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電子檔案管理要求范文1
運動員檔案是運動員在不同階段有收藏價值的信息的集合，常見的運動員登記表、登記批準文件、運動員成績冊、訓練檢查與評定等，都屬于運動員檔案管理的范疇。與以框架、卷盒、卷冊等保存的運動員紙質檔案相比，運動員電子檔案是以電子元器件為載體、以數字編碼形式顯示的電子文件，它屬于電子信息的一種。電子檔案對技術和設備的要求較高，檔案的保存、讀取和傳輸都必須依靠電子設備和軟件來實現。不過電子檔案也有其顯著優勢，它便于存儲和保管，可以進行跨時空、跨載體傳播，傳輸方便，共享性高，可供多次重復利用，這直接提高了檔案管理效率。原先需要沉重的紙墨來記錄的運動員指導性文件、訓練資料、運動員技術水平和成績等資料、運動員技術考評狀況等，都可以光盤、磁盤等電子存儲形式存儲起來。常見的運動員電子檔案管理方法有時間分類法、機構分類法和技術項目分類法等。近年來，隨著我國體育事業的發展，我國運動員電子檔案管理水平不斷提高，電子檔案管理在國家高水平體育后備人才基地建設和高水平運動員科學訓練管理中的重要性不斷凸顯，這就要求體育檔案管理人員必須加大信息化管理知識學習，以提高運動員電子檔案管理的信息化水平。
2新時期運動員電子檔案管理存在的問題
2.1基礎設施薄弱，檔案信息化程度低
雖說我國經濟體育管理水平不斷提高，但是，許多體校和運動隊都缺乏體育信息化建設意識，技術化管理思想淡薄，在檔案管理方面的投入也較少，致使檔案管理部門技術基礎薄弱，設備短缺，運動員檔案管理只好沿用傳統方法，以紙質檔案和手工管理為主。一些運動員人才庫雖然也在運動員檔案信息化建設上做出了諸多努力，但是由于我國運動員電子檔案管理工作起步晚、發展慢，運動員檔案管理模式不成熟，電子檔案管理存在諸多漏洞。
2.2電子檔案管理體系不健全
就目前來說，我國運動員電子檔案管理處于兩難局面。一方面，運動員層次多、訓練類型也較多，這對運動員電子檔案管理來說是個嚴峻的挑戰。另一方面，我國運動員管理信息化體系還不夠健全，如我國還沒有完善的有關運動員電子檔案管理的法律法規，并且電子檔案管理標準和規范不科學、不統一，許多運動員的電子檔案在生成過程中常常會遇到刪改、丟失等問題，電子檔案材料的真實性也沒法保證。再則，檔案部門在電子檔案管理方面缺乏有效的風險防范措施，沒有制定長期管理規劃，檔案的安全和長久性都有待加強。
2.3缺乏專業的電子檔案管理人才
缺乏專業的電子檔案管理人才，是許多檔案部門、運動員檔案庫在運動員電子檔案管理中遇到的主要問題。如許多體校都沒有按運動員電子檔案管理工作要求配備專門的電子檔案管理人才，運動員電子檔案管理都由專業運動員兼任，精通檔案管理人員大多不具備專業的體育知識，而專業運動員出身的檔案管理人員但是在信息系統開發和運用上都有所欠缺，致使電子技術在檔案管理中的作用難以體現出來。
3運動員電子檔案管理優化策略
3.1提高認識，革新檔案管理模式
在電子技術快速發展的大背景下，體育主管部門應對運動員人才庫提高認識，明確自身職責，做好運動員電子檔案分管工作，并以電子技術為核心，結合運動員檔案管理特點，分析、預測運動員電子檔案管理工作的作用和價值，建立運動員檔案歸檔范圍和管理制度，探索運動員檔案管理新路徑。這就要求體育主管部門、運動員人才庫盡快將運動員電子檔案管理工作提升日程，運用電子數據壓縮技術、電子掃描技術等，對運動員檔案中的各種信息、數據進行統計、對比和數字化轉換，盡快建立系統性、智能化的電子檔案數據庫。其次，加大檔案信息化管理投入，借助電子技術實現電子檔案管理手法革新，實現運動員檔案管理工作的自動化、信息化。
3.2完善電子檔案管理規范
在社會主義新時期，運動員電子檔案數量會大量增加，這就要求體育主管部門加強電子檔案法律建設，完善電子檔案管理法規、規范運動電子檔案管理標準，就運動員電子檔案生成、歸檔、保管、利用中應注意的問題做出明確規范，以確保運動員電子檔案信息的可靠性。運動員人才庫則要盡快研制、開發，采用數據格式標準統一、可以兼容的檔案管理軟件，同時嚴格依據運動員電子檔案管理法規，制定科學的運動員電子檔案工作計劃，規范運動員電子檔案積累、整理、鑒定、歸檔、保存等基礎工作，逐步提高運動員電子檔案管理水平。
3.3組建高素質的電子檔案管理隊伍
運動員電子檔案管理具有一定的特殊性，要想解決電子檔案管理人才不足問題，體校和運動員人才庫要加強專業運動員人才庫檔案管理隊伍建設，以滿足新時期運動員電子檔案管理需求。具體來說，體校和運動員人才庫首先要加大專業電子檔案管理人才引進力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，開展檔案管理人員專業理論知識教育和技能培訓，對原有檔案管理培訓體系進行升級，要求檔案管理人員通過自主學習、組織培訓等途徑，全面了解檔案信息系統的功能和特性，不斷提高電子檔案管理水平。
4結語
電子檔案管理要求范文2
【摘要】
檔案管理工作作為當前醫院管理的重要組成部分，在市場經濟飛速發展的現代社會，有著其獨特而重要的意義。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步，運用計算機管理檔案已迫在眉睫。本文通過對電子文件管理的現狀、存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
【關鍵詞】
檔案管理；電子文件
隨著醫院現代化的建設，辦公自動化的進一步擴展和深化，特別是電子計算機和通信技術相結合形成了信息技術產業，過去用紙墨形成的個人履歷表、工資變動等信息都可用電子計算機進行管理，由此而產生電子文件。對電子文件進行及時的收集和歸檔并使之得到長期保存，是檔案信息化建設的一項重要內容。
1.電子檔案的優缺點
1.1電子檔案的優勢特點
（1）便于傳輸和共享性。使同一份文件可以在同一時間，不同地點，被不同利用者共享。
（2）多樣性。利用者可以結合自身所需，利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文件信息的利用效率。
（3）經濟環保性。利用者可以直接在計算機上閱讀電子文件，而不必在紙張上閱讀，這樣紙張的用量少了，使檔案管理的發展更經濟環保。
