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檔案管理方法范文1
在檔案管理工作中，傳統的管理方法多運用手工操作的方式進行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時，無法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價值不能充分地發揮。同時，在檔案借閱利用過程中，容易出現檔案材料丟失的問題，給檔案的管理工作帶來了困難。傳統檔案管理方法主要存在著三方面的問題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當前的檔案資料多為紙質檔案材料，在傳統檔案管理方法下，由于歸檔的不及時，檔案在傳送與借閱的過程中，未進行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價值降低。第二，檔案管理程序較為復雜。在傳統的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進行事先的登記與身份認證，并在進行集體匯集之后，再對其進行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復雜。第三，檔案資料利用受時間與空間限制，實效性不高。傳統檔案管理方法是一種紙質化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過程中，存在著一定的滯后性，影響相關工作的正常開展。
二、檔案管理方法現代化解析
在信息時代的今天，要注重運用現代化的檔案管理方法，充分發揮檔案信息的作用，發揮檔案信息資源的價值，促進各項工作的有序開展。科學技術的快速發展，為實現自動化、網絡化、數字化以及智能化的現代檔案管理方法提供了技術條件，現代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢發展，使檔案管理工作有效開展：
（一）虛擬化檔案管理方法，實現檔案資源共享
虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統的紙質化檔案管理方式轉變成無紙化檔案管理方式，通過網絡技術運用，并建立檔案信息數據庫，實現檔案的管理。并運用計算機技術，通過檔案信息數據庫訪問，進行檔案信息的查詢與利用?，F代網絡技術以及計算機技術的普及與發展，為虛擬化的檔案管理方法的實現提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過館際互借與網絡互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時，將檔案信息通過互聯網進行管理，利于檔案信息資源共享的實現，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優勢，在檔案管理中，可結合實際加以推廣運用。
（二）強化計算機技術運用，實現檔案管理網絡化
現階段，信息技術快速發展，計算機局域網得到廣泛的應用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯網的接入，從而使檔案管理出現了檔案文件與網絡隔離的現象。但在當前時代下，網絡技術與計算機技術的飛速發展，指紋與語音識別技術的廣泛應用，密碼技術的深化發展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術的發展與應用，可對檔案電子文件資料信息的真偽進行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網絡化的檔案管理方法，可實現檔案信息的網絡傳輸，而且傳輸的成本低、速度快，網絡傳輸的檔案信息不走樣。網絡化的檔案管理方法是實現檔案信息化管理的必經途徑。
（三）運用數字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性
