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檔案信息范文1
電子文件全文信息的采集
隨著高校數字化校園建設的不斷發展，學校內各業務部門的電子文件通過校園網廣為傳遞，電子文件已成為高校新產生文件的主體，也是高校校務系統的主體。這些新形成的電子文件本身就是數字化的文件，可直接用于全文檢索利用，如不及時采集歸檔，任其“自生自滅”，會給檔案信息化工作帶來無法挽回的損失。
1.對高校辦公自動化系統及各學院、部處中心網頁上形成的正式的電子公文及工作信息電子文件，要及時將其打印出來，完成紙質文件的完整收集。在目前電子文件法律憑證作用尚未得到認可的狀況下，嚴格執行紙質文件與電子文件同時歸檔的“雙軌制”原則，以確保檔案實體與信息的安全。
2.對高校OA系統上形成流轉的大量公務電子文件以及部處中心、各學院網頁上形成的電子文件，有兩種方式完成歸檔。對于0A系統編制完備、實現了文件與檔案一體化管理的高校，可以直接采用在線歸檔的方式，將辦理完畢的電子文件直接歸入檔案館服務器完成電子文件的全文采集。對于未實現文件與檔案一體化管理的高校，可以采用物理歸檔的方式，由學校網絡中心負責將OA系統上形成的全部電子文件信息拷貝到光盤進行歸檔，完成電子文件信息(包括文件的記錄信息、背景信息和元數據信息)的完整采集。
3.對未在校園網上的有保存價值的公務電子文件，由公文擬稿單位專門打印一份紙質版文件，并加蓋單位公章，連同相應的電子版信息拷貝歸檔保存。
對電子文件全文信息采集的優點是；第一，可以直接進行電子文件全文檢索，既方便利用又提高了檔案的檢全率、檢準率。第二，省時省力準確率高，電子文件進館后無須進行人工掃描，就可以完整準確地再現電子文件的原文信息，可以方便快捷地為利用者提供服務。第三，安全高效，使檔案“雙軌制”得到有效的執行，為檔案的安全管理提供了保障，同時電子文件全文信息的采集加快了檔案館數字化建設的步伐。
文件級著錄信息的自動采集
目前我國檔案界正以極大的熱情致力于電子文件收集歸檔和紙質檔案數字化工作。然而我們不能忽略，數字化環境下高校尚有不少的工作信息仍然以紙質文件的方式大量產生，這些文件不僅數量大，而且價值高，及時做好這部分文件的歸檔與著錄數據的自動采集，是確保一個全宗單位檔案齊全完整的關鍵，同時也是推進本單位檔案數字化進程的一項得力措施。
在計算機檔案管理系統中進行文件數據的著錄一直是阻礙廣大高校檔案數字化進程的瓶頸，而如何實現網絡環境下紙質文件著錄數據的自動采集，成為推進各高校檔案數字化進程的關鍵。針對傳統檔案著錄過程中著錄數據主要靠人工錄入、出現數字化進展緩慢、數據質量差等問題，筆者以為高?？梢越Y合目前計算機檔案管理系統的特點，以及高校各業務部門歸檔的習慣，編制一套文件著錄數據自動采集軟件，有效地解決紙質檔案著錄滯后的瓶頸問題。
1.參照國家檔案著錄規范，對學校辦公自動化系統之外形成的大量教學、科研、基建、招標采購管理等方面的純紙質文件的歸檔要求，做進一步的細化與規范統一，使部門的歸檔清單附合檔案部門著錄數據采集的要求。
2.針對目前各文件形成部門通常采用在Word或Excel上登記收發文件的特點，編制一套將擴展名為doc或xls格式的文件轉換為txt格式的通用文件著錄數據自動采集軟件，直接將歸檔清單的數據批量導入DARMs檔案管理系統。在這個方面中山大學檔案館進行了有益的嘗試并取得了很好的效果。
