前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校學籍檔案數字化管理分析，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：近年來，高校普遍面臨著如何保存、利用學籍檔案的問題，凸顯傳統管理學籍檔案模式的不足。在此背景下，要求高校積極構建數字化學籍檔案管理平臺。該文主要論述了高校構建數字化學籍檔案的意義與價值，剖析高?，F有數字化學籍檔案尚存的問題，并針對問題提出解決措施。
關鍵詞：數字化學籍檔案;重要性;高校
1高校構建數字化學籍檔案管理的價值
學籍檔案是高校重要的館藏資源，其主要記錄學生在校期間的學習成績等基本情況，其檔案具有較高的價值，同時還是高校檔案管理不可或缺的組成部分。伴隨著社會的飛速發展，高校不斷擴大辦學規模，學籍檔案隨之增加，加劇其管理難度。眾所周知學籍管理具有自身的特殊性，具體體現在權威性、憑據性、原始性等方面，且在各領域中得到普遍應用。比如企業用人單位需要以學籍檔案作為甄別學生學歷的依據等。此外，作為建設校友資源信息庫資料的主要來源，學籍檔案中的數據還是建設校友信息庫不可或缺的組成部分。學籍檔案中包含各類珍貴的數據，這些數據可作為研究校史、編輯出版年鑒、舉辦展覽、畫冊的重要素材。原始紙質學籍檔案易受保存手段、時間等因素的影響，而出現松脆、結塊等問題。這些問題的存在都有可能導致學籍檔案失去其可用性。與此同時，人們在翻閱或者利用學籍檔案的過程中可能會損壞或者導致資料遺失的情況。實踐表明，如果過度使用學籍檔案，可能還會加速破損紙質學籍檔案的程度。從高校檔案部門的層面分析，面對越來越多的學籍檔案，凸顯傳統管理方式的落后、簡單，總之這已經不能滿足新形勢下對檔案管理發展的要求了，凸顯實際保存與利用學籍檔案的矛盾?；诖?，當務之急是積極構建一體化、數字化紙質學籍檔案的管理與應用服務平臺，從而有效解決保存與利用學籍檔案的矛盾，保護珍貴的檔案原件。那么什么是數字化學籍管理檔案呢？顧名思義指的是依托數據庫、網絡技術、計算機技術等手段，以數字化的方式將紙質學籍檔案資源輸入計算機程序之中，提高收集館藏資源及整理、存儲、檢索、利用、展示學籍檔案資源的效率。
2數字化學籍檔案管理的價值
2.1實現高效化學籍管理
毋庸置疑學生學籍檔案管理包含各種有價值的信息。特別是近年來，我國加大力度普及發展高等教育，越來越多的人有機會接受高等教育。隨著高校學生人數的增加，其所形成的學籍檔案的信息數量越多。因此，相關部門開始關注學籍管理工作。而引入數字化學籍管理，可充分發揮其優勢，簡化工作，提高工作管理效率。
2.2豐富學籍管理信息
學籍檔案記錄著每一個學生在校期間的各種信息。但是現有學籍管理普遍采取分開存放各種學籍信息的做法，而非統一管理。簡而言之，即采取分割管理信息的方法，不利于人們快速地獲取全面的信息。假設各個部門的人能夠分別將學生信息統一錄入并存儲于數據庫之中，即實現數字化存放，就可實現統一呈現學生的各種學籍信息，完善數字化學生學籍信息。
3高校在推進數字化學籍檔案管理中尚存的問題
3.1數字化程度偏低
雖說很多高校已經充分意識到數字化學籍管理的重要性了，但是其運用網絡技術及使用數據庫的情況尚不能滿足時展的需要。一直以來，學校都是由人工完成學籍管理工作，其工作量十分大。此外，由人工管理還存在諸多不可控的因素，不利于規范學籍管理工作，影響管理效率。此外，很多高校存在嚴重的“重硬輕軟”的情況，尚未能充分運用網絡硬件平臺構建合理的信息化軟件環境，不能充分運用硬件系統，充分發揮其先進性。
