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工程檔案管理方法范文1
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
前言：
市政工程即城市基礎設施服務的工程，是城市的神經和脈絡，也是城市賴以生存和發展的基礎。所以市政工程檔案不僅僅是工程建設的實際記錄，還是城市發展的縮影。近年來，我國各地區市政建設投資規模不斷增大，工程量不斷增多，給市政工程檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了許多挑戰，如何做好市政工程檔案的管理工作，保證檔案的完整性和準確性，使檔案得到妥善的保管和有效利用，是市政工程建設和管理單位日益關注的問題。
1.市政工程檔案管理的作用
1.1是城市規劃、建設和市政設施管理的依據
如果沒有市政檔案，市政規劃編制、調整、完善就只能是紙上談兵。隨著現代化城市化進程的加快，城市的基礎設施建設得到了不斷的更新和發展，無論是建設新設施，還是改造舊設施，所有的規劃都必須建立在現有市政設施基礎之上，而這一切的來源就是市政工程檔案。因此，市政工程是市政規劃編制和調整的基礎和前提。現代城市立體化的發展使城市不斷向地下和空中延伸，市政工程檔案逐漸成為這些新增加的市政設施科學管理和維護的重要依據，只有真實、完整、可靠的市政工程檔案才能保證市政工程的施工和維護。
1.2是市政工程質量保證體系的重要部分
市政工程檔案真實直觀地反映了工程建設的全過程，為工程質量控制、工程后期的改、擴建提供有力的依據，同時，國家也逐步出臺了相關法規和政策，明確規定了工程檔案在工程建設中的重要地位，并通過加強工程檔案的管理以促進工程質量的提高。
1.3是市政工程管理、養護和維修工作的依據
市政檔案既是市政工程的“履歷表”，又是市政工程的“健康檔案”。科學分析市政設施現狀后，才能制定出科學合理的經濟責任制。例如道路路況檔案為道路大中修或改建提供決策資料，以檔案為依據確定工程的投資規模及見效程度，特別是對于地下管線及構筑物，哪里發生故障，采取怎樣的維修方案，必須查找準確的檔案。同時維修改造后的成果，又組成了新的市政檔案，為下一步的管養提供最新的依據。準確的市政檔案為城市可持續發展的實現做出保證。
2.市政工程檔案管理普遍面臨的問題
2.1市政工程檔案質量問題
目前市政工程建設存在著重建設，輕檔案的問題，對工程檔案缺乏足夠的重視，使得工程檔案管理工程缺乏規范性，甚至出現檔案造假現象，同時大部分檔案管理從業人員并沒有參加過專業知識訓練，因此普遍管理水平低，服務意識差，工作往往處于被動應付狀態，從而嚴重影響了工程檔案的質量。
2.2市政工程檔案管理問題
由于建設單位對市政檔案工作的不重視，造成檔案管理機制不健全，同時由于缺乏一套完整的管理體系和現代化信息管理機制，使得工程檔案管理落后，缺乏對工程建設的約束性。因此，如何加強工程檔案的科學管理，建立完善的科學管理體制，使之為城市建設發展提供完備、詳實的軟件資料，是當前市政工程檔案管理的重要課題。
3.水利工程科技檔案的管理
水利工程在建設過程中，會形成各種各樣的文檔材料全面反映了水利工程建設各個階段的詳細情況，不僅對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，具有重要的利用價值，其對新建工程的借鑒價值和指導意義，更加不容忽視。做好水利工程檔案管理工作，以科學、規范的文字、圖表、聲像等形式準確記錄施工過程中具有保存價值的資料，逐步實現網絡化的檔案管理，為水利工程提供真實豐富的信息資源，成為水利工程建設及管理中一個不可或缺的重要環節。
3.1轉變觀念，變被動為主動
傳統意義上的檔案管理，具有臨時性和相對滯后的特點，業務部門和檔案管理部門各自為政，檔案部門被動等待，業務部門敷衍交差，容易形成資料積累殘缺不全，這樣既給整理歸檔工作帶來了困難，又使得形成的檔案材料保存和利用價值不高。單就水利工程而言，一項大的水利工程，從項目申報到工程竣工，分階段多，復雜性強。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，涉及部門和人員多，經歷時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數量不多，又不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務一完成，臨時機構解散，檔案材料也隨之消失。而不齊全不完整的檔案，失去了檔案保存的本來意義。
3.2統一管理，強化培訓
加強對檔案工作的集中統一管理，是水利工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。水利工程建設單位應當遵照統—領導、統一制度，分級管理的原則，成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作。由分管領導統一管理，成立檔案情報室，設立專職檔案員，在各業務部門指定專業技術人員擔任專職或兼職檔案員，形成系統的檔案管理體系。同時，完善制度建設，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在工程建設各階段還是單位內的各個部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。
3.3采取恰當的檔案資料收集方法
水利工程因其自身規模，建設時間跨度及涉及地域不同，對檔案資料的收集的內容、數量要求不同，收集的方法也因具體工程而異?？少Y借鑒的收集方法主要有：
（1）追蹤收集。對于施工周期短，形成檔案材料快的工程，專職或兼職檔案人員可主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。
（2）分階段收集。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，檔案管理部門應當始終保持與兼職檔案員及監理、施工單位的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，以確保工程檔案的連續性、完整性。
