前言：中文期刊網精心挑選了人事檔案數字化建設方案范文供你參考和學習，希望我們的參考范文能激發你的文章創作靈感，歡迎閱讀。
人事檔案數字化建設方案范文1
1 概述
高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學、行政等日常工作中形成的真實的反映教職工的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。對于個人而言，是人一生真實軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護、管理對于個人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統手工的借閱與保存，而這種傳統的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應現代人事檔案工作的需要。
2 高校人事檔案管理現狀
2.1 改進傳統管理方式，提高工作效率
現階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。
2.2 加強人事檔案數據庫系統的應用性
目前各個高校在構建人事檔案數字化平臺的過程中，著重發力點都限于對人事檔案中關鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數據庫中，少之又少。一方面是由于這是一項極其龐大的數據工程，另一方面在這個過程中產生的風險性對于高校的人事檔案館是一個不小的挑戰。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質原始檔案材料進行數字化和信息化管理，有必要搭建學院人事檔案數字化平臺。而數字化平臺中的數據庫副本利用，有效的阻止了傳統查詢紙質檔案中發生的篡改、丟失、破壞的現象的發生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據，所以建立數字檔案迫在眉睫。
3 我院建立人事檔案管理數字化平臺的意義
長春職業技術學院目前現有在庫教師人事檔案全部為紙質材料。管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到我院各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。
3.1 數字化管理平臺的建立是實現了從手工檢索到計算機檢索的轉變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。
人事檔案數字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數字化平臺，向管理員發出申請，檔案人員同意授權后，根據檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質檔案的接觸頻率，有利于紙質檔案的保護，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經過領導授權――下庫查詢――檔案復印――領導審核，大約20分鐘時間。我院人事處辦公地點將于現在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時間最快也在35分鐘左右，如果沒有設有人事檔案數字庫，在此基礎上浪費的人員精力和管理物力將無法估計。而人事檔案數字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統處理并發線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實現了一人多處理線程的可能。
3.2 數字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。
數字化管理平臺中記錄的真實信息，方便對高校教職工進行統計分析，為學院的評優、評職提供了快速、高效的查詢方式和現代化的渠道。為配合高校建設，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數字化，信息化建設工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數字化信息鏈。
3.3 數字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發展的要求，使高校人事管理各項事務日臻科學化和規范化。
該數字化平臺將集全校教職員工檔案數字化管理（數字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統計管理（統計、檢索人員有關信息）、文件檔案管理（起草有關人事、工資文件，收集、整理、保管有關文件）、薪酬分配（根據國家單位有關政策和規定核算人員工資）、為管理領導提供所需的有關文件、統計信息、人員情況、參考意見為一體，根據學院人才成長的規律和學校的任務，對學院各級各類人員個性化和職業化的進行規劃與組織。
3.4 我院建立人事檔案數字化平臺可行性分析
我院人事檔案數字化平臺的項目從得到了院里領導的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項目組組長是具有多年人事工作經驗及其項目領導經驗的中青年領導，能夠保證項目運行和實施，并且有能力解決項目過程中困難和風險。項目組成員的配置以青年教師為主，集中了計算機類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業務經驗的行政人員。項目立項前，項目組成員進行了反復的論證和實踐考察及其專家咨詢，指定了科學的、詳實的可行性分析及其項目實施方案。并對項目實施過程中可能預見的風險做出了解決的預案。對項目組的成員進行專業化的培訓，使得整個項目能過效率專業的進行。
人事檔案數字化平臺中的師資信息化平臺的基礎模塊設計已經完成，并且在人事處工作中正常運行了一年，在此次項目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經開展兩個月項目運行中，呈現出極佳的運行狀態。數字化檔案信息系統已經進入系統設計程度。
參考文獻：
[1]王魯等.高校師資信息管理系統.云南省教委信息中心，1996.
[2]潘錦平.軟件系統開發技術.西安:西安電子科技大學出版社，1995.
