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企業檔案范文1
1.1企業檔案管理工作現狀分析檔案是產權的承載體，載體的轉變必然引發檔案管理形式的改變。但事實上我國部分國有企業的產權變動不大，甚至部分企業未獲得經營權。因此隨著企業的改革，檔案管理機構或被撤銷、或被降格、或被是兼并，從而成為沒有監督作用，沒有實權的虛職部門。部分產權變動企業由于處于空置轉型期，其檔案的流向與歸屬很難確定，僅有少數單位的檔案得以完整保存，大部分處于空置轉型期的企業檔案處于無人管理的狀態。這種無人管理的狀態極易導致檔案缺損或丟失，因此必須加強對產權變動企業的檔案管理。1.2現代企業內部管理工作結構轉變隨著現代企業制度改革的來臨，許多企業進行了新的重組，這些企業可能由原來的單一法人變為多個法人的企業集團，從而導致了產權出資多元化等問題。在此基礎上，大多數企業內部的管理方式不再簡單依照政府機構進行設置，因為如果依然沿用原有的集中管理體制必然導致企業檔案管理面臨新的困難，所以要想跳出這個瓶頸，必須改變原來的工作模式。
2如何改善現代企業制度下企業檔案管理
2.1政府職能精準定位政府首先要理清與企業的關系，同時摒棄傳統的檔案管理模式，真正實現政企分開，給予企業充分的權利實現自主管理。我國經濟改革的目標明確，意在讓市場引導企業，而政府只是調控市場、企業真正實現自主經營。政府行政管理部門要摒棄傳統思想、沖破束縛，用新的工作方法來管理企業檔案。政府放權，同時行政管理部門要實現職能的分解，企業檔案管理工作將不受政府干預?？傊穆毮芤院暧^調控為主，通過制定完善的政策、法律、法規來調控各企業檔案工作。政府管理企業檔案的工作重心將變為執法監督、完善立法計劃協助等輔助工作。同時要落實到地方檔案行政管理部門，依照國家有關政策的要求，對地區內檔案進行有計劃的管理。地方檔案行政管理部門也要跟據不同企業的特色，有重點的進行企業檔案管理工作。其次伴隨著企業集團對內部的行政管理被削弱，強化了屬地管理的意識，從而完善了企業自身的職能。行政管理部門要認清新形勢，不斷摸索新的管理方式，改變傳統的被動命令、直接管理的模式，轉變成為主動服務以及間接協助的方式。2.2實現“依法治檔”有據可尋當前市場經濟的迅猛發展，企業檔案管理工作必須要做出適時的改變，并且入法制化軌道。政府管理部門在實施統一調控的過程中，要嚴格依照法律、法規的的要求，認真執法，并實現對企業的監督作用。同時企業的檔案管理部門要積極地落實貫徹國家有關檔案管理工作各項法規，并嚴格遵照規章進行檢查監督，從而實現企業檔案工作規范管理，維護好企業自身利益的目的。構建完善的制度體系是現代企業制度下企業檔案管理的基礎，現代企業必須要制定一套高效的過程控制方法來協調整個檔案系統整體發展。首先要制定檔案管理的整體目標，然后細化目標到各部門及個人，從而為規范性管理起到導向性的作用;其次進行責任分割，對重點實施項目的管理，要選取實力強，經驗豐富的單位承辦，并適時總結經驗在全系統推廣;再次建立動態追蹤機制，通過追蹤動態數據及時掌握當前工作狀態，方便檢查、監督與指導等工作展開。2.3加強人才隊伍建設，多方合作共同管理積極開展業務陪訓工作，強化人員隊伍的整體素質，培養職員的協同工作意識，調動員工積極性，全面提升工作質量，提高工作效率，優化工作系統的整體功能。此外現代企業制度下企業檔案管理工作還要充分依靠現有的資源，比如行業內各部門以及成立民間組織，靈活管理，如建立企業檔案協會、建立檔案咨詢及服務中心、引導社會服務組織等形式的機構為企業檔案提供指導，協助服務。國家檔案管理部門也要出臺政策、信息等引導、促進社會化組織的規范形成與發展，而以上社會化組織的成立將為國企的檔案管理提供更大的幫助。
3結束語
企業檔案范文2
一、科技檔案的涵義及特點
（一）科技檔案的涵義
科技檔案是指企業在生產、基建、科研等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字、錄像等科技文件，是企業檔案管理的重要組成部分。科技檔案的種類較多，有工業生產技術檔案、基本建設檔案、設備檔案、自然科學研究檔案、測繪檔案等等?？萍紮n案主要有以下三個功能：一是知識儲備和依據憑證功能，二是情報功能，三是促進生產力發展和提高效益功能。
