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供應商檔案管理制度范文1
關鍵詞：檔案管理；制度創新
中圖分類號：G271文獻標識碼：A
制度創新是新制度產生，否定、揚棄或改變舊制度的動態過程。對于檔案管理來說，就是以建立新的制度，更好地實現檔案管理功能，在原有的基礎上，大幅度檔案管理的質量和效率。檔案管理制度創新主要覆蓋管理專業人員與檔案關系、管理運行機制、檔案管理模式等方面的創新范疇。在這些方面的整體創新，才能推動檔案管理制度不斷創新與發展。
一、檔案管理制度創新對于當前檔案管理的重要意義
（一）檔案管理制度創新是經濟社會發展的必然選擇
隨著經濟和社會的發展，人力資源部門在社會中的作用越來越重要，人事管理也在發生著變革，機關和企事業單位檔案管理的難度越來越大。檔案材料收集不完整、不全面，舊材料比較多，新材料補充不及時，不能真正反映個人的現實面貌；組織評價機械化、形式化、流程化、“技術化”，不能客觀全面真實地反映一個人的情況；現實生活中涂改、偽造人事檔案的違法行為也屢見不鮮,假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等現象增多。人事檔案材料收集、加工、傳遞、利用等環節的管理漏洞也不同程度地存在，造成檔案材料遺失、缺損和變形，從而導致人事檔案信息失真。這些問題的出現表面，原有的人事檔案管理制度與模式已經不適應經濟社會發展的要求，迫切需要創新。
（二）檔案管理制度創新為檔案管理工作有序運行提供體制保證
俗話說“沒有規矩，不成方圓”。規矩也就是規章制度，是我們應該遵守的，用來規范我們行為的規則、條文，它保證了良好的秩序，是各項事業成功的重要保證。科學的積極的制度的建立，能降低“風險”、堅持“勤政”、促進“發展”。人事檔案反映著人的整體素質與履歷狀況，因此，檔案要做到翔實、準確、全面，才能更好地為人事管理服務，給人才使用提供準確而有價值的信息。個人的具體材料，必須符合該人的實際情況，尤其是能證明一個人自然狀況與履歷變化的原始材料，要完整、齊備，要做到內容充分。儲存的資料必須準確無誤，無法確認與核實的材料不能存檔，模糊不清的數字、日期、人名、地名等也不能存檔。這些都要求有強有力的制度作為保證，如果標準要求不嚴格不嚴謹，必然會帶來諸多問題與漏洞，給個人與單位造成巨大損失。因此，必須不斷創新檔案管理制度，使其更為完善健全。
（三）檔案管理制度創新是調動檔案管理人員積極性的關鍵
檔案管理制度創新的實質是要從各自的實際出發，回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持固然非常重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規范和檔案專業人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各單位，不夠規范，降低了利用率，制度創新已迫在眉睫，因此必須制定較為詳盡的制度，不斷創新檔案管理制度，明確規定檔案工作的年度方針和目標，以及檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎罰分明，從而調動全體專兼職檔案人員的工作積極性和活力。
二、檔案管理制度創新的具體內容
機關和企事業單位要把把檔案工作例入議事日程，定期聽取檔案工作匯報，解決檔案工作中存在的困難和問題。檔案工作在業務應受上級檔案局的監督和指導，各單位應建立村檔案員例會制度，定期交流匯報檔案工作，布置業務。
（一）創建檔案培訓制度
機關企事業單位應安排檔案管理接受檔案基礎知識培訓，可邀請上級業務人員授課，每年至少一次。上級部門負責對下級檔案管理人員的上崗培訓，制訂教育培訓計劃，舉辦多種形式、不同層次人員參加的培訓班，普及檔案基礎知識，提高檔案業務水平。
（二）創建檔案檢查制度
各級檔案管理單位在工作中形成的具有保存價值的文件材料，檔案員應主動、及時的向所屬人員收集檔案材料，熟悉檔案整理規則、技術，規范整理各種門類的檔案，按照檔案制度向職工提供檔案服務，并定期對歸檔檔案的質量、數量進行檢查，
（三）創建檔案責任追查制度
檔案管理部門應按照各級檔案管理辦法，在規定時間內對相關文件材料進行歸檔，登記造冊。人動時，應辦理檔案材料移交手續，對私自帶走、銷毀、藏匿檔案材料的，嚴格按照中華人民共和國檔案法追究相關責任。對文件材料應歸檔而未歸檔造成遺失，導致職工利益受損、政務工作難開展、引起群眾上訪的，應追究相關人員責任。
（四）創建檔案聯系制度
落實各級檔案工作的包干負責制，由上級抽調業務骨干分別負責所屬單位的檔案工作，便于及時了解檔案工作情況，監督和指導檔案業務。
三、檔案管理制度創新需要關注的重點問題
（一）加強檔案資源管理體系建設
