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企業檔案信息化范文1
伴隨著各行業企業的快速發展，企業檔案的類別和數量在不斷增加，檔案信息化的價值也更清晰地顯露出來。主要有三個方面的體現，第一，提高了企業的效率，降低了企業的成本。檔案信息化通過應用縮微技術、掃描技術、光盤技術等提高了信息的開發利用效率和信息資源開發范圍，實現了企業資源的共享，減少了企業的信息成本，并充分運用企業的技術、資金、人力、設備、信息等資源，使企業的效率大范圍的提高，并為企業帶來了豐厚的收益。第二，檔案檢索更加的便捷。傳統的檔案需要人工進行目錄的翻閱及搜索，費時費力，而信息化檔案經過數字化處理實現了即時查詢，用戶只需要輸入相應的關鍵詞，海量的資料便會隨之出現，不但包括用戶所需的資料，也會出現與之有緊密聯系的資料，使客戶收到更多的意外驚喜。第三，服務范圍更加廣泛。在傳統的檔案管理中，檔案所占的空間較大，查詢使用也較慢，不利于傳輸與服務，更難以實現檔案的社會化。而檔案信息化可以將信息傳送到各個移動設備當中，傳輸的速度非?？欤@樣就更利用檔案信息的利用，是信息能以最快的速度到底需要的人員手中，從而擴大了企業的社會影響力，拓寬了檔案的服務范圍。
二、當前企業檔案信息化管理中存在的問題
（一）企業檔案資料信息化意識不足
隨著科技的不斷發展，人們對于信息化的意識已經有了顯著的提高，很多企業在檔案數子化方面投入了大量的資金，甚至將其納入了企業未來的重點發展戰略之中。但是在另外一些企業當中，我們又可以看到另外一番景象，特別是很多中小型生產企業中，有相當一部分人都檔案工作存在著一些認識上的誤區，一些領導認為檔案只是簡單的謄寫和保存，不必投入大量的資金用于信息化；即使投入也不能給企業帶來直接的經濟效益。由于缺少必備的信息化硬件、軟件和操作中，致使很多紙質檔案資料沒有及時地進行數字化保存，最后導致檔案資料受到損壞。
（二）企業檔案的信息化管理制度不夠完善
企業檔案制度是根據國家相關的檔案法律、法規、標準并結合企業自身的發展特點而制定的，所制定出的規則和標準是為了企業更加方便的管理提供服務，為了讓企業能夠在變革和機遇面前更加穩妥地遞進與發展。當然，有一個問題卻橫亙其中，檔案的信息化使得原有的法律體系難以與之相適應。原有的法律體系已經不能夠對當前的電子文件管理形成相應的約束，國家的法律急需盡快完善，并指導企業的檔案制度進行改革，使企業檔案的信息化管理得到規范，使企業能夠得到更快更好的發展。
（三）企業檔案信息管理人員的素質不高
當前，在我國的很多企業的員工隊伍當中，對于檔案信息化建設的認識普遍不足。一些人自身能力較差，知識面狹窄，對于新生的信息化技術不夠重視，甚至輕視。這使得一些企業的檔案管理仍停留在傳統的管理上，難以進一步對企業的信息化資源進行開發建設。一些企業雖然有了完善的信息化軟硬件系統，但是由于檔案管理人員信息技術能力較弱，英語水平較低，不能充分地利用好信息化設施，使的檔案信息化工作遲滯不前。
三、新時期企業檔案信息化的發展方向
（一）加強企業檔案信息管理系統的建設
檔案信息化建設包括信息資源的形成、整理、檢索、利用、鑒定、銷毀、統計等內容。企業在進行信息化建設時，要根據企業自身的特點及發展情況進行建設，要注重系統的針對性和實用性，使信息資源數據庫充分發揮作用。企業應當以最前沿的應用軟件為依托、以企業門戶網站為基礎平臺，實現電子文件全文數據化。另外，在檔案信息化建設的同時，要做好系統軟件的安全防護，保障電子檔案的安全。要定期將具有重大價值電子檔案做成紙質檔案，這樣不僅實現了檔案資料的統一性，也使檔案資料得到了雙重的安全保障。此外，還要重視系統的升級與維護，真正是檔案管理更加的安全、快捷、準確和高效。
（二）完善企業內部檔案信息化標準體系
到目前為止，我國已出臺了《中華人民共和國檔案法》、《中國檔案分類法》、《電子檔案管理辦法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規范》等一系列國家標準。企業可以根據這些標準來根據企業自身的特點來完善企業內部的信息化標準體系建設。這些標準體系的建設要在企業檔案數據庫和各種軟硬件設施完善的基礎上，健全企業檔案信息管理信息標準、軟硬件設施標準、數字化加工標準、數據儲存傳輸標準等。此外，這些制度在完善企業內部檔案信息化標準體系的同時，也可以協助企業建立起符合自身特點的檔案管理方式，使企業的管理水平得到進一步的提升。
（三）建設高素質的企業檔案信息化人才隊伍
人才建設是企業檔案信息化建設的關鍵，只有一直優秀的信息化隊伍才能撐托起企業在現代化市場競爭中的地位。在企業信息化檔案建設時，我們應當明確，企業檔案與政府機構和事業單位檔案的同，政府機構和事業單位檔案管理偏向于研究，而企業檔案管理更注重管理與操作。因此在檔案信息化人才的培養中，企業應當重視員工計算機技能的培養，要定期開展有針對性、有計劃地組織人員進行檔案信息化培訓，使員工能夠對各種各樣軟件技術、數字化技術、網絡技術等擁有深入的了解。另外，在信息化能力培養的同時，也要對員工進行生產培訓、安全培訓和法律法規培訓，使檔案管理人員警鐘長鳴，全心全意為企業檔案的信息化建設與發展做出貢獻。
