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人事檔案管理系統范文1
[關鍵詞] 數字化； 人事檔案； 功能
[中圖分類號] TP391 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02
該系統是針對我院人事檔案管理而開發的一套系統。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統的紙質為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進行管理，既浪費人力也浪費物力，制約了我院信息化建設的發展。數字化人事檔案管理系統項目在啟動之初，通過廣泛調研，制訂了詳細的功能目標和框架，力求使得學院的數字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統將人事檔案數字化后將有助于學院信息化建設的發展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實現學院的跨越式發展。
1 數字化人事檔案管理系統功能描述
數字化人事檔案管理系統主要用于對學院人事檔案進行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學院的人事檔案管理水平，提高學院的辦公效率。系統用戶類型分為：普通用戶、管理員。權限定義如表1所示。
整個系統分為 Web 模塊和后臺數據庫服務器模塊（見圖1）。
本文檔描述后臺數據庫設計和前臺Web 部分的功能規范。
通過 B/S（瀏覽器/服務器）結構實現的Web 部分系統除數據庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。
通過 SQL Server 2005 企業版實現的后臺數據庫服務器模塊。
數據庫中存儲了數字化人事檔案管理系統中所有的信息和數據，為保證穩定性和良好的并發訪問能力，采用SQL Server 2005 企業版來實現。
2 數字化人事檔案管理系統功能設計流程
2.1 數據庫設計
數字化人事檔案管理系統按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學科門類信息表、專業信息表、干部職務信息表、任職情況表、用戶權限表、教職工基本信息表、學歷學位信息表、職稱信息表、考核結果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。
2.2 登錄
客戶端輸入系統域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進入系統登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。
3 數字化人事檔案管理系統功能定義
3.1 后臺管理
3.1.1 添加數據
單擊后臺管理主界面左側“添加”標簽，進入后臺管理添加數據模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何添加學科專業信息為例進行功能定義，其他數據的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學科專業信息功能說明：
輸入學科門類代碼，輸入學科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學科門類信息添加；選擇學科門類名稱必選；輸入專業代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業信息添加。添加成功后，系統將跳轉至瀏覽專業信息界面。
3.1.2 修改數據
單擊后臺管理主界面左側“修改”標簽，進入后臺管理修改數據模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何修改教職工學歷學位信息為例進行功能定義，其他數據修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學歷信息功能說明：
選擇教工號，修改學歷編號，修改學歷名稱，修改學歷獲得日期，修改所學專業，修改學習形式，修改畢業時間，修改畢業學校，修改學位名稱，修改學位獲得日期，修改學位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學歷學位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學歷學位修改。修改成功后，系統將跳轉至瀏覽教職工學歷學位信息界面。
3.1.3 瀏覽數據
