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電子檔案管理論文范文1
檔案資源是人類文明的重要載體，上述云計算的特點和優勢恰好契合了檔案管理的理念和技術要求。獨立甚至孤立的檔案存儲管理單位就好比一個個的用戶終端，通過互聯網技術將所有的存儲和服務站聯成一個“檔案云”。檔案的最終目的就是提供利用。電子檔案較紙質檔案在提供利用方面更方便、更快捷。但這依賴于電子檔案所應用的技術上，同時必須采取相應的措施和滿足必要的條件才能實現。目前，電子檔案主要以以下方式提供利用：（1）提供實物載體的拷貝；（2）通過數字網絡傳輸電子檔案；（3）通過計算機之間提供利用。檔案管理中的信息孤島模式，不但對本單位的硬件要求較高，同時在遭遇病毒攻擊或其他破壞時，系統癱瘓和數據丟失往往是不可挽回的。通過互聯網和相關安全協議，將檔案資源存儲到“檔案云”中，當其中一臺服務器發生故障或存在數據丟失時，其他設備遵照安全協議，待該服務器恢復后將原來的檔案信息復制到該服務器中，從而提高了檔案信息資源的安全可靠性。用戶通過可視化的用戶界面向服務器提出檔案查詢請求，服務器根據用戶請求通過應用服務層傳遞到云平臺服務層，云服務器通過數據整合、數據檢索等查詢高校在云服務器上的數據信息，同時將查詢結果傳遞給用戶，從而實現了對信息的快速檢索，提高檔案資源的利用率，同時節省了查詢時間，對紙質檔案起到了切實的保護。
2仿真實驗及分析
通過應用云計算，能夠大幅提高檔案館IT工作的效率，節約IT業務成本，更容易發揮檔案館的資源優勢。隨著“云”概念的深入及應用，越來越多的軟件服務和虛擬計算資源將放入“云”中，這樣無疑會增大對網絡寬帶的需求，同時也在一定程度上降低了搜索速度。DE算法的基本思想是：對隨機初始化的種群中的個體進行變異操作產生變異矢量，變異矢量與目標矢量進行交叉操作產生試驗矢量，通過“貪婪”的選擇操作，產生新一代種群。將“云”中的每臺服務器看做一個個體，整個“云”看做一個種群，采用基本的DE算法對種群進行全局搜索，每代搜索結束后，采用優化最優解機制構建局部搜索策略的初始解，以達到改善候選解的目的。如何使得縮放因子F既能有利于對解空間的開發又能利于種群的收斂，姜立強等對差分進化算法縮放因子取值策略進行了研究，通過仿真實驗表明，F隨迭代次數的增加而逐漸減小有利于提高算法的收斂速率。
3結論
電子檔案管理論文范文2
1高校電子檔案管理工作的創新路徑電子信息的到來，高校電子檔案工作也進入了一個新時代。檔案管理工作發生了翻天覆地的變化，本文對新時期教學改革的條件下，高校電子檔案工作的新舉措作一論述，供廣大檔案工作者參考。過去做教學分類、科研分類、設備、資料、統計分析、干部培養、對學生創新精神和實踐能力的操作分類、姓名、學號索引卡片，其它檢查都是設有登記簿，全是手工操作。現在絕大多數都采用電腦來登記、分類，各教研室、辦公室、服務部門都設有電腦，這些部門分工將“檔案首頁”分別按要求認真地、一項不漏地輸入電腦，職工、教師、學生在使用這些資料的時候，通過電腦即能調出想用的索引卡片和其它登記項目，統計部門也能調出符合上級部門統一要求的各種統計報表。這是反映學校教學、科研、管理水平的標志。而作為學校檔案室主體的管理人員又是建設、使用、管理好檔案室的基本隊伍。而檔案管理人員的政治水平、業務技術素質與管理能力的高低都直接影響著檔案室的建設和管理水平、電子設備的使用效果、教學質量的提高和科研工作的進程等。因此解決電子檔案管理中的問題，如何改革與創新是當務之急。高校電子檔案管理是學校對教學、科研管理、資料存檔、信息交流和干部培養等學校發展中極為重要的環節，這樣既節省了紙質檔案的占用空間，又為全體教職員工提供方便。
2高校電子檔案管理中存在的問題由于高校電子檔案事業還是一個新興事業，沒有一個現成的公式或模版套用，各個學校的情況也有很大差異。電子檔案因其磁盤、磁帶、光盤等具有存量大、占有空間小、傳輸快捷、查閱方便等多方面的優勢，節省了紙張和用于信息存儲的空間，而受到全社會的普遍重視，應用的領域也越來越廣泛。進入電子信息時代，并且隨著網絡技術、信息技術的不斷改善，但針對于電子檔案管理的保密性機制還不夠健全。電子檔案的真實性、可靠性難以保證。電子文件信息易被復制、刪除、修改等并通過網絡進行遠距離輸出。政策支持力度趕不上事業發展的速度，電子檔案管理體系還不夠健全，要深化創新改革，轉變觀念，解決好資源分散，使用不科學、不合理的問題，建立資源共享平臺，實現最大效能為教學和科研服務。發展與創新的思想觀念還不夠到位，隊伍建設和人才培養力度和速度還需要進一步加大，真正切實認識到人才尤其高水平人才是提升高校核心競爭力的關鍵，加強高水平人才引進力度，加大人才培養力度，著力加強人才隊伍建設，為學校發展提供強有力的智力支持和人才保障。
