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檔案管理的重要意義范文1
關鍵詞：信息化；醫院；綜合性檔案；重要性
近年來，國家對衛生信息化建設非常重視。醫院檔案信息管理如何滿足醫院乃至社會各方面對醫院檔案信息利用的需求?如何根據醫院檔案形成規律和特點，建立實用共享的醫院檔案管理信息系統?這是我國各級各類醫院檔案管理部門目前普遍關注但又尚未解決的新課題。
1醫院綜合檔案管理現狀
1．1缺乏完善的檔案管理體系
目前，我國大部分醫院的綜合檔案管理制度相對不是很完善，各科室間缺乏有效溝通，應該歸檔的材料一般都由各部門自行保管，使得綜合檔案的管理工作不具備科學性、完整性，容易導致醫院檔案管理工作的滯后和混亂。
1．2檔案管理工作不被重視
不少醫院的綜合性檔案管理問題不受領導重視，是因為有些醫院管理者認為綜合檔案管理不能直接給醫院帶來經濟效益，且需要消耗大量資金，是可有可無的項目。缺乏領導重視和資金來源的直接后果就是造成檔案管理工作的落后和不規范［1］。
1．3檔案管理信息化水平不高
工作效率低下信息技術在醫院綜合檔案管理中的應用率還是比較低的，由于缺乏技術支持，致使不少珍貴資料難以保存下來［2］。因為資金投入不足，使得檔案管理者無錢購買相應的軟硬件設施，直接后果就是使用者無法在短時間之內迅速檢索到所需的資料。
2使用信息化管理醫院綜合性檔案的重要性
2．1檔案是醫院發展和建設的重要資源
檔案是醫院工作的重要資源，對醫院今后的發展和建設具有重要的指導意義。建立一套科學有體系的綜合檔案管理系統是提高整個醫院管理水平的基石。
2．2信息化是時展的必然趨勢
伴隨著計算機技術、信息技術和通訊技術的不斷發展，不少行業為了提高工作效率、經濟效益和社會效益，紛紛引進了信息化管理這一概念。同樣為了有效開發利用醫院的檔案資源，可以充分利用網絡資源，建立屬于自己的檔案數據庫。
2．3方便醫院職工及時獲取相關資訊
不僅僅是醫務工作人員，在醫院工作的每一名職工可以通過便捷的現代化網絡平臺，及時獲取各部門的通知、公告，可以加強職工對醫院的認知感。同時也可以為醫院職工的好人好事提供傳播途徑，以增加職工的工作使命感。
3建立健全醫院綜合檔案信息管理系統
3．1整合信息資源完善信息系統
檔案信息資源整合不是簡單的數據庫集合，而是對獨立的檔案信息資源系統中的功能結構進行類聚和重組，形成一個新的檔案信息資源體系，最終建立一個效率更高的系統模塊。目前，國際領先的技術結構是采用B/S結構(即Browser/Server———瀏覽器/服務器)，網絡辦公不再受地域限制，用戶端只需要單一的瀏覽器軟件，通過使用Internet的超文本、多媒體傳輸技術，就可以訪問文本、圖像、聲音等信息，完成網上信息查詢、打印、錄入等操作，具有系統負載輕，開放性好，系統維護升級方便等優點。
3．2合理設置綜合性檔案信息管理系統基礎模塊
醫院綜合檔案信息管理系統最重要的是模塊設置，大多數醫院的信息系統包括:醫療文書檔案、科研教學資料、醫療設備資料、人力資源資料和黨建、行政管理及其他信息資料這5大模塊。但是對于模塊內容的歸檔存在一定的難度，因為各部門職能不同，自身形成的文件和檔案類別有所差異。在運用計算機對各類文書檔案進行歸檔的時候，必須由專職人員嚴格按照統一的格式、標準進行分類輸入，確保信息系統的準確性、實用性［3］。
3．3加大資金投入配備基礎網絡通訊設備
醫院要真正實現綜合性檔案的開發利用和資源共享，必須要加大資金投入力度，配備基礎的網絡通訊設備，以醫院局域網為基礎，利用網絡傳遞運輸技術、通訊技術、掃描技術、多媒體技術、數據庫技術、數據壓縮與上傳技術等輔助手段，為醫院綜合性檔案信息化管理提供保障。檔案信息化建設勢在必行，為開創檔案管理工作的新局面創造良好的條件。以往對檔案管理所采取的傳統的手工管理模式已經不能滿足現下快速發展的社會需求，并且正在逐步被先進的應用計算機技術、網絡技術等信息化管理模式所取代。隨著信息化程度的穩步提升，醫院綜合性檔案管理工作也有著巨大的變化，檔案信息管理系統正逐漸步入規范化、科學化的時代。
