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檔案管理概論范文1
隨著市場經濟的建立和發展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關的人事檔案工作，若繼續沿用黨政機關管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案，已經不能適應當今社會發展要求，因此，必須探索和研究社會主義市場經濟條件下人事檔案管理的新模式。本文主要談談這種模式的含義、特點及建立這種模式的意義。
一、檔案管理改革新模式含義
這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。
1.1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
1.2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。
1.3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
1.4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式?？梢圆捎矛F代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
二、檔案管理改革新模式特點
2.1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式
市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2.2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
2.3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業破產、兼并出現之后，企業干部任用上出現招聘廠長、經理，企業干部自己可自由擇業，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
三、檔案管理改革新模式意義
檔案管理概論范文2
1.1 重視程度不夠，相關制度沒有結合學校實際
檔案管理是服務于學校整體建設以及教學工作的重要組成部分，但是學校的相關主管部門對于檔案管理工作卻沒有給予足夠的重視，雖然強調該項工作很重要，但在實際中很難落實。負責檔案工作的主管部門對檔案管理工作的指導較少，業務檢查往往是應付、流于形式，缺乏實際的內容。此外，一些中職學校把檔案管理及其建設放在教學工作的后面，平常不聞不問，只有在上級檢查時才會有所關注；甚至還有一些學校將檔案管理工作的上級指導文件生搬硬套、機械使用，脫離學校的實際情況，造成學校檔案資源的利用效益差，管理比較混亂。
1.2 管理設備落后，管理措施不到位
當前，檔案信息化和電子化管理成為許多學校改進管理方式的首要選擇，但是相關的管理設備還很落后，表現為硬件裝備水平和配備建設沒有達到相關的技術標準；軟件的功能不齊全，只有對檔案信息進行檢索或者保存的功能，相關的統計分析等高級功能還不能實現。同時，一些中職學校對檔案資源的管理措施不到位，在相關制度落實的過程中，缺乏有效的監督和管理，使檔案管理工作出現了一定程度的混亂。例如，由于上級有關部門缺乏相關的監督檢查，一些重要的檔案資源存在歸檔不完整、檔案資源丟失、歸檔不及時等情況，內部缺乏一套完整、科學、高效的管理體制，導致檔案管理的效率和質量難以保證。
1.3 使用效益比較差
檔案是記錄中職學校關于學校教學、日常工作等基本信息的重要載體，能夠有效地服務于學校的教學及其管理工作，豐富的檔案資源和檔案材料等夠為學校的教學改革、管理改進等工作提供良好的信息服務。同時，中職學校的教學目標是為社會培養技能型人才，就業質量是學校生存以及發展的重要保障，通過檔案管理能夠為中職學校樹立良好的社會形象，推動學校的招生和就業工作。但是在實際的工作中，檔案資料的利用效益比較差，重館藏、輕使用一直是檔案資源利用不充分的根源所在，沒有充分發揮為學校決策、科研、教學服務的綜合價值，造成一定程度的資源浪費。
2 中職學校檔案管理工作的改進措施
2.1 提高重視程度，創新管理理念，樹立全員參與的意識