二高校電子檔案管理需要解決的關鍵性問題
1高校電子檔案管理需要營造一個好的環境電子檔案管理技術在高校的發展，技術上采取相應措施保障電子檔案的原始性與真實性，充分剖析高校改革發展面臨的機遇和挑戰，高起點定位，與時俱進的確定新的奮斗目標、戰略重點，強化工作措施，很大程度上決定于高校主管校領導對電子檔案管理技術的認識水平。真正把高校電子檔案管理工作納入學校中心工作，從部門工作實際出發，解放思想、開拓創新、認真學習新知識、新技術，研究新環境、新問題，牢牢把握新時期電子檔案的主導權，要充分發揮傳統檔案和新時期電子檔案工作的積極作用，引導大家養成良好的電子化使用習慣。
2高校電子檔案管理工作需要健全管理體制對于電子檔案管理技術的迅猛發展，高校電子檔案技術管理體制存在著明顯的滯后和不協調關系，還要逐步完善建立電子文件與電子檔案管理方面的規章制度，使廣大高校檔案工作者在工作中有所遵循。全面規劃與開發全校電子檔案管理技術資源，要充分利用電子檔案網絡平臺，整合檔案資源，開展檔案的電子利用，使電化教育、網絡技術、計算機技術各自發揮好優勢，建設學校電子檔案管理中心與教學科研網絡技術中心，進一步加強服務于全校教職員工的工作力度。協同創新，快速成長，共同提高電子檔案目標管理改革水平。
3建設高校電子檔案管理工作人才隊伍高校把人才隊伍建設作為首要戰略支點，人才是立校之本，是第一位的資源。學校取得的成功得益于人才的支撐，學校存在的差距也在于人才的差距，全校上下要調動一切積極因素，從國內外引進教學、科研、管理等方面的人才，要樹立科學的人才觀，在學校積極營造尊重勞動、尊重知識、尊重人才、尊重創造的環境和氛圍?；疖嚺艿目欤寇囶^帶。同時，要加大對現有人才的培養，增強服務意識，為人才的培養創造條件，打好平臺，不斷提高辦學質量和水平。要想成就一番事業，一定要熟悉電子檔案管理技術業務，有事業心、有領導才能，要達到團結協作，有前瞻性和超前意識。更需要一支具有承前啟后、富有創新精神的人才隊伍。要精心培育，在人才、資金等方面優先配置資源。能帶領檔案管理人員走在高校檔案管理改革的前列，更好的服務學校。
4高校電子檔案管理技術的創新創新是一個民族的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力．也是各項事業永葆生機的源泉。同志“三個代表”的重要思想里用的立場、觀點和方法，針對我們黨面臨的許多重大理論和實際問題，進行了一系列具有創造性的新思路、新論斷和新觀點，體現了的活的靈魂，凝聚著的創新精神。檔案工作是不斷發展的，使電子檔案管理技術工作發展迅猛，光靠工作熱情和干勁還不行，必須要有一個活的靈魂創新。創新是根據客觀實踐的發展要求，也是對電子檔案管理創新的認識高度，其自身所具備的管理素養和技術能力。因此，從思想意識觀念、技術設備等各方面要領先，所以成果和成績才能領先，加強對學校資源交流平臺的參與和利用，促進電子檔案管理水平的提升，為營造創新高校電子信息技術和領頭人物的培育，就要具備這種活的靈魂才能對電子檔案信息管理技術的發展和創新起著重要作用。
5高校電子檔案管理要有一支精明強干的專兼職隊伍高校電子檔案管理工作一定要從全局上去謀劃，在謀劃基礎上，制定科學的規劃，最終結果要體現在結構的優化上。人才工作涉及方方面面，學校著眼開拓創新發展的理念，以科學發展觀和科學人才觀為指導，制定切實可行的電子檔案管理技術人才培養規劃，有計劃的引進有遠見卓識和決策能力的領軍人物，有電子檔案管理知識與經驗的管理人才，有對電子檔案信息技術業務創新能力的技術型管理人才。第一位的就是配置好人才資源，調整好人才結構，形成從領軍人物到核心團隊的合理梯隊，具有團結、務實、干事，相互學習，共同提高，今后還要做得越來越好、好上加好，保證學校電子檔案信息技術專業能夠不斷做強做大。
6高校電子檔案管理工作要形成一個良好的運行機制建立良性運行機制。學校啟動，自己發展，完善制度建設，是提高電子檔案管理科學化水平的關鍵和保證。強化電子信息轉化意識，要根據工作需要，規范地、系統地、科學地整理出相關內容。用創新的思路、創新的舉措推動電子檔案管理工作，充分發揮各方面的優勢，形成促進人才發展的整體合力。要加強對專業人才工作的宣傳，形成關心專業人才工作、支持人才發展的良好氛圍。
三科學規劃，優化管理
1高校電子檔案管理要科學規劃、優化結構從管理來看，要建設學校電子信息檔案管理中心委員會，關鍵是提高管理水平，要制定長遠規劃和目標，這必須要有高水平的管理團隊和一批高水平的管理人才。但是，從現狀看，我們的管理人才很匱乏，而且青黃不接，沒有形成合理的梯次結構。檔案管理人員對電子檔案管理的主要環節要照章管理，加大對檔案事業的投入，學校給予一定的資金與政策扶持，逐步改善辦公條件及庫房的建設力度、增加檔案業務人員培訓、保護、征集、開發利用等方面的工作經費。更要合理配置資源、規范技術管理、提高服務質量。并納入學校管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行，從而切實把學校電子檔案管理納入制度化軌道。