完善檔案管理制度和檔案資源管理監督機制。在我們日常的檔案管理工作中，應根據工作實際，注重不斷完善各項檔案規章制度。要知道，檔案資源的形成是企業各時期業務工作開展情況的一個體現，如果檔案制度和歸檔范圍沒有得到及時更新和完善，則造成檔案資源的流失，進而可造成企業員工對檔案資源歸檔意識的淡薄。中國有句俗話，不以規矩不能成方圓，對于現代任何一家企業都是如此，而且完善的檔案管理制度能夠最大程度的保障檔案資源歸檔的完整性，以免檔案資源的泄露及丟失現象的發生。因此，要明確檔案的收集范圍、流程、要求和部門第一責任人，建立檔案收集工作目標責任制，把檔案資源管理歸檔機制落到實處。另外，對檔案資源的管理還應具有合理有效地監督制度進行控制，在檔案運用過程中，不同的運用對象其目的是不一樣的，管理人員可以根據具體的情況加強監管的措施。
（二）拓寬渠道，保障檔案資源歸檔的齊全和完整
一是要控制源頭，把好責任部門收集的第一道關口。檔案工作者可從源頭上入手抓檔案的收集工作，要注重部門責任人的資料收集，嚴格按照檔案歸檔范圍進行部門資料的接收，把好檔案資源歸檔管理的第一關，它是檔案資源管理的重中之重，也是豐富館藏的主要渠道；二是要抓文件資料歸檔質量。企業文件資料來源于各個部門，如何把控文件質量及歸檔，需要各部門落實到每人每天的工作中去，檔案管理是一個系統工程，企業檔案的質量與各部門的工作質量息息相關，各部門既是檔案室服務的客戶，同時也是供應商，供應商提供什么質量的產品，所能享受到的就是該質量的產品服務，部門工作成果的質量直接影響歸檔文件材料的質量和保存價值，做好部門資料管理是企業檔案資源管理的基礎；三是適時開展檔案資源征集等相關活動，把對企業有利用價值的檔案資源接收進來，以發揮其應有的價值作用。
（三）強化對檔案工作的評價與考核
一是要進一步檔案工作評價獎懲機制，對檔案資源管理做得比較好的，應給予表彰獎勵，對檔案工作不重視造成檔案丟失的，要通報批評；二是要結合企業開展的比學趕幫超活動，參與年度紅旗的評比；三是要組織開展二級企業的檔案工作評價服務檢查，及時指出檔案資源管理中存在的問題，切實做好檔案收集整理工作。
（四）加快檔案資源的信息化建設
一是借助檔案管理系統平臺，整合各板塊業務系統的檔案信息資源；二是大力推廣應用檔案管理系統，把檔案應用與歸檔機制延伸至企業的每個部門及每個崗位，做到人人應知應會；三是加強檔案管理系統網絡化管理，在保障安全保密的前提下做到在線查、調閱檔案信息資源；四是需加大宣傳力度和檔案管理系統的提升力度，以最大限度實現其利用價值。
供應商檔案管理制度范文2
【關鍵詞】 檔案管理 醫療器械檔案 醫院管理
1 引言
隨著醫療衛生事業的迅猛發展和社會需求的不斷增加，醫院檔案的門類不斷增加，檔案工作的范圍也在不斷擴大。作為一種潛在的生產力，醫院檔案是知識、信息的載體，更是醫院文化的載體。在醫院的醫療質量和服務質量不斷提高的情況下，加強醫院器械檔案管理工作顯得尤為重要，醫療器械檔案管理已成為醫院管理的重要標志，也是醫院現代化管理的一項重要研究課題。做好醫療器械檔案的收集與管理工作，對醫院的發展有著深遠的意義。
2 醫療器械檔案的概念和內容
醫療器械檔案是指在醫療器械審批、購置、培訓、防護、驗收、應用、檢測、維修、管理、報廢等動態過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機材料均屬醫療器械檔案。根據《檔案法》規定，醫療器械檔案資料要求真實性，即檔案材料收集的應是原始材料；完整性，即檔案材料必須根據內容要求進行收集、整理并裝訂成完整的檔案材料。檔案目錄與實際檔案資料內容、數量頁數必須相符，不能缺少；動態管理，即醫療器械設備在整個應用周期內隨時產生的新的資料，如設備維修、檢測、計量等結果記錄包括各種保修合同等。[1]筆者對醫療器械檔案采用按“分類”管理的模式，為每項設備建立“專項檔案”，每項一宗，分年度、分目錄管理。
按醫療設備的管理等級，以“臺件”歸檔，自立項采購開始，招標、采購、到貨、驗收、器械設備的說明書、工作圖、線路圖、檢測記錄、維修記錄等等都分目錄統一歸檔。我院醫療器械設備主要內容有：（1）采購檔案：采購檔案是醫療器械檔案的第一項，包括購買醫療器械申請、論證報告、審批、大型設備效益分析報告；醫院審議項、考察記錄、招標書、投標書、購買合同及及其附屬條款，產品明細、供應商公司資質文件、招投標記錄及匯總文件、醫療器械資質文件、裝箱單、儀器設備驗收表、合格證等；基本情況部分包括醫療器械的使用說明書、線路圖，以及醫療器械的場地圖、場地的水、電、暖等線路圖。這一部分作為醫療器械檔案的重要組成部分，主要為醫療器械在使用周期內監測、維修等過程提供依據和參考。醫療器械檔案動態管理中的維修、檢測等記錄都是以前期采購檔案中合同涉及權限為準則，所以采購檔案的規范化管理屬于醫療器械檔案的重要內容，在整個醫療器械檔案管理中至關重要。（2）監測維修記錄：醫療器械在使用周期內會磨損和消耗，近幾年我國技術監督部門和衛生主管部門對醫療器械的管理越來越嚴格，為了增加器械的使用年限和減少設備故障率，對醫療器械的定期監測和維護是必不可少的。醫院將每次的維修記錄分為日常維護記錄、大型維修記錄和報廢記錄，并對其進行整理歸檔。日常維護記錄主要是一些價值和科技含量較低的醫療器械或者是一些大型醫療器械的低級故障。在維修檔案中詳細記載故障的時間、維修人員姓名、所維修的部件、使用更換的零部件、故障是否排除、驗收人員等。大型維修記錄主要是詳細記載故障時間、原因，售后服務部門所指派維修人的姓名、所維修的部件、使用更換的零部件及制造商、故障排除時間、驗收人員、維修后使用情況等各項內容。報廢記錄主要是針對那些嚴重損壞而又無法維修做報廢處理設備的檔案管理。報廢記錄主要包括設備的報廢申請書。由于醫療器械屬于國有資產，報廢流程須級上報申請，經上級有關部門鑒定后方可做報廢處理。[2]