企業檔案信息化范文2
關鍵詞：檔案管理；信息化
檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。
一、檔案管理信息化的意義
信息化建設的程度反映了一個國家、地區、企業及社會經濟發展的綜合實力，也是衡量企業管理水平的重要指標。檔案信息資源作為企業最重要的信息資源之一，是企業信息化建設的重要組成部分。
1.有利于企業提高效率，降低管理成本。通過提高信息資源開發利用效率和擴大信息資源開發利用范圍，使企業能以降低信息成本實現共享管理成本，充分利用成員企業現有的資金、技術、設備、人力及信息資源，節約產品開發費用，降低生產成本，促進企業快速發展。
2.檢索查詢比較方便。檔案管理人員在傳統的檢索方式下，費時費力，檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式中選擇最佳方式，迅速在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。
3.擴大了檔案服務范圍，因為在信息化的管理中，檔案信息可以進行拷貝，總的信息占據的空間較小，而且檔案信息的傳輸比較快，能及時將檔案信息傳遞給需要的人員，為社會了解企業提供了基礎，從而擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高
二、新時期檔案管理信息化的現狀
信息化使企業檔案工作發生了巨大的變化，近年來我國企業檔案信息化建設有了長足的發展，但是仍有巨大的發展空間，企業檔案信息資源的開發利用能力仍有待進一步地加強。
1.信息技術的不斷發展，加速了企業的檔案管理正在從傳統方式向信息化管理方式的轉變，計算機技術的廣泛應用，同時也極大地推動了檔案管理工作的發展，提高了檔案管理工作的質量和效率，使得企業的檔案管理部門都在發生著重大的改變，并通過網絡技術實現信息資源的共享。
2.在市場經濟中，企業檔案信息資源的數量和質量都有了一定程度上提高，信息資源量逐漸增加，開放途徑也越來越多，使得信息資源建設的規模不斷擴大并趨于成熟。
3.檔案管理系統雖然在我國市場經濟中得到了較為廣泛的應用，但仍沒有形成完善的規模和體系，實現不了對檔案的一體化管理。同時，由于對檔案信息化的標準和規范的建設也不夠完善，所以無法從根本上保證企業檔案管理的與時俱進。
4.企業的檔案管理的信息化工作需要綜合素質較高的人才，但在現實中，檔案管理人員對于計算機技術的掌握知識有限，并且操作能力較低，不利于檔案管理信息化的發展。
三、新時期檔案管理信息化建設存在的問題
在信息高速發展的時代，信息化建設已經成為企業生存和發展的必要條件。隨著檔案管理信息化的逐步深入，檔案信息化建設逐漸成為檔案事業發展的戰略性工作，但是在建設和管理的過程中仍然存在著很多的問題，主要表現在以下方面。
1.雙套制問題
盡管檔案管理信息化建設已經大面積展開并取得相當的成就，但是在人們的檔案思維中，依舊是對紙質的檔案心存依賴，認為電子化的檔案不安全，所以在很多單位甚至國家機關對已經頒布的國家標準、行業標準或企業標準中，都規定要電子、紙質形式雙套保存。不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的，信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。
2.企業員工素質有待提高
許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分的檔案管理人員由于沒有及時的接受現代化的培訓以至于技術水平有限，不利于檔案管理信息化的發展。檔案信息化管理需要管理人員既有相當程度的檔案管理能力，還必須有一定的計算機網絡管理能力和信息技術處理能力，這使得檔案管理人員素質成為制約信息化發展的重要因素。
3.標準和規范問題
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，并且檔案自動化工作尚無統一標準，無法全面實施、推廣統一標準，這些都嚴重制約著檔案信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。
4.檔案信息化管理的安全意識較差
檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級文件，因此重視對檔案的管理就至關重要。在網絡環境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網絡環境內大面積傳播，這不僅會造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴重的經濟損失。檔案管理的安全工作是檔案信息化的保證，因此，加強檔案管理所在網絡環境的安全建設就尤為重要。
四、實現企業檔案管理信息化的主要措施