電子檔案管理論文范文3
（一）存儲載體不安全電子檔案對存儲載體有著很高的要求，如果存儲載體的安全性得不到保證，將可能直接導致電子檔案損壞乃至滅失。如：學校里部分教師把應歸檔文件（如學生成績、考試試卷和備課教案等）簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至丟失；有些以U盤作為電子文件存貯的介質，由于U盤的質量、壽命、丟失、病毒感染等問題，電子檔案的保存可靠程度不能保證，存在很大安全隱患。
（二）專業人才缺乏電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。由于學校從事檔案工作的專業人員相對偏少，多數科室都是檔案兼職人員。有些科室雖然有現代先進的計算機設備，但因部分檔案專兼職管理工作人員還是原來紙質管理下的工作人員，工作方式無法適應電子檔案管理工作的需要，缺乏專業人員、操作不夠規范等都在影響著電子檔案管理工作的規范化。（四）電子歸檔意識薄弱學校部分科室還沒有將檔案工作中紙質檔案納入現代科學管理和法制管理的軌道，歸檔不鑒定，真偽不辨別，其利用率也比較低，除了在辦學水平評估期間引起重視外，平時在檔案管理中都沒有意識到電子文件的重要性，對其歸檔、保管等一系列問題也沒有給予充分重視和關注，不僅達不到存真去偽、存精去雜的目的，還使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給電子檔案規范化管理帶來諸多不便。
二、提高中職學校電子檔案管理水平的對策
（一）樹立科學的電子檔案管理發展理念要用觀念創新助推電子檔案管理工作，重點樹立三種觀念：一是“以人為本”的電子檔案工作觀念，一切工作都應該圍繞如何服務和促進人的全面發展，特別是教師隊伍教育教學水平的提高和學生整體素質的提升。二是全面發展的電子檔案工作理念，堅持中職學校檔案建設與科室、職能部門二級檔案建設的全面發展，增強全體師生員工的檔案意識；三是協調發展的電子檔案工作觀念，加快中職學校檔案工作發展步伐，促進檔案工作與學校各項工作全面協調發展，更好地為學校的發展服務。
（二）加強檔案信息化建設加強檔案信息化建設，在硬件建設和軟件建設兩方面都要加強，兩手抓兩手都要硬。在硬件建設上，完善檔案信息化基礎設施，加強檔案的場所建設和庫房建設，爭取采用自動化的密集架管理系統，進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境。
（三）不斷提高檔案管理人員的思想修養和專業技能電子檔案管理人員要熟練掌握現代檔案網絡化管理知識，并能夠熟練運用計算機等網絡設備；全面熟悉檔案業務管理，包括紙質檔案和電子檔案各個環節的具體管理方法；刻苦學習各方面的專業知識，注重點滴積累。同時，既要有人文素養，又要有創新意識與能力。
電子檔案管理論文范文4
隨著信息化普及，使得電子檔案開始逐漸在公路檔案管理中使用，并開始被認可，甚至依賴，在公路工程的檔案管理中占據重要位置。電子檔案的存在，能減少檔案的儲存空間，節約使用面積。也能便捷開展信息交流，實施信息快捷服務，能夠實現信息共享，具有十分重要的意義。但是在當前電子檔案的使用情況下，還是存在許多問題，想要做到完整化、規范化，必須要找出當前電子檔案管理中較為突出的問題，采取針對性措施進行改善，實現電子檔案實施完整性目標，輔助公路工程的實施。
2、公路工程電子檔案管理中存在的問題
2.1檔案原件真實性問題。電子檔案有一個較為突出的問題，就是容易被篡改、刪除，且不留痕跡。使用電子文檔制作材料時，不存在擬稿者筆跡，相關負責人也無法在電子檔案上簽字，從而導致文件的權威性、真實性無法確保。一旦有人出于某種惡意，對電子文件中的內容惡心篡改，而且只是很細微的改動，難以發現，并且確定。在此方面，目前還沒有較好的辦法，能夠針對文件的保密性、真實性進行確保，做安全防護工作，給了有心之人可乘之機，導致文件真實性受疑。
2.2電子檔案內容保密性問題。使用網絡中任何一個終端設備，都能將存儲于網絡中另外一個設備的文件獲取。同時，一個終端中的文件，可同時發送到其他的多個終端服務設備。對于保密文件，或受限制的文件而言，其保密性帶來了極大的威脅。比如，工程的報價，工程的設計圖紙，工程的創新設計，工程合同內容等較為機密的信息，若未及時采取有效的保密措施進行儲存，很可能被有心之人獲取，從而讓對手企業獲悉，導致企業處于被動狀態。