（3）強制性收集。對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位，可以采用一些強制性的措施，以減少檔案資料因人為因素造成不必要的流失。收取檔案資料押金是較為行之有效的一種強制性做法。
（4）綜合性收集。一項大的水利工程，因其自身的復雜性，決定了檔案收集和管理工作的多樣性特點。如果是龐大復雜的工程，會對工程檔案的采集和整理工作提出更高的要求。因此要制定“因時因地因具體工程區別對待，實地追蹤收集、分階段收集和強制性收集相結合”的總體思路，要求檔案工作人員以高度的責任心對待資料采集的每一細節，使歸檔的資料真正具備原始性的特點。
3.4開發利用檔案信息
做好檔案資料的收集、歸檔工作，積累貯存檔案，最終目的是為了在以后的工程建設和研究中利用檔案；而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業務部門和水利工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。隨著計算機的廣泛應用，檔案管理工作基本實現了計算機管理模式，檔案管理人員應及時將檔案資料輸入電腦，隨時為業務部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息無疑為我們水利事業提供了很大的幫助。每當業務部門專業技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。
4.結語
隨著信息化速度的加快，順應時展建立市政工程檔案，使之更快捷、更方便的為城市建設提供新的操縱平臺。理順機制，明確職責，保持各環節的有效銜接，是做好市政工程檔案工作的基本保障?？傊?，只有提高思想認識，加強責任意識，建立一套完善的、科學的市政工程檔案管理模式與機制，才能更好地為城市的和諧發展做出最大貢獻。
參考文獻：
工程檔案管理方法范文2
檔案管理制度不健全隨著我國市場經濟體制的逐步發展，與工程建設有關的各個領域的制度也在逐步完善。為適應政府管理職能轉變和行政審批制度改革的要求，工程建設項目檔案的內容、形式，以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地調整和修改。有些單位雖然建立了相關的制度，但大數是流行于形式。還有許多施工企業檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。在工作中出現隨意查閱、把資料借出檔案室等現象，造成部分檔案不能及時歸檔，有的甚至出現丟失，致使水利工程檔案達不到標準化、制度化、規范化管理的要求。
加強水利工程檔案管理的對策
國家水利部2006年曾出臺了水利工程建設項目檔案管理的有關規定，明確要求要加強對工程檔案管理工作的組織領導，落實好崗位責任制，加強檢查指導與監督，提高工程檔案現代化管理水平。根據這些要求，針對存在的問題，筆者認為應采取以下幾點對策。
健全制度，進一步強化對水利工程檔案的管理要保證水利工程檔案的齊全、完整和規范管理，一是要高度重視水利工程檔案管理工作，從項目立項開始，就配備專職的檔案管理人員，把水利工程的檔案管理工作與抓工程進度、質量與成本控制一樣抓緊、抓好。二是要建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制，并制訂相應的措施，把檔案管理工作目標分解、細化，層層加以落實，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收的全過程，做到職責分明，使檔案管理人員明確自己的管理職責。三是要對項目檔案的驗收要嚴格把關，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。四是要充化利用計算機和網絡信息、技術，增加信息資源的存儲，提高信息的廣泛利用，充分做到資源共享，不斷提高水利工程檔案管理和利用的水平。
通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作上臺階檔案的生命在于利用，只有對檔案開發利用，才能正真體現它的價值。做好檔案資料的收集、整理、積累存貯是為了更好開發檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結晶，通過材料收集、整理、歸檔將它轉化為信息資源。對于檔案管理人員來說，假如某項新上的工程需要查閱相關資料時，能將檔案信息及時提供給業務部門和水利工作者利用，為水利工作者提供很大幫助的同時，使他們親身體驗到檔案信息的價值，從而激發檔案管理人員對工作的熱情，促使檔案管理工作更上一個新的臺階。
工程檔案管理方法范文3
【關鍵詞】工程項目 檔案管理 問題 方法
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
工程項目檔案管理中存在的主要問題
檔案管理制度不健全，檔案管理意識不強
隨著國家相關建設工程法規和檔案規范的出臺，部分建設單位和施工單位對工程檔案的認識有所提高，但仍有相當一部分單位由于過于追求經濟效益，將工作重點放在質量、進度上，檔案管理意識淡薄，對檔案管理工作重視不足，沒有形成健全的檔案管理制度體系，沒有將項目文件的形成、收集和管理列入建設項目計劃，工程項目檔案從形成到竣工驗收的整個過程沒有完善的標準制度加以保障；或者是有制度，卻執行不力，缺乏監管。因此，常常出現在工程竣工時，才抽調人力、物力，突擊編制和補充項目文件，以應付驗收的情況，導致歸檔的工程項目檔案真實性、準確性、系統性不足，甚至是一些重要文件丟失，影響檔案的整體利用價值的發揮。
2．檔案管理職責不清，檔案管理人員業務水平低
目前，相當一部分施工單位或項目部壓縮編制，沒有建立專職的檔案管理人員隊伍，檔案管理崗位多以兼職的為主，甚至臨時抽調，因此檔案人員業務素質偏低，檔案工作職責不清，檔案管理不到位。主要表現在，一是兼職檔案人員崗位職責描述中沒有檔案管理工作，因此不能專心于工程項目文件管理，對檔案工作往往兼而不顧，工作不到位。二是檔案人員往往由新入職的年輕技術人員兼任，流動性較大，造成工程項目檔案工作連續性不強，甚至存在檔案無人管理的現象。三是兼職檔案人員一般身兼數職，或是臨時抽調，檔案業務知識積累不足，難以適應項目檔案管理的需要。