企業檔案管理工作的信息化建設是企業和社會發展的需要，是檔案管理發展的一種趨勢，因此，對企業檔案管理的信息化建設要予以高度的重視，要切實給予人力、財力和物力上的支持，確保企業檔案管理信息化建設得以有效的實施，使其更好的為企業的發展提供服務。針對在建設檔案管理信息化的過程中出現的問題，提出實現檔案管理信息化的四項主要措施。
1.提高對檔案管理信息化的認識。傳統的檔案管理工作處于一個封閉的空間里，管理者的思想觀念和管理工作都處于一個落后的階段，面對這種局面，應重點加強管理者在觀念上的認識。管理者必須意識到，在商品經濟激烈競爭的今天，檔案作為全社會最大的共享信息資源，在經濟決策中起著至關重要的作用。
2.加強人才機制建設。檔案信息化建設是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、辦事細心的工作態度，還要具備扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因此必須重視檔案人才的培養，建立一支適應信息時代的復合型檔案管理隊伍。
3.制定檔案管理信息化標準。檔案信息化標準是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設的整個過程。要統一檔案管理信息化的標準，必須要依托國家行政的力量，打破各個單位各自為政的局面，統一國家政策法規和各種業務規范。
4.健全檔案管理信息化的安全制度。檔案管理信息化的安全管理制度是檔案管理信息化的保護屏障。一方面，在企業檔案管理的建設初期一定要注意紙質檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證企業信息的安全、完整；另一方面，要充分保障網絡信息系統的安全，數據庫的自動備份、網絡系統的病毒防范、嚴格的查閱權限和安全的加密保護功能都是企業需重點關注的問題。
五、總結
隨著信息科技的不斷發展，以及我國經濟的快速進步，檔案管理信息化已成為經濟穩步發展的保障。企業檔案管理信息化建設需要企業各部門之間的相互協調，需要企業高層從思想、戰略、管理、技術等各個角度進行宏觀規劃和微觀操作。企業應該根據自身特點發揮在資本、技術等各方面的優勢，加快檔案管理信息化建設的步伐，進一步提高檔案信息系統的工作效率，為企業的可持續發展提供可靠的信息保障。
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企業檔案信息化范文3
【關鍵詞】企業；技術創新；檔案信息需求與服務
信息對于企業技術創新活動的發生、展開與實現，有著重要的作用，同時，企業技術創新是資源重新組合的活動，不僅需要物質與能量資源，而且需要對信息資源的重新配置整合，達到創造新事物的目的。只有積累到一定數量、質量的信息，才能保證創新選擇的正確和創新的順利進行。
1. 企業技術創新中的檔案信息需求
1.1 企業在創新過程中產生了很高的信息需求，只有全面了解企業的信息需求，檔案信息服務機構才能更好地提供具有針對性的檔案信息服務，才能確定提供的服務是否有效、適用。企業在技術創新過程中的檔案信息需求是多種多樣的，其中最主要的信息類型包括：
（1）市場信息。市場信息在企業競爭中起著引領技術競爭、促進技術創新的關鍵作用。企業從事技術競爭，其著眼點在于進入和占領國內外市場，獲取市場信息則是開拓市場的強有力手段。
（2）政策信息。企業技術創新活動依托于國家的國情國力和國際創新趨勢等大環境，受到國家有關政策的調控和約束。了解政策信息是企業進行技術創新的基礎。
（3）技術信息。為避免因信息閉塞造成重復開發、結構趨同和防止因技術上難以逾越的困難而導致創新的失敗，技術創新必須有技術信息的扶持。只有掌握了雄厚的科技信息，才能使本來前景難斷的創新項目轉變為成功在握的可控工程。
（4）管理信息。管理信息是促進企業技術創新的鑰匙。企業技術創新不僅僅是技術問題，更是管理問題。一方面建立現代企業制度需要信息技術的支持，另一方面企業信息化的實施也將推動企業組織結構和管理模式的變革。
（5）人才信息。經濟的競爭和技術的競爭歸根結底是人才的競爭，是人才數量和質量的競爭。在企業技術創新中，人才是一個至關重要的因素。沒有創新人才，技術創新就無從談起。企業的人才信息檔案應能夠反映各種人才的基本情況，如簡歷、專長、教育背景等。
1.2 在企業技術創新過程中，企業檔案是一項重要的信息資源。檔案是保存與延續企業文化的載體，展示和傳播企業文化是檔案信息資源開發利用的目的。檔案資源只有通過信息化，建立起多層次、多種類、跨系統的檔案信息資源，才能真正實現檔案資源的價值和使用價值，使檔案信息服務體系滿足企業創新的要求，最大限度地為企業提供準確、超前和多樣性的資料信息，從而提升管理層面，提高企業整體的現代化管理水平。
1.3 檔案信息化建設是信息化建設的一部分，企業內部某個部門的信息化也不是真正意義上的信息化。因此，信息化進程中要注重檔案信息整合，優化企業檔案信息資源的布局，把檔案信息化看作是企業信息化的重要組成部分。把企業各部門的檔案信息納入相同結構的數據庫中進行管理，如 “手冊報關核銷系統”、“人力資源管理系統”、“訂單管理系統”、 “生產管理系統”等，采取統一的軟件對檔案及檔案數據進行計算機處理和網絡化管理，以整體優勢實現企業內部信息資源共享，從而達到我們所需要的企業高層與部門管理環節緊密聯系的目的。利用計算機和網絡技術，通過對信息資源的深度開發和廣泛應用，不斷提高生產、管理、決策的效率和水平，讓企業中高層電腦用戶能夠在輕松的人機對話中完成計算機任務的管理與決策，從而提高企業經濟效益和企業競爭力。