紙質文件目錄著錄數據自動采集的優點是：第一，充分利用業務部門預立卷的成果，通過采集轉換軟件，快速實現歸檔文件級目錄的自動著錄。第二，省時高效，檔案部門不用重復錄入業務部門已經做好的文件著錄項目，避免了手工錄入不僅費時費力而且數據準確性不高等弊端，有效突破了檔案館進行計算機檔案管理的瓶頸問題。第三，提高了檔案的利用時效，文件歸檔后在較短的時間內就可以完成文件級目錄的計算機檢索查詢，方便了利用者的查詢與利用。第四，增加了業務部門繼續歸檔的信心與動力，因為交到檔案館后不用擔心找不出來或不方便利用，使檔案館收集難的問題成為一去不復返的過去式。
照片、錄音，錄像等聲像文件信息的采集
1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通過各單位負責拍攝的人員完成。在日常工作中，高校通常由宣傳部門負責對學校各項重大活動進行跟蹤拍攝和宣傳報導。隨著數碼相機的普及，攝影人員應從每一項活動中的眾多數碼照片中精選一組有代表意義的照片進行歸檔，并對歸檔照片進行文字說明，即填寫好照片信息(包括題名、時間、地點、人物和拍攝者)。按照檔案館統一規定的上傳方式、單張數碼照片分辨率、照片格式等要求，將歸檔數碼照片上傳到檔案管理信息系統中，還要用一次性刻寫光盤刻錄兩份送檔案館歸檔保存。
2.多媒體課件文本類、音頻、視頻類電子文件的采集。各單位電子文件管理員將檔案館印發的《歸檔電子文件登記表》發給電子文件形成者，由電子文件承辦人將表格填好后，將電子文件刻錄到光盤上，連同表格一并交給各單位電子文件管理員，于次年6月底前交檔案館歸檔。在這個領域南京大學檔案館的做法值得大家借鑒。
高校聲像文件信息采集的優勢體現在：第一，聲像檔案可以通過靜止、動態的畫面和真實的聲音再現過去發生的活動，具有強烈的空間感和時間感，在宣傳、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使檔案館藏結構豐富多樣，在傳統紙質檔案的基礎上，集圖、文、聲、貌于一體，增強了檔案服務于民生及休閑服務的能力。第三，聲像檔案的及時收集，加快了檔案館數字化的進程，強化了檔案館進行愛國主義宣傳教育基地的功能。
數據庫信息的采集
隨著數字化校園建設的推進，近年來許多高校已建成并在網上運行了業務信息管理系統，例如：本(專)科生教務系統、圖書館信息系統、科研管理信息系統、儀器設備和實驗室管理信息系統等。這些管理信息系統里的數據一般都比較標準與規范，是檔案管理系統中相應業務檔案信息的理想來源和數據保障。近年來通過實踐，筆者認為應用批量導人式著錄方法是快捷高效采集此類專門業務信息的好方法。
將經篩選和處理的業務數據導入通用的臨時數據庫，例如：Access或SQL Server或Exce1，通過臨時數據庫將信息導人檔案管理信息系統的目錄模塊中，從而實現檔案信息管理系統對業務信息數據庫信息的自動采集，這是現代技術條件下一種高效的檔案著錄信息采集方式。在這個方面華南農業大學檔案館進行了有益的嘗試并取得了較好的結果。
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一、檔案信息化建設的優點
1）節約成本。進行檔案信息化的建設有助于為單位節省不必要的成本浪費。在計算機信息化檔案管理沒有成為主要的工作模式之前，檔案人員需要花費許多的時間和紙張去進行檔案資料的編寫，在這過程中可能會發生；漏寫或是漏記的部分，而最后查找需要從頭到尾的查詢，浪費大量的人力和物力。運用計算機進行信息資料的管理可以快速查詢到所需的資料，在保存上相對簡單，不易丟失和缺損。2）提高工作效率。運用現代已經發展得非常成熟的電腦技術進行現代化檔案的管理工作，以此作為從原有的紙質信息檔案管理到信息化檔案管理的一個過渡。運用成熟的電腦技術為檔案管理部門節約人力成本。比如說起初檔案管理整理紙質文件需要二至四個人來完成這份工作，運用電腦技術就只需要一個人很好的完成這份工作。這就為整個管理節約了人力成本，在此基礎之上也提高了相關工作人員的工作效率。