3．項目文件質量不高，影響檔案作用的充分發揮
工程檔案來源于項目文件，項目文件的質量決定了項目檔案的質量，由于對工程項目檔案缺乏應有的重視，對項目檔案在工程建設管理和今后改擴建，以及維護合法權益中所起的重要作用認識不足，工程項目檔案普遍存在質量問題。一是項目文件形成質量不高，內容填寫不真實，漏項較多；簽章手續不全；竣工圖變更不到位等。二是文件多是復制件，清晰度差。三是移交的項目文件不夠齊全、完整。四是目錄編制不夠規范，案卷質量不高。這些現象導致工程檔案不能真實反映工程建設實際情況，不能有效發揮其依據和憑證作用，為今后的管理和利用帶來困難。
二、存在問題的解決辦法
1．加強宣傳，提高檔案意識
工程建設項目檔案是工程建設人員花費大量心血形成的，工程建設項目檔案不僅是工程項目建設的歷史記錄，更是工程項目建設經驗和技術的結晶，直接反映工程項目建設的成果。從這個意義上來說，工程管理、施工、監理等相關單位應把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎工作來抓，加強檔案宣傳，提高領導、技術管理人員的檔案意識及檔案工作自覺性。
在項目開工前，組織參建各方技術管理人員進行檔案法規和檔案基本知識的學習，了解檔案的價值和檔案工作的意義，增強技術管理人員對項目檔案重要性的認識，為提高竣工檔案質量打下思想基礎。
工程檔案管理方法范文4
[關鍵詞]建設單位；工程檔案管理；相關分析
中圖分類號：TV743 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0208-02
檔案管理指的是收集與統計原始檔案中的實體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項服務的總稱，而隨著社會經濟體制以及政治體質的不斷改革，我國的高新科技建設發展也越來越快，建設單位當中的傳統檔案管理也就由此出現了重大的挑戰。本文將對建設單位工程檔案管理進行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設單位工程檔案管理現狀分析、促進建設單位工程檔案管理的有效措施，三個部分進行闡述。
一. 檔案管理必要性研究
檔案管理工作對建設單位發展具有重要意義，檔案記載著建設單位各類信息，這些信息有的相當重要，關系著公司機密。一般工資做重大決策之時都會參考相關檔案，檔案能夠為建設單位發展提供關鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負上法律責任。因此，做好檔案管理工作對建設單位本身的發展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個相對穩定的工作環境，還可以鍛煉管理團隊的能力，激發員工的工作熱情，對公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進行檔案管理創新對公司發展具有重要意義。時代在不斷發展，這也對檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對檔案管理工作進行創新可以促進建設單位整體競爭力的上升，把企業的發展推向一個更高的平臺。另外，檔案管理的創新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進建設單位的有效發展。
二. 建設單位工程檔案管理現狀分析
（一） 檔案管理體制缺乏完善
建設單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個復雜的過程，包括很多環節，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關系到檔案使用時的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時代已經到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失?，F有檔案管理出現了一個非常奇怪的問題，很多企業非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個問題。
（二） 檔案管理方法明顯落后
部分建設單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時代的發展。部分企業檔案管理還采用以前傳統的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時代的到來決定了檔案管理向信息化發展的必然性，一些企業不順應時代的發展趨勢，一定會逐漸失去市場競爭力，被時代淘汰。
（三） 檔案管理缺乏重視
企業不重視檔案管理，沒有針對檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業沒有把檔案的管理擺在一個重要的位置，人為檔案的管理只是一項微不足道的工作，這種思維是非常不科學的[3]。還有的企業安排了工作人員進行檔案管理，但并沒有制定科學合理的工作獎懲制度，一旦檔案工作出現了漏洞，公司不知道應該向誰追究責任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應的獎勵制度，嚴重打擊了管理人員工作積極性。
（四） 檔案管理人員素質水平低下
檔案管理人員素質低下。很多企業管理人員的素質沒有達到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進行管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將公司的網站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關鍵部分，如果管理人員的素質遲遲得不到提升，對整個公司的發展都會造成不良影響。