2.3檔案管理軟件使用統一性問題。檔案所用的系統，在地區和單位間，若使用的軟件類型不同，在文件查閱，文件使用之時，勢必會造成嚴重的不便。各部門之間所使用的檔案管理軟件，一旦出現系統不兼容情況，甚至會導致文件自動攔截，或出現損害，導致文件查閱，文件使用中存在極大的隱患，也帶來極大的不便。
3、針對問題研究對策
針對當前電子文件中所存在的真實性、保密性、軟件使用統一性等問題，必須要采取有效措施進行改善，以免因網絡安全隱患，導致工程重要機密泄露，或文件被惡意篡改，因使用軟件差異，導致文件傳輸和查閱受阻。針對所存在的問題，采用以下對策進行處理。
3.1分散儲存。對于公路工程中的電子文檔，應該盡量避免使用集中儲存方式。對于重要資料，或者已經完工工程的資料，應該將其做備份后，儲存于電腦硬盤中。對于存儲的重要內容需要進行標注，或者將重要內容再儲存一份于U盤中，就算有人惡意篡改資料、數據，也可以使用另外一處的資料進行對比，馬上就能發現其中的變動之處。對于一些施工年限較長的工程，可以采取年度做期限，年底時將檔案全部進行備份，進行儲存。以此避免因資料年份雜亂，導致重要資料丟失，在工程驗收之時，工程檔案不全，對工程的資料造成嚴重的影響。
3.2及時殺毒，做保密措施。在文件傳輸，或者在文件儲存時，為減少因U盤的使用，導致文件受病毒感染，應該及時對U盤、電腦做殺毒處理，發現有系統漏洞、木馬威脅時，及時處理，不給病毒可乘之機。在工作中做文件傳輸，盡量采取郵箱傳輸方式，在滿足傳輸需求的同時，且有傳輸記錄，也能保護文件傳輸。在做在線文件傳輸之時，應該加強保護措施，做好文件傳輸的安全處理。對于企業的機密文件，或者是重要文件，應該避免使用網絡在線傳輸，以免遭網絡監視，或者黑客入侵，導致文件泄密，對企業造成嚴重的損失。
3.3電子文檔使用規范化。為將電子文檔歸檔處理規范化，確保其完整性，必須要定期對辦公室的電子文件進行分類處理，將有價值，重要的電子文檔進行分類處理，將所有文件進行收集，隨后進行整理、備份，再進行安全儲存，從而將電子文檔的管理歸檔工作安全實施。對于重要文件，可安裝安全性能較高的軟件，避免遭受病毒、木馬、黑客入侵，導致資料流失，對企業造成嚴重的經濟損失和名譽損失。特別是對于最新工程的報價、招投標方案等重要信息，必須要采取非常手段，積極處理，盡量避免在線傳輸，且應該做好相應的殺毒工作，為確保萬無一失，必要的備份必不可少。
3.4培養專業計算機技術人才。在實現全員計算機知識定期培訓的同時，也需要采取員工深造、招考等方式，為企業培養高、精、尖的計算機專業人才，在電子檔案的管理工作中，單靠基礎計算機知識顯然力不從心，必須要請專業人員，熟悉計算機的操作技術，并且對檔案管理中的業務流程熟悉，熱衷于檔案管理工作。在管理過程中，不僅要會用檔案軟件，還要會自己設計程序，自己做軟件開發，使得企業能夠有自己的網絡空間，并幫助企業加強網絡安全性。專業計算機技術人員，還需要使用軟件，將工程圖紙儲存于電子檔案，因此，運用自如的設計圖繪畫技巧，也必須要熟練操作。
3.5健全電子文件安全性與真實性法律條例。電子文件的歸檔、形成、處理、保管等事宜，中間的每一個環節中，都可能會導致檔案信息被篡改、丟失，甚至無從發覺。因此，必須要針對電子文檔管理真實性、安全性建立起相關的法律條例，以此成立相應的管理制度，并加強落實監督，從而對電子文件的真實性、原始性，以及安全性能進行保護，對電子文檔的保護具有積極意義。
3.6制定合理、科學的電子檔案規范與標準。電子文件的累積、形成、整理、分類、歸檔等處理事宜，使用規范、標準的進行確定，規范每一個流程，使得電子檔案能夠確保其科學性，能夠實現整體、規范的管理模式，也是目前必須要進行解決的基礎事宜。根據電子文件的管理需求，在全國的公路工程電子檔案管理中，開發一款適用性強，且使用安全性高的軟件，采取有效措施，使其工作重點與方式，形成大轉變，面對時代挑戰，依然可以愈戰愈勇。
4、結語
電子檔案管理論文范文5
關鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理
隨著信息化技術的進步，電子文檔被廣泛的應用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現管理混亂、信息不全等不良現象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我國建筑工程電子文件的檔案管理現狀