參考文獻
1陳文德．醫院綜合檔案管理的現狀及對策［J］．產業觀察，2015，(8):171．
2朱方華，宮潔麗，王建軍，等．利用信息管理系統對醫院綜合檔案進行管理［J］．河北醫藥，2013，(3):773－774．
檔案管理的重要意義范文2
無論是個人職業發展還是用人單位選拔人才，都需要檔案作為參考、考察依據。檔案是跟隨個體一生的、公平記錄其經歷、發展、歷程的文本，是一個人工作、生活狀態的全面反映。針對檔案進行管理，能夠充分發掘人事服務作用，檔案管理者需要充分認識工作的重要性，深度發掘檔案的社會價值和崗位價值，從而使檔案管理工作成為促進組織發展、社會安定和諧的有利因素。
一、檔案管理工作的重要性分析
1.信息全面，真實客觀
檔案能夠全面記錄個人或單位工作、發展的相關信息，對于管理層來說，則能夠通過檔案對單位效益、管理水平等直觀了解。在檔案當中，會詳細記錄單位發展相關的各類信息，而管理者利用檔案查閱，有利于對未來發展趨勢進行分析和部署。隨著時代與科技的不斷發展，檔案管理不再局限與信息記錄，其應用作用更是不斷被強化，應用價值也再不斷被發掘。對于決策者來說，利用檔案查閱制定組織發展計劃、提升經濟效益、增強組織競爭力有著極高的可行性，通過檔案資源整合制定出更有利于組織發展的戰略規劃。
檔案管理工作的意義首先體現在考察依據方面，檔案具有法律效力，因此其中所記錄的信息更加真實客觀。在使用檔案的同時也能夠有效提升信息公信力。嚴謹的檔案管理能夠避免資料被篡改，因此在實施方面更具可靠性。檔案管理涉及層面較廣，記錄內容更為廣泛，如果管理層或者相關人員需要資料查閱，都能夠在檔案中獲取相應信息，并尋求解決問題的方法，從這一點來看，檔案的參考價值非常明顯。
2.能夠對人事管理提供參考依據
檔案內容涵蓋了個體學歷、資歷、各種學習社會經歷等信息，能夠較為全面的反應出個體的成長軌跡這些信息為用人單位選拔人才提供了一定依據，其參考價值不容忽視。在組織內部，檔案管理已經成為人員調動、職業晉升、制定薪資標準的重要依據，尤其是在薪資標準的制定中，不但需要根據人員現有工作業績作為考評依據，更需要結合檔案內容對其工作年限、崗位成績等進行綜合評價，同時檔案中還有針對人員成績、過失、思想道德等方面的評價，這些都具有較高的參考價值，是組織人員晉升、調整工資等級的主要依據，由此可見，檔案管理具有重要的社會價值。
檔案管理不但對組織發展有著重要的引導作用，同時也關系到組織人員的職業發展，因此，檔案管理具有雙重性。作為檔案管理人員，需要深刻認識到檔案管理的重要性，在日常工作中強化規范管理意識，加強工作的嚴謹性和科學性，從根本上提升檔案管理成效。
二、加強檔案管理工作的可行措施
1.注重對檔案管理工作人員的培訓
作為單位領導，需要對檔案管理的重要性有全面認識，只有這樣才能在人力物力方面給予更多支持，只有領導重視才能使檔案管理人員對工作崗位的重要性有重新認識。單位需要定期組織人員參加檔案管理專業培訓，加強《檔案法》學習，利用正規培訓提升檔案管理人員的專業能力。
2.注重檔案收集工作
在日常管理當中，工作人員需要做好檔案收集、整理工作，只有不斷更新檔案內容，才能體現出管理價值。管理層需要多方督促檔案收集工作的落實，保證相關部門及時上交資料，促進檔案內容及時更新并歸檔。
3.注重檔案價值鑒定
檔案鑒定是在種類繁多的檔案中選擇有價值的內容進行專項管理。這就需要管理人員具備良好的甄別能力，能夠從現有檔案中發掘其價值所在，通過歷史檔案分析，結合國家政策、組織發展需要等，確定檔案的保存價值。