單擊后臺管理主界面左側“瀏覽”標簽，進入后臺管理瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。
3.2 前臺管理
3.2.1 修改普通用戶密碼
單擊前臺主界面左側“修改”標簽，進入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：
輸入原密碼，輸入新密碼，確認新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。
3.2.2 瀏覽數據
單擊前臺主界面左側“瀏覽”標簽，進入前臺瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進行功能定義，其他數據瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：
分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設置瀏覽教職工職稱信息的權限！”在單行文本框中輸入頁數，單擊“GO”按鈕跳轉至指定頁。
本系統于2011年12月投入實際操作，從設計、開發上來看可實現人事檔案管理數據的微機化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數據不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實現了人事檔案管理工作的規范化、信息化，使人事檔案管理駛入科學化、制度化的軌道，對學校人事檔案管理工作具有重大意義。
今后我們將繼續探索數字化在人事檔案管理工作中的應用，把紙質人事檔案材料的掃描件融入該系統，實現人事檔案計算機管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。
主要參考文獻
人事檔案管理系統范文2
本文首先從高校統戰人員檔案管理工作的重要性開始進行論述，強調了提高高校統戰工作有效性對于國家發展以及高校進步等方面所具備的明顯作用。隨后結合了現實發展的實際情況，論述了高校統戰人員檔案建設過程中存在的問題，從而為我們探索更好地發展管理模式做出有效鋪墊。最后，結合自身經驗及觀察與探索，對高校統戰人員檔案管理模式進行了歸納與總結，強調了建設信息化管理模式的觀點，并且詳細論述了信息化管理模式過程中的各個需要注意的節點問題。
【關鍵詞】
高校 統戰人員 檔案 信息化
管理檔案工作是學校全局工作中的重要組成部分，是學校改革和發展不可缺少的重要管理工作，在學校人才培養、知識貢獻和傳承文明等方面發揮著不可替代的作用[1]。對此，結合我校發展實際，從我校統戰人員檔案管理工作現狀出發，以檔案信息化管理模式的探索為切入點，進行了反復的思考和嘗試。經過各方的努力和探索，統戰人員檔案信息化管理模式已經初具規模，已經呈現良好的發展態勢，為我校教師隊伍建設與人才儲備等，都起到了非常明顯的作用。
1高校統戰人員檔案建設過程中存在的問題
1.1建檔意識較為淡薄
建檔意識較為淡薄，并未引起各方重視，這是導致高校統戰人員檔案建設工作發展較為遲緩的一個重要且直接的原因。在我國經濟持續有效的發展推動下，高等教育也得到了長足進步。然而，對于統戰人員建立人事檔案工作，還缺乏足夠的認知。如今我國許多重點高校已經成為該項目工作的表率，建立了專門的學校人物檔案，但是對于一些地方新建本科院校來講，與之相比還是有很大差距的。如果我們對于統戰人物的檔案管理工作卻毫無經驗和想法，這樣當我們遇到領導審核、人員評測與考察之時，則缺乏足夠的資料供給，缺少參考則會成為工作順利開展的一個重大阻礙。
1.2材料的收集與管理工作不到位
由于人物檔案所包含的內容眾多，大多還是人工管理。再加之學校內部的組織人事部門、統戰部門、檔案管理部門并沒有形成一個系統化管理，各自以自身工作出發，缺乏綜合布局與協調管理。比如，統戰人物檔案之內容大多數屬于人事檔案范疇，大部分人事檔案有院校內所設的組織部或者是人事處進行管理，另外部分由各派區委和省市級統戰部分進行存放管理。這樣的就會導致統戰人員檔案被分散與多個部門，既缺乏完整性，也很難形成一個系統。另外也極容易形成各個部分檔案內容之間的重復、重疊或者是矛盾的情況發生。這樣，就會形成連鎖反應，表現于人物檔案材料的收集與管理工作不到位。
2高校統戰人員檔案信息化管理模式
