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檔案信息化建議范文1
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）02-0000-01
1.檔案信息化概述
檔案信息化概念是在檔案行政管理部門規劃和組織下，在檔案活動中全面應用現代技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用的活動和過程。隨著檔案信息化成為一種趨勢，中辦發[2004]34號文件《全國檔案信息化建設實施綱要》明確了檔案信息化的目標和任務，是要提高計算機管理檔案的普及率；建設和完善局域網，按要求做好政務網和互聯網的接入工作。檔案的信息資源建設是檔案信息化建設的核心任務、是信息化建設取得實效的關鍵；信息資源開發程度是衡量檔案信息化水平的重要標志。
對于從傳統檔案向檔案信息化管理，已經基本完成了紙質檔案數字化的工作，就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。紙質檔案數字化能讓檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，滿足人們的檔案利用需求，這也是檔案信息化的初級階段。
當前檔案信息化工作主要包括幾個重要部分，如檔案目錄的數據建設，這可以從根本上提高檔案利用效率、質量；檔案全文數據庫建設，可以保護檔案信息、提高利用效率、提高檔案質量，并且能夠實現全文檢索；加強檔案多媒體數據庫建設。在檔案信息化過程中，要努力使檔案信息化建設與本地區信息化建設同步發展，把信息化作為檔案基礎業務建設的重點內容，同時要堅持檔案信息化建設發展、服務、安全三項基本原則。
2. 提高檔案信息化管理的建議
2.1 提高對檔案信息化建設工作的重要性認識
檔案信息作為社會信息資源的重要組成部分，有著不可替代的原始性、真實性、可靠性以及廣泛的社會性等特點。檔案信息化建設要按照信息共享、網絡共建、遠程利用、服務為主的指導思想，要發揮檔案部門的優勢，大力開發檔案資源，充分利用現代化計算機網絡技術，面向社會、公眾以及市場，著力提高檔案信息服務水平。要加強檔案信息化建設工作的領導，把檔案信息化建設納入本單位的工作議事日程，有計劃、有步驟開展檔案信息化建設工作。增加投入，確保檔案信息化建設工作順利開展，提高檔案查閱利用效率，逐步實現全縣檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化，為我縣經濟社會發展提供優質、高效、快捷的檔案信息服務。
2.2 要加快信息化建設，進一步提高檔案工作的信息化水平
加強檔案信息化建設工作人才隊伍建設?？h檔案局（館）要積極創造條件，配齊配強檔案信息化建設技術人才。各單位要配備專兼職檔案工作者，且能熟練掌握和操作計算機?？h檔案局要加強對全縣檔案工作者的培訓和指導，提高全縣檔案工作者開展檔案信息化建設的能力和水平，為開展檔案信息化建設工作提供人才保障。
2.3 建立完善的檔案信息化保障體系
檔案信息化標準規范建設標準規范是進行檔案信息化建設的重要基礎之一，是不可或缺的必要條件，然而在前期數十年的建設中，由于經驗不足使得重復建設比較常見，而且各地建設都是按照自身需要發展，所以造成一種無標準可遵循的狀態，而沒有標準規范建設則會使得后期檔案信息化工作越加艱巨。另外，檔案信息化是一個長期任務，需要付出巨大的財力和物力，所以檔案信息化建設必須從制度上、財務體系上、人員安排上予以保障，只有這樣才能夠使得檔案信息化順利推進，不斷滿足新時代對檔案管理的需求。
2.4 數字檔案信息安全管理
隨著信息化建設的不斷推進和信息化設備的日益增多，為了確保檔案信息在網絡中的安全流轉，避免被黑客竊取和病毒破壞，檔案信息化網絡建設中信息安全技術應用不夠全面，使得檔案信息系統變得非常脆弱，易受來自各方面的攻擊。從事黑客的人或組織可能會不斷地尋找檔案網絡系統上的的漏洞，以潛入檔案信息系統。一旦網絡被人攻破，機密的數據、資料可能會被盜取，網絡可能會被損壞，給我們的工作帶來難以預測的損失。另外，世界上每天都有新的計算機病毒產生，同樣會威脅檔案網絡的安全。
2.5 在系統硬件設備方面要求做到：