（二）科技檔案的特點
1.專業性。科技檔案專業性的特點主要表現在形成領域和內容性質兩個方面。具體而言，科技檔案不僅區別于一般檔案，并且不同專業形成的科技檔案也有所不同，彼此之間互相區別。
2.種類和類型的多樣性。在所有的檔案門類中，科技檔案是種類最繁多、類型最復雜的一種，呈現出多樣性的特點。
3.成套性。相對于其他檔案，科技檔案最鮮明的特點就是成套性，即圍繞一個科研項目的進行，有規律地形成一系列配套的相關科技文件。
4.現實性?？萍紮n案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著企業的科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也仍然有很高的利用價值。
二、企業科技檔案管理的現狀
目前，企業的科技檔案管理主要存在著以下三個方面的問題：一是對科技檔案不夠重視，投入不足。很多企業沒有充分認識到科技檔案的重要性，對其不夠重視，在檔案的收集、交接、歸檔等方面都存在著一定的問題，經常出現檔案資料缺失的現象。企業對科技檔案管理工作的投入不足，缺乏相關的軟硬件設施，導致管理方式比較落后，管理水平相對低下，難以滿足檔案管理信息化的要求。二是檔案管理難度大?？萍紮n案多以圖紙、圖表加文字說明為主，數量繁多，檔案人員每天忙于查找圖紙、折疊圖紙、整理圖紙，根本無暇去編研檔案，導致檔案的開發、利用效果很差。三是檔案管理人員素質不高。從事科技檔案管理工作的人員大多是兼職人員，缺乏專業的檔案管理知識，對科技檔案不夠了解，檔案管理業務不熟練，操作不規范，不能有序開展科技檔案管理工作。
三、加強企業科技檔案管理的對策
（一）轉變觀念，提高思想認識
企業管理者、經營者必須充分認識到科技檔案的重要性，從根本上解放思想、更新觀念，大力宣傳科技檔案的利用價值，提高全體職工的思想認識，對科技檔案管理工作引起足夠的重視，將其列入企業管理的議事日程，投入必要的財力、人力、物力，加強科技檔案建設，促使其發揮出應有的作用，推動企業發展。
（二）嚴格執行檔案管理規程
企業應嚴格遵照檔案管理的有關規定，建立健全科技檔案管理制度，做好科技檔案的收集、整理、保管工作，使得企業的每項生產、基建、科研活動都有相應的系統的科技文件材料歸檔保存。企業的科技檔案管理制度必須明確規定管理人員的職責、權限和工作規程，為檔案管理的規范化提供依據。同時，企業的各個職能部門也要積極配合檔案人員的工作，共同維護檔案資料的完整和安全。
（三）做好科技電子檔案的管理工作
目前，許多工程項目的資料設計、制作都是利用計算機完成的，手工資料很少，企業必須注重科技電子檔案資料的收集和整理。比如，一項工程結束進行資料交接時，不僅要接收紙質的檔案文件，還要對相關的電子文檔資料進行交接歸檔。電子檔案不受時間和空間的限制，能夠大大提高科技檔案的利用率。
（四）提高檔案管理人員的綜合素質
信息化時代的來臨，給企業的檔案管理工作提供了新的發展空間，同時也帶來了嚴峻的挑戰。檔案管理人員的素質，直接關系到檔案管理工作的成效。企業必須加強對科技檔案管理人員的培訓和教育，提高檔案管理人員的專業能力和綜合素質，以人為本，逐步實現科技檔案管理工作的現代化。
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對于企業而言，檔案管理和文件建設是企業經營管理中的重要內容，對企業經營管理產生了重要影響。只有對檔案管理和企業文件建設引起足夠的重視，才能達到提高企業檔案管理和企業文件建設水平的目的。基于這一認識，在企業經營管理中，應對檔案管理和企業文件建設的重要性進行認真分析，并把握檔案管理和文件建設原則，認真分析企業檔案管理與企業文件建設存在的問題，并以此為依據制定具體的應對措施，保證企業檔案管理和企業文件建設能夠取得實效。
2 企業檔案管理和企業文件建設的重要性
從目前企業經營管理來看，企業檔案管理和企業文件建設是經營管理的重要內容，其重要性主要表現在以下幾個方面：
2.1 企業檔案的規范管理為企業后期的生產經營、決策、創新、訴訟提供了重要依據