3 醫療器械檔案的收集與管理
通過查看設備檔案資料，為醫院對外談判、科學數據統計、經濟效益分析等提供重要依據。如何更好的收集與整理好醫院醫療設備、提高設備的使用率，在設備采購、使用、保養維修等工作中得到充分利用，筆者主要采取以下幾項措施：
3.1 制定完善的醫療器械檔案管理制度。
為確保醫院醫療器械檔案完整、準確、安全，醫院醫療器械檔案理堅持集中統一管理的原則，制定完善的醫療器械檔案管理制度。
（1）建立健全管理體系，責任到人，分工明確。以醫院綜合檔案室管理體系圖為基礎，確定一名院級領導為主管領導，負責對醫療器械檔案的督導，指定綜合檔室專職檔案員對醫療器械檔案進行立卷、歸檔、日常管理及維護，指定醫院醫療器械管理部門兼職檔案人員對醫院器械檔案進行收集及預立卷。（2）建立健全醫療器械管理制度。建立并完善設備檔案的收集制度，以確保檔案的完整移交；建立并完善設備檔案的保管制度，使設備檔案處于最佳保管狀態，便于隨時開展有效的服務；建立并完善設備檔案的借閱制度，確保設備檔案長期處于監控狀態，不丟失。（3）嚴格檔案借閱制度，按檔案借閱流程履行借閱手續。制度要求當所借閱的檔案需要帶出檔案室時，一般只借閱備份的復印件。超過借閱時限后，由檔案管理人員進行催要，并可根據實際工作的需要進行適當的延長。
3.2 醫療器械檔案的管理
3.2.1 檔案的收集流程
（1）醫療設備檔案的建立過程往往要經若干個環節和不同部門的人員，所以需要綜合檔案室專職檔案員及各科室兼職檔案員共同完成。每臺（件）醫療器械到貨安裝時，醫療器械管理部門即器械科通知綜合檔案室，由檔案室指定兼職檔案員到場進行開箱驗收。開箱完畢后，檔案人員在驗收報告上簽字，并收齊裝箱單、安裝調試報告、儀器說明書等全套隨機材料。（2）在每臺（件）醫療器械安裝、驗收、投入正常使用后二周內，將該器械所有籌購資料、隨機設備技術資料整理后，由器械科兼職檔案員完成預立卷，于第二年第一季度最后一周移交綜合檔案室。（3）醫療器械維修人員每季度最后一周對維修記錄等資料進行整理，于第二年第一季度最后一周移交綜合檔案室。
3.2.2 醫療器械檔案的立卷
（1）綜合檔案室對器械科交來的檔案資料進行登記，填寫《檔案移交登記表》，做好交接記錄。（2）綜合檔案室對器械科交來的資料按照一定順序進行再次整理。筆者是按照如下順序進行整理的：合同、醫療器械購置申請表、考察記錄、招投標記錄，供應商資質、醫療器械資質、裝箱單、儀器設備驗收單、合格證、說明書、圖紙、維修記錄以及后期的報廢記錄等。
3.2.3 醫療器械檔案的歸檔
每臺（件）器械檔案整理完畢后，參照文書檔案的歸檔方法，嚴格按照歸流程圖進行歸檔。
（1）將歸檔文件中所有帶文字的紙張進行頁碼編制。（2）用檔案專用不銹鋼訂或線進行單件裝訂，在每一“件”文件的右上方加蓋歸檔章，并將歸檔章內容填寫齊全。（3）將檔案有關信息錄入檔案軟件中。（4）按件號順序裝盒，填寫檔案盒背脊內容，做到字跡清楚、整齊、美觀。（5）將檔案盒及時存放于檔案柜中，確保檔案不丟失。（6）打印檔案目錄并裝訂，制成檢索工具。
參考文獻：
供應商檔案管理制度范文3
一、政府采購監督管理部門負責對政府集中采購機構的年度考核工作。政府采購監督管理部門應按照《考核辦法》的規定，組成考核小組。考核小組由政府采購監督管理部門牽頭組織，監察、檢察、審計部門協助，必要時可邀請采購人、供應商、專家評委等人員參加。
二、監察部門應加強對集中采購機構及其工作人員的監察，同時對政府采購監督管理部門的考核工作實施監察。
三、對集中采購機構的全面綜合考核每半年進行一次，實行百分制。根據考核內容和日常監督檢查情況進行量化打分，考核總分達不到60分的為不合格，60分至79分的為基本合格，80分至89分的為良好，90分以上的為優秀。
四、對集中采購機構的年度綜合考核應當遵循下列程序：
（一）考核通知。政府采購監督管理部門應于半年或年度終了后10個工作日內，對集中采購機構半年或年度考核通知，明確考核時間和要求。并在考核開始前15天以文件形式通知集中采購機構。
（二）自查自評。集中采購機構接到考核通知后，按照考核要求認真整理有關資料，對照考核內容進行自評，在7天內形成自查報告，報同級政府采購監督管理部門。
（三）檢查考評?？己诵〗M對集中采購機構提供的自查報告和相關考核資料進行檢查核實，對照考評內容進行量化打分，并在考評工作結束后形成書面考核意見。
