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高校數字檔案館建設范文1
關鍵詞：檔案館數字化信息化高校
檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
二、高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數字檔案館是檔案管理更加規范和標準的要求。高校檔案館館藏數量不斷增加，現行存儲空間有限，需要通過數字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。
高校檔案信息化與數字檔案館建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。
三、高校檔案館數字化建設中存在的問題
1、觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
2、技術層面的問題
⑴高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫。
⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展。
⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范。
⑷高校數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
四、相關策略建議
1、加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規范高校檔案信息化工作。
2、重視檔案管理軟件的開發和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發和應用。在軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統一規劃，創新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發展趨勢的管理軟件。
3、安全性方面的建議
數字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4、重視檔案信息化人才隊伍的建設
高校數字檔案館建設范文2
關鍵詞：高校；檔案館；數字化；建設
高校檔案數字化建設是高校檔案工作的重要環節，數字化檔案真實、準確、完整地展現了高校管理工作的整個過程，是高校各項工作記錄、參考、總結的依據。進行科學、規范的檔案數字化建設是非常必要的。高校檔案工作是學校的重要基礎工作，為人才培養、科學研究、學科建設等工作提供保障。隨著高校信息化建設進程的快速推進，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質量和效率。而檔案數字化建設的合理開展，可以在確保高校檔案建設質量的基礎上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數字化建設是當前高校值得深入思考的重要課題。
一、構建數字化檔案館的必要性和緊迫性
高校檔案數字化主要利用計算機和互聯網、局域網等技術，將高校各種載體的檔案資源轉化成數字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網絡信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發生；相比較傳統檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。在在檔案進行數字化建設之后，是檔案上的內容會被進行掃描和整理，再將數字化的資料進行歸類，通過計算機設備錄入到學校的數據庫中，通過數據庫的方式來對檔案資料進行管理，這樣就能夠在短時間內迅速實現查找和搜索。減少了勞動強度，提高了檔案服務質量，便于檔案無限制存儲，提高了檔案利用率，節約了成本，節省了空間，方便了維護，還能實現安全存儲和資料共享。通過對數字檔案信息的開發、處理、傳遞和廣泛利用，充分發揮數字檔案效用，提高檔案的利用價值。因此，高校檔案部門應該充分發揮高校的優勢，積極創造條件建設數字化檔案館，實時收集各類電子文件及各種有保存價值的數字化檔案材料，同時要在網上、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、信息服務網絡化，最大限度地發揮館藏檔案的作用。
二、高校圖書館檔案數字化建設的原則
（一）效益性。之所以要進行圖書館檔案數字化建設，主要是為了實現便捷、高效的收藏、管理、存儲和利用檔案信息資源?；诖?，在進行檔案數字化建設時，效益性原則是必須要堅持的，統籌兼顧，實現圖書館檔案數字化建設的同時，降低檔案數字化建設的成本，最大限度地提升資金的利用效率，并保證在整個圖書館檔案數字化建設過程中，資金具有良好的充足性，最終充分的發揮檔案數字化對高校圖書館，乃至是對高校的重要作用。
