前言：中文期刊網精心挑選了檔案分類與管理范文供你參考和學習，希望我們的參考范文能激發你的文章創作靈感，歡迎閱讀。
檔案分類與管理范文1
在個人信息法領域中，對人事檔案的基本定位，是“依特定目的而收集的并以一定方式編排的個人信息的集合”[1]。法學界在現代隱私權的基礎上，建構個人對其人事檔案的合法利益的救濟框架，完成該合法利益的權利化。按照侵權責任法的原理，對于作為人格權的隱私權的損害主要是給予精神損害賠償的救濟，也不排除對經濟損失的賠償。根據我國人事檔案制度的規定，本人是根本無法知悉檔案記載的內容為何、檔案記載是否有錯誤、被提供給何人查閱等。不少學者提出在人事檔案的管理中應尊重個人信息自決權，給予當事人請求復核、更正、刪除等權利[2]，即個人的知情與參與等權利[3]。
從個人信息保護的角度而言，與以傳統隱私權保護為基點的隱私權保護機制不同，現代隱私權在權利配置上，要求按照個人信息處理的不同階段進行權利增設與重置，在保護機制上，要求建立個人信息保護所要求的公共監管機制[4]。在目前，我國隱私權保護法制無法完成現代隱私權，特別是個人信息保護所需要的保護架構。
筆者認為，在分析人事檔案制度中，OECD所提出的八項著名指導原則（匯集限制原則、資料內容正確性原則、目的明確化原則、利用限制原則、安全保護原則、公開原則、個人參與原則、責任原則[5]），既可以作為制度分析的工具，也可以作為制度改革的借鑒。本文以我國司法實踐中關于人事檔案管理侵權的判決文書為基礎，結合上述指導原則，以類型化的方式，分析我國司法實踐的現狀，為人事檔案制度改革奠定必要的實證基礎。
二、經驗材料
在我國有關人事檔案管理侵權糾紛的司法實踐中，可以將有關的糾紛歸納為以下幾個類型：
（一）人事檔案因記載不完全導致的侵權責任
該類侵權責任，主要發生于用人單位在檔案信息收集與檔案材料制作中因所記載的事項不完全的情形中，體現為應當記載的而沒有記載，還包括記載錯誤等其他情形。
在“某制藥廠與李某財產損害賠償糾紛上訴案”[6]中，法院認為：“本案中,李某的《企業職工檔案》中只記載了李某自1986年到新疆維吾爾自治區商運司參加工作、工資審批及退休的一些情況,對1985年以前李某參加工作及調動工作的情況均未記載,致使李某1985年之前參加工作的工齡無法認定,故制藥廠應對其記載檔案不全承擔一定的民事責任”。在該案中，法院是把該類侵權糾紛作為財產損害賠償糾紛，而非作為人格權侵權糾紛予以處理的，而且在判決處理上，也沒有給予受害人以任何物質性或者精神性的損害賠償，而是判決加害人承擔補建相應的人事檔案的責任。
在“韓某與某公司財產損害賠償糾紛上訴案”[7]中，法院也認為：“某公司作為代為保管韓某人事檔案的單位理應對韓某的相關人事檔案信息妥善保管，某公司提供的《企業職工檔案》只記載了韓某1985年開始工資套改及退休情況，對1985年之前韓某參加工作的情況均未記載，且某公司對韓某1978年參加工作認可，故對韓某要求某公司賠償其工資損失的訴訟請求，本院予以支持”。
在“吳耀榮訴廣州鷹金錢企業集團公司勞動合同糾紛案”[8]中，法院確認：“由于原告檔案沒有反映原告辭職的有關情況記載，在這階段的職工花名冊也丟失，以致社會保障局無法取得能夠證明原告工作經歷的原始資料，造成原告無法享受視同繳費26年1個月年限的養老待遇，并因此無法享受視同養老保險繳費年限滿25年由政府專項資金全額資助繳納過渡性基本醫療保險費，責任在于廣州市穗光食品廠”。
本部分所研究的后兩個案件判決的重要意義在于，對因人事檔案記載不全而給當事人造成的物質損害（工資損失、過渡性基本醫療保險費損失等）給予了賠償，并沒有給予檔案關系人以精神損害賠償。
（二）人事檔案因保管不善遺失導致的侵權責任
該類侵權案件，可能發生在公共性檔案保管機構（國家機關、事業單位等所屬的檔案部門）與檔案關系人之間，也可能發生在商業性檔案保管機構（企業、職業介紹服務中心、職業介紹所等）與檔案關系人之間，是一種比較多發的人事檔案侵權糾紛類型，而且在是否具有可訴性的問題上，司法機關對行政部門所保管的人事檔案遺失與企業、事業單位所保管的人事檔案遺失，具有二元化的傾向。司法實踐往往對前者持不具有可訴性的立場[9]，而對后者持具有可訴性的立場[10]。
值得注意的是，該類民事案件在糾紛定性上比較復雜，主要是被作為侵權案件予以處理的，且主要賠償的是當事人的經濟損失，但在少數案件中對當事人的精神損害給予了賠償[11]。只有在雙方當事人之間有明確的檔案保管約定的情況下，才可能是被作為違約案件予以處理的。