三. 促進建設單位工程檔案管理的有效措施
（一） 充分應用激勵機制
公司應該對檔案管理工作引起重視，意識到檔案對公司發展的重要作用。另外，針對檔案的管理工作，公司應該建立科學責任制，這一點非常重要?？茖W合理的獎懲制度可以帶動員工的工作積極性，而不科學的獎懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個公司如果沒有科學合理的獎懲制度，那么整個公司的管理工作都會亂套。另外，科學合理的獎懲制度可一維護公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現問題，公司可以依據制度將責任追究到部門或者個人，不會出現不知道找誰追究責任的現象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進公司更快更好地發展。此外，企業在選擇檔案的管理人員之時一定要嚴格要求，提高管理人員的整體素質。公司在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業化的培訓。培訓的內容主要包括管理工作的內容、管理工作的方法、管理工作出現漏洞應該才去的應急措施，只有提高管理人員的專業素質，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責任感很好的加強，就需要對本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴謹度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個有效的培訓體系，依照崗位的不同采用不同的方式進行培訓，培訓內容中包括關于檔案管理工作中所特有的專業知識。還有包括一些其它學科種類，比如像管理學以及信息技術等學科專業的知識培訓。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質[8]。
（二） 擺脫檔案人員的不穩定性、流動性
為確保檔案人員穩定性，企業應對現有檔案管理體制進行完善，促進檔案管理的優化升級。首先在檔案管理的分類方面，相關工作人員一定要對檔案進行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關工作人員在分類時應該在對檔案進行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業專用的檔案室，這個問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業一定要注意檔案室的環境，謹防潮濕，并且，企業一定要將檔案輸入電腦進行加密存檔，一旦發生意外，檔案還有備份的可以調出來。最后，企業一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對公司來說就是一堆廢紙。實際上，檔案的使用價值是非常大的，當公司遇到難以解決的問題時，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進公司的順利發展。
（三） 以績效管理促檔案管理
績效考核是現代企業管理模式的主要方式，我司采用限期定指標考核。沒有規矩，不成方圓，公司領導要制定出科學合理的績效管理制度，對員工工作績效評價系統進行完善，將定量考核與員工工作能力及表現充分結合起來，用數據說話，使績效評估工作更具透明化、公正化，績效管理者應對績效考核體系進行審視，加強與員工的深入溝通交流，保證反饋時效性，管理者還應該廣泛聽取員工意見，并及時做出調整，同時針對不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學的考核方案，對員工工作進行有效反饋?？冃Ч芾淼囊豁椫匾瓌t是量化，檔案記錄了人員狀況、設備儀器、監測數據、原始記錄等各種數據資料，比如各種文件、報表、設備儀器的說明書、監測數據等，做了真實有序的保存，是績效管理過程中需要的重要依據，是績效管理有效運行的證據，為績效管理提供了重要的資料信息和有關文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎，對績效管理體系運行產生重要影響。
檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構建安全的計算機網絡外在系統。檔案的計算機網絡設備一定要保證安全性。另外，網絡信息系統的中心機房選址非常重要，要對多方面的環境進行仔細的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方[6]。第二，防范網絡病毒。網絡病毒給檔案管理帶來了嚴重地威脅，因此，企業的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術。防火墻可以檢查網絡傳輸的數據的安全性，監控計算機網絡系統的運行狀態。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，從而確保整個網絡系統的安全穩定運行。第三，對計算機網絡系統及時進行維護，以防出現安全隱患。對計算機網絡進行定期維護可以及時地發現計算機網絡中存在的一些不易發現的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。
四. 結束語
檔案管理對于我國建設單位的發展至關重要，隨著時代的發展，傳統的檔案管理方法已經無法跟上時代的發展，檔案管理人員必須及時轉變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進我國建設單位檔案管理工作效率的不斷提高。
參考文獻
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[6] 李妹琴.建設工程檔案管理[J].上海建設科技，2013，02（28）：72-74.