在企業經營管理中，有許多重要數據和原始憑證需要及時保存，特別是生產數據和財務數據等，不但關系到企業后期的生產經營，同時也為企業的決策和意外因素導致的財務訴訟以及其他訴訟提供原始材料支撐。從這一點來看，企業檔案的規范管理是企業經營管理的重要內容，對企業的整體運營有著直接或間接的影響。只有重視企業檔案管理工作，才能保證企業檔案管理取得實效，進而為企業的經營管理提供可靠保障，保證企業的經營管理水平不斷提高。
2.2 記錄了企業的成長發展歷程
企業的檔案資料，是企業發展歷史的全面反映，同時也是企業發展歷程的集中體現。加強企業檔案資料的管理，不但能夠使企業檔案資料管理更加科學規范，同時還能提高企業檔案資料管理的實效性，為企業的經營管理提供可靠支持。從這一點來看，鑒于企業檔案是企業成長發展歷史的重要見證，加強并完善企業檔案管理工作，對企業經營管理而言具有重要意義。同時，依托企業檔案管理衍生出的企業文件建設工作，也對企業的發展起到了重要的支持和促進作用。
2.3 企業檔案是企業文化的重要載體
從目前企業檔案中記錄的信息來看，企業檔案不但包含了企業經營管理過程中的所有信息，同時也包含了企業經營管理中的重要經歷和細節特征。對于企業來講，檔案已經成為了企業文化的重要載體，通過檔案這一有效手段，企業的各種信息數據得以保留，對企業的發展有著直接的影響和促進。同時，企業檔案的發展也催生出企業文件建設這一概念，在這一理念的指導下，企業對檔案文件的認識更深一步，對檔案管理和文件建設的重視程度得到了持續加強。
3 企業檔案管理與企業文件建設存在的問題
雖然企業檔案管理與企業文件建設對于企業發展而言非常重要，但是受到企業管理機制、管理手段和管理理念等因素的制約，企業檔案管理和企業文件建設還存在較多問題，主要表現在以下幾個方面：
3.1 企業檔案管理與企業文件建設，沒有建立起良好的管理機制
通過了解發現，企業檔案管理與企業文件建設，雖然得到了一定程度的重視，但是在具體的管理過程中，并沒有建立起良好的管理機制，導致企業檔案管理工作和企業文件建設不能全面有效的開展，最終對企業的經營管理工作產生較大影響。因此，企業在檔案管理和文件建設過程中，只有建立起良好的管理機制，才能達到提高檔案管理和企業文件建設水平的目的。
3.2 企業檔案管理與企業文件建設，缺乏強有力的管理手段
在目前企業檔案管理與企業文件建設中，所采取的管理手段相對陳舊，不但沒有形成對現代化管理手段的全面應用，也沒有在管理手段上進行有效創新，最終導致企業檔案管理與企業文件建設在整體效果上難以滿足實際需要，制約了企業檔案管理和文件建設的發展。因此，企業要想加強檔案管理和企業文件建設效果，就要在管理手段上進行不斷創新，確保管理手段有較強的針對性。
3.3 企業檔案管理與企業文件建設，在管理理念方面需要不斷更新
檔案管理與企業文件建設是企業經營管理過程中的重要內容，同時也是關系到企業經營管理實效的重要手段，只有在管理理念上進行不斷更新，并及時引入先進的管理理念，才能保證企業檔案管理與企業文件建設取得積極效果。但是從目前企業檔案管理與文件建設理念來看，目前的管理理念相對陳舊，不但談不上創新，能否滿足目前的管理需要都是未知數。因此，管理理念的更新迫在眉睫。
4 企業檔案管理和企業文件建設的具體措施
基于企業檔案管理和企業文件建設的重要性，在企業經營管理中，應對檔案管理和企業文件建設的作用和地位有正確認識，并根據企業的經營管理特點和實際需要，制定具體的檔案管理和文件建設措施，具體應從以下幾個方面入手：
4.1 企業檔案管理和文件建設應建立起良好的管理機制
為了保證企業檔案管理和企業文件建設能夠取得積極效果，在企業檔案管理和文件建設過程中，應根據企業實際建立起具有較強針對性的管理機制，使檔案管理和文件建設能夠融入企業經營管理過程中。其中檔案分類管理和文件按重要性保管都是先進管理機制的具體體現。因此，企業檔案管理和文件建設應提高其實效性和針對性。
4.2 企業檔案管理和文件建設應采取現代化的管理手段
結合企業檔案管理和文件建設的實際需要，在具體管理中，應采取現代化的管理手段。例如，在檔案管理中，應建立電子文件數據庫，將所有紙質文檔掃描轉化成電子文檔。同時還要根據文件形式建立電子文件庫和紙質文件庫，使文件建設能夠滿足企業的現實需要，達到降低企業檔案管理和文件建設難度的目的，提高檔案管理和文件建設的整體效果。
4.3 企業檔案管理和文件建設應積極更新管理觀念
