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人事檔案范文1
我在我們縣勞動局的人才交流中心實習,因為正值七八月間,正是各高校將畢業生檔案寄回畢業生戶籍所在地的高峰時段,所以登記和查收當天收到的來自各地高校的學生檔案便成了我首要任務.
我本以為檔案的查收工作是一項很簡單的工作，就是從傳答室把寄到的檔案拿過來，然后登記編下號，事實上卻并非如此，也沒我想象的那么簡單．檔案的查收工作主要有以下幾個環節：即檔案的核查﹑問題檔案的處理﹑寄回執和檔案登記編號．下面我就來具體介紹下每一個環節的具體操作內容．
首先是檔案的核查，顧名思義就是檔案的核對和檢查．這一環節具體分為兩個步驟．第一步是檔案的核對，即三對，對數量，對姓名，對原籍地址．對數量，就是將校方提供的清單上的檔案數量與實際收到的檔案數量進行核對，看看兩者是否有出入；對姓名，就是對檔案的所有人進行核實，是否與校方提供的名單一致；對原籍地址，這一步看似可有可無，其實很關鍵，由于我國文化的特殊性，經常會出現同名同姓﹑同名同姓異性等情況，因此也不排除會因這種原因而把檔案錯寄，為了及時排除這種可能性，必須認真核對檔案袋上畢業生原籍，以免帶來更多不必要的麻煩．第二步是對檔案內容的檢查，大家都見過人事檔案袋，在這類檔案袋的封面上都已將檔案內所包含的資料標明，我們的任務就是按圖索驥，根據檔案袋上所標明的數量進行逐一核對，將存在問題的檔案找出登記，其中常見的問題主要有以下兩個：資料的缺失和資料的錯放．這些問題表明，各高校在檔案管理方面存在著一定的問題．筆者曾在去年參加過學校內畢業生檔案的整理工作，認為學校檔案整理工作在某些環節上規范性不足有待提高．尤其在組織人員方面，對工作人員的專業素質沒有嚴格要求，沒有考慮到檔案管理專業學生的專業優勢．
其次是問題檔案的處理．這一環節主要是對在檔案核查這個環節發現的問題檔案進行處理．該環節的工作是以學校為單位，當核查完當年某所學校寄返的畢業生檔案后，通過電話聯系校方集中處理存在問題的檔案，如退返錯寄檔案，學校補寄錯﹑漏﹑失的檔案和相關資料．
接下來是把回執寄回學校,由于畢業生的檔案是通過郵寄的方式寄返的，因此在完成對檔案的核查及問題檔案處理等環節后，務必把回執寄回學校，表明你方已收到檔案，這樣一來，就說明學校向原籍人事部門移交學生檔案的工作已經結束．
最后是檔案的登記編號．對收到的畢業生檔案進行登記編號是為了便于統一管理和以后查找．根據根據各地人事部門相關政策，學生畢業時其檔案將由學校統一寄回其原戶籍所在地的人才交流中心保管，這樣一來，既加強了對畢業生檔案的管理，有效的防止了檔案的流失，同時又解決了長期以來困擾各高校的掛靠在學校的應屆畢業生檔案只增不減的問題．檔案的登記編號除了有助于檔案的集中同一管理，更重要的目的為了以后的查找，以提高機關單位的辦事效率．對此各地的人才交流中心都備有畢業生檔案登記冊，以便對本年內的應屆生檔案進行隨機登記和編號，等到有應屆生憑有效證明來取檔案或者相關資料時，辦事人員就可以根據登記冊上的編號到檔案室取檔案，這樣不僅縮短了辦事時間，又提高了機關辦事效率．
以上就是檔案查收工作的四個環節，四個環節環環相扣，其中第一個環節是整項工作的基礎，而第四個環節既是整項工作的關鍵，同時也是人事部門所有檔案管理工作的基礎，由此可見，第四環節檔案登記編號工作對于人事機關日常工作的重要性，那么，我認為要提高人事機關日常工作整體的工作效率，就應該從這第四環節入手，那么怎么樣才能使這一環節的工作有質的飛躍呢？
人事檔案范文2
1 概述
人事檔案在企事業單位人事管理中的作用非常重要，所有員工人事檔案包括單位人員信息，只有完成人事檔案信息的管理，人力資源管理才能打下基礎。人事檔案管理的核心是確保人事檔案信息的真實性、完整性和準確性。人事檔案管理改革必須有明確的目標，有計劃地制定科學合理的改革方案，從而達到提高管理工作質量和效率的目的。
2 人事檔案管理的作用
2.1 提高人力資源的結構配置
企業人力資源管理部門可以借助相關的員工人事檔案管理，實現高效的人員管理，所以企業人力資源規劃、人事檔案可以根據員工的專業知識、業務性能和專業品質，將最合適的人員放在最合適的崗位，執行工作任務。此時人事檔案可以促進員工潛力的激發，幫助他們實現人生價值，促進企業的可持續發展。
2.2 有助于人力資源需求的合理性和科學性
