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檔案信息化范文1
一、檔案信息化的概念
檔案信息的形成、積累、加工與貯存、傳遞、利用的整個過程，就是檔案信息的運動過程。這個運動過程起關鍵作用的是傳遞過程。檔案信息管理人員通過形成、加工與貯存積累起來的檔案信息，主要目的是為了滿足利用者需要。這就需要在利用者與檔案信息管理者之間找到一種媒介，以溝通供需之間亦即信息與用戶之間的信息。檔案信息的傳遞就是溝通供需之間或信息與用戶之間信息的媒介。
二、信息檔案化的概念與內容
（一）信息檔案化的概念
隨著信息時代的到來，社會生活的各個領域產生的信息與日俱增，特別是互聯網技術的廣泛運用，各類信息里幾何形式迅速增長，用信息爆炸來形容毫不夸張。面對浩如煙海的信息，如何進行真偽區分、價值鑒定、密級審定、采用識別，使無序的自然信息變為有序的人工信息，提高信息的利用率，則是擺在信息管理部門的一個新問題。從廣義來看，信息管理部門包括文獻情報圖書檔案電信通訊等機構，文獻情報圖書部門管理的信息主要是文獻圖書情報資料，受特定的管理對象限制，其對管理對象的加工整理方法不適宜用于產生在社會生活各領域的信息。而檔案部門管理的檔案產生于社會各領域，涵蓋了信息產生的各個層面，因此對大量產生的信息進行識別處理，就歷史性地落在檔案部門的肩上。
信息檔案化是指檔案部門運用現代管理理念，采用現代管理方法及技術手段，按照檔案部門對信息進行有序整合、加工整理、分類檢索、開發利用信息資源的方法，對各類信息進行有序化、規范化處理，將系統、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者，以全方位的信息開發服務，滿足社會各方面的需求。
（二）信息檔案化的具體內容
信息檔案化是檔案部門面臨的新課題，筆者認為，信息檔案化包括以下幾方面的內容：
1.檔案部門要樹立大檔案觀，將信息資源擴展為檔案管理范疇。過去檔案部門將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時代的發展，社會要求檔案部門提供廣泛的信息服務的呼聲越來越高。國內相關單位數字檔案館工程項目在確定建立其數字資源信息庫時，大大擴展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數字化、立檔單位數字檔案的在（離）線接收、專門專業檔案信息收集，還包括各類相關信息（如電子政府的政務信息、社會公眾服務信息、數字圖書館信息、網上信息等）的搜索，是社會綜合信息資源庫，這些信息庫必須在嚴格的標準化和規范化的基礎上由多個部門聯合建立，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。
2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標準化、規范化的基礎上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對浩如煙海且雜亂無章的信息進行有序整合、標準化處理。包括對接收的電子文件建立元數據庫，對各種數據庫的數字信息進行儲存格式與載體標準轉換。傳統的數據庫是一類結構化的數據集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語言，而這種方法對于管理綜合性的超大規模數據庫（知識庫）很不適應，例如國際互聯網上成千上萬的大型數據庫，由于檢索語言不統一和管理方式各異已經造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進的智能化信息管理技術、以求用自然語言進行概念性全網絡搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務。
3.建立信息檔案化的實施機制。信息檔案化是一個全新的概念，還不為人們所了解，筆者認為，其實施需要從以下幾方面入手：第一，首先應當在檔案部門進行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時代檔案人角色的轉變及肩負的歷史責任。第二，要向有關領導及信息主管部門宣傳呼吁，積極主動地做好有關情況匯報及業務技術咨詢工作。第三，要積極與各行業信息管理部門溝通聯系，在標準規范及智能信息技術方面給予指導監督。第四，建立信息檔案化的實施實體。
三、檔案部門在信息社會中的地位與作用
（一）檔案信息管理與保存中心
檔案機構保存有大量歷史真實記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會各界了解政策形成及效益、工作查考、學術研究的主要資料來源。檔案信息涉及社會各個領域，對各行各業均有相當的利用價值，與公民權益息息相關。檔案機構在國家信息化建設中要充實自身的信息基礎建設，建立檔案信息系統及專題資源數據庫，通過信息化、數字化檔案管理與運用，更好地發揮檔案機構建檔與擴散功能，發揮各類檔案信息中心的重要作用。
