持中職學校檔案建設與科室、職能部門二級檔案建設的全面發展，增強全體師生員工的檔案意識；三是協調發展的電子檔案工作觀念，加快中職學校檔案工作發展步伐，促進檔案工作與學校各項工作全面協調發展，更好地為學校的發展服務。
（二）加強檔案信息化建設加強檔案信息化建設，在硬件建設和軟件建設兩方面都要加強，兩手抓兩手都要硬。在硬件建設上，完善檔案信息化基礎設施，加強檔案的場所建設和庫房建設，爭取采用自動化的密集架管理系統，進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境。
（三）不斷提高檔案管理人員的思想修養和專業技能電子檔案管理人員要熟練掌握現代檔案網絡化管理知識，并能夠熟練運用計算機等網絡設備；全面熟悉檔案業務管理，包括紙質檔案和電子檔案各個環節的具體管理方法；刻苦學習各方面的專業知識，注重點滴積累。同時，既要有人文素養，又要有創新意識與能力。
學校檔案管理論文范文2
隨著高校擴招以及校企合作的擴大，傳統的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機、網絡、服務器等現代信息技術對學籍內容進行管理，不僅能夠將學生的各項檔案信息轉化成數據，建立起資源檔案庫，還能方便校方統計和調用。學籍檔案內容管理是一個內涵豐富的概念，其內容包括多種形式，對于學籍檔案而言，主要包括元數據與數據的關系。內容管理的具體實施是在管理目標的要求下，進行內容建模、元數據提取、設定元數據信息、設定管理內容之間的關系。以學生體檢表為例，其元數據主要包括學生姓名、學號、入學時間、專業、班級，數據主要有體檢項目、體檢結果等。另外，復雜的元數據可能具有層次結構，可以通過多個相互關聯的表實現。由此可見，通過資源服務器進行內容的存儲，并通過應用服務器向外提供服務。通過學籍檔案管理系統還可以實現在線學籍管理系統的有機整合。具體做法是通過在現有的在線學籍管理系統中添加動態學籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關系數據庫中提取的元數據直接生成電子檔案和元數據信息，再經由內容管理系統的應用程序編程接口，在元數據服務器和資源服務器中進行存儲。這一系統的整合大大節約了人力、物力，提高了自動化處理效率。
2載體管理
我國高校學籍檔案一般包括紙質材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規定應保持各類材料質地優良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現實中，往往由于入學教育的缺失、學籍管理手段的落后以及學籍管理決策功能不足等原因，導致高校學籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學籍管理、隨意更改學籍信息等，在一定程度上影響了學生管理和學校的教學秩序。傳統的紙質檔案目前仍在大規模應用，如錄取表、學籍卡、成績表、畢業生審批登記表等，這些檔案資料在經多次查閱、復印后會出現不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機技術的發展而產生的新質文件，通過編碼和解碼進行數字形式的信息呈現，其生成、存儲、讀取的載體是計算機和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網絡進行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術到位，不易產生損毀，并能無限復制?？梢?，雖然紙質檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發展方向。在制作電子檔案管理時應當注意以下問題：（1）將紙質檔案文件轉換成電子文件時，必須與紙質等文件之間建立起準確、可靠的標識關系；（2）采取嚴格的加密認證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動；（3）做好備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術形成的電子文件時應注明文件存儲格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時，應注意其壓縮算法和相關軟件。此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記；（2）按時進行抽樣機讀檢驗；（3）進行設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進行一次轉存。