人事檔案數字化建設方案范文2
關鍵詞：人事檔案管理系統 淺析 問題
人事檔案管理系統的建立，可以說是當前企事業單位進行人力資源管理的重要內容，也是將人事管理資料進行量化，實現人力資源的信息化和數據化的一種主要途徑。建立健全完善的人事檔案管理系統，對于有效管理單位人力資源，促進人力資源開發，提高人力資源合理管理和利用率有重要輔助作用。不過人事檔案管理系統在目前還沒有達到有效輔助企事業單位進行人力資源管理和開發的需要，其功能性和普及實用性還有待改善。
一、人事檔案管理系統的現狀和開發前景
人事檔案管理系統從技術基礎上來區分，主要有兩種。第一是傳統的檔案管理方式，完全依靠人力進行檔案信息錄入、檔案管理和保存、檔案分類和廢舊檔案的處理等。第二種就是現代化的人事檔案管理系統，是基于電腦軟件和現代化數字技術應用為基礎的一整套人事檔案管理工具。也可以說是傳統的人事檔案管理系統的升級版。
當前國內眾多企事業單位中，有效的人事檔案管理系統尚未普遍建立。而且有很多中小企業覺得人事部門是事業單位、國有企業才需要的，這也是觀念上的誤區。在今天現代化企業建設的需求中，進行人力資源的有效管理已是必然趨勢，通過現代化的人事檔案管理系統來落實有效的人力資源開發和管理，也成為迫切的需要。當前很多專業的程序開發機構已經設計推出了幾款新型的人事檔案管理系統，為企業的現代化人事檔案管理系統建立提供了參考和支持。
二、人事檔案管理系統的功能需求
（一）數字化
數字化是指人事檔案管理系統在系統組建、功能模塊設置、系統信息錄入存儲、內容的隨機調閱、機密內容的加密和調閱權限設置、信息拷貝和安全性保護、系統防火墻設置和漏洞修復、系統數據改動記錄等方面都要實現數字化操控和自動化處理。一方面方便對人事檔案管理進行日常操作和隨機調閱，一方面確保建立在數字信息平臺基礎上的系統安全和智能防護能力經得起考驗，不會造成數據丟失，引發安全風險。
（二）安全性
對于像我們殯葬管理所這樣的事業單位來說，從目前全國各地的就業形勢來說，還是一個很有吸引力的單位，也可以說是眾多人才爭搶的重點。其實不只是事業單位，任何企事業單位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有嚴格的保密措施和安全防護。如果人事檔案管理系統的內容可以隨意更改，不留痕跡，無法修補漏洞，那就會直接影響人力資源管理、崗位升遷調動、職位刪減和機構組合和工資發放、福利待遇發放等很多內容。
出于保護內部人員的檔案信息，避免違規操作、失誤操作和惡意操作引起信息刪減、覆蓋、更改以及系統漏洞、系統升級換代或軟硬件設施病毒侵害、故障侵害造成檔案系統無法正常工作或數據庫損毀，一定要注重人事檔案管理系統的安全防護和保密措施。
（三）現成的模塊化設計和先進人力資源管理理念的融合
企事業單位的人力資源調整和變動有的時候是很頻繁的。就像我們殯葬管理所，也經過了一系列的人動，在人力資源管理的政策、方案等方面也在逐漸向著現代化的方向發展。為了迎合單位的這種需要，就要求人事檔案管理系統能顧在秉承當前和未來人力資源管理發展趨勢的前提下，以更加易于操作和功能組合的模塊化設計來滿足各項功能的需要。
比如檔案錄入模塊中的個人賬目分類管理、個人信息分類管理，按照時間、特定的崗位、職能、部門或工資水準、入職時間和學歷等標準來劃分的信息歸類設計，可直接進行打印填報的表單設計等，包括符合人力資源管理各項需要的各類型數據匯總分析報表，都應該在系統建立的時候就準備好，方便企事業單位更快速的開展人力資源開發管理工作。
換句話說，要將現代企業人力資源管理需要的人事檔案管理系統功能進行靈活、規范、可操作的模塊組合，讓企業在現代人力資源管理理論支持下開展個性化的檔案管理系統設計，滿足企業個性化發展需求。