（二）數字化檔案信息資源保存和傳遞中心
檔案機構保存的各類檔案信息，其內容涉及政治、經濟、教育、文化、科技、財政、工交等各種專業，檔案機構可運用科技手段將館藏的檔案進行數字化處理予以保存管理，從而成為各機構的數字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會開放的檔案，可將其置于公共領域，通過網絡傳送，提供給遠距離的信息需求者利用，成為各機構檔案信息的傳遞中心。
（三）檔案信息的數字模擬整合技術處理中心
檔案機構具有長久保存檔案及充分發揮檔案利用價值的雙重職責。因此，一方面要運用各種技術手段使檔案長久保存，如將各種紙質、電子檔案運用縮微模擬技術處理，以縮微膠片代替原件長久保存、提供利用。另一方面為了使檔案信息資源更方便、快捷、廣泛地提供利用，又要采用計算機技術對檔案進行數字化處理，將大量檔案信息在光盤上“海量存儲”，在網絡上實現遠程傳送，跨越時空限制。在國家信息化建設中，檔案機構比任何其他機構更加關注在文件生命周期的不同時期應采用的相應技術、規范標準及保護措施。
參考文獻：
[1]李芃.檔案信息化建設中的檔案業務工作[J].辦公室業務，2011（S1）.
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農業科研檔案主要是農業科技研究者在科研活動過程中形成的具有科技價值和保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱，主要包括課題從立項、申報、總結到成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料。農業科研檔案如同其他科研檔案一樣具有專業性強、系統性強、形式多樣等特點，同時，由于農業的基礎性作用，農業科研成果還有重要的戰略性作用，因此，農業科研檔案比其他科研檔案更具有重要性。農業科研檔案信息化對農業科研工作具有重要的意義，
（1）可以提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，檔案管理員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是單純的檔案保管員。
（2）可以提高整個部門的技術水平。農業科研檔案的信息化、數字化、網絡化是發展的大方向，只有實現檔案工作的信息化，才能和農業科研的發展相協調，才能將信息轉化為現實生產力，才能適應不斷變化的外部環境。
（3）提高農業科研檔案管理的效率。有效的進行檔案的收集工作，有效的為科研服務。
二、農業科研檔案信息化的發展現狀
目前絕大部分農業科研院所已使用了計算機管理檔案目錄，完成或開始了文件級的檔案錄入，使“案卷級管理”升級成為“文件級管理”。另有相當一批院所建立使用了“OA”系統。隨著對信息化建設意識的加強，各農業科研院所還加強了檔案信息化的制度建設，有的院所網站也陸續建立并開通。一般來說，地區經濟發展較好的地區檔案信息化建設較好，部屬科研單位、省屬科研單位檔案信息化水平較高，而各類民辦科研單位則尚未建立檔案目錄數據庫，有些甚至連計算機、掃描儀等基礎設施都不配置。
三、加強農業科研檔案信息化建設的建議
農業是中國的基礎產業，提高農業的科技能力不僅能夠提高農業綜合競爭力，還能保證國家糧食安全，具有重要的戰略性作用。因此，農業科研檔案信息化建設具有特別重要的作用，建設過程中要把握以下原則：一是全局性原則。檔案信息化建設必須納入本單位信息化建設整體規劃，與科研院所的信息化同步發展。二是標準化原則。建立健全統一有效的信息標準，以有效實現信息互通資源共享。三是經濟性原則。本著與本單位的具體情況相結合的原則，追求投入最小化，效益最大化。四是安全性原則。采取必要措施，確保信息安全、數字檔案可靠和內存的真實。加強農業科研檔案信息化建設的可以從提高服務意識、加強基礎實施投入和人才培養方面入手。
1.提高科研檔案管理信息化建設的意識。農業科研檔案作為科研信息資源的一部分，具有專業性與社會性相統一的雙重性，即可為單位內部服務，又可向社會提供具有自己行業的各種服務?，F階段的科研檔案管理人員要轉變檔案管理意識，適應信息化時代對檔案工作的要求，轉變、擴大和調整檔案工作的職能，努力探索現代化服務方式，增強服務意識，對內挖掘、對外開放，最大限度地提高服務水平。另外，要充分利用信息網服務，加快建立農業科研信息化的傳播，盡快建立以現有檔案部門為中心輻射周邊農村的檔案信息共享體系，用最快捷的方法進行信息傳遞，實現資源共享。
2.農業科研檔案信息化建設應加大投入、增配軟、硬件設施等基礎性資源。要加快檔案信息化的建設就要配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，引進資金加快更新改造的步伐。檔案信息化的建設直接體現在辦公自動化方面，是提高檔案工作管理水平和效率的重要手段。它同時運用先進的計算機管理軟件、掃描儀、刻錄機、縮微復印技術和靜電復印技術等現代化設備，這些基礎設施的引進為建立現代化檔案信息網絡打好基礎。