對人力資源的需求產生干擾的因素往往來自企業內部環境，輔助人事檔案管理可以幫助企業人力資源管理部門有一個一生都獻給了對人力資源的理解，并且可以參考企業長、短期發展目標，合理地估計和預測的需求，從而確保企業的連續性和穩定性。此外，在規劃的過程中，人力資源管理人事檔案材料可以使企業高層管理者和決策者對人力資源有一個清晰的理解，是奠定一個好的基礎發展的戰略目標，建立一個科學的人才體系，大大降低了好員工“跳槽”的現象。也就是說，人事檔案可以促進人力資源管理科學和標準化的發展，這是一個重要的形式。
3 人事檔案管理改革中存在的問題
人事檔案管理改革的過程中，經常會有一些難以解決的問題，一方面，相關管理人員的人事檔案管理缺乏全面的認知；另一方面，人事檔案管理人員不具備完善的管理體系，需要提高人事檔案管理的質量。具體問題表現為以下三點：
3.1 人事檔案管理改革人員缺乏正確的認知
改革人事檔案管理和業務管理人員對于人事檔案管理、業務單元缺乏正確認知，領導還沒有樹立正確的思想，在一定程度上不能適應時代的發展，不能提高人事檔案管理的關注。與此同時，業務單位人事檔案管理的工作人員對人才檔案管理存在錯位的認知，忽視其重要性，很難真正實現管理系統，導致人事檔案管理質量低下。人事檔案管理改革存在問題，如人才稀缺，有關部門沒有建設高質量的人才團隊，沒有錢，在提高人事檔案管理的效率和質量上很難發揮出重要作用。
3.2 缺乏完善的人事檔案管理系統
目前，人事檔案管理工作沒有建立完善的管理制度，人事檔案成員的行為管理系統無法使用，導致人才流失加劇問題，很難提高業務單位人事檔案管理的質量。同時，人事檔案管理人員檔案工作領域改革得較晚，沒有建設完善的改革機制，可能存在文件丟失的問題，很難加強人事檔案的管理。
3.3 缺乏更高層次的信息化
隨著我國社會經濟的發展，市場經濟體制不斷完善，引入相關的法律、法規和政府有關部門管理機制，可以努力提升信息技術水平，使人事檔案管理的效率得到提高，但結合當前的現實人事檔案管理，許多企業的人事檔案管理信息不完善，水平相對較低，電腦只是一個簡單的打印作業配置，沒有實現人事檔案信息電子化，也沒有互聯網接入功能，它會造成人力資源的浪費，人事檔案管理錯誤率會直接影響人事檔案管理的效率。
4 改革問題的解決措施
隨著我國人事檔案管理的改革，相關的管理人員和技術人員必須完全解決各種問題，提高人事檔案管理工作效率和質量，提高人事檔案發展的影響力。具體措施包括以下：
4.1 樹立正確的認知
在我國人事檔案管理的改革過程中，必須重視對意識的想法，主要是因為意識的正確概念有利于改變人們的思想和行動，提高管理的效率，第一，管理者必須重視員工的概念轉換，使其可以面對他們的工作，與此同時，人事檔案管理部門需要增加營業額，提高人事檔案管理的質量，營造良好的工作環境；第二，我??國家相關的管理部門必須嚴格分析人事檔案管理要求，形成系統的人事檔案管理平臺；第三，相關管理部門也應高度重視人才工作，提高員工的專業素質，使其能更好地參與管理，保證人事檔案管理專業和系統的管理能力，使員工更熟練地掌握辦公軟件，通過這種方式提高人事檔案管理改革的工作效率。
4.2 建設高素質人才隊伍
人事檔案管理必須具備高質量的人才隊伍建設，提高人事檔案管理的效率和質量。第一，我國人事檔案管理部門需要嚴格的招聘體系，招聘人員專業素質高，要求按照規定和思想道德水平，提高人事檔案管理在我國的保護水平；第二，我國人事檔案管理部門在招聘員工時，應定期進行專業知識和技能培訓，使其能掌握專業的人事檔案管理知識和技能，并提高他們的工作質量；第三，我國人事檔案管理需要做好思想政治工作，提高效率和質量的思想政治工作，加強思想政治建設系統。
4.3 建立“統一”、“分離”查詢和方便的管理系統
所謂的“統一”是人事部門的要求，檔案管理機構必須相互配合，緊密聯系在一起，在很大程度上要避免人員的轉移和流動。所謂的“分離”是在職人員檔案管理和退休人員管理要分開，在職人員檔案保管在單位和部門，退休人員文件由另一個部門統一管理。一方面，它在很大程度上減輕了檔案管理工作的壓力；另一方面，檔案管理工作可以更清晰，更加方便管理。這個退休人員專業管理的方法，可以防止由于不注意導致的退休文件損壞或丟失，因此失去了重要的有價值的文檔。
4.4 建立社會公共權威檔案管理機構的性質
人事檔案管理可以建立一個社會公共性質的檔案管理機構的權威，而我國現有的人力資源機構和人力資源市場中心一段時間內難以解決這個問題，一些人的檔案在歸檔后，他們將不會再接受這些檔案，這意味著一些人事檔案仍不能得到有效的保護，許多企業和機構都保持自己的單位人事檔案，這造成其他人和退休人員文件沒有托管，因此建立一個社會公共性質的檔案管理機構的權威是必要的，它不僅有記錄的作用，還很大程度地方便了個人，如人的保險信息是否有違法、違規的情況。