工程檔案管理方法范文5
為解決傳統檔案管理低層次徘徊問題，本文引入工程化管理思想尋求解決問題的最佳途徑，并通過具體實踐探索提高檔案管理水平的方法。
關鍵詞：
檔案工作；管理工程
隨著我國現代企業制度的建立及逐步推進成熟，企業內部的各項管理工作也呈現多樣化、復雜化的發展趨勢，傳統的管理方法已經越來越無法適應，需要運用管理工程的思想和方法進行規范和控制，才能建立良好秩序，使管理工作更加高效有序。無論是檔案管理理論研究自身，還是其向實踐的轉化，本質上也是一項工程，工程化思維和工程化方法能成為拓寬這種瓶頸的有力工具。
一、檔案管理工程化的框架設計
（一）設計三個層級的業務目標
在檔案管理模式轉型期，運用工程化方法，可以直接從構想出發，首先確定三個層級的業務目標，在實踐中細化完善每個目標的實施細節，從而逐步達成檔案管理工程化的最終目標。第一，將企業各項工作中形成的大量文件、數據，通過歸檔的過程控制，按照一定的規范，組合成模塊鮮明、系統性強的知識體系。這一目標的實現，需要建立企業各項活動與檔案管理的信息鏈，在信息共享的基礎上，完成企業知識體系集中統一管理。第二，進一步建立并規范檔案需求分析方法，采用信息管理技術及檔案編研方法，按照一定的規范，開展多層次多渠道的檔案信息開發利用工作，滿足各項工作對檔案的利用需求。第三，運用知識管理的技術和方法，建立專業技能發現工具，用計算機系統做支持，通過對檔案文件的分析，建立基于檔案的專業知識庫，通過利用環節進行知識推送，使檔案管理成為企業知識管理不可缺少的一部分。
（二）設定實現目標的運行機制
檔案管理者需要從檔案管理內部體制環境和檔案管理外部環境兩個方面考慮，確定影響達成終極目標的各個正面及負面因素，分析這些因素的形成原因和相互關系以及這些因素產生影響、發揮功能的作用過程和作用原理及其運行方式。在檔案管理內部體制環境中，建立能夠發揮集群智慧的知識場。知識體系不僅涉及企業檔案管理規章制度和標準規范及操作流程，還應該包含企業活動涉及的相關專業的初級知識。同時，培養具有一定專長的企業檔案管理專家隊伍，提高企業檔案管理者的綜合業務素質，不斷完善檔案管理知識體系，形成循環滾動向上的機制。通過優化內部環境，為檔案管理外部環境的改善創造良好機會。影響實現檔案管理工程化終極目標的外部環境，通常是由于企業檔案管理工作弱化，服務陳舊，無法為企業中心工作提供最優服務造成的。因此，檔案工作需要建立與外部環境，特別是企業中心工作的信息交流平臺。通過平臺明確企業各項工作對檔案信息服務的需求，有針對性地確定自己的工作內容和工作目標，必要時還可以得到外部有力的支持和幫助，這是改善檔案工作外部環境的關鍵所在。
（三）實現目標的過程控制手段
檔案管理的每一項工作都是一個過程，運用管理工程的過程控制手段，包括指標控制、自動化控制、程序控制等，可以確保各項工作持續地、可預見地和穩定地運行在目標性能水平上。檔案管理的指標控制，就是在每一個工作項目中，確定哪些是工作過程中的關鍵指標要求，在過程中隨時檢查這些指標要求，確保最終的檔案服務的理想水平。例如：產品數據的完整性是產品檔案管理需要關注的工作項目之一。將產品數據完整的保存下來并科學地組織成一個邏輯清晰體系完備的集合，同時去除大量無效的冗余數據，需要經過產品狀態確定、產品數據分類、產品數據鑒定、產品數據整理等多個環節，而每一個環節都有自己的關鍵輸入要求和輸出要求。指標控制要做的，就是確定控制輸入要求，預防工作缺陷的發生，同時監控輸出結果，盡早發現問題并糾正。檔案管理的自動化控制，就是通過一定的設計，使檔案工作具有防差錯技術或“防呆”能力。在企業的數字檔案管理系統中，數字檔案的采集、管理、利用等環節，需要根據各個環節及環節內各項工作的具體要求，借助計算機技術，通過詳細的系統設計，實現檔案工作過程的自動化糾錯。檔案管理的程序控制，就是將檔案管理各項工作的具體操作方法，以技術規范的形式固定下來。這樣做的好處是：可以防止管理經驗和知識遺失、有助于檔案管理標準化、便于檔案工作規范和技能的傳播、便于檔案工作質量的審查等。