（四）出具考核報告。政府采購監督管理部門根據考核小組的考核意見，綜合采購人、供應商、專家評委的反饋意見以及日?，F場監督的具體情況，作出正式考核報告，并填寫《政府集中采購機構監督考核表》（見附件1）?？己诵〗M在作出考核報告前，應當與集中采購機構交換意見。
（五）公示考核結果。政府采購監督管理部門應當將考核報告和《政府集中采購機構監督考核表》報送同級政府采購工作領導小組，同時抄送集中采購機構，并公布在湛江市政府采購網上。
五、考評內容及評分標準。
（一）基礎工作考核（占總分15%）。
1、機構建設情況。標準分為2分。
集中采購機構認真貫徹黨的路線、方針、政策，嚴格執行相關的法規，工作熱忱，內部協調合理，記2分，否則，不記分。
2、崗位設置。標準分為4分。
(1)建立了崗位工作責任制度的，記2分；沒有建立崗位工作責任制度的，不記分。
(2)工作崗位設置合理，操作環節權責明確，形成內部相互監督、相互制約機制的，記2分；崗位設置不合理，沒有形成內部制約機制的，不記分．
3、人員技能。標準分為3分。
人員配備滿足工作需要，且從業人員具備中級以上專業技術職稱的人數占在職人員總數60％以上的，記3分；達到50%的，記2分；達不到50%，記1分。
4、業務培訓。標準分為2分。
每年開展培訓兩次以上的，記2分；未達兩次的，不記分。
5、檔案管理。標準分為4分。
(1)有政府采購文件檔案管理制度的，記2分；沒有檔案管理制度的，不記分。
(2）歸檔資料真實、完整、及時，且保管符合有關法律和政策規定的，記2分；不符合要求的，每一項扣0.5分，扣完2分為止。
（二）操作程序考核（占總分35%）。
1、執行采購方式。標準分為5分。
按照經政府采購監督管理部門審批的采購方式執行采購活動，改變采購方式及時報政府采購監督管理部門審批的，記5分；擅自改變采購方式一次的，扣1分，扣完5分為止。
2、編制采購文件。標準分為7分。
制定的采購文件科學、細致、嚴謹，沒有因采購文件錯漏導致質疑、投訴的記7分；每出現一次質疑扣0.5分，出現一次投訴扣1分，扣完7分為止。
3、采購信息。標準分為8分。
應當的采購信息（含招標公告、更改事宜等）全部在湛江市政府采購網上的，記8分；每缺一次扣1分，扣完8分為止。
4、組織采購活動。標準分為4分。
采購活動組織周密、秩序井然，受到各方好評的，記4分；采購活動組織出現混亂，導致采購失敗的，一次扣1分，扣完4分為止。
5、公示中標結果。標準分為4分。
應當公示的中標結果（含公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式）全部在湛江市政府采購網上的，記4分；每缺一項扣1分，扣完4分為止。
6、督促或組織簽訂采購合同。標準分為3分。
在規定時間內督促或組織采購人和中標（成交）供應商簽訂采購合同的，記3分；延期一次扣0.5分，扣完3分為止。
7、采購資料備案。標準分為4分。
按規定將采購文件、采購合同等有關資料按時、真實、完整報政府采購監督管理部門備案的，記4分；漏項、缺項或者遲報的，每次扣0.5分，扣完4分為止。
（三）工作質量和業績考核（占總分30%）。
1、遵紀守法情況。標準分為4分。
考核期內沒有
通報批評或違紀違法記錄的，記4分。每發現一起扣1分，扣完4分為止。2、工作效率。標準分為8分。
(1)工作效率高，沒有相關投訴的，記6分；出現一次因效率低投訴記錄的，扣1分，扣完6分為止。
(2)及時退付供應商投標保證金的，記2分。違規一次，扣0.5分，扣完2分為止。
3、工作效果。標準分為9分。
(1)按時完成采購項目委托，記5分。在服務承諾的工作日內，標書提交采購辦備案的記5分，每拖延一次扣0.5分，扣完為止。
(2)考核期內所有采購項目的實際采購價格低于采購預算和市場同期平均價格的，記2分。采購價格超預算或者采購價格高于同期市場平均價格的，每一例扣1分，扣完2分為止。
(3)投訴案件比往年有所下降的，記2分。投訴案件比往年增加一例的扣1分，扣完2分為止。
4、服務質量。標準分為9分。
采購人、供應商對集中采購機構工作態度、服務質量和質疑答復等滿意度達到90%以上的，單項記3分；達到80％的，單項記1.5分；達不到80%的，單項記零分。滿意度以《集中采購機構年度考核征求意見表》為記分依據（見附件2）。
（四）廉潔自律考核（占總分12% ）。
1、廉潔自律制度建設。標準分為2分。
建立廉潔自律制度的，記2分；沒有廉潔自律制度的，不記分。
2、廉潔自律表現。標準分為10分。
從業人員廉潔自律表現良好，沒有不良記錄的，記10分；有下列行為之一的，每人次扣2分，扣完10分為止。
(1)接受采購人或供應商宴請、旅游、娛樂行為的；
(2)接受禮品、回扣、有價證券的；
(3)在采購人或供應商處報銷因公或者因私費用的；
(4)向供應商或其他人員泄露應當保守的采購秘密及其他商業秘密的；
(5)法律法規規定的其他不良行為。
（五）報表統計考核。標準分為8分。