二、信息化檔案管理的現狀
1）缺乏重視。對檔案信息化管理缺乏重視，不僅僅體現在管理部門當中，還包括信息管理人員自身。主要體現在管理部門的管理者遵循陳舊的管理模式，不與時俱進，在快速發展的電腦信息技術面前，管理者還沒有跟上信息管理的步伐。另一方面檔案管理工作人員，長期以往的工作環境中，已經養成了一種工作習慣，要在讓他們重新接受另一種工作方法，一時之間心理上難以接受，甚至是抵觸不愿意做出改變。2）管理標準化不足。在進行檔案管理上，沒有完整齊全的管理制度和部門管理系統。比如，房產信息檔案的管理，它應該是擁有專門收集房產資料的人員，分化各級職責，如資料的收集整理人員，其次是立卷檢查人員以及檔案保管人員。而如今大多數還保持著兩三個人員管理信息檔案的工作模式，管理人員之間的職責分工不明確，到位。也沒有設置專門監督的責任機構和人員，造成檔案信息管理總體的不足。3）管理人員素質較低。檔案信息人員的素質較低表現在工作責任感不強，具體表現在有的檔案信息管理者道德素養不夠高，將檔案資料據為己有，甚至是私自存放或是拒絕歸檔保管。檔案信息人員素質低下還表現在服務水平不夠高。以房產檔案信息管理為例，房產所有者需要調動存檔的資料進行復印或是作為他用時，管理人員不給予調檔，甚至態度惡劣，給他人造成事務辦理上的諸多不便。
三、加強信息化檔案管理的措施
1）完善基礎設施。加強信息化檔案管理的先決條件是完善應有的基礎設施，沒有這些必要的設備就只是紙上談兵，沒有實際的意義。建立現代信息化檔案管理首先所需要的設備，計算機是最主要的，其次是復印機，專業的軟件設備，打印機、掃描儀等等。而建立檔案信息系統是最關鍵和最主要的部分，擁有一項完整的系統可以更加快速的進行檔案的錄入，以及檔案的分類和檔案的查詢以及保管。2）重視檔案信息化的建設與傳統保管。檔案信息化的建設固然很重要，是往現代化信息檔案保管的一個重要過渡，它使得檔案信息形成一項完整的保管系統，也是現代電腦技術運用在檔案管理上的一次飛越。它在很大程度上為我們的工作節省了時間，提高了工作效率以及工作的效益。但是傳統的檔案保管也不能完全的放棄，比如說房產資料文件的原件是作為房產擁有者所有權的一個證明文件，這些文件都是要作為紙質文件資料長期保存的。3）加強信息安全的管理。在建設現代信息化檔案管理的步伐之上，還必須得加強信息檔案的安全性管理。在電腦科技發展的同時，一些人利用網絡的便利性以及網絡的漏洞，使用病毒或是黑客軟件對信息管理系統進行攻擊，造成信息檔案管理資料的流失與損壞。在沒有備份的情況下，這些流失與損壞的文件資料不能夠還原，給擁有者以及檔案資料管理部門增加損失。因此，亡羊補牢，為時已晚，檔案管理部門應當加強對信息安全管理的預防與應對。4）提高檔案管理人員的素質水平。這里所說的提高檔案管理人員的素質水平不僅僅包括管理人員的知識水平，更加重要的是道德責任水平。首先是檔案管理人員的知識水平，需要他們明確的知道檔案信息管理的具體內容以及保管措施以及自身職責的具體要求。其次是管理業務水平，我們知道一些檔案管理需要我們妥善的保管一些紙質資料，隨著時間的延長，紙質資料容易損壞或是陳舊，看不清楚具體內容，這就需要管理人員具備一定的修復能力。道德素養具體體現在自身的責任意識，強烈的職責使命感以及對自身的約束力。
四、結語
在迅速發展的科學技術時代，印證了科學技術是第一生產力。把這種發達的電腦信息技術運用到檔案信息管理當中，完成從傳統的紙質管理信息系統到現代信息化檔案管理的一個重要過渡。在本文中研究了運用現代的信息化檔案管理模式，突出了它的作用，以及它在檔案管理當中無法比擬的優越性。在此同時提出在建立現代信息化檔案管理中所需要注意的問題，為怎樣建立新型的現代化檔案管理模式提供了可供大家參考的建議。