二、檔案管理工程化的初步實踐
（一）以實踐為基礎，細化初期業務目標
首先細化了檔案業務目標，將目標設計為若干具體的工作項目。其次必須摸清家底，確定檔案全宗范圍。從檔案管理的角度分析各項工作產生哪些文件、信息、數據和知識及其存在形式；區分傳統檔案管理范疇與尚未涉足的檔案管理領域，確定并細化新領域的工作內容；根據檔案文件重要程度（現實的和歷史的價值）及利用情況決定取舍及管理方法。在此基礎上，采取措施形成企業各項管理活動與檔案工作的信息聯動，將企業各類信息平臺中的信息進行分類整理，隨時跟蹤企業各管理部門工作動向。同時，主動收集有歸檔價值的信息，形成檔案全宗管理機制并根據各項管理工作的變化實行動態管理。
（二）優化檔案工作運行機制
開展了規章制度體系和管理標準體系建設。首先建立了一套適合檔案工作發展的規章制度體系，該體系包含三個部分：檔案工作法規性管理制度、檔案業務管理制度、與檔案業務接口關系的各項管理制度。通過制度建設，建立一套適合企業檔案工作的管理方法，包括如何計劃、如何協作、如何控制流程和工作進度、如何分解任務等等，使檔案管理成為流程化、可重復的技術基礎工作，在此基礎上加強檔案工作管理標準體系建設。將檔案工作標準規范分為現行文件管理標準、檔案管理標準、檔案技術標準等三個部分，在標準體系下可以設計業務操作手冊，作為各個管理標準的延伸。
（三）以提高工作質量為目的的過程管理
在檔案工程實施初期，嘗試性設計了產品技術文件歸檔質量指標要求及質量控制方法，收到較好的效果。后續將逐步根據檔案工作各項目，有計劃有針對性地開展工作質量指標的設計工作。針對檔案管理系統的應用，進行詳細的工作質量需求分析，并將分析結果以詳細設計要求的形式反映給系統開發人員，使計算機管理系統也能參與檔案工作的質量控制。檔案管理的程序控制只要依托檔案部門的質量工作組的活動實現。QC小組和六西格瑪小組分別以各自的質量控制方式，不斷優化檔案工作流程，使各項工作質量逐步以最優化的方式呈現。
三、建立檔案管理工程化發展評估體系
企業檔案管理者應當以積極科學的態度審視和跟蹤檔案工程化實施過程及其所帶來的一系列變化，建立包括評價主體、評價對象和評價行為模式的檔案工程化評價體系，厘清影響評價的相關因素。借鑒其它管理工程評價的原則和標準，建立諸如檔案工作項目必要性和可行性評估方法、項目風險分析方法、檔案管理規章制度和標準體系的適用性評價方法、檔案管理團隊建設方案、檔案工作程序控制的適用性分析方法、檔案專業工具的先進性及應用的廣泛性等等一系列評價方法和指標。從發展的視角構建檔案工程成熟度發展模型，以評價標準和評價流程為依據進行科學分析，參考成熟度發展模型有針對性的做出改變，提出從結構、進程、質量三個方面適時調整檔案工程建設的策略。
參考文獻：
工程檔案管理方法范文6
關鍵詞：知識管理；工程建設單位；檔案信息化建設
一、知識管理的含義
知識管理是在當今知識經濟時代產生的一種新型的管理理念和方式，它將知識經濟、現代企業管理思想和理念與現代信息技術融為一體，通過打造一個技術與人文相結合的知識系統，是將企業的知識和信息進行全面的收集、整合、保存與，使知識信息不斷完善和更新的過程，從而為企業生產經營和管理提供強有力的決策依據，讓企業在激烈的市場競爭中掌握主動權，在應對各種紛繁復雜的外部環境中，不斷完善企業的產品和服務，以提高企業生產力和創造力，實現企業的可持續發展。因此，知識管理可以說是企業成長和發展的內在動力，對企業價值和市場核心競爭力的提高有著重要作用。
二、基于知識管理趨勢下的工程建設單位檔案信息化建設現狀及存在問題
