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摘要：學校檔案管理數字化局限于學生學籍、學業成績的現狀比較普遍，其它教學檔案的數字化管理沒有得到應有的重視，數字化管理運用程度不高。本文分析了教學檔案的內容、特點、分類，闡述了教學檔案數字化的必要性，分析了目前學校檔案數字化管理的現狀與問題，提出了改進措施。
關鍵詞：教學檔案；數字化
隨著信息技術的飛速發展與廣泛應用，學校教學管理領域也發生了深刻變化。無紙化辦公、大數據支持下的精準教學等借助信息技術手段促進教學管理效能提升的方式被普遍使用。然而，相當一部分教育管理者在推進教學管理改革過程中，忽視了學校教學檔案管理的升級，對于教學檔案的整理收集，還停留在“文件袋+文件柜”的傳統管理模式，檔案資源占用空間大，人力資源占用多，維護成本高，管理效能低下的弊端日益突出，改革學校教學檔案管理迫在眉睫。事實上，對學校教學檔案進行數字化管理升級，是信息時代下學校檔案管理發展的必然。這對改進檔案管理方式，提高學校檔案管理效率，發揮檔案作用，具有重要意義
一、教學檔案的分類和特點
1.教學檔案的分類
學校教學檔案指學校在實施教育職能活動中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料。廣義上的學校教學檔案包括：規章制度類的教學檔案，如上級教育部門下發的各種教學文件、學校的教學管理制度、教學改革方案等；教學組織與管理類的教學檔案，如年級教學安排、科組教研工作安排、科組教研活動記錄、科組工作總結、教學人員檔案（技術檔案、職務晉升檔案、考勤獎懲紀錄）等；教學實踐類的教學檔案，如教師教學計劃、課表、教學任務書以及課程標準、教材、教案、課件、講義、微課、錄課、題庫、試卷等；教學研究類的教學檔案，如科研規劃、課題任務、科研紀錄、科研成果（歷年、參編專著及教材、參加學術會議的統計）等；學生學業記錄類的教學檔案，如學生學籍記錄、學習經歷記錄、學業水平、獎懲記錄等；教學保障類教學檔案，如教學經費的使用及管理情況、教學科研儀器檔案（儀器分類統計表、名稱、數量、用途、性能、保管使用、維修登記表等）以及其他教學教具、標本、模型等的情況記錄等。狹義的教學檔案主要指教學實踐類檔案，是教師在學科教學過程中的教材、教案、學案、課件、微課、試題等教學資源，以及教學活動記錄、教學評價、分析報告、考核記錄等。目前大多數學校沒有將教學實踐類的材料進行統一收檔管理。這些材料散落在眾多教職工中，有些是紙質文檔、有些是電子文檔，隨著人員變動、教學場所、辦公場所、教研活動場所搬遷以及設備更新等，這些材料不斷失落，既讓教學檔案缺乏完整性，也阻礙了教學檔案資源的再利用，實在可惜。
2.教學檔案的特點
一是教學檔案來源廣泛。教學檔案的提供者包括教學活動組織者和教學活動參與者。以普通高級中學為例，參與教學活動的教職工少則幾十人，多則數百人甚至上千人，每位教職工幾乎每天都在從事教學活動，不斷產生教學檔案。二是教學檔案形式多樣。教學活動的多樣性決定了教學檔案的形式多樣，豐富多彩。根據其載體形式區分，就有文字性的材料、有音頻、視頻、圖片，還有實物等。三是教學檔案專業性強。教學檔案的產生主體是進行創造性勞動的教職工，勞動設計、勞動過程、勞動結果都具有創造性，更何況教學檔案來自于不同學科，各學科也有較強的專業型。檔案管理人員對具有保存價值的教學檔案進行整理、分類、保存，需要專業知識背景，否則很可能出現整理混亂、分類不清、取用困難的局面。四是教學檔案運用率高。學校教學活動具有周期性、相似性強的特點，每屆教職工的工作開展情況對后屆教職工都具有重要的參考和借鑒作用，如教學設計、教學資源、教研成果等這些教學檔案重復利用率高，保存價值大。
二、教學檔案管理數字化及其重要性
1.教學檔案數字化的定義
教學檔案數字化是指利用電子信息技術把各種載體的教學檔案資源轉化為數字化的檔案信息存儲及管理。教學檔案數字化管理是信息技術時代學校教學管理發展的必然，也是數字化檔案建設工作的一部分。數字化的教學檔案存儲方便，節約空間。
2.教學檔案管理數字化的意義