作者:劉洋 單位:天津市市區不動產登記事務中心
參考文獻：
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檔案信息范文3
文章論述了數字檔案館檔案信息服務模式及特點，提出了搞好數字檔案館檔案信息服務創新的途徑。要通過服務觀念創新、服務內容創新、服務方式創新、人才建設和組織管理創新，實現檔案工作管理規范化、資源數字化、服務網絡化，以更好地為社會提供服務。
【關鍵詞】
數字檔案館；檔案信息；服務模式；創新
隨著數字檔案館的建成，檔案館館藏的多少和館舍的大小已不再是形成競爭的優勢，只有出色的服務才是檔案館生存發展的關鍵所在。
一、數字檔案館檔案信息服務模式及特點
1、以檔案館為中心轉變為以利用者為中心
在手工時代，檔案信息利用者基本處于被動地位，利用者提交利用需求后只有被動等待，能否得到信息有很大的不確定性。數字檔案館的建成構建了一種檔案信息資源環境，以利用者的需求和方便作為創建檔案信息環境的根本出發點，其宗旨是為利用者快捷、準確、全面地提供所需信息，利用者通過自主行為實現與檔案信息資源的互動。
2、信息內容和形式大大豐富
傳統檔案館一般只能提供文字類信息。在數字檔案館中，利用者得到的檔案信息是多種多樣的，包括文字、聲音、圖形、圖像及數字視頻。利用者不僅能查閱檔案信息，還可獲取知識、接受教育。
3、信息服務智能化
在傳統檔案館中檔案信息被按照全宗、目錄、案卷、文件四個層次組織成樹狀結構，存儲檔案信息的文件之間雖然存在著內容上的邏輯關系，也只能以一種或幾種角度來顯示檔案信息的有序化。而在數字檔案館中，可對信息資源進行智能檢索、分析、處理，根據文件的內容特征在文件之間建立起多種鏈接，各信息節點間形成多維網狀結構，可以任意一種角度來顯示檔案信息的有序化。利用者查閱檔案，可以通過一個檢索要求將所有相關文件檢索出來，大大提高了查全率。
4、信息利用超時空化
在紙質時代，用戶查閱檔案信息需要到檔案館，需要由檔案人員在場提供。而在數字檔案館中，利用者可以超越時間、空間的限制，在任何時間、任何地點通過網絡得到各種檔案信息。
5、檔案服務超前，文檔實現一體化管理
傳統的檔案工作始于歸檔收集，而在數字檔案館中，文件全生命周期理論將貫穿文件檔案的全過程管理。從文件的形成開始介入，對文件的形成、發放、歸檔進行一體化管理。如PDM系統、OA系統檔案部門均參與其中，使之與檔案管理系統集成，完成歸檔發放功能。對各資料點的現行技術資料通過檔案管理系統進行統一規范管理。
二、搞好數字檔案館檔案信息服務創新的途徑
數字檔案館檔案信息服務創新涉及多方面，觀念創新是前提，服務內容創新是基礎、核心，服務方式創新是關鍵，人才和組織管理的創新是保障。
1、服務觀念創新
用知識管理思想指導檔案信息服務創新。知識管理對信息服務創新的指導表現在深化信息服務內容，即提供知識服務。它不是簡單的信息積累和傳遞，而是知識的再開發和利用。在服務內容的深度上，對檔案信息資源進行深層次的開發利用。數字檔案館較之傳統的檔案館，應具備檔案編研、統計分析、建立強大知識庫的功能。在服務內容的廣度上，應有盡可能寬的知識涵蓋面，真正起到知識傳播和共享的作用，主動為用戶提供幫助與指導，以快捷有效的方法滿足用戶的知識需求。很多軟件系統，如OA、PDM、CAPP、ERP系統中保管的信息都是珍貴的知識資源，也是檔案信息的組成部分，可以開發知識庫管理平臺，將其中的知識共享、提煉，實時有效地進行各項知識收集、交換與傳遞，對于不同系統中提取的知識信息進行整合與收集，將檔案信息資源轉變為顯性知識為利用者所用，從而不斷提升自主創新能力。