基于上文所說，對于高校統戰人員的檔案管理工作具有非常重要的作用，而現實工作中我們又受限于相對較為閉塞、缺乏系統化管理的手段，從而成為阻礙我們進行高效統戰人員檔案建設以及高校發展的一個阻礙性因素。對此，隨著互聯網的不斷推進與普及，我們應該以互聯網為平臺，實現高校統戰人員檔案信息化管理的新模式。為全面管理電子檔案資料，從電子檔案的收集、入庫、整理、、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面進行全過程控制和管理，實現檔案信息管理傳輸的自動化、檔案資料一體化、標準化、規范化和共享化。2.1管理的基本原則要建立以相互尊重、理解、信任和關心的人際關系為管理基礎；樹立以人力資源是第一資源的觀念，尊重知識、人才、推進黨群之間關系的和諧發展之管理方法；以提高人的綜合素質，即提高人的文化水平、文化品位、精神追求和道德修養為管理目的。為高校統戰人員檔案建設管理工作，選拔、任用、培養更多更優秀的人才，為大家建立與營造一個良好向上的發展空間。
2.2加快硬件設施建設，改進與提高管理觀念
首先，實現統戰人員檔案信息化管理需要相關硬件設施，如計算機、掃描儀、互聯網等這些現代辦公設備。對此，各級政府要加大財政投入與相關政策支持，高校也應該進行相關經費劃分，從而為信息化管理奠定堅實的物質基礎。再者，我們要選拔和人任用適合從事于高校檔案信息化建設的復合型人才。如今，我們對于檔案管理人員的要求已經不僅僅局限于其具備良好的政治素養、豐富的檔案管理知識，同時還應該具備較強的計算機應用技能，并且能夠將這種技能有效地與檔案管理工作相匹配。
2.3檔案信息化管理模式
首先，管理者要與時俱進，不斷提高自身的管理水平。信息時代數據的更新是非常快的，同樣，信息化管理模式下，管理者要熟知相關檔案信息化管理軟件，并且能夠順應時代的發展，來進行相對應的軟件升級工作。再者，提高檔案管理系統成熟度，完善數據庫。目前高校一般情況下都會使用自行研發的檔案管理軟件，但是在此過程中，問題也是層出不窮。一是僅能夠在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案轉遞等幾個日常管理中進行，其中一個非常明顯的問題就是存儲量小。對此，為了豐富我們的檔案內容，使其形成系統化錄入與管理，我們可以借助云存儲，比如當下比較流行的360云盤、百度云等；二是我們的數據庫建設還不夠完善，具體表現為，建庫規模較小、缺乏整體性、標準化程度較低等，這樣就導致我們的數據庫所包含的資源利用率較低。所以我們不僅要完善數據庫建設，建設全文數據庫的同時，注重多媒體數據庫的建設，從而滿足不同的工作需要，實現資源的價值以及共享。另外，建立高校統戰檔案管理的網絡化平臺，其中可以采用模塊式設計，比如建立統戰活躍度評價模塊、基本信息模塊、教學信息模塊、統戰活動模塊、系統后臺維護模塊等。
3.總結
總之，隨著高校的不斷發展，高校成員不斷的增加，其中屬于統戰成員的數據也在不斷增加，原來手工統計和分析統戰成員的數據有時會出現錯誤和問題[2]。所以，結合時展特征，我們的高校統戰人員檔案管理工作也需要謀求與時俱進的發展。
作者：張霞 李旭峰 康素芬 劉琳 王林娟 單位：太原科技大學
參考文獻：
人事檔案管理系統范文3
1明確系統整體架構
構建人事檔案信息化管理系統，必須明確系統的整體架構。市檢驗檢疫局在經過調研的基礎上，明確在目前通用的人事工作系統與薪酬軟件開發的平臺基礎上開發人事檔案信息管理系統，并明確系統設計采用模塊化形式，包括檔案瀏覽、檔案更新、檔案查詢、檔案維護、檔案統計、檔案輸出及其他自定義操作等模塊；系統應能夠實現多種功能，如檔案更新模塊應實現對資料的修改、刪除、添加等功能，檔案查詢模塊應實現精準查詢和模糊查詢功能，檔案統計模塊應實現按照職工文化程度、技術職稱、政治面貌、工資收入等條件進行相關設置的功能，檔案輸出應實現輸出個人檔案、集體檔案、人事卡片、單位名冊等的功能；實現自動生成符合國家質檢總局、金華市統計局等部門要求的各類報表功能，等等。
2建立人事檔案數據庫
首先，系統審核人事檔案。審核內容包括職工的出生日期、職務、籍貫、參加工作時間、政治面貌、工作經歷、學歷、職稱、資質等信息，確保上述信息準確無誤。其次，將經過審核的電子人事檔案上傳至系統之中，據此建立起人事檔案數據庫。需要注意的是，在日常工作中，職工很可能因職務變動、工資調整、入黨等情況使得人事檔案內容發生變化，這時候就要及時將最新的人事檔案材料上傳至數據庫之中，動態更新數據庫中的檔案信息，確保數據庫中檔案信息的準確性。
3人事檔案信息化管理系統的應用成效
人事檔案管理系統范文4
摘要：隨著社會主義市場經濟的發展與改革開放進程的不斷深化，傳統的人事檔案信息化管理模式已不再適應當前企事業單位的運行與發展。而計算機系統技術的發展為人事檔案信息化管理提供了一種新的模式與方式。因此，本文將從計算機系統與人事檔案信息化管理的角度出發，對計算機系統在人事檔案信息化管理中的應用進行有效性研究。
關鍵詞：計算機系統 人事檔案 信息化管理 應用研究
隨著信息技術的發展與社會經濟的發展，人們對計算機系統在人事檔案信息化管理中應用效果的關注度變得越來越高，這給人事檔案的管理工作帶來了很大的挑戰與機遇。因此，在新時期加強對計算機系統在人事檔案信息化管理中應用的研究，是當前擺在人們面前的一項重大而又緊迫的任務。
一、關于人事檔案管理的研究