從檔案管理發展的路徑來說，建設單位的工程檔案管理大多經歷了三個階段，第一階段是手工管理，第二階段是計算機輔助檔案管理，第三階段是當今的信息化檔案管理。目前，一部分企業已經開始積極探索和研究知識化的管理方式，但對現今工程建設單位檔案工作來說，在實現知識化管理的道路上仍面臨不少問題，存在許多挑戰。一是整個檔案工作任務重，壓力大。很多企業成立時間較早，積壓的工程項目資料較多，管理分散，缺乏完善科學的檔案管理體系。二是工程檔案資料歸檔不及時。許多項目建設周期長、涉及專業多、參與人員多、中間變更多，導致檔案資料難以得到及時地收集歸檔。而且由于設計人員和現場施工管理人員流動性大、變更頻繁，其自身擁有的知識經驗無法得到很好地積累和保存，也造成企業隱形知識流失較多[1]。三是檔案信息資源難于共享。由于建設項目的檔案及成果文件都分散在各個部門，收集不完整，歸檔不及時，加上分散管理，各部門之間出于知識保護、管理不善等原因無法進行知識信息的共享，導致各種數據和信息無法得到最大化的利用，從而造成資源浪費。
三、基于知識管理趨勢背景下工程建設單位加強檔案信息化建設的措施
（一）統一標準、制度和流程，是實現檔案管理電子化、知識化的基礎
在知識化管理理念中，加強工程檔案信息化建設首先必須做好基礎性工作。工程檔案信息量大、涉及專業和部門多，利用率高，只有經過系統的歸檔整理，單位檔案工作才能具備一定基礎，積累大量的信息資源才能系統化。因此，要實現檔案信息化管理，必須先加強檔案管理基礎工作。具體可從以下兩方面著手：1.制定統一的檔案管理標準、制度和流程是單位工程檔案信息化建設的基礎。由于建設工程規模大、周期長等特點，對工程文件的收集歸檔必須采取諸多舉措，從工程立項開始，對設計、施工、竣工驗收等不同階段形成的文件進行收集歸檔，以確保工程檔案的真實、完整、準確。要對所有工程檔案進行規范整理、著錄，完善檢索，并利用信息化管理系統，將各類管理性文件和圖紙掃描轉化為數字化副本，將數據整合保存在數據庫中，便于后期檢索、利用，提高檔案資料的利用效率[2]。2.建立檔案管理信息化系統是工程檔案信息化的前提，必須將檔案管理的標準和流程固化到檔案信息管理系統，對工程文件、檔案和各類知識進行集成管理。一是建立和完善電子檔案管理制度和流程，并將標準細分、流程固化，使細則和流程固化到檔案管理系統。只有將單位檔案管理制度標準及流程與信息化管理系統相結合，才能使工作人員在運用檔案管理系統對檔案信息進行管理時有章可依，有制度可循，從而使整個檔案信息化工作更規范、更專業。二是通過系統對工程文件的收集歸檔、整理、鑒定、檢索等實施全程管理，從方針政策、管理制度體系、項目保障措施等各個層面制定電子文件管理戰略及系統集成基本框架，從工程建設管理與文件形成歸檔同步集成，從而實現工程管理流程的優化，做檔案與知識管理信息化、網絡化的實踐者，最大限度地實現檔案信息資源共享，為工程建設、管理提供高效、快捷、安全、增值的數據和檔案服務。
（二）強化資源建設和管理是知識化前提下檔案信息化建設的核心
資源建設是實現檔案資源知識化管理的基礎與核心，也是提高資源利用效率和檔案管理工作質量的重要保障。因此，必須明確數據信息資源的來源、結構和重要價值，并針對知識資源的核心內容和應用需要進行深入分析，做好整體規劃，制定出切實可行、科學合理的管理目標和管理策略，有步驟地進行知識資源管理的建設工作。1.要在已建立的強大數據資源知識平臺的基礎上，優化數據管理方式，對數據資源的收集、儲存、管理、利用等各環節進行分析，找出并解決其中存在的問題，提高數據資源利用率。2.企業要根據自身實際情況，根據自身發展和生產經營的需要，建立專題性知識資源數據庫，比如標準更新庫、協同作業指導書、行業規范等基礎性數據庫，還有以圖片、視頻、設計方案、設計資料、竣工圖紙等為主的工程資料庫，以及科研成果、論文報告等知識成果數據庫。有效做好電子文件的形成、傳輸、流轉、存儲、利用，做好檔案大數據信息的挖掘和協同管理。
