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檔案管理概述范文1
[關鍵詞]人事檔案管理；信息化建設
中圖分類號：G264 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）18-0349-01
一、理解人事檔案管理的內涵
人事檔案管理，是人事管理工作的一項重要內容。人事檔案的管理者，既不能單純地理解為人員的一些就職的基本信息做好記錄，更不能理解為特別復雜、瑣碎的人事管理工作。其實，所謂人事檔案管理，廣義來講，就是將人事檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管和提供利用的平臺。這個平臺是一個整合完善的過程，需要不停的補充新的內容。同時，人事檔案管理者，還要在今后的日常工作中，隨時隨地對工作人員的實際工作情況進行考核，當然，這里面也包括業績效益、獎懲情況和德才表現等，以此作為以后人事調動的根本依據。
不難發現，人事檔案管理，涵蓋了材料歸檔制度；材料統計制度，材料轉遞制度，材料檢查核對制度，材料保衛保密制度等內容。
二、信息化建設的深遠意義
（1）充分地發揮人才優勢，實現效益最大化
作為一個，選人用人是一門很深的大學問，員工在沒有好壞之分，更沒有高低之別，存在的只有適合與不適合。身為的管理者，就像教學中的“因材施教”一樣，充分發揮人力資源的串通優勢，關鍵在于鼓勵員工找到自己的長處，找到屬于他們自己的崗位。要想達到這些內容，就必須參考一定的材料信息，而的人事檔案管理信息化建設，就可以滿足這個要求，提供這方面的相關依據，實現員工的效益最大化。當然，的人事調動更需要參考人事檔案管理，只有這樣，才能選拔出真正有能力的人，也更會讓員工心悅誠服。
（2）能夠調動員工的積極性
要想提高的經濟效益的，很大程度上取決于員工再日常工作中國的狀態、歸屬感和積極性。要想讓員工保持良好的精神風貌，就需要設置一定獎罰機制。這個獎罰機制的實施，最關鍵的地方就是的人事檔案記錄的管理。只要加強信息化的建設，就能更加科學地記錄員工的獎罰情況和績效考核，并且以保密或者公開公示的形式讓員工知道，并安于接受。員工通過自己和別人的績效對比，無形中心里就有一定的壓力，有了壓力，才會轉變成前進的動力。同時，通過人事檔案管理信息化建設，就可以充分調動員工的工作積極性，充分發揮激勵的作用。與此同時，良好的經濟效益自然就會產生。
（3）提高檔案管理的效率
在日常的工作中，傳統意義上的人事檔案管理，很難適應當前信息時代的不斷變化。工作不能落后，所以要加強的人事檔案管理信息化建設。正因為以前的檔案管理管理落后，沒有像現在的信息技術提供全面支持，一方面導致了其檔案管理的效率低下，質量不高，不能及時地更新；另一方面，由于傳統意義上的檔案管理，都是通過人工來實行操作的，苦于認識有限，很多單位往往只是做到了表面文章，即僅僅只是記錄，很少整理，更沒有專業的人來對此進行分析、對比，歸檔。當然，管理者，也很容易疏忽人事檔案管理的重要作用，正是由于多方面的原因，導致沒能充分地發揮人事檔案管理的作用。
三、當前存在的一些問題
（1）人事檔案管理的模式過于單一
在一些單位中，雖然管理者已經認識到了人事管理信息化建設的重要性，也積極組織員工進行信息化建設，但由于管理的模式過于單一，缺少創新性，更沒有根據自身的情況來進行量體裁衣。當前，我國的個別雖然運用了先進的信息化技術，但卻沒能建設處統一的人事管理系統。所為的信息化管理，也僅是跟個部門內部的合作，并且與職工層次的多樣性很難適應，更不要所相得益彰。有些的部門眾多，每個科室都有自己的人事檔案管理，但沒有統一的模式，更沒有專門的人事管理部門來打理。這樣的情況，既容易造成混亂，降低效率，還容易誘發不公，不能為員工心悅誠服。