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1、檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們熟悉和把握客觀規律的重要依據，是一種非凡的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用，主要包含三個層次摘要：一是檔案的內在信息，也就是檔案的內容，這是檔案信息的基本部分；二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特征，它依附于檔案的內容有密切聯系；三是綜述、匯編等等二次加工信息。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用作預備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。
2、信息化建設是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發展最終將馬人類聯貫在一起，構成一個全球化的人和機器的共同體，形成所謂的“網絡空間”或稱作“邪氣社會”的信息化環境。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。
3、檔案工作改革是信息化建設的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進程的源動力。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著把握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。生產要素發生了變化，信息將成為失去生產力發展的關鍵因素。同時，由于檔案部門作為重要的文獻信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經濟發展途徑的變革和發展模式的轉變，從根本上改變了社會各部門工作的發展方式和運作模式。
4、信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特征是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面摘要：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，者是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的功能隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業務售貨員、檔案學科探究人員以及其他和檔案工作有密切關系的人們。當他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責任感日益增強。而當他們作為信息的消費者，感覺到信息消費的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進。
二、信息時代檔案工作的新思路
1、加大投入，實現檔案現代化。要保證檔案工作現代化的實現，和緩政府要值得投入財力，配置和檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟硬件環境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。
2、改革檔案信息服務方式。信息時代，傳統的服務方式已經不能適應檔案事業發展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為經濟和社會發展服務。一是計算機管理服務。這種服務在一些檔案部門已基本實現了，如檔案館管理系統、小型檔案館室管理系統等都已應用和推廣。目前市場上各種檔案計算機管理系統很多，國家檔案部門應制定統一的標準和規范，避免重復開發，并規范市場管理；二是縮微技術服務。目前不少地方檔案館通過縮微設備，對一些珍貴的檔案保護，取得了一定的成效；一些大型國有企業在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術運用頗多，節約人力和館庫空間；三是光盤存貯服務。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特征，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務；四是現代通訊網絡服務。充分利用現代通訊技術，如通訊衛星、郵電信息網絡寺，將檔案信息出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；五是公共信息網絡服務。檔案信息部門充分利用地區公用信息網、國家公用信息網和國際公用信息網進行服務；六是視聽傳播服務。運用電視網、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾。
