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檔案信息化管理論文范文1
【關鍵詞】檔案信息化；計算機技術；重要性
對于檔案進行管理的方式有很多種，如果只是一直限制在一些簡單類別的存儲的方法，不僅要要求會有很大的空間，必須還要對索引進行相應的明確，盡管是這樣，如果想要把一些檔案材料調出來，就必須要耗費很多的時間和精力。但是在計算機中有很多個存儲的單元，其中主要的作用就是對信息進行全方面的記憶。對于計算機自身內部的記憶功能，也是一個非常大的優勢。計算機如果有對內部信息進行記憶的功能，在實際計算的時候，就不需要對相關的數據的信息進行獲取，這種功能只需要把數據信息提前輸入到內部進行存儲的單元里面，因此，在計算的時候，就可以從存儲的單元里面，很方便的找到相關的數據信息，從而就可以不斷的提高計算的效率。
一、檔案信息化管理當中使用計算機技術的優勢
檔案信息化在實際管理中，對計算機技術的優勢使用主要體現在以下幾個方面：第一，利用計算機對檔案進行相應的管理，主要是因為計算機的內存足夠大。隨著人們日常對休閑娛樂活動的項目逐漸增加，就會不斷產生大量行政方面的資料和文件，并且后期檔案的管理數量也就會相應的增加，但是一張光盤就能儲存上億的信息數據，這就最大程度降低對檔案空間利用。另外還可以對存儲成本的投入逐漸進行減少。第二，利用計算機來對檔案進行管理，使檔案在進行查找的時候更簡單和方便。現階段，檔案使用率不斷提高，并且每一個職能的部門通常會運用一些檔案來作為借鑒，不同的需求就必須要求檔案管理的部門必須要及時和高效的提出有關檔案的資料。如果利用傳統的方法來對檔案進行管理，在檔案實際查找的過程中，也會經常出現浪費更多時間而對檔案查找不準確的現象，但是在檔案信息化實際管理過程當中，要對計算機技術進行合理的利用，對檔案的信息深入加工的功能進行全方面的改善，最終可以達到對檔案信息深入開發的目的。第三，要利用計算機對檔案進行管理，是為了能夠讓檔案在進行修改并且做出合理的補充，對于復制和傳輸等各個方面都比較便捷。目前在檔案信息化管理的過程中，計算機技術已經在社會發展的過程當中進行了廣泛的推廣和應用。檔案在進行儲存的時候，主要是由幾個部分進行，例如文字的信息、照片和設計的圖紙以及錄像帶等等。但是對于傳統檔案管理方法的管理，就會對其中的質量造成非常嚴重的影響，例如天氣的情況和自然災害等等，這些原因都會給檔案的管理帶來非常嚴重的安全隱患。
二、在檔案信息化管理當中使用計算機技術存在的問題
在檔案信息化管理當中使用計算機的過程中存在的問題主要體現在以下幾點：第一，一些檔案信息安全方面的問題也非常的明顯，隨著世界信息化以及計算機網絡化不斷的發展，電子檔案數據信息當中存在著比較大的安全隱患。有大多數的病毒不斷的入侵，就會經常出現檔案數據的信息被損壞和修改以及泄露等相關的現象。第二，有關的檔案管理人員的綜合素質也需要進行提高，只有對計算機的相關理論以及使用的技巧進行掌握，并且對各種使用類型的辦公設備操作的比較熟練，才能夠成為一名比較優秀的企業檔案管理人員。除此之外，還必須具備對檔案信息進行加工和提煉等各方面的能力，還要把一些具有價值檔案的資料及時的送到檔案使用人員的手里。第三，檔案在電子管理的方面也比較薄弱，其中主要體現在硬件設施和軟件設施兩個方面，檔案在電子管理的過程當中，硬件是必須要用的計算機設備。一般來說，如果對硬件設備的投入比較大，就會造成硬件設備不足的情況。而在檔案管理過程當中，軟件是每一個環節都需要制定相關的標準和規范的。
三、在檔案信息化管理當中使用計算機技術的重要性
在檔案信息化管理當中，使用計算機技術的重要性，主要體現在以下幾點：第一，他主要是世界經濟和社會發展的一個必然趨勢，隨著世界經濟一體化進程發展的速度不斷加快，信息也已經對經濟高速的發展和社會不斷的進步以及企業能否進行生存造成了非常嚴重的影響。第二，他能夠有效的對工作的效率進行不斷的提高，同時還能對資源進行相應的節約和利用。在傳統的檔案管理工作過程當中，一般都是利用人工來對資料進行收集、規整和使用以及存儲，這個工程當中肯定會對人力和財力以及物理造成大量的損失，并且工作進展的速度也比較慢，已經不能和我國現階段的工作以及生活的節奏進行適應，從而也就不能跟上社會經濟發展的腳步。第三，他也是企業檔案管理發展一個非常重要的趨勢。企業檔案的管理主要是屬于一種基礎性的工作。在我國現代化建設當中，也有著非常重要的作用，并且他的地位也非常高。