3使用管理
在信息化社會中，信息服務越來越普遍，傳統的檔案服務方式應不斷改革和發展。高校檔案管理人員應將過去那種檔案查詢的服務模式轉變為檔案信息的開發利用模式。學籍檔案的應用者可以按照系統用戶分為學籍檔案申請者和學籍檔案使用者，其中申請者主要是指學生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現代信息使用管理技術，可以分別進行使用，既方便申請者查閱和申請調取某些檔案信息，也能方便校方進行查閱、統計和管理。檔案管理者的工作重心應轉移到引導用戶檢索上來。首先，將檔案信息設置索引編號，進行重新歸檔。其次，對用戶進行檢索培訓和引導。值得一提的是，目前二維碼的應用是非常廣泛的，在學籍管理系統中也可以進行開發利用，雖然在高校系統中二維碼還屬于一個新領域，但相信不久的將來將會有廣泛應用。例如畢業生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學籍檔案的畢業生而設計的。由于學號是一一對應的，是學生的唯一標識，因此管理系統可以將學號作為索引檢索學籍檔案數據庫，學生所輸入的提示信息如果與數據庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業生的所有個人信息，還能連接到該生的入學名冊、成績單、畢業證、學位證等的驗證界面上。要進一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認可度，還要加強檔案門戶網站的建設?；谀壳暗膶W籍檔案管理系統，以學生申請網上下載成績單為例，學生調取成績單的程序如下：（1）學生本人登陸學校網站，通過驗證個人信息（用戶名和密碼），進入學籍檔案管理系統，填寫下載成績單的申請表；（2）驗證通過后，網絡服務器向元數據庫服務器申請訪問令牌（包括檔案地址和時間有效期等信息）；（3）元數據服務器將訪問令牌傳遞給網絡服務器；（4）網絡服務器按照申請者填寫的信息將內容訪問令牌分發給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務器索取成績單；（6）資源服務器將成績單返回給檔案使用者。同樣道理，校方管理者如需調取檔案信息也按照類似步驟進行，既方便又科學，尤其是現在新的教學模式和課外實踐課程的增多給學籍管理帶來了很大難度，利用現代信息技術進行管理則能化難為簡。
4結語
學校檔案管理論文范文3
在高校的教育教學活動中，教學檔案有著不可忽視的重要作用。高校只有在具備了大量的、可靠的教育教學材料，并繼承已有的教學成果，借鑒前人優秀的教育經驗和教育思想的情況下，才能夠有節奏、有秩序、高效率地運行教育教學管理。當然，前人的研究成果和教育教學思想就是源自學校的教學檔案。
因此，高校應當充分注重教學檔案的重要作用，致力于將教學檔案的管理工作滲透到教學管理活動當中，建立并完善教學檔案的管理制度。同時，高校教學規劃的制定與改進、教材的選取與運用、專業以及專業課程的開設等的依據也是源自教學檔案，這些依據將對教學質量的高低和教學活動的成敗造成直接影響?？傊咝＝虒W檔案是教學管理的重要資源，在教學管理中發揮著不可替代的重要作用和指導意義。
二、管理高校教學檔案應該注意的問題
（一）更新高校教學檔案的管理觀念
在這個信息時代，檔案管理信息化已經是不可避免的發展趨勢，而要推進高校教學檔案管理的信息化建設，首先就必須要從思想觀念上進行重視。作為高校的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識時，樹立起良好的服務觀念以及開發檔案的新觀念。高校的教學檔案管理必須要樹立起良好的服務意識，不能在停留在原來的思想上。為此，高校檔案室必須要廣大師生對知識以及信息的需求進行調查了解，并根據調查的情況加大相關教學知識、信息的收集、整理等工作力度，積極的為學校的發展貢獻自己的力量。同時還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現代化意識，促進高校教學檔案事業的現代化發展。
（二）改進高校教學檔案的收集工作