鑒于企業檔案和文件的更新速度較快，在企業檔案管理和文件建設過程中，應建立起動態管理理念，重視對企業檔案和文件的動態化管理，提高企業檔案管理和文件建設水平，最終滿足企業檔案管理和文件建設的實際需要。因此，更新管理理念，并積極建立動態管理手段，對企業檔案管理而言具有重要的現實意義和推動作用。
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第一條為加強鄉鎮企業檔案的科學管理，有效地保護和開發利用，更好地為鄉鎮企業服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國鄉鎮企業法》，結合鄉鎮企業實際情況，制定本辦法。
第二條本辦法主要適用于農村集體經濟組織或者農民投資為主，在鄉鎮（包括所轄村）舉辦的承擔支援農業義務的中小型企業。大型鄉鎮企業，參照《國營企業檔案管理暫行規定》執行。
第三條鄉鎮企業檔案是鄉鎮企業在生產、經營、科研、基本建設以及各項管理等活動中形成的，對企業具有查考保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；是維護鄉鎮企業歷史真實面貌、合法權益的歷史憑證，是提高產品質量、增長經濟效益的重要條件。
第四條鄉鎮企業檔案屬企業所有，由企業管理。企業安全保管條件暫不具備、檔案安全無保障的，可由鄉鎮檔案部門或縣、市檔案館代管。
第五條鄉鎮企業檔案工作是鄉鎮企業檔案工作管理和檔案管理的總稱，是鄉鎮企業管理基礎工作的組成部分。鄉鎮企業應當加強對檔案工作的領導，將其列入企業工作計劃和發展規劃，切實解決檔案庫房、設備等實際問題，保障檔案工作與企業各項工作同步發展，更好地為企業服務。
第六條鄉鎮企業檔案工作在企業內實行統一管理，維護檔案的完整、準確、系統和安全，便于企業各方面利用的原則。
第七條檔案工作所需經費納入企業財務預算和計劃，并予以保障。
第二章檔案機構與人員
第八條根據企業規模和需要，建立檔案機構，配備檔案人員。檔案工作由一名企業負責人分工領導。具備條件的企業應建立企業檔案館。
企業檔案機構主管全企業的檔案工作，對企業內各部門的檔案工作進行監督和指導；統一管理本企業的檔案及有關圖書、資料和信息，形成企業檔案信息中心。
企業各部門應開展檔案工作，配備檔案人員，形成企業檔案工作管理網絡。
第九條檔案管理人員應具有高中以上文化程序，政治素質好，并經過檔案管理專業培訓，熟悉企業職能任務。鄉鎮企業檔案管理人員參照國家有關規定評定專業技術職務，享受和其它專業技術人員同等待遇；保持相對穩定。
第十條企業對管理、保護和開發利用檔案工作做出突出貢獻的人員，應給予表揚和鼓勵；對危害檔案安全的行為應按《中華人民共和國檔案法》有關規定給予處理。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十一條鄉鎮企業文件材料的歸檔范圍，主要有以下幾方面:
一、黨、群工作文件材料
二、行政管理文件材料
三、企業產權文件材料
四、勞動人事文件材料
五、經營管理文件材料
六、生產技術管理文件材料
七、產品文件材料
八、科學技術研究文件材料
九、基本建設工程文件材料
十、設備儀器文件材料
十一、會計核算文件材料
第十二條凡歸檔的文件材料，必須字跡工整、圖像清晰、簽字等手續完備，便于長期保存。
第十三條歸檔時間
1、各項管理方面的文件材料,在形成的次年六月底前組成保管單位，由產生文件的職能部門負責人審定簽字后歸檔。
2、產品、設備、基建、科研等方面的文件材料,在任務完成后或告一段落時組成保管單位，由項目負責人審定簽字后歸檔。
3、產權方面的文件材料，在工作進行完畢或文件正式生效后歸檔。
4、會計核算方面的文件材料,由財會部門整理立卷，保管一年后向檔案部門移交。如有特殊情況，也可以分階段歸檔。
第十四條建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入管理工作程序，列入企業有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。
第十五條檔案人員應參加產品試制定型、創優、科研成果鑒定或評審、基建工程竣工驗收，以及引進技術資料驗收，設備開箱驗收等活動，指導、監督文件材料歸檔工作。
