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隨著科技的不斷進步，數字化已經走進人們的日常生活中。高校檔案數字化的管理模式不僅能夠為檔案的資源應用提供方便，還能夠對檔案管理方式進行優化，使檔案管理進入高科技技術管理層次，也是高校檔案數字化管理發展的必然趨勢。
一、高校檔案數字化管理概述
通常定義下的數字化檔案，指的是隨著計算機技術的發展和多媒體技術的應用，產生的一種信息化的檔案管理模式。具體是指應用現代化的科學技術和計算機技術等手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案,系統組織成的一種檔案信息資源，用數字代替檔案中的文字記錄、圖像記錄、聲音記錄、視頻記錄等檔案記錄方式，對檔案資料進行傳輸，使檔案資源能夠得到快捷的利用，實現檔案資源在一定區域內的共享。高校檔案主要記載的是高校的教學、科研及重大事項等實踐活動內容，其中也包括各種形式的記載內容，內容比較繁雜，高校檔案使用數字化管理模式之后，大大提高了高校檔案的管理效率，為高校檔案數字化管理發展提供技術基礎，進一步促進高校整體的發展。
二、當前我國高校在檔案數字化管理中出現的問題
雖然高校檔案管理使用數字化管理模式，但是由于數字化系統建設和檔案管理人員的數字化技術能力比較薄弱，高校檔案數字化處理技術的水平偏低等原因，高校檔案數字化管理工作仍然存在諸多問題。接下來就對高校檔案的數字化管理過程中出現的問題，進行具體分析，主要從以下幾個方面進行闡述：
1.高校內部機構數據庫不兼容。
我國大多數高校目前都使用了數字化檔案管理系統，建立了各類檔案數據庫，基本上實現了檔案數字化管理。但是由于高校各管理部門的內部機構比較復雜，使用數字化管理系統時沒進行溝通，各自為政，所以導致高校部門使用的管理系統和檔案管理部門的檔案系統不匹配，致使數據庫連接時出現了諸多問題。主要表現在：檔案數據庫建立缺乏整體性和系統性，檔案部門和學校其他部門分別建立自己使用的數據庫，這類數據庫的標準化程度相對比較低，而且信息記錄的也不全面，并且各部門之間可能會出現數據庫重復建設的問題，對數據庫的使用和資源優化產生了不利影響，而且數據庫里的數據信息也不規范，數據庫的信息資源的利用只有在自己部門的管理系統中所使用，高校的各部門之則不能共享檔案信息，無法滿足其他用戶的需求。
2.高校檔案數字化管理的存在安全性問題。
由于數字化檔案管理是建立在計算機技術和多媒體技術的基礎上的，因此，檔案信息、數據傳送是依賴互聯網和校園網來完成的，它的優點是傳遞速度快捷、便利，但容易泄密和丟失數據。所以，檔案信息的安全性就得不到保障。雖然高校檔案的數字化管理評價指標是檔案數字化管理的過程中必不可少的一項內容，能夠對高校檔案數字化管理中出現的問題進行及時把握分析，但是對于數據泄露和丟失等問題卻難以發現，對高校檔案的安全保護問題造成困難。
三、解決高校檔案運用數字化管理出現問題的措施
由于高校檔案數字化管理過程中，存在著諸多問題，針對高校檔案數字化管理的問題，要提出解決措施。解決高校檔案運用數字化管理出現問題的措施，主要從以下幾個方面進行論述：
1.檔案數字化建設的核心是檔案數據庫的建設。
在高校檔案館數字化建設中,數據庫的結構標準化的規范化體系的確立，是高質量建設檔案數字化的堅實基礎，也是數字化檔案能否實現最大范圍共享的前提。各高校的檔案管理部門在開發應用檔案管理軟件的同時，要匯同學校其他主要管理部門進行協商，開發使用兼容性比較強的檔案管理系統，要緊密聯系學校各部門的實際，建立實用性、可靠性強的數據庫，要有更新和控制功能。對有關檔案數字化管理的系統進行完善，建立檔案目錄數據庫和檔案全文數據庫，對檔案自動檢索系統以及對檔案全文信息的鏈接起到決定性作用,并能實現網絡共享。
2.加大對專業人才的培養，確保檔案信息利用安全。
檔案數字化建設是一個對技術要求比較高的工作，所以高校在檔案數字化建設的過程中要加大對專業人才的培養，使他們能夠對一些問題作出正確的判斷和決策，并指導檔案管理的工作人員進行工作，使管理人員在高校檔案管理過程中發揮最大的作用。強化高校檔案數字化管理人員的工作能力，增強他們對高校檔案數據安全保護意識，確保高校的檔案數據安全，防止信息泄露，給高校的教育教學工作帶來麻煩。增強高校檔案數據管理人員的數據安全意識，是高校檔案管理過程中非常重要的環節，也是高校檔案數字化管理人員的職責所在。要加強高校檔案數字化管理的數據安全性，強化基礎設施建設。高校的檔案中包含著高校長期以來重要文件資料等內容，一旦泄露，就會對高校的發展產生不利影響，所以要建立數字化的評價體系，對檔案數字化管理進行評價，防止數據泄露和丟失。另外，要保證高校檔案數據的安全性，要加強對基礎設施的建設，信息化基礎設施是高校檔案數字化管理的基礎保障。高校檔案實現數字化管理，是檔案管理模式發展的必然趨勢。高校檔案是對學校的教學、科研管理及學校重大活動等各方面的真實記錄，對高校的發展有著十分重要的作用。高校檔案的數字化管理，雖然給檔案管理工作帶了很多便利，但同時也為高校的檔案信息安全埋下了隱患。因此，要加強對高校檔案數字化管理的安全管理，促進高校檔案管理工作的順利進行，促進高校的健康發展。
作者：樊麗君 單位：沈陽建筑大學檔案館
參考文獻
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