三、人事檔案管理系統在實踐工作中需要注意的問題
（一）落實人事檔案管理系統的權限分級制度
在事業單位內，人事調動和人事資料的調閱、打印、錄入、存儲、更改等各項內容，事關重大。在一定程度上說，人事檔案管理關系著單位所有人員的切身利益，因此更應該將針對人事檔案管理系統的所有動作納入分級權限管理和監督體系中，避免有、假公濟私和惡意篡改資料等行為。
（二）進行人事檔案管理系統的信息審核
為確保人事檔案管理系統的信息沒有進行違規操作更改，應該以領導責任制和領導帶頭制建立定期和不定期的信息審核制度。通過權限分級，逐級逐層次開展信息審查，對比操作記錄來查看核對，規避信息遺漏和違規操作。
（三）建立人事檔案管理系統和人力資源管理規劃協同機制
人事檔案管理系統除了更加細化各項信息的錄入存儲和分析之外，要充分利用系統建立的各項數據表單來輔助落實人力資源管理的長期規劃和近期調動。切勿將人事檔案管理系統僅當作一個數據存儲系統來應用，而是要憑借其強大的功能和準確的數據分析能力為長遠的人力資源開發和管理服務。
四、結語
人事檔案管理系統是現代化人力資源管理的重要輔助工具，企事業單位要加快落實人事檔案管理系統的應用，盡快實現內部人力資源結構的改良優化，為強化人力資源利用率，降低人力資源消耗和浪費，對動人才計劃，解決人才安置問題和離退休人員的勞保問題等提供有力的輔助。
參考文獻：
[1]楊延軍，米青，張索祥.基于WEB的高校工資人事管理系統的開發與研究[J].中國科技信息，2006；6
[2]張麗，戴躍洪.基于B/S結構的人力資源管理系統設計與實現[J].成組技術與生產現代化，2005；3
[3]應毅，毛宇光，劉正濤.基于技術的Web訪問數據庫研究與實現[J].計算機與現代化，2005；4
人事檔案數字化建設方案范文3
【關鍵詞】檔案管理 信息化 建設 對策
一、人事檔案管理發展信息化建設的意義
在人類進化和發展的長河中，檔案記錄和管理工作有著非常悠久的歷史，而檔案的記錄媒介也已經由古代的石刻、竹簡等慢慢轉變為近代的紙張，而這種演變不僅體現了人類文明的發展和進步，同時也顯示出了歷史發展的必然趨勢；因此，在互聯網信息技術高度發達的今天，我們同樣也需要在人事檔案的管理中大膽的引入信息技術，從而有效提高當代人事檔案管理的效率和水平。
結合現代社會和經濟環境，可以看出發展人事檔案信息化建設的意義主要分為理論和現實意義兩個方面：首先，深化人事檔案管理的信息化技術改革和建設工作不僅是社會科技發展的根本趨勢，還是實現我國檔案管理達到國際先進水平的必要條件，同時更是我國未來人事檔案管理行業發展的重要基礎；其次，人事檔案信息化建設還可以有效提升檔案管理的水平和效率，同時通過科學的檔案管理還能夠讓個人檔案更為直觀和明朗，從而能夠在人事管理中真正達到人盡其才的效果，進而對維護社會的穩定發展有著重要的現實意義。
二、人事檔案管理信息化建設的制約因素分析
在檔案管理信息化建設中往往存在著諸多制約因素，以下將針對現階段我國人事檔案管理信息化建設的主要制約因素進行分析和探討：
1、人事檔案管理信息化建設發展不均
由于資金等因素的制約和限制，許多企業或地區的人事檔案信息化建設工作幾乎為零，甚至許多企業或地區由于初期認識不足而忽略了人事檔案管理部門人才的培養和發展工作，從而導致檔案管理部門不僅出現人員不足的現象，甚至有些地區檔案管理部門的生存和發展都受到嚴重的制約，而這些因素也導致其檔案信息化建設水平相對落后，而難以與其他地區或企業形成良好的對接，從而制約檔案管理信息化建設工作的開展。
3、信息化建設成本較高