所謂人事檔案管理，就是指將人事檔案的收集、保管、整理、鑒定、統計以及利用的活動，是個人學歷、經歷、社會關系、業務能力、思想品德、獎勵處罰以及工作狀況等多個方面的原始記錄。
但傳統的人事檔案管理主要采用手工進行檔案資料的檢索與整理，不僅不能有效地保障檔案資料的準確度與完整性，而且無形中加重了檔案管理人員的工作量。
二、針對計算機系統在人事檔案管理中應用的研究
（一）應用之一——有效提升人事檔案的利用效率
要有效提升人事檔案的利用效率，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統將傳統的手工查閱人事檔案資料方式進行改革，轉換為利用計算機系統查閱檔案資料的模式，并按照檔案資料不同的用途與不同的性質進行分類；二是利用計算機系統對人事檔案的信息化管理進行改革，有助于快速地調閱職工的檔案信息，了解并掌握職工在簡歷、自然情況以及德行方面的信息，為人員的升職提供專業的信息資料。
（二）應用之二——有效延長人事檔案資料的使用壽命
要有效延長人事檔案資料的使用壽命，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統將原有的人事檔案管理資料輸入計算機的數據庫中并進行分類整理，將人事檔案的原始文件進行科學化保存；二是在檢索人事檔案管理資料的過程中，需要堅持計算機信息查詢為主，人事檔案原始文件查詢為輔的原則，進而降低由于重復的調閱檔案、摘抄檔案資料信息等多項工作而對原始人事檔案文件的磨損，從而有效保障了人事檔案資料的使用壽命。
（三）應用之三——科學任免干部職工
要科學任免干部職工，需要做到以下兩點：一是傳統的人事檔案管理在任免企事業單位的干部時，更多地是采用口頭匯報加文字材料的方式，而利用計算機系統進行人事檔案信息化的管理，可以充分結合干部職工在日常工作與學習過程中的聲像與文字資料進行考核；二是利用計算機系統進行人事檔案信息化管理的操作。
（四）應用之四——有效提升人事檔案管理工作的效率與質量
要有效提升人事檔案管理工作效率與質量，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統對人事檔案的信息化管理進行改革，有助于豐富人事檔案管理的內容，使其具有極強的分析與統計功能；二是利用計算機系統對人事檔案管理進行改革，使得各種文字、數據資料轉變成各種報表、圖表以及名冊，并可以備份保存，以有效降低人工操作可能會產生的錯誤。
三、針對建立并完善人事檔案信息化管理系統的研究
（一）措施之一 —— 采取措施強化對人事檔案信息化系統的維護
要強化對人事檔案信息化系統的維護，需要做到以下三點：一是要采取措施將人事檔案的資料信息準確地錄入到計算機系統中，這是人事檔案信息化系統進行維護的基礎與前提；二是要將人事檔案的核心信息完整地錄入計算機系統中，這是人事檔案信息化系統進行維護的動力與基礎；三是要充分發揮人事檔案管理工作人員的主觀能動性與創造性，將計算機系統中的人事檔案信息進行實時更新，有效保障計算機系統中人事檔案信息的時效性、準確性與真實性。
（二）措施之二 —— 采取措施增強企事業管理層對人事檔案信息化管理的重視
要增強企事業單位管理層對人事檔案信息化管理的重視，需要做到以下兩點：一是要定期或者不定期組織企事業單位管理層參與計算機系統應用到人事檔案信息化管理中的作用與意義的培訓與教育活動；二是要加大對計算機系統與人事檔案信息化管理有機結合的研發支持力度，為人力資源管理的發展創造良好的外部環境。
（三）措施之三 —— 采取措施增強人事檔案信息的安全性
要增強人事檔案信息的安全性，需要做到以下三點：一是要根據計算機系統在人事檔案管理中的運用狀況，制定嚴格的人事檔案信息化管理制度與工作紀律以及獎優懲劣制度，對于工作態度認真、工作效率高的工作人員要給予精神與物質雙重的獎勵，而對于工作態度懶散、工作效率低下的工作人員，要給予嚴厲的處罰措施；二是要根據職工的工作地位與職權，制定人事檔案檢索信息的范圍與內容，嚴禁外網絡與企事業單位內部管理人事檔案信息的計算機進行連接；三是要采取措施對人事檔案資料管理工作人員進行網絡信息安全與保護等理論的教育與培訓，逐步提升本企事業單位內部人事檔案信息化管理的安全防護水平。
（四）措施之四 —— 采取措施提升人事檔案管理工作人員的專業素質
要提升人事檔案管理工作人員的專業素質，需要做到以下兩點：一是要定期或者不定期對人事檔案管理的相關理論知識與計算機系統相關的技術知識進行培訓與教育，逐步拓寬他們的知識面以增強他們的專業技能；二是要定期邀請計算機系統與人事檔案信息化管理的專業人員在企事業單位開展演講與講座等活動。
（五）措施之五 —— 采取措施加強人事檔案信息化管理的基礎設施建設