2、服務內容創新
資源庫是數字檔案館基本特征的重要體現，也是數字檔案館建設的重點，只有不斷豐富檔案資源庫的內容，才能在加強收集積累的基礎上，創新檔案利用服務方式。資源庫建設包括以下內容：
存量檔案全文數據庫建設。根據館藏情況建立產品檔案、文書檔案、設備檔案、基建檔案、標準、圖書、光盤目錄數據庫。采用掃描方式將紙質檔案全文數字化處理，掃描成PDF文件格式，在數據庫中掛接掃描文件，形成檔案全文資源庫。對于光盤類的電子文件，需要將其中數據轉換為規范格式，按一定的組織方式存入檔案全文庫。
增量檔案全文數據庫建設。對于新產生的紙質檔案和歸檔的光盤，建立資源庫的方法同存量檔案。對于OA、PDM等系統中產生的電子文件，通過開發與有關系統的接口，在線實時或離線定時接收產生的檔案信息。
多媒體檔案數據庫建設。多渠道收集多媒體檔案；在科研、生產、基建、培訓等活動中采用自主拍攝錄制形成多媒體檔案；編研多媒體檔案材料產生多媒體檔案。豐富多媒體檔案館藏，為員工提供圖文并茂、形象生動的多媒體檔案信息服務，不僅有利于改善檔案信息服務手段，提升檔案部門的地位，也是檔案工作不斷應對高新技術挑戰的有益嘗試。
專題數據庫建設。檔案專題數據庫是檔案數據庫的一個重要形式，它以各類檔案基礎庫為主要數據來源，通過檔案信息管理系統，按照某一專門題材內容編制而成的各類檔案數據集合。開發各類利用價值高、有針對性的專題庫，滿足利用者不同的檔案信息需求，是充分發揮檔案作用的最佳突破口，是一種全新的服務方式。
3、服務方式創新
數字檔案館網站是數字檔案館檢索利用，信息的重要平臺。通過檔案網站不受權限限制的檔案信息和工作動態。如某企業數字檔案館網站開設了以下欄目：[檔案動態]欄目（包括行業檔案資料工作情況和公司內檔案資料管理工作情況）；[規章制度]欄目（包括國家、行業檔案工作標準、規范、規定和公司制度）；[歷史瞬間]欄目（展現歷史照片）；[檔案利用效果實例]欄目（精選利用案例反映檔案的利用價值，提高全員的檔案意識）；[公司榮譽]欄目（展現公司在科技及管理方面取得的成績，提高公司職工榮譽感）；[學習園地]欄目（將開會、交流、培訓中的檔案管理ppt課件收集整理供員工學習）；[問與答]欄目（用于數字檔案館用戶和檔案館進行業務交流）。利用檔案資源庫中的信息則有權限限制，需要提出賦權申請，經檔案部門審查后，方可查詢或瀏覽權限范圍之內的檔案目錄及全文信息。
4、人才和組織管理創新
（1）精心組織。數字檔案館建設是一項龐大工程，其中網站建設、資源庫建設、數據錄入、紙質文件掃描、制度編制等工作的難度和工作量都很大。首先要制定“實施方案”和“實施計劃”，并組織參與人員學習，統一思想。并將計劃中的所有內容分解落實到人。其次要建立績效考核制度。
（2）加強建庫和利用培訓。對專兼職檔案人員進行數字檔案館建庫的規范、要求、流程的培訓，對利用者進行數字檔案館利用培訓，使他們熟悉掌握數字檔案館各模塊功能。
（3）注重標準體系建設。制定數字檔案館系列標準以滿足數字檔案館建設和運行的需要，使數字檔案館利用服務有章可循，更加規范化、標準化。
（4）信息安全保密體系建設。包括數據庫安全建設，應用系統安全建設，安全保密管理，數據的備份。
通過數字檔案館檔案信息服務模式的創新，能使檔案部門的工作水平和工作效率大大提高。在數字檔案館建設過程中，要依托現代信息技術，推動檔案服務模式創新，逐步建成門類齊全、載體豐富、具有相當規模的檔案信息資源庫和集收集、管理、利用于一體的網絡平臺，從而實現檔案工作管理規范化、資源數字化、服務網絡化。
【參考文獻】
[1]航空工業數字檔案館建設關鍵技術研究課題成果匯編.