高校的綜合檔案室要對學校的檔案工作進行定期的、整體的、系統的監督與指導。作為檔案室的工作人員，需要邁出檔案室，深入分析學校各教學部門的工作規律，了解他們工作的具體內容，合理把握文件材料歸檔的范圍，并根據分析、了解的結果制定出相應的教學檔案的收集計劃，力爭做到教學檔案的收集工作有步驟、有計劃、有實效。同時，檔案室工作人員還需要對各立檔部門的工作動態有一個及時、準確的了解，幫助解決他們的實際困難。另外，教學檔案室的工作人員還可以精選出一些收集齊全，工作規范，立卷質量較高的部門，組織其它部門參觀學習，互相借鑒，共同提高。
（三）建設高校教學檔案管理工作的規范化、標準化、現代化
近年來，新的教育理念使各高校在辦學方式、辦學理念以及學科領域的建設等方面都呈現出了多元化的發展特色，這就使得高校的教學檔案的種類越來越多，也越來越復雜。因此，在教學檔案的產生、整理、收集、利用等運轉過程中，應當以檔案管理的標準與法規為依據，有效實施科學化的管理，使檔案管理工作的每一個方面和每一個環節都能夠達到規范化；同時，依據指標體系的要求，對于教學檔案相關的支撐材料進行有針對性的、有目的的收集與整理，使其達到規范化、標準化的要求；另外，必須完善工作程序和管理制度，充分發揮教學檔案在高校教育管理教學活動教學研究等各項工作中的作用，從而形成具有實用價值的、準確性和權威性較強的信息材料，進而實現高校教學檔案管理工作的規范化、標準化和現代化。
（四）加強高校教學檔案的信息化人才培養
檔案人才是知識管理型人才。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識性的勞動。檔案工作人員的素質會直接的影響到檔案信息化建設。高校的檔案管理信息化建設具有很強的技術性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識結構，認清自己是否具備運用各種先進的檔案管理工具、高效并準確獲取各種教學檔案信息以及其他的相關的檔案管理所需要的的能力。
如今，很多的教學檔案管理工作人員都不具備這些綜合能力，他們要么是能夠運用各種先進的檔案管理工具而缺乏檔案管理能力，要么就是具備檔案管理能力卻不具備運用各種先進的檔案管理工具的能力。為此，高校必須要為他們創造出一個好的學習環境，鼓勵他們參加各種培訓，努力的提高自己各方面的能力。同時還必須要注意引進新鮮血液，聘請那些具備良好的的綜合素質能力的檔案管理工作人才進高校從事教學檔案管理工作。
三、高校教學檔案信息資源開發利用的途徑
（一）對高校教學檔案信息資源的結構進行豐富、改善
要使得檔案信息資源開發利用工作能夠順利有效的開展，就必須要要加強檔案的接收和征集工作，并盡可能的擴大檔案的接收范圍和征集門類，使得檔案數量更加充足、內容更加豐富、結構更加的合理。從檔案室來說，需要對原有的管理體制進行改善，對單位的檔案進行集中統一的管理。對于檔案館來說則需要堅持館藏教學檔案的數量與質量并重的原則，在合理擴大接收范圍的同時，還需要對所接收的教學檔案的質量進行甄別、控制。
需要對檔案補充機制進行完善，要廣泛地開展檔案征集的工作，必須要想方設法地對散存在社會和個人中的檔案資料進行收集。同時還需要對館藏結構中文書檔案占主體的單一局面進行改變，并加強與各個專業檔案館、圖書館、博物館等之間的聯系，以此來促進教學檔案資源的共享。
（二）積極拓寬高校教學檔案信息資源開發利用的范圍
高校的教學檔案管理人員應當樹立起競爭的觀念、積極服務的理念、市場理念以及協同合作的觀念等先進的觀念和理念，并以此為基礎，做好三方面的工作：一是要切實關注學校以及廣大師生對教學檔案信息的實際需求，是檔案資源能夠得到充分的共享；二是要打破教學檔案信息資源開發利用的常規范圍，利用各種方式有效擴大檔案室在學校中的影響力；三是注重開發檔案室的新的社會功能，以擴大和提升教學檔案信息的開發利用工作對學校發展的積極影響。
（三）加強各種先進信息技術的應用
高校的檔案館(室)應該積極的根據自身的館藏特色建立起檔案信息數據庫。數據庫不僅僅是檔案信息存儲系統，它同時還是對已經數字化的檔案信息進行深一層的加工與組合后所形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學分類組合。通過建立起相應的數據庫后，可以大大的提高查詢速度，進而方便用戶，同時提高檔案信息的管理水平。
在21世紀，將各種資源與信息進行數字化已經成為了現代化建設的主要核心。檔案管理現代化，就必須要是實現檔案資源的數字化，只有這樣才能夠讓高校的教學檔案管理工作與時俱進。要實現檔案資源的數字化就必須要建立起相應的規范與標準，同時還需建立起相應的信息平臺，只有這樣才能夠促進檔案信息資源的共享與利用，推進高校教學檔案管理的現代化進程。
