前言：中文期刊網精心挑選了電子檔案管理細則范文供你參考和學習，希望我們的參考范文能激發你的文章創作靈感，歡迎閱讀。
電子檔案管理細則范文1
提出如下意見，農業部、國家檔案局下發了關于加強農村土地承包檔案管理工作的意見》農經發〔〕12號）以下簡稱《意見》現轉發給你并結合我市農村土地承包經營權確權頒證（以下簡稱農村土地確權頒證）檔案管理工作實際。請一并貫徹執行。
一、規范農村土地確權頒證檔案整理工作,統一標準。
主要集中在各區縣（自治縣）農業行政主管部門、各鎮鄉人民政府（街道辦事處）各行政村（社區）各地要按照不同檔案門類進行準確區分，農村土地確權頒證工作中形成的大量文件材料。對農村土地確權頒證業務工作中形成的檔案材料，應當納入專門檔案管理；對各種會議材料、計劃總結、統計匯總等檔案材料，應當納入文書檔案管理；對電子聲像類檔案材料，應當納入電子檔案、聲像檔案管理。
一）文書檔案類文件材料
包括機構成立、意見、方案、指導性通知、計劃、總結、簡報、會議記錄、規劃、報告、檢查記錄、統計匯總等文件材料。1.歸檔范圍。各區縣（自治縣）人民政府、各鎮鄉人民政府（街道辦事處）農村土地確權頒證工作中形成的文件材料。
分為永久和定期，2.保管期限。按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》國家檔案局令第8號）要求。定期一般分為30年和10年。
以“件”為單位，3.整理要求。各區縣（自治縣）農業行政主管部門、各鎮鄉人民政府（街道辦事處）整理這部分文件材料時應納入機關文書檔案統一整理歸檔。按照《市機關歸檔文件整理實施細則》渝檔發〔〕34號）進行整理。
按《市村級檔案管理辦法》規定，各行政村（社區）整理這部分文件材料時。統一納入村級文書檔案的經濟發展類”按照《市文書立卷與案卷構成的一般要求》或《市機關歸檔文件整理實施細則》要求，以“卷”或“件”為單位進行整理。
二）農村土地確權頒證專門檔案類文件材料
1.歸檔范圍。農村土地確權頒證材料包括農村土地確權頒證入戶核實（匯總）表、國土“二調”面積核實表、田（土）面積丈量記錄表、現場勘界確認材料、承包土地空間位置圖、農戶委托書、承包土地確認面積公示表、農戶簽字確認的承包地塊及面積分攤表、農戶土地承包經營權證登記簿、土地承包經營權證書登記表、新證領取表、原證注銷登記表、公告材料；土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權登記臺賬；農村土地確權頒證人員花名冊、集體經濟組織成員討論形成的承包面積確認落實方案、村民代表會議決議、會議記錄；補充完善的土地承包（流轉）合同、依法調整承包土地方案、注銷（變更）土地承包經營權申請、登記材料；其他方式承包申請頒發農村土地承包經營權證書申請、登記等材料；其他農村土地確權頒證專門檔案材料。
2.保管期限。農村土地確權頒證檔案永久保管。
此次農村土地確權頒證工作結束后，3.整理要求。各區縣（自治縣）農業行政主管部門在農村土地確權頒證工作中形成的農村土地確權頒證檔案作為自身全宗內一種專門檔案保管。農村土地承包經營權證登記簿一式二份。必須移交區縣國家綜合檔案館保存一份，農業行政主管部門用作日常登記管理留存一份。
應以各鎮鄉人民政府（街道辦事處）為獨立全宗單位，鄉鎮（街道）級的農村土地確權頒證檔案。集中統一整理，參照《市機關歸檔文件整理實施細則》渝檔發〔〕34號）要求，以“件”為單位進行整理。一般以每戶形成的且能按戶分開的所有文件材料作一件，用線或不銹鋼釘裝訂，同一全宗內以行政村（社區）順序依次排列，同一行政村（社區）中按村民小組順序依次排列并從1開始編制順序號，加蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄，裝入文書檔案盒保管。各鎮鄉人民政府（街道辦事處）形成及整理農村土地確權頒證檔案時，可根據需要一式數套。
村（社區）級農村土地確權頒證專門檔案參照上述方法整理。
三）電子檔案、聲像檔案類文件材料
農村土地確權頒證工作中形成的電子、聲像檔案的歸檔整理按照國家和市相關要求執行。其中電子檔案按照《市電子文件歸檔與管理細則》執行；照片檔案按照《市照片檔案收集整理實施細則》渝檔發〔〕36號）執行；聲像檔案按照《市檔案局關于進一步加強聲像檔案管理的通知》渝檔發〔〕43號）執行。
請按《意見》要求，原缺失二輪承包方案、合同、申請書、臺賬等補充完善材料。分類歸檔。
二、做好農村土地確權頒證檔案移交和利用工作,強化服務。
要按照農業部、國家檔案局《意見》要求，各區縣（自治縣）農業、檔案行政主管部門。切實加強對本轄區農村土地承包檔案管理工作的指導和服務，充分抓住本次開展農村土地確權頒證工作的有利時機，認真做好相關管理工作，全面規范完善農村土地承包檔案。
電子檔案管理細則范文2
檔案管理工作是企業的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規范化、專業化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發展同步。
現將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。
一、對公司檔案室現存檔案進行了解
作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。
二、對公司檔案室現存檔案進行分類、整理。
通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經驗對檔案室現存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規定前提下，根據公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業的經營管理和各項工作服務。由于現存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。
三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。
具體工作計劃為以公司現有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規定；6檔案保密規定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。
四、根據新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集
在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。
五、 檔案管理辦法試行、修改
在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發現一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。
電子檔案管理細則范文3
【關鍵詞】檔案信息；電子化；電子文件
檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統的紙質文件轉化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。
1 檔案信息電子化的作用
1.1 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。
1.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。
2 檔案信息電子化現狀
2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進展。
2.2 我國目前還沒有開發出一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡的建設形勢不統一，檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性較差，達不到信息資源共享的要求。
2.3 標準化、規范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。
2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現檔案信息電子化，檔案管理人員是關鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術水平不能滿足于現代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。
3 檔案信息電子化的應對措施
3.1 政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。
3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
3.3 管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其他基礎工作構成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。
3.4 檔案管理人員的知識結構變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新、引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案管理人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。
【參考文獻】
[1]劉英美.于檔案信息電子化問題的思考[J].科技信息：學術版，2006（05）.