（1）只要制定健全的網絡安全管理制度，做好檔案數據的日常備份，并且加強網絡設備和機房報警裝置的管理。（2）內外網物理隔離。根據國務院及有關安全保密部門的網絡安全規定，涉及國家秘密的計算機信息系統，不得直接或間接與國際互聯網或其它公共信息網互相連接，必須實行物理隔離。因此，對檔案部門的內部網絡和國際互聯網，要嚴格地進行物理隔離，防止不宜公開的內部檔案信息通過網絡連接泄露到外部公眾網。（3）多子網網關技術，是目前認為最有效的一種防攻擊的網絡安全技術。即將內部網絡劃分成若干個安全級別不同的子網，實現內部一個網段與另一個網段的物理隔離。這樣，就能防止某一個網段的安全問題在整個網絡傳播。針對某些網絡，在某些情況下，它的一些局域網的某個網段比另一個網段更受信任，或者某個網段比另一個更敏感，通過信任網段與不信任網段劃分在不同的網段內，就可以限制局部網絡安全問題對全局網絡安全造成的影響。（4）為了便于管理利用交換機或防火墻將所有的MAC地址與客戶段IP地址綁定。當網絡用戶被分配或自行設定一個IP地址以后，防火墻系統就能接收到相應的地址廣播，在防火墻系統上列出相應的IP地址與MAC地址，并可以選擇是否把這個IP地址與相應的MAC地址綁定，這樣可限定IP地址只能在一臺指定的工作站上使用，既可以防止IP地址冒用，又大大方便了日常網絡的IP地址管理。（5）每個廠家的物理設備有它獨特的優點也有它不可克服的致命弱點，因此在選用檔案網絡設備時，盡量選用不同廠家不同型號的設備，做到優勢互補，封堵網絡漏洞，增強系統的安全性能。
2.6 系統安全和應用安全，要求做到
需要一種有效的防黑客掃描工具，定期對網絡機器設備進行掃描。如果發現有黑客入侵或網絡結構和系統結構的變化，及時發現危險信號并報警，而且能夠有效糾正錯誤，調整檔案網絡安全策略。同時能夠對檔案網絡的信息進行安全審計，自動形成日志，記錄檔案網絡運行情況。另外，具備對局域網服務器、客戶段以及其它網絡設備的病毒監控、消息監聽功能，具有對局域網內所有設備進行自動查殺毒的能力。
檔案系統數據的安全是檔案網絡安全的核心，為了有效防止攻擊和惡意篡改，要采用數字證書、動態口令、加密等手段，同時在存儲方式上采用熱備份、冷備份、遠程存儲等措施保存好檔案數據，確保檔案系統遭到攻擊或癱瘓后，能以最快的速度恢復。
采取措施對檔案信息、數據的來源設置跟蹤機制。一旦發現有攻擊行為，檔案系統應該能夠及時報警，自動采取相應的對策。如關閉有關服務、切斷物理線路的連接等保證檔案數據、信息良好的可靠性。
單一的產品不能同時完成多項功能。比如，防黑客的產品不能用來防病毒，不同強度控制不同風險，我們不能僅指望靠單一的網絡安全產品來做到一勞永逸。我們必須進行統一的、均衡的安全策略的管理及實施，全面提高檔案信息系統的安全防護能力。
3.結束語
檔案信息化建設是一項艱巨的任務，是一個長期的過程。在檔案信息化建設過程中，一定要高瞻遠矚，具有一定的前瞻性，遵循標準，同時考慮以后的需求以及系統升級的可能性；同時，檔案信息化建設又不可好高騖遠，應該根據自身單位的實際情況，分步驟進行檔案信息化建設。
參考文獻
檔案信息化建議范文2
關鍵詞：檔案管理信息化；問題；建議
1檔案管理信息化存在的問題
1.1檔案管理的信息化意識不足
實現企業檔案管理的信息化不是一項簡單的工作，需要大量的時間來逐步完成，而且投資較高。因此部分企業選擇繼續使用傳統的檔案管理模式，而將資金更多的用于例如設備改造、產品銷售等直接投資上，疏于對檔案的管理，忽視對檔案管理人員的業務培訓，導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識，使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而，事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業創造效益，但是通過對檔案的合理管理能夠為企業的發展提供可靠的支持，間接為企業創造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業的發展。
1.2檔案管理信息載體的破損