我國建筑工程電子文檔與發達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現有建筑工程電子文件檔案管理的現狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關文件管理人員的專業要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區的文件管理人員專業技能不夠，無法完成復雜的文件檔案管理工作，這就導致很多地區存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術人員負責，但計算機技術人員由于缺乏相關的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現疏漏，導致建筑工程電子文件檔案管理產生混亂的情況。1.3電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導致電子文件內容可讀性很差。這些情況都使現有的建筑工程電子文件所提供的內容可用性不強。1.4對傳統紙質文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統的紙質文檔，紙質文檔在實際保管中十分容易出現丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質的文件檔案進行替換。對紙質文檔的替換工作十分復雜，建筑工程方面的文檔內容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業性不足，很多紙質文檔的替換都存在著不夠準確完整的情況。
2實現建筑工程電子文件檔案管理的有效措施
針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應的措施，來保證良好的文件管理，從而實現電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎。2.1對建筑工程電子文件實行統一格式。建筑工程方面的電子文件較為復雜，如果沒有統一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。2.2明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設立專門的檔案管理人員，對相關電子文件進行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強對于檔案管理人員的培訓，提高工作專業性，增強電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進行整理，在工程項目進行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎性內容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內容。2.5提高對于電子文件的鑒定技術。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內容?；谶@樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性?？梢云赣脤I的鑒定人員，對電子文件的內容進行查詢，確保電子文件沒有相關內容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內容需要進行核實，另一方面，對于已經歸檔的文件要合理的保存，防止網絡病毒的入侵導致文件受損等情況的發生。同時要嚴防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。
建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準確的記錄工程項目中的各項內容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準確真實。只有實現建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發展空間。
作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項目評審中心
參考文獻
電子檔案管理論文范文6
[
關鍵詞] 文書檔案；電子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文書檔案是企業檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業政策法規，執行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現。隨著信息技術、計算機網絡技術的迅猛發展，在辦公環境不斷電子化的趨勢下，組織機構的各類業務文檔直接在計算機和信息系統撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向實現檔案信息數字化、網絡化的方向發展。為適應文書檔案數量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應運而生。