數字化的檔案管理方法主要是指通過現代電子技術（如掃描儀以及計算機等）的運用，實現檔案資料從紙質化到電子文檔的轉變檔案管理方式。現代數碼影像技術以及縮微攝影技術（在縮微品上將紙質文件制作成電子文件）的全面發展，從而為實現檔案管理的數字化提供了技術支撐。運用數字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉化為電子文件進行管理，在使用檔案資料時，可通過計算機進行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統紙質檔案管理的時空限制，可有效提高檔案資料利用的實效性，同時還利于緩解檔案保存中產生的庫容壓力。尤其是將現代計算機技術、數碼影像技術與縮微技術進行結合運用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問題，復原照片全貌，利于圖像檔案信息的長期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開展。
（四）實現智能化的管理方法，提升其信息服務功能
隨著科學技術的更新，檔案信息資源的載體實現了多元化發展，除了膠卷、圖片以及紙質等傳統檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來的語音識別技術的開發，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運用，能夠使計算機自動接收所有檔案信息，并根據計算機設定與編制的程序對檔案信息進行自動分類與歸檔，克服傳統手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價值的展現，從而全面提升檔案信息的服務功能。
綜上所述，傳統的檔案管理方法已不能滿足信息時代下檔案信息利用的要求，運用現代化的檔案管理方法，實現檔案管理的虛擬化、網絡化、數字化以及智能化已成為檔案管理的必然發展趨勢。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學知識，實現從保管員到知識提供者的角色轉變，全面提升檔案管理水平，為現代化建設服務。
參考文獻
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檔案管理方法范文2
引言
隨著互聯網技術發展與普及，檔案管理與服務工作已經步入信息化時代，給檔案管理工作提出更多要求。檔案中記錄中大量信息資源，記錄著各方面的信息。管理人員應該意識檔案工作的重要性，借助現代化管理方法，降低工作難度、提高工作效率，為其他工作夯實基礎。
一、檔案管理現代化概述
所謂的檔案管理現代化指的是借助現代化設備與技術，通過先進的管理手段與方法，通過科學管理理論改變傳統檔案管理方法，逐步實現檔案管理的現代化與信息化。檔案管理現代化內涵主要體現在三點：
1.數字化
隨著現代化科學技術水平提高，數碼攝影技術、縮微攝影技術逐漸被廣大民眾接受，為檔案管理模式創新提供技術支持。通過攝影技術、信息技術等將紙質文檔轉化為電子文件，電子文件存儲方便、空間小，節省空間，降低難度。檔案資料實現電子化后可以通過互聯網進行管理，實現智能化檢索，避免出現直至檔案腐蝕、蟲蛀等問題，提高檔案保存效率。
2.虛擬化
檔案管理現代化使得檔案保存方式新穎化、多樣化，檔案管理現代化的發展趨勢主要方向就是電子儲存方式，這種變化也讓檔案管理方式變得更加快捷與方便，促進檔案管理的虛擬化與無紙化。
3.市場化
檔案資料主要記錄單位發展歷程、變化等內容，具有重要作用與價值。檔案管理現代化發展，最大程度發揮檔案作用與價值，通過聯合等方式實現檔案資料共享，帶動檔案管理質量的提高。
二、檔案管理現代化現狀與問題
1.利用效率偏低
檔案管理工作并不是堆疊、存放歷史資料文件即可，而是一項有著極強專業性與機密性的工作。按照規范標準保存檔案，直接影響單位與企業發展。目前大多數管理者沒有意識到檔案管理工作的重要性，檔案資料僅用于收藏而不是利用，嚴重浪費信息資源，檔案管理工作變得毫無意義。
2.專業人才不足
檔案管理縣現代化的主力軍就是檔案管理人員，這些人員既需要掌握先進科學技術知識，又要在日常工作中利用這些技術與知識開展工作，不斷更新與維護設備，此外還必須具備較高文化素養與管理技能。但目前檔案人員素質不理想，缺乏專業性人才。
3.信息程度不足
大部分當官管理人員檔案意識不足，加行管理層不重視，資金投入不能滿足工作需要。加上資金短缺導致無法購買現代化設備，技術落后且延遲，信息化程度偏低。待遇偏低高素質人才不愿進入，甚至出現人才流失情況，影響工作的正常開展。
4.管理手段落后
我國檔案管理水平整體偏低，部分檔案部門并沒有利用計算機等現代化管理設備集中處理檔案資料，嚴重者連起碼的裝訂、防火及防蛀設備都沒有。檔案管理人員工作時依然依靠傳統手工方式裝訂與保管檔案，費時費力效率偏低，還影響后期檔案查閱與使用。這已成為限制我國檔案事業進步發展的主要原因。