要加強人事檔案信息化管理的基礎設施建設，首先要充分利用網絡通訊技術與計算機技術推動以多媒體與檔案全文為核心的數據庫建設，逐步推進人事檔案數字化與信息化的發展進程；其次是利用各種宣傳媒介強化對符合國家規范的人事檔案信息化管理軟件的宣傳力度，為人事檔案信息的資源共享與信息交換創造良好的外部條件。
結語
人事檔案管理作為企業事業單位人力資源管理中的重要內容與手段，在提升企事業單位的人事管理水平與用人質量等多個方面發揮著至關重要的促進作用。但傳統的人事檔案管理已經不再適應當前市場經濟的發展。因此，利用計算機系統對人事檔案管理進行信息化改革，有助于降低人事檔案管理工作人員的工作量與時間，提升人事檔案管理的質量與水平。
參考文獻：
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人事檔案管理系統范文5
[關鍵詞]地勘單位；人事檔案；管理；問題；解決；辦法；數據庫
人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，是跟隨每個人一生，與個人關系最為密切的一種檔案，是我國人事管理制度的一項重要特色。人事檔案不僅是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，還與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險，以及升學等都需要人事檔案。沒有人事檔案，不但辦不了上述事宜，連基本的個人經歷都很難證明，根據國家政策，沒有檔案最直接的影響是無法辦理退休，也領取不了養老金。因為退休年齡不是以戶口本或身份證決定，而是以個人檔案中記載的出生年齡來決定，因此每個人一定要妥善保護好自己的人事檔案。作為檔案管理人員，更加應該盡職盡責，本著對自己的職業負責，對他人負責的態度，做好檔案管理工作。
根據幾年來從事檔案管理工作的經驗，本人談一下對地勘單位人事檔案管理工作的幾點看法。
一、人事檔案管理工作中存在的問題
地勘單位作為一個專業技術性較強的單位，在生產上有別于其他單位，具有特殊性。在檔案管理方面，既存在與其他單位相同的共性，也有自己的個性問題。
（一）檔案管理不夠嚴格
由于地勘單位比較分散，有的單位不在同一座城市，人事檔案管理工作也比較分散。在職稱審批，工資晉級的時候，不僅加大了檔案管理人員的工作量，經常往返于單位所在地和職稱工資審批地兩座城市之間，還容易造成工作中的疏漏。此外，如果條件允許的單位，能夠建立獨立的檔案室，檔案管理人員可以在檔案室整理和查閱檔案；如果條件不允許，檔案的保密性很難保證。尤其一些基層單位沒有制定嚴格規范的檔案借閱手續，容易出現檔案管理中的紕漏。受地勘行業相對閉塞及歷史因素影響，部分職工在行業內部“結親”，有的一家三口或父子同在一個單位工作，還有的祖孫三代都是地勘職工，“裙帶”關系非常嚴重，既容易出現檔案管理人員保管自己或者直系親屬檔案的現象，又容易出現個別人利用職權，對檔案進行修改、圖抹等現象。按照《干部檔案工作條例》中的規定，“任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料?！?/p>
（二）檔案作用發揮不大
人事檔案詳實記載了一個人的思想品質、業務水平、個人能力等綜合信息，是選拔優秀人才的第一手資料。如果檔案管理人員不能充分利用人事檔案中的有效信息發現人才、培養人才，優秀人才不能被及時發現和啟用，不僅是一種人才的浪費，更是單位的損失。目前，大多地勘單位的檔案管理人員，通常所學專業并非本崗工作，或者沒有經過專門的崗位培訓，他們對檔案管理工作認識不夠，不懂得如何利用檔案內的有效信息，有針對性的制定人才培養和人才發展計劃，也缺乏主動思考、主動研究檔案管理工作的積極性?；径际窃谕瓿蓹n案資料建檔工作之后，將檔案直接裝入檔案柜，需要查找資料的時候，再進行查找，平時也不進行整理和研究，僅局限于一種簡單的檔案保管行為，檔案的作用發揮不大。
（三）沒有建立人事檔案管理系統數據庫
簡單的檔案管理方法，早已不適應現代檔案管理工作的需要，更不適合地勘單位這種對專業技術人才需求較大的單位。建立人事檔案管理系統數據庫，已經成為現代檔案管理工作的一部分，也是檔案管理工作未來的發展趨勢。沒有建立檔案管理系統數據庫，是地勘單位在人事檔案管理工作中存在的普遍問題，從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，缺乏對人事檔案的科學管理，既浪費時間，又增加了檔案管理人員的工作量。建立適合地勘單位發展特點的人事檔案管理系統數據庫，是每一位地勘檔案管理工作人員需要思考和解決的問題。
二、解決辦法
為了防止和減少上述現象的發生，筆者認為地勘單位的人事檔案管理人員，應從以下幾方面做好檔案管理工作。
（一）認真細化，加強監管