3.2現有學籍管理系統與高校實際學籍管理工作尚存較大差距
很多高校自行開發或者與其他企業合作開發教務管理系統，一定程度上推動了學校數字化學籍管理工作，并從中積累經驗。但是由于其所開發的系統尚不具備完善的功能，適應性不足，不能充分滿足學籍管理的需要。
3.3有待提高學籍管理工作人員的計算機水平
高?，F有學籍管理工作人員普遍僅熟悉自己負責的業務知識，但是并不具備豐富的計算機技術。基于數字化學籍管理工作的需要，當務之急是培養復合型人才，即同時具備豐富的計算機技術知識與學籍管理業務知識的人才。
4實施數字化學籍管理的策略
4.1結合學籍管理的需要，建設數字化基礎設施，提高電子文件歸檔效率
建設數字化學籍檔案基礎設施是實現數字化學籍管理的基本切入點。比如開發學籍檔案管理軟件、配備刻錄機、掃描儀及相應的服務器等，建立電子文件歸檔應用系統、學籍檔案資源數據庫，各職能部門應積極引入或運用數字化檔案資源。在此基礎上，還需要做好與檔案有關的基礎性工作。比如歸檔、收集、管理等方面的工作。這要求檔案部門立足該校實際情況，在嚴格遵守《電子公文歸檔管理暫行辦法》的基礎上，構建完善的電子文件收集管理制度，從而實現依章辦事。負責人應明確具體歸檔范圍、要求，認真履行職責，做好電子文件的歸檔工作。確保電子文件的有效性、完整性與真實性。日常工作中應該重視信息資料的收集，具體可從多角度、多方面收集資料，豐富學籍檔案信息，高效利用互聯網共享檔案資源。
4.2嚴格制定電子檔案工作規章制度，嚴格把好安全關
學籍檔案記錄著學生在校期間的諸多資料，其資料信息甚至會影響到學生日后的成長與發展，其重要性不言而喻。2007年，在《政府工作報告》中再三強調做好文化遺產、自然遺產以及檔案工作的重要性。這充分說明了我們國家高度重視檔案保護工作。基于此，高校檔案機構應該充分響應相關部門的工作，結合現有《電子文件管理規范》等制度、管理辦法，在嚴格遵守相關規定的基礎上，有序推進數字化電子檔案管理。由于檔案管理的特殊性，其各環節都有可能出現信息被更新、導致信息丟失的情況?；诖耍髾n案工作人員保持高度負責任的態度，做好學籍管理，保障其安全性。這也是推進數字化學籍管理的重中之中。檔案工作人員要保持高度的責任感，認真履行職責，做好檔案信息的保密工作，加大審查力度，避免泄露信息的情況。
4.3重視人才培養
數字化學籍管理離不開相關專業的人才。人才決定著高校能否順利開發、利用學籍檔案資源。基于此，應該加大對相關工作人員的培養與教育工作，讓人員確實掌握與數字化檔案有關的理論、技能。平時可通過舉辦各類計算機網絡技術、信息技術培訓班，提高人員實際運用檔案系統軟件、操作計算機的能力，培養復合型人才。此外，還應該積極引入優秀的計算機專業、軟件專業人才，充實人才隊伍。學籍檔案人員應該重視新理論的學習與研究，契合本崗位的工作需要，有針對性地進行學習，掌握專業技能，重視數字化學習，為高校推進數字化學籍管理服務奠定基礎。
5結語
數字化學籍檔案管理涉及到學籍檔案工作的各個方面，具有一定復雜性。因此要求高校學籍檔案工作者乃至各職能部門充分發揮職能作用，加大配合力度，統籌合作，構建標準化的管理體系，推進數字化學籍管理。實施數字化學籍管理具有重要的意義，這是相關部門高效利用、共享學籍檔案管理資源的關鍵，同時有利于提高數字化學籍管理的水平。
參考文獻
[1]周麗濱.高校學籍檔案管理數字化研究[J].辦公室業務,2019(4):139-140.
[2]呂揚.高校學籍檔案的數字化管理及實現探索[J].戲劇之家,2018(20):177-178.
作者:徐代珍 單位:湖南工藝美術職業學院
