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【摘要】學籍檔案是學校管理中必不可少的一部分，對學校管理來說至關重要，學籍檔案來源于學校整個教育教學過程，是教育教學工作開展始末的原始記載，是辦學水平綜合評價的體現。學生檔案材料的缺失，是學生檔案收集整理不合要求造成的，檔案材料的嚴重缺失給國家人才建設、人才錄用帶來不良的影響，小到學生日后的安家、落戶、就業，大到國家干部隊伍建設，人才的培養、啟用，都存在很大的隱患。
【關鍵詞】學生檔案;特點；難點；改進策略
學生檔案是職業學校檔案管理的基礎工作之一，職業學校每年都有千余學生入學、千余學生畢業，這些畢業生在學習過程中產生大量的文件、表格、文字材料。它們是學生在校學習期間各方面表現情況的客觀憑證。多年以來，學生檔案信息都以紙質文件的形式保存。近十年只有學生畢業證信息登入互聯網，其他的檔案材料比如就業檔案材料、學生成績、招生錄取等資料仍然以紙質形式存在，而這部分紙質檔案是學生三年學習的客觀記錄，對他們一生有著重大影響，是國家人才就業、升職、安家、干部考察、人事調動的重要依據。這些重要的原始記錄，存在著偷工減料或者文件缺失的現象，學生檔案紙質材料的減少，將帶來一系列嚴重后果。檔案材料的缺失直接抹殺了檔案所具有的信息價值。與檔案工作的客觀性、真實性、原始記錄性的基本原則相違背。解決學生檔案材料缺失問題，必須從檔案基本建設要求與材料缺失的現狀著手，有針對性地做好學生檔案材料的收集、重組與完善，避免學生檔案材料缺失對國家人才建設帶來的不良后果。
一、學生檔案缺失產生的原因和現狀
學生檔案是反映學生的個人經歷、品德、才能和學習表現的，以學生個人為單位保存起來，以備查考的文字、表格和其他各種形式的歷史記錄。主要內容有每個學生自進入該校學習以來產生的思想品德、考試成績、家庭狀況、獎勵與懲罰、實習實訓、管理能力等各方面情況的原始記錄，是學校檔案必不可少的組成部分。學校學生檔案材料不全或缺失的現象，是學生檔案收集整理不合要求造成的，檔案材料的嚴重缺失給國家人才建設、人才錄用帶來不良的影響，小到學生日后的安家、落戶、就業，大到國家干部隊伍建設，人才的培養、啟用，都存在很大的隱患。國家職業教育興起于20世紀80年代，大多數學校是由高中學校或其他類型的培訓機構轉型而來，是一種新興的年輕的教育體制。經過國家長期的政策扶持與學校自身艱苦創業，職業類學?；窘ǔ梢幠?，并向社會輸送了大量的職業技術型人才。辦學之初，很多畢業生并沒有考上大學繼續深造或成為國家工作人員，而是就業于私企或自主創業，學籍檔案對他們的切身利益來說顯得不那么重要，加上畢業生存在對檔案不了解也不關心的現象；有的甚至畢業幾年了，可畢業證、學生檔案還在學校檔案室；還有的將檔案放在家里；有的學校教師對學生檔案沒有足夠的重視，造成學籍檔案材料收集不齊全、制作不完整；更有甚者不知將檔案丟在何處。根本不理解“檔案有什么用”，等到參加工作，單位需要用或需要辦理各種手續追查的時候再回校補辦；學校辦學機構的變更造成一部分學生文件丟失。以上種種原因造成學生檔案的保存出現不少漏洞：檔案室學生檔案零散不齊全，不少畢業生參加工作若干年之后再回校補辦畢業生檔案，更有學籍檔案不知所終，畢業證遺失的不負責任的情況。
二、職業學校學籍檔案零散及遺失成因分析
隨著職業學校辦學規模的逐漸擴大，各項管理措施不斷完善，學籍檔案的制作越來越規范化，檔案管理手段越來越科技化，工作人員從思想認識到管理辦法日趨完善。但是不規范文件管理仍然長時間制約著檔案管理工作向前發展的進程。
（一）從學校管理體制來看。建校之初，有的學校缺少具體的學籍檔案管理機制，對于規范的學籍檔案材料的形成、填制、發放、管理環節沒有形成制度，學校領導對檔案工作重視不夠，教學管理部門未科學管理檔案。
（二）從管理層面來看。職業學校管理教師系統的檔案管理培訓較少，檔案意識不夠強，沒有監督班主任完成學生檔案材料的收集與檔案表格材料的填制工作，加上受當時管理條件的限制，大量學籍檔案信息的記載，特別是紙質學籍檔案的形成遠沒有達到規定的要求，以至于空白檔案表格很多，文件發揮不了客觀記錄的作用。
（三）學生及學生家長缺乏檔案意識。不積極配合管理教師工作，信息填寫不全，上交材料不及時或未交，畢業時沒有及時領取畢業證書及學籍檔案材料。認為只要參加了工作，能賺到工資，有沒有檔案無所謂，在校表現不好的學生更不愿意將當時的真實記錄帶入工作單位，以免影響將來事業的發展。部分考研、出國留學、就業的學生檔案材料也因此變得不完善。
（四）檔案缺乏關注。許多學生中專畢業之后考不上大學不能繼續深造，沒有與接收檔案的就業單位、與學校簽訂三方協議，而是回鄉務農或自主創業，學籍檔案因此失去原始憑證的作用，一些零散的學生檔案長期存放在學校檔案室無人問津。