在“劉巖與北京市朝陽區職業介紹服務中心保管合同糾紛上訴案”[12]中，終審法院認為：“職業介紹中心作為保管人沒有履行合同的義務將劉巖檔案丟失，職業介紹中心具有過錯，其違約行為必然影響劉巖今后就業及享受相關待遇，因此，應對其違約行為承擔相應的責任，賠償劉巖相應的損失，對于損失數額，本院依據劉巖提供的證據結合日常生活經驗，酌定為30000元”。在該案中，在當事人之間存在著明確的人事檔案保管合同（委托存檔協議），所以法院將該案作為違約案件予以處理。
在“李蔚萍訴長葛市歸僑僑眷聯合會勞動爭議糾紛案”[13]中，法院認為：“在原告達到退休年齡時因檔案丟失而無法辦理，對此被告長葛市僑聯應負保管不善的責任，具有過錯。由于無原告檔案材料，造成原告不能及時辦理養老退休手續，給原告的利益已造成一定程度的損失。對原告主張的損失，被告應予賠償”。
在“安陽市北關區彰北街道辦事處與陳建設勞動爭議糾紛上訴案”[14]中，法院支持了初審法院的觀點：“上訴人將被上訴人檔案遺失，影響了被上訴人享受相關待遇，給其取得相關利益造成了可預見的損失，故原審判決根據安陽市的人均生活水平，酌定一次性賠償被上訴人遺失檔案損失并無不當，本院予以維持”。更為重要的是，在該案中，終審法院提出了人事檔案遺失侵權之訴與勞動關系糾紛之訴的相互獨立性問題，即“關于陳建設的身份及雙方是否形成勞動關系的問題。因該糾紛同檔案遺失引起的侵權之訴不屬同一法律關系，本院不予審查，應另行處理”。
在“李傳雅與廣州鋼管廠有限公司勞動爭議糾紛上訴案”[15]中，終審法院認為：“鋼管廠遺失李傳雅檔案造成李傳雅辦理退休手續的延誤，以致于李傳雅未能享受到從2006年7月起每月增加基本養老金100元的調整，該損失應由遺失李傳雅檔案的鋼管廠承擔責任。鋼管廠應按每月100元從2006年7月起計算至本判決生效之日一次性支付給李傳雅，以后每月于當月30日前支付100元給李傳雅至其死亡時止”。該判決將不能辦理退休手續的損失用一次性支付和終身定期金的方式予以賠償，其大膽與創新，令人耳目一新。
在上述案件的損害救濟上，對人事檔案關系人主要是給予了損害賠償的救濟，但是并未言明是對物質利益的損害賠償，還是精神損害的賠償。從合同法和侵權責任法的理論而言，似乎該損害賠償主要是針對物質損害而做出的，均未對檔案關系人的精神損害予以救濟。
（三）人事檔案在勞動關系終止時未及時移轉導致的侵權責任
該類侵權責任，體現為用人單位在勞動合同終止后未能及時移轉勞動者的人事檔案而產生，主要產生于勞動爭議糾紛領域中，而且往往是被作為勞動爭議糾紛予以審理的。
在“青島晶華玻璃有限公司與王政智勞動爭議糾紛上訴案”[16]中，法院進一步闡明：“本案中，晶華玻璃公司在與王政智終止勞動關系后至今未給其辦理檔案轉移手續的事實清楚，故原審法院依據勞動合同法的有關規定，判令晶華玻璃公司為王政智轉移檔案正確，本院予以確認”。在該案中，盡管被告用人單位在相當長的時間內沒有給勞動者轉移人事檔案，但是法院并沒有因此給予勞動者損害賠償的救濟，而僅僅是判決用人單位繼續履行相應的移轉義務。
在“袁媛訴重慶銀行股份有限公司勞動爭議糾紛案”[17]中，法院認定了用人單位未為及時移轉勞動者人事檔案的違法性，即“雙方的勞動關系在1994年已解除，重慶銀行未即時為袁媛轉移檔案資料，不符合相關規定”，而且還進一步明確了勞動者訴請用人單位及時移轉人事檔案的權利屬于用人單位的在勞動合同解除后的附隨義務（后合同義務）且不適用訴訟時效的規定，即“由于原告該訴請系勞動關系解除后用人單位的附隨義務，該請求不適用訴訟時效期間的規定”。以此保護勞動者對自己人事檔案的合法利益。
（四）人事檔案去向信息告知義務不履行而造成的侵權責任
該類侵權案件，體現為用人單位在勞動者的勞動合同中終止后，長期不告知勞動者的人事檔案的去向，給人事檔案關系人（勞動者）造成損害的情形。在司法實踐中，該類案件相對較為少見，而且也是被作為勞動爭議糾紛予以處理的。
在“華某某與上海汽車電器總廠勞工合同糾紛上訴案”[18]中，法院確認：“職工檔案記錄職工的生活、工齡、工作經歷等，用人單位應當妥善保管并在職工離職后及時辦理移交手續且告知檔案的去處以便職工享受其應得的各項政策待遇。上海汽車電器總廠雖然在1993年12月履行了檔案轉移手續，但直至2008年6月才告知華某某，亦有不當之處。原審法院據此酌情判令上海汽車電器總廠賠償華某某養老退休金損失15,000元亦無不當”。
在該案中，法院不僅確認了用人單位對勞動者的人事檔案的基本義務，即在勞動關系存續期間的妥善保管義務和在勞動關系終止后的及時移轉義務，而且還確認了用人單位在勞動關系終止時及時履行檔案移轉義務后及時告知檔案去向的義務，以此保護勞動者的權益。誠為司法能動主義的一大進步。
三、對司法實踐的反思
與對人事檔案制度改革的思考
從對上述人事檔案管理侵權糾紛司法判決材料的整理歸納與初步分析，可以得出如下結論：