1 文書檔案電子化的理論基礎
（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現從傳統的紙質文件管理向電子化管理的轉變，管理方式以辦公系統的計算機自動化和網絡為依托，以電子文件的形式把以往手續繁雜的辦公行為轉變為容易儲存、查找的電子信息。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉變。
（2）文件生命周期理論。指文件從產生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現行階段、暫行保存階段和永久保存階段。
（3）前端控制理論。是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃、統一要求，把可以預先設定的監控功能和檔案管理功能，嵌入協從辦公系統（OA系統）和各業務系統，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監督，從而實現對電子文件的超前控制和全程管理。
（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎，通過對文件處理環節和檔案處理環節的有效銜接，借助計算機等現代信息技術，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統看成是一個系統工程中的兩個子系統，從組織制度、管理方式到工作程序都實現科學、真正的統一管理，確保文件在整體運動過程中實現全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經過規范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，充分發揮檔案的真正效果。
2 文書檔案電子化的管理辦法
（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網絡系統上進行的，其收集與歸檔比紙質文件更為困難和復雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態數據信息和動態數據信息。靜態數據信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄；動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人。數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。
（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件，應采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能。對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障，應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復制第三套，異地保存。
（3）文書電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優點，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點，以及在計算機網絡環境下，電子檔案傳遞帶來的檔案信息丟失、失真、泄密等問題，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任，而認為紙質檔案的原始性則更具有說服力。因此，文書電子文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“雙套制”，即紙介質與磁光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息丟失，那么也會有紙質的檔案內容存在?？梢灶A見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續相當長的一個時期，隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，多種介質并存的狀況將長期存在。