2. 企業技術創新中的檔案信息服務
檔案信息服務就是為了讓人們能夠在特定時間獲取所需要的特定檔案信息而采取的服務措施。企業，作為專門的信息用戶，滿足其創新過程中的信息需求的關鍵是通過一切可能的途徑提供適當的各種形式的信息，供其選擇、使用，這就需要檔案信息提供者提供系統化的信息服務。檔案信息服務部門應該充分運用信息化、網絡化的優勢和手段，綜合集成，充分整合信息資源，增強服務手段，擴大服務內容，開拓服務領域，提升服務水平，提高服務質量，為技術創新服務體系發揮科技信息服務的有效支撐作用。筆者認為可從以下幾方面入手：
2.1 檔案信息數據庫開發服務。
（1）在為企業提供文獻檔案信息服務時，檔案信息服務部門擁有的豐富的信息資源不可能原封不動地傳遞給企業，因此應根據企業的具體需求，選擇相應的服務器。企業內部局域網配備交換機和操作平臺，建立有系統、完整的專題檔案數據庫，以便向用戶提供特色服務。例如可以建立文件級開放目錄中心，首先由企業確定出需要包含檔案信息數據源的范圍，然后根據用戶需求，從國內外專利數據庫中套錄企業需要的所有專利信息，制成專利數據文件和圖片，最后根據開放檔案的有關辦法對文件數據庫進行審查，編制開放檔案目錄，把專利文件轉換成檔案數據庫（包括摘要和全文信息）提供給用戶。
（2）應用標準化的檔案管理系統，企業文書、業務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定，就可以在企業局域網的任何終端檢索、瀏覽到所需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息了。標準化的檔案管理為企業生產建設提供了快捷、高質量的服務。
2.2 定題信息服務。定題信息服務，是檔案信息服務機構根據一定范圍內的用戶對某領域的信息需求，確定服務主題，然后圍繞主題進行信息的搜集、篩選、整理，以定期或不定期形式提供給用戶的一種服務。檔案信息服務人員在廣泛調查企業創新信息需求的基礎上，選擇適用面廣的主題作為服務課題，然后主動與用戶聯系，根據用戶需求，建立信息用戶服務檔案，從而針對性地提供信息服務；或者根據企業用戶的個性化需求，及時有效地向用戶推送實用信息，幫助用戶有效地解決科研、生產和經濟活動中的一系列難題。當用戶將自己所需要的檔案信息通過網絡向系統數據庫提交以后，由專職的信息服務人員確定檢索詞，搜尋相關網站，經過初步的分析、篩選、歸納、總結，最終形成用戶需要的檔案信息資源，并將這些資源以一定的語言格式進行有序化整理，編輯成一個或多個方案，并通過E-mail發送到用戶郵箱中，或者上傳到服務人員個人主頁、定題信息服務主頁等，方便用戶直接上網瀏覽、下載、打印課題最新文獻。
2.3 檔案信息咨詢分析與情報研究服務。
（1）情報研究和咨詢服務是科技信息服務最主要的服務模式之一，也是企業技術創新信息服務中應重點發展的一項服務內容。檔案信息服務部門應該利用自身優勢，不斷跟蹤、編譯世界各國重大科技計劃、政策、管理、創新與發展戰略等方面的最新資料，建設專題數據庫，進行基礎性情報資料的積累與分析，為開展信息咨詢與情報研究工作奠定基礎。進而結合企業自身情況，進行不同層次的研究與開發，包括項目跟蹤研究、技術發展趨勢預測研究、評估研究、發展對策研究等，直接參與企業的科研生產活動，起到企業經營者的參謀、“耳目”、“尖兵”的作用。
（2）隨著企業創新機制的加強，企業知識產權保護力度在不斷加大，企業檔案信息服務部門要相應加強對科技檔案和知識產權檔案的保護，積極為企業自主創新服務。企業技術創新的最終目的是促使企業形成持續自主的技術創新能力，是培育企業的持續市場競爭優勢。而有效利用信息情報在技術創新中相當重要，信息情報的收集、整理、分析和預測已成為技術創新的必要手段。企業檔案信息服務部門應調整自身的工作方法和方式，圍繞市場經濟所關注的科技、經濟、社會發展問題，開展調查，提高分析水平，為企業決策提供服務。
2.4 提供培訓服務。提高員工的信息素質是增強企業技術創新能力的重要手段之一。檔案信息服務部門可以定期舉行各種活動，通過開辦網上課堂，或是利用電子閱覽室定期授課等方式為企業提供檔案信息技術、信息理論、信息檢索等方面的培訓，進而提高企業員工的檔案信息素質，使其了解檔案信息資源的種類、形式和檢索方法，掌握檔案信息的社會地位、作用、影響，利用檔案信息進行科學研究，利用文本和多媒體報告研究成果，從而推動企業技術創新的進程，更有效地實施檔案信息化管理工作，為企業自主創新和實施知名品牌戰略服務。
企業檔案信息部門要加強學習，摸清家底，開拓進取，超前介入企業管理流程，全方位參與企業信息化建設，將自身融入信息系統，使檔案工作與企業設計、生產、施工、管理等工作流程相銜接，以加強對企業各種類型文件材料運行的監控。還應積極參與國際質量認證體系的貫標活動，實現檔案信息資源的制度化、規范化管理，建立和完善企業檔案自動化系統，積極主動地從各個渠道獲取并綜合處理各類信息，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告供企業決策者分析和判斷，提高服務水平。