首先，在糾紛的性質定位上，有關人事檔案管理中的侵權糾紛的歸類，較為復雜，且多種多樣。既有作為財產損害糾紛，也有作為違約責任糾紛，還有作為勞動爭議糾紛予以審理的。在司法實踐中，還有法院敏銳地提出了人事檔案侵權之訴的獨立性問題。這一點主要是跟目前我國立法上關于人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益是否權利化以及如何權利化的規范之闕失有極大的關聯。
其次，在損害賠償的性質和范圍上，在我國有關人事檔案管理中的侵權糾紛的案件中，司法機關普遍傾向于而且也實踐了對給予當事人造成的物質損害應當給予救濟的主張，而對前述各類型侵權行為造成的精神損害，則根本就沒有或者較少給予賠償。此外，在司法救濟中，還普遍使用了非損害賠償的救濟方式，如繼續履行（及時移轉）、恢復原狀（補充建檔）等措施。這是因為在我國司法實踐中，被司法機關所看重的是人事檔案在記載不完全、遺失、不及時轉遞以及去向不明等情形中給人事檔案關系人在就業待遇、繳納社會保險、辦理養老退休等方面造成的經濟損失，忽略了人事檔案管理中的侵權行為對人事檔案關系人所造成的精神損害。可以說，存在著嚴重的將人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益財產權化的傾向。這一點與法學理論界將人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益人格權化（隱私權化）的基本觀點大相徑庭。
最后，在損害賠償的數額與方式上，法官的自由裁量權起到了主要作用，法官通常會根據當事人提供的證據和日常生活經驗相結合予以認定，既有一次性支付的損害賠償金，也有終生定期支付的損害賠償金。
綜上可以說，從OECD的指導原則而言，人事檔案管理中的侵權行為主要體現為對資料內容正確性原則、安全保護原則和個人參與原則等三大原則的違反。
從法律規范的創制而言，對人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益的保護，應當將該合法利益規定為法律上的人格權位階，特別是隱私權的范疇，為了彰顯個人信息主體對其個人信息的權利與傳統隱私權的差異，可以稱之為個人信息自決權。從司法實踐的改善而言，應當注意人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益中的人格權因素，在司法救濟上，不僅要給予受害人因人事檔案管理中的侵權行為導致的經濟損失的救濟，而且也要給予受害人因該侵權行為而導致的精神損害的救濟。
注釋：
[1]齊愛民.拯救信息社會中的人格:個人信息保護法總論,北京:北京大學出版社,2009年版,第81頁.
[2]王秀哲.隱私權的憲法保護,北京:社會科學文獻出版社,2007年版,第243頁.
[3]張建文.論人事檔案遺失的權利救濟,北京檔案.2009年第10期,第19頁.
[4]張建文.基因隱私權的民法保護,河北法學.2010年第6期,第11頁.
[5]劉怡君.資訊化社會隱私權之研究――以日本個人資訊保護為中心，淡江大學日本研究所碩士班碩士論文,2005年6月,第84-86頁.
[6]新疆維吾爾自治區烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第1059號民事判決書.
[7]新疆維吾爾自治區烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第912號民事判決書.
[8]廣東省廣州市天河區人民法院(2009)天法民一初字第3137號民事判決書.
[9]許昌縣人民法院(2010)許縣法行初字第36號行政裁定書.在該案中,法院認為:原告所訴被告因保管不善將檔案丟失不屬于人民法院受案范圍，原告可以向被告或其上級機關及有關部門反映解決.
[10]張建文.行政部門所保管的人事檔案遺失的權利救濟,北京檔案.2011年第7期,第17頁.
[11]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第55號民事判決書.
[12]北京市第二中級人民法院(2011)二中民終字第9927號民事判決書.
[13]長葛市人民法院(2009)長民初字第00699號民事判決書.
[14]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第304號民事判決書.
[15]廣東省廣州市中級人民法院(2007)穗中法民一終字第2563號民事判決書.
[16]山東省青島市中級人民法院(2011)青民一終字第385號民事判決書.
[17]重慶市渝中區人民法院（2009）中區民初字第6132號民事判決書.
[18]上海市第二中級人民法院(2010)滬二中民三(民)終字第1315號民事判決書.