4.注重對現代化技術的利用
隨著信息技術的發展與普及，在檔案管理當中引入信息技術有利于提高管理效率和管理質量。利用信息技術能夠實現檔案管理的及時更新，在檔案搜索、查閱、歸檔方面提高效率。通過信息技術處理，檔案管理效率將得到全面提高，管理質量也會同步發展。
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一、人事檔案管理在醫院管理中的作用
在很多醫院檔案管理中，其管理體系逐漸健全，人事檔案管理的整體作用逐漸凸顯出來。在醫院實施信息化以后，部門之間可以實現互通，實現檔案信息多元化發展。人事檔案管理效率也在逐步增加。
1.人事檔案管理具有時效作用。醫院的檔案不僅要服務于各個職能部門，而且也需要服務上級主管部門和病人。在各部門的信息被檔案管理部門獲取之后，需要在最短的時間內進行電子化、系統化的處理，方便獲取信息和利用。檔案管理部門提供現代通信網絡服務以及光盤存貯服務和公共信息網服務、視聽傳播服務，他們的服務對象都可以通過不同的途徑來獲取檔案的信息，這就使他們節省了大量的時間，提高了工作效率。同時，在進行檔案的管理過程中，其整體的檔案管理機制也在逐漸地健全。
2.人事檔案管理具有較好的靈活性。在進行人事檔案的管理過程中，我們需要采用多種不同的方式讓檔案信息得到共享。因此，在進行檔案管理的過程中，我們可以采用多種純文本的形式進行信息文本的優化。在進行整體的服務過程中，可以采用電子文件和視聽檔案呈現，如圖像文本影像和聲音。檔案存儲的方式變得多樣化，不僅減少了處理的空間，還擴大了檔案存儲的內容和范圍，并且可以保持檔案的完整性，延長檔案的壽命。
二、人事檔案在管理中的不足
1.檔案信息化工作中技術標準不一致。在進行人事檔案的管理中，同樣需要對醫院的各種信息進行整體性的健全。由于人事檔案存在一定的機動性，因此在醫院的信息化體系還未全面建立的情況下，檔案信息工作與技術標準還未能達成一致。這樣，醫療機構在系統軟件的服務上還未能達成統一。因此，認識檔案的信息統一化是目前人力資源管理體系優化的當務之急。
2.檔案信息化難以滿足更多利用者的需求。在進行檔案信息的管理過程中，大部分檔案在進行信息的錄入時程序還相對復雜。由于在進行人事資源管理的過程中，其信息的錄入需要采用多種不同的方式讓檔案信息建設的效率得到提高，這就導致網絡信息與檔案信息管理存在一定的差異。所以，采用多種不同的方式使得人事檔案管理的效率得到提高相當重要。
3.檔案管理水平有待提高。在進行醫院人事檔案的管理過程中，其整體的檔案管理水平還不夠高。部分檔案管理人員在檔案的管理上過于傳統，在思想觀念以及管理水平上無法跟上時代的步伐，缺乏創新活力。因此，在進行人事檔案管理的過程中要加強人員的培養。
三、人事檔案在醫院管理中的建設思考
1.構建檔案信息管理體系。建立一個相對穩定的檔案信息化管理體系，檔案工作向信息化前進的一條必經之路，也是檔案在工作歷史和未來之間的連接。所以需要加大力度投入資金來確保檔案信息的建設，以及各方面軟硬件設備的齊全。與此同時，檔案信息化建設，也應當和醫院的網絡建設進行同步改進，在進行醫院網絡和檔案網絡之間設置密碼權限。以檔案室為中心，將整個醫院的計算機進行內部互聯網的控制，在任何一臺機器上都可以查到有關資料，這就實現了資源共享和時效管理，對完善檔案信息、實現辦公自動一體化有重要推動作用。
2.實現電子文件管理規范化、制度化和標準化。在進行人事檔案管理的過程中，其需要采用多種不同的方式加強檔案管理的規范性。同時，還要實現電子文件的整體管理。讓檔案管理的制度逐漸標準化以及信息化。在人事檔案的整體管理中，還要做好相應的檔案分類。采用多種不同的方式讓檔案信息能夠更為清晰化以及明確化。