3、培養人才，提高檔案隊伍素質。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經濟時代的檔案工作需要大量“?！焙汀安毕嘟Y合的“通才”。這種專是跨學科的“多?！?，而不是過去的“專一”；這種博是隨現代化科技發展的“動態廣博”，而不是過去傳統不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強的適應性和更好的穩定性，才能適應解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作新問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容和工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，把握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，強化和圖書館學、情報學的聯系，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，適當增加檔案現代化管理課程的課時。
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一、目前我國檔案信息化管理工作中存在的問題
所謂的檔案信息化就是采用先進的信息化技術，來將元數據轉化為數字形式，從而存儲在相應的設備軟件上，然后與互聯網進行有效的連接，從而可以利用計算機進行檔案的查詢和利用，提高了檔案利用的效率，有效的實現了檔案數據資源的共享。雖然檔案信息化管理工作在我國得到了極大的發展，也是未來我國檔案管理事業主要的發展趨勢，但是從實際的角度來看，該工作中還是存在一定的問題。而主要的問題包括以下幾個方面：
1.發展不平衡
我國對檔案信息化管理的重視程度整體不高，這就使得各個區域對檔案信息化管理工作的重視程度不均衡，有些地區的檔案信息化管理工作的開展程度并不高，而有些區域的檔案信息化管理工作的開展程度卻相對較高，無論是基礎方面還是在硬件設施上，部分地區的檔案信息化管理水平甚至超越了國家的平均管理水平，這些地區利用先進的軟件和構建有效的平臺來實施對檔案的高效管理，使得檔案信息化的建設速度相對較快。但是部分地區的檔案信息化管理水平還相對較為落后，其還有待進步的發展，甚至有些地區的檔案信息化管理水平已經出現了發展停滯的情況，與那些檔案信息化管理發展較為快速的地區，形成了鮮明的對比。從這一點可以充分的了解到，我國的檔案信息化管理工作的發展和建設并不平衡。
2.信息化水平整體較低
我國一些地區的檔案信息化管理水平相對來說較為快速，而且管理體系也較為健全，但是就整體來說，我國的檔案信息化管理水平還是相對較低，還有很大的發展空間。我國的一些大型企業在檔案信息化管理上，要比國家的整體水平還要高，這主要是因為其在發展檔案信息化管理工作的過程中，并沒有局限于發展檔案館本身，其主要是針對檔案信息化管理系統進行發展。其在發展檔案信息化管理工作的時候，主要采用采用的是集成化的管理方式，在檔案管理的平臺上，將檔案館作為發展的核心環節，從而帶動其他部門的檔案管理工作的發展。但是我國大多數的檔案信息化管理工作在發展上還只是局限于對圖書館本身進行管理。
3.信息資源利用率較低
我國的檔案查詢在一些地區還需要本人親子辦理或者是委托人到專門的檔案館進行辦理，還無法有效的實現線上查詢，這樣就使得檔案信息資源的利用變得較為復雜，使得我國的檔案信息資源的整體利用率相對較低。
4.重視程度不足
我國對檔案信息化管理工作的重視程度不高，為檔案信息化管理工作開展的資金投入相對較少，人才的配備也不健全，基礎設施也相對較為落后，這就使得我國的檔案信息化管理工作無法高效的開展。另外，我國對檔案信息化管理的認識程度也較低，無法有效的促進檔案信息化管理工作的快速發展，導致檔案信息資源利用率低，檔案館的管理人員多為年齡較大的人員，其不具備扎實的專業管理知識，責任感也不強，這就使得檔案信息化管理工作的開展舉步維艱。
二、構建低碳理念的檔案信息化管理模式的對策
1.加大經費投入
我國領導應充分認識檔案信息化的重要性，加大信息化建設的經費投入。檔案信息資源作為衡量我國管理水平的重要標志，對構建低碳社會、推動社會的持續健康發展有重要作用。因此，我國領導支持檔案信息化模式的建設，提供充足的資金保障，支持檔案部門的工作。
2.轉變傳統觀念
我國部分地區認為檔案利用率較低，檔案信息化建設意義不大，使得檔案管理人員仍然采用傳統的手工操作模式。轉變觀念作為檔案信息化建設的重要前提，檔案管理人員應及時更新管理觀念，提高自身認識水平，樹立低碳理念的檔案信息化管理意識，積極探索低碳理念的檔案信息化模式新思路，進而適應信息化發展的要求。
3.加強檔案管理隊伍建設