（2）不夠靈活，太過僵硬化
人事檔案管理工作，歸根結底還是要為的經濟效益和社會效益服務的。相比之下，市場經濟活動往往比較多變、靈活，這就需要的人正確決策，做出恰當的人事安排提供依據。
理想很豐滿，現實卻很骨干。個別的人事檔案管理與靈活的用人制度并不是特別適應，不但不能為的用人提供必要的參考依據，甚至有時還因為其僵硬的檔案管理制度，拖了的后腿，從而進一步影響了的用人制度和管理制度。在有些單位，因為要臨時地調用某一部門的一名員工，但是由于人事檔案管理要通過繁瑣的登記、審查等步驟，雙方都嫌麻煩，結果也沒征調成功。
（3）內容還不夠豐富
在日常的工作中，人事檔案管理工作的負責人，心理很清楚加強人事檔案管理信息化建設的重要性，也組織本單位的員工積極進行建設，但是，一陣風似的普及，追求到的只是一個形式。老話說的好，畫虎畫皮難畫骨，他們雖然開展了信息化建設，但沒有豐富檔案管理的內容，記錄、整理的信息內容大多照本宣科，成分單一，很難得出合理的結果，參考價值并不是太大，甚至有的就直接按照別的的檔案管理模式來進行，沒有自身的特色，還容易落下東施效顰的把柄。
四、人事檔案管理信息化建設的推進探索
（1）需要引進一批高素質的人事檔案管理者
要想建立健全科學合理的信息化人事檔案管理系統，就需要引進一批有高素質的人事檔案管理者。人才在市場經濟中發揮著至關重要的作用，在現代化程度較高的今天，人事檔案管理者，同時也要求引進高素質的現代人才，才會加快推進信息化建設。
（2）提高檔案的使用價值
之所以需要建設人事檔案管理信息化系統，就是為了充分利用檔案的價值體系，來實現經濟效益的穩步提高。與此同時，提高檔案的利用價值，也能真正地發揮檔案的關鍵作用，更能加快人事檔案管理信息化系統的建設進程。
（3）要增強服務水平
檔案管理工作者，要充分利用信息技術的作用，提高人事檔案的信息服務水平，同時還要建立人事檔案的網絡化管理模式，通過不斷的改革與創新形式，不斷加強人事檔案的信息服務，確保的運營步入健康的軌道。
參考文獻：
[1] 王艷.關于人事檔案信息化建設問題探析[J].民營科技.2014（01）.
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（一）管理投入不足，硬件滯后
體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合人事檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通的辦公用房，沒有配置檔案保管所需的“八防”設施，與檔案安全保管差距甚大。
（二）人員配備不足，素質不高
檔案室很少設有專職的檔案管理人員；從事檔案工作的人員多數沒有經過檔案專業知識和技術培訓的，且變更比較頻繁；兼職人員無法保證有充足的時間和精力對人事檔案進行管理，從而導致學校人事檔案管理建設滯后，檔案管理工作只能在低水平的層面上進行。
二、改進中小學校人事檔案管理工作的建議
（一）提高檔案意識，建立健全各項制度
制度建設是做好工作的前提和保障。要充分認識到人事檔案在學校管理工作中的作用，從檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、保密和利用等各個方面都要得到各級領導和具體工作人員的重視，形成上上下下都有檔案意識的工作氛圍。當然，這必須進一步完善各項管理制度，并在落實上下功夫。因此，要建立健全學校人事檔案的收集補充制度、轉遞制度、移交制度、檢查核對制度、保管保密制度、查(借）閱制度、檔案人員管理職責等。做到制度造冊上墻，簿冊與日常管理工作同步，人事檔案工作做到有法可依，有章可循，臺賬清楚，責任分明。