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醫院檔案是醫院發展過程中最可靠的原始記錄，是最具有權威性的憑證。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原貌將無法復原再生，其損失無法估量。因此，強化檔案管理，對于保護檔案資料，提高檔案服務質量，充分發揮檔案無可替代的憑證作用，至關重要。
醫院檔案管理是醫院歷史進程中的原始記錄和權威憑證，是醫院管理不可分割的重要組成部分。檔案管理應從提高檔案管理人員的綜合素質、強化醫院領導重視檔案管理工作的意識、實現檔案管理的標準化、信息化等方面入手，加強醫院檔案管理工作。醫院檔案類別很多，包括病歷、圖書、基建、設備、財務、文書文件、人事、科研等方面。面對日益深化的醫療改革和競爭，如何加強醫院檔案管理，如何更好地為醫療、教學、科研服務，實現檔案管理現代化，是目前醫院檔案管理人員應該思考的問題。
一、醫院檔案管理現狀
1991年，衛生部的《醫學衛生檔案管理暫行辦法》第二章第七條規定，各級醫藥衛生部門要理順檔案管理體制，建立綜合檔案工作機構，負責本單位的檔案工作和統一管理本部門形成的全部檔案。然而在一些醫院中，工作的中心是醫療，醫院管理的重點是如何提高醫院技術水平，改善環境條件，從而為患者提供更加優質的服務，因此，在對醫院的管理和建設工作中，一些管理者還沒有對醫院的檔案管理工作給予足夠的重視。
現在各級醫院在檔案管理方面還存在一些問題：首先檔案管理意識薄弱，對檔案的利用率相對低下。重經營、輕檔案的意識普遍存在，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。這就造成目前很多醫院對檔案信息資源開發不足，對其利用率不高的結果。
其次，檔案管理制度不健全。目前，我國醫院的管理工作中，各醫院一般都按照衛生部要求制定了適用于自己的、較為健全的管理制度以及對各類人員工作職責，然而涉及檔案管理的制度、職責卻相對不健全，還沒有一個統一的建檔制度，一些相關的制度和檢查考核措施等也都有待于進一步改進和完善。
第三、缺乏正規的檔案專業人員，直接影響檔案的管理。長期以為，醫院的檔案工作由醫院辦公室的工作人員兼管，由于工作人員的精力有限，造成檔案工作人員負擔過重，而無力顧及，直接影響到檔案管理的質量。
二、醫院檔案管理工作的新思路
隨著醫院醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度改革的不斷深入，對醫院檔案管理工作也提出了新的要求。因此，要搞好醫院的檔案管理工作，促進醫院檔案事業的積極發展，必須探索一條適應醫院檔案管理工作發展的新思路。引進專業人員，對檔案進行管理檔案管理水平高低、檔案服務質量如何，決不單純地取決于檔案管理人員數量的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質、專業技術水平、先進的工作方法和科學的管理體制。檔案管理水平和檔案服務質量的提高，檔案事業的健康發展，以及今后檔案工作逐步全面實現專業化、規范化、統一標準化管理，特別是現代化管理，都需要擁有一定數量的學歷高、素質高、多功能的復合型檔案專業人才。這種檔案專業復合型人才，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識，精明強干，以少勝多，能一兼數職，辦事效率高;能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術;有較強的應變能力。在他們的帶動下，檔案管理才能真正發揮其作用。