（二）一致性。高校圖書館檔案數字化建設是一項長期、龐大、系統的工程，涉及的學科比較廣泛，由于建設周期長，建設中，載體、形式、門類以及數量都具備多樣性及巨大性，需要多個部門及多領域專業技術人才的支持，由此一來，要想實現數字化，就必須保證涉及到的部門及人員協同一致，在統一標準的指引下，完成檔案數字化建設工作。
三、高校圖書館數字化檔案建設的途徑與措施
（一）加大基礎設施投入。高校圖書館在進行檔案信息收集時，依據自身工作專業性、服務性以及學術性的特點，將收集范圍適當的增加，保證信息收集的全面性、多樣性，同時，對于收集完成的信息進行有效的整理和存儲。高校圖書館檔案數字化的建設需要與國家的法律法規相符合，并實現規范化管理，保證分類的科學性，主題標引的準確性。對高校圖書館檔案進行管理時，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學性，保證檔案的完整性、系統性與安全性。
（二）加強網絡化建設。高校圖書館在進行檔案信息化建設時，需要利用信息技術，檔案編目、檢索、統計、借閱等均需要利用此項技術，同時，檔案收集和登記也需要利用信息技術。通過信息技術的利用，實現復雜立卷程序簡單化，利用網絡的優勢，可以將數字化資料傳送給各個部門，各部門依據自身的要求完成檔案管理。在檔案領域中，網絡技術的應用促使數字化技術的應用越來越深入，并且應用效率也越來越高，傳統單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務管理層次也更加深入。
（三）充分開發利用資源。開發與利用是為檔案數字化建設的最終目的，通過檔案數字化資源的開發與利用，促進圖書館及其他各項工作的發展，也因此使得檔案的作用充分發揮。檔案數字化建設中，依據計算機技術建立檔案管理系統，提升了檔案信息的查詢速度，促使使用者隨時隨地利用圖書館檔案信息資源，發揮檔案的服務作用。
（四）加強檔案人才培養。人才是檔案數字化建設的核心，提升檔案管理人員綜合素質、業務能力和數字化技術水平，加強檔案管理人員隊伍建設和人才培養；高校檔案部門要重視打造一支高素質、專業化的人才隊伍。要加強檔案工作人員的理論知識培養，確保他們具備扎實的檔案專業理論知識；同時要注意提高他們計算機技術等數字化檔案處理能力；要定期組織高校中那些具有發展潛力的青年檔案管理人才去積極參加專題講座、學術交流以及業務研討會等盡快提升他們掌握計算機技術的水平和能力
（五）做好檔案數據庫建設。高校檔案管理部門要加大高校檔案數字化與現代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數據的真實性、完整性，真正實現高校檔案數字化管理，發揮高校檔案數字化信息資源的重要價值。n案數據庫包括檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、檔案數據資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲等與數據庫相關的數字資源處理。數字檔案信息加工包括數字檔案信息整理、格式轉換、數字檔案信息錄入、數字檔案信息集成等基本功能。數字信息轉換的主要功能是將經過加工處理的各類非結構化數字信息轉換成能被數據庫管理系統進行處理的結構化數字信息。這個功能主要是由數字檔案管理系統的數字檔案信息導入功能加以實現的。
（七）網絡環境下要重視檔案信息的安全保障。除了形成一套法規標準體系外，還需有相應的技術措施進行自動控制。為了保證密級檔案的安全性，需設置安全密碼，為其上一把放心鎖。對于非開放性檔案根據其性質界定不同密級檔案的查閱人員范圍，設置不同的密碼和訪問權限，普通密級的檔案密碼可提供給有查閱權限的人員，絕密級的檔案可不上網或只在本單位內部的局域網上按查詢權限訪問。為保證網站的正常運行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護技術，如對“ 元數據”的研究、拷貝與遷移技術的應用等。
參考文獻
[1]張強.高校檔案數字化建設探究[J].檔案天地.2016，（10）.
高校數字檔案館建設范文3
關鍵詞：高校;學籍檔案;數字化管理建設
高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析
對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。
1.2高校學籍檔案主要特征分析
高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容?；趯W籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究
2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析
從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。
總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。
作者:戴雷雷 單位:應天職業技術學院
參考文獻：
［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.