軟硬件設施作為實現人事檔案管理信息化建設的根本，其發展水平的高低將直接影響到檔案管理信息化建設的成敗，而現階段絕大多數企業或地區檔案管理部門的信息化建設工作仍處于起步階段，其軟硬件設施的建設和配置也同樣需要龐大的資金支持，而這不僅給檔案管理部門帶來了強大的壓力，同時也給信息化建設的周期和水平帶來了嚴重的制約。
4、檔案信息安全形式嚴峻
檔案作為一個人最重要的私人信息，如果發生竊取或非法利用，往往會給所有者帶來嚴重的后果，因此檔案的安全性也也是檔案管理的重要環節；然而，在現階段由于檔案管理部門的軟硬件設施的仍處于建設階段，而這也很容易讓黑客有可乘之機，其通過非法入侵檔案管理部門數據庫而造成檔案信息的泄密或損毀也將會給檔案信息化建設帶來毀滅性的災難。
三、人事檔案管理發展信息化建設對策
通過對上述制約因素的分析，可知在人事檔案管理信息化建設的道路中仍需要注意許多問題，而在實際建設中采取合理的方案和對策也顯得尤為重要：
1、加強信息化建設的投資力度
檔案管理信息化建設的基礎在于軟硬件設施的建設，而這些設施的建設離不開資金的支持，因此，相關部門應當充分認識到檔案管理信息化建設的重要性和意義，并加大信息化建設的投資力度，從而讓檔案管理系統能夠得到良好的發展，進而為企業和地區的發展帶來長久的利益和支持。
2、加強專業人才培養力度
人才作為21世紀最寶貴的財富，在進行人事檔案信息化建設中同樣也需要大量高素質的專業型人才，而這同樣也是信息時展的必然趨勢；因此，人事檔案管理部門也應當在對現有員工進行培訓和提高的同時，加強對專業型和復合型人才的培養和招募力度，從而為人事檔案管理信息化建設事業培養出一只高品質的生力軍。
3、完善檔案信息化管理的安全系統
一方面，人事檔案管理部門應當加強對檔案信息安全的重視程度，加強系統操作人員的監管和教育以及操作權限的控制，從而防止內部n案信息發生泄漏；另一方面，檔案管理部門還應當加強檔案安全系統的建設，并對電子檔案信息進行有效的加密和備份工作，從而有效杜絕檔案信息發生泄漏的情況。
四、總結與展望
總之，21世紀作為信息化時代，人類幾乎每一項生命生產活動都離不開信息的交流和傳遞，而互聯網信息技術作為這些信息的重要傳輸紐帶，它不僅扮演了連接人與人之間信息交流的紐帶，同時還對重要事件或信息起到了記錄和存儲的作用，而檔案作為一個人發展和成長中的重要信息，在對其進行傳統的紙質化記錄和管理同時，也應當敢于探索應用高科技信息技術建立數字化的檔案信息，從而讓檔案管理理念和方式更為科學合理高效。
參考文獻：
[1] 董潔. 信息時代高校人事檔案管理的研究[D].山東大學，2008.
[2] 邵海燕，陶萍. 淺論人事檔案信息化管理的現狀和發展策略[J]. 沙洲職業工學院學報，2007，02：25-26+36.
[3] 朱偉玲. 人事檔案管理的信息化建設探析[J]. 科技創新導報，2012，10：201.
人事檔案數字化建設方案范文4
關鍵詞：人事檔案；信息化管理；研究分析
一、前言
人事檔案的工作尤為重要對于企業的人事管理來說,人事檔案包含企業全體員工人事信息,只有做好每個基本的人事檔案信息管理,才可以對我國人力資源管理奠定基礎。人事檔案管理的核心是保證真實性、完整性和準確性的人事檔案信息。
二、人事檔案管理信息化建設原則
我們通常認為人力資源檔案為根本依據,并確保個人信息不會改變,只修改檔案保存信息處理過程的形式和內容被稱為人事檔案信息。這不僅可以使文件本身沒有改變的原則下，也可以實現檔案信息資源共享的目的。信息化建設必須依靠一些基本原則,主要信息化建設的主要原則是下列事項:（一）實用性原則。信息化建設的實用性為基本原則,保證業務的標準化,更有效。（二）安全的原則在信息化建設中,安全是一個非常重要的環節。所以我們必須提高計算機軟件信息加密機制,除了建立重要信息資源權限管理、防火墻,確保操作的合理性。（三）可靠性原則使用的所有信息分類信息資源用戶權限,除了數據備份信息。（四）可用性的原則信息系統的設計是實用和易于使用,簡單的目標。不使用人員必須經過培訓系統,可以靈活、易于使用,使辦公自動化的真正方式。（五）先進的原則計算機軟件技術,采用先進和成熟在OA和互聯網的使用,必須充分繼承,考慮可伸縮性、可擴展性、和延長生命周期,提高技術含量。