綜合上文所述，在檔案信息化管理的過程當中，對于計算機技術方法的使用，已經在我國社會當中進行了廣泛的推廣和使用，因為計算機自身的內存是比較大的，不僅能夠對大批量的信息進行容納，還能對檔案進行查找的時間進行了節約，也能對人力和物力以及財力等多個方面的過多的損耗進行全方面的節約，并且對信息資源的保存的時間也比較長。目前，這個技術的應用，也已經逐漸的成為了我國后期對于檔案管理的一個必然的趨勢，因此，我們必須要在檔案管理當中應用計算機技術的同時，進行相應的關注和重視。
作者:李晶群 單位:牡丹江市愛民區檔案館
參考文獻：
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一、居民健康檔案信息化管理現狀
（一）信息化水平不均衡。我國仍然屬于發展中國家，因人力、空間、物力、資源、資金等各方面因素的影響，現階段仍舊無法為每一個居民都構建相應的健康檔案，即便是當前已經成功構建的一些居民健康檔案當中，也難以進行全面的信息化管理，許多經濟較為落后的區域仍舊采用傳統的管理模式，這就導致各個區域極度不均衡，實現信息化管理的起點差異較為明顯。（二）缺乏統一的標準。只有標準統一才能夠保障整個居民健康檔案進行有效共享。然而，當前關于居民健康檔案信息化管理的對應標準明顯無法滿足其發展的相關需求。各衛生服務機構所應用的軟件來自不同的軟件企業，因為各個軟件缺乏統一的準則，并且不同衛生服務機構的醫療服務也存在較為明顯的差異性，這就導致居民健康檔案形成了信息孤島，信息共享極為困難。（三）健康檔案采集的難度大。社區衛生院是社區居民健康檔案采集的主體。隨著醫療衛生事業的改革與發展，社區居民對社區衛生服務機構的技術水平持懷疑態度。認為社區衛生服務機構設施陳舊、服務質量難以保障。有些居民對信息收集認識不足，戒備心理強，不愿意告知自己的真實病情，給健康檔案的完整性帶來一定的困難。（四）軟件利用率偏低。通常來說，居民健康檔案管理軟件都是動態管理的模式，這就需要工作人員及時將各種隨訪、追蹤的信息錄入到系統當中，然而因為工作人員的工作任務較為繁雜，遺忘或者不能及時錄入的情況難以避免。此外，因為專業問題，許多醫務人員都存在不會使用居民健康檔案管理系統，自然也就不能利用軟件去進行診斷，導致居民健康檔案管理系統利用率不高。
二、加強健康檔案信息化管理的措施
（一）加大宣傳力度。大力宣傳，在臺州新聞頻道，老百姓都關注的欄目中，開設5分鐘的健康知識，宣傳健康檔案的重要性；在每年的結核病、艾滋病等防治日中，發放宣傳資料。（二）加強硬件建設。物質條件是進行居民健康檔案信息化建設的先決條件，這就需要從硬件與數據庫著手，在采購的時候必須要聽取專業人士的建議，不僅要保障硬件的先進性，同時也要盡量避免浪費。衛生局信息中心統一購入健康檔案硬件設備，全區醫院進行聯網，這樣病人無論在哪個醫院，醫生都能看到完整的個人信息，為診治提供方便。（三）培養引進專業的信息化人才。居民健康檔案信息化發展需要一批專業技術過硬、綜合素質強的人才隊伍，這個隊伍應當具備專業的信息技術及一定程度的醫學知識。由于社區服務中心人手少，既要調查，又要檔案錄入，這就需要積極培養或者引進對應的人才，同時加大在職檔案工作人員的培訓力度，針對全科醫生而言，應當構建一個注重實效、多模式、分類型、多層次的信息化人力資源培養體系，尤其是對一些年齡較大的全科醫生來說，應當進行重點的培訓教育，保障每一個工作人員都可以操作對應的系統，從而有效提升居民健康檔案系統的利用率。（四）建立健全信息化標準規范。一套統一的標準規范是推動居民健康檔案信息化管理的保障。健康檔案成為基層全科醫療服務領域內重要的醫療法律文書。早在2009年的5月，我國衛生部就頒布了《健康檔案基本構架與數據標準(試行)》，針對居民健康檔案規范化問題提出了較為明確的要求，為居民健康檔案信息化標準化發展打下了堅實的基礎。
三、結語
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隨著計算機技術的迅猛發展，高速大容量的檔案影像管理系統已經日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業化。下面是編輯老師為大家準備的試論文書檔案的信息化管理。