4.5 建立完善的創新體系
隨著我國科學技術的發展、社會的進步，我國人事檔案管理應該從單向到社會管理轉變，相關管理部門也需要改變管理方式，減少管理存在的問題，同時企業還應重視人事檔案管理方式，實現資源共享，通過人事檔案的流動，加強人才選擇的科學性和合理性，并?_到預期的目的。與此同時，我國人事檔案管理部門需要滿足社會的需要，減少人事檔案管理存在的問題，加強人事檔案的管理。
4.6 開發信息管理解決方案
我國人事檔案管理必須注意應用信息技術，以確保合理利用人事檔案電子檔案的管理，減少人事檔案管理存在的問題。第一，人事檔案管理人員應使用電子文件，而不是采用紙質記錄管理模式，減少問題的產生，避免文件損壞和遺失等現象；第二，人事檔案管理需要備份，避免人員文件丟失等問題；第三，要在人事檔案管理時在計算機上秘密安裝防火墻軟件等，以避免黑客的攻擊，并確保能促進改革人事檔案管理質量和效率，加強人事檔案管理的改革。
人事檔案范文3
［關鍵詞］人事檔案；管理；改革
1人事檔案管理存在的問題
1.1單一模式
層次的多樣性的矛盾。目前，我國企業人事檔案管理大多采用干部人事檔案管理模式，這種管理模式比較適合本單位內部人事檔案，來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也有利于人事檔案的保護工作。但是隨著我國經濟體制改革的不斷深入，市場經濟的不斷發展，我國涌現出許多類型的企業，有公有制企業，三資企業和私營企業三種形式。企業的類型較多，在這些類型的企業中，企業管理者的身份層次也很多。有選舉產生的董事會、監事會成員，有董事會、經理聘任的內層管理人員。在國有企業中，也有上級黨委組織部門直接任命的領導者等等。因此，職工層次的多樣性決定了企事業單位的人事檔案管理方法要與之相適應。
1.2部分單位在檔案硬件設施上投入不足
檔案室本來應是管理規范、環境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現沒有專用檔案室的現象，人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。
1.3人事檔案管理方式和手段相對落后,運行效率較低
管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理單獨存放。但現在大多數事業單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數職且大部分靠手工操作未使用干部人事檔案電子信息化管理系統費時、費力效率低。
2人事檔案管理的建議
2.1完善人事檔案管理制度
提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作。如果沒有一定的制度來制約,就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要,進一步完善各項檔案管理制度并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度,對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求,更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則,使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。
2.2注重人事檔案材料收集
提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎,隨著政治經濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料,認真整理,細致鑒別,做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理,手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦,確保材料齊全完整、手續完備,保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