三、新時期人事檔案信息化建設的思考
（一）建立檔案管理制度
為了使檔案的管理,滿足企業發展的需要,企業管理者必須提高檔案管理的識別,并制定相關的檔案管理系統。對于一個企業,如果能夠正確使用內部企業人事檔案信息數據,對企業的發展至關重要。因此,企業領導必須高度重視檔案管理相關工作的信息化,不僅增加資本投資管理和完善相關的管理功能,通過激勵機制吸引管理人員努力工作,和提取時間對相關管理人員的專業培訓,以確保管理人員可以工作科學、合理。此外,有關部門制定相關的制度,在這一過程中,必須根據我國有關法律、法規的規定,考慮到企業本身的情況,即使是在同一時間,也要找出最適合企業發展的管理方案。
（二）重視檔案信息數據庫網絡化建設
各企業在開展檔案信息化建設工作之前，應先對本單位人事檔案工作的具體落實情況做出全面了解，嚴格審查、甄別全體職工檔案信息，以此來為數據錄入的準確性提供保障。而對于數字化檔案信息的輸入、電子檔案的形成來講，必須要構建出完善干部職歷庫、人事任免工作褲，以及個人及本情況庫等數據。在加強數據庫建設的同時，還應這種人事檔案的豐富與更新，以此來保障檔案信息的時效性、準確性與真實性，且通過對信息庫進行適當分類來保障檔案信息系統的高效運運轉。另外，對于數據庫網路化建設來講，應將企業網絡服務器作為數據平臺，適當加大各種輔助軟件的建設力度，以此來為單位提供更安全、穩定的信息網絡服務，促進其人事檔案信息化涵蓋范圍的不斷拓展。同時，在綜合考慮單位各職能部門管理權限基礎上，合理進行模塊劃分，對相關部門的數據資源進行科學整合，真正實現保險、合同與薪資等方面的信息化管理，構建更完善、智能型，且安保水平較高的網絡管理系統，在大幅度提升管理工作質量與效率的基礎上，也能夠為各項人事決策提供重要的參考依據。
（三）強化信息化網絡安全防護
在對認識檔案管理信息化建設做出進一步優化過程中，應充分重視起防護工作的有效落實。主要可以從以下幾點入手：一是，做好網絡的各項安檢工作，在共享網絡設備上配備相應的入侵監測系統，以此來對進出網絡的數據流做出全面、技術的分析與統計，真正做到及時發現、解決各種安全隱患；二是，積極引進、落實更先進有效的安保措施，對具有密級的各種資料信息作出科學界定，并在查閱方面設置相應權限，只有通過密碼、身份確認，才能夠進行相關檔案信息的查閱，且要對重要數據庫信息及時做出備份；三是，應科學安裝防火墻技術，不斷強化訪問控制，并針對信息化管理系統運行的具體情況，實施科學有效的管理、維護措施。
四、結束語
隨著我國信息化水平的提高,企業檔案管理網絡的應用水平不斷提高。企業人事檔案管理需要通過開放,網絡化的管理模式,以適應社會的需求,提高本身的綜合素質,建立人事檔案信息管理的方式,提高他們的工作效率和質量,更好地為社會服務,以改善企業的工作質量和效率。作為一個基本的文件管理人員，應抓住機遇,不斷創新改革,為企業人事檔案管理提供更廣闊的領域。
參考文獻
[1]楊薇.虞家河鄉政府人事管理系統的設計與實現[D].電子科技大學,2013.
[2]吳小寧.淺談堅持以人為本做好人事檔案管理工作[J].廣西青年干部學院學報,2015,02:74-76.
[3]劉樹青,湯娟.新形勢下公立醫院人事檔案管理存在的問題及對策[J].醫療裝備,2015,16:58-59.