檔案資源是一種潛在的生產力。隨著醫院管理向科學化、現代代和標準化發展，檔案工作已成為為醫院管理的重要組成部分，因此，要建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍，自覺參與檔案管理工作，已經成為醫院檔案工作的當務之急。實現檔案管理的現代化，提高檔案資源利用率
對檔案進行管理，是為了發揮其作用。當前，廣泛利用互聯網開展網上服務業務已經成為為社會和各單位提供相應檔案服務的一種重要形式。運用計算機進行檔案管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，給檔案工作注入了生機和活力，利用計算機進行檔案管理也增加了其保密程度。
檔案工作者的重要任務就是開發和利用檔案信息資源，通過計算機網絡為用戶提供服務，促使檔案管理現代化，從而為醫院各項工作的順利開展做好服務工作。
三 檔案管理向標準化、信息化邁進
醫院綜合檔案部門是醫院保存和管理本單位各種門類檔案的獨立部門，要建立健全歸檔工作體系，實行文件處理部門立卷制度。辦理完畢應當歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門負責收集和整理后，送交醫院綜合檔案管理部門或檔案工作人員進行歸檔保存。檔案管理部門或檔案工作人員負責檔案質量檢查和驗收。檔案工作的標準化，就是要符合檔案的各項標準化內容，包括組卷的方式和格式、分類規則、檔案著錄和標引規則、檔案文獻編纂規則等。特別是檔案整理工作和著錄、標引工作是否規范化，對計算機等現代化技術的應用有著重要影響，做到標準化管理，實現檔案管理信息化問題就迎刃而解了。
檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。近年來，隨著醫院辦公自動化、信息化程度日益提高，傳統的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經不能滿足醫院檔案管理工作的需要。醫院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發利用的水平。如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，成為醫院檔案管理工作的重要議題。這要求醫院盡快建立檔案數據庫，特別是醫院人事檔案，要使人事檔案的管理實現數字化;有計劃地把縮微、光盤技術應用于檔案的應用管理;充分利用局域網及辦公自動化網絡系統，實現檔案（電子版）管理系統網絡化。
總之，在醫院領導的關心和支持下，將綜合素質較高的檔案專業管理人員放在這個重要崗位，實現檔案管理的規范化、信息化，同時認真貫徹執行《衛生檔案管理暫行規定》等法律法規，醫院檔案管理工作一定會更好地服務于衛生事業，并大力推動醫療事業的發展。
參考文獻：
檔案管理的重要意義范文5
關鍵詞：醫保檔案;信息化管理;重要性
目前覆蓋城鄉的全民醫保體系已經基本形成，但城鄉差距及醫保制度差異仍存在于城鄉醫保制度體系中。醫療保險檔案不僅是記錄和反映醫療保險事業發展的第一手材料，而且是研究醫療保險事業發展的寶貴史料，因此做好檔案管理已成為醫療保險經辦工作的一項重要環節。
一、醫療保險檔案信息化建設的重要性
所謂醫療保險檔案的信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化建設。醫保檔案管理工作是醫保管理機構各項工作的基礎性工作，體現著醫療保險基金的管理水平、醫療保險部門的服務質量，同時也關系著廣大人民群眾的根本利益。
檔案的信息化管理是檔案管理工作與時俱進、不斷創新的結果，很大程度上簡化了醫保檔案管理的流程和手續，提高工作效率，實現既定的社會效益和經濟效益。
二、如何進行城鄉居民醫療保險檔案信息化管理