三、檔案管理中現代化管理措施分析
針對檔案管理中存在的問題，筆者針對性的給出完善措施，從轉變檔案管理理念、推動管理系統建設、強化基礎設施建設及提高檔案資源利用效率四方面入手，推動檔案管理現代化建設。
1.轉變檔案管理理念
在進行檔案管理現代化進程中，領導層起著決定性的作用，他們直接掌握著單位或地區檔案工作現代化管理的前途和命運，所以要加快實現檔案工作的現代化管理，首先要轉變領導層觀念，強化領導層檔案管理現代化意識。其次，對于檔案管理人員，進行科學管理，依靠科技發展，將檔案管理中封閉式、被動式服務轉化為開放式和主動式服務；同時，對固步自封、等用戶上門的傳統舊觀念進行革新，順應時展，樹立科學發展觀，有流程、有規劃、積極而穩妥地進行檔案現代化管理的建設。
2.推動管理系統建設
檔案管理系統指的是傳遞、收集及促進檔案信息應用的系統。首先設置檔案管理系統的管理權限。安排專人負責系統的數據存儲、維護等內容，記錄檔案管理系統人員的措施，詳細記錄各方面內容；不斷完善檔案管理系統的數據存儲功能，支持不同存儲類型的信息文件及不同格式的信息文件，信息存儲量加大；構建快捷、便利的信息瀏覽網頁。建立完善的信息網頁瀏覽，為用戶提供高效、快速的檔案信息服務。
3.強化基礎設施建設
加大硬件設備投入力度。想要實驗檔案管理現代化離不開硬件設施的投入，劃分專項資金改進硬件設施與檔案案卷質量，建設專門的檔案存儲房間、購置檔案專用密集架，并配備相關的打印、計算機等設備，同時安裝全天安全監控報警系統；其次收集各項資料。認真整理每年生成的文化檔案、會計檔案、聲像檔案及??物檔案等，錄入微機管理；強化數據庫建設。建立全部檔案案卷級數據庫，實現了檔案微機檢索，對錄入檔案數據實行了光盤刻錄及備份。
4.提高檔案資源利用率
提高檔案利用率，首先將檔案進行分類整理，按規范修編檔案目錄，實行計算機與手工相結合的檢索方式，便于檔案資料的查閱和使用。其次，加強檔案編研，在對檔案資源進行開發利用的同時，立足于閱覽服務的基礎上，對檔案信息進行二次加工。最后，狠抓檔案服務，開發檔案利用實效。圍繞“抓服務，促實效”，為來訪對象免費提供現場查、來函代查等服務，通過開展多種形式的檔案利用服務，提高檔案服務、利用效率。
檔案管理方法范文3
【關鍵詞】電網項目；檔案管理；有效方法
電網建設項目檔案是在工程建設過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，其具有專業多、范圍廣、不可再生的特點，是今后運行維護、技改大修、業務檢查評優的重要憑證。做好電網建設項目檔案工作，不僅能更加直觀的發現電網建設和電網發展當中的各項問題，且有利于建設人員總結建設經驗，為電網發展提供更為真實準確的信息資源。
1電網建設項目檔案工作中的管理問題分析
（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎。檔案管理體系不完善具體表現在管理標準不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網建設項目檔案工作的標準性和系統性，我國相關部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網建設項目的檔案管理標準和基本準則，但在實際的檔案管理活動中往往不能嚴格依據規定執行。例如，設計單位沒有將歷次的設計變更、施工變更內容在竣工圖中體現，使竣工圖內容不能真實反映項目竣工實際情況。監理單位對項目產生的文件材料注重技術層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質量監督審核。施工單位現場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補材料的現象嚴重，以上這些不按專業要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網絡不健全。在電網企業中，檔案管理不是主營業務，檔案管理人員多由非本專業人員轉崗而來，并且身兼數職。綜合素質參差不齊，工作變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊伍的穩定性受到影響。電網建設項目檔案管理工作具有工程規模大、參建單位多、形成檔案數量龐大、協調工作量大等特點，只有檔案管理網絡人員通力協同配合才能有效開展。