在企業信息化的背景下，磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網絡技術的應用，許多企業實現了工程設計、施工和產品研發中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等，這些載體會因為各種原因而發生破損，例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用.嚴重的還會導致系統運行出現問題。
1.3標準化建設不夠完善
檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中，必須有相關的規范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統，各個業務環節的相關信息為數據處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現，為企業檔案管理信息化提供數據計算的標準卻難以滿足企業的需求，企業管理和業務流程以及工作程序標準、數據交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業發展提供支持的因素將給企業內部或企業之間的數據交換或資源共享造成諸多不便，甚至會嚴重制約企業獲得更多的經濟效益和社會效益。
2改善檔案管理信息化建設的建議
2.1設立有效的信息系統，安全、合理、充分地使用電子檔案
想落實檔案信息化，就一定應設立實用的文件檔案管理計算機信息系統，對此，檔案管理部門應做好以下幾項工作：第一，規范和改進在運用計算機情況下文件檔案管理工作流程，讓其適應檔案信息管理的要求；第二，按照文件處理程序來進行檔案信息化系統軟件功能設計；最后，在信息系統中設立健全的內部控制制度，保證檔案的安全。
2.2增加檔案工作者的專業素質，落實檔案管理的科學化
現代化的設備必須由人來操作，同樣檔案工作信息化由人來落實。檔案管理者應具備多元化知識結構方可適應要求，現代化知識會成為每一位檔案工作者知識中的要素，此外，也深刻地影響檔案管理人員的知識結構和檔案工作隊伍的結構，故設立一支具有現代科學業務知識和技術知識的專業隊伍是尤為關鍵的：第一，檔案管理者應該具有多元化的知識背景?，F代科學成果在檔案管理中的大量使用，促使檔案工作者應不斷掌握和學習管理、理論和文化等相關知識，其中極為重要的是數學、計算機等學科的知識，它們對檔案管理執行信息化、現代化具有直接作用。第二，全面了解檔案專業知識，例如：具備檔案自動化管理、目錄學、文書學、檔案管理學、檔案學以及檔案修裱、復制、編研、檢索、標引、著錄等相關檔案基本技能和專業知識。第三，從檔案管理現代化發展情況來看，檔案工作者應該具備熟悉進行檔案信息分析與研究、檔案管理現代化技術、提供高層次檔案信息咨詢與服務等三方面的能力。檔案管理人員應該不斷學習相關知識，上級檔案管理部門應傾力創造條件，有計劃的選派檔案管理人員進行離崗培訓，進行深造，還能夠運用以強帶弱、以老帶新的辦法，互學互幫等確立梯隊型人才結構和復合型人才群體。
2.3增加檔案工作者的信息安全素質，落實檔案管理的安全化
對于信息社會環境中的檔案管理工作者，信息安全素質是指在網絡環境中管理電子文件的信息安全的能力和意識。檔案信息安全是目前檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質，非常有利于發展檔案管理學的理論研究、拓寬檔案管理保護領域；健全檔案信息安全管理體系。推動檔案信息化建設和檔案管理事業的可持續、有序、健康發展具有重要的現實意義。
檔案信息化建議范文3
一、高校畢業生檔案管理工作呈現的特點及產生的問題
一是高校畢業生數量多且連年持續增加。1997年我國高校招生制度改革，各高等學校不斷擴大招生規模，高校畢業生數量也隨之逐年增加。據統計，2001年全國高校畢業生114萬人，2016年高校畢業生高達765萬人。高校畢業生總量多且數量的快速增長，使得高等學校的檔案管理工作量瞬間加大，以至于不得不臨時湊人手、拉隊伍，不少高校疲于應付。
二是高校畢業生檔案管理相關工作時間上相對集中。由于高校畢業生工作的特殊性，高校畢業生檔案管理所涉及到的學校檔案整理、轉出，地方接收檔案、整理入庫等工作，從時間上看相對比較集中，高峰期大致從每年的6月中旬到10月下旬。高校畢業生的檔案管理工作在時間上相對集中，階段性工作量突然增加，這一特點也無形增加了高校和地方檔案管理部門在檔案管理工作方面的壓力。