高校數字檔案館建設范文4
目前我國的數字檔案館建設處于剛剛起步階段，取得成就的同時還存在著很多不足，例如；數字化程度不高，大部分檔案還沒有實現全文識別；檔案的開發和利用不夠完善；服務模式比較單一；在檔案館的數字化建設方面，還存在各自為政的現象，在一定程度上造成了重復建設，也分散了研究力量。因此，為了在數字時代更好地實現檔案館作為永久保管機構的職責，本文將從數字檔案資源建設、數字檔案館服務兩個方面進行分析，對每一個階段的相關研究現狀、技術應用進行詳細的歸納和總結，并在此基礎上提出適合高校檔案館建設的策略，進而為高校檔案館的發展提供相關的可以參考借鑒的方法。
數字檔案館資源建設
由于不同類型的信息資源具有不同的特點，因此其創建、組織、保存、檢索、傳播利用的方式都有所不同，這就要求數字檔案館在資源建設過程中對各類型數字資源選擇合適的方式進行管理，有針對性地開發各類信息資源的個性特征及潛在關聯，選擇合適的元數據標準、信息組織方式及資源展示模式，為智能化的信息檢索和知識服務提供基礎。
1.信息資源的創建
高校檔案館的數字化建設首先應規劃資源數字化的范圍，即哪些資源需要數字化、數字化的程度如何等。在這一過程中應考慮到高校自身的特色，對重要資源及使用率比較高的資源進行優先投入、重點建設，使數字化的檔案館信息資源盡可能的系統、完整。以交通大學館藏資源為例，對于紙本資源的數字化建設首先考慮利用率較高的文書檔案(主要包括校發文、學生成績、新生錄取名冊及畢業生名冊以及其他材料)、基建檔案、照片檔案等。
2.信息資源組織
信息組織也稱信息整序，是利用一定的規則、方法和技術對信息的外部特征和內容特征進行揭示和描述，并按給定的方式排列，使信息從無序集合轉換為有序集合的過程。數字檔案館的信息組織應盡量滿足以下幾個條件：(1)能對各類檔案信息進行定義、標記、描述、識別等；(2)能對各類檔案信息內容進行多個角度的加工，如檢索、傳遞、過濾、鏈接、合并、重組等；(3)能按不同的要求，如檔案類別、檔案用戶對象等，對檔案信息內容進行組織。
目前國內高校檔案館的信息資源組織還存在著一些弊端，如在資源描述方面，各高校的資源描述方式不盡相同，對相同資源的描述元素存在著很大的差異，這種差異在數字化環境下會暴露出更大的弊端，一方面不利于校際間交流；另一方面，隨著信息技術的發展，會給信息資源間的互操作以及檔案系統軟硬件革新帶來更大的不便。在信息資源組織利用方面，各檔案館的信息資源組織模式和知識結構也存在著一定的差異。因此，標準化建設應該是目前乃至未來高校檔案領域資源組織建設的重要部分，在此基礎之上，數字檔案館的信息資源組織應考慮到館內信息資源的收集、描述、檢索利用等整個過程，充分利用網絡技術和信息技術，從用戶角度出發，在符合通用元數據標準的基礎上，制定符合本機構的元數據應用方案，功能全面的檔案信息管理系統，進而為用戶提供個性化、知識化的檔案服務。
數字檔案館資源利用及服務模式研究
1.檔案館門戶網站建設研究
檔案館主頁是檔案館提供服務的窗口，通過對國內外檔案館主頁的分析調研，筆者認為高校檔案館在原有功能基礎上還應適當擴充模塊，增強界面的友好性和易用性。
對此筆者調研了國內知名大學的檔案館網站，選擇北京大學、復旦大學等18所高等院校作為調研對象，對其門戶網站的內容、形式和功能模塊進行比較分析。各個檔案館的網站內容主要包括三個方面：(1)檔案館概況介紹模塊，主要包括新聞實事、檔案館基本情況、校史、檔案展覽、本館資源收集利用方法、檔案法律法規、工作動態等等的介紹；(2)檔案館服務功能模塊，主要包括為用戶提供的檔案管理系統的信息查詢及獲取服務、以圖片或多媒體形式進行的檔案資源展示、網站導航、常用樣本下載等；(3)交流功能模塊，主要包括檔案會議信息、檔案學術研究進展、學術交流、內部論壇等。某些高校還提供了檔案利用的預約服務以及針對本館館藏的特色服務等。