檔案管理人員是檔案信息化管理工作得以開展的保證，也是相關檔案信息化技術的利用者，要想能夠使得檔案信息化管理工作得以高效的開展，就需要選用高素質的檔案管理人員，在低碳理念的影響下，不斷的構建健全的檔案信息化管理模式，對相關的檔案管理人員進行專業技能的培訓，加大對檔案管理人員的培養力度，從而使得檔案信息化管理工作能夠順利的開展。此外，引進高素質的信息管理人才有利于檔案管理的科學化，進而推進信息化建設的進程。
4.加快檔案網絡化進程
利用網絡化對檔案實施管理，將檔案轉換為電子形式，以減少對紙張的應用，這樣就可以達到有效節省資源的目的，而利用網絡化開展檔案管理工作，可以使得檔案資源實現共享，用戶可以通過網絡進行檔案信息資源的查詢，在網絡的檔案庫中，下載自己所需要的檔案資源，從而提升檔案數據信息的利用率，從而有效的推動檔案信息化管理工作的長遠發展。
三、結語
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【論文摘要】檔案信息化是以計算機、網絡,信息技術為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會,我國已步入信息化穩定發展期,隨著信息社會和檔案事業的發展,檔案信息化已經成為現代檔案管理的重要組成部分。筆者從高校檔案信息化應用現狀、應對措施等方面就如何進一步加強高職院校檔案信息化建設進行了分析研究。
檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄,是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業務系統,它深深植根于人類社會的生產、生活之中,與人類社會發展同步,并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產、生活的各個領域,在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著越來越重要的作用。在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會,我國已步入信息化穩定發展期,隨著信息社會和檔案事業的發展,檔案信息化已經成為現代檔案管理的重要組成部分。
檔案信息化是以計算機、網絡,信息技術為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。
1高職院校檔案信息化應用現狀
由于多數高職院校是在原來的中專校合并的基礎上組建而成的,所以,情況比較復雜,檔案管理人員比較混雜,對檔案信息化工作了解很少,從而導致各單位對檔案信息化的認識程度參差不齊,嚴重制約了高職院校檔案信息化的建設和發展。主要表現在以下幾個方面:
1.1對檔案工作重要性認識不到位
不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調”等傳統做法;另外,有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意、很熟練,認為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作,業務“熟練”、于是就沾沾自喜、不求進取,抱有混日子的思想。雖然部分人員是憑借長期從事檔案工作和資格老獲得了專技高級職稱,可謂多年的媳婦熬成了婆,其實這些人自身素質較差,文化程度較低,根本無法開展檔案編研、開發利用工作,就更談不上懂計算機網絡技術、對現代化管理和信息化應用知識的了解幾乎為零,不想了解,也不想接觸,更沒能力掌握,依賴性較強、存在安于現狀、不講求社會效益和經濟效益等舊觀念,這些都成為制約高校檔案信息化建設的內在因素。
1.2對檔案工作投入嚴重不足
有些單位的領導對檔案工作不夠重視,認為檔案工作很簡單,只是保管些材料,負責給利用檔案者提供材料即可,所以在經費投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現代化檔案管理設施設備。
1.3現代化管理手段未得到充分利用
有些單位的檔案管理部門雖然已使用了檔案管理軟件,也只是簡單地錄入些案卷目錄,但仍無能力開展檔案研發、利用工作,結果造成投資上的浪費。
1.4檔案工作現代化管理手段單一
缺少檔案信息化的軟件,目前使用的檔案管理軟件只有科怡軟件一家產品,滿足不了高校檔案管理的需要。即使有的單位添置了科怡檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機中,能夠實現簡單的目錄查詢、統計等功能,但由于專業技術跟不上,根本不能運用自如。再者,商家售后培訓、技術服務等一系列工作都不能及時到位,致使檔案信息化建設、發展受到制約。
1.5檔案管理隊伍綜合素質較低
檔案管理人員隊伍中,極其缺乏懂計算機網絡技術人才,多數單位是將年齡較大的、文化較低的女同志按排在檔案部門,這就致使高校檔案信息化建設工作缺少智力支持。
2應對措施
鑒于以上檔案信息化建設中存在的問題,我們必須正視存在的不利因素,并采取積極改進的態度,將被動變主動,將不利變有利。
2.1檔案工作者必須更新觀念