檔案信息范文4
關鍵詞：企業信息化 檔案管理
在今天高速發展的信息化社會，信息化建設已成為檔案管理的必然趨勢和唯一選擇。對于當今的中小企業來說實現檔案信息系統化，是體現檔案管理系統功能的基礎和手段。檔案信息化是需要多種專業人才相互配合，多部門相互協作的系統工程，所以協調組織中各專業人員加以科學的管理和決策，是十分必要的。如企業落實檔案信息化可以實現檔案信息的數字化和網絡化；進而實現檔案信息保管、存儲、查閱和借用的一體化，使檔案資源利用最大化。隨著企業的高速發展，檔案管理往往因為檔案數據冗余、保管條件不佳、檔案查找效率低、管理人員知識單一等問題成為木桶效應的短板。要想解決這個短板就必須走實現檔案管理信息化這條路。
1 現階段中小企業在信息化進程中存在的不足
1.1 對檔案管理信息化建設的認知水平和推行動力的缺失 當今各中小企業中檔案管理工作很多還停留在手工錄入、檢索、借閱，認為檔案登記不再是以前的紙質的賬本而是登記在電腦中就是信息化。但是這樣依然會存在登記、錄入、檢索借用過程較慢，電腦中保存的信息量較小，非檔案管理人員無法利用等不足，加之檔案管理人員知識結構單一，對檔案信息化建設缺乏正確的理解，往往會造成檔案利用率過低，對現有檔案資源開發利用不足等缺點。
1.2 信息化進程程度不足 信息化建設乃至云辦公是企業的發展方向和必經之路，但很多企業信息化進程的不足導致很多檔案無法實現電子文檔化，很多陳舊的檔案隨著時間的推移而破損。就算實現檔案電子化也需要加以鏡像備份、殺毒、加密等軟硬件的輔助，如若不然在遭遇病毒、黑客和硬件損壞等情況檔案安全會遭受嚴重的威脅。
1.3 檔案管理標準、制度及規范的不足 檔案管理信
息化的前提是檔案管理的標準化和規范化。但現實的情況往往是計算機硬件型號老舊或參差不齊，軟件通用性和實用性不佳很難與其他大型軟件系統兼容。檔案規范制定的不足或檔案編碼的不完善導致檔案信息交流和使用中不同程度的受到限制。加之沒有后續信息技術的投入和支持久而久之會形成信息化孤島現象。
1.4 檔案管理人才的缺失 凡是與管理二字相關的都離不開人才，在檔案管理中也是以人才為中心。在檔案信息化的實施中需要既懂檔案管理又懂信息化的復合型人才?，F如今的普遍現象是單一的操作人員居多而懂得系統維護和代碼編寫的復合型人才匱乏，這使得人才成為檔案管理信息化建設的瓶頸。
2 實現檔案管理信息化必須從以下幾個方面著手
2.1 加強對檔案管理部門的硬件建設 計算機具有運算速度快，精確度高和邏輯判斷能力強等特點，在檔案的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作計算機的運用有無可比擬的優勢。要想快、準、全地使用借閱檔案信息就要在硬軟件上增加投入，實現檔案部門的計算機全覆蓋，為檔案管理實現信息化提供必要的硬件保障。上線軟件可對檔案自動編目、檔案檢索、檔案存儲、檔案業務管理以及文檔一體化管理等工作職能實施信息化。
2.2 加強檔案電子化信息資源建設 檔案信息電子化就是用計算機對企業內各種檔案文獻進行收集、篩選、加工和整理，使之轉化為電子信息供人們利用。隨著檔案數量的增加和檔案存放時間的增長，檔案存在自然老化和人為損害等難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲和光盤存儲，不僅解決檔案信息存儲難的問題還能提高檔案工作效率。在檔案軟件使用方面，如果檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的軟件互通性不佳，不便于文件檢索和檔案信息管理，就不能利用計算機來完成信息管理工作，這將會極大地制約檔案信息電子化的進程。
2.3 加強檔案數據庫建設 很多企業還沒有意識去建立一個電子檔案系統來管理日益增多的檔案，當前企業的檔案信息系統和網絡建設一般多有規范性、開發性、共享性較差這幾個特點，不能適應檔案信息資源共享的需求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發檔案管理系統，在編制檔案的機讀目錄的同時也可引進條形碼編制等輔助系統來加強檔案文件的保存。
2.4 創新檔案管理制度 制定適應信息化建設的檔案管理制度，健全和完善檔案管理業務流程，明確電子檔案工作環節和步驟。制定必要的安全措施，對已電子化的檔案實行加密和備份，確保電子檔案的安全性與完整性。
2.5 加強檔案信息化人才的培養 檔案信息化建設除了需要大量的技術支持以外，關鍵的問題在于要加強人才隊伍建設。實現檔案信息化意味著檔案的歸檔、檢索、信息傳遞和利用都是在計算機上完成的。這就要求檔案管理人員不僅要完成電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。相應的培訓部門應有計劃地對檔案管理人員進行信息化培訓，從而不斷提高他們的工作技能。對于檔案管理人員應強化信息化意識，積極參與信息化培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平，才能滿足信息化發展對檔案工作的需求。總之，企業檔案實現信息化、數字化、網絡化是當今世界和社會發展的大趨勢。檔案部門應在此項工作加大投入，加強檔案信息化的利用，為企業的生產建設提供理想的信息共享和利用環境。只有實現企業檔案工作的信息化，才能和企業的發展相協調，才能適應不斷變化的外部環境的需要，為企業提高市場競爭力，實現可持續發展做出更大的貢獻。
參考文獻：
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檔案信息范文5
關鍵詞：檔案管理 信息化建設 檔案信息化