（二）加強隊伍建設，提高檔案人員素質
做好中小學校的人事檔案管理工作必須要有一支在思想上、政治上、工作作風、業務能力等方面過得硬的人事檔案工作隊伍。首先，要有較高的政治素質。要重視和加強理論學習，特別是要重視對新《條例》的學習。要通過學習使自身有較高的綜合素質，有嚴格的組織紀律，有良好的職業道德。同時要求淡泊名利，忠于職守，踏實工作，提高為檔案事業建功的責任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次，要有較強的業務能力。要加大對人事檔案管理人員的培訓力度，滿足人事工作的需要。在培訓形式上采取集中培訓與以會代訓相結合，也可安排外出參觀學習，拓寬視野，增長見識。第三，要有較強的服務觀念。人事檔案工作的宗旨就是服從和服務于學校的人事管理工作，因此說人事檔案工作服務性較強。這就要求人事檔案的工作人員樹立服務意識，增強服務觀念，時刻從大局出發，為全校的管理工作做好服務。
（三）加大經費投入，改善檔案保管條件
檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案庫房的維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算，各個學校要按標準按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、防光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的學校還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備及檔案管理系統軟件，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
（四）加強信息化，提高檔案管理水平
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關鍵詞：電子病歷檔案；規范管理；開發利用
一、電子病歷檔案的規范管理
針對目前電子病歷檔案管理的狀況，闡述了病歷檔案管理規范和開發利用的必要性，提出了病歷檔案管理模式和開發利用工作，為醫院病案管理工作、提高病歷質量和醫療質量起到很好的促進作用。
病歷檔案的規范管理與監控是病歷管理中最重要的一環，它能及時發現和糾正醫療運行中環節病歷存在的問題，最大限度地減少醫療缺陷的發生，提高醫療安全。醫院質控部門應按《執業醫師法》、《醫療機構管理條例實施細則》、《醫療事故處理條例》、《病歷書寫規范》等相關法律中，規定的三級查房制度、術前討論制度、疑難病例和死亡病例討論記錄、手術分級管理制度等去審核和抽查各科在院病人的環節病歷質量。檢查病歷書寫的及時性、準確性、醫療質量、上級醫師審檢病歷等情況。發現有醫療缺陷的病歷及時糾正，有效地提高了醫療安全，保證病歷質量。
病歷是醫務人員對病人診治過程結束后的歸檔病歷，使病歷質量監控由事后檢查向事前預防的方向轉化。終末病歷質量監控是對歸檔病歷認真履行職責，嚴把入庫關工作。對病歷中存在的缺陷，及時給科室反饋信息，對所發現的病歷書寫缺陷，必須在不影響病歷資料的原始性、真實性的情況下進行選擇性的補充和完善。監控措施分兩步：①各科室主任全面負責本科室已完成歸檔前的電子病歷的質檢、評分、簽署等質量管理。②歸檔后由醫院病案統計室的質控部門對終末病歷分病案首頁、病歷記錄、病程記錄和其他四個方面，按《病歷書寫規范》和各種法規進行全面質檢，對于病歷存在不足之處督促書寫人及時整改，并將在病歷中反映出的醫療或管理中的缺陷及時反饋給科室，提高臨床醫生“記錄所做的事，做所記錄的事”的意識，提高各種記錄的有效價值；杜絕和預防丙級病歷的存在。