檔案信息化建設是以轉變觀念為前提的創新性檔案工作,如果從業人員只習慣于傳統式的手工管理模式,而不肯更新管理觀念的話,即使單位上建起了網絡,購買了最新的軟件系統,也不會真正將系統應用起來,致使軟件成為一種擺設。因此檔案人員必須更新觀念,提高對檔案信息化建設的認識,改進管理模式,自覺學習新的科學技術知識,提高業務素養和技術技能,提高創新素質,從業人員能力的提高要與時展同步。
2.2單位要建立健全激勵機制
要徹底改變“大鍋飯、吃皇糧”和“干多干少一個樣”的管理體制,應建立健全激勵機制,每個檔案管理人員都要樹立創新精神、與時俱進,讓那些理念先進、業務精通、技術熟練的檔案工作者從事檔案管理工作,為檔案事業心甘情愿地奉獻出他們的聰明才智。
2.3領導要給予檔案部門智力方面的支持
在檔案信息化建設過程中,基礎設施是條件,標準系統是手段,信息資源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力資源是關鍵。人才是檔案信息化的建設者,更是檔案信息化建設的重要組成部分。當前,檔案隊伍中大多數專業人員,還不具備檔案信息化管理素質。因此首先,領導應重視檔案信息化人才隊伍建設,優化組合檔案工作者隊伍,應配備檔案信息化專門技術研發方面的信息專業人才,負責檔案信息化管理系統的設計、建設,給檔案信息化建設提供強有力的智力支持,其次,應立足現有人員的培養提高,培養從業人員的現代信息素質、現代信息意識、信息管理能力。造就一支具備現代信息素質,能夠掌握新知識、新技術、新技能的復合型人才隊伍。再次,應建立具有約束力的規定,要求檔案人員必須掌握檔案信息化管理技術。
2.4切實保障對檔案現代信息化建設的投入
檔案現代信息化建設需要投入必要的資金,網絡化檔案管理信息系統涉及到服務器管理、數據管理、網絡資源管理等多項技術內容,即購買軟件,也要購買其它必須的服務設備。所以,高職院校要盡力滿足檔案信息化建設所需經費,給檔案現代化信息化建設提供充足的資金保障。
2.5加大對檔案現代信息化建設技術人才的培養
檔案現代信息化建設,不僅需要從業人員的努力,更需要上級檔案業務部門的栽培,上級檔案部門應在過去的單存的檔案知識培訓的基礎上,舉辦檔案現代化信息化知識培訓班,并建立強化學習制度,規定各單位落實人員參加學習,為各單位檔案現代信息化建設提供技術支持,保障檔案現代信息化建設對人才的需求。
總之,檔案工作信息化建設和發展對經濟建設具有極其重要的作用,檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌,同時也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級檔案業務管理部門的共同努力,只有大家齊心協力,檔案現代信息化建設才會向更深、更廣、更有效的方向發展。
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建立城建檔案信息化的中心
城建檔案館實現信息化的目的是提升管理水平，最終目標則是更好地為城建規劃、建設與管理服務。通過信息化，城建檔案館更應成為城市建設的“數據存貯中心”和“信息服務中心”。成為城市建設信息的“數據存貯中心”是城建檔案部門的基本職能，也是城建檔案部門存在的意義之所在。對這一點城建檔案界同仁們都有共性的認識，也發表了很多論文，對此筆者不再深論。城建檔案信息化的建設將有效地促進城建檔案的提供利用，它可以通過一個網絡支持平臺上實現業務管理及信息服務。當然，城建檔案的網絡提供利用也有因城建檔案的機密性、安全性等固有特性而有其局限性，相信隨著信息技術的不斷發展，城建檔案的利用瓶徑問題也將會不斷得到解決。城建檔案信息化建設中，必須要明了“三分技術，七分管理，十二分數據”的百練真經，沒有豐富的城市管理數據存貯的保證，信息服務也成為了空中樓閣。
城建檔案信息化遵循一定的原則
首先要優化管理模式，做好城建檔案的基礎工作。城建檔案的管理要有統一的規范標準，進館檔案要實現標準化、規范化、科學化管理。沒有了城建檔案的規范化管理，信息化也是無從談起。其次需要總體規劃?？梢哉f城建檔案信息化千里之行始于規劃。實事求是、有特色、有遠見的城建檔案信息化規劃確實是城建檔案信息化成功的重要因素，將直接影響城建檔案信息化的投入、風險、成效和進程。信息化建設需要很大的投入，一次性投入大量的資金對城建檔案部門來說也是個沉重的負擔。因此，首先認真分析業務流程，確定恰當明確的應用需求，選擇項目優先次序，是制定城建檔案信息化規劃的關鍵。其次，城建檔案信息化規劃須從實際出發，因地制宜。最后，分清近期目標和長遠目標。由于當今信息技術發展變化的速度很快，而信息化規劃必須跟上自身發展和市場環境的變化，因此定期修改長遠的信息化規劃，也是必需的。最后，城建檔案信息化建設必須遵循“統一標準、互聯互通”的原則。信息技術的發展可以說是日新月異，其發展速度可以說是突飛猛進，在城建檔案信息化過程中應用的軟件今日看起來實用，但明日也有可能更新的更加完美。為此，實施時要考慮下一個信息系統的應用，而下一個信息系統的建設必須遵循上一個信息系統的編碼原則和技術規范，即所謂的“相互兼容”。