目前我國的醫療保障制度是以城鎮職工基本醫療保險、城鎮居民基本醫療保險、新型農村合作醫療和城鄉醫療救助為主體，覆蓋城鎮就業人口、城鎮非就業人口、農村人口、城鄉困難人群，解決了部分人群醫保缺失的不公平問題。但是，由于城鄉二元結構使得居民健康水平、醫療服務存在較大差距。而不同醫療保險制度在醫保保障范圍、繳費標準、待遇水平、報銷比例等方面存在較大差異。同時，新型農村合作醫療、城鎮職工基本醫療保險和城鎮居民基本醫療保險存在著制度交叉，不同的管理體制造成了制度運行的低效率。同時工作人員業務水平不佳、軟件應用相對薄弱、工作基礎較差、缺乏統一標準和規范等導致醫保檔案管理十分繁雜，因此需不斷加強醫保檔案的信息化建設，保障城鄉居民醫療保險工作順利進行：
（一）與時俱進，建立健全醫院檔案信息化管理規章制度
與時俱進地建立健全各種與醫保檔案發展相適應的規章制度以及檔案信息化管理的規范性文件。根據《中華人民共和國檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》修訂一系列有關檔案信息化管理的規章制度，如《計算機信息系統保密管理規定》、《檔案信息資源暫行規定》、《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理制度》等。這些制度的進一步修訂與完善，將使檔案信息化管理工作有章可循，更加適應新形式的發展與挑戰。
（二）推進檔案信息化管理，提高系統整體水平
根據醫保檔案信息化管理要求，檔案信息化建設應著眼整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。同時應充分重視系統中的每個節點，因為部分節點的障礙，都可能影響系統的暢通。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。醫保單位應以利用頻率和使用效率考核數據庫，并把綜合數據庫與醫院檔案目錄庫結合起來，通過網絡連接形成開放的分步式數據庫群，從而提高系統整體水平。
（三）加強檔案信息化管理系統的維護
隨著檔案信息化管理系統的建設，引進了大量的設備和軟件，因此計算機系統的維護工作也越來越重要。首先要做好硬件系統的維護。對新購買的設備要及時建立檔案，不但要記錄設備型號、采購時間和地點，還要建立原始配置記錄、變更記錄、故障檔案記錄、電池電壓值記錄等。
（四）加強檔案信息化管理的安全防護
檔案實行信息化管理，檔案信息借助互聯網實現傳輸，檔案信息在傳輸過程中的安全性將在一定程度上受到影響，使其有可能被竊取、篡改或偽造。因此，必須根據檔案的內容、價值、密級等把檔案劃分為數個安全層次進行不同的管理。同時，設置系統管理員，監控敏感信息，檢查系統安全措施，排除系統障礙。
（五）加強領導，健全網絡，組織考核
隨著醫保檔案工作的進一步完善，工作面越來越寬，工作內容越來越多。為搞好檔案工作，首要問題是建立較科學的檔案管理工作體制和管理網絡，建立健全檔案工作網絡，實現各種形式的檔案及有關資料的統一管理。
三、總結
總而言之，在信息化時代，加強醫保檔案信息管理對完善社會保障產生了極大的推動作用。但也不能忽視新科技給醫保檔案信息管理帶來的嚴峻挑戰。我國醫療保險檔案信息化的工作正逐漸深入的開展，在深入的過程中可能會種現各種問題，若能提出合理的對策現解醫療保險檔案信息化建設中存在的問題，就能讓信息化建設能夠繼續進行下去。 因此，加強信息化時代對醫院檔案信息管理的研究，具有重要的戰略意義。
參考文獻 ：
檔案管理的重要意義范文6
1.1完善的檔案資料收集制度是前提