目前很多企業已按要求建立了檔案管理人員網絡，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項目建設不能同步進行。其中體現在項目經理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進度對項目文件進行過程管控，不能及時發現項目文件在整理過程中存在記錄不規范、字跡不清晰、結論不準確、記錄時間與項目建設時間邏輯不相符等通病問題，導致后補材料較多，延誤整改時間。另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網建設項目驗收過程中沒有得到同步實施，建設單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實得到各歸口管理部門的嚴謹審核，尤其是一些重要數據的缺失，會為今后的生產運行、經營、管理、維護、事故、法律糾紛、責任認定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項目文件歸檔滯后，案卷整理不規范。歸檔滯后的原因之一是因為前期簽訂的合同協議中沒有對項目文件的歸檔時間、歸檔數量、歸檔質量等檔案方面相關要求進行明確。另一個原因是人員的歸檔意識淡薄造成，一些項目前期文件如可行性研究報告、初步設計說明書、合同（協議）、立項文件等，業務承辦人在業務事項辦結后沒有即時移交歸檔。案卷整理不規范的主要原因是立卷人不熟悉電網建設項目檔案的分類標準與整理質量要求。沒有遵從項目文件的有機聯系，分類不正確，保管期限設定不準確，案卷題名不能簡明扼要的揭示卷內文件的主要內容和特征，卷內文件命名不規范等等，直接影響了檔案的后續利用。（5）檔案管理系統落后，不能體現檔案信息化管理的優勢。隨著互聯網+時代的來臨，對檔案信息化管理水平要求也越來越高。目前很多企業使用的檔案信息管理系統仍采用單機和條目式錄入的單一手段，沒有將信息智能技術融入到檔案管理系統當中去。檔案系統與信息化管理無統一標準，系統平臺的業務功能過于簡單，信息化手段運用不足。檔案系統數據庫容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒有發揮出它的真正優勢。
2提升電網建設項目檔案管理水平的方法
（1）加強檔案組織領導，建立健全項目檔案管理體系。項目檔案管理體系構成要以我國相關的法律法規作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規章、管理制度和業務標準規范等）和管理網絡。通過明確檔案管理規章制度使項目檔案管理工作有章可循、有據可依。加強檔案組織領導應將項目檔案工作納入到企業的工作計劃，納入到領導的議事日程，納入到基建項目管理程序，納入到企業有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制中。只有明確了工作職責，才能保證檔案工作的質量。只有爭取得到領導的重視和支持，才能真正解決項目檔案管理中的實際問題，使項目檔案管理工作開展更加順暢。電網企業還應加大對項目檔案管理工作的資金投入、設備投入，應構建統一集中的檔案信息管理平臺，以實現建設項目檔案集中化、系統化、電子化管理，以此達到實現項目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊伍穩定，加強檔案人員業務培訓。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機構，配備適應工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項目兼職檔案人員為基礎的檔案管理網絡，實現檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業務素質直接影響到檔案工作的質量，針對檔案工作人員素質參差、基本功不扎實、專業人才缺乏的問題，電網企業應加強檔案工作人員的業務培訓?？梢圆捎脤I技術培訓、業務交流學習、模仿優秀做法等方式進行培訓和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質，還可以采用績效激勵機制，將檔案工作人員的業績與工資績效、職稱評定、評先評優等掛鉤。充分調動檔案工作人員的學習熱情和工作積極性。（3）項目檔案管理與項目建設做到“三同步”。