三、學籍檔案的特點分析
學籍檔案是指學校在學生管理活動中形成的，記錄和反映學生個人求學經歷，以及在校期間思想品德、才能、學習、實踐和工作表現的，具有獨一無二的特性，是伴隨學生一生的原始記錄。學籍檔案既是學生在校期間德能勤績的原始憑證，又是用人單位考察、選拔人才的客觀依據。來源于學生個體，又服務于社會各個領域與學生個人。學籍檔案是學校管理中必不可少的一部分，它對學校管理來說是至關重要的內容，學籍檔案來源于學校整個教育教學過程，是教育教學工作開展始末的原始記載，是辦學水平綜合評價的體現。學籍檔案來源于學生，具有信息量大，存儲量大，數據更新快的特點，存儲、更新與查找工作十分繁重。
四、學籍檔案的作用職業學校的學籍檔案真的沒有用嗎？
其實不然，根據筆者多年的工作經驗，在這里略舉一二。
（一）國家企事業單位招聘員工，國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關信息作為甄選人才的重要證據。學籍檔案伴隨學生一生，無論就業、落戶、升職、子女入學、出國留學、國家公務員考察、國家干部選拔等等方面，均以原始檔案為依據進行甄別。在畢業學生中這樣的例子不勝枚舉，從國家級公務員到村官各級別、各領域、各系統均有涉及，學籍檔案甚至成了學校檔案為社會各級各類單位利用人次最多的檔案資源，這種為社會各界無償提供信息援助與佐證材料的查詢利用穩步進行。
（二）學籍檔案經用人單位啟用之后轉為人事檔案，人事檔案具有不可替代的作用。轉正定級、工齡認定、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行。我們應給予足夠的重視，以免在日后的學習生活中造成不必要的煩惱和損失。由此可見，學校保存的學籍檔案只是“存放”，起不到檔案本身具備的法律效果和憑證作用，學生畢業之后學籍檔案仍留在學校保管沒有轉換成人事檔案，以至于無法繳納社會保險，將來也無法計算成為工齡，從而影響養老金的數額計算。從檔案具備的憑證價值與參考價值來看，檔案的缺失造成無法彌補的后果。
五、促進學校學籍檔案建設的幾點思考
（一）不忘初心、牢記使命，保障檔案為教育教學事業服務。貫徹落實《中華人民共和國教育法》《中華人民共和國檔案管理辦法》，以及學校相關規定，爭取單位領導對檔案工作的支持，加大對檔案管理工作的投入力度。針對檔案管理環節薄弱的特點，確定合理的專門檔案管理人員、工作室和庫房，工作的硬件設施與庫房“七防”管理到位，為檔案的保管保護提供充足的硬件環境，完善檔案收集、管理與利用規章制度，管理有專人，設施要到位。
（二）在學籍檔案的管理工作中本著求真務實、整理規范、數據完整、查找利用及時可靠、服務國家教育事業及社會各界的原則。不弄虛作假，不隨意刪減遺漏信息，檔案文件信息收集及時齊全完整，整理規范。檔案信息的利用體現了檔案的價值取向，這種價值的體現來自于扎實進取的日常工作。嚴格學生檔案從入校起至畢業全過程各種材料的收集，重點抓好注冊名冊、考試考證成績、思想表現、管理能力、創新能力、畢業信息等方面材料的歸檔。
（三）加強管理人員素質培養，重視繼續教育與本人能力提升。萬物發生與發展，皆須以人為本。加強檔案管理首先要重視檔案管理人才建設，重視人才培養，對我們從事專項檔案事業的隊伍，當給予更多的學習深造、深入實踐、服務社會的鍛煉機會，在物質上設定必要的經費援助。不僅對年度檔案管理進行評估，也要做好檔案職稱評聘等工作，因事設崗，因崗設人，踏踏實實進行檔案的基礎管理。我們的隊伍要與時俱進，既要管好檔案，又要做好檔案信息的開發利用。
（四）加強檔案現代化建設，繼續做大做強檔案數字化管理。加強檔案數字化建設，是提升檔案信息化管理水平、推進檔案編研利用，使檔案工作逐步走向規范化、制度化和科學化的基礎。加強信息管理設備建設與檔案庫房硬件建設、集中進行學籍檔案資料整理歸類、將檔案錄入計算機、進一步完善學生學籍數據庫信息意義非凡。
（五）檔案建設既能為黨存史，又能出謀劃策，為國家建設大事業出一份力。檔案是歷史的記載，是悠悠文化長河的匯聚，承載的是社會的記憶。學生檔案客觀見證某一地區、某一時期教育部門事業建設進程。學生檔案的記載體現出一個地方職業教育在某一個時期的教育發展特色，記錄的是這一特殊時期的經濟與科學發展的特殊性及其規律，這種客觀規律的記錄為今后教育的發展推進，特別是人才培養提供了有力的參考信息。
六、結語
十年樹木，百年樹人，人才的培養對于國家建設無疑是最重要的。職業學校的學生們畢業之后是國家建設的主力軍，是未來的大國工匠，他們在校期間的點滴表現皆為學習成長的客觀記載，既反映了所學之長，又是他們未來立業成家之根本，在其走出校門之際，唯有檔案伴隨一生。檔案是國家用人鑒人的基本依據，也是維護利益的根本條件，新時期的檔案人更應該重視與管理好檔案。
作者:文莉 單位:桃江縣職業中專學校