（三）專業培訓是提高知識化管理前提下信息化建設水平的有效途徑
對于工程建設單位來說，檔案信息和數據極其珍貴，如果管理不當，會給企業造成很大損失。因此，企業必須加強員工檔案專業知識和檔案管理信息化知識的培訓。1.企業可通過采取外部培訓、內部培訓、聘請專家指導等措施，用先進的管理理念和管理經驗指導員工，促使員工轉變觀念，提高和優化管理檔案方式，實現檔案管理專業化、科學化，提高信息化建設水平。2.企業還應積極吸納專業檔案管理人才，招收一些高學歷、高素質檔案管理專業人才，提高企業檔案人員的專業素質。
（四）優化檔案信息化管理方法是知識化管理前提下強化信息化建設的重要保障
科學的管理方法是提高檔案信息化管理工作質量和水平的重要保障。為此，檔案管理部門要注意做好以下兩方面工作：1.提高管理體制的流暢性，保證檔案管理機制順利有效地發揮作用。這樣才有利于檔案管理部門建立起完善的數據信息檔案管理制度，明確責任，保障每項工作落實，從而實現管理部門整體工作水平的提高[3]。2.現代化管理設備是提高檔案管理工作效率的基礎，也是實現檔案管理知識化建設的必要條件，企業應根據自身實際需要適當加大資金和技術投入，配備信息化專業設備，并對員工進行設備操作培訓，讓員工盡快熟練掌握先進的信息設備管理方法，不斷地對先進設備進行升級和優化，保障設備的有效運轉[4]。
四、工程建設檔案信息化建設案例
在此，本文以深圳某地鐵線的檔案管理信息化建設歷程為例，深入探討知識化管理在工程建設單位的應用發展情況。深圳某地鐵線是2011年底第26屆世界大學生運動會相配套的深圳城市軌道交通建設二期工程項目，起點站為前海灣，終點站是黃貝嶺，途經27個站點。從工程建設開始到建成通車，歷時三年半。涉及從建設項目(工程）的提出、調研、可行性研究、評估、立項、審批、勘察、設計、施工到竣工驗收投入運營的全過程中形成的應歸檔保存的全套文字材料、圖紙、聲像等載體形式的檔案。在項目建設過程初期，工程檔案管理曾出現以下問題：一是檔案管理沒有整體規劃，沒有明確的標準，無制度約束；二是建設項目各參建單位工程文件形成歸檔無專人負責。三是無相關檔案電子化設備和管理系統，檔案管理人員相關知識缺乏。為此，當時的建設單位即項目管理部門下大力氣加強檔案管理，取得了很好的效果。主要采取了如下措施：首先，針對當時參建單位檔案管理人員能力和素質參差不齊、對工程檔案管理重視程度不一的問題，一是在較短時間內建立健全了項目檔案管理責任制、檔案管理人員工作責任制和工程文件形成、歸檔、移交等檔案管理制度，將檔案管理職責分解落實到各個部門，健全了各個層級的人員管理網絡，制定了上崗要求和標準。二是通過各種方式加強人員培訓，提高檔案管理人員專業水平。其次，針對很多操作層面的東西，如施工用表填寫和簽名用章不規范、缺乏統一標準的問題。單位采取先統一標準，再對表格和簽章等問題采取對照標準，同時結合實際進行協調，不斷完善管理體系的做法，使施工用表填寫和簽名用章越來越到位，管理標準和制度越來越完善，管理更加規范。最后，針對工程文件不完整、歸檔不及時的問題，則通過利用檔案管理系統加強信息化管理，利用信息技術對工程文件形成歸檔進行全程控制，使工程建設與工程文件形成、歸檔同步進行，確保了及時歸檔和工程文件的準確、真實、完整。綜上，要想順應知識化管理的趨勢，對建設單位進行檔案信息化建設，必須先認識檔案管理的重要性和必要性，積極轉變檔案管理理念，根據自身發展需求和實際，利用科學管理制度和方法，借助先進管理技術和管理經驗將檔案管理的質量和水平提升到新的高度，才能保障檔案信息等知識資源的有效利用。
參考文獻：
[1]丁軍艷.工程勘察設計檔案知識化管理探索[J].機電兵船檔案,2018(6):44-45.
[2]葉琳芳.知識管理趨勢下勘察設計行業的檔案信息化建設[J].辦公室業務,2016(14):82.