檔案分類與管理范文2
關鍵詞：高校檔案 規范化 新途徑
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0223-01
高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成擁有一定保存價值的文字、聲音、影像資料。檔案工作是高校重要的基礎工作，從1987年國家教委下發的《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》，到2008年國家教育部下發的《高等學校檔案管理辦法》，都體現出國家對高等教育檔案管理工作的重視程度。從學校自身看，在知識經濟和信息化時代，加強高校檔案規范化管理，對于夯實高校基礎工作，體現核心競爭力都具有重要的意義。
1 新時期高校檔案管理工作規范化的意義
檔案的規范化管理是指注重檔案管理不同階段的相互關聯、配合，形成檔案管理合力，通過“合規”操作，體現出檔案在收集、分類、保管、利用等方面的層層銜接與遞進關系，以便于更好的提高高校檔案管理效率。一方面，實現高校檔案規范化管理，可明確檔案管理的工作流程。檔案管理是一個系統工程，在“收集、分類、保管、利用”等每個環節都有特定的任務，只要某一個環節出現了紕漏，就會影響到整個檔案系統的準確性。而規范化管理，通過明確每個環節的工作重點和工作任務，能夠從細節抓起，通過強制性的合規操作，實現“依法治檔”，促進整個檔案系統的科學性和完整性，推進高校檔案管理的信息化、現代化和檔案利用知識化進程。另一方面，實施規范化管理，可以提高檔案管理人員工作的工作主動性。檔案的規范化管理，能夠明確每個部門、每個檔案管理人員的工作責任，通過明確某一環節的目標，使得每個部門、每位工作人員能夠各盡其職，工作職能上沒有沒有重疊和交叉，防止在檔案管理過程中的各部門間“推諉”、“扯皮”、“不作為”和“齊抓不共管”的現象發生。
2 高校檔案管理工作規范化的新途徑
高校檔案的規范化管理滲透到檔案的收集、分類、保存、應用等四大環節，只有做到每個環節既相互獨立又互相聯系，才能夠體現出規范化的集約與高效。
2.1 高校檔案的收集階段
收集階段是高校規范化檔案管理的第一步，在收集過程中，需要對高校在教學、學術研究、學生工作、招生就業等方面的工作內容進行系統的分析與嚴格的把關鑒定，并能夠及時的收集有保存價值的資料。在實際工作中，首先要明確相關部門的職責，依法治檔、依法管檔、“應收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質量保障。當前，高校普通在學生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過程中將重點放到教學與學術研究、教師檔案等方面。高校檔案必須以師生為本作為自己的發展方向，以“使用者至上，服務第一”的原則，收集、開發檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標，在檔案的收集中體現人文關懷，樹立“全納”和“大檔案”的服務理念，使檔案收集工作服務于學生。
2.2 高校檔案的分類整理階段
檔案的分類是高校檔案管理系統的第二階段工作，在這一環節中，要求高校檔案管理部門將收集的各類檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統編目，明確檔案層級及信息間的邏輯關系。在分類階段，做好過程控制與監督檢查，實現程序化分類控制是關鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類前—分類中—分類后”的標準，做到事前有依據、計劃與布置，事中有檢查、監督，事后有驗收、總結。要摒棄傳統的根據“歸檔時間”進行分類的方法，大力實施“復合型”分類法。
2.3 高校檔案的保管階段
檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環節，高校要盡最大的努力實現檔案的“無破損”、“零丟失”管理，延長檔案保存的周期。對于數字化檔案，要引入穩定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統，推進檔案數據庫資源的數字化、信息化進程，做好日常的數據庫更新與維護，高校要指定專人進行系統軟件硬件升級，建立相關的數據備份與保密制度，購置有效的防火墻，加強網絡安全，為數字檔案的管理與利用提供可靠的運行平臺。要進一步落實好檔案管理的相關“標準化”建設，根據學校自身實際，出臺《檔案標準化保管辦法》以及《檔案標準化管理實施細則》、《檔案標準化保管考核規定》等規章制度，推進檔案的“標準化”進程。
2.4 高校檔案的利用階段
“以人為本”是科學發展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類、保管等前三個環節能夠確保檔案的“應保盡?！焙秃侠砭幣?、安全保存，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標。高校檔案管理部門要在合理設置密級，保證安全性的前提下，廣泛創新檔案利用手段，通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴大檔案利用的覆蓋面，增強檔案利用的服務效能。檔案管理部門可根據用戶的要求，為每個用戶建立“檔案數據包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務，主動建立與檔案使用者的聯絡紐帶，為其查詢和導航檔案資料，使檔案管理工作服務于學校的各個部門，為學術研究提供資源庫，為學生的成長與發展提供參照物，為學校領導的重大決策做好參謀。
總之，在知識經濟和信息化時代，加強高校檔案規范化管理，對于夯實高?；A工作，體現核心競爭力都具有重要的意義。實現高校檔案規范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動性。在未來的發展中，檔案的收集階段，要明確部門的職責，做到“應收盡收”，進一步完善檔案管理結構；在檔案的分類階段，要實現程序化分類控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數據庫維護；在檔案的利用階段，要體現人本理念與個性人服務；最終才能夠更好的實現高校檔案管理工作的規范化。
參考文獻
[1] 嚴小蕾.高校檔案工作規范化管理芻議[J].四川檔案，2012（4）.