參考文獻
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企業檔案信息化范文4
供電企業的管理者對檔案工作十分重視，將檔案管理包含在企業發展規劃中，檔案管理網絡體系相對完善，檔案工作責任人分工較為清晰，檔案管理基礎設施的投資也在不斷加大。供電企業的專兼職檔案人員努力滿足生產、施工、銷售和管理工作的需要，尤其是科技檔案管理人員，在做好本職工作的同時，積極指導基層單位、施工方的檔案管理工作。
隨著供電企業的建設和發展，檔案基礎業務建設進步明顯。企業領導和相關部門對檔案工作也十分重視，建立了完整的檔案管理組織結構。辦公室設立綜合檔案室，負責全公司檔案管理工作以及對各部門、供電所的指導監督，規范檔案管理。明確了檔案室工作職責和崗位職責，設置了檔案歸檔范圍及整理要求，有效地保證了各類檔案的齊全完整。
二、檔案管理信息化的基本內容
檔案管理信息化就是計算機技術在檔案管理工作中的應用，信息化就是把傳統的紙介質檔案信息資源轉換成電子計算機能夠接受的數字信息進行管理，可以概括為以下幾方面：
1、檔案信息的數字化。是整個檔案管理信息化的基礎，其它環節都建立在此基礎之上。傳統介質檔案的管理是以紙質檔案為主，而信息化管理則必須把這些紙介質的信息轉變為數字化信息。即一方面要把以前的傳統檔案通過電子掃描轉化為數字形式。另一方面要在日常工作中全面推行無紙化辦公，確保形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。
2、檔案信息的網絡化。以往的檔案服務主要是以面對面的形式為主，不僅效率低，也給管理和借閱人員帶來諸多不便。實現以網絡為基礎的信息化管理后，借閱者可通過網絡提交申請，管理人員通過網絡審核后即可按規定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務對象帶來了極大的方便，對異地和出差在外的人尤其如此，大大提高了檔案的利用率。
3、檔案檢索的自動化。在傳統檔案管理方式中檢索是依賴大量的檔案檢索卡片進行的，其效率必然很低。通過客戶端從數據庫中進行檢索，其速度、效率是傳統檢索工具無法比擬的。另外這種自動化檢索方式還可以建立在基于Web方式的網絡服務器上，用戶通過網絡檢索既快捷又方便。
企業檔案信息化可以從以下幾個方面著手：實現檔案信息的數字化和網絡化;實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;實現檔案信息高度共享。
三、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免。在低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。現在主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮?？梢?，信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。
四、加強檔案信息化管理的措施
檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各局域網絡，建立企業檔案信息網絡，實現企業館藏檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
五、加強檔案部門基礎設施建設
電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應銷毀的文件等。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制目錄，還可用于庫房的管理。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。
六、加強檔案電子化信息資源建設
所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化為二次文獻信息供人們利用。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，這制約了檔案信息電子化的進程。目前，電力系統已開發出一套檔案管理平臺軟件，加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于檢索利用。
七、加強檔案目錄數據庫建設
好多企業至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入、保存。
八、加強檔案信息化人才隊伍建設
推進檔案信息自動化的關鍵是人才。由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。
企業檔案信息化范文5
【關鍵詞】企業檔案；信息化；建設；現狀；措施