（四）加強建設高校教學檔案的現代網絡化
隨著不斷推進的檔案信息化建設進程，教學檔案有了新的形式，傳統意義上的紙質檔案逐漸減少，而以光盤、磁盤為載體的現代化教學檔案在整個教學檔案材料中所占有的比例越來越大。不管是在內容上，還是在管理的手段、方法上，以往的教學檔案管理都無法滿足現在的需求。在教育走向現代化的今天，為適應信息時代管理的特點和需要，不僅要實現檔案資源的數字化，還要加大檔案信息化建設的經費投入，開發或購買教學檔案管理系統專用軟件，建立教學檔案管理信息化服務網絡。在教學檔案的管理上，充分利用現代信息技術來開發光盤、聯網檢索和信息查詢等服務，充分挖掘信息資源自身的綜合性、積累性等優勢，使我們所得到的相關信息重新達到優化組合的目的，發揮出更大的利用效益。
學校檔案管理論文范文4
第一，可實現檔案資源的共享，發揮檔案資源的最大價值潛力。資源共享是網絡的典型特征和突出優勢，在學校檔案管理中利用網絡技術，構建信息網絡技術管理模式，不僅實現了檔案管理的現代化和計算機化，也實現了檔案管理從傳統的實體管理向的信息管理的轉變，并借助于資源共享的網絡優勢，實現了檔案資料信息服務的社會化。通過互聯網，可以將學校的檔案管理系統與公共信息網絡、教育信息網絡等進行連接，不僅能夠通過局域網實現學校不同部門之間的信息共享，還可以與不同學校之間、社會公眾之間實現信息共享，徹底轉變以往封閉式的管理模式，改變為現在的開放式的管理模式，服務的受眾對象從原先單純的學校內部轉變為現在的全社會。
第二，可提升檔案管理人員的工作效率。由于采用了的計算機技術和網絡通信技術，學校的檔案管理人員不再僅僅局限于檔案收集、資料整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作內容，而是通過對計算機系統的操作便實現了檔案的存儲、讀取、檢索、編輯和利用，檔案管理人員有更多的精力去保證檔案資料的質量，為學校和其他對象提供更加優質的檔案資料。
二、運用信息網絡技術構建學校檔案管理工作新模式
首先，需要采取綜合性技術措施實現學校檔案管理的網絡化。利用網絡技術，逐步建立以校園網為平臺，以學校綜合檔案室為中心，聯絡學校黨政、財務、教學、科研、學生管理等核心機構的學校檔案網，實現校內管理機構檔案存儲(歸檔)和檔案檢索(查檔)網絡化、自動化。學校任何檔案信息一經產生就通過校園網的傳輸進入到檔案數據庫中，而不必像傳統的方式那樣必須待工作結束或年終時歸檔。同時將具有永久、長期保存價值的電子文件，通過校園網上的文件管理系統上傳到學校檔案的服務器，這樣檔案信息一經產生就可迅速上網，使使用者在較短期時間內跨地域、跨時間、跨內容地尋找到所需的信息［1］。
其次，科學合理編制學校檔案網絡管理的有關規章和標準。檔案管理是一項科學性很強的工作，要實現用信息網絡技術管理，就必須指定統一的業務規范和技術標準。同理，建立一套統一的標準，是學校檔案管理網絡化的前提，需要從檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理、檔案信息網絡系統、檔案信息管理軟件等方面，制定一套可行的規范化標準。只有不同的學校在統一的標準下建立自己的檔案管理網絡系統，從而才能實現檔案信息的資源共享，做到檔案信息的社會化，達到為公眾提供有效服務的目的［1］。
第三，要切實提升檔案管理人員的綜合素質尤其是信息化水平。要實現學校檔案管理網絡化，就必須有一支高水平的檔案管理人員隊伍。對現有的檔案管理人員重點進行計算機操作和網絡應用知識的培訓，學習電子文件和電子檔案管理知識，使他們的檔案業務知識與計算機網絡應用能力結合起來，以適應學校檔案管理網絡化的要求。要培養他們的電子檔案管理能力，使他們具有采集和管理電子檔案的意識，讓他們提前介入電子檔案的運作和管理，在實踐中掌握電子檔案采集和管理的技能和方法，學會電子檔案管理系統軟件的操作和運用，從而熟練地完成檔案用信息網絡技術管理的一系列工作，為學校管理和發展提供優良的服務［2］。
三、信息網絡技術下的學校檔案管理需要注意的問題
信息網絡技術下的學校檔案管理工作是一項復雜工程，牽扯到方方面面，除了技術因素、制度因素、人員因素，還需要重視細節以及網絡安全因素。第一，充分認識信息網絡技術管理的技術性問題。在建設過程中，需要綜合考量電子檔案的可用性、可理解性以及可取性等問題。有鑒于此，在對電子檔案進行保存的時候，不僅僅要求保存電子檔案本身含有的信息，更加應該總是電子檔案的背景信息以及相關技術信息等等。