綜上，通過對高校檔案館網站的分析，可以看出目前高校的檔案館網絡服務主要是以館內資源作為服務的出發點，提供基于資源的服務，并沒有實現以用戶為中心的信息服務，這樣的網絡服務模式無法時時了解用戶的需求，為用戶提供及時的、個性化的、知識層面的服務。因此筆者提出以下幾點建議：(1)高校檔案館信息服務應該從一般服務向知識化服務轉移，著重提高為用戶解決問題的能力。建議在檔案館主頁增添檔案館參考咨詢服務。參考咨詢服務是信息機構提供完善的信息服務的基礎，主要包括事實性和知識性咨詢、方法咨詢、專題性咨詢等，提供信息咨詢的方法也包括計算機檢索以及專家咨詢等。(2)檔案館對于個別機構用戶及個人用戶，應提供個性化信息服務。例如針對校史編纂、校慶等主題提供定題服務、針對某個機構提供主動推送服務等。以交通大學檔案館主頁為例，原有的功能可參考其他高校進行進一步完善，如在資源展示模塊可以采用圖片、多媒體以及立體三維展示功能，在交流功能方面可增添檔案學術交流模塊及內部交流論壇等，在服務功能方面增添個性化信息空間、參考咨詢服務、情境敏感識別等功能模塊。
2.信息資源的檢索及獲取
目前國內高校檔案館所提供的檢索方式主要包括關鍵詞檢索和高級檢索，但是隨著信息技術的飛速發展，信息資源的關聯關系變得越來越緊密和復雜，用戶的信息素養逐漸提高，對檢索結果的要求也越來越高。因此在數字化環境下，高校檔案館應該與時代共同進步，充分利用全文檢索、語義關聯及智能檢索等技術來完善信息檢索過程，提供準確全面的信息檢索及信息獲取服務。
高校數字檔案館建設范文5
關鍵詞：數字檔案館；數字檔案；信息安全；安全保障
美國未來學家阿爾文•托夫勒（AlvinToffler）在其《第三次浪潮》一書中提到，從20世紀50年代開始，人類社會進入第三次浪潮，即信息化時代。在第三次浪潮中，無形的信息將代替傳統的工業要素成為主要的生產資料，同時物質生產將會沒落，取而代之的是知識的創造與生產。以信息技術為主體的信息化時代的發展，使辦公自動化成為主流，電子文件便應運而生。檔案館是永久保存檔案文件的場所，紙質載體文件的增加所造成的館藏空間匱乏的危機，使數字檔案館成為國內外檔案工作者和檔案學者研究與討論的熱點，并被公認為檔案館的發展趨勢之一。雖然數字檔案館帶來了新的檔案信息存儲方式，提高了檔案信息檢索的效率，改變了傳統的檔案信息利用行為，但是仍然避免不了檔案信息安全問題。從某種程度上講，數字檔案館的建設與利用帶來了新的檔案信息安全威脅。不管何種原因，只要是影響了數字檔案信息內容的可讀性，破壞了數字檔案信息的真實性，阻礙了數字檔案信息價值的實現的不良環境與行為，都是對數字檔案信息安全的威脅因素。自從“數字檔案館”這一概念提出以來，數字檔案信息的安全問題就備受關注。
一、數字檔案館概述
1992年，網絡上了由美國維吉尼亞大學圖書館負責設計的杰弗遜數字檔案館，這是世界上最早建設的數字檔案館。受其影響與啟示，英國、加拿大、日本等國學者與檔案工作人員開始投入數字檔案館的研究、開發與建設，并取得了一定的進展和可觀的成果。我國于2000年啟動了我國第一個數字檔案館———深圳數字檔案館系統工程建設項目，在2003年青島市數字檔案館正式投入運營。但是，從數字檔案館的理念第一次被傳播開來，到被廣泛接受、認可，對于數字檔案館的概念，檔案界專家學者們眾說紛紜，至今未達成統一的認識。我國學者主要有以下幾種看法。1.技術說。強調數字檔案館各項功能實現的前提是計算機原理和多媒體技術，認為數字檔案館是“用二進制編碼的數字方式存儲、處理檔案信息內容，應用計算機、通訊和多媒體技術，提供電子網絡檢索和服務的檔案信息系統”[1]19。2.信息系統說。認為數字檔案館是“提供電子網絡檢索和服務的檔案信息系統”[1]19。何嘉蓀教授認為：“數字檔案館不僅僅是館藏得到數字化以及管理工作實現了信息化的檔案館和檔案館群體；它實質上是一個通過計算機互聯網絡有序處理和集成管理在結構各異的多種信息平臺上產生的多樣的電子文件、檔案以及其他信息，確保這些數字信息資源的真實性、完整性和持久有效性，并實現上述信息資源跨庫共享的超大規模、分布式和可擴展的數字信息系統”[2]32。3.開放信息環境說。這種說法強調數字檔案館給遠程利用檔案帶來的便利。“數字化檔案館能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。”[3]27我國學者對數字檔案館的定義的不同類型界定，一方面反映了學者們研究角度的不同和豐富的看待問題的視角，另一方面可以看出，公認的定義的缺失是我國數字檔案館建設步伐緩慢的原因之一。
二、數字檔案館信息安全保障體系的內容