企業檔案信息化建設是企業管理的重要組成部分，是企業實現現代化管理的必要條件，它是以計算機網絡技術為依托，以數字信息為主要形式，對企業檔案資源進行挖掘、整理和開發利用，經過系統操作程序實現檔案管理最有效服務于企業經濟運行，從而提升企業現代管理水平和市場競爭能力的過程。因此，不斷加強企業檔案信息化建設水平，逐步完善企業檔案信息管理體系是擺在檔案工作者面前的課題，需要我們認真研究思考。
一、企業檔案信息化建設工作現狀及問題分析
（一）對企業檔案信息化建設認識不足。改革開放以來，我國大中型企業得到了長足發展，民營企業迅速興起，且在國民經濟建設中作出了巨大的貢獻，但是，檔案發展水平與經濟發展狀況存在著很大的差距，尤其是檔案信息化建設水平較為落后，部分企業領導認為檔案數字化只是將檔案目錄錄入微機，或者是將電子檔案存儲在微機里就實現檔案信息化管理了；檔案管理信息化也不能為企業直接創造經濟效益等認識上的偏差 ，造成缺乏資金投入，缺少人員編制，這不僅阻礙了企業檔案信息化建設的進程，還影響了企業的經濟效益。
（二）企業檔案信息化建設水平落后。隨著檔案信息化建設速度的加快，很多大中型國有、合資、上市企業等已經實現了檔案信息網絡化管理和資源共享，但是還有許多集體、民營企業等檔案管理水平低，甚至還沒有達到科學規范管理，企業檔案管理模式一般還停留在“一人一機一室”式，形成了“檔案沙灘”“信息孤島”等片狀的不利于企業檔案信息化建設發展現象。粗放型、封閉型的企業檔案信息化管理模式，給企業檔案信息資源共享帶來了很大難度，影響了檔案作用的發揮。
（三）企業檔案信息化建設安全意識淡薄。計算機網絡技術的應用與普及給企業檔案信息化管理帶來了前所未有的快捷與便利，同時也存在著許多隱患和不足，如：問題，企業檔案信息安全問題等。由于企業檔案是企業進行科研課題研究、生產經營、商業策劃等活動的原始記錄，是企業發展的命脈，它涵蓋科研數據、產品專利、產品商標以及企業領導者的規劃、決策等重要商業機密信息。如果檔案管理人員安全意識淡薄，計算管理檔案信息系統安全設置和防護措施差，就會使企業檔案信息泄露丟失，給企業帶來無法估量的損失。
（四）企業檔案信息化建設管理人才匱乏?，F代企業檔案信息化建設不僅需要責任心強、懂檔案管理的專業技術人才，還需要熟練掌握現代信息技術的復合型人才。長期以來，受傳統檔案管理模式的影響，企業檔案人員“等、靠、要”思想嚴重，不思進取，不加強自身業務修養；加之領導不夠重視檔案工作，在人員配備上，要么安排年齡偏高員工，不懂現代管理技術；要么配備新參加工作人員，沒有檔案管理經驗，不能適應檔案工作的需要，嚴重阻礙了檔案信息化發展進程。
二、加強企業檔案信息化建設工作對策及措施
（一）不斷更新觀念，實現企業檔案管理模式的轉變。企業領導者及檔案管理人員要站在企業改革與發展的角度，深刻認識企業檔案信息化建設是企業實現信息化管理的基礎和重要組成部分，它能更好地為企業領導決策提供快速、便捷的有價值的檔案信息服務，如企業發展規劃、生產流程、安全環保、市場經營狀況等信息資料，它能促進企業的健康發展。要有大局觀念，與時俱進，要以國家檔案局印發的《關于加強企業檔案信息化建設的意見》為指導，堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步、技術與管理并重的原則，制定并實施與企業發展相統一的檔案信息化建設規劃、制度；充分利用現代信息技術手段，建立完善科學適用的紙質檔案與電子文件歸檔、整理、保管和開發利用檔案管理系統，提高檔案為企業發展服務的效率，以實現企業檔案信息資源共享。
（二）不斷加大投入，加強基礎設施建設。提高企業檔案信息化管理水平，必須使用現代化的硬件和檔案系統管理軟件設備，重視軟硬件設備的配備，加強基礎設施建設，是實現檔案信息網絡化傳輸、數字化管理、檔案資源共享的保障，是信息化的基礎。開展企業檔案信息化建設必須應用現代網絡技術和信息技術，對檔案信息資源進行科學規范的歸檔、接收、鑒定、整理、保管、利用等管理工作。所以要加大投入，配備與企業檔案信息化建設相適應的軟硬件設備。同時，要加強企業內各部門之間的協調與合作，使用統一的管理軟件、信息化建設標準，運用現代化的技術手段實現全文存儲、語言識別、自動編目檢索、數據轉化、計算機輔助立卷歸檔及自動化標引等檔案信息一體化管理。充分利用企業現有資源，規范局域網建設，為提高企業檔案信息化管理水平提供充足有利的條件，促進企業信息化管理進程。
（三）加強領導，確保企業檔案信息化建設安全有效。檔案行政管理部門要加強對企業檔案信息化建設的統一領導，實施有效的指導和監督；企業檔案部門要結合本單位工作實際情況，制定出嚴格、完善、符合企業需要的信息化管理制度，建立科學有效的檔案信息化建設安全防范機制；明確檔案信息化建設內容和目標任務，并嚴格按照相關要求有序工作，對檔案管理人員實行責任分工制度，列入目標考核。按照國家關于企業檔案信息化建設的規范標準，統一著錄項目、統一檢索語言、規范制作數據，確保對檔案數據進行準確、全面檢索。由于電子檔案具有不安全、易篡改等特征，檔案人員可采取對電子文件及時歸檔，紙質檔案也要同時歸檔的做法，將電子檔案信息與紙質檔案資料同時收集存儲；技術人員要通過加密、設置防火墻、備份數據等手段，避免檔案的泄密和數據的丟失，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與數據信息的安全，確保網絡傳輸及檔案數據庫的安全。