三是高校畢業生檔案管理工作信息化水平偏低。其一，高校檔案管理部門在整理檔案時依然采取文字標注信息的方式進行，費時費力，容易出錯。其二，大部分高等學校在畢業生檔案轉出后，都無法實時查詢或跟蹤檔案去向，給急需用檔的高校畢業生帶來諸多不便。其三，地方檔案管理部門接收高校畢業生檔案整理入庫時，亦多采用人工整理數據的形式，信息化水平不高，加之檔案來源單位眾多，工作量大且繁瑣，效率不高。其四，雖然目前大多數地方檔案管理部門都已支持網頁查詢畢業生檔案去向，但查詢方式較為單一，當前已廣泛普及的微信公眾號、手機APP查詢等方式利用度還不高。
二、利用信息化做好高校畢業生檔案管理的幾點建議
（一）高等學校要提高檔案管理信息化水平
高等學校要改善檔案管理人員隊伍結構，在不斷提高現有工作人員信息化水平的同時，也要注重吸納信息化專業技術人才加入檔案管理隊伍，加大專項資金投入，提高軟硬件配備水平，有針對性的開發檔案管理軟件，本著有利于簡化和規范畢業生檔案管理的原則，探索推廣使用條形碼、二維碼等信息化方式標注畢業生檔案信息，逐漸改變畢業生檔案信息標注方式。高等學校要暢通畢業生檔案去向查詢渠道，探索普及開通網站、微信公眾號、手機APP等多種查詢方式，以方便畢業生實時掌握其檔案流向。
（二）地方要促進檔案信息化建設提高服務水平
隨著計算機技術、網絡技術以及各類信息化設備越來越多的應用于我們的工作和生活，使得我們獲取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活質量大幅度提高。在此大背景下，地方檔案管理部門作為政府直接服務高校畢業生就業創業的窗口部門，為服務對象提供檔案管理相關服務的質量和效率，直接關系著政府在人民群眾中的形象，因此，地方檔案管理部門提供相關服務的質量和效率尤為重要，以信息化技術為核心的檔案管理智能化系統工程建設應為“必修課程”，從基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等方面入手，構建完善的檔案管理信息化系統工程，實現硬件、軟件以及人員的全面信息化。
（三）決策部門要大力推動檔案管理信息化水平建設工作的開展
檔案信息化建議范文4
【關鍵詞】 醫院檔案；信息化建設；問題；措施
當前，隨著醫療行業和信息技術的快速發展，有效推動了醫院檔案信息化建設的發展。這不僅可以有效的提高醫院檔案管理的效率和質量，而且還能實現信息資源共享，大大提高檔案信息資源的利用率。同時，醫院檔案信息化建設還能夠為醫院的科研教學、醫療護理、論文撰寫及工作質量評價等提供良好的平臺，進一步推動我國醫療行業的發展。
一、醫院檔案信息化的內涵
隨著辦公無紙化、自動化的發展，對醫院檔案的管理工作帶來了極大的挑戰，因為聲像檔案、病人健康檔案、文書檔案和各種病歷的書寫、歸檔、審核、利用等都可以借助計算機和網絡來完成，從而推動醫院檔案從紙質載體逐漸向電子文件方向發展，并逐漸步入網絡信息化時代。
醫院檔案信息化一般是指借助現代網絡信息技術來對檔案信息資源進行系統化、規范化管理，便于后期Φ蛋傅墓芾懟⒒袢 ⒋理、傳輸和利用。同時借助計算機網絡的優勢還能夠實現檔案資源的共享，不僅可以有效的提高醫院檔案的管理效率和水平，而且還能提高檔案的利用效率。
醫院檔案信息化主要包括以下四個方面的內容：（1）檔案信息的數字化處理。如今，我國大部分的醫院已經開展了檔案信息化處理技術，如HIS、OA系統的應用，其不僅可以大大節省醫務人員的工作時間，提高其工作質量和工作效率，而且還能實現醫院之間的有效溝通；（2）實現檔案信息資源的有效共享。隨著醫院檔案信息化建設的不斷推進，我國大部分的醫院檔案已經實現資源共享，如門診病歷、健康體檢檔案住院病案等；（3）實現檔案信息網絡化的傳遞、接收、存儲和利用；（4）構建檔案信息化管理模式。HIS、OA系統在醫院檔案管理中得到了廣泛的應用，并且信息化技術的發展，CIS（統一化系統）、MIS（管理信息系統）逐漸被引入到醫院檔案信息化建設之中，有效的提高了醫院檔案管理工作的效率。
二、醫院檔案信息化建設中常見的問題
1、醫院對檔案信息化建設缺乏足夠的重視
目前大部分醫院都開展了信息化工程建設，也取得了一定的效果。雖然醫院領導認識到信息化技術對于醫院發展的重要性，并將其更好的推廣到實際應用之中，但是并未對醫院檔案信息化建設給予足夠的重視，不利于醫院檔案信息化建設的順利進行。