數字檔案有兩個來源：傳統檔案文件的數字化處理和辦公自動化直接生成的電子文件，二者在儲存、保管、檢索、利用等方面并無差別。馮惠玲教授認為，電子文件具有了兩種形式的“生命”：借助載體而存在的“物理生命”和以特定編碼格式構成的“信息生命”[4]38，因此，電子文件面臨的威脅就相應地有兩個來源：一是對其“物理生命”的威脅，主要是電子文件載體的破損、丟失和不良的存放環境、系統運行環境。二是對其“信息生命”的威脅，它會直接導致電子文件信息的不可讀。筆者認為，對數字檔案信息安全的保護需要從兩個方面入手，對物理環境的保護和對信息本身的保護。為了維護數字檔案信息的“生命安全”，檔案主管部門和檔案業務部門應合力制定一套有效的安全保障體系。該體系的各個要素之間彼此相對獨立、相互制約、相互配合、缺一不可，共同維護數字檔案館的信息易獲取性、可讀取性、利用范圍可控制性，保障其安全。數字檔案館信息安全保障體系的要素有法律約束保障、技術支撐保障、標準規范保障、智力推動保障、綜合管理保障。
1.法律約束保障。法律約束保障是指檔案部門借助法律、法規等具有較強約束力的手段監管數字檔案館建設過程和規范數字檔案利用的行為，從法律層面上維護數字檔案信息安全。法律約束保障在數字檔案館信息安全保障體系中是不可或缺的保障因素，具有不可替代性。它不僅鼓勵有助于維護數字檔案信息安全的行為，建立良好的行為模式，而且還嚴厲打擊不利于數字檔案館建設、擾亂其正常運行的不法行為，為數字檔案館各項工作的順利展開保駕護航，使其有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究。
2.技術支撐保障。技術是支撐數字檔案館順利建設和有效運行的基石，是數字檔案館區別于傳統檔案館的明顯標志，是檔案事業現代化進程中檔案學界熱切關注和熱烈探討的問題。技術的多樣來源于威脅的多樣，正是為了消除愈加多而復雜的信息安全威脅，各種各樣的技術才被開發出來。這里所說的技術，是能夠使數字檔案信息隔絕安全威脅的技術，包括防火墻技術、數據加密技術、反病毒技術、身份認證技術、訪問控制技術、虛擬專用網絡（VPN）技術等，技術種類繁多，運行原理不同，能夠分別從不同的角度針對各種潛在危險來維護數字檔案的信息安全。這些技術相互配合，互成體系，共同抵制對數字檔案的不法操作，維護其原始性、可讀性，方便利用。
3.標準規范保障。隨著我國檔案標準化小組和全國檔案工作標準化技術委員會的成立，關于電子文件和數字檔案的各類標準相繼出爐，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T17678.1-1999）、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結構》（GB/T17678.2-1999）、《CAD電子文件光盤存儲歸檔的一致性測試》（GB/T17679-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）等。標準對于數字環境下電子文件的操作是至關重要的，沒有相關標準，電子文件的各項操作難以統一，就會出現電子文件格式不一、管理操作相異的后果。那么，數字檔案信息的安全就難以保障。
4.智力推動保障。從數字檔案館設計、開發到使用、后期維護，固然離不開標準、技術、法律的約束和支撐，但是標準的對照、法律的執行和技術的使用都不能脫離人的調用和支配，否則就失去其存在的意義。在數字檔案館檔案信息安全保障體系中，最重要的要素是人，是智力，一切圍繞數字檔案館的技術、制度、標準、管理等都是輔助手段，人才是一切工作的承擔者。功以才成，業以才廣，人的想法、理念、經驗等“智慧力”與勞動力都會作用到數字檔案館建設的每一項工作中，推動檔案事業現代化與信息化的進程。因此，檔案部門在人才管理方面，要積極引進復合型人才，提高福利待遇以避免人才流失，調動人才的積極性，在數字檔案館建設、在數字信息安全保障工作中，把人的智力發揮到極致。
5.綜合管理保障。信息安全領域有一句廣泛流行并被普遍認可的話，叫“三分技術、七分管理”，即維護信息安全，30%的力量來自計算機設備與信息安全技術，剩余的70%要歸功于人的管理。“管理是貫穿于信息安全整個過程的生命線?！盵5]3這條關鍵的“生命線”串聯著信息安全體系中的每一個因素，代表著檔案部門維護數字檔案信息安全的意志。為了提高人們的信息安全防護意識并建立信息安全責任感，增強設備與技術對不良操作的敏感度和抵御能力，管理層應積極制定一系列數字檔案信息安全管理制度，生成具有組織特色的信息安全綜合管理模式。