第十六條企業工作人員，因公外出參觀學習、考察和參加會議獲得的文件材料，按照歸檔范圍的規定，及時向檔案部門歸檔。
第四章檔案的管理與利用
第十七條建立健全各類檔案的登記、交接、保管、統計、保密、利用、鑒定、銷毀及圖紙更改補充等管理制度。
第十八條編制檔案及其有關圖書、資料、信息等總目錄、分類目錄和底圖目錄等檢索工具，完善信息查詢體系。
第十九條鄉鎮企業檔案分類，依據文件材料形成情況，參照《工業企業檔案分類試行規則》（國檔發[1991]20號）進行，檔案形成數量少的，可將有關類目適當合并；歸檔的案卷質量要符合國家標準。
第二十條進行檔案收集、管理、利用、鑒定、銷毀等情況的統計。
第二十一條根據國家及中央有關部門的規定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存；對企業在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的檔案其保管期限一律從長。
檔案鑒定工作，由企業領導、專業人員和檔案人員組成的鑒定小組負責進行，逐卷、逐件鑒定檔案的價值，并形成鑒定報告。該銷毀的檔案，編造銷毀清冊，提出銷毀報告，經企業領導審核批準后銷毀，并由檔案鑒定小組人員監銷。
第二十二條逐步改善檔案保管條件，檔案庫房有防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防潮、防高溫等安全設施，并定期檢查檔案的保管狀況，對破損或褪變的檔案進行修復，確保檔案的完整與安全。
第二十三條開發檔案信息資源，實行檔案、有關圖書資料和信息一體利用，為改善企業經營管理、提高產品質量、降低物質消耗、提高經濟效益等各項活動提供檔案信息服務；積極配合技術部門參與信息市場和技術市場交流；保護知識產權；嚴格執行國家和本企業的保密制度。
企業檔案范文5
關鍵詞:私營企業;檔案管理
中圖分類號:F208 文獻標識碼:B文章編號:1009-9166(2010)017(C)-0252-01
檔案是對企業生產、技術、科研、經營等活動全面反映的真實記錄。對于企業的領導層而言,檔案是他們了解企業經營狀況和調整企業戰略的重要依據;同時檔案也是社會各界了解企業經營成果的重要依據。強化企業檔案管理對提升企業的核心競爭力,促進企業全面發展有著不容忽視的作用。因此,企業全方位、多角度入手,強化檔案管理。
一、強化管理意識
科技發展帶動行業革命,隨著企業檔案管理手段的革新,為了適應全新的管理模式,企業檔案管理部門必須解放思想,采取積極有效的措施,提升全體員工的檔案意識:首先通過大力對檔案管理正面和負面案例的對比宣傳,強化領導的檔案意識,增強領導對檔案管理的重視。其次是要通過各種形式的培訓,使領導了解檔案管理的重要性、基本內容、注意事項。
二、完善管理機制
檔案管理是企業管理的重要組成部分之一。企業要想取得長足的發展,完善企業檔案管理的機制勢在必行。首先,要為檔案管理創造必要的物質條件,加大資金的投入,從硬件設施上給予足夠的支持;其次,要依照相關的法律法規建立檔案,堅決貫徹執行《檔案法》,將檔案管理制度落到實處,改變傳統檔案管理中分散管理,多處存放的模式,將公司的一切檔案集中統一管理。再次,是要從實際出發,制定合理的檔案工作發展計劃,并按一定步驟,逐步實施。結合企業自身實際,將檔案管理工作的重點放在如何利用檔案信息為企業生產、經營服務上。最后,建立健全激勵機制,全面調動檔案管理人員的工作積極性,將檔案管理的成效與工作人員的薪資、提干、評優等掛鉤。
三、更新管理手段
隨著現代科學技術的發展,檔案管理的手段也是日新月異,同時,市場競爭愈漸激烈,也使企業對檔案信息的需求不斷增加。在信息時代,為了給企業發展提供更新、更全、更準的檔案信息,檔案管理部門必須加快檔案管理的信息化進程,大膽采用各種先進的檔案管理技術手段,做好企業發展的“信息參謀”。
四、樹立信息服務理念
隨著社會信息產業的發展,信息用戶對信息服務也有了越來越高的要求。因此,企業檔案管理人員必須樹立起主動服務的理念,積極利用技術手段,歸納總結,將信息資源的及其相關的信息轉變、制作成信息產品。信息服務具體來說需要檔案管理部門做好以下幾點:一是要充分考慮客戶的信息利用需求,為客戶建立專門的信息服務平臺,使用戶的信息使用更加簡單,便捷;二是要對收集的檔案信息進行歸納整理,進行深加工,制作成簡單易查的信息庫,使領導和業務部門可以快速、準確的查找相關信息;三是要加快遠程信息系統的建設,為有需求的用戶提供遠程信息服務。