首先，對于各單位黨政領導和負責檔案管理人員的人事檔案，應由上一級人事管理部門統一管理，本單位的其他人事檔案由人事部門進行管理。其次，人事檔案管理部門應對所有人事檔案中的重要信息進行檔案備份。作為檔案管理人員，對于一些重要人事信息，尤其是為單位帶來經濟效益的技術人才的檔案信息，應該作為電子文檔進行備份保存。既防止人為篡改檔案資料，又為經常查閱和使用的檔案提供了方便。再次，加強對合同工人事檔案的管理工作。自從2003年以來，隨著全國煤炭形勢好轉，在國際、國內兩個市場的擴張，地勘隊伍對專業技術人才的需求不斷增加，對臨時工、中長期合同工的需求也呈直線上升趨勢，尤其是對中長期合同工的需求加大。往往經過一段時間的培養與鍛煉，這些合同工已經發展成會生產、懂業務的技術工人，可以作為成手使用，但是工期一結束，大多地勘單位便與工人之間解除了勞動合同關系。當地勘單位再次需要這種成手工人的時候，不僅需要花費相當多的時間和精力重新培養，還影響到施工的進程。所以為勞動合同技術工人建立檔案，做好信息儲備，并且通過制定相應的優惠政策，為地勘隊伍保留部分成手勞動合同工人，當地勘隊伍需要這些人的時候，他們能夠馬上上崗工作，這樣對地勘單位和合同工雙方都是一種約束和保障。
（二）利用檔案信息優勢，制定人才培養發展計劃
通過人事檔案可以了解一個人的特長和優勢，地勘單位的檔案管理人員，應該允分利用人事檔案中的有效信息，把專業技術人才作為人才培養和人才發展的戰略重點，為地勘單位更好地培養和發展人才。首先，對專業技術人員和管理人員進行細化和分類。根據分類的特點和需要，有針對性地制定人才培養和人才發展計劃。使不同類型、不同崗位的人才能夠學習、掌握最新的崗位知識，提高他們的業務水平。其次，通過業務培訓，激發各類人才的工作潛力，提升他們對本崗工作的認知與認可程度。通過人才培訓發展工作，增加了工作效率，又發揮了人才效能的最大化，做到人盡其才。尤其現在蓬勃發展的地勘單位對專業技術人才的需求越來越強。根據檔案信息對專業技術人才進行評估，通過制定人才培養發展計劃，既為地勘單位發展培養和儲備了人才，又體現了人事檔案管理工作的成效。
（三）建立人事檔案管理系統數據庫
人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，如果把人事檔案中的信息資料建成管理系統數據庫，每次查找人事檔案信息的時候，只要通過電腦中的人事檔案管理系統數據庫就能完成。不僅為檔案管理工作人員節省了大量的工作時間，還為人才培養發展計劃提供了方便。尤其象地勘單位這種對專業技術人才要求較高的單位，建立一套完整詳盡的人事檔案管理系統數據庫，不管什么時間，需要什么樣的人才，通過檔案管理系統，都能夠快速、準確的找到第一手資料，為地勘單位人才培養和發展儲備信息。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程，而且和各單位的具體情況有一定的關系。如領導重視程度，是否統一認識，計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，在建數據庫的時候，要面向應用，突出重點，建立“活庫”，并且通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，這樣才能使自動化系統效率大大提高。
參考文獻：
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人事檔案管理系統范文6
【關鍵詞】人事檔案；電子信息化；檔案管理
檔案資源的管理是每一個機關事業單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數字化的產生，檔案管理打破傳統的人工管理，開始向電子信息化的管理模式上轉變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現不同的問題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進而提升了人事檔案資源的利用率。
一、人事檔案電子信息化管理呈現的現狀
（一）現代化辦公設備欠缺?，F階段，大多數的機關事業單位數字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規范，甚至有些機關人事單位檔案室存在堆積物的現象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴重的脫節。由于檔案的調閱和查訪沒有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設備的欠缺沒有讓人事檔案電子信息資源進行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源進行有效的利用。