三、完善數字檔案信息安全保障體系的措施
數字檔案信息安全保障是檔案事業現代化、信息化進程中不可避免的問題，也是數字檔案館建設工作中必不可少的環節。數字檔案信息安全保障的初衷是為了保證數字檔案信息的安全、系統、可用，這是一項復雜而系統的任務，因為數字檔案館建設的每一環節都或多或少存在安全隱患，所以要求數字檔案館建設過程中的每項工作都要小心謹慎、認真仔細。如前所述，數字檔案館檔案信息安全保障體系包括法律保障、技術保障、標準保障、人才智力保障、綜合管理保障等五項保障因素，然而，安全保障工作并非這五者的簡單累加和機械堆砌，而是彼此相互配合、相互影響、共同作用的過程。最關鍵的是綜合管理保障，數字檔案館負責人將其他四個保障因素移植到其管理理念中，形成一種特色的、遵紀守法的、符合標準的、善用人力與技術的管理模式。
1.制定相關法律法規。數字檔案信息安全的法律保障因素為數字檔案館建設和信息安全管理提供了一個嚴厲的司法、執法環境，使其滿足“有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究”這一我國社會主義法治的基本要求。我國法律體系中，有關數字檔案信息安全的法規條文主要來自《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國刑法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等，但還沒有專門針對數字檔案館信息安全的法律法規。檔案部門應該積極配合立法機構，制定出一系列既符合當前我國檔案工作實情，又具有前瞻性的法律法規，對數字檔案的信息安全行為“保障措施”、破壞數字檔案信息安全的處罰等作出具體規定[6]90。相關法律制定出來后，應該嚴格執行，加大執法力度，保證其約束力與權威性，不應使其形同虛設。
2.夯實技術基礎。技術是實現既定信息安全目標的基礎，可以說無技術不安全。首先，在數字檔案信息安全保障工作中，檔案部門應該建設一個數字檔案信息安全保障技術體系，使不同功能的技術相互配合、互成體系，形成一個結實的、高密度的“威脅隔離網”，有效地使數字檔案信息隔離現有一切不利因素。其次，對于功能相同的技術，應該擇其一二而選，即允許不同技術在功能上的交叉，避免其過度交叉。具有相同功能的不同類型技術不僅會帶來安全保障功能的無限疊加，而且這種技術上的過度交叉還會給檔案部門帶來經費和人力方面的負擔和浪費。最后，檔案部門應該經常與同行和信息安全領域的研究人員交流經驗，力爭掌握主流的信息安全威脅和防御技術，當本部門數字檔案館信息安全遭到新的威脅時，能夠不慌不亂、胸有成竹地解除危險因素。
3.加強標準建設工作。標準是對重復性的事物和概念所作的統一規定，它的實施能夠使同一類型的重復性工作項目達到一致，從而便于管理與應用。隨著數字檔案館的發展與應用，數字檔案館相關的標準體系應該建立起來，以便于數字檔案信息的開發與共享。此外，標準體系的建立應該本著標準簡潔、通用、從實際出發的原則，先做好調研，再逐一研究、討論，制定適應性好和通用性強的標準體系。
4.注重專項人才培養。人才是數字檔案信息安全保障體系中唯一能發揮主觀能動性的要素。數字檔案館是檔案部門在信息環境下的新產物，與其相關的各項工作自然對人才有新的要求。作為人才培養與輸送的主要單位，開設檔案學專業的高校應該順應時代和社會的需要，注重學生信息素養的培養和數字檔案館系統知識的傳授，使學生學有所用，緩解檔案部門綜合性人才稀缺的壓力。此外，檔案部門可以與高?；驒n案專業人才培養單位建立合作關系，定期選送一批員工參加培訓，以完善其知識結構。
5.加強信息安全管理。管理貫穿著數字檔案信息安全保障整個過程生命線。不管是檔案館的宏觀管理，還是微觀管理，都對數字檔案信息安全有著牽一發而動全身的重大影響。首先，檔案部門應該加強數字檔案信息安全的宏觀管理，合理配置人力與技術保障。其次，建立管理制度體系，加強對人員、系統運行環境、數字檔案文件的流動等方面的約束與指導。數字檔案信息安全保障體系包括法律保障、技術保障、標準保障、人才智力保障、綜合管理保障等五個要素，然而安全保障任務并非這五者的簡單累加和機械堆砌，而是彼此相互配合、相互影響、共同作用的結果。綜合管理保障是核心要素，數字檔案館負責人將其他四個保障因素移植到其管理理念中，形成一種具有本單位特色的、遵紀守法的、符合標準的、善用人力與技術的管理模式。