2、醫院檔案管理系統有待完善
雖然醫院檔案信息化已在醫院推廣，但是缺乏統一的規范和標準，大部分醫院或者科室都是按照自己的工作經驗來引入或研發檔案管理系統，從而導致檔案信息化管理混亂，不利于其工作的開展。同時，醫院檔案信息檢索工具跟不上信息化建設的步伐，大大降低了信息查找、信息整理、信息再利用的效率。此外，醫院檔案信息化建設的管理不夠規范化，資金投入力度不夠，導致信息化技術無法更好的發揮其優勢。
3、網絡平臺維護不到位
醫院檔案是一項非常復雜的工作過程，而且兼容性比較差，無法更好的滿足信息時代的發展需求。同時，網絡平臺經常會遭到病毒和黑客的入侵，致使網絡故障頻發，對醫院檔案信息的安全造成了較大的威脅。
4、醫院檔案信息管理人員綜合素質水平比較低
在進行醫院檔案信息管理過程中，大部分管理人員未能夠對現代檔案管理知識給予系統的了解和掌握，并且缺乏熟練的微機操作技能，對于一些故障也不能進行及時的解決。同時，在進行日常工作過程中，未按照相關規范和標準來進行，管理制度不夠規范，檔案室的軟硬件設備管理不到位，從而影響了醫院檔案信息化建設的進度和質量。
三、醫院檔案信息化建設的原則
1、系統性
在進行醫院檔案信息化建設時，要具備嚴謹的系統性。主要表現在以下幾個方面：（1）醫院辦公網絡是整個醫院檔案信息化建設過程中比較重要的基礎平臺，因此要確保其工作狀態的穩定；（2）檔案網絡屬于醫院檔案信息化建設中不可或缺的子系統，因此要具備一定的延展性、兼容性，便于后續的系統升級工作；（3）醫院檔案信息化具有一定的隨機性，有些數據被定期銷毀，有些會被累計存儲到業務數據庫中，有些會被存儲到臨時載體上，因此需要構建系統性的管理規則，避免造成無法挽回的損失。
2、方便性
在進行檔案信息化建設時，要盡可能做到操作簡單，便于后期的維護和管理，以便更好的滿足日常查閱需求，而且還需要滿足準確、方便、快捷、易于操作等要求。
3、多樣性
能夠對醫院工作的特點給予全面的反映，而且內容要豐富多樣，頁面要新穎，涉及內容要豐富，包括電子報表、文本文件、圖像、視頻、圖形、網頁、數據庫等，只有這樣才能更好的發揮其優勢，更好的滿足多樣化的要求。
四、提高醫院檔案信息化建設的措施
1、院領導對醫院檔案信息化建設給予足夠的重視
在進行醫院檔案信息化建設過程中，要求醫院的領導對其給予高度重視，可以適當借鑒其他醫院成功的醫院檔案信息化建設經驗，并從中了解到自己醫院所存在的優勢和劣勢。在信息化技術不斷發展的今天，越來越多先進的技術手段被應用到醫院檔案信息化建設之中，從而有效的提高檔案管理的效率和質量。同時要加大對醫院檔案信息化建設的人力、財力和技術的投入力度，以更好的確保此項工作的開展。
2、完善醫院檔案信息管理系統
要想確保醫院檔案信息化建設有條不紊的進行，就需要對醫院檔案信息管理系統進行不斷的補充和完善，明確檔案信息化的相關規范和標準，并根據《醫療檔案管理辦法》、《檔案法》及其他有關規范和標準來進一步補充和完善醫院檔案信息管理系統。建議成立以院領導為主的醫院檔案信息管理體制，這樣才能全面加強對檔案信息化建設的監督與管理，以更好的提高醫院檔案信息化建設的效率。
3、強化網絡平臺的安全保護
在進行醫院檔案管理的安全層次進行劃分時，最好對各方面因素進行全面、系統的考慮，并根據層級與管理的不同來設定針對性的訪問權限，并委派專業的系統管理人員來負責對用戶進行指導，對敏感信息給予適當的監控，從而將其中常見的安全隱患給予及時的發現和排除。同時還可以借助一系列物理手段來確保網絡安全，如防火墻、身份認證與加密技術等。在進行檔案信息管理過程中，還需要根據安全特點來管理者和客戶進行嚴格的身份認證，以確保信息的安全使用。防火墻技術被更多的應用在被安全隔離的計算機網絡系統上，其不僅能夠對外部網主機或用戶進行有效的限制，而且在獲取允許的情況下才可以對檔案信息進行訪問。
4、提高醫院檔案管理人員的綜合素質
在進行醫院檔案信息化建設的過程中，為了確保其工作的效率和質量，對管理人員的綜合素質提出了^高的要求。因此，醫院要想更好的適應這一發展要求，就需要做好管理人員的培訓與教育工作，使他們更好的了解和掌握醫院的基本情況，如部門設置、工作分工和職能特點等，以更好的培養復合型優秀人才。同時，還需要加大管理人員對醫院相關部門業務知識和業務活動的了解與掌握，并根據工作的實際情況來開展醫院檔案信息化建設，以更好的發揮醫院檔案的實際作用。此外，醫院還需要加強檔案部門與區域體系之間的有效合作和交流，對相關知識進行系統的轉化和補充，借助現代網絡與通信技術來推動醫院檔案信息化建設。