計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
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1.1中職學校對檔案信息化不重視，投入少
中職學校對學生檔案的管理還停留在手工紙質模式，對信息化管理認識不淺談中職學校學生檔案的信息化管理馮杰陽泉市衛生學校山西陽泉045000夠，對信息化管理硬件和軟件都投入不夠。學校在資金和技術上對學生檔案管理支持力度小。
1.2學生檔案管理方式落后，信息化進程緩慢
目前很多中職學校對學生檔案管理還是手工紙質操作管理模式，造成了檔案管理手段落后、水平較低、查找時間長，難以適應現代化教育迅猛發展的需要。要想解決這些問題單靠增加檔案管理人員是不現實的。必須借助信息化的電子工具管理學生檔案，才能使學生檔案管理規范、科學、系統、高效。
1.3缺少專職檔案管理人員，管檔人員缺乏信息化管理技術
學生檔案管理人員多為兼職，兼職學生檔案管理人員由于接受專門的學生檔案管理的培訓較少，而且其他工作較繁雜，他們一般難以實現學生檔案的信息化管理。檔案管理只停留在簡單的手工查找的階段，這種傳統的工作方式工作量大、時間花費長、工作效率低下、管理成本極高，不適應現代學生檔案管理的要求。隨著中職學生數量的增長，這就要求學生檔案管理工作實現信息化。
2中職學校學生檔案信息化管理的措施
2.1更新觀念、轉變思想
中職學校學生檔案的信息化，主要是學校領導要更新觀念，提高對檔案信息化管理工作重要性的認識。中職學校要建立學生檔案信息化的新理念,做好宣傳工作，更新相關人員的思想認識。學校要加大投入，增配軟、硬件設施，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件。
2.2學生檔案信息化管理的建設
學生檔案是學校檔案的一部分，是學生的重要信息材料。用人單位、學校、學生本人經常需要查詢學生檔案，而傳統的查詢方式不僅浪費時間，而且有時會發生檔案查找不到的情況。為了解決這些問題，檔案信息化建設勢在必行。學校應用掃描儀、計算機和網絡把學生檔案以統一規范的數據格式錄入計算機，以備查找，防止丟失。通過專用軟件將學生檔案中的錄檢表、學籍冊、畢業生審核登記表、畢業生派遣花名冊等分類編目、排序。在實行分類后，檢索時可依據不同內容快速查找到相關材料信息。學校要配備電腦查詢檢索系統，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務。在此基礎上，建立檔案查詢系統庫，分析學生檔案查找利用較多材料，有針對性的優先這些數據，提高檔案的利用率。
2.3檔案管理人員的建設
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在當前信息化環境下，招投標檔案數字化后，有效的提高了檔案管理的效率，在對檔案利用時有了更大的便利條件。但招投標檔案數字化過程中，也面臨著較大的壓力和挑戰。首先，長期以來檔案管理人員因循守舊的思想很難改變。由于信息化環境下，招投標檔案的數字化其先進性和科學性是傳統檔案所無法比擬的，其無論是收集方式、管理方式還是利用方式都發生了較大的變化，但長期以來在傳統檔案管理工作中，檔案管理人員謹小慎微及因循守舊的思想和觀念在受到來自于檔案數字化變革的沖擊下，本能的會產生抗拒，在工作中就會有消極的情緒存在，不利于檔案數字化管理工作的正常開展;其次，在配套設施上，包括檔案數字化后所需要的信息生產設備、信息存儲設備和信息管理設備，同時還需要軟件、網絡和信息安全保障，但在目前很多招投標機構中這些系統配套都存在著嚴重的不足，從而無法更好的滿足招投標檔案數字化的要求。由于當前軟件開發時往往只是面對單一的檔案管理部門，這就導致檔案信息系統缺乏統一性和規范性，不能更好的滿足檔案信息共享性的要求，制約了檔案數字化的進程。特別是在當前信息化環境下，網絡和信息安全問題尤為突出，這對于招投標檔案數字化管理帶來較大的較大的安全隱患。最后是檔案管理工作中缺乏統一的規范和標準。這就在很大程度上導致檔案數字化水平處于較低的水平，更是不能與當前信息化環境下對檔案管理的新要求相適應。另外當前招投標機構中信息處理復合型人才較少，由于人員信息化水平較低，不能更好的對數字化設備進行操作，從而無法將數字化的優勢更好的體現出來。