2.3采用現代化管理手段
加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫,合理利用各種資源,使其最大限度地發揮作用,必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化,是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要,是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分,也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術,將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實現人事檔案紙質與數據格式并存,根據需要,通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新,通過網絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優質高效的人才檔案信息服務,以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量,并大大提高檔案的利用效率。
2.4提高人事檔案管理人員的素質
人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質和專業素質。提高自身的政治素質,加強責任感,把人事檔案工作看做是一項政治工作,在平常的管理中體現它的嚴肅性能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責任心.才能不厭其煩地去收集材料才能認真鑒別材料的真偽。
3結語
為轉變人們對“人事檔案”無用論觀念和思想，我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經濟發展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。
主要參考文獻
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人事檔案范文4
[關鍵詞]人事檔案；管理；普遍問題
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）03-253-01
隨著人事制度的改革，人事政策在全國的推行，人事檔案管理工作顯得特別重要。當前，各檔案管理部門或多或少存在著一些問題，這些問題影響了檔案托管人員的利益和合法權益，也不利于人事檔案管理部門的長遠發展。在新聞媒體和網絡輿論已形成強大維權武器的信息時代，各管檔部門更應不斷提升自己的業務水平，緊跟時代步伐，借用科技手段，創新管理模式，促使檔案管理的規范化、科學化、專業化。
一、人事檔案管理人員的認識不夠
保管人事檔案是一項重要的職責，專職檔案管理人員不僅僅要遵從保密原則，保管住檔案，更要保管好檔案，這是新時代的必然要求。近幾年來，我國各機構改革力度大大加強，尤其是引進競爭機制的用人制度的改革打破了“鐵飯碗”時代，為各用人單位和社會各類人才提供了雙向選擇的機會，人才流動性大大加強，人動更加頻繁，這就要求從事檔案管理工作的部門積極、主動地為托管人員提供跟蹤服務，檔案管理人員的意識也要改變。僅僅停留在過去的“就檔案管檔案”的層面是不夠的，管檔人員還應具備“就人才管檔案”的認識，以人才為焦點，確保人才檔案的完整性和系統性。如果沒有這方面的意識，檔案管理創新的步伐就無法邁開，也難以適應新形勢下的新要求。
二、檔案管理配套設施不完善
檔案庫房設施簡陋，檔案室建設不標準、不規范、“六防”設備不配套的現象大大存在，有些部門連檔案管理的基礎設施都極度缺乏，這些配套設施的不完善不僅增加了檔案管理人員的勞動強度，直接影響了檔案的美觀整潔和完整性，也大大降低了管理的效率，更增加了管檔風險。因此，管檔配套設施應緊跟科技的步伐，以確保安全、方便、快捷、高效地管理檔案。利用電子信息平臺和新興軟件技術登記管理信息勢在必行，系統化甚至網絡化管理措施的推行是現代化檔案管理的助推劑，是與人力資源公共信息市場化接軌的有力裝備，檔案管理的信息化水平依賴于配套設施的完善。
三、管理措施及收集工作力度不強