病歷書寫及時性的規范管理是病歷質量符合客觀、真實、準確的要求。住院、入院記錄應當于病人入院后24小時內完成；首次病程記錄應當在病人入院8小時內完成；搶救記錄，搶救結束后6小時內完成；手術記錄術后24小時內完成；出院記錄，患者出院后24小時內完成；死亡記錄應當在病人死亡后24小時內完成；出院病歷檔案72小時內完成和歸檔等；這些對病歷書寫時限的具體規定是病歷書寫時必須遵守的。但在臨床醫療過程中，由于受繁瑣的醫療工作和教學任務的沖擊，有些醫務人員也重治療而沒有及時書寫病歷，事后憑印象去補寫，有可能造成記憶的遺漏或混淆，影響其真實性和可信度；病歷書寫按時限完成是保證病歷質量的重要一舉。
二、電子病歷檔案的開發利用
設計醫院電子病歷（EMR）與病案統計模塊進行數據交換的網絡接口，從EMR提取病歷檔案信息內容到病案統計系統，病歷內容就是醫院業務統計重要的原始資料，是醫療業務活動數量和質量統計的可靠依據。經過編輯、整理、分析的病歷檔案資料：①可為醫院管理和上級部門提供報表服務；為臨床業務開展、專科的建設、病床的分布、人員的安排等制訂切實可行的工作計劃，改善管理方式，提高工作效率提供依據。②與醫院信息管理系統銜接，可在醫院的局域網內查詢到醫療動態、臨床經驗、病人診療過程及病人基本情況等資料，為醫院管理和臨床診療提供了必要的內容。③據病歷資料可篩選病種輸出至Excel表中進行量化后，入SPSS中分析某疾病的發生發展、變化趨勢、密切關系、危險因素的相關關系、設計某疾病的診療模型和鑒別診斷服務于臨床。
在臨床教學中，需要利用大量病歷檔案作為生動的示范教材，通過各種形式的病例討論如疑難病例、術前病例、死亡病例討論等，使學生們理論聯系實際，提高感性認識，鞏固理論知識。特別是對典型病例或罕見病例的討論，一份科學的、完整的病歷檔案往往起著教科書無法替代的作用。
電子病歷檔案是病人接受醫療診治過程中的詳細記載，它不僅是病人住院期間疾病診療的真實反映，還是確立疾病診斷和擬定治療方案必不可少的依據。尤其對再次入院病人的診治，病情的追蹤，更要參考以往的病歷檔案。它還可成為診斷疑難病癥、搶救危重病癥的重要參考資料。也是臨床實踐最直接的記錄，通過分析、總結，對提高醫療質量和技術水平，評價醫療業務能力、發展醫療衛生事業起到極其重要的作用。有些在治療過程中還可發現某些特殊的規律，從而提示醫務人員及時修正治療方案，使治療更趨正確、合理，縮短病程，提高治愈率，為醫學研究提供可靠依據，推動醫學的發展。
隨著社會醫療保障體制改革的深化，法律制度的不斷完善和人民法律意識的增強，病歷檔案的使用范圍日益擴大，社會化的利用比例日趨上升。在解決醫療糾紛中，病歷檔案作為真實有效的憑證和判定責任的重要依據，處理各類肇事、事故、傷殘等刑事、民事案件，司法機構往往是根據病歷檔案的原始記錄來處理或判明責任。隨著人們思想觀念的改變和醫療制度改革的深化，大病保險和其他商業性的疾病保險，病歷檔案為醫療保險、保險公司補償或理賠提供真實信息。故病案檔案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據和重要依據。
參考文獻：
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檔案管理概述范文4
1 醫院文書檔案管理的現狀