檔案信息化就是以原紙質的檔案為依據，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息化，在企業內部，實現檔案資源共享，方便企業人力資源部和各個層次的領導及時的查閱動態的本企業人才的檔案信息。
1.檔案信息化建設的涵義
“檔案是資料本身的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。
2.促進檔案信息化建設的幾點建議
2.1檔案工作人員要樹立檔案信息意識
檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作。
2.2提高檔案信息化水平技術
①配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。
②每個員工的檔案全文的數字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。
③對上網的員工檔案信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對內部檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。
2.3全面提高檔案信息的管理水平
信息技術的廣泛采用，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變?，F今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統開發和檔案利用過程中發揮著重要作用。
①隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現實問題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。
②檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，就可以使企業的檔案達到高效的管理。
③信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。
④從安全角度來說，優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。
3.全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發展的新方向
信息化工程建設的過程就是檔案的形成過程，從檔案紙質資料的收集-整理-整理成電子版-上傳，這些過程都是需要仔細再仔細的，容不得出一點點差錯，否則就會導致檔案出錯，所以，信息化的有效管理會在各方面提高檔案管理效率與效益。
①加強內部檔案信息化建設，選用適合的企業檔案管理軟件，制定適合本企業實際工作的檔案信息化管理的規章制度，及時改革不適應檔案信息化要求的管理體制，提高內部信息交換及共享的水平，創造更多有利于內部利用的條件。
②建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，全面的提高相關崗位人員工作的素質和工作能力。
③檔案管理的工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使內部檔案的信息系統運行保持在良好狀態之中。
④檔案的數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，所以必須要嚴把檔案的資料數據關，保證所輸入的資料是全面的、準確的，否則難以保證系統的正常運行?？煽紤]建立資料的審核制度，在檔案資料輸入之前對檔案資料進行審核，在檔案資料輸入之后還要進行認真的校對。
4.結束語
充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機應用的普及和網絡技術的發展為企業檔案的管理提供了很大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不但可以效地實現企業檔案的動態管理，提高企業檔案的管理效率，還能節省大量的人力及物力。保證檔案信息化建設發展，為促進企業的整體經濟、效益的發展，提供了快捷有效的檔案管理作用。對于企業來說，檔案管理的好壞直接關系到了企業的發展，所以，檔案管理是需要我們每個企業的管理層的領導去重視的。
參考文獻：
檔案信息范文6
關鍵詞:檔案管理;信息化;措施
一、檔案信息化管理的必要性
所謂檔案信息化,就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下,在檔案管理活動中全面應用現代信息技術,對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。檔案信息化可以從以下幾個方面來理解:首先要實現檔案信息的數字化和網絡化;其次,要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;再次,要實現檔案信息高度共享;第四,要引發檔案管理模式的變革。
檔案信息化管理的必要性主要表現在:由于檔案需長期保存,為提高存儲環境,避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害,每年大量投入文檔的保管經費已在所難免。由于檔案需反復查閱,不可避免的存在原件受損或遺失,給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下,大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的,且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落,信息技術無不顯示其獨特的魅力,成為現代社會和現代生活不可缺少的工具?？梢哉f,現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