參考文獻
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高校數字檔案館建設范文6
關鍵詞：檔案；數字化
一、檔案數字化的意義
1、檔案數字化的含義
檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。其以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要組成內容。目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式即實施手工管理和點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上社會化的進程。同時，該檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。
2、檔案數字化的主要內容
（1）檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫； （2）載體檔案的數字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫；（3）檔案專題信息的采集與建庫。
3、檔案數字化的主要作用
（1）檔案數字化是檔案信息化建設重要內容，而檔案信息化建設的核心是資源建設。資源建設包括兩大任務：一是現有館藏檔案的目錄數據庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。（2）檔案數字化能有效地保護檔案原件。代替原件使用，保護檔案原件；數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞；恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。（3）檔案數字化能改善檔案的利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享；數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案； “時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。（4）檔案數字化能充實各檔案館網站的內容。對我國大多數已上網的檔案館網站來說，普遍存在網上信息資源貧乏、簡薄的通病，信息加工深度不夠，指引性信息多，實質性信息少。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數字化。（5）檔案數字化是傳統檔案館走向數字檔案館的必經之路。數字檔案館無疑是21世紀各級各類檔案館的發展方向。盡管當前它的具體組成結構、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數字化特征是肯定的，傳統檔案的數字化將是其“館藏”的重要組成部分。
二、檔案數字化建設中存在的問題
1、觀念問題
檔案管理意識薄弱，對建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多地方雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
2、技術層面的問題
⑴數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫；
⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展；
⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范；
⑷數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