提高中職學校對檔案管理工作的重視程度、不斷地創新管理理念、樹立全員參與意識等都是提高檔案管理水平和管理質量的重要前提。目前，隨著社會的發展及科技的進步，有許多的社交平臺如微博等的廣泛應用提高了信息的流通速度，學校檔案管理部門可以利用這些社交平臺對檔案管理的制度以及重要性進行廣泛的宣傳，提高學校師生對于檔案管理工作的認識和重視程度，促進檔案管理工作進入良性的發展軌道。其次，學校要加強對于檔案管理工作的領導和監督，主動關心并積極參與督管工作，完善相關的管理制度，增加相關的資金投入，結合學校的實際情況，切實解決好檔案管理面臨的各種問題。最后，學校要樹立全員參與檔案管理的工作意識，學校的各個職能部門、各個科室要主動地將相關的資料進行歸檔，將具有重要信息價值、保存價值的資料主動收集、整理、上交，形成上下一體、統一共管的工作局面。
2.2 拓展檔案的信息來源，做好檔案的需求分析
一方面，學校的檔案管理工作要堅持“以人為本”的工作理念，做好檔案資料的鑒定和分類，將具有不同收藏價值、利用價值、信息價值的資料進行分類收編，以方便日后的管理與更新，及時將一些沒有使用價值的資料清除，減少管理工作的勞動量。要有效拓展學校檔案收集的信息來源，綜合采取主動收集、合作收集、跟蹤收集等收集方法，提高檔案收集的效率，合理地推進管理工作的規范化。另一方面，學校要做好檔案資料的需求分析工作。結合學校的教學情況、科研情況等，對檔案的歸檔、利用、規劃、發展等進行合理的預測，做好長期的發展規劃，提高檔案管理工作的實效性。同時，學校還要做好相關科技成果、發展成果、教學成果、管理成果等的整理工作，及時了解學校外部環境以及內部管理出現的新情況、新動向，結合學校實際完善需求分析。
2.3 提高電子化管理的水平，使其發揮更大的使用效益
檔案管理采用的各種手段和方法是為了充分實現對資源的管理目標，滿足實際的管理需求。隨著信息技術的不斷進步、檔案存量以及檔案管理工作量的增加，電子化、信息化的管理手段能夠大大提高檔案管理的效率以及質量，提高檔案資源的使用效益。學校要緊緊圍繞發展的實際需求，提高檔案資源的信息化管理水平。檔案電子化管理指的是將檔案資料及其信息實現數字化存儲，通過軟件管理平臺、數據庫技術、網絡技術等提高檔案管理的技術水平。檔案電子化管理是中職學校發展的新要求，也是今后檔案管理的發展方向與趨勢。提高檔案的信息化管理水平，不僅要有先進的硬件設施，還要提高管理人員的管理意識，更新傳統的管理觀念。因此，學校要配置質量滿足實際需要的現代化、電子化設備，提高檔案歸檔、收集、處理、使用的效率；同時還要加強相關網絡的建設，提高檔案資源的信息化使用水平，最大程度上實現信息共享，使數字檔案信息的上傳、查詢、檢索、統計、分析等功能更加便捷、高效。檔案管理的目的不僅僅是“管好”，還要“用好”，發揮其應有的服務功能，在保證數據資料可靠的前提下，將能夠公開的信息及時地在學校網站上進行公布，使學校的各項工作和動態能夠得到有效的宣傳，提高檔案資源的使用效率。
檔案管理概論范文3
【關鍵詞】地質部門 人事檔案管理 改革 問題
【中圖分類號】D035.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）06-0015-01
一、前言
人力資源是第一資源，人才，每個單位都渴望。怎樣知人善用？往往人事檔案就是提拔人才的重要依據。人事檔案是詳細地記錄著每一個工作人員的工作經歷、業績和才能的文件，包含著種種的個人隱私。目前，隨著地質部門的不斷改革，尤其是在地質部門人才戰略上，人們越發地感受到人力資源的重要性。為了提高地質部門人事檔案上的管理水平，我們就必需充分利用人事檔案的優勢及其作用，改進改革中出現的問題。
二、改革中地質部門人事檔案管理存在的問題
1.人事檔案管理人員的數量不足
人事檔案的管理工作繁瑣、復雜，任務龐大，并且具有極高的系統性與連續性，因此，其這樣的特點對于人力數量上的投入也是相當多的，不然人事檔案管理的質量就難以保證。在地質部門當中，會出現專門管理人事檔案的工作人員較少，或者沒有的一種現象。這樣的現象會大大的淡化了大家對人事檔案管理工作的重要性，而且也會一定程度上降低了人事檔案管理的水平及其質量。
2.人事檔案管理的設備與制度不完善
領導對人力資源的管理越來越重視，但是在人事檔案管理的工作的投入還是不夠。比如，在設備上，人事檔案管理依舊采取紙質記錄，缺乏時效性和先進性。在制度上，條文規定通常都籠統地制定，沒有與本部門的特點和文化相結合，缺乏科學性和針對性。加上“手工模式”的管理會很大程度上拖慢管理工作的進度，降低人事檔案保存的質量和工作人員的效率。
3.人事檔案記錄材料作用不理想
在審核人事檔案內容的過程中，發現其中的某些項目內容單一而且參考價值低，某幾項項目內容相似，造成資料繁雜多余。同時，浪費人力物力，導致管理成本的增加。另外，由于部分職工對人事檔案的不重視，對資料的填寫隨意不真實，內容前后不一致。這樣的行為將會導致檔案所傳遞的信息失去其作用，也會使領導者得不到可靠的人事信息和人事檔案就不會產生其應有的價值。