電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。按照“統一領導，分級管理，誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則。項目立項后檔案管理人員應編制項目檔案管理策劃方案，對檔案收集、整理、組卷、完成時限等要求向建設單位與參建單位進行檔案工作交底。項目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項目建設同步開始、同步進行、同步驗收。即項目申請立項時，應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目建設過程中，應進行文件材料跟蹤管理；項目竣工驗收時，應完成文件材料的歸檔和驗收工作。實現這一目標除了通過合同的法律約束，還必須建立相應的監督機制，應由建設單位與監理單位共同監督各參建單位的執行情況，制定項目檔案管理里程碑計劃，檔案管理部門對建設單位與監理單位的檔案管理進行再監督和指導。（4）加強檔案過程管理，提高案卷整理質量。電網建設項目檔案管理人員要參與指導工程各參建單位進行項目竣工文件的歸檔審查與項目檔案驗收。項目檔案驗收通過后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對于滯后移交項目文件的參建單位，可以采用延期項目結算或抵扣風險抵押金等方法來牽制解決。為保證檔案管理的規范化，所有涉及項目檔案移交的相關單位都應按照統一的要求建檔、歸檔，建設項目案卷整理應分類清楚，組卷合理，排列系統有序。卷內文件應格式規范，字跡清晰，填寫完整準確，簽章手續完備。同一建設項目的文字材料裝訂必須遵從統一標準，力求通過細節管控使案卷質量得到有效提升。（5）加強檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享。檔案信息化建設是指運用信息技術和網絡資源提高檔案工作現代化水平，實現檔案信息化服務。具體可從幾個方面著手：①基礎設施建設，需加大資金投入建設檔案大數據庫存儲系統，規劃網絡環境，購置如計算機、打印機、掃描儀、裝訂機等檔案設備設施。②建立適用統一的信息化標準規范。③培養檔案管理信息化人才隊伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數字化。⑤加強數字檔案館建設，數字檔案館的特點是存取檔案信息網絡化，它是一種無形的信息組織與利用環境，它為現行實體檔案館提供了新的管理和服務機制。在數字化檔案館環境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實現檔案信息資源共享。
3結語
電網建設項目檔案是電網建設項目的重要組成部分，是電網企業的國有資產，是項目達標投產和優質工程考核、評選的指標之一。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收。在電網建設發展的新形勢下，為確保電網建設項目從立項開始直到竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作，加強對檔案工作人員的培訓力度和信息技術投入力度，實現項目檔案管理的規范化、標準化、系統化，達到齊全、完整、準確的要求。
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檔案管理方法范文4
關鍵詞：石油地質 檔案管理 特殊性 管理措施
石油企業檔案是國家的寶貴財富，是油井在鉆井，錄井，測井，壓裂等工作時所產生的第一手寶貴資料。其特點是利用率高，專業性強，指導性強。
一、地質檔案具有特殊性
1.從反映的對象看，主要反映原油和天然氣在地下深處存在的環境條件及其勘探開發的方案構成動態變化等等。這些狀況及變化動態來自幾百米到幾千米的深處。在地面看不見摸不到，只能依據從地下取得的大量測試數值及少量巖芯、巖屑進行分析、判斷、了解、認識。
2.從形成的材料看，主要是間接性的。所謂間接性即不論是反映地下地層、油層靜態特征的，還是反映開發過程中地下油氣、水及其物性動態特征的文件材料，都是認識地下油層和合理開發油氣田的依據。使用各種地面儀表，儀器或通過井眼把儀表儀器下到井下深處進行測試，測試結果由曲線、波形來表示，通過對曲線、波形的分析與解釋才得出有關的數值和結論。說是間接性的，還因為其只反映測試面（區）或井眼附近的狀況，對油田、全面整體情況的認識，則是通過推理判斷取得的。它和固體礦藏（煤、金屬等不同），固體礦藏開采前和開采中一般不會有大的變動，原油則是液體、伴隨它的水也是液體，天然氣是氣體，開采前它們都處于相對靜止狀態，一經開發就轉入多變狀態，油層內滲流要變，流體性質要變，油氣、水要重新進行重力分異等，所以開采過程中始終離不開這些間接性的資料。