二、電子檔案工作現狀及面臨的問題
1、電子檔案內容的保密性問題是首要問題,用網絡的任何終端設備能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。另一方面,一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。
2、電子文件很容易被刪改,且修改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發,日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改,也難以發現和確定。
3、隨著辦公自動化的不斷深入,好多單位將會實現無紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲在網絡中,人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序,也方便了利用,但是一旦網絡突然癱瘓或被毀,如出現“黑客”問題,遇到病毒問題或其它方面的故障,電子文件可能會在一瞬間同時消失,造成難以彌補的損失。
4、檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一,規格各異,各自開發的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統,由于不能互調,就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進程。
三、加強檔案信息化管理的措施
首先是盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才,培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時,通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養高、精、尖計算機管理應用人才,使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務,熱愛檔案事業;不僅會操作而且會設計程序,能夠開發軟件。
其次是加強基礎設施建設,電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快,精確度高,存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點,在文件的管理上,運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還,歸檔利用和管理工作。在檔案管理上,運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄,還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目,如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機,提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度,逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化,加強檔案的利用。
第三是建立健全維護電子文件真實和安全的法規,在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個環節,信息都有被更改、丟失的可能性,即使擁有完善的信息安全技術,也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此,建立健全相關法規和管理制度,對于維護電子檔案的原始性、真實性,保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規定下來,使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用,確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
第四是制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范,隨著電子文件的大量產生,迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式,用標準和規范確定下來,使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理,這是擺在檔案部門面前的一項重大課題,也是迫切需要解決的基礎性工作。
最后是加強檔案目錄數據庫建設,我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統,檔案信息系統和網絡建設形式各行其是,層次不一,規范性、開發性、服務性、共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求,需要加強檔案目錄數據庫建設,開發標準化的檔案管理系統,加強檔案目錄的輸入和保存。 以此帶動全國檔案系統現代化管理水平的提高。
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