一是有利于提升教學檔案的存儲量。一方面原件存儲（紙質存儲）對存儲環境有較高的要求，如適宜的溫濕度以及微生物環境等等，這就意味著原件存儲需要額外的空間建設，存儲量受到空間的嚴重限制。電子檔案存儲形式則不需要受到太多的溫濕度的限制，將儲存工具密封保存，即可保存較長時間。不僅如此，一個8G中等容量的存儲器可以存儲4000張左右照片，占空間面積極小，容量是紙質存儲無法比擬的；另一方面信息時代下的教學檔案來源廣、形式多樣，多以紙質存儲為主的存檔形式，已經不能全面的反映教學管理、教學研究和教學其他方面的情況，無法滿足現代學校教育管理發展的需求。采用數字化的方式存儲教學檔案，存儲的方式更加方便，安全性得以提升，更重要的是教學檔案的存儲量也會大大提升，存儲的內容豐富多彩。筆者調查了解到，因原件檔案耗材多，分類整理難，學校在整理歸檔時往往只將制度性、計劃性和總結性的教學材料進行收錄，而作為教學檔案重要內容的課堂教學實踐類資料則無法歸檔整理，常常由教師自行零散保存，容易丟失。二是有利于教學檔案共享再利用。教學檔案是教學管理者、參與者在教學實踐中的重要總結性、真實性記錄，它是管理者制定下一步教學工作決策、管理制度的重要依據，也是教師開展下一階段教學工作的重要參考。和傳統的檔案存儲方式相比，電子檔案可以將教學過程以圖像、影音或文檔的形式記錄下來，使檔案的內容變得更加充實，也更容易按學科按時間按門類歸檔。教學管理者和參與者在查閱電子教學檔案時只需要檢索關鍵字就能找到相關檔案資料，大大提高檢索時間和檔案利用率，充分發揮了檔案的再利用作用，教學管理者和參與者在自己的工作臺就可以找到需要的檔案。三是有利于節約人力資源。借助于互聯網，教學檔案的電子化可以實現網絡端存儲、管理和使用，實現教職工隨時隨地無人化調用，大大減少了傳統意義下檔案管理的人力資源配備。通過局域網，參與教學實踐的所有人既是檔案來源者，也是檔案傳輸者，負責教學檔案管理的專職人員通過網絡完成檔案的收集、傳輸、整理、歸檔工作，大大節省了收集歸檔時間，也節省了投入到檔案管理的專職力量。四是有利于環境保護。大量教學檔案的存儲管理如果采用傳統紙質檔案管理，需要耗費大量紙張、木材、鋼材等自然資源，不利于環境保護。一般情況下，檔案室的最小面積要能容納單位各種資料的存放，還必須考慮未來20—30年的發展空間。筆者所提到的教學檔案因內容豐富，如全部采用紙質載體進行記錄，將耗用大量的紙張，還需要超大的存儲室用于存放。學校電子化檔案管理可以大大減少自然資源的使用，為創建資源節約型社會做貢獻。
三、當前教學檔案數字化管理存在的問題
1.教學檔案數字化進程緩慢
在當前教育受到高度重視的形勢下，學校均比較注重教學實踐工具的方便快捷以及促進教學效能提升方面，因而數字化建設的進程相對較快，尤其是課室教學工具和教師辦公工具的使用更新方面。但在教學檔案的管理方面，因對教學檔案作用的重視程度相對較低，教學檔案數字化被忽視或者進展非常緩慢，其發展的水平普遍較低。筆者調查本地四所大型普通中學，有三所學校目前沒有將教師教學資源、教研資料等列入教學檔案管理。只有一所學校將部分公開課分享到內部網站，卻沒有專人負責收集、存檔。
2.教學檔案管理體系不完善
要實現教學檔案數字化，必須有完善的教學檔案管理體系。技術層面，有專門的渠道或專門的網絡，并有專門的技術人員進行技術維護，并根據實際情況對渠道進行調整；制度層面，應該有完備的教學檔案管理規章制度和收集存檔流程，由專人為教學管理者和參與者做數字化流程和方式方面的培訓，并最終實現教學檔案數字化。從筆者調查的情況看，絕大多數學校教學檔案的管理歸口在教務部門，教學檔案的收集整理僅限于教學常規，如課堂教學要求、課程安排、學科組工作計劃、教學總結等。對教學檔案種類缺乏系統的梳理、對教學檔案管理責任缺乏明確的規范，造成了教學檔案收集不全，資料存儲混亂。
3.配套技術和平臺較為滯后
教學檔案來自于教學管理和教學實踐一線，教學檔案的收集、存儲必須在存儲庫與檔案提供者（教學一線人員）之間建立聯系或平臺，然后通過該平臺實現數字化。筆者調查發現，學校教學檔案管理數字化的基礎配套技術整體上比較落后。一方面，相當一部分教學一線人員對教學檔案的認識不到位，他們將本應歸類到教學檔案范疇的課件、教學數據分析材料等，放置在電腦存儲中，經過一段時間之后的電腦更新換代，教學檔案丟失；另一方面，因為技術平臺缺失，教學一線人員無法及時整理、上傳教學材料到檔案存儲庫，只能將教學檔案記錄在自己的電腦和筆記本里，無法實現共享，再利用率非常低。