二、信息化環境下招投標檔案數字化管理的創新
(一)管理與理念創新
隨著科技的快速發展，人類社會的不斷進步，人民群眾對檔案信息的利用要求越來越高。就拿招投標檔案而言，很多企業都有訴求反映到招標單位，如果能方便的瀏覽過去在該單位的投標記錄和投標文件，企業愿意為此支付費用。所以在管理上，要考慮滿足個人和企業法人的需求，在理念上，檔案不再是“包袱”，它也可以創收。之前憑介紹信到窗口查閱的非保密檔案，完全可以利用信息網絡平臺，電子商務交易辦法處理，輔以個人、法人身份驗證，屆時，用戶瀏覽授權內的網站就如同網購一樣方便。
(二)技術與架構創新
應充分利用云計算技術、物聯網技術、大數據技術及移動互聯網技術對檔案數字化進行技術升級與架構創新?；谠朴嬎愕臄底謾n案管理系統主要由云計算數字檔案管理應用程序，數字化檔案管理節點，計算機專用網絡、信息安全設備等構成。利用物聯網的RFID技術可將電子檔案與紙質檔案完美結合，一一對應?；诖髷祿臄祿诰蚺c數據分析技術，則為檔案信息化增值服務提供了想象空間。招投標雙方能夠從歷史文件庫中找到與當期項目相似的案例，對于招投標文件的理解，對于招投標工作的組織，都是非常有利的。
(三)規范與流程創新
真正把招投標工作和檔案管理工作以及數字化技術結合起來，需要更新標準、再造流程?！峨娮诱袠送稑宿k法》雖然對電子招投標的歸檔也進行了約束，但還是從大框架上給的要求。實際操作上，很多檔案工作都是事后再次歸口相關人員整理。如能夠更新一下流程，把招投標工作的任何一項活動記錄文件都作為檔案組成因子，自動操作、隨時歸檔，那么當一次招投標實例完成時，全部歸檔工作就自動完成。一切都可以靠程序完成，不再依賴人工，即提高效率又降低了人為錯誤。除了在招標機構內部考慮電子招投標與歸檔的實時結合，還可以由專業檔案部門考慮各部門各機構檔案數據的統一入庫整合，這都是標準流程適應招投標檔案數字化管理發展需求的體現。
三、結束語
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摘要]當今信息社會，必須以加強企業信息化建設，建立完善的信息系統和快捷的信息交流來作為促進企業經濟發展、科技進步、事業發達的戰略舉措。作為企業基礎管理工作的檔案事業，也應該緊跟時展的步伐，與時俱進，加強和完善企業的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念，利用好檔案這種企業經濟和發展的重要戰略資源。
面向21世紀，面對信息技術的挑戰，企業必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，全面實現資源共享，為企業及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務。計算機技術和網絡技術的發展，掀起了全球信息化的浪潮，檔案作為信息源的重要組成部分，也被推到了浪潮的前沿。隨著企業OA(辦公自動化）、MIS（企業管理信息系統）的廣泛應用，檔案管理系統作為整個系統的子模塊，其管理現代化跨上了一個新臺階，數字化向傳統檔案管理模式和理論提出了挑戰，檔案的信息服務作用日益突出。
一、企業檔案信息化的含義
企業檔案信息化是指企業在法制的軌道上，依靠科學的思想和組織管理方法，憑借信息技術、網絡技術等高科技手段，對企業的文件、檔案等信息進行發掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應用數字化、網絡化，實現資源共享，提高企業檔案信息的利用效率，為企業和社會提供檔案信息服務。
二、企業檔案信息化建設的作用
1.企業檔案是企業重要信息資源，檔案信息化建設是企業信息化建設的組成部分，也是企業檔案管理創新的重要方面。企業應采取有效措施，加大投入，確保企業檔案信息資源的完整、安全和有效開發利用，全面推動企業檔案管理現代化。
2.企業檔案信息化建設是企業信息化工程的一部分,關系到企業的發展。面對龐大繁雜的企業檔案信息,要想提高管理水平和服務質量,必須加快信息化建設,減輕檔案人員重復進行的體力勞動，提高工作效率。將企業檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進企業檔案工作由傳統管理模式向現代管理模式轉變,充分發揮企業檔案信息資源的價值,實現檔案信息資源共享。