（四）處理好傳統檔案與信息化建設的關系。檔案信息化建設是現代信息技術發展的產物，可以利用網絡平臺方便快捷地開發利用檔案信息資源，提高工作效率，避免以手工操作為主的傳統檔案管理模式帶來的工作量巨大、步驟繁瑣的缺陷。傳統的紙質檔案是企業檔案信息化建設的基礎?，F在，我國大部分企業尤其是民營企業檔案信息化建設水平還很低，還不能完全實現檔案信息網絡化、自動化管理?，F有的大部信息化的檔案數據是通過微機錄入、全文掃描、數據處理等由傳統的紙質檔案轉化而來的，只有少部分檔案數據是由電子文件歸檔收集來的，況且信息化的檔案易篡改，其檔案信息與載體是可以分離的，想要復制或者更改檔案信息很容易；用于檔案信息化管理的計算機網絡容易遭受病毒侵襲，系統管理軟件容易被破壞，所以說，檔案信息化建設離不開傳統的紙質檔案，我們只有擁有豐富的傳統的館（室）藏檔案資源，才能更好地開展企業檔案信息化建設，建立龐大的檔案數據庫信息。
（五）加強企業檔案信息化建設人才培養。企業檔案管理人員綜合素質的高低會直接影響檔案信息化建設的進程。要想提高企業檔案信息化管理水平，必須加強新時期檔案管理人才的培養，現代企業檔案管理人員不僅要具備較高的知識層次、職業道德、執行政策能力，還應熟練掌握計算機應用技術，擁有使用檔案系統管理軟件進行檔案信息加工、信息整理、信息獲取等能力。檔案管理人員要更新觀念，樹立自學意識，積極參與系統的檔案信息化管理培訓，更新知識結構，提高自身業務素養。企業要對檔案管理人員進行優化管理，在開發現有人力資源的基礎上，注重引進信息化管理人才；通過舉辦業務培訓班、學用并舉、自學等形式，建設一批掌握現代信息技術、熟悉檔案管理業務的復合型人才。
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企業檔案信息化范文6
關鍵詞：改進、完善、提高、健全
Abstract:Promote the modernization of archives management and the development of information construction, which is the inevitable trend of the development of archives management, how to improve the modern management of enterprise archives that is imminent。
Keywords: mend, improve, heighten, perfect
中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：
隨著社會現代化進程腳步的加快以及計算機的普及，信息化在我們這個時代及國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色。企業管理中的檔案管理也在逐步走向現代化和信息化。推進企業檔案管理現代化和開展信息化建設，是檔案管理工作發展的必然趨勢。如何搞好企業檔案的現代化和信息化管理已顯得迫在眉睫。
企業現代化和信息化的檔案管理具有重要意義
企業檔案管理現代化、信息化是企業管理發展中的必然趨勢，是現今檔案事業發展的重要方向，檔案信息管理是否合理是國民經濟發展的重要保證。在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代背景下，各類信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已經成熟應用，所以我們必須加快企業檔案的現代化和信息化管理進程。
隨著現代科學技術的發展，特別是隨著計算機管理檔案軟件的開發、利用、升級，以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理技術，已經在各層次檔案管理系統中得到廣泛地應用。所以，在企業檔案管理工作中進行現代化和信息化的管理顯然具有跨時代的意義。
2 企業現代化和信息化檔案管理的必要性
2.1 企業檔案管理需要現代化和信息化
當前，企業檔案管理現代化和信息化的主要內容，就是充分利用計算機在檔案管理中的運用，建立健全電子檔案庫，利用計算機系統和一些必要的輔助設備使檔案存儲形成數字化和信息化。檔案形成有效的現代化和信息化管理之后，就可以拓展其檔案工作服務的領域，讓檔案服務的對象多元化發展。這其中最關鍵的是使檔案管理成為一機讀檔和檔案信息媒體多元化，利用計算機這一優勢將檔案信息以圖像、視頻、音頻、動畫等形式多元化的儲存和利用。使員工和用戶可通過網絡，在辦公室和家庭就可以利用遠程瀏覽、檢索。充分利用電子檔案庫，以員工和用戶為中心，面向他們提供多種形式的信息網絡化服務。