醫院文書檔案管理工作在現階段實施過程中，還存在一些問題，主要表現在：其一，缺乏領導的重視，醫院領導一般認為，只有做好醫院的醫療工作、教研工作以及科研工作，才能促進醫院經濟效益的有效提升。他們認為，醫院文書檔案管理工作質量與醫院的整體發展沒有較大關系，所以說，醫院領導沒有認識到文書檔案工作的重要性，影響了醫院的現代化建設與發展。其二，醫院檔案管理人員的綜合素質不高，在醫院日常工作中，工作人員都較為繁忙，沒有充足時間對其嚴格管理。同時，檔案管理人員不夠專業、自身水平較低，從而降低了文書檔案檔案管理工作的質量和實施效率。其三，制度不夠完善，醫院在長期發展與建設過程中，雖然形成了一套管理制度，但關于文書檔案管理工作體系還不夠健全，工作人員的自身職責不夠明確，不僅影響了醫院文書檔案的良好運用，還降低了文書檔案的使用價值。
2 醫院文書檔案管理改進措施
2.1 大力宣傳
醫院需要做好宣傳工作，保證醫院工作人員在管理中形成新的認識。檔案管理是醫院最為主要的部分，所以，領導需要予以更多重視。大力宣傳文書檔案管理工作，醫院中的相關工作人員不僅能將該工作放在主要位置，還能使醫院得到更多支持。在具體工作過程中，文書檔案人員需要主動向上級匯報相關情況，及時將關系文書檔案的更新消息、政策法規進行傳輸。同時，還需要做好檔案服務工作，促進文書檔案服務工作的良好發展，這樣不僅能為領導提供更為有利的信息，還能使檔案部門認識到文書檔案的重要性。并且，醫院的相關管理人員還需要通過培訓、講座等形式，提高自身認識，更新自身觀念，從而使文書檔案管理工作人員積極參與到管理工作中[1]。
2.2 完善制度
促進制度的完善性，保證管理工作的規范運行。為了實現醫院工作的有序性與規范性，需要加強制度的完善性，并為其提供有效保障。因此，醫院需要建立相關的規章制度，根據醫院的實際發展情況，促進文書檔案管理工作的完善性。并且，還需要為其制定相關的實施標準，保證在收集文書檔案信息過程中，能夠更準確、更規范，這樣才能促進文書檔案管理質量的有效提高。同時，為了保證醫院文書檔案管理工作的正常運行，還需要為檔案的收集、整理、保管等各個環節的工作建立完善制度，并對檔案工作人員進行嚴格考核，以促進工作人員行為的規范性，從而促進文書檔案管理工作的高效實施[2]。
2.3 加強培訓
加強?ξ氖櫚蛋腹芾砣嗽鋇幕?極培訓，保證能夠提高工作人員的素質。醫院在現代化社會發展中，為其提供更高要求，檔案管理人員不僅提高自身的專業性，熟練掌握計算機技術、法律法規知識等，還需要提高自身的服務意識。所以，在對其培訓過程中，醫院需要構建相關的培訓計劃，并使相關人員都能主動參與到工作中，以提高自身的專業能力和工作水平[3]。并且，還需要為工作人員提供更多的外出學習機會，這樣，工作人員不僅能了解到檔案管理工作中的相關信息，還能掌握到更多的理論知識與技能知識。再次，還需要引導工作人員努力學習計算機、法律知識等，不斷擴展自己的知識面，是其符合醫院的現代化發展需要。
2.4 增強服務
增強工作人員的服務意識，提高檔案人員的工作效率。其中，檔案人員需要了解文書檔案管理工作，使工作人員具有高度的責任心，并在工作中充分發揮自己的主動意識。在實際工作中，還需要工作人員養成主動服務與奉獻意識，不僅要堅持各項工作執行的相關規章制度，促進工作的創新性發展，還需要在服務工作中促進效率的提升，使其形成良好的服務形象[4]。
2.5 加大投入
加大資金投入，促進文書檔案管理工作的現代化發展。利用大量資金，能夠為醫院的文書檔案管理工作提供相關設備。在具體工作實施過程中，首先，對文書檔案管理工作中使用的相關設備條件進行勘察，并更新一些關鍵設備，保證設備能夠在良好環境下有效保存。還需要增加一些檔案柜、空調以及監控設備等，以促進設備利用的專用性[5]。同時，還需要實現醫院的信息化建設，并利用計算機網絡等手段對檔案中的信息實施采集、收集、傳輸等工作，以促進工作效率的有效提升。
2.6 更新觀念