（4）保護原件性。因為數字化檔案的重復利用是無損耗性的，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現像。
1.2 電子檔案的劣勢特點
（1）不穩定性。電子檔案在利用過程中，其信息內容是很容易被修改和被破壞。
（2）對設備的依賴性。必須借助一定的計算機或相似的設備才能進行，對計算機等設備有很強的依賴性。
（3）不安全性。由于一些不法份子利用非法技術侵襲保存檔案的計算機，計算機中的檔案很容易就會被竊取，從而導致珍貴檔案泄漏出去。
2.醫院電子檔案管理中存在的問題
2.1 檔案管理職責不明確，管理線條多
醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。
2.2 醫院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。
2.3 電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍
目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。
2.4 檔案管理硬件不能滿足要求
醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。
3.提高醫院電子檔案管理的對策
3.1 建立完善醫院的檔案管理網絡
建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。
3.2 制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。
3.3 加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。
3.4 加大檔案管理的投入
醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。
隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。
參考文獻：
［1］蔣莉君.談醫院檔案管理.西部醫學，2008（20）02：444445
［2］李婷花.談醫院檔案管理中的幾個問題.山西檔案，2009增刊：5455
電子檔案管理要求范文3
【關鍵詞】檔案管理；系統設計
隨著時間的推進，檔案管理的文件也隨之越來越多，如何對復雜多樣的檔案文件進行高效、科學的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對檔案文件的需要，是現代檔案管理部門當下的首要工作內容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對于電子文件檔案來說，電子文件檔案的管理更為復雜、繁瑣，建立一個有效的電子文件檔案管理系統非常關鍵。本文將對電子文件檔案管理進行闡述，并分析如何設計并實現電子文件檔案管理系統。
對于一個國家來說，檔案管理工作的開展成果不僅會對這個國家的社會經濟發展產生影響，也會對政治和文化等方面產生影響。檔案管理工作的發展，會隨著社會經濟的發展而發展，內容也會隨之不斷增多，檔案管理的工作經驗的增多，促進了檔案管理方法的改進。隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。一般來說，檔案管理對于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統。本文將根據電子文件檔案管理的工作的特點要求，對于電子文件檔案管理系統的設計與實現提出個人建議，希望能夠對電子文件檔案管理系統的建立有所幫助。
1.電子文件檔案管理工作的概述
隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門的工作人員對需要進行存儲的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進行歸納分類，再進行收藏保管的活動，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統紙質文件檔案管理從宏觀上來講，主要工作內容大同小異，但是從微觀上來講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質材料，其形成與管理都是依靠信息技術和計算機系統，形式多種多樣又較為分散，管理起來具有一定的難度性。
一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對電子文件檔案來說，無論是從收集、儲存、保管，還是從服務于檔案利用者、交接等方面來說，電子文件檔案依附于計算機信息系統，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計算機故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問題的發生。
總的來說，電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統。
2.電子文件檔案管理存在的問題
電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發展的時間較短，經驗相對不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些題有待改善：
1.電子文件檔案在形成與收集過程中容易發生被篡改、刪除、遺漏等問題，對于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實性都很難得到判斷。
2.電子文件檔案的形成與收集過程中依靠的是信息技術、計算機系統、硬件設施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題都可能使電子文件檔案出現遺失、損毀、泄露等現象，所以要永久性儲存電子文件檔案面臨著一定的考驗。