五、結語
隨著我國醫療體制的不斷改革和完善，醫院檔案信息管理所起到的作用不容忽視，因此要加大對檔案管理機制的創新，實現無紙化管理檔案，以更好的提高其工作效率和工作質量。同時醫院領導還需要加大對醫院檔案信息化建設的重視，從簡單的文件收集、使用、整理、保存等方面來逐步進行管理，以更好的提高醫院檔案管理水平，實現檔案資源的有效共享。
【參考文獻】
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檔案信息化建議范文5
[中圖分類號] R197.323 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673-9701(2010)01-87-02
醫院檔案是醫院的原始性記錄,是醫院在醫療活動中形成的、具有保存價值的原始記錄資料。我們知道,隨著現代科學技術的發展,醫院的信息化建設得以迅速發展,醫院信息系統在醫院管理中的應用已經越來越廣泛,其作用也越來越大,但醫院的檔案信息化建設還相對的滯后,嚴重地影響和制約了醫院檔案資源的開發和利用工作。如何使醫院的檔案管理工作適應信息時代的發展,這是我們當前亟待解決的問題。
1 現階段醫院檔案信息化建設的現狀
1.1 對醫院檔案信息化建設重視不夠或認識不到位
毋庸諱言,醫院的中心工作是醫療,在醫院的管理工作中重視醫療而輕視檔案的觀念較為普遍[1]。目前在國內的醫院中,計算機應用已經成為不可缺少的一部分,從最簡單的管理信息系統(MIS)和財務系統到完善的醫院信息系統(HIS)、影像存檔和通訊系統(PACS)、放射科信息系統(RIS)、實驗室信息系統(LIS)以及局域網管理、辦公自動化等,都已開始在醫院實施和運行。但一些領導還是不能充分認識檔案信息化建設的作用和迫切性,致使在醫院的信息化建設中未將檔案信息化建設納入同步考慮和同步實施。
1.2 檔案管理軟件系統開發相對落后
目前,檔案管理軟件的開發速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術的發展,尤其是醫院檔案管理軟件方面更為欠缺。多年來,單版機計算機檔案管理在各醫院檔案綜合管理中發揮了不可磨滅的功績,改變了傳統的手工登記、著錄、匯編、檢索,在檔案的利用上使檢索的途徑多種化,便于查找和利用,實現了檔案管理上質的飛躍。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加,單版機計算機檔案管理,已不適應形勢的發展,與醫院的信息系統無法連接,缺乏可兼容性和可擴張性,急需升級更新。
1.3 檔案管理標準化程度低
檔案管理標準化是保證歸檔信息有效利用的關鍵。標準化程度低影響了醫院檔案信息化建設的進程,造成了低水平的重復建設;從現在階段來說,醫院收費系統、統計系統、病歷病案系統、檢驗系統、影像檢查系統等部門系統不全一致,規格不一,不能通用,也與檔案管理系統存在著接口、存貯檔案數據方式不同和無法交換等問題,檔案信息資源無法實現共享。在各醫院的信息網絡建設中,檔案信息系統和網絡建設各行其是,層次不一,規范性、開發性、服務性、共享性較差。沒有統一的規范和標準,醫院內部的數據分析不能夠統一,不能實現檔案信息共享的要求,就談不上是檔案信息化管理。
1.4 醫院檔案管理格局混亂
目前,醫院檔案管理是一個多部門管理檔案的格局。比如醫院的綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、財務檔案等,隸屬行政辦公室管理,而醫療文書檔案、各種檢查影像等又分屬其他醫務部門管理。管理部門采用的工作方式、管理方式不同,在管理職責上也不明確,也沒有納入醫院的綜合目標管理考核,這樣多頭管理,各有政策,造成了管理標準化的困難。
1.5 檔案專業人員整體素質有待提高
目前醫院現有的檔案專業人員,一方面是知識結構單一,尤其是計算機網絡技術的應用能力較低,知識面窄;另一方面是缺乏專職的檔案信息管理人員,現有人員工作不安心,主動性和創新性不夠,不適合現代化的檔案管理要求。檔案人員除了要有檔案專業知識外,還必須具備良好的計算機運用操作能力和網絡知識,只有這樣才能更好的服務。