人事檔案數字化建設方案范文5
[關鍵詞]事業單位
檔案
數字化
一、檔案管理數字化是檔案管理未來的趨勢
檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而，許多單位檔案存在數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行數字化管理，具有手工管理所無法比擬的優點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。
二、事業單位檔案管理數字化的必要性
事業單位，是指國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。由于其特殊的性質，檔案管理主要包括三大部分：文書檔案、基建檔案、人事檔案。上述三種類型的檔案是事業單位運作不可缺少的部分，它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要，所以檔案管理系統應該能夠為使用者提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低、保密性差，另外時間一長，將產生大量的文件和數據，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難，并存在檔案分散、零亂、遺失、涂改、偽造、霉變等問題不少，有的問題還比較突出。計算機檢索大大縮短了查詢時間，文件資料的利用更加便捷。檔案還可以在互聯網上建立信息查詢系統，檔案使用者能方便且迅速檢索到所需的檔案資料。檔案管理數字化在最大程度上擴大了檔案的使用范圍，發掘了檔案的利用價值。檔案管理數字化有以下功能。
1、提高經濟效益
社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使企業成本大幅增加。而數字化檔案管理使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
2、提高辦公效率
數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業的管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工入廠、退休、調動等，要想準確統計、動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后才能查詢。通過網絡計算機管理的數字化檔案卻能準確反映當前的情況，同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上已成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供利用的信息控制中心。
3、提高檔案的利用率
由于傳統的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確地查找到自己需要的檔案，網絡化的實現，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。
三、事業單位檔案管理數字化已具備條件
1、網絡硬件的發展
90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，實現無紙化辦公，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設事業單位檔案管理數字化建設提供了前所未有的條件。
2、軟件的發展 目前的檔案管理信息化已開發出數千個專用軟件，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能，為檔案管理數字化提供了軟技術的保障。
3、具備發展所需的人才隊伍
計算機技術的發展，特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，要求檔案人員在網上進行收集。、整理、編目、檢索、借閱、統計工作?，F代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。事業單位的人員素質普遍較高，一般從事檔案管理工作的人員學歷普遍在大專以上，具有較好的計算機基礎，應加強對他們的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術，適應檔案管理數字化的工作要求。
四、事業單位檔案管理數字化的發展措施
1、文書處理過程和歸檔實現數字化管理
文書工作是檔案工作的基礎，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發文處理過程也可通過網絡進行，由擬稿人將稿件輸入計算機一辦公室審核一簽發人簽發一辦公室修改、繕印、蓋章、分發~-息中心歸檔，這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。
2、建設系統工程
檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等。由于日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采用雙服務器、磁盤陳列存儲，高速掃描儀集中掃描，光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作系統管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理、單位分類管理等，從而從機制上提高企業信息共享的能力。
3、建立與辦公系統的銜接
針對企業中辦公自動化系統與數字化檔案管理系統的銜接問題，筆者建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現與現有的財務系統、OA系統、人事管理系統的無縫鏈接。
針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質文件以文本方式和影像方式共存。
根據數字檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文獻資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理，也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打好基礎。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要派專人負責管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。