第二，高度重視檔案信息的保密性問題。網絡是一個雙刃劍，必須把自由傳播與有效控制結合起來，才能發揮網絡傳播的巨大效益。檔案又是特殊的信息資源，必須解決網絡傳播的安全問題。要解決這一問題，應遵循以下三點:首先，開發檔案的范圍應最大化，檔案保密的范圍應最小化;其次，正確處理所有權、隱私權與公布權的關系。最后，合法開放檔案應及時，避免造成信息老化、內容滯后［2］。
學校檔案管理論文范文5
關鍵詞：學校檔案管理；校園文化；管理問題；意義分析
眾所周知，學校檔案管理工作與學校發展息息相關。進入新世紀以來，我國學校檔案管理越來越受到重視，它的管理質量直接影響到校園文化建設水平。高效的檔案管理工作能夠提升學生的發展水平，同時也能夠為教師創建良好的教學環境，調動他們的工作積極性，從而提升學校的教學質量。學校檔案管理作為校園文化的重要載體，它可以為校園文化各項工作提供檔案信息保障，將校園中的制度文化逐漸變為歷史精神文化，并且能夠以物質的形態保存下來，從而不斷豐富學校的校園文化。因此在今后的發展中，學校管理者需要重視檔案管理工作，充分發揮檔案管理對校園文化建設的重要作用，最終達到檔案管理目標。
一、學校檔案管理在校園文化建設中存在的問題
（一）對檔案管理工作認識不足
在學校管理中，人們一般會忽視檔案管理工作的重要性，這樣就導致學校檔案管理質量較差，不能夠滿足校園文化發展的需求。甚至在一些規模較小的學校，他們沒有建立相應的檔案室，沒有將學校的文件和檔案進行規范整理，還有一些學校雖然建立相應的檔案管理室，但是建設水平較低，管理環境較差，不能夠達到對檔案管理的要求，容易導致檔案的丟失或損壞。對檔案工作認識不足是造成這些情況發生的主要原因，工作人員應該認識到自己工作的價值，不是僅僅把資料整理好而已，更重要是認識到這些資料的價值所在。
（二）檔案管理制度不完善
學校在進行檔案管理時需要有比較完善的管理制度進行支撐，規范管理人員的各項工作，這樣才能夠達到檔案管理目標。但是在實際的管理工作中，許多學校的檔案管理制度不夠完善，沒有對檔案管理的各項工作流程做出明確規定，同時也沒有對檔案管理的環境做出要求，使得學校檔案管理制度形同虛設，沒有真正發揮相應的作用。領導對檔案管理工作的不重視，在制定管理制度的時候，只是為了制定而制定，沒有切合實際情況。在制定管理制度中，缺乏檔案管理流程、管理環境的規定，這樣工作人員在執行時隨心所欲，不能好好保護檔案資料。
（三）檔案管理人員專業素質較低
當前我國許多學校的檔案管理人員專業素質比較低，他們大多數是兼職人員，而且負責的任務較繁雜，這樣他們不能夠將精力全身心投入到檔案管理工作中來，從而會降低學校檔案管理的質量，也就不利于校園文化的建設。除此之外，這些檔案管理人員他們大部分沒有經過系統的管理培訓，在歸檔時容易出現問題，最終會降低其為教師和學生的檔案管理服務的水平。檔案管理工作在學校里，就像是一個邊緣化的工作，沒人愿意去做，因為工作多而且看不出成效。學校對于檔案管理也抱著一種可有可無的態度，沒有加強領導和監督，也沒有給予必要的重視。檔案管理工作人員的素質低，檔案管理工作不能到位，檔案資源不能有效利用，造成了檔案資料的浪費。
二、提升學校檔案管理水平的對策
（一）轉變思想，提升校園文化認知
在進行校園文化建設過程中學校要對檔案管理進行強化，要通過檔案資源對校園文化體系進行豐富，由該資源結構構建全方位服務結構，從而保障校園文化建設工作能夠順利開展。
1.首先要轉變思想，加強對檔案管理的認識。轉變思想，充分了解檔案管理內容，將檔案管理資源應用到校園文化建設的各個過程中。在日常工作中，要樹立“用檔”的觀念，而不是僅僅管理檔案。提高人們對檔案的認識，使學校里的檔案資源得到充分的利用。學校要樹立正確的檔案管理理念，要從領導層形成正確的檔案管理認識，充分挖掘檔案管理工作在校園文化建設中的作用，從該資源出發構建對應文化建設體系。要強化自身檔案交流，加大檔案管理人力、物力的投入，對該資源進行充分利用，形成有序化管理，豐富校園文化建設層次。
2.提升自身認識，充分認識到檔案管理的文化作用，提升自身工作的主動性。當前校園文化建設在很大程度上受到檔案管理的影響，檔案管理內容不完善直接造成校園文化建設不到位，嚴重影響了學校發展和學生發展。因此，檔案管理人員要深入挖掘檔案管理內容與校園文化建設之間的聯系，要對檔案管理的服務功能進行全面拓展，形成積極、主動地做好檔案管理建設工作，營造和諧校園服務體系，傳播高品位校園文化活動。
（二）完善機制，優化檔案管理制度