政府采購季報表和分析報告報送及時、真實、準確、完整的，記10分。遲報、漏報、虛報或缺報一次的，扣1分，扣完8分為止。
供應商檔案管理制度范文4
[關鍵詞]電子信息檔案；管理；風險
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）37-0219-01
隨著國家《檔案法》實施和教育管理科學化、規范化的進程和需要，各級教育、人事部門對人事檔案管理工作越發重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源作用，把人事檔案信息的管理與利用從傳統的手工方式轉移到現代化的層面上來，盡快提高工作質量，其最有效的途徑就是實現人事檔案信息數字化和網絡化。目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為工作人員辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對教育在高科技方面的創新發展意義重大。
1.實現檔案信息化建設的優點
1.1 傳統的教育人事檔案管理模式，往往會在檔案利用中出現“死檔案”的現象，也就是我們在利用檔案的時候，明明知道檔案室（柜）保存著自己所需的檔案資料，但是查找時卻因為檢索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省時間，提高工作效益，對數據查詢又快又準。
1.2 利用計算機管理人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
1.3 利用計算機管理人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上，大大節省了資源。按傳統的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
電子信息檔案改變了傳統紙質檔案的弊端，給人類帶來了很大的便利，也其自身也存在著一些不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致數據被盜，所以，在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
2.規避電子信息檔案風險的措施
2.1 引進新技術
計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.2 建立健全管理制度
為了保證信息資源的安全性，那么管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
2.3 及時消除潛在的風險
為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
2.4 加強電子信息檔案的安全防護
為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
3.分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，另外一種常用的規避風險的措施是轉移策略。轉移策略實質上是分散風險，即把風險轉到其他的地方，希望這樣將存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
4.評估風險的措施
當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
5.結束語
綜上所述，電子信息檔案優于傳統的紙質媒介，但其自身也存在著一些風險，而且這種風險是客觀存在和不確定的，還有可能造成很大的風險，因此增強警覺意識，做好風險的防范工作，這樣才能提高電子信息檔案的管理水平，有效規避風險，最大程度地減少風險造成的損失。
參考文獻
[1] 沈彥：《淺議電子文件及電子檔案管理》[J]，《企業導報》，2010（4）。
[2] 王兆新、裘潔：《淺議電子文件信息的安全與保密》[J]，《浙江檔案》，2009（2）。
供應商檔案管理制度范文5
綜合辦公室年終工作總結及明年工作計劃一 綜合辦公室是公司總經理室直接領導下的綜合管理部門，是承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系四面八方的樞紐，工作也千頭萬緒，有文書處理、檔案管理、文件批轉、人事管理、薪資管理、采購管理等。工作雖然繁雜瑣碎，綜合辦公室三名人員各司其職，分管行政、人事、采購工作，人員雖然很少，綜合辦公室人員工卻分工不分家，在工作上相互鼓勵，相互學習。
過去的一年，綜合辦公室在公司領導的關心和幫助下，在全體員工的不懈努力下，各項工作有了一定的進展，為工作奠定了基礎，創造了良好的條件。為了總結經驗、尋找差距，促進部門各項工作再上一個臺階，現將工作總結匯報如下。
一、綜合辦公室行政管理工作：
1、認真做好綜合辦公室的文件整理工作