2 醫院檔案信息化建設的對策思考
檔案信息化建設就是在檔案管理活動中全面地應用現代信息技術,對檔案信息資源進行處置、管理和提供檔案的利用服務。實現檔案信息化建設無疑就是檔案工作的一場革命,是傳統檔案走向現代檔案的一個重要標志[2]。筆者認為應該從以下幾個方面進一步加強。
2.1 高度重視是檔案信息化建設關鍵
只有實現檔案信息化,才能沖破檔案利用的種種局限。檔案管理是醫院現代化管理的組成部分,雖然只是醫療業務的輔助部分,但卻是醫院領導決策的重要依據。因此,一是醫院各級人員要根據《檔案法》和《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律法規,增強對檔案管理重要性的認識,特別是提高醫院領導干部的檔案管理意識。二是要爭取醫院領導支持,作為檔案室這種邊緣部門來說,多向領導匯報檔案工作中的成績及存在的困難,爭取領導重視關心支持檔案建設,只有領導重視和支持,通過檔案管理人員的努力,醫院檔案信息化建設才能完全實現。
2.2 加快醫院檔案信息化基礎設施
檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提,關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡。要想實現醫院檔案管理的現代化,就必須滿足辦公條件,保證辦公資金,如配備掃描儀、數碼相機、刻錄機等,為檔案管理工作提供便利的條件,使檔案資料不僅有文字、照片,甚至有光盤,利于永久保存。
同樣,先進的檔案管理軟件是實現檔案信息化管理不可缺少的工具之一。首先要選用經過國家鑒定的正規軟件,在此基礎上要進行第二次開發,建立適合醫院管理的軟件系統,又可與醫院的行政辦公系統相接,實現文件形成、報送、接收、分類編目、整理等全過程的計算機管理。
2.3 實行醫院檔案信息一體化管理
醫院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程,醫院作為一個綜合的管理系統,檔案管理系統就是一個信息資源子系統。但醫院現行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理,相互之間也缺乏必要的協調和聯系。因此,建議將檔案管理這個子信息資源融入醫院整體信息化工作中,這樣就不但可以節約人力、物力和財力,而且還能夠提供更多的綜合信息,形成更具有綜合效益的資源庫。醫院實行信息、檔案管理一體化,建立一個結構合理、功能齊全、高效的信息中心,就可適應當前醫院加快信息現代化建設的需要[3]。
2.4 整合資源,促進檔案信息化建設
檔案信息化建設的核心問題是檔案信息資源建設,沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎,檔案信息化的速度與效率均無從談起。醫院檔案信息資源包含電子病歷、財務數據、收費系統、輔助科室檢查數據、影像檢查數據庫、病案、統計等多部門或者其中數個部門的電子數據庫,因此必須整合信息資源,在保證數據安全保密前提下實行統一管理、資源共享。在整合信息資源的基礎上構筑一個檔案信息查詢平臺[4],使檔案查詢更加便利,并且不受時間、空間限制,實現網絡查詢、遠程查詢,變實物檔案室為虛擬電子檔案室等。
2.5 加強醫院信息檔案的規范化管理
由于醫院信息量大,且內容繁雜,部門之間仍然各立門戶,它們不僅檔案信息資源分散,且信息編制不統一,不可能做到準確、有效、迅速地為醫院管理服務,因此要實行集中統一檔案管理。這樣才有利于醫院檔案工作實行規范化、標準化、科學化管理,有利于檔案信息資源的綜合開發利用,有利于快捷地向決策層、管理層提供檔案信息,便于對外信息聯網,資源共享,用最少的人力、物力提供最佳服務,充分發揮其整體效益,是檔案管理工作發展的方向和必然趨勢。
2.6 以人為本,建立一支高素質的檔案隊伍