3.企業檔案是企業基礎管理工作的一個重要組成部分,不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據,更是一種十分重要的信息資源，是關系企業經濟和發展的重要戰略資源。完整的檔案是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業生產、經營中必不可少的一項有效手段。
三、當前企業檔案信息化建設中存在的問題
1.企業檔案信息化建設發展不平衡。有些企業開展了檔案信息化建設,有些則沒有,特別是一些中小企業。同時,企業的減員增效也波及到企業的檔案部門,相當數量的企業檔案部門的生存和發展受到了威脅。企業檔案部門的生存受到威脅,信息化建設也就無從談起,即使已開展信息化建設的企業在發展中也很不平衡。
2.企業檔案信息化的基礎條件薄弱,技術、資金不足,人才缺乏。當前,企業檔案信息化建設的總體狀況是認識不足,重視不夠,基礎條件薄弱,信息化程度低。許多企業面臨轉型,認為檔案信息化作用不大,不愿增加額外投資?？傮w上看,缺乏應有的設備和技術支撐,對企業檔案信息資源開發的深度不夠,數字化信息資源少,企業檔案網站建設質量良莠不齊,信息化管理人才缺乏,對檔案信息資源數字化和網絡化可行性研究開展不夠3.企業檔案信息管理與其他信息管理沒有實現有效銜接。文檔一體化管理是企業檔案信息網絡化管理的發展方向,使生產活動、文書處理與檔案管理工作有效銜接,提高信息處理的能力,實現檔案信息的無縫交接和有效管理。由于我國企業檔案信息化程度低和管理機制上的障礙,檔案工作很難在系統上實現與各生產環節、管理環節之間聯絡,未能實現檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接,進行文檔一體化管理。
四、加強企業檔案信息化建設的對策
1.加快企業檔案信息化標準規范的制定。標準規范是檔案信息化建設的基礎,是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確,有的還沒有標準，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規范體系。
2.重視企業檔案信息管理系統的設計和管理軟件的選擇與開發。企業檔案管理系統應與企業有關管理系統(如設計、生產、經營、財務、材料、管理、服務等)相銜接,確保檔案部門對本企業各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統設計,應遵循模塊設計、分層實現、循序漸進的原則。建立符合信息化要求的檔案管理系統是企業檔案信息化建設的關鍵。
3.領導重視和支持是加快企業檔案信息化建設步伐的關鍵因素。各級檔案行政管理部門應加強對企業檔案信息化建設的引導;中央企業檔案部門應加強對所屬及控股企業檔案信息化建設的規劃和指導，保證企業檔案信息化建設順利進行。對檔案部門來說，信息化建設是一項全新的工作，是一項較為復雜的系統工程，既是發展機遇又是挑戰。
4.加強企業檔案信息化管理人才隊伍建設。加強信息技術人才的引進和檔案人員信息技術知識的培訓，提高檔案人員運用信息技術的技能，引導檔案人員適應信息化要求。要認真研究信息化條件下企業檔案管理現代化的新要求，積極推進企業檔案信息化建設。加強信息化人才培養。檔案信息化是一項技術性很強的工作,科技人才是檔案信息化建設的關鍵。
5.檔案信息化基礎設施是企業檔案信息化建設的基礎和前提。企業檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗,與辦公自動化、政府網、互聯網等系統相連，建立基于企業網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統,構筑企業信息網絡報送及應用平臺,推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用,做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。
參考文獻:
[1]胡生龍:如何加快企業檔案信息化建設進程[J].北京檔案,2003,(10):32