1月至11月，按照公司要求擬定綜合性文件、報告96份;整理對外發文167份;整理外部收文125份，綜合辦公室已認真做好相關文件的收、發、登記、分發、文件和督辦工作，以及對文件資料的整理存檔工作。
2、協助公司領導，完善公司制度
根據公司運行工作實際，協助公司領導相繼完善了《規章制度匯編》、《員工手冊》等規章制度。通過這些制度，規范了公司員工的行為，增加了員工的責任心。
對在公司召開的會議，會前做好簽到本、茶水、椅子、會議通知、車輛接送等各項準備工作，保證會議按時召開。會后完成記錄報總經理室。對在公司外召開的會議及接待，及時按照通知要求做好酒店、車輛等預定工作，并做好相關費用的結算工作。
5、組織安排各項活動
綜合辦公室組織安排了各種形式的活動，得到了各部門、項目部的支持。元月份組織各部門、項目部員工參加抗雪救災活動;4月份在指揮部領導下組織了公司團員參加了植物認養活動;5月份起組織全體員工向地震災區捐款的活動，三次募捐共籌得善款一萬三千余元，物資若干;6月份組織員工參加迎奧運火炬方隊，為奧運圣火在合肥的順利傳遞貢獻了自己的力量，同期，組織各項目員工開展從細節入手，提高服務質量大討論活動。
二、綜合辦公室人事管理工作
1、根據需要，及時做好人員招聘及現有人員潛力開發工作
人員招聘是綜合辦公室人事管理工作中的重點，隨著政務區各項配套設施的建成，物業基層人員處于一人難求的局面，為打破僵局，綜合辦公室采用多元化招聘手段，與勞務公司簽訂基層員工用工協議;與周邊街道辦事處聯系輸送街道轄區內適齡人員。2月份，公司順利接管天鵝湖畔小區，綜合辦公室迎難而上，高效、及時的完成了小區基本人員配置。截止11月份，公司目前在崗人員941人。
3、加強檔案、考勤管理，確保勞資無誤發放
下半年，在外借一人的配合下，對公司相關的員工檔案、考勤卡等進行了整理，目前檔案管理工作基本能達到領導的要求。在勞資管理方面，綜合辦公室人事管理人員一絲不茍，對公司各部門、項目部送交上來的考勤表、加班表反復核對，發現疑問及時匯報，不造含糊不清的帳表，按時將工資表送交財務。
4、做到合法用工，完善勞動合同簽訂和社會保險入戶、轉出工作
1月1日新的勞動合同法實施，這就要求，對每位新入職員工都須簽訂勞動合同。改變了以往一貫試用期后簽訂合同的做法，新的規定在無形中加大了勞動合同簽訂和社保辦理的工作量，綜合辦公室人事管理人員在日常工作仔細核對每位員工的信息，以保證在勞動合同簽訂和社保辦理中不出錯。
三、由于物業公司一線員工眾多，自我保護意識欠缺，在日常工作中經常會出現一些意外傷害，申報工傷20余起。另，公司于5月份順得通過公司員工的各項保險基數核定工作。
5、加強績效考核，制定了合理的辦法
采購部按項目部和施工單位上報的采購計劃公開招標，邀標單位都在三家以上，有的多達十余家，并且邀標談質論價全過程總經理室、財務部、律師辦、采購全參與，增加陽光采購透明度，真正做到降低成本、保護公司利益。
2、圍繞控制成本、采購性價比最優的產品等方面開展工作
綜合辦公室采購圍繞控制成本、采購性價比最優的產品的工作目標，在充分了解市場信息的基礎上進行詢比價，注重溝通技巧和談判策略。要求各長期合作供應商在合同價位的基礎上下浮-個百分點(當然針對部分價格較高而又不降價的供貨商我們也做了局部調整)。同時調整了部份工作程序，增加了采購復核環節，力求最大限度的控制成本，為公司節約每一分錢。
3、進一步加強對供應商的管理協調
綜合辦公室采購進一步加強了對供應商管理，本著對每一位來訪的供應商負責的態度，對每一位來訪的供應商進行分類登記，確保了每一個供應商資料不會流失。同時也利于采供對供應商信息的掌握，從而進一步擴大了市場信息空間。建立了合格供方名錄，在進行邀標報價之前，對商家進行評價和分析，合格者才能進入合格
4、縮減采購時間，力爭項目所需特別及時到位
綜合辦公室采購在總經理室的大力支持下，縮減采購時間，及時無誤的將天鵝湖畔小區所需物品采購到位;完成政務綜合樓、體育中心外墻清洗工作、綠怡、匯林小高層電梯維保工作以及各部門、項目部所需物品的的采購工作。
四、成績的取得離不開總公司領導的正確領導，也離不開各部門的大力協助配合和支持，我們在充分肯定成績的同時，也看到了本部門存在的問題：
1、由于綜合辦公室工作較瑣碎，工作上常常事無巨細，每項工作主觀上都希望能完成得最好，但由于能力有限，不能把每件事情都做到盡善盡美
2、對公司各部門有些工作了解得不夠深入，對存在的問題掌握真實情況不夠全面，從而對領導決策應起到的參謀助手作用發揮不夠。
3、抓制度落實不夠，由于公司事物繁雜，因而存在一定的重制度建設現象。
4、公司宣傳力度有待加強。
5、對公司其他專業業務學習抓得不夠。
這些都需要我們在今后的工作中切實加以解決。即將過去，新的一年將要到來。在新的一年里，我們將繼續圍繞公司中心工作，克服缺點，改進方法;深入調研，掌握實情;加強管理，改進服務;大膽探索綜合辦公室工作新思路、新方法，促使工作再上一個新臺階，為公司的健康快速發展作出更大的貢獻。現將工作計劃匯報如下：