更新文書檔案管理工作觀念，促進文書檔案資源的更好利用。醫院檔案管理人員需要提高自身的服務意識，利用多種渠道開發資源，保證在以后工作中能夠為醫院的臨床工作、科研工作提供有效依據。檔案管理人員還需要提供自身認識，并促進檔案資源的全方位利用，保證能夠對文書檔案進行加工、統計、分析等工作，從而為其提供有效參考。并且，還需要在多層次、多方面促進檔案信息資源的深化發展，保證在提高醫療質量基礎上，實現醫院的可持續建設。
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文書檔案管理教學方法改革技能《文書與檔案管理》課程作為文秘專業的核心課程之一，教學目的是培養學生處理文書、管理檔案的能力。市場對文秘人才的技能要求越來越高，《文書與檔案》課程教學方法改革勢在必行。
一、《文書與檔案管理》教學方法改革的必要性
隨著社會發展、學校擴招，大批畢業生涌向市場。市場上出現了“就業難、招工難”的現象，為何？因為企業缺的是技能人才，而應屆畢業生實踐技能水平低。隨著計算機技術的普及以及新型辦公設備的出現、公文和檔案電子化，傳統模式的辦公室文書、檔案工作方法得到改進。這些對技工學校文秘專業學生處理文書、管理檔案的技能提出了新要求。
另外，技工學校的學生學習基礎相對薄弱，自我控制能力較弱，缺乏學習興趣。只有通過改變教學方法，提高學生學習興趣，培養他們的動手能力，提高專業技能。
二、《文書與檔案管理》教學中存在的問題
1.教學方法單一
以往該課程教學以理論講授為主，教學方法老套，上課枯燥，嚴重制約了學生的學習積極性和創新性。
2.教學中理論脫離實踐
教學中，主要講授知識點，甚至有些實踐內容都改為口頭傳授。比如，講授關于電腦處理公文、檔案等知識時，學生基本上接觸不到電腦、檔案辦公環境、文書處理的辦公設備等。學生的動手能力得不到鍛煉，只能紙上談兵。
3.教材落后
我國公文處理、檔案管理在逐步優化，不斷發展。傳統的教材沒有與時俱進，知識陳舊。比如，計算機輔助管理在檔案管理中的地位日益突顯。教材中闡述這方面的內容比重太少，不足以讓學生深入了解該知識點。又如教材理論知識多，內容很少涉及到實踐環節、工作情景模擬等，不能為學生提供工作環境所要求的知識。
三、《文書與檔案管理》課程教學改革方法
《文書與檔案管理》課程要改變以往教學中的弊端，除了采用傳統的講授方式之外，可采取以下教學方式：
1.案例分析法
案例分析法是以學生為中心、對現實問題進行交互式探討的過程，改變了過去教師“滿堂灌”、學生被動學習的局面。在案例分析教學的過程中，可靈活使用講授法、討論法和角色互換法等進行教學，以取得更好的教學效果。
比如，講解檔案庫房管理要求時，要求學生分析一個新建檔案館內照明條件的案例，大家討論、分析這個檔案館設計是否有問題，運用所學知識發表見解，教師總結，得出此檔案館設計違背了防光原則。又如播放北京衛視《檔案》欄目中的紀錄片《溥儀新生記》，片中有證明清朝末代皇帝溥儀如何改造成功的檔案資料。要求學生討論分析紀錄片中出現了何種類型的檔案，以及分析檔案利用的途徑和重要性問題。這些方法能讓學生鞏固所學知識，提高實踐運用能力，培養分析能力、判斷能力、解決問題的能力。
2.課堂專題討論法
課堂專題討論是針對教學重點和難點內容開設的參與式教學環節，能以學生為中心，讓學生多參與課堂，培養他們獨立思考、解決問題的能力以及創新性思維。
《文書與檔案管理》教學中，首先，教師要選擇好難度適中、值得討論的選題；選題要考慮技工學校學生的知識積累，能讓學生結合理論聯系實際展開討論，避免討論冷場。比如采用“比較紙質檔案、新型載體檔案保管，并舉例說明各自的優缺點”的選題。這兩種檔案的很多原始資料是學生經常在生活中接觸的，如文件、照片、錄像帶等，學生容易理解。