五、加強人員培訓
無論什么工作,它的操作者都是人,就企業檔案管理而言,企業檔案管理人員的工作能力和綜合素質直接影響著企業檔案管理工作的質量水平。企業檔案管理部門應該把提高員工綜合素質和工作能力當成重點任務來抓。為了完成這一目標,企業要加強對員工的培訓力度:首先,企業可以在檔案管理部門舉辦專門檔案管理業務培訓班,使員工掌握檔案管理工作中的各種辦公設備和相關的辦公軟件應用;其次,組織檔案管理人員與友好企業的同行進行業務上的經驗交流,互通有無;再次,鼓勵檔案管理人員自學,企業出資為檔案管理人員配置相應的行業書籍、軟件,為檔案管理人員的自學提供便利;最后,定期對檔案管理人員的業務水平進行考核,將考核結果列為員工加薪、升職的重要考察因素,刺激檔案管理人員提升自我的業務水平。
總之,檔案是企業的“信息參謀”,企業檔案管理工作的好壞直接關系著企業領導制定企業發展計劃的正確性,關系著社會各界對企業經營成果認識的真實性。一個成功的企業,離不開成功的企業檔案管理,檔案工作要跟上時代的發展,要努力為企業的發展提供信息支持。
作者單位:四川省華芝房地產開發有限責任公司
作者簡介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,職稱:館員,學歷:大專,研究方向:檔案管理。
參考文獻:
企業檔案范文6
實現檔案的信息化管理，首先要將檔案信息數字化。所謂檔案的數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數字化，二是檔案全文信息的數字化。
1企業檔案信息化管理的必然性
企業檔案的信息化管理是信息時代企業發展的必然要求。信息化建設是知識經濟時代的主線，企業管理的信息化是企業生存與發展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業管理的一部分，在企業發展過程中發揮著極其重要的作用。隨著企業OA辦公軟件的應用及各種電子設備的投入使用，諸如文件的起草、核對、簽發等工作全在網上辦理，形成檔案的形式已發生了變化，傳統的檔案管理模式已不能適應時代和企業發展的需要，必須運用現代化信息技術對檔案進行管理，所以說檔案的信息化是檔案管理在網絡時代的發展的必然趨勢，其終極目標是建立數字化檔案室。
企業檔案的信息化管理是企業加強市場競爭力的必然選擇。隨著信息技術的發展，網絡信息的應用面越來越寬廣，企業管理面臨著網絡化、信息化的變革，企業的競爭力和企業的信息化程度有著很大的關系，企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分， 其信息化程度直接左右企業的市場競爭力。
2檔案信息化管理的意義
提高工作效率。傳統的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統中通過模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關鍵字等方式檢索到檔案的檔號，然后按照檔號去庫房相應位置調閱相關檔案，占用大量時間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統中通過查閱關鍵字后查看檔案全文信息。據統計，信息化后檔案管理人員的查檔時間可節約40%，檔案利用率將比傳統檔案管理的利用率提高5～10倍。
保護原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復印、翻閱對原始檔案紙張造成的腐蝕和損壞，有效保護了企業的檔案資產。
提高檔案信息利用的時效性和服務效率。信息化后檔案資源在一定權限內可實現共享，并能遠程服務，時效性強，從而能為企業生產發展提供高效優質的檔案服務，企業整體工作效率得到有效提高。并能提升檔案管理部門在企業中的地位，脫離了過去單純的檔案保管模式，轉而成為企業的信息中心。
3檔案信息化管理面臨的問題