同時，企業檔案管理現代化和信息化的核心，是管理手段的現代化和保護技術的現代化。主要是采用計算機及配套設備、縮微機及相關設備，檔案儲存載體的科技化更新。具體包含以下幾個方面：1、強化領導層的認識，努力把企業檔案現代化和信息化建設作為政務建設的主要內容，逐步構建起各部門檔案信息平臺，提高各部門職能水平和效率；2、加大投入，增配軟件、硬件設施，加快檔案信息化建設，共同提出解決問題的辦法，給下級部門創造條件，加快檔案信息化建設；3、培養和引進現代化管理人才，提高管理人員素質，抓好檔案專業人員在職培訓、進修，提高檔案管理人員知識結構水平，適時進行理論研討，增進學術交流，提高編研水平；4、充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，獲得利用更多的檔案信息；5、檔案管理也要堅持與時俱進、開拓創新。有條件企業可派遣員工出國學習最先進的檔案管理技術的應用。由此可以看出，企業檔案管理人員必須要掌握現代化信息技術，熟練操作計算機及各種現代化辦公自動化設備，對文件資料及檔案的編輯、整理、錄入、相關設備使用及維護有充分的理解。
2.2保證檔案文件的完整性和完善檔案的服務功能，必須要進行檔案管理的現代化和信息化建設
首先，檔案管理工作者由于長期處于封閉或半封閉的工作環境中，與其他行業從業人員來比較，必然就要求其有一種勤勤懇懇、不怕苦不怕累、不求名利的敬業精神，但其中也不乏少數人思想觀念陳舊、保守，與社會接觸較少，社會協調能力也就變得孱弱。其次，過去的檔案管理模式受條件制約，雖然對檔案管理也非常重視，但文件信息的錄入和存儲都比較原始化，有許多不盡如人意的地方，所以加大檔案信息化管理的投入已經是勢在必行。雖然制約檔案管理的因素有很多，如資金、人才、設備等，但其中取決定性因素的是決策層缺乏對檔案現代化管理和建設的意識。由于缺乏這種現代化的管理意識，致使對于多年前的檔案信息與原文件信息，在核對登記中存在個別的錯誤，從而造成文件錄入中的斷檔、漏登；也或者由于其他種種原因文件的歸檔不及時造成文件遺失等，給以后的工程工作或者其他辦公工作造成不便及不必要的麻煩。所以，當務之急應當對檔案管理工作進行完善，做到文件隨出隨歸檔，減少檔案再次集中整理增加不必要的工作量，從而也相應的減少了失誤和登記錯誤，以確保資料文件的真實性和完整性。
由此可以看出，我們必須要在原有的檔案管理模式下，運用電腦技術使其記錄內容全面、客觀、動態。對檔案功能應進行重新定位，對檔案工作中原有的重要部分應該予以保留，對其中不合理的部分給予剔除。根據各部門的職能不同和各種類型的檔案，有必要做出相應的分類和不同的管理標準，最大程度地實現所有部門的信息共享，從而形成合理統一的管理體系。
2.3提高企業檔案管理人員的素質及業務水平
為適應現代快捷有序的工作，就必須要做好企業檔案管理工作，這個前提就需要企業中的檔案管理人員有較強的理論水平和業務能力。
單位應定期組織檔案人員參加專業培訓和業務培訓，及時抓好檔案人員的在職培訓和進修，以此來提升檔案管理人員的知識結構和整體水平，樹立檔案人員的責任心，從而提高檔案管理能力。
發揮檔案管理人員的主觀能動性，及時查找出自身的不足，根據自己的業務水平、知識結構、工作能力、管理水平等方面做出綜合評價，以便在日常工作中不斷提高自己的管理能力和實際水平。同時也應引進競爭機制，讓檔案人員有緊迫的使命感和緊迫感，加強自我監督、自我學習。
由于檔案管理人員自身素質的提高，必然會起到強化企業檔案業務管理的積極作用。對入檔的材料能認真審查，發現不符合入檔的材料及時處理。對于文件不全、手續不完備的材料能及時退回其材料部門進行補辦，確保入檔材料的準確性和手續的完備性。
2.4健全企業管理制度，強化檔案管理實踐，保證檔案管理質量
應當結合企業自身檔案管理工作的實際和需要，進一步完善各項檔案管理制度。對于檔案材料的錄入、錄出、歸檔等方面要嚴格管理，同時要嚴把審查關，適時檢查檔案材料是否齊全完整。明確檔案人員職責：1、檔案、資料及時立卷、整理、存檔。文件歸檔必須完整，移交手續完備、簽字齊全，分類、編號、排列有序，標志明確，取放方便；2、認真執行檔案借閱制度，借閱履行手續。增強保密觀念，不準私自借閱、查看檔案，檔案外調手續齊全，封縫簽章；3、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防腐，確保檔案安全完整。
3結語
總之，知識經濟和網絡時代科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進和加強培養人才隊伍，才是企業養成和發展的關鍵。檔案管理的現代化和信息化本身具有的技術特點、技術要求，決定了檔案信息化理論體系離不開作風硬、業務精湛，鉆業務的人才隊伍，即企業管理的根本是人才得到合理的應用。作為企業自身，一定要抓住契機，認真協調各部門做好檔案收集、整理、編研、開發、利用等工作，提高企業檔案現代化和信息化管理水平，使我們的檔案管理者成為一支具有積極性、主動性、創造性，熟練掌握檔案信息系統建設和應用的主力軍，讓其在今后工作中及社會主義現代化建設中發揮應有的作用。
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