3.電子文件檔案管理系統的設計與實現
為了更好地對電子文件檔案進行管理，更好地服務于檔案利用者，設計與實現一個完善、安全有效的電子文件檔案管理系統是當下檔案管理部門的一大任務。通過西方學者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個不同的生命周期，電子文件檔案管理系統的建立可以參照這三個階段的不同特點進行設計：
1.電子文檔管理系統。由于電子文檔的載體與紙質文檔的載體不同，所以在收集過程中可能會有被改動、遺失或者被惡意刪除等現象存在。所以為了保證電子文檔的真實完整性，在這一環節中要對其進行嚴格審核。
2.電子文件管理系統。在保證電子文檔的真實完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統，對收集的電子文檔進行合理分類、整理，然后儲存。對電子文檔的分類、整理要尊重規律符合邏輯思維，才能提高工作效率。
3.檔案信息管理系統。檔案信息管理系統主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統要對電子文件檔案進行維護、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題導致電子文件檔案出現遺失、損毀、泄露等現象。
電子檔案管理要求范文4
【關鍵詞】 企業;檔案管理;電子化;問題;方法
一、企業檔案管理電子化的現狀以及存在的問題
1.大多數企業雖然使用計算機進行文件處理和會議通知等日常事務性工作,真正使用計算機管理檔案的在整個檔案管理部門占的比例很少。
2.即使使用計算機管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態,檔案管理電子化處于有名無實狀態。
3.部分檔案管理人員對檔案管理電子化缺乏正確認識,認為只要擁有和裝備一定數量的計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等,就是實行了檔案管理電子化。
4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統的計算機知識,操作技術不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計算機系統不能很好結合,影響了企業檔案電子化管理的進程。
二、出現以上問題的原因
1.宣傳力度不夠。企業對檔案管理電子化的發展趨勢沒有迫切的認識。不少企業領導和檔案管理人員認為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去。企業檔案管理仍停留在管好紙質檔案上面,不想推進檔案電子化管理。
2.缺乏電子化的硬件設備。長期以來,企業的電子設備大都配備在辦公、生產、技術部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統,即使有關部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲存、保管,難以實現電子化管理。
3.國家對企業檔案電子化缺少有效的政策和指導。如企業在實施檔案電子化過程中的投入允許進入生產成本政策;國家檔案建立合同網絡,聯網利用;鼓勵企業檔案電子化利用;開發適合企業檔案管理電子化的軟件等。
4.要普及提高認識,加強檔案管理人員業務知識培訓,提升檔案管理人員電子化管理水平。
三、企業檔案電子化管理的作用
1.有利于企業檔案的保存、保管、保護。檔案實行電子化后,簡單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫的全部內容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復制,有利于長久存檔。
2.有利于企業對檔案的利用和技術開發。企業檔案實現電子化后,對需查閱檔案的管理、技術人員實行分級授權,在網上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術人員到檔案庫房查閱、摘抄、復制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術開發工作。
3.便于各相關部門的技術交流。過去,各相關部門間的數據交流,技術人員要帶上大包小包的技術資料,攜帶難度較大。實現檔案電子化后,技術人員只需帶上事先下載好的數據資料,用什么資料就從電腦里調取什么資料。
四、如何促進企業檔案電子化管理
1.企業領導、檔案管理人員要重視電子化管理。
2.配備知識化的檔案管理人員。企業要改變過去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實一些既懂檔案管理,又具備電子知識、數碼知識、網絡知識的年輕人員。有了具備現代化、知識化、高素質的員工,才能真正有效地推進檔案電子化的開展。
3.配備必要的電子、數碼設備硬件。企業要投入資金為檔案管理配備計算機、服務器、掃描、照像設備等電子、數碼硬件,建立檔案電子化的載體和數據庫,實施內部局域網絡,結合內部的系統資源,為儲存、保護、利用、歸集、開發企業的檔案創造有利的硬件條件。
電子檔案管理要求范文5
1 電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
2 加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。
1.加強電子檔案管理，有利于節省人力物力
計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2.加強電子檔案管理，有利于提高服務質量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。
3.加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求
隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子n案對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求。
3 做好電子檔案管理和利用
1.建立“雙套”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔?！半p套”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。
2.加強工作人員管理，提高檔案保護意識
電子檔案管理要求范文6
[關鍵詞]水利 電子信息 檔案管理
中圖分類號：TV-9 文獻標識碼：A 文章編號：1671―7597(2009)1020205―01
人類進入二十一世紀以來。電子信息技術取得突飛猛進的飛速發展，日新月異，隨著辦公自動化的日趨完善，許多日常工作可以直接在計算機上辦結，現在文件從產生到處理幾乎可以不使用紙和筆，產生了大量的電子文件。我國也緊跟時代潮流，電子信息技術在各領域得到廣泛應用，如國家重大的水利工程三峽工程、南水北調工程在這些偉大工程中產生大量信息、檔案，如水工、水文及水利資料普通的書面信息，已不能適應時代潮流，必須緊密結合電子信息技術。但電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段，管理階段，處置階段。電子文件處置階段應由檔案部門統一管理，電子文件需要全新的管理形式，辦公自動化，無紙化日益普及，傳統檔案管理方式和方法已經無法適應社會發展的需要?，F就將水利電子信息在水利檔案中的特點及應用介紹如下：
一、水利電子文件檔案管理的特點
所謂水利電子文件檔案管理是指人們在社會活動中形成的，以計算機、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，它主要包括電子文書、電子報表、電子圖紙等等，電子文件檔案管理有以下幾個特點：
1、水利電子檔案管理不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代的辦公設備才能閱讀利用。
水利電子文件只有符合一定的條件，檔案管理人員就可以直接在電腦中通過輸出檔案號的方式，直接查找到電子檔案的詳細信息，在電及中直接閱讀。
2、水利電子檔案管理可以直接由計算機等現代辦公設備迅速處理。
電子文件檔案可在某一水利工程加固改造結束后，隨時直接在計算機上歸檔或在某一周期內定時統一歸檔，并加注檔案管理信息，設定分類號，檔號即工程代號，一級類目，二級類目等，然后進入檔案數據庫，以便其他人員查閱，則可通過在規定范圍內在計算機上直接查閱。
3、水利電子檔案管理是可以共享的，也不再受時間和距離的影響。
因為水利電子文件的特殊性，可以達到文件的一級管理，給出相關的文件名，只有在建立網上鄰居的電腦上都可以找到相應的文件和相關的上下級行文及附件。從而大大減輕了檔案工作人員的勞動力強度。
4、水利電子檔案管理對文件保存的面積、場地要求不高，但對環境的溫度、濕度、防磁性要求等較高。
在硬件管理上，電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度應保持在17℃～20℃之間，相對濕度應在35℃～40℃之間，同時要注意防塵、防火工作，這樣才能保證檔案的電子住處數據保存過程中的安全與穩定。
二、水利電子檔案管理在歸檔方面的現狀與分析
從目前來看，水利電子檔案在歸檔管理等方面還存在一些問題：
1、由于電子檔案載體的不穩定性和電子文件可變性的特點，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實做好以下兩個方面：一方面要建立多套各份，一式兩份或一式三份，并分開保管。以免電子檔案載體意外損外。另一方面對電子檔案載體壽命短的特點，最好是每隔三年進行一次保護性復制。
2、電子文件檔案管理與紙質的檔案管理比較，電子文件檔案管理缺乏直觀性，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用。如果沒有先進的辦公設備電腦在身邊，就不可能查閱到有關文件。
3、電子文件檔案管理專業人才缺乏，電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，水利信息檔案工作人員中，仍然缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其發揮作用。
三、提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策
把子電文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好，并得到長期保存，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應注意到以下幾點：
(一)加強對電子文件檔案管理知識的培訓，提高檔案管理者的業務素質
隨著辦公自動化的廣泛應用，電子文件大量的出現在人們的面前，實行檔案管理的信息化，必須有高技術人才來管理。檔案人員只懂紙質的話，檔案管理者的步伐是遠遠不夠的。從目前來看，高技術人才大量缺乏，其中檔案、信息處理復合型的人才更是奇缺，大部分檔案管理人員現代化技術水平偏低，這就要求檔案管理部門應組織業務培訓，分期分批組織檔案管理人員到外地學習有關單位電子文件檔案管理的經驗，這樣才能提高檔案管理者的業務素質，以適應信息技術發展的需要。
(二)加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善
實現水利電子檔案管理的信息化，就必須有完善的設備和完整的檔案信息。這就耍在基礎硬伯、軟件開發、信息收集和利用等方面加大投入。
一是硬件方面加大投入力度，應該從中央到地方，配置統一的硬件設備，比如計算機、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀等設備，只有硬件設施到位了，才能更好的實現檔案住處電子化的管理。
二是軟件方面加大軟件開發力度，在檔案信息的查閱和使用上，所有具有網上鄰居功能的電腦都可以共享到文件，這樣的查詢上才更加方便。