檔案管理人員在調閱檔案時都是采取手工方式，反復的手工接觸使檔案遭到磨損，人工的操作也容易導致檔案放置排列失誤，因此，借用先進技術手段，充分掌握現代化管理技能，提高檔案管理的信息化程度是做好檔案管理工作的新要求和檔案管理部門發展的必然方向。此外，收集、歸檔工作不到位、執行不嚴格也嚴重影響了檔案的質量，材料收集的全面性、完整性、及時性是充實檔案和提高檔案質量的前提。管檔部門應積極、主動地與各單位密切配合，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能充實豐富文件資料，避免歸檔遺漏，為用人單位和各類人才提供齊全、準確、可靠地檔案信息資源，使得滯留的死材料變為有效的活信息。
四、檔案管理人員素質不高
人事檔案至關重要，管檔人員也應是素質較高且有專業管理知識及計算機水平較高的人員。但是，就目前來看，大部分管檔人員都未進行嚴格選用，這就影響了管理的水平和效率。要擁有一支專業的管檔隊伍，各部門就必須嚴把選人關，例如，實行崗前培訓、定期考核、目標責任制等多種細則。優化自身隊伍建設是實現現代化管理的必備要求，也是提高人事檔案管理水平的原動力。
五、對人事檔案轉移渠道的宣傳解釋不到位
人事檔案屬保密材料，不得經由個人保管，必須專人專取專管。但是，社會上也有大部分高校將檔案交由畢業生個人自帶，這是對畢業生極不負責的行為，而且由于畢業生對人事檔案的重視程度不夠，往往私自將個人檔案拆封，甚至將其中的材料隨意處置，這就嚴重損害了畢業生的終身利益。目前，畢業生畢業后，人事檔案轉移渠道較多，有的直接滯留在高校，有的暫寄在畢業生就業指導中心，有的轉給用人單位，有的轉入人才機構。多種管理渠道一定程度上加強了人事檔案的流動性。而畢業生的就業方向不同，選擇人事檔案存放的渠道也應不同，例如，選擇就業的畢業生把檔案存放在正規的人才機構人才交流中心進行人事有利于以后的檔案工資調整、工齡計算、戶口遷移、辦理養老保險等，而繼續留在高校深造的學生將人事檔案存放在高校較妥，暫未落實工作單位的畢業生將檔案存放在畢業生就業指導中心較好。但是，就目前來看，由于高校和各檔案管理部門對人事檔案管理渠道的宣傳解釋力度不夠，變相地提高了檔案流失率。
所以，對檔案轉移的多種渠道的利弊還亟待加大力度宣傳和解釋，讓各類人才有針對性地選擇自己的人事檔案托管機構。
人事檔案范文5
（一）建立完整的數據庫管理系統。具體操作如下：
1.完善人事檔案信息綜合數據庫，建立信息收集網絡、傳遞方式，制定人事信息收集內容。
2.建立人事檔案信息分類數據庫，保證數據采集準確，隨時更新。
3.建立數字檔案庫，借助多媒體設備（如電子掃描儀或數碼相機）將人事檔案進行數字化處理，刻錄光盤。
4.完善和建立辦公信息數據庫，人事檔案管理日常的辦公業務均列為辦公信息數據庫的服務范圍。
（二）培養一支高素質檔案管理隊伍。人事檔案管理工作需要高素質、復合型人才，具備良好的個人素質、較高的文化知識、有一定外語水平，懂得人事檔案管理專業知識和計算機網絡技術的應用和維護知識，全面了解和自覺執行人事檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準，在工作中具有較強的適應性、穩定性和創造性，能夠下功夫研究并解決當前檔案信息化建設中遇到的一些實際問題，還要善于探索未來人事檔案信息化建設的發展思路。具體表現：熟練掌握信息技術的操作技能、具有管理信息資源的創造能力、熟悉掌握不同信息載體的科學化管理能力、能將安全保密措施正確用于人事檔案信息處理過程中。
（三）建立健全相應的規章制度。在制定信息化建設的規章制度時，參照國家和有關部委頒發的檔案信息化建設法規，研究制定以下幾種制度：計算機人事檔案信息管理的暫行辦法；計算機人事檔案信息收集與歸檔管理的暫行辦法；計算機人事檔案信息提供與利用的暫行辦法；計算機人事檔案的安全與保密制度等條規 ，確保各項條款的實用性。
（四）加大安全保密工作力度。要經常組織人事檔案工作者開展計算機信息安全保密方面的教育活動，如業務講座、經驗交流、專家巡回演講和展覽等教育形式，不斷增強廣大人事檔案工作者安全保密意識，逐步提高安全防范的工作能力；人事檔案部門不僅要堅決貫徹落實國家頒發的計算機信息系統的安全保密方面的法律、規定，還要結合本單位實際盡快制定出計算機信息安全保密方面的具體實施辦法，如計算機人事信息檔案的安全與保密制度、計算機人事信息檔案的安全保密防護辦法，真正做到有法可依，有章可循；要結合人事檔案信息的利用情況，嚴格確定利用對象、方式和時間，避免信息利用無序狀態。為防止人事信息傳輸中的非法訪問、非法收集和刪除破壞等現象發生，應在相應的網絡接口部位安裝監控設備，并定期進行檢測與維護。為防止計算機病毒侵入人事信息網絡系統，要經常用有關清毒軟件對計算機系統做好清毒，確保人事信息萬無一失。