4、建立信息技術支撐系統
(1)系統應具有良好的平滑升級能力
通過光纖連接磁盤陣列，保證系統的高性能。通過增加擴展模塊提高系統的存儲容量。存儲系統(包括磁盤陣列)應具有較高的可擴展性，可在線擴容，有很好的保護功能。
(2)系統應具有高可靠性
所采用的磁盤陣列產品在結構及硬件組成上應完全是冗余設計(如陣列控制器、后端2條光纖環路、電源、風扇、鏈路控制器、雙口光纖硬盤等)，不存在單點故障，確保整套系統的安全運行。磁盤陣列可采用不同的PAID保護級別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統應用的連續性。系統數據安全性要求很高，可根據用戶的需要，完成數據的隔離或共享?？赏ㄟ^增加應用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統的安全性。
(3)系統應具有很好的性能
系統采用全光纖磁盤陣列產品，保證系統的高性能。系統升級不必停機，可在線升級。系統具有良好的開放性，不同廠家產品之間能夠互聯。系統支持多種主機系統及集群系統。存儲產品采用基于Web Browser的圖形管理界面，維護簡單。
數字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發，與傳統載體的檔案相比，數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動。數字化檔案的管理、研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉變。今后，隨著計算機網絡的進一步發展，信息高速公路的進一步拓寬，數字化檔案管理將會得到更好的發展。
人事檔案數字化建設方案范文6
關鍵詞：人力資源 人才管理 人事檔案
人事檔案實質上是醫院職員的信息數據庫，記錄著員工的學習經歷、家庭背景、專業才能、教育背景以及考核業績等信息，為醫院人員考核、人員配置以及人員管理具有積極作用。就人力資源管理來講，加強人事檔案管理以及檔案運用至關重要。本文就人事檔案所具有的作用、檔案管理所存在的問題以及檔案管理的改善措施三點展開討論，以此引起人力資源部的關注。
一、人事檔案所起的重要作用
1.提供員工信息。人事部門可從人事檔案中獲取員工信息，包括教育背景、工作經歷、年齡以及專業等資料，掌握員工的工作情況。同時，人事部門可參照員工信息，為員工安排針對性的培訓課程，并分析員工的工作潛力，幫助員工各就其位，以此實現員工的最大價值。
2.為人員配置提供參考。通過人事檔案，管理者能夠全面獲取職員信息，在人員配置過程中能夠根據員工的信息將其分配在合適的崗位，保證員工在各部門之間有序流動，以此實現科學管理。
3.提高管理水平。通常來講，人事部門都是根據檔案信息去擴展相關業務。將人事檔案依照業務需求進行分類，有利于提高人力資源部的管理水平，以此提高醫院的核心競爭力。
4.為管理規劃提供參考依據。管理者對人事檔案進行認真分析，從而能夠獲取職員的真實信息，并了解醫院發展對不同類型人才的需求，以便制定科學的人才隊伍建設方案，形成醫院人才梯隊。
二、人事檔案管理存在的問題
1.檔案內容存在虛假現象。目前，國內人事檔案內容存在虛假現象的問題較為嚴重，包括員工學歷、工齡以及年齡等信息都存在虛假現象，導致檔案資料無法與員工實際情況相匹配。如果不及時剔除這些虛假信息，就會導致人事部門無法對職員進行正確評估，對職員配置、職員解聘、職員補充以及職員退休等計劃造成影響。
2.檔案缺乏針對性。對人事檔案而言，既要能反映員工的真實面貌，又要便于考察者了解員工的綜合素養。就現階段下的人事檔案來講，普遍存在材料單一以及內容抽象等問題，考察者無法從中獲取有價值的員工信息，失去實際參考價值。
3.管理模式落后。就目前檔案的管理模式來講，管理人員通常不會對已經存檔的人事材料進行審核，并且新存的人事材料也無法反映員工的最新動態，導致人事部門無法從中獲取有用的信息。
三、做好新時期人事檔案工作的措施
1.擴充檔案內容。在檔案現有內容的基礎上，擴充一些可反映員工職業素質、專業能力、性格特征、興趣愛好以及考核資料等內容，便于人事部門更詳細地了解員工，為今后人員配置提供數據參考。
2.增強檔案的時效性。在整理員工檔案時，應仔細清查員工信息，并剔除部分虛假以及無效的員工信息。同時，將員工信息進行分類，建立員工信息數據庫，并由專業人員進行動態管理。此外，檔案管理者可借助多媒體技術，將員工資料以音像的形式進行儲存，以此擴展檔案的信息量。
3.對檔案工作者的綜合素質進行培養。對于人事檔案而言，其是作為員工信息的重要依據，應由高素質檔案工作者對其進行管理。對此，增強管理者的檔案認知，讓管理者意識到人事檔案的重要性，并加強管理者組織紀律性、道德素質以及管理意識的培養，確保管理者以認真嚴謹的工作態度去完成上級交代的任務。
4.優化管理制度。對檔案管理來講，應及時對落后的管理制度進行改進，以此建立一套能夠適應新形勢的管理制度。第一，健全檔案材料的登記制度。如果發現檔案材料存在遺漏或丟失等情況，應及時查找遺漏以及丟失部分的檔案材料，以此保證檔案內容的完整性。第二，在整合檔案信息時，應遵循橫縱結合以及動靜結合的原則，對信息的真偽性進行鑒別，以此確保人事部門能夠準確獲取員工的真實信息。
5.將人事檔案信息化納入醫院信息化系統進行統一管理。隨著信息化技術的不斷發展，提高檔案管理的信息化、數字化水平也是當務之急。首先加強對檔案管理者的專業素養，更要具備相應的實際操作能力，同時也要掌握一定的計算機技術和網絡信息技術，從而才能對全院的人才分類、分專業、分層次進行電子化管理，為人力資源部提供一手準確的數據。在紙質檔與電子檔成為一整體時，有效防止了紙質材料的篡改。
綜上所述，人事檔案能夠記錄職員信息，為醫院的人員配置以及管理規劃提供信息參考。但在實際管理中，由于檔案管理模式落后以及管理者素質較低，導致人事檔案缺乏較強的針對性以及時效性。因此，擴充檔案內容，在其現有內容上再添加一些可反映員工職業素質以及專業能力的資料，并剔除部分虛假以及無效的員工信息。與此同時，加強檔案工作者的素質培養，并引導他們借助多媒體技術將員工資料以音像的形式進行儲存，以此擴展檔案的信息量。此外，優化管理制度，健全檔案材料的登記制度，引導管理人員遵循橫縱結合以及動靜結合的原則，對信息的真偽性進行鑒別，以此確保人事部門能夠準確獲取員工的真實信息。
參考文獻
[1]郭芳.提升人事檔案在人力資源管理中作用與策略[J].檔案管理，2014（1）：87-88
[2]李萍.簡析人事檔案在人力資源管理中的作用[J].陜西氣象，2014（4）：41-43