檔案管理是校園文化建設中不可或缺的關鍵內容，其服務質量和服務效益決定著校園文化體系的構建水平。在對檔案管理工作落實時學校要加大檔案管理機制建設，要依照檔案管理需求形成全方位督導評估體系，將制度內容與檔案管理真正融合在一起，從本質上優化管理效益。
在對管理制度進行構建時學校先要把握好檔案日常管理制度、檔案監督制度、檔案評價制度等內容，要依照檔案管理工作要素及檔案管理工作注意事項形成對應制度體系，將制度內容滲透到日常工作的方方面面，從而保證檔案管理過程中人員能夠有章可循、有據可依，實現管理工作的全方位完善。尤其是在檔案管理制度開發方面，學校要加大開發力度，要依照信息化校園需求對制度機制不斷革新，為校園文化建設開發新的資源，從而真正提升管理制度協調效果。其次，要樹立檔案管理典型及榜樣，通過檔案管理優秀案例形成促進作用，對自身檔案管理體系進行督促和激勵，讓檔案管理工作能夠全面、高效地落實。
（三）提升素質，改善組織管理結構
檔案管理人員素質直接影響著檔案管理工作質量，是校園文化環境優化的基礎。只有形成高素質、高水平的檔案管理組織，檔案管理氛圍才能夠得到本質上的提升，校園文化環境才能夠得到根本上的轉變。
學校要加大檔案管理人員培訓，依照學校檔案管理需求對人員技術水平及能力素質進行提升，確保人員能夠真正符合學校檔案管理需求，能夠高質量、高效益地服務于校園文化環境建設。技術培訓過程中要對檔案管理基礎知識、文化知識、計算機知識、管理及文史知識等進行全面滲透，要在培訓過程中提升人員上述知識認知，讓管理人員業務水平能夠得到全方位改善。素質培訓主要包括服務態度、管理態度、責任心等，要提升人員對檔案管理的主觀能動性，改善檔案管理氛圍。與此同時，學校還要依照具體檔案管理需求適當引入新型人才，改善檔案管理人員結構，提升管理工作的協調性和有效性，有針對性地為人員安排外出調研及學習，豐富學校檔案管理工作內容。
（四）利用網絡，提高信息管理水平
在傳統的檔案管理中，大部分采用人工管理的方式，這樣的管理不僅費時費力，而且管理質量也不盡如人意。因此學校在今后的檔案管理中需要提升其信息化水平，充分利用網絡技術，實現檔案的信息化管理，完善學生和教師的檔案信息，從而為他們提供更加便捷的服務，為學校校園文化的發展提供檔案支持，提升學校的人文水平，最終達到校園文化建設目標。學校還要積極完善檔案數據庫，積極開發和利用校園檔案信息資源，實現文化建設和檔案管理的一體化發展。通過這樣的網絡信息建設，相關人員能夠及時檔案信息，讓學生和教師了解自身的狀況，調動他們學習和工作的積極性，為校園文化建設提供更好的檔案資源支持。
綜上所述，學校檔案管理工作與校園文化建設緊密相連，檔案管理人員在今后的管理中需要積極轉變自身的理念，學習更加科學的管理方案，制定完善的管理制度，這樣才能夠達到管理目標，為校園文化建設提供資源保障。除此之外，學校也要提升檔案信息化管理水平，增強檔案管理效率，保證檔案管理服務質量，從而提高學校檔案管理工作水平。
參考文獻：
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學校檔案管理論文范文6
[關鍵詞]檔案管理制度 工作職責 服務 價值
學校檔案是學校辦學歷史和全校師生員工的德、能、勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護學校自身權益的重要工具。因此,各類學校必須加強檔案管理工作,讓學校檔案管理工作為學校的成長發揮它特有的功效和作用。筆者認為,加強學校檔案管理工作需要解決的核心問題如下。
一、深化認識,高度重視
學校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學校的自身形象、價值觀念、學校精神、學校先進人物榜樣力量的延綿不斷地傳承,學校檔案起到了重要的載體作用。為此,學校領導要從講政治中的實踐“三個代表”和“科學發展觀”重要思想的高度,認識學校檔案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,組織學習,廣為宣傳,并把檔案管理工作納入學校發展的長效機制之中,努力讓全體教職工增強建檔意識,形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。
二、完善制度,加強管理