檔案工作人員自身的素質與檔案信息化建設密切相關。因此,一是要重視檔案工作人員的素質培養,為廣大的檔案工作人員提供良好的學習條件,安排他們接受有關計算機技術、網絡技術、數字化技術、信息管理技術和現代管理技術等知識的培訓;二是要制定信息化建設的中長期規劃和短期目標,吸引和培養醫院檔案管理專業型人才,做好人才儲備工作,打好檔案管理工作的基礎。三是要關心和愛護檔案工作人員,從職稱晉升、工資待遇、評優等方面給予與醫院主系列專業人員同等的待遇和機會,讓他們安心工作。四是作為檔案工作者,也要順應時代的潮流,努力學習和掌握信息管理知識。現在檔案事業面臨的挑戰非常緊迫,電子檔案的出現、信息技術的應用、新型檔案載體的保管等等,都亟待檔案工作者去認識、去解決問題,把它們與實際工作聯系起來,更好地為醫療工作服務。
[參考文獻]
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檔案信息化建議范文6
1 中醫院校檔案信息化建設的現狀
1.1 思想觀念陳舊，對檔案信息化建設缺乏了解
中醫院校是專業性很強的高等院校，其主要是以傳播中醫藥文化、培養中醫藥人才為主要任務和目的。往往忽視了檔案管理工作如果做好了，也會對中醫院校的發展和進步起到推動作用。無論是校領導還是學校各歸檔部門，往往很簡單地認為檔案信息化建設就是購置軟硬件，將紙質版的檔案信息資料變成電子版的資料。但事實上，高校檔案信息化建設是指利用現代的信息網絡技術來加強高校的檔案信息資源的收集、整理、歸檔、存儲、開發、利用等一系列復雜的系統工程，若大家認識不到這點，那么檔案信息化建設從一開始就會走向誤區。
1.2 缺乏統一的建設標準，沒有完善的制度約束
目前國內各大高校大多已經開展了檔案信息化建設工作，但都是各自為戰，缺乏統一的標準和規范。高校與高校之間缺乏交流與合作，總會造成建設漏洞和弊端，容易造成資源浪費和效率低的問題。對于中醫院校來說，其思想觀念更加保守，與學校其他部門或兄弟院校一起合作的情況不多，軟件系統兼容性不好，容易形成信息孤島的現象，無法使檔案信息資源集中統一管理。此外，相應的制度不完善，檔案管理人員工作起來沒有制度約束和制度激勵，容易造成工作懈怠、熱情低等問題，這將直接影響學校檔案信息建設進度。
2 中醫院校檔案信息化建設的建議
2.1 強化檔案信息化建設的重要性意識
首先，通過大力宣傳，在校內進一步深化檔案信息化工作的重要性?？梢酝ㄟ^開展各檔案館藏特色專題檔案展覽、檔案知識競賽等一系列活動來宣傳檔案工作的重要性，使大家意識到檔案工作的重要性，從而引起關注。其次，開設相關講座，讓大家了解到檔案信息化建設不僅是將紙質檔案變成電子檔案的過程，還包括一系列利用現代信息技術對檔案資源數據進行加工、存儲、傳輸、共享的過程。
2.2 制定并完善相應的制度
針對很多高校在檔案信息化建設過程中的混亂局面，有必要制定一系列的制度來規范檔案信息化建設工作。首先，建立電子檔案管理歸檔、存儲、加工、利用、管理制度，確保檔案信息資源的安全性和可用性。其次，建立統一的數據格式、標準、傳輸模式等，確保檔案信息資源在傳輸、存儲過程中的完整性。最后，完善檔案信息資源管理的標準，與OA對接，使檔案信息資源得到集中統一的管理，從而在檔案利用上也更加有效率。
2.3 加大資金投入力度
高校檔案信息化建設首先離不開軟硬件的支持，這是檔案信息化建設的基本保障。如建立檔案網站、建設檔案管理系統、購置數據傳輸及存儲設備等均需要大量資金的投入，同時還要不斷更新與維護這些軟硬件設備。對于中醫院校來講，傳統保守的思維模式使學校檔案事業的發展緩慢，因此更需要學校及領導的支持，以確保檔案信息化建設順利進行。
2.4 加強對檔案管理人員的業務及信息技術能力的培養
檔案信息化建設需要一批具備檔案業務知識、網絡技術知識、文字圖片處理能力、數據處理及存儲能力、信息管理知識的專業型、復合型人才。因此，中醫院校本身就比其他綜合類高校更加保守和傳統，需要中醫院校檔案部門主管領導的大力支持，建立有效的激勵機制，一方面要引進高素質檔案管理人才，另一方面要支持現有檔案管理人員針對自己的弱項進行有針對性的專業技能培訓與學習。最終提高中醫院校檔案管理人員的信息加工與處理能力和應對信息時代應該具備的現代化服務能力。
3 結 語
中醫院校檔案信息化建設是一項長期、復雜的工程，不是一朝一夕即可完成的，不僅需要檔案部門的努力，還需要學校領導的支持和學校各部門的通力配合。在建立“數字校園”的大背景下，只有充分運用檔案管理學理論，計算機網絡技術、通訊技術、電子文件管理等多種知識，改變觀念、拓寬思路、提高認識、勇于實踐、建立標準和制度，中醫院校的檔案信息化建設工作才能取得突飛猛進的發展，祖國的中醫藥文化事業才能得到進一步傳承與發展。
主要參考文獻