一、加強溝通，抓好宣傳工作
綜合辦公室將根據公司工作實際需要，制定相應制度執行情況反饋表，并時時跟蹤，對相關制度進行修改、完善，使其更加符合公司工作實際的需要。
三、完善績效考核制度，使之更有序進行
公司試行績效考核以來，截止目前，取得一定成效，也從中得到一定的經驗積累。但在具體操作中，還有許多地方急需完善。，綜合辦公室將此目標列為本年度的重要工作任務之一，其目的就是通過完善績效評價體系，達到績效考核應有效果，實現績效考核的根本目的。績效考核工作的根本目的不是為了處罰未完成工作指標和不盡職盡責的員工，而是有效激勵員工不斷改善工作方法和工作品質，建立公平的競爭機制，持續不斷地提高組織工作效率，培養員工工作的計劃性和責任心，及時查找工作中的不足并加以調整改善，從而推進企業的發展。，綜合辦公室在績效考核工作的基礎上，著手進行公司績效評價體系的完善，并持之以恒地貫徹和運行。
四、完善培訓、福利機制。
企業的競爭，最終歸于人才的競爭。目前公司各部門、項目部的綜合素質普遍有待提高，綜合辦公室將根據實際情況制定培訓計劃，從真正意義上為員工帶來幫助。
同時，7月份開始的全體員工大體檢活動，在廣大員工中得到了認可，增加了員工對企業的信任及肯定。綜合辦公室將希望繼續為員工能爭取到此類的福利活動。
五、完善各類物品的采購招標工作
走向市場，了解市場行情做好采價準備，對所有采購物品要嚴把質量關，設備、工具類一定要做好售后維修保養，積極聽取相關專業人士對所購物品及采購工作所提出的良好建議意見。
綜合辦公室年終工作總結及明年工作計劃二 辦公室是事務性部門，是公司承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系八方的樞紐。辦公司的日常工作主要包括文書處理、檔案管理、文件批轉、會議安排、車輛管理、物品采購、網站維護、內刊編排、部門考核、企業文化建設等工作。
辦公室面對大量的事務性工作，力求強化工作意識，加快工作節奏，提高工作效率，冷靜辦理各項事務，盡量周全、準確、及時、適度，避免疏漏和差錯，現將工作做如下總結：
1、協調處理與各主管單位及相關單位的關系。內外協調是辦公司日常工作中的主要部分，與各單位的協調聯系日益密集。
2、認真做好公司的文字工作。草擬綜合性文件和報告等文字工作，負責辦公會議的記錄、整理和會議紀要的提煉，并負責對會議有關決議的實施。認真做好公司有關文件的收發、登記、分遞、文印、和督辦工作;公司所有的文件、審批表、協議書整理歸檔入冊，做好資料歸檔工作。配合領導在制定的各項規章制度基礎上進一步補充、完善各項規章制度。及時傳達貫徹公司有關會議、文件、批示精神。
3、落實公司人事管理工作。組織落實公司的勞動、人事、工資管理和員工的考勤控制監督工作。
4、切實抓好公司的福利、公司管理的日常工作。按照預算審批制度，組織落實公司設施設備、辦公用品、項目施工、食堂原料、員工福利等物品的采購、調配工作。
5、做好公司各種會議的后勤服務工作，包括車輛調度安排、人員食宿安排、紀念物品領取、前期籌備、清理收尾等。
6、積極協調、全力協助各分公司做好各類重大接待及重大活動等。
7、辦理集團公司董事長交辦的臨時性工作。
總起來看，辦公室的工作中還是存在著很多問題。比如，效率仍然不夠高;計劃方案仍然不夠縝密;大局觀仍然有所欠缺;操作流程仍然有失規范等。針對這些問題，我認為20xx年辦公室的工作要努力做到以下幾方面：
1、牢固樹立服務意識、補位意識，為領導服好務，為同志們服好務。辦公室上傳下達的本質是服務，要確保建立暢通無阻的信息渠道，要確保營造團結向上的工作氛圍。
2、繼續完善各種規章制度，落實崗位責任制，努力實踐制度管人，不斷提高整體管理水平，使公司步入管理制度化、規范化的現代管理模式。
3、加強市場調研為領導決策提供依據。辦公室要積極了解并獲取領導決策所需的各種數據資料，為領導決策提供論證依據。
4、規范采購程序，加強物品領用管理，嚴格控制本部門的費用成本。
5、不斷提高檔案管理水平，繼續健全檔案管理制度，使公司各類檔案、文件資料不遺失，查閱方便、迅速明了。
供應商檔案管理制度范文6
[關鍵詞]汽車 維修 質量管理
中圖分類號：T65 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）13-0078-01
汽車的新工藝、新技術以及新結構，體現的是汽車技術的成熟化和發展狀態，而帶來的卻是更加復雜的維修技術和難度，對于維修人員的要求也是越來越高，因此汽車維修行業具有比較大的壓力和挑戰，汽車維修業目前正需要進行系統化的管理，通過對質量管理和服務質量提升來建立品牌形象，提升競爭實力。汽車維修質量是，它的重要性不言而喻。為了加強維修質量管理，我認為，需要從員工的維修技能、維修設備、配件質量、維修質量檢驗等方面采取管理措施。主要從以下幾方面來抓：
一、要提高員工的維修技能
目前，維修人員很難掌握維修新技術和新工藝，憑經驗修車依然存在，使得高技術含量的汽車維修難的問題不同程度地存在；其次，維修人員不同程度地養成了不適當換件的習慣，加大了經濟負擔。