其次，是課堂分小組討論，一般以5人左右為宜。技校的學生自我控制能力有待加強，學習主動性不夠高。人數過多，個別學生濫竽充數或者干私事。人數過少，達不到集思廣益的效果。在討論會上，每個學生都有機會暢所欲言，甚至那些平時不愛發言的學生在比較輕松的課堂氣氛中也能加入小組討論中來。在學生討論期間，教師要巡堂指導，起到監督、指導作用。
討論結束，每組派代表發言，促進各組交流意見，擴大他們的思考角度，保證討論效果。最后，教師小結。
3.講練相結合
《文書與檔案管理》課程知識是技工學校文秘專業學生必考證――秘書資格證的重要內容。教師要結合考證內容，布置適合學生做的練習，讓學生多思考，鞏固所學知識，為文秘專業學生考證打下良好的基礎。同時，教師可從學生做練習中掌握學生的學習情況，改進教學方法。
4.專題講座法
文秘專業教師的知識面、實踐能力有限，需要請一些企事業單位的檔案管理人員不定期地做有關文書與檔案管理的專題講座。通過講解他們的工作體會，學生能更多地了解工作實際情況，從而借鑒他們寶貴的經驗，在今后的學習、工作中少走彎路。
5.實踐教學法
實踐教學法，即安排一定課時組織學生在校內檔案室、辦公室或校外實習基地從事具體的文書處理、檔案管理環節，將理論知識直接運用于實踐工作，培養動手操作能力，增加工作體驗感。實習期間，學校還可聘請檔案專家講課、現場指導，進一步提高學生技能。
6.情境模擬教學法
教學中可加大實訓比重，進行角色扮演、情景模擬等形式的情景模擬教學。比如，設定一個收文、發文的工作情景，學生扮演各種角色，模擬收發文的工作流程，完成情景中所要求的文書寫作內容。學生能深刻理解收發文的流程以及文書的寫作格式，培養他們的團隊合作能力。教師還可將學生的情景模擬錄成視頻文件，播放給學生看，學生找出情景模擬中出現的問題，教師及時指正，達到最終教學效果。
又如，教師指導學生模擬進行檔案紙質分類，擬寫案卷標題，編制立卷類目、檔號、目錄、備考表等。教師還可提供部分新型載體文件，讓學生上機房模擬管理電子文件、對新型載體文件歸檔。這培養學生熟練應用現代信息技術、從事文件與檔案管理和各類信息處理的能力。
7.參觀調查法
教學中，教師不定期組織學生參觀檔案管理部門，比如檔案館、檔案室、辦公室等。讓他們實地了解檔案部門的工作現狀以及不同種類檔案管理方法等。要求學生結合所學專業知識，撰寫調查報告。參觀調研能培養學生的職業素養和調查研究能力，讓他們深刻理解檔案管理實際情況。
除了以上七種教學方式之外，還可以通過更新教學內容、改變考核方式等來改變《文書與檔案管理》課程傳統的教學模式。該課教師可與校外文書檔案實訓基地共同制定教學大綱、授課計劃、實訓計劃和方案，編寫適合技校學生學習且與時俱進的校本教材。考核方式上，將實訓成績、測驗成績、課堂提問、課后作業、調研報告、課堂練習、期末閉卷考試相結合，促進學生技能操作能力的提高，以適應社會對文秘人才的要求。
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檔案管理概述范文6
關鍵詞：地震；防震減災；檔案管理
近年來，我國各個地區都十分重視抗震防震相關工作的部署與實施，中國地震局及其下轄的各級相關單位也逐步對防震減災項目制定出了較為完善且系統的科研項目檔案，在正在建設的相關檔案中保存了多種防震減災項目的數據、文字以及圖表等方面的內容。由于當前我國國家建設的重要任務就是防震減災項目，所以科研機構工作的重要任務也轉變為防震減災項目檔案的相關整理工作，并且已成為科學建設的關鍵內容。
1 防震減災的科研項目檔案相關概述