檔案分類與管理范文3
1、編制要求
根據拉西瓦水電站工程建設情況，原《水電廠企業檔案分類表（6～9大類）》（簡稱6～9類）中的類目設置不能滿足工程檔案分類的需要。因此，為能準確的反映工程科技活動，管理工程檔案，以“類別劃分明確，分類層次清楚、類別設置靈活、適應計算機管理，能夠準確地反映本工程的性質和特點?！睘榫幹埔?，對類目做了相應的設置和調整。
2、編制過程及分類依據
2.1編制過程
為了使檔案分類大綱編制的具有科學性和完整性，達到既貼近施工過程中的收集、方便組卷，同時能滿足水電廠在生產運行中的檔案管理需要，編制工作從兩個方面入手，一是針對拉西瓦工程施工過程中管理的特性；二是根據科技檔案管理的原則，進行了科技檔案分類大綱的編制工作。
2.2主要依據
根據黃河水電公司科技信息標準化管理目標，使科技檔案更好地為工程建設、生產運行以及未來發展服務，考慮到公伯峽、蘇只水電站已經形成了統一的科技檔案分類大綱基本模式，故將《拉西瓦水電站科技檔案分類大綱》中的檔號結構形式確定為“目錄號（代號）+分類號（一）+分類號（二）+案卷號”。
3、檔號組成說明
依照拉西瓦水電站工程檔案分類的需要，科技檔案號由目錄號和分類號（一）、分類號（二）搭配與案卷號一并組成，各號之間用“―”分隔。
檔號結構形式：4段16位，用0～9標識。
目錄號（代號）+分類號（一）+分類號（二）+案卷號
既1021―0000-0000-0000
案卷號
分類號（二）
分類號（一）
目錄號（代號）
4、各大類檔案號形式
4.1 6大類：產品（生產）類
檔號為：1021+6大類+年度+案卷號
4.2 7大類：科學技術研究類
檔號為：1021+7大類+課題號+案卷號
4.3 8、9大類：8大類“基本建設類”，9大類“設備儀器類”
例如：8022施工圖（按合同標段組卷）
檔號為：1021+8022+（單位工程+分部工程）+案卷號（四位號均為案卷順序號）。
檔案分類與管理范文4
[關鍵詞]數據挖掘技術；檔案管理；應用價值
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-01
社會不斷發展，信息技術水平得到提升，且信息技術在檔案管理中也發揮著越來越重要的作用。傳統的檔案管理模式已經無法滿足現在社會檔案管理的實際需要，因此必須要有一種時效性、系統性和需求量都能滿足需要的管理技術模式。而數據挖掘技術的出現很好的改善了檔案管理的情況，保證了檔案資源得到合理的分類、收集與保留。
1 檔案管理中應用數據挖掘技術的價值分析
檔案記錄的內容都是極為重要的信息資料，且能夠在一定程度上反映出檔案管理人員的素質與智慧。隨著信息技術以及計算機水平的提高，數據挖掘技術逐漸被應用到檔案信息管理中，使傳統的檔案管理模式發生了轉變，并促進了檔案管理水平的提升，因此在檔案管理中應用數據挖掘技術具有重要的價值。
首先，其能夠使檔案管理更加安全。檔案資料中記錄的都是比較珍貴、具有一定歷史價值的資料，檔案信息實體是其價值體現的重要載體。作為檔案管理人員應盡可能長時間的對檔案信息資源進行保存，更好的體現和增加其價值，并且提高檔案信息資源的使用頻率。但是這種情況下檔案信息資料的保存管理工作就會遇到一定的難度，使用的次數越多，檔案的壽命就會縮短。且在檔案管理工程中，保密性也是重要的工作熱藎如果檔案信息泄露，相關信息會暴露，工作人員的隱私權等也會受到不利的影響，使檔案管理與使用之間存在著一定的問題。而在檔案管理中使用數據挖掘技術能夠很好地防止出現這種情況，使檔案信息管理更加安全，提高其保密性。
其次，使用挖掘技術進行檔案管理還能減少檔案管理的成本支出，提高管理效率。數據挖掘技術的應用能夠在很大程度上彌補傳統檔案管理的不足，提高檔案管理的效率及水平。應用數據挖掘技術也能夠節省時間，使信息處理更加快速。在檔案信息管理過程中，檔案鑒定是極為重要的工作內容，以往的檔案鑒定都是通過檔案管理人員的經驗進行的，主觀性較強，而數據挖掘技術的應用能夠在很大程度上避免因管理人員主觀因素使有價值的檔案出現丟失等現象，能夠實現定量化的檔案管理，保證檔案鑒定更加科學、有依據。
2 數據挖掘技術在檔案管理中的應用
2.1 檔案分類
檔案分類就是依據一定的標準規范，對檔案進行不同種類的劃分，通過檔案分類能夠將不同種類以及性質的檔案分開。在檔案分類中應用數據挖掘技術，能夠更好地對檔案進行分類歸檔，使檔案檢索更加快速、有效。
在檔案分類分析中應用數據挖掘技術，一般是利用挖掘系統數據庫的分析功能，將所有對象劃分成為不同種類的工作過程。而在檔案管理中應用數據挖掘分類技術能夠在很短的時間內、在復雜的用戶信息中找到所需的，并結合信息利用者的特點進行分類。如使用者通過網絡訪問檔案館，數據挖掘技術就能自動保留使用者的訪問記錄，結合使用者的個人情況以及信息等進行科學的分類。由于利用者的自身特點以及喜好等是存在差異的，因此使用數據挖掘技術能夠使用戶信息更加準確的被使用，使信息的服務質量及水平得到提升。
2.2 檔案收集
在檔案收集中使用數據挖掘技術其實就是對數據庫中的數據進行科學的分析，并建立數據模型，對數據模型以及測試樣本之間的差異進行對比，在測試時，如果測試模型與數據模型之間有相似之處，就可以利用測試模型中的分類方法分類管理對象。數據挖掘技術需要科學的分析數據庫中的信息，保證描述方案的科學合理，有效描述已知的數據和概念模型等，并進行對比測試，如果多次測試后模型的準確性比較高，就可以將模型作為標準，對不同的對象進行科學的分類。檔案管理工作中信息收集是基礎性的工作，要實現個性化的檔案管理就需要先做好檔案信息的收集工作。如，檔案管理人員通過網絡調查問卷，將問卷內容輸入到數據庫中，其主要包括使用者的個人資料等。若有新使用者的信息需要輸入到數據庫中，程序可以結合檔案資料以及實際需要自動進行分析，明確用戶類型，使服務更加針對性、更加有效。
2.3 檔案保留
檔案保留是使用科學的手段對老員工的檔案進行有效保管，避免檔案出現流失。而科學的挖掘、分析和整合老員工檔案流失的情況，明確具體的原因，采用科學的措施方法，能夠有效防止人才出現流失。檔案管理中應用數據挖掘技術能夠使檔案管理的工作效率得到提升，并使檢索更加方便快捷，進而將檔案管理與人事管理相結合，更好地實現人事管理。
3 結 語
信息技術的發展推動了數據挖掘技術的進步，數據挖掘技術在很多方面都有廣泛的應用，能夠更好地促進信息事業的發展。在檔案管理中應用數據挖掘技術能夠使檔案管理的效率得到提升，檔案檢索更加科學有效，因此需要提高數據挖掘技術在檔案管理中的應用，使檔案事業更好的發展與進步。
主要參考文獻
[1]韓樹河.計算機數據挖掘技術及其在檔案信息管理系統中的應用探討[J].電子科學技術，2016（6）.