3.從形成的過程看，單井檔案的形成過程很長。單井檔案是地質檔案中的主體，它不僅數量多，而且是開采過程中認識油層動態的主要渠道。因為一口井從鉆井開始到不能使用為止，一般均在幾十年到上百年，隨著油氣田的開發，每日每時都在形成重要的材料，為保證檔案齊全，完整和便于利用，需要隨時積累，分階段歸檔。
4.從橫向聯系上看，在使用過程中，檔案與資料的關系極為密切。地下情況復雜，鉆井又不可能太多，所以對新區域、新地層的認識要利用附近老區域、老地層的資料；對新鉆井的認識要利用附近鉆井的檔案材料，這些要利用的材料既是資料（參考）又是檔案，可見檔案與資料的關系是十分密切的。
5.從利用上看，同原油生產聯系緊密，利用也頻繁。地下原油從鉆井流到地面，鉆井井眼數量及質量是影響原油生產的直接因素之一。尤其是生產井完成鉆井工作后，緊接著就是在短時間內通過測井解釋判斷其儲層情況及其位置，勘探開發部門要拿出射孔，試油然后交付生產。這一環扣一環的工作都離不開檔案材料，它是決定油氣井命運（有無利用價值）制定原油生產計劃（試油產量）和決策的依據。
二、地質檔案管理方法
1.根據石油工程的特點，拓寬檔案收集渠道
從實際情況看石油工程建設是比較復雜的。它分有管道建設、石油煉化、勘探開發、工業民用建筑工程等等。其中管道、石油煉化工程建設周期長，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣，內容繁雜，涉及部門和人員多，經歷時間長、稍有疏忽就可能遺漏。而工業及民用住宅、維修等工程大多施工要求急，建設周期短，形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務一完成，臨時機構就解散，檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，公司檔案管理人員首先熟悉石油工程建設工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上采取以下收集方法：
1）追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質量也比較高，但花費的人力、物力較大。
2）分階段收集。這種方法適用于建設周期長的工程。某些管道工程、石油煉化工程及某些跨年度工程，檔案管理人員要始終保持與兼職檔案員、施工、監理、建設部門的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續性、完整性、
3）強制性收集。對某些人員分散，臨時機構較多的施工單位，監理單位，應采用收取檔案資料押金的做法。當一項工程報建后，施工單位先交一定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內部較復雜的單位具有—定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。
2.通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作提速增效
做好檔案資料的收集歸檔工作，積累貯存檔案是為了今后利用檔案資料，更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。石油工程檔案的形成是各類建設中勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給工程建設者、使用者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給相關部門和人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值、就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。近年來中石油檔案管理部門實施檔案信息化管理，將檔案資料及時輸入電腦，隨時為業務部門提供相關檔案信息，從檔案管理的完整性、及時性、準確性等方面取得了比較顯著的成效。