4.低下的人事檔案管理水平
沒有專門的管理人員，在資料審核的這一階段的工作就會做得相對馬虎。一大部分的材料還是靠手工分類排序再分別加工，整理裝訂，整個程序不僅復雜費時，而且一環扣一環，前面誤則后面錯，這樣就會降低效率。
三、改進地質部門人事檔案管理的建議
1.務求檔案管理員專業化
人事檔案的管理工作是具有高度的系統性、條理性與嚴密性。在其位則謀其政。檔案管理工作人員必須具有相當的職業素養和高度的責任感，不得隨意傳播檔案中的隱私而影響地質部門的團結與工作。對檔案管理人員需進行具有地主部門特色的教育培訓，提高自身的專業程度。再深一層，必須增添人事檔案工作團隊的人數，務必做到量上與質上的改變。除此之外，為了跟上時代的步伐，必須挑選熟悉信息技術的年輕工作人員擔任本職務，確保有精力有耐心的對待檔案的繁瑣工作。
2.保證檔案管理制度規范化
為了使得本部門人事檔案管理透明化、規范化，對人事檔案管理的措施和規章制度進行的進一步的完善是勢在必行。特別是地質部門的上級領導們的對人事檔案管理提高相應的重視，不然，人事檔案的管理工作就難以落到實處，人事檔案的價值就不易體現。對于檔案材料的收集的制度，檔案管理人員必須嚴格執行，本單位非管理人員必須遵守。
3.確保人事檔案內容真實化
結合地質部門發展的特點，更深一層根據個人事實豐富材料的內容，目的是未來得到更加全面更加完整的人事資料，強化地質部門的人才發展戰略，增強地質部門人才建設服務的功能。建議根據地質部門職工崗位的類別設置對人事檔案進行重新分類，制定對各類型人才的材料的收集、審核、管理的標準，增強針對性和具體性。
4.力求檔案管理設備先進化
一改以往的手工模式，跟進科技的步伐，把人事檔案管理信息化，數字化。把先進的計算機技術和相關的應用程序應用到人事檔案管理中，構建管理信息化的高效模式，爭取最大限度發揮人力物力資源的價值。建立人事檔案的數據庫系統，利用掃描儀等先進的現代化設施，把數據錄入系統，不僅高效，而且文字圖片并存，實現了形式多樣化，信息具體化。實行人事檔案動態管理，對本部門的職工個人情況及時更新，提高效率，而且電子化的檔案占用空間少，使用期限卻很長，可謂功能強大。
四、結束語
地質部門人事檔案管理的改革是必然的。破舊立新，管理才能得以完善，才能符合新環境下的地質部門對人事的需求。積極改善部門人事檔案的信息化建設，加強管理人員的能力和提高管理人員的職業素養，利用檔案的信息資源，才能夠為地質部門的各個崗位提供更有能力的人才，才能盡最大的可能為本部門提供優質的服務。
參考文獻：
檔案管理概論范文4
公空間也較小，這樣就難以最大限度地滿足檔案管理和保管的實際需求。此外，在檔案管理的方面也是比較陳舊，缺乏科學的、有效的管理技術。隨著我國現代化進程的不斷加快，計算機技術逐漸地得到了普遍的應用和推廣，但是在具體的檔案管理實踐中，對于計算機設備的應用還是比較的落后，人工操作還占有很大的比重，這就使得檢索的速度難以提升，難以存儲較大的信息量。此外，醫院的管理人員更多的將管理工作的重點放在了對檔案的管理上，而忽視了對于電子信息和資料的管理，難以將檔案管理工作的作用充分的發揮出來。
二、新醫改下完善醫院檔案管理工作的改進及建議
隨著新醫改的不斷深入，醫院的檔案管理工作面臨的挑戰也越來越大，只有不斷的改進和創新，創新改進出一條適應當下檔案管理工作的新方法，才能適應時展。
2.1加強日常學習
醫院的檔案管理人員在日常的檔案管理實踐中，應該有意識地加強對日常工作內容的學習，積極地對檔案法的相關內容進行宣傳，這樣可以有效地促進醫院相關領導干部對于檔案管理工作觀點的轉變，從而提升他們對這項工作的重視程度，促進醫院檔案管理工作的科學開展。此外，還要將檔案管理工作納入到醫院整個的管理工作之中，使得檔案管理工作能夠同醫院的建設保持同步，實現共同發展，加強對于檔案管理工作的宣傳，促進這項工作的科學落實和有效組織。
2.2促進資源共享
醫院的檔案管理工作不但要對醫院日常的一些重要資料進行常規的管理和收集，還要展開各種不同形式的調研活動，這樣可以對醫院內部不同科室對于檔案管理工作的實際需求更好的加以了解，將檔案資料的使用價值充分的發揮出來。還要積極地開展和組織編研的工作，加強對于檢索工具的編制，這樣可以更好地為臨床提供有效的信息和資料。將醫院內部各科室以及不同醫院之間存在的界限打破，加強彼此之間的聯系和交流，從而真正地實現醫院檔案資源和信息的共享，更好地提升醫院檔案資源的利用效率，為醫療以及科研工作的展開提供必要的保障。
2.3積極制定相應的考核制度
檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴格把關，責任到人，還須建立相應的考核制度。筆者所在醫院將此內容納入科室管理責任書之中，將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科主任對科室檔案工作的管理責任，要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理，促進了檔案管理的規范化。
2.4對病案的管理工作加以規范
在醫院的檔案管理工作中，制度化的建設是至關重要的，在檔案管理工作中，病案管理是其中一項十分重要的工作內容，急需得到管理人員的重視。因此，醫院的工作人員要加強對于病案書寫能力的全面提升，真正地實現對病案的科學管理。此外，在進行病案書寫的時候還要嚴格地按照標準來進行，組織專人來對這項工作進行檢查和負責。加強監督和日常的管理工作，可以采用病歷抽查等方式來端正醫院工作人員的工作態度，促進醫療質量的有效提升，避免出現醫患之間的糾紛。病案管理人員要以自身素質的提高促進新醫改的落實，共同推進病案管理向電子信息化網絡化共享的方向發展，樹立起全新的電子病案管理理念。病案管理也應滿足社會需求增強在醫療保險中的作用。
2.5實現醫院檔案管理現代化
充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用。利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現代化管理手段之一是計算機管理，將檔案內容按黨群工作、行政管理、病案管理、業務管理、科研教學、基本建設、儀器設備、財會等分門別類地輸入計算機，這具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查檔案材料費時費力的原始勞動，變得在幾分鐘甚至數十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解決，更是工作質量的飛躍。加大電子檔案管理相關規范的宣傳教育，可以使檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。
三、結語
檔案管理概論范文5
一、聲像檔案管理混亂，問題復雜
主要表現在：
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
很多單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
4、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝徽掌瑱n案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
5、重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
檔案管理概論范文6
關鍵詞：農網 項目 檔案管理
農村電網是農村重要的基礎設施，自1998年國家實施農村電網改造、農村電力管理體制改革、城鄉用電同網同價以來，我國農村電網結構明顯增強，供電可靠性顯著提高，農村居民用電價格普遍降低，為農村經濟社會發展創造了良好條件。但是，受歷史、地理、體制等因素制約，我國農村電網建設仍存在許多矛盾和問題，一些已改造過的農村電網與快速增長的用電需求不相適應，又出現了新的線路“卡脖子”和設備“過負荷”等問題。為統籌城鄉發展，2011年國務院再次下發了“關于在全國范圍內實施新一輪農村電網改造升級工程意見”的通知。
新一輪農網改造升級工程是省重點建設項目，縣供電企業作為實施新一輪農村電網改造升級工程的主體，如何實施新一輪農網改造升級，對提升農網供電可靠性和供電能力，滿足農村經濟社會發展和農民生活用電需要具有重要意義，其工程檔案是新一輪農網改造升級工程的重要組成部分和工程竣工驗收重要內容之一。因此有效的做好新一輪農網改造升級工程檔案管理，確保項目檔案的完整、準確和系統至關重要。筆者根據工作實踐就如何做好新一輪農網改造升級工程檔案管理談些看法，供參考。
1 新一輪農網改造升級10kV及以下工程的檔案管理存在的問題
新一輪農網改造升級工程檔案是項目從立項、審批、設計、施工、驗收全過程中形成的真實記錄，是項目今后運行、維護、改（擴）建的重要依據和憑證。在2011年已完成的農網改造升級工程的檔案移交、整理過程中，發現農網10kV及以下工程檔案管理存在以下一些問題。
1.1 工程項目金額不大，但數量多、周期長、環節多，影響工程資料的準確性和完整性。農網改造升級工程政策性強、規范性要求高，一個工程項目從計劃下達、勘測設計、招投標、物資供應、施工、監理、工程竣工驗收到最后的工程決算，一般要跨越幾個月時間，資料可能因工作周期長未及時整理歸檔，造成工程檔案的不完整。