（二）檔案檢索效率低?，F在的人事檔案電子信息化管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有完全實現計算機的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質問題。人事檔案電子信息化管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業知識和技能，這樣可以有效地利用數字化檔案管理設備。但目前階段的老員工，對網絡化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關事業單位擁有了自己的信息化數字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，從而對信息化檔案管理無法順利進行。因此，機關人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識體系，提升自己的工作效率，達到電子信息化的檔案管理水準。
二、人事檔案電子信息化管理的對策
（一）創建電子信息化的數字檔案管理系統。網絡信息技術的發展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來檔案管理的發展趨勢。對于人事檔案電子信息化的管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內容比較多，因此，就需要人事單位建立一個高校的電子信息化管理系統。我們可以根據人事單位的實際情況，結合自身的優勢，創建電子信息化的數字檔案管理，把檔案、系統、光盤備份等進行相關的處理，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全，避免相關的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創建一個有利的環境，這有利于人事單位工作的順利進展。
（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網絡控制的電子信息化的檔案管理系統，我們要充分發揮其優勢，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對信息信息化的檔案管理進行系統性上的提升，還可以通過增加系統內部的儲存量，從而為人事資源的信息補充創造空間。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產品的結構和硬件的組成要依據嚴格的標準，這對電子信息化的人事檔案管理的系統的功能奠定了更新的基礎。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統的數據有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產品，這對系統的維護性能具有相當的優勢，對人事檔案電子信息化管理系統的重視，實現其在線升級的功能，可以使系統網絡具有開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統有了更強大的發揮空間，這有利于人事資源的高效利用。
（三）提升人事檔案管理人員的素質。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執行者和操作者，這對檔案管理工作的質量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質。例如，對老員工進行現代化設備的學習，針對電子信息化的檔案管理進行相關的培訓工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現代化設備知識的學習和操作水平，進而了解其工作現狀。此外，還可以建立相關的激勵機制，鼓勵檔案管理人員對自身素質進行提升，以保證工作的開展需求，從而實現人事檔案電子信息化管理從管理型向服務型邁進。
三、結束語
綜上所述，信息技術的發展，對人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術支持，這使人事檔案的管理打破了傳統的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢發展，這種管理方式順應了時代的趨勢，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質量，我們要不斷優化與創新電子信息化的人事檔案管理系統，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務于我們。
【參考文獻】
[1]趙玉榮.淺談人事檔案信息化管理的幾個問題[J].城市建設理論研究(電子版),2013(15).