檔案分類與管理范文5
一、推進社區衛生服務檔案管理規范化的必然性
(一)推進社區衛生服務檔案管理規范化，是實現社區衛生服務檔案管理由粗放型向集約技術型轉變的必然要求。對我們來說，社區衛生服務檔案管理是一個新事物，經過幾年的初步探索，對社區衛生服務檔案的類型、內容構成、分類方法、管理要求、提供利用等方面已經有了一定認識，也形成了一定的管理模式，但還缺乏系統性和規范性，仍然處在各自為政，粗放型管理狀態，不利于社區衛生服務檔案管理事業的發展。
(二)推進杜區衛生服務檔案管理規范化，是加強國家檔案資源建設的必然要求。社區衛生服務檔案是社區衛生服務活動的真實記錄和憑證，是一種相對獨立的檔案門類，也是國家重要的檔案資源之一。如果不推進社區衛生服務檔案管理規范化，不提高社區衛生服務檔案管理的規范化水平，國家檔案資源建設將會受到十分不利的影響。
(三)推進社區衛生服務檔案管理規范化，是實現社區衛生服務檔案管理自動化的必然要求。隨著辦公自動化和網絡化的發展，社區衛生服務檔案的自動化和網絡化已經提到了重要議事日程，如果不推進社區衛生服務檔案管理的規范化，使其管理內容、管理方式、方法不加以規范，要實現社區衛生服務檔案管理的自動化和網絡化是根本不可能的。
(四)推進社區衛生服務檔案管理規范化，是充分發揮社區衛生服務職能的必然要求。社區衛生服務具有醫療、預防、保健、康復、健康教育、計劃生育技術服務等六位一體職能，是社區建設的重要組成部分。隨著社區建設的發展，社區衛生服務作為政府實行的具有一定福利性質的社會公益事業，正日益成為社區居民離不開的重要事業。如果不推進社區衛生服務檔案管理規范化，不提高社區衛生服務檔案管理的規范化水平，就很難提高社區衛生服務的水平和效率，影響社區衛生服務作用的充分發揮。
二、推進社區衛生服務檔案管理規范化的主要任務和內容
明確社區衛生服務檔案管理規范化的任務和內容，是推進社區衛生服務檔案管理規范化的關鍵。從目前情況看，推進社區衛生服務檔案管理規范化的主要任務和內容有如下三個方面：
(一)必須規范社區衛生服務檔案的構成
從目前情況看，社區衛生服務檔案主要應包括綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設備管理、基本建設、會計檔案等。
1．社區衛生服務綜合管理類檔案主要應包括對社區衛生服務機構、人員、資格等方面進行管理的過程中產生的相關文件材料和社區綜合健康狀況材料。社區綜合健康狀況材料，主要應包括四個方面情況：①社區人口學資料；②社區患病資料；③社區死亡資料；④社區危險因素調查及評估等。
2．家庭健康檔案是社區衛生服務檔案的核心，主要應包括五個方面：①家庭基本資料；②家族患病史；③家庭健康狀況；④家庭以往患病記錄；⑤家庭成員健康資料(居民個人健康檔案)等。
家庭成員健康資料主要應包括兩個方面，一是以問題為導向的健康問題記錄，二是以預防為導向的記錄。個人健康問題記錄包括：①居民基本資料；②以往病史；③所患疾病狀況描述及治療進展情況記錄；④特殊疾患隨訪記錄表；⑤化驗及輔助檢查記錄；⑥轉診、會診記錄等。預防為導向的記錄包括：①周期性健康檢查記錄；②預防接種記錄；③兒童生長與發育評價記錄；④病人教育記錄；⑤危險因素篩查及評價記錄等。
3．社區衛生服務健康教育類檔案主要應包括健康教育系統、健康教育組織、健康教育計劃、健康教育活動內容、健康促進記錄等。
4．社區衛生服務藥品管理類檔案主要應包括社區衛生服務機構藥品目錄、藥品服用說明書、藥品進出庫清單、藥品采購清單等。
5．社區衛生服務設備類檔案主要應包括社區衛生服務機構購置診斷設備、治療設備、醫療輔助設備、電教設備的隨機文件材料和在使用維護過程中形成的文件材料。儀器、設備要建立總賬、分戶賬、檔案卡；各種儀器設備的說明書、線路圖等資料要分類存檔。
6．社區衛生服務基本建設類檔案主要應包括社區衛生服務辦公、活動場所等基本建設項目的文件材料，如基本建設項目的設計圖、施工圖、竣工圖、工程概算、決算等。
7．社區衛生服務財務檔案主要包括財務決算報表、賬簿、憑證等。
(二)必須規范社區衛生服務檔案的分類方法
可將整個社區衛生服務檔案分成綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設備管理、基本建設、會計檔案等七大類。