總而言之，只有了解地質情況和檔案管理的相關情況，才能將其不斷完善。
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檔案管理方法范文5
【關鍵詞】路橋建設；檔案管理；對策
一、當前路橋建設項目檔案管理存在的問題
1、重視不夠，檔案意識不夠強。一些工程建設單位對項目檔案管理在認識上存在偏差，重視不夠。如有的認為項目檔案是工程建設的附屬產物，相對諾大的工程項目顯得不重要，微乎其微，從領導到員工都集中精力抓工程質量、工程技術、工期，對項目檔案管理都沒有給予應有的重視；有的認為項目檔案管理是額外工作，主要是上級要求做，存在應付的意識，認為能應付檢查就行了。
2、規范性不強。資料收集不及時、不完整、不準確。一些工程建設單位認為項目檔案管理只是工程完工后，后勤資料人員再做的工作，在平時的工程建設過程中不注意工程資料收集、積累、整理工作，到了工程結束后為了能應付竣工驗收，才臨時抱佛腳，組織大量的人力、物力進行突擊。由于在平常的日常工作中對形成的資料收集不及時，造成資料遺漏、缺損，影響了工程資料的質量。還有的對項目檔案管理隨意性大，資料隨意堆放、取閱，整理分類未按要求進行，分類、保管都不準確、不科學。
3、操作方法落后。目前很多路橋建設項目都是采用傳統的方法來管理項目檔案，就是在資料的形成、收集、整理等平常工作中單純由人工操作和管理，這樣工作量大，工作效率低，不能很好地適應項目檔案數量大和項目檔案利用范圍擴大的需要。在整理方面，傳統方式整理竣工資料就是項目完工后統一整理，組成竣工資料編制小組，一般需要做4―6套紙質檔案，一套項目檔案數量上千卷，需要很多紙張，造成每個單位都有龐大的檔案室，需要配備多人編制和管理，人工建目錄，占用許多資源，造成人力物力的過多利用，甚至是很浪費。
二、主要對策和措施
上述存在問題，不僅影響到路橋建設工程竣工驗收，而且影響到工程建設管理的整體質量。為此，提出以下對策和措施。
一是按照《檔案法》規定，建設單位有義務做好建設過程中發生的檔案收集、管理工作。換句話說，項目檔案管理是依法必須完成的工作，不容忽視。
二是加強社會監督，打擊施工過程中出現的、腐敗現象，需要充分發揮檔案的憑證作用、依據作用、監督作用等社會管理功能，保證檔案質量至關重要。
三是隨著工程建設科學管理需要，項目檔案管理已納入公路建設工程項目管理的整體范了以往市規劃系統部分業務、技術檔案接收不暢、目錄不全不準的問題，為建立豐富、齊全、準確的市規劃局政府信息資源打下良好基礎。更重要的是引起各級領導的高度重視和支持，為今后市規劃局系統檔案移交的創造了良好氛圍。
三、參與政府信息公開工作，提升檔案部門基礎業務
信息技術水平長期以來，由于歷史原因及館藏檔案時效性滯后與廣大人民群眾現實需求的脫節，不少檔案館館藏檔案仍處于一種原始的靜止狀態，包括檔案整理、鑒定、密級變更等基礎業務的開展都處于一種運作緩慢、按部就班的狀態，這種狀況很難適應信息時展的要求，當然更不能滿足政府信息公開工作的需要。舉個簡單例子，2002年，廣州市為了適應政府信息公開工作的需要，在全國率先開展大規模文件、檔案的清理解密工作，據不完全統計，這次全市解密竟然有10萬余項，還不包含有密級變更的，試想一下，如果沒有這次文件、檔案的清理解密，就檔案等政府信息的這種管理現狀又如何能適應時展的要求。因此，我們要爭取利用參與政府信息公開工作的機會，加快檔案的整理、鑒定及密級變更等基礎業務，將原始的、分散的、有保存和利用價值的檔案進行系統的綜合分析和加工，使過去的“死”檔案變成系統的、有序的、動態的“活”信息，使檔案信息能更迅速、準確、全面、完整地被利用。檔案信息能否有效地被開發利用，除了很大程度上取決于檔案信息的質量外，還與檔案信息傳遞的技術密切有關。隨著社會的發展和進步，人類已進入信息時代，特別是政府信息公開工作的逐步開展，社會各界對文件、檔案等政府信息的需求急劇增加，對文件、檔案等的傳統手工操作已遠遠不能適應現代社會發展的趨勢，滿足不了政府信息工作的需要。所以我們必須加快檔案的信息化建設，具體包括館藏資源的信息化及計算機等高新技術的應用。總之，參與政府信息公開工作，既是新形勢下檔案部門關注民生、服務社會的需要，也是促進檔案部門加強基礎業務建設和信息化建設重要機遇。因此，我們各級檔案館一定要按照國家檔案局發出的《認真實施〈中華人民共和國政府信息公開條例〉》通知的要求，“認清形勢，明確任務，增強做好檔案工作的自覺性和緊迫性”，自覺地積極參與到政府信息公開工作體系中去，切實做到為廣大人民群眾服務，并借此機會推動檔案館館藏建設和信息化建設，提高檔案信息的利用價值，使檔案發揮出它對社會應有的作用。