我國對于防震減災的研究主要包括對地震預警、版塊活動的構造等基本內容的研究之外，還包括對地震的預測與防御、以及海域地震的研究。研究方面之廣，為我國開展的各個防震減災的項目提供了充足的理論基礎。近年來，我國地震發生的次數逐漸增多，為了能夠有效減少甚至規避地震為我國帶來的災害與損失，我國開始逐漸加大防震抗災項目的支持力度，使得防震減災項目的研究種類與研究數量得到了大幅度的提升。在這種形勢之下，防震抗災研究項目的相關檔案也呈現出逐漸上升的趨勢，使得檔案的全面性與系統性得到了空前的提升[1]。
2 科研項目檔案的管理現狀概述
2.1 檔案管理體系不健全
隨著防震減災你科研項目種類的不斷增加，我國對科研項目各項工作內容與流程也提出了更高的要求，于是，階段性的相關規范文件已經無法滿足檔案管理工作的需求。第一，檔案歸檔中存在的問題。當前我國歸檔的防震減災的檔案仍然是在科研項目進行過程中所收集的基礎性材料，隨著科研項目研究種類與內容的增對，其呈現出了極大的局限性[2]。第二，檔案沒有確定的編號。在通常情況下，進行防震減災科研項目的驗收時采用的都是臨時編號的形式，在很大程度上容易造成檔案的丟失，而且降低了工作的效率。
2.2 前期控制力度薄弱
相關文件指出，在進行防震減災相關的科研項目檔案管理的工作時，主要遵循任務同步管理的原則。然而，其中的任務下達與進度檢查，尤其是檔案驗收工作，由于程序的復雜與內容種類與數量的繁多，很難實現管理的同步。產生這一現象的主要原因是檔案部門無法完全控制與掌握科研項目啟動前期的工作情況，進而無法實行及時的指導與監督。還有一個原因是項目主管部門沒有明確對檔案工作進度檢查的要求，使得課題專組的人員不夠重視檔案工作的檢查工作。
3 優化科研項目檔案的管理對策
3.1 加強檔案管理的體系建設
中國地震局檔案部不僅是我國進行地震系統相關檔案工作的核心部T，而且是管理防震減災相關科研項目的重要機構。因此，為了實現檔案管理的體系建設，本文建議中國地震局必須制定一個統一的檔案管理制度，并且將檔案管理的內容進行針對性的劃分，包括：（1）任務下達；（2）進度檢查；（3）驗收；（4）報獎考核等四部分核心內容，以此來完善與優化管理科研項目檔案的整個過程。
在下達任務的階段，主管部門應同時下達檔案收集與歸檔的任務及相關要求，促使承擔項目的相關部門及時了解項目下達的情況，并且嚴格按照相關的規章制度明確任務書的內容，使課題組能夠及時進行課題組的收集清單與檔案培訓等工作。
3.2 實行檔案系統化管理
為了能夠使前期工作的控制力度得到有效加強，相關部門在下達檢查通知時應將明確的表示出對檔案收集整理的相關檢查要求，并且充分參照科研項目的進度來實行對相應檔案的檢查。與此同時，還應嚴密對課題組的進度實行嚴密的監督，對于其中不及時、不齊全的文件檔案收集行為予以督促，并要求課題組及時補充與完善不及時、不齊全的文件檔案[3]。
在檔案分類與編號的相關工作沒有達到標準要求時，項目承擔部門還應及時對其進行指導并且為其的整改工作提供幫助。在檢查驗收檔案的過程中，還需在課題負責人進行工作報告的過程中為其提供相應的幫助，待驗收通過后在督促課題負責人完成驗收工作的提交以及申報成果獎勵等工作，使檔案的執行程序與相關工作實現系統化的管理。
4 結束語
通過上文對防震減災的科研項目檔案及其管理現狀的相關概述，可以得知，我國當前科研項目的檔案管理主要存在檔案管理體系不健全、前期控制力度薄弱以及電子文件的管理不規范等問題。針對這些問題，本文在深刻認識到科研項目檔案管理對防震減災工作的重要性的前提之下，提出了加強檔案管理的體系建設、實行檔案系統化管理以及規范電子文件管理系統等對策，以期對防震減災的科研項目檔案的管理起到一定的積極作用。
參考文獻
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