1．綜合管理類檔案宜按年度――問題分類法進行分類。就是先將綜合管理類檔案材料按年度分開，然后在每個年度內按問題進行分類。
2．家庭健康檔案類宜采用家庭――姓氏分類法進行分類。先將健康檔案按社區內的各個家庭分類，然后在每個家庭內按家庭成員的姓氏進行分類。
3．健康教育類宜采用年度――問題分類法進行分類。先將健康教育類檔案按年度分開，然后在每個年度內按問題進行分類。
4．藥品管理類宜采用門類――品種分類法進行分類。先將藥品管理類檔案按藥品門類分開，然后在門類內按品種進行分類。
5．設備管理類宜采用類別――設備分類法進行分類。先將設備類檔案按設備類別分開，然后在每個類別內按具體設備進行分類。
6．基本建設類宜采用項目分類法進行分類。將基本建設類檔案按各個具體的基本建設項目進行分類。
7．會計檔案類宜采用年度――類型分類法進行分類。先將會計檔案按年度分開，然后在每個年度內按會計檔案材料的類型進行分類。
(三)必須規范社區衛生服務檔案管理的幾個重要環節
1．必須規范社區衛生服務檔案的收集工作。堅持集中統一管理社區衛生服務檔案的原則，進一步明確社區衛生服務文件材料的歸檔范圍，將社區衛生服務文件材料收集齊全，確保其完整。
2．必須規范社區衛生服務檔案的整理工作。按照上述分類方法，及時將收集來的社區衛生服務文件材料進行系統化的分類整理編號，編制案卷總目錄和分類目錄，為社區衛生服務檔案的保管和檢索利用提供基礎條件。
3．必須規范社區衛生服務檔案的日常管理工作。建立健全檔案查借閱、保護、保密、統計等日常管理制度，強化各種保管和管理措施，加強對社區衛生服務檔案的管理，確保檔案安全，延長檔案壽命。
4．必須規范社區衛生服務檔案的提供利用工作。加強社區衛生服務檔案編研和檢索工作，編制各類必要的檢索工具，優質高效地提供檔案查借閱服務，積極主動地開展檔案提供利用工作，滿足開展社區衛生服務工作的實際需要。
三、推進社區衛生服務檔案管理規范化的主要措施
推進社區衛生服務檔案管理規范化是一件十分繁重和緊迫的重要任務，必須采取綜合有效的措施，從整體上加以推進。
(一)必須加強對社區衛生服務檔案管理規范化的宏觀研究，在管理理論上實現突破。將社區衛生服務檔案規范化管理的研究列入有關計劃，盡快拿出研究成果，以指導實踐。
(二)必須把社區衛生服務檔案管理列為社區衛生服務業務建設的一項重要內容，使其同步發展。將社區衛生服務檔案管理納入社區衛生服務事業的發展規劃和計劃當中，與其同步規劃，同步建設，使社區衛生服務檔案管理工作隨著社區衛生服務事業的發展而同步發展。
(三)必須加強對社區衛生服務檔案管理的業務培訓、檢查和指導。社區衛生服務機構建檔工作起步較晚，管理人員的檔案意識還很薄弱，管理水平較低，如果不加強對其業務培訓、檢查和指導，就跟不上檔案管理科學化、規范化、標準化的發展進程。只有及時培訓、常指導、勤檢查，及時發現并解決管理工作中存在的各種實際問題，才能保證社區衛生服務檔案管理工作的健康有序開展。各級檔案行政管理部門應高度重視社區衛生服務檔案管理工作，切實加強對社區衛生服務檔案管理工作的業務指導。
(四)必須盡快出臺實施社區衛生服務檔案管理的基本業務規范，對社區衛生服務檔案管理提出明確的要求。切實加強對社區衛生服務檔案管理各方面具體業務問題的研究，深入總結社區衛生服務檔案管理工作的實踐經驗，盡快制定并出臺實施社區衛生服務檔案管理的基本業務規范，使社區衛生服務檔案管理有章可循，促進社區衛生服務檔案管理規范化水平的提高。
檔案分類與管理范文6
關鍵詞：科技檔案；文件材料；整理；資源
一、科技檔案整理的方法以及其重要性
科技檔案的整理工作，就是將管理檔案部門收集來的科技檔案進行有效的分類，其基本上是遵循一定的規律的，根據其形成的特點進行嚴格的歸類，從而進行系統排列編目等工作。那么目前對于這類工作主要分為兩類，這兩類包括對科技檔案的系統整理，與此同時還有對文件材料的科學編目。那么系統整理主要包括了兩個方面，這兩個方面指的是對案卷的分類和排列，這是為了對真實的生產活動進行真實的反映。其次是對文件材料的科學編目。科學編目主要是對固定案卷進行分類，主要偏重于案卷的內容與構成。科技檔案整理大體要經過分類、案卷組織與排列、編目幾個環節。那么我們就分類而言就有以下幾種方法，首先是工程項目分類法，此方法相對來說適用于對本單位范圍內基建檔案的劃分。第二種方法是型號分類法，該方法適用于產品檔案和設備檔案的分類，從而對產品的單元進行分類。第三種方法是課題分類法。這個方法就比較適用于對目前一些獨立的研究課題進行分裝和管理。第四種方法是專業特征分類法。顧名思義，這種方法就是對于專業性較強的課題進行分類，適合于對科研課題進行劃分。那么我們知道對于不同的科技檔案，我們要采取的分類方式也是不同的，那么就要求我們在實際運用中，要靈活運用這些方法，根據實際情況，選擇有效的分類方式，從而更好地完成分類工作。