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檔案管理方法范文6
【關鍵詞】醫學；檔案管理；方式方法
檔案管理是指把一系列原始的、零散的檔案信息條理化、系統化，達到信息資源的共享的目的。作為重要信息收集、貯存和開發利用的檔案部門，面臨著信息網絡化、檔案信息開發利用多樣化和管理現代化的重要挑戰。作為醫療衛生事業的管理部門，開發檔案信息資源，為醫療、科研、人事管理服務是信息工作的根本任務。為此，作為直接接觸檔案的一線檔案管理人員，一定要加強檔案信息的編研工作，搞好檔案信息的開發應用，提高利用率，使信息資源共享。
1.醫學檔案管理的現狀及特點
醫療衛生單位通過對檔案史料的開發利用，才有了今天醫學事業的發展。在正常的醫藥衛生管理中，不可避免會產生大量信息，從事醫學檔案管理就不可避免的涉及到信息工作。但多數檔案管理是以基本的原始檔案為基礎，計算機起到輔助記錄作用，無論從檔案管理的思想觀念上，還是信息工作內容上，均純的停留在醫學業務、管理統計、記錄、存儲上，難于發揮信息工作的職能作用。
目前，醫學管理單位對開展的本單位科研項日和新業務、新技術不甚了解，工作處于被動服務狀態，信息意識淡薄，信息渠道僅局限于本單位，忽略管理單位，導致信息溝通不順暢，檔案利用率低、利用價值不大。盡管檔案利用已在醫療管理事業中起了重要作用，但是，還有相當部分的檔案信息沒能得到開發利用。
2.醫學檔案管理的方式方法
2.1立足檔案服務，提升檔案利用開發技術創新手段
信息時代，醫學檔案管理部門和檔案工作者，應努力開拓創新，以科學的管理方法將過去封閉式管理模式向開放式管理模式發展，應用計算機技術和網絡技術，滿足資源共享的需要，提高檔案信息的利用效率。在實際的檔案管理中，檔案工作服務方式要創新、檔案管理理論要創新、檔案服務工作內容要創新、檔案服務機制要創新。
2.2拓寬醫學檔案編研范圍，發揮檔案信息作用
醫學檔案管理要“上門辦公”，拓寬編研范圍、內外結合、聯合編研。改變原有局促的“室藏格局”。因而，一線檔案管理人員必須提高認識，徹底打破自編自傳編研思想的束縛，拓寬路子，聯合編研。要加強縱向溝通，與醫學科研單位、醫院間的聯合。這樣既有利于豐富編研資料的內容，又有利于通過信息的傳播利用，促進醫療系統的科研工作發展。還要加強同行單位檔案室之間的橫向聯合，借鑒經驗，可使資料互補，以達到編研選題具有廣泛、綜合和全面性的目的。如與組織人事、史志、黨史等部門聯合編寫有關資料，既可彌補編研力量之不足，又可補充編研所需經費，還可提高編研資料的利用價值和利用率。
2.3進一步改進、開發檔案管理的信息化工作方法
目前，大多數檔案對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，使現代化設備不能物盡其用，造成相當一部分檔案信息未被系統地、深層次地開發利用。為此，醫學檔案管理應該努力實現檔案信息電子化，建立特殊數據庫，提高利用率、檢索率。
2.4進一步加強檔案管理人員人才培養
檔案管理隊伍是醫學科技檔案管理的主力軍。檔案管理才的培養和隊伍建設是開發醫學檔案的前提。醫療科研單位和檔案管理部門都應重視人力資源的挖掘和培養，努力造就一批高素質的復合型檔案人才。
同時，基礎檔案管理人員也要積極主動地編制各種途徑的檢索工具和編研成果，及時快捷地為醫務人員提供可靠的依據，最終通過醫學檔案的收藏數字化、傳遞網絡化、操作信息化、信息存取自山化，達到廣泛應用醫學檔案的目的。
為此，檔案管理人員要在實踐中始終堅持求真務實的態度，勤奮學習，勇于探索，使醫學科技檔案上作更好地為醫學研究、醫學發展服務。
2.5建立檔案利用信息反饋制度，促進開發利用。
檔案管理人員在努力提高自己業務素質，增強管理能力的同時，也應履行檔案信息反饋服務。如對檔案質量的評價（服務態度、服務水平、職業道德等）、對各種服務方式的評價（如閱覽、復制、咨詢、匯編、資料服務等）、對服務水平及質量評價（如提供信息的及時性、準確性、全而性等）、對利用效果的評價（對信息的需求和意見，包括今后可能需要利用的檔案種類、內容、成分和數量等）。
醫學檔案的廣泛應用是檔案管理工作中最富有活力的一個環節。做好檔案的利用工作才能使整個檔案工作具有生機。只有積極開拓檔案管理的途徑，才能使醫學檔案在醫療衛生事業建設中做出自己應有的貢獻。
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