二、醫院人事檔案信息化的意義
（一）人事信息資源充分得到共享。有利于組織領導能直觀快捷地了解和掌握員工隊伍狀況；提高醫院人事檔案信息的利用率，最大限度地保護了紙質檔案；易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞，降低了檔案管理的成本。
（二）保證醫院人事檔案信息的時效性、真實性。使人事檔案存放更加規范系統，使查詢檔案方便、快捷，做到人才流動到哪里，檔案信息系統就跟蹤到哪里，提升人事檔案的使用價值，實現檔案信息資源的合理配置，為社會提供高效、優質的服務。
（三）提高人事檔案管理效率。在干部選拔任用、調整配備和交流等工作中，可利用信息庫直接產生干部任免審批表、基本情況表、干部名冊等，大大提高了人事管理工作的運轉速度。
人事檔案范文6
關鍵詞：人事管理；人事檔案；信息運用
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A
文章編號：1005-913X（2015）04-0244-02
一、人事檔案信息是了解員工的直接材料
檔案記載著一個人成長的軌跡，記載著身份、黨團組織關系、學歷、經歷、職稱、政審情況以及人才能力、性格、工作作風、思想政治表現等許多情況，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人找工作、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權益都無從得以保障！
（一）人事檔案的基本信息
人事檔案是企業了解員工信息的直接途徑。檔案是歷史的真實記錄，企業通過檔案可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，可全面、準確地了解員工，總結經驗教訓，做到知人善任、選賢舉能，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。在人事檔案中一般會顯示員工的免冠照片，企業可以通過照片直觀地看到員工的相貌氣質，為企業人力資源部門給員工安排崗位提供依據。相貌氣質清麗溫婉的女員工可以安排在前臺接待或秘書的崗位，既能體現出企業的良好形象，又能使員工的外貌資源得到充分的開發利用。外表和藹、有親和力的員工，可以被安排在售后服務部門。一般需要售后服務的客戶心情都相對急躁，有親和力，性格溫和的員工能促使客戶心情舒緩，情緒冷靜。合理、高效的員工職業安排可以促進企業的各項工作順利進行。雖然企業用人不能以貌取人，但是在初級用人階段，這也是企業的選擇之一。在員工的基本信息中一般還會有年齡和婚姻狀況的信息顯示，企業可以根據員工的婚姻狀況為員工安排具體工作。例如，已婚，并且孩子年齡較小的員工，企業可能會選擇安排盡量少出差或者不出差的工作；對于富有活力，尚未結婚的年輕員工，企業可能給他們安排更富挑戰性的工作。員工的基本信息是企業人力資源管理的基礎，為人員安排提供基礎性的資料。
（二）人事檔案的潛在信息
在人事檔案信息中，員工的工作經歷也是一個十分重要的信息源。員工曾經的交際圈將可能會給現在的工作帶來一些有利的因素。所謂的人脈關系就成為人事檔案信息中的潛在信息，同時也是員工給企業提供的隱形資源。企業的人力資源部門可以依據員工曾經的工作環境，工作特點以及工作成績為員工安排適合的崗位和提供發展空間。在人事管理工作中，員工潛在的信息應該比基本的、直觀的信息更受重視。潛在信息在某種程度上也是員工尚待挖掘的資源。企業應該利用員工所有的資源，無論智力資源、體力資源還是人脈資源。[1]在資源共享的時代里，廣闊的朋友圈往往能給企業帶來意外的商機，使企業在競爭中也能處于不敗之地。此外，人事管理相關部門和人員應該對員工的人事信息進行合理的保密存儲，不要未經本人許可隨意透露員工的個人信息，以免對企業和個人造成不必要的困擾和損失。
二、人事檔案信息為員工合理調配提供可靠信息
（一）人事檔案信息為合理安排員工工作內容提供參考