科技檔案的整理涵蓋了對檔案進行篩選分類排列等等若干流程，這是對文件材料保管利用的重要環節.可見科技檔案的整理的重要性。那么現在我們就對于其重要作用進行簡單的分析。首先，做好科技檔案整理工作，對于檔案質量的提高，以及對檔案使用效率的提高是具有推進作用的。其次其最大限度的實現了對檔案的價值的使用。由此可知做好檔案工作對于我們的重要意義。目前的檔案管理工作隨著經濟的不斷發展，融入了更多先進的工藝技術，也在某種程度上對檔案案卷的保護加上了一層安全鎖。最后我們說，科技檔案整理為科研生產打下了堅實而有力的基礎，所以我們要給予一定的重視，也要不斷地去探索和提高。
二、科技檔案整理相關工作
科技檔案的管理主要是對于科技檔案的收集工作以及對文件材料的整理工作和鑒定工作。下面我們簡單說明一下關于文件材料的收集以及整理工作。
首先，我們說對于科技檔案的收集工作，其是指通過一系列切實可行的措施，把具有科學價值的文件資料集中到檔案部門的檔案管理工作。按照國家的明確規定，科技檔案都應該認真遵守并貫徹統一管理的原則。我們遵循科技檔案的自然形成規律，為了保證科技檔案的完整準確，我們要根據具體情況，制定具體的歸檔工作。下面我們對科技檔案收集工作的方法措施進行一下說明，首先，根據以往對于科技文件進行收集時所使用的方法，當目前進行的科技活動結束后，有關科技業務部門要按照相關制度，對科技文件進行科學篩選與系統整理。其次，對于科技檔案收集渠道要明確且保證其暢通性，從而保證收集工作能夠得到順利進行，這樣也使相關人員工作效率更高。
下面我們說關于科技檔案的整理工作，其一共涵蓋了兩個部分，第一個部分是系統整理的部分，而第二部分是科學編目部分。這兩個部分是息息相關，密不可分的。在科技檔案整理的過程中，我們所要遵循的依然是其自然形成規律，保證檔案材料之間的密切聯系。關于科技檔案的種類以及其內部的結構是不同的，在不同專業領域里，由于檔案內容不同，所以其內容構成也是不盡相同的。且在不同的單位內部，我們要盡力做到，條理清晰明白，分類簡單明確。那么在案卷排列與分類管理的時候。我們首先要清楚的一點是，要先清楚的分類，然后根據不同類別的檔案材料，按照其顯著的特征特點進行排列。那么對于排列我們有兩種傳統并且有效的基本方法，第一種方法是分類排列法，這種方法是要對科技檔案內容以及所屬體系進行排列，并存放到規定的位置上。第二種方法是流水號排列法。以上就是我們所說的關于科技檔案的收集以及整理工作的具體內容。
三、結束語
科技檔案中的文件材料是一組有機聯系且價值同等的文件集合。而科技文件之間的聯系又是多個方面的。我們知道科技檔案的整理工作是相當重要的一個環節，我們必須引起足夠的重視，不可掉以輕心。這就要求我們改變以往陳舊的觀念，不再將科學檔案的整理工作簡單的只認作是保管的責任，而是結合目前的科技信息服務，打破傳統規則，創造出為科技檔案的整理更切實可行的方案，讓檔案工作開辟出一個新的局面，并發揮其最大作用，為人們提供更方便更快捷的服務。其次就是要做好基礎工作，對檔案的收集，鑒定工作不可馬虎大意，草草了事，要秉承著認真負責的態度，才能將科技檔案的整理工作更進一步，邁上一個新的臺階，得到更好的發展。
參考文獻
[1]楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.
[2]蘇冬梅.淺談科技檔案管理規范化[J].甘肅科技，2003（04）.
[3]劉敏.加強科技檔案管理促進科技檔案利用[J].內蒙古科技與經濟，2007（14）.
[4]狄生琴.科技檔案管理現代化的內容[J].陜西檔案，2004（6）.
[5]劉佳.關于科技檔案現代化管理的思考[J].科技情報與經濟，2006，7（16）.