制定和完善檔案管理制度,是逐步規范檔案管理工作的有力措施和可靠保證。學校領導要牽頭負責,根據本校校情,針對學校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環節,認真制定和落實各項制度,如《檔案室工作職責》、《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責》、《檔案資料收集員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度,并責成學校辦公室主任具體負責組織和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時要求各處室檔案資料收集員負責本處室檔案資料收集,做到職責明確,整理有序,歸檔及時,確保學校檔案整理工作的順利開展。
三、精通業務,愛崗敬業
要提高學校檔案管理的水平和質量,不僅要有一批政治素養高、理論知識廣、業務能力強、工作作風正的檔案管理人員,而且要求他們忠于職守,遵紀守法,確保檔案的絕對安全。因此,學校必須重視檔案管理人員的綜合素質的提高。學校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,辦公室與各處室形成工作網絡輻射,齊抓共管,團結協作,保證學校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時。對于年輕、熟悉計算機操作且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用,并逐步培養成學校檔案管理工作的骨干。此外,對檔案管理人員要適時進行培訓學習,讓他們的思想意識、專業知識和專業技能等與時俱進。努力打造一支愛崗敬業、樂于奉獻的檔案管理隊伍,讓他們每個人都能在自己平凡的工作崗位上創績立功,盡快成長為檔案管理的行家里手,為學校教育事業的發展作出積極貢獻。
四、設施齊備,操作規范
要搞好學校檔案管理工作,設備設施建設尤為關鍵。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內容,根據學校規模和經濟狀況設置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調溫和通風等設施,盡可能做到“三室分開”,即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開,至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案,要設立專門庫房,確保它們的保存質量。此外,如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝象機等設施已是當今社會檔案管理工作中必備的工作工具。
在具體操作中,檔案室對已收集回來的各種檔案資料要做好以下幾項工作:(1)按學校檔案保管的規定,對各處室檔案資料收集員送回的檔案資料整理立卷,然后登記入庫。(2)檔案室要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發現問題要及時采取補救措施,并報告分管領導,確保檔案安全。(3)重視電子文件的歸檔工作,歸檔時,還應歸檔相同的紙質文件,即“雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到:一是齊全完整;二是真實有效;三是格式規范;四是一式兩(三)套;五是經過整理,要附《歸檔電子文件登記表》。(4)認真做好檔案統計、補充、銷毀等工作。
五、挖掘潛能,保障服務
學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值,利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發展和進步。因此,在檔案管理過程中,切不可流于形式,整理一些毫無價值的劣質檔案,也不能將大批優質檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發揮檔案的服務作用,學校領導要高度重視教職工用檔意識的培養,讓大家認識到,正確用檔就是在提升自我素質和提高工作效益,就是在為學校的進步發展做貢獻。其次,為了更好地開發學校檔案的服務潛能,必須健全和完善檔案的檢索工具,如匯編《學校檔案檢索目錄》等。有條件的學?？砷_通校園網,這樣既方便了教職工對所需檔案資料的查尋,也為社會各界了解認識學校建立了“綠色窗口”。
參考文獻:
[1]朱繼榮.對高校學生檔案管理的思考[J].山西廣播電視大學學報,2009,(6).