醫院檔案資料的收集制度是建立制度化和專業化醫院檔案的前提，檔案只有在全面的、及時的、準確的收集好之后，才能進行更好的管理，一切的檔案管理制度和檔案管理工作都是建立在檔案收集的基礎之上的。首先要確定檔案資料收集的范圍，確定哪些是應該收集的檔案資料，哪些是無用的信息。要將規劃設計、調研、審批、施工等各個環節產生的圖表、文字、音像形式的資料、圖紙、收據等文件收集起來，根據各個項目的規模將資料做好分類，列出清單，做到全面準確，減少遺漏的現象。只有建立完善的檔案資料收集制度，做好檔案資料收集的基礎工作，才能確保檔案資料的完整、準確，為醫院的檔案管理工作打下堅實的基礎。
1.2建立好檔案資料整理立卷裝訂的制度
在收集好檔案資料后，下一個環節就是對檔案資料進行整理，將整理好的檔案資料整理成卷，再進行裝訂，這個環節就需要完善的檔案資料整理立卷裝訂的制度對這些環節進行詳細的規定，使得檔案資料整理的各個環節都按照規定有序地進行。但是目前許多醫院都沒有相應的檔案資料整理立卷裝訂的制度，檔案的整理和裝訂只是隨意進行，致使許多檔案資料長期的堆放在辦公室，無人整理。有的雖然經過整理，但是由于缺乏相關的系統的制度規定，整理的不夠規范，不方便檔案的查詢。因此，全面的檔案資料整理立卷裝訂的制度是十分必要的，有了制度的規范，檔案的整理工作就會有序的進行，而且方便檔案的查閱。
1.3檔案驗收移交是保證檔案完整的重要環節
檔案經過整理立卷裝訂后，要經過驗收的程序，這一環節也需要相關的制度規定，判斷整理過后的檔案是否符合要求，對于符合要求的檔案才能移交。醫院要制定相應的標準，檔案管理人員要按照規定的標準驗收檔案，符合標準的檔案可以通過驗收，對于不符合標準的檔案要退回給相關人員重新整理。對于驗收通過的檔案要及時移交，如果驗收過的檔案還是堆放在原來的位置，不移交給相關的人員存放起來，檔案就得不到很好的保管，很難保證檔案的完整和齊全。因此醫院要制定相應的制度規范檔案的驗收和移交，所需要的手續必須齊全，不能遺漏，做好各個環節的簽收手續。只有建立完善的驗收移交制度，才能做好檔案的驗收移交工作，確保檔案能夠及時的按照規定的要求，完整的移交給相關單位保存起來。
二、有利于明確檔案管理的責任
制度化和專業化的醫院檔案管理，有利于檔案管理人員分工合作，明確自身的責任。制度化和專業化的醫院檔案管理，能夠明確各個單位、各個科室、每個檔案管理人員的職責，每個單位、部門都有自己的責任，每個單位和部門在清楚了自己的職責后才會更加清晰明了的完成自身的任務。傳統的醫院檔案管理工作十分混亂，各個單位和部門的職責劃分不清，經常會出現工作內容重復，或者某些檔案管理工作無人負責的情況，一旦出現問題便會互相推諉，檔案工作執行起來十分混亂。而醫院檔案管理進行制度化和專業化管理，就使得各個部門和單位的職責明確，積極配合，更好的完成醫院檔案的管理工作。責任到人、責任到崗的檔案管理制度，明確了每個人的工作范圍和工作內容，使得檔案工作變得清晰明了，能夠有序的進行，可以提高檔案管理工作的質量和工作的效率。
三、有利于促進檔案保管人員素質的提高
多數醫院對檔案管理工作的重視程度較低，檔案保管人員的素質也不高，職業素質較差，缺乏相關的專業知識，處理不好醫院檔案的管理工作，致使醫院的檔案信息經常丟失、遺漏甚至外流，造成嚴重的影響。檔案管理者較低的業務水平會嚴重影響醫院的檔案管理工作，有時會產生嚴重的后果，損害醫院的形象，因此醫院檔案管理制度化和專業化建設是十分必要的，用制度規范檔案管理人員的工作，促使他們提高對檔案管理工作的重視程度，提高工作的效率和準確性，提高檔案管理人員的專業素質。
因此醫院要制定明確的制度規范檔案管理人員的行為，還應為檔案保管人員提供培訓的機會，使他們提高工作的專業化水平，提高專業素質，嚴格管理并且完善醫院的檔案管理工作。加強對檔案管理人員的教育、培訓和考核，提高檔案保管人員的工作能力和管理水平，不斷優化檔案保管人員結構。檔案保管人員自身也要規范自身的行為，嚴于律己，認真負責，做好檔案的管理工作。