1.2 工程涉及面廣、歸檔內容多，收集難度大，容易造成個別資料缺漏。一個完整的項目建設要牽涉到業主、設計、招標、施工、監理等各個單位，且資料種類多、數量大，主要包括五大部分內容：立項資料、設計資料、物資資料、施工及監理資料、驗收及決算資料。由于不同的專業有不同部門的人員在負責，因而要及時全面收集相關材料，其難度比較大。
1.3 工程專業性強，相關人員專業知識不全面，影響工程資料的規范性，易造成重復工作。農網改造升級工程資料大部分內容都是技術方面的，專業性很強，檔案管理人員一般不熟悉，工程技術人員一般也不具備檔案管理知識，在資料整理過程中易發生返工現象。
2 如何做好新一輪農網改造升級10kV及以下工程的檔案管理
2.1 主動開展學習和培訓，強化管理意識和自身素質，是順利開展新一輪農網改造升級工程檔案管理工作的前提條件。
檔案管理人員首先要認真學習國家電網公司、福建省電力有限公司《關于規范新一輪農網改造升級10kV及以下工程檔案管理工作的通知》（閩電辦農改〔2011〕16號）等文件精神，初步了解新一輪農網改造升級的總體目標、主要任務、工作要求等，結合新的形勢，將農網改造升級中相關的政策、規定及相關業務知識有機的結合起來。
①檔案管理人員要主動與計劃管理部門聯系溝通，適時了解和跟蹤省公司下達的農網改造升級工程專項投資計劃，對本單位農網改造升級工程項目做到心中有數。
②檔案管理人員要善于與新一輪農網改造升級工程項目管理部門、施工部門進行溝通。盡早介入工程建設活動，時時了解工程建設活動，參與工程建設項目的單項工程驗收、評審活動，對工程中所產生資料把好質量關，及時發現問題提出整改要求，積極主動、有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。
③檔案管理人員要積極主動參加省公司舉辦的新一輪農網改造檔案培訓班。全面熟悉和掌握農網改造升級工程的整個工作流程和檔案管理職責劃分，農網改造升級10kV及以下工程文件材料的歸檔范圍及整編工作規范等。
④加強工程管理人員的檔案知識培訓，提高其工程資料編制的規范性；加強工程管理與檔案管理人員交流，提高雙方的工程管理和檔案知識水平，共同促進工程檔案收集、整理、編目和歸檔水平的提升。
2.2 建立組織管理機構，開展全過程動態管理，是有效開展新一輪農網改造升級工程檔案管理的有力保障
全員參與、過程管理是檔案規范化管理的一項重要原則。在農網改造升級過程中要堅持貫徹執行福建省電力有限公司提出的“超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴要求”的16字方針。堅持項目檔案收集、整理與工程進度同步原則，實行部門立卷制，即對農網改造升級工程的檔案實施全過程動態管理，確保檔案的完整、準確、系統及安全。
①各單位成立新一輪農網改造升級檔案工作領導小組，全面負責農網改造升級工程檔案管理工作的統一組織、協調。建設單位工程項目經理負責農網工程檔案的收集、整理、歸檔全過程的協調和推進工作。
②在農網改造升級工程項目部設置兼職檔案員，負責對項目全過程文件資料的收集、整理、編目、歸檔。同時工程檔案資料的編制要嚴格做到“三同步”（指工程建設一開始就與開展檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行）和“五統一”（“五統一”是指工程的計劃管理、施工管理、施工圖預算、工程結算和竣工圖、施工技術記錄編制移交統一進行）。
③各單位綜合檔案室管理人員負責農網工程檔案監督、指導。加強與各部門、施工、監理單位聯系和溝通，就文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理組卷及竣工圖編制和交接驗收等問題明確具體檔案要求，指導和監督部門立卷檔案的質量，減少因意見不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同時歸檔精品檔案。
2.3 引入績效考評機制，加強監督和考核管理，是全面實現新一輪農網改造升級工程檔案管理的有效手段
新一輪農網改造升級工程檔案與一般的文書檔案在形成和管理上都有很大不同，各項工程檔案是隨著項目建設環環相扣、段段相連、步步延伸，逐漸形成的，其檔案涉及參建單位多、建設工期長，形成的工程檔案數量大、內容龐雜，單項工程完工時間前后不同，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定的難度，必須及時規范收集和整理工程資料，才能保證檔案的完整、準確、系統。要做到這一點，就必須充分調動各方的主動性和積極性，必要時還必須引入嚴格的考核機制，才能切實做好農網改造升級的檔案管理工作。