人事檔案信息將為企業人力資源部門合理安排員工崗位提供可靠的信息。在現代企業招聘過程中，企業往往更傾向于招聘具有相關從業經驗的人員。而現今，城市間人口流動量大，工作更換頻率，許多人一年之內就換了幾個工作。人們的工作觀念已經不像多年之前，尋找“鐵飯碗”“終身制”的職業了。有豐富工作經驗的人員，尋找薪資福利待遇更豐厚的職業和企業。年輕人雖然工作經驗相對欠缺，但是有朝氣，有熱情，更傾向于尋找發展潛力大的職業和能為自己提供更多發展空間的企業。人事管理部門應該查閱員工檔案中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料，結合工作意向，薪資要求等來合理安排員工的工作，把真正能為企業服務，能為行業發展做出貢獻的人才發掘出來，并高效地利用起來。
（二）人事檔案信息是員工晉升、裁撤的重要參考
人事檔案信息常常會記錄著員工的各項工作成績。在用人過程中對定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總歸入本人檔案，因此，用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。企業在市場競爭中遵循優勝劣汰的規律，在經濟出現危機時，很有可能遭受打擊甚至是重創。此時，企業為了減輕經濟壓力以保存實力，必然會選擇裁員，那么人事檔案中的相關信息就會為人力資源部門的裁員活動提供參考。工作成績不突出，工作能力相對薄弱，人際交往欠佳的員工都可能成為裁撤對象。這些對企業參與下一輪競爭工作幫助甚微的員工被裁撤，也是企業內部整頓的一部分，為企業今后立足，發展提供了保障。與此同時，在人事檔案顯示中，工作成績突出，有上進心，有合作精神、富于創造力，敢于迎接挑戰的員工，自然會被發掘、重用，成為企業的無形資產。人事檔案是記錄員工成長歷程的重要信息庫，是人事管理部門為人員發展制定方向的重要參考資料，是員工今后選擇職業的參考之一，也是企業定位員工和員工尋找自我認同的重要資料。[2]
三、人事檔案信息為社會保障情況提供參考資料
（一）人事檔案信息為國家提供勞動保險情況
人事檔案信息不僅是企業人力資源管理部門選拔、任用人員的依據，同時也是國家各項事業統計、調查的依據。中國正處于社會全面改革時期，面對人口基數大，人口流動性強等社會現狀，相對準確的人事管理檔案將為國家的人口統計、升學率、就業情況、生育情況以及子女教育等情況的了解、掌握提供相對可靠的依據。面對中國人口老齡化的趨勢，建立相對公平、完善的勞動保險制度的呼聲也越來越高。而科學、合理的勞動保險制度的建立也要依據企業職工的人事檔案信息進行統計、核算。人事檔案信息對員工來說是十分重要的工作證明。在人事檔案中包含了員工工資金額，個人收入繳稅情況以及各種保險的繳費情況，是員工各種社會信息的集合體。[3]國家相關部門將根據企業職工的各項社會信息制定并兼顧全社會勞動者利益的勞動保障機制和勞動保險體制，為勞動者日后的養老問題制定科學、可行的方案，為所有勞動者提供應有的社會保障。
（二）人事檔案信息為國家提供醫療保險情況
人事檔案信息中除了勞動保險信息之外，另一項重要信息就是醫療保險信息。中國現在的“看病貴，看病難”問題十分突出，成為國家和社會亟待解決的問題，社會各方面都在獻計獻策，希望盡快盡早解決這個關乎全國人民就醫看病難的問題。人事檔案信息可以為醫療保險相關政策制定部門提供員工的醫療保險繳納信息作為醫保制度建設的參考資料。促使國家相關部門制定出更合理、更有利于企業職工的醫保制度。人事檔案中的各項信息都有助于國家制定相關政策更具普遍性、廣泛性。在人事管理過程中，企業應該盡量保證人事檔案信息的真實性和可靠性，這不僅是對企業發展負責，也是對員工負責，更是對國家各項社會事業建設負責。人事檔案信息應該用在正確的地方，為企業員工和國家提供更多更具體的人事信息。
四、結語
人事檔案信息具有其特殊性，其中包含了眾多詳細的個人信息，是對一個職工個人學習、工作經歷、生活狀態和工作成績的原始記錄，不僅是職工享受各種社會待遇的憑據，解決勞動糾紛的依據，關系到職工的切身利益，是職工接續保險、享受各項福利待遇的重要依據；更可以用于企業對人才的選拔、任用、晉升、裁撤等諸多方面，也可用于國家的各項事業建設過程中，為國家相關體制、機制的建立提供相對可靠的依據。人事檔案信息不僅是個人的信息匯總，也代表著整個社會的發展進程和發展特點。人事管理部門應該妥善保管，不要隨意存放，造成泄露、丟失等不良后果。人事檔案是個人重要的信息資料，我們應該認識到人事檔案信息的重要性，并把人事檔案信息用于正途，為企業、員工和國家謀福利。
參考文獻：
[1] 孫旭東，朱玉玲.淺談自傳在干部檔案管理中的重要作用[J].辦公室業務，2013（5）.