四、教學檔案數字化管理的改進舉措
1.規范教學檔案的收集范圍
一般來講，教學檔案的收集應該全面、準確，既要反映教學管理、教學活動的全過程，又要注意把握歸檔文件的準確、價值。其收集范圍一般包含上級教育行政部門下發的和學校制定的有關教學管理、教學活動的文件、教師個人形成的教學文件材料以及學生個人形成的學習材料，還有與教學相關的各種研究性、分析性總結或其他材料。通常情況下，規章制度類的教學檔案、教學組織與管理類的教學檔案、學生學業記錄類的教學檔案由教學管理部門分門別類進行收集；教學實踐類的教學檔案，如課程標準、教材、教案、課件、講義、微課、錄課、題庫、試卷等由學科教研組（備課組）分學科收集整理；教學研究類的教學檔案由教師個人在相應的平臺上傳，由教研管理部門進行匯總。
2.更新教學檔案的收集平臺
教學檔案種類多、數量大，學校應研發專門的技術平臺加強對教學檔案的收集整理，由教學一線人員在電子信息平臺上傳，教學管理部門、學科教研組和檔案專業人員審核。收集平臺可考慮劃分年度、類別和保管期限。內容上可根據學校教學任務進行區分，如教學常規、教學實踐、教研分享、課程資源中心等等。還可適當增加專題類：如體藝教育專題、心理健康教育專題、高考研究專題等，在子欄目中又可根據學科進行分類。平臺設計上要盡量考慮包容多種形式，如文檔、音頻、影像等。內容全面、版式清晰、上傳方便應是教學檔案收集平臺制作的重要原則?？紤]到部分檔案涉密，不可以對外公布，因此學校在更新收集平臺時，應針對檔案管理的網絡安全系統進行完善，避免由網絡不安全所引起的檔案丟失現象出現，將校內網與校外網進行區分，構建安全、有效的網絡系統，確保教學檔案管理的系統性以及規范性。
3.提高對檔案管理數字化的認識
教學檔案管理數字化的建設進展與學校重視程度相關。一般情況下，學校越重視教學檔案及數字化工作，教學檔案管理的數字化程度和管理水平就越高，教學管理及教學實踐一線人員對教學檔案的認識也會較高，反之亦然。做好教學檔案數字化工作，學校在加強制度和平臺建設的同時，必須不斷加強檔案管理數字化建設的宣傳工作，比如在校園網站中設置宣傳欄，或者是定期召開與教學檔案管理數字化建設相關的會議，讓管理層和一線人員充分意識到教學檔案管理數字化建設對于自身專業成長和學校發展的重要意義。與此同時，還需要按照檔案管理數字化建設的相關要求，開展相關的教育培訓工作，讓學校教職工在教學實踐中深刻地感受到教學檔案數字化帶來的便利，他們才會更加積極主動地配合到相關工作中來。
4.加強對檔案管理團隊的培訓
檔案管理專業性強，除充分培訓一線教學管理者和實踐者作為“兼職管理員”外，學校還必須加強對檔案管理團隊的培訓，不斷提高團隊人員的檔案管理能力，從而加快檔案管理數字化建設的進程。和一般性檔案相比，教學檔案的專業性還體現在學科專業知識等各個方面，因此專門的教學檔案管理團隊還要摸清教學檔案的載體形式和相應的規律、要求。此外，學校還要對教學管理部門人員和學科教研組進行檔案管理知識和技術的培訓，促進其及時審核確認檔案內容，并針對檔案存儲需要，提出平臺改進方案或要求。綜上，傳統的紙質教學檔案已經無法滿足教師發展以及學?，F代化管理的需要，信息時代對學校的檔案管理工作提出了新的要求，教育發展的新形式也需要學校及時變革觀念，改進檔案管理方式方法，及時推動教學檔案的數字化管理工作，提高教學檔案利用效率，發揮教學檔案對推進學校教學改革的重要參考作用，促進學校教學質量的提升。事實上，為了適應新課改的要求，各學校均在教育管理和教學方式上做了諸多探索和突破，在探索和實踐過程中行程的豐富的電子教學檔案，短期內是教學管理者和實踐者制定下一步工作的重要參考，而在未來的某一個階段，這些電子教學檔案將成為學校新課改實踐的生動闡述。
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作者:尹習梅 單位:中山市第一中學