二、要保證維修設備的正確使用與規范管理
首先，要認真考核每個修理工對已有設備能否正確使用。諸如四輪定位儀、診斷儀、掃描儀、汽車專用示波器、汽車專用電表、發動機分析儀、尾氣測試儀、電腦動平衡機……這些檢測設備本身就是高科技產品，是電子檢測技術和電腦技術的高級集成物，因此要能熟練操作使用。
其次，要定期對維修設備進行維護維修，并對測量工具校準，有些設備還要按制造商的規定做到適時升級，不要等到用時才發現工具設備不能用，然后再組織人員進行校準或檢修，這樣既耽誤時間，又影響工期以及在車主心中的威信。
三、要加強配件質量管理
首先按照ISO9000標準對配件商進行評價。評價時不要加入個人的感情因素，實事求是地將合格的供應商分為A、B、C三級。評價后，將合格供應商的名錄列于“材料供應商合格名錄”當中，以便于物資部門采購和訂貨。名錄當中不僅要有合格供應商的詳細資料，還應該包括評價分數、采購范圍等內容。這樣做可以及時使用到價格合理、質量有保證的配件。
配件采購員持“配件采購申請表”向合格供應商采購，首選A級，其次B級，當A、B兩級均無貨時才選擇C級；采購貴重或大宗配件時應在合格供應商范圍內經3家報價后擇優采購。由于時間緊以及A、B、C級供應商均沒有所需配件時，可向其他供應商采購，在采購過程中應填寫“配件采購申請表”，以便于日后核查及添加新的合格供應商。
已完成采購的配件，應進行入庫檢驗、出庫檢驗、使用過程檢驗。當配件出現問題時，檢驗部門、技術部門、供應部門人員應注意分析問題，如果屬于配件本身的問題，應在“不合格配件記錄表”上登記，與供應商退（換）貨，并將退（換）貨填入“配件退（換）記錄表”，作為日后對供應商定期評審的依據。倉管員也要對入庫配件的價格、時間及時跟蹤和檢查，必要時上報有關領導，領導可以采取隨機抽樣、電話暗訪等形式，通過對比、再報價等方式，檢查配件進價是否合理，這樣有利于對采購配件進行有效的控制，同時也有助于避免采購過程中的舞弊行為。另外，配件庫應保持通風、干燥，溫度和濕度調節適當，防止配件積壓變形和停放期過長而老化。例如應該是140的同步器，23檔同步器和34檔同步器外表都一樣，只是多了一個標記，如果不懂很容易拿錯，有一次修理工就是因為同步器拿錯，搞得裝好的變速箱以后掛不進檔，我過去一看就知道拿錯了同步器，拆下來換個同步器就解決問題了。經過這件事情以后，我要求倉管將23檔的同步器一定要打好標記，避免修理工拿錯，影響修理工作，耽誤時間。
四、要進行維修質量檢驗
汽車維修質量檢驗是汽修控制維修質量最有效的手段。在這方面，我們采取的有效措施就是“試車”。我做質量管理人員，要求每修好一部車都要試車，看看車是否還存在問題。例如有一次修好車了，我還發現一顆10號大的螺絲還沒安裝上去，我馬上叫車主停下車，叫修理組長過來問問這個螺絲為什么沒有裝還是忘記裝了，修理組長認真看了一下果然發現有一個地方沒有安裝螺絲，組長馬上叫修理工再認真檢查其他部分還有沒有沒有安裝的，或者忘記安裝的，把修理工作做得更細致，保證質量。還有一次車主說剎車有響聲，經過我們師傅檢查發現了問題并進行了解決。但是在我試車過程中還發現離合很難踩下去，試完車了，所以說試車是保證質量的重要途徑，是對我的修理技術的認可過程，所以我堅持每次修完車都要試車，我沒空的情況下也要求試試車，看車是否修好了，保證維修質量，放心。
五、收集維修資料和進行檔案管理
現代的汽車有千種車型，同時新的技術不斷應用到汽車上，不可能有人將新的車型全部修理過，同時需要掌握較多數據。要想控制好維修質量和修好車，沒有維修資料是不行的。汽車作為一種運輸工具，使用中會出現各種各樣的情況，而且每個系統的技術狀況都在發生變化。這些變化如果不被維修人員所知，在進行汽車故障診斷和維修時，常常會導致維修人員的判斷失誤和操作失誤，造成不必要的人力、物力損失，降低工作效率，維修質量也沒有辦法得到保障。因此，必須掌握車輛維修資料和維修檔案。
對于車輛維修資料，首先掌握維修資料的及時性、準確性、實用性和方便性。
對于汽車維修檔案，應該具有以下功能：
①車輛技術檔案，包括：車輛的基本特征資料、車輛維修（含故障診斷排除）記錄和維修過程理論分析。
②檢驗技術檔案，包括：總成大修鑒定、事故鑒定、故障實例集等。
六、建立質量管理制度
做好質量管理就要有好的質量管理制度。不但要管好員工維修工作還要管好生活日常常識。在生活上我要求修理工在日常生活中要按時起床，早上要求員工吃早餐，早餐對身體很重要，吃好的早餐做為修理工就有精神就有體力工作，做好一天的維修工作。
總之，汽車維修質量不僅是保障人民群眾生命財產安全的基礎 ，也是促進汽車維修管理現代化和技術創新的根本。面對競爭日趨激烈的汽車維修 ，我們必須牢固樹立“服務至上 ，質量第一”的思想 ，把提高汽車維修質量納入經營管理的重要環節 ，從而確保社會效益和經濟效益的“雙豐收”。
參考文獻
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