電子檔案管理細則范文4
[關鍵詞]檔案管理 電子化 趨勢
檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是反映個人成長歷史的憑證和依據,是人力資源管理與開發的重要依據。檔案的缺檔、斷檔、死檔會給人員的變動、工資調整等人事管理帶來諸多困難。檔案管理工作在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著重要作用。
一、新時期檔案管理電子化是社會進步、科技發展的必然趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現,使檔案的生成方式發生很大變化,諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行,這樣檔案的前身必須以機讀為主要形態,那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機讀形式,要綜合系統地提供有價值的檔案信息,必須有一個“去粗取精,去偽存真”的過程,使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性,用戶才能獲得更為完善的服務。因此,檔案管理電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢。
二、檔案管理電子化的益處
所謂檔案信息電子化,就是以檔案資料為主要物質對象,用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有:
1.可充分利用和發揮現有微機的潛能,提高利用率。目前,大多數基層檔案室對計算機的應用單一,開發功能簡單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費,使現代化設備不能盡其用。
2.縮短二次文獻信息的加工時間,提高檔案信息的時效性。檔案管理電子化,編者可直接利用機讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻。
3.檔案管理電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領導及各個部門,就擴大了社會影響,拓寬了服務范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高。
4.檔案管理電子化,可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段,但檔案事業要注意這方面發展動向,超前拿出對策,以便使檔案管理工作適應這一客觀形勢的變化和要求。
三、現有的檔案管理方式不能滿足新時期檔案管理工作的需求
1.檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性,已經不能滿足新時期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計算機型號不一,規格各異,各自開發的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統,由于不能互調,就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案管理電子化的進程。
2.現有的機讀目錄檔案系統不利于資源的共享。在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統,檔案信息系統和網絡建設形式各行其是,層次不一,規范性、開發性、服務性、共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求。
3.標準化、規范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因,檔案業務基礎差,案卷質量不高,特別是各類檔案的著錄細則相容性不強,系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準,無法全面實施、推廣統一標準,這也制約了檔案管理電子化。
4.現有的檔案管理模式不能適應電子化發展。檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
5.檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案管理電子化,首先要有現代化的人,管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現代高技術人才,其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現代技術水平偏低,甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備,仍不能充分發揮作用,就談不上檔案管理的電子化了。
四、檔案管理工作所應采取的對策
1.做好歸檔電子檔案文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域,對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結構,保證電子文件的可靠性,使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2.解決好電子檔案文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子檔案文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證,所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。
電子檔案管理細則范文5
關鍵詞：企業檔案管理信息化
Abstract: this article from the original file to the protection; To simplify the finishing improve work efficiency; For the file information resources integration and sharing; For the file using a retrieval and discusses the importance of enterprise document management informatization. From the archives standards and regulations of insufficient; The construction of the contingent of file personnel is insufficient; Information technology development degree of the shortcomings of the several aspects discusses the enterprise document management informatization existing problems.
Keywords: enterprise document management informatization
中圖分類號：C29文獻標識碼：A 文章編號：
一 企業檔案管理信息化的重要性
計算機的快速發展使我們步入了一個信息化、網絡化的時代，信息技術幾乎已經滲透到了社會活動的方方面面，作為現代社會活動的技術基礎，正在逐步改變著社會活動的運行方式。檔案作為記錄企業發展的歷史證物，見證著企業發展的每一步。企業的檔案管理是一個集企業安全、生產、經營、管理以及勞動者個人檔案、勞動性質、征用土地等諸多事項為一體的管理過程，其最初形成的最原始的、最真實的記錄，是企業檔案管理工作中重要的組成部分，是維護企業的經濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎性工作，保存好利用好這些檔案是企業管理的重中之重。
企業檔案資料的積累和利用，直接關系著企業的經營管理水平。企業的檔案管理信息化，不僅重要而且必要。針對企業檔案管理信息化的重要性綜合分析有以下幾點：
（一） 有利于檔案原件的保護
企業在其運行過程中，首先產生的就是企業的征用地檔案。征用地檔案是企業在土地征購、租賃等活動中形成的具有保存價值的最重要的文件材料。準確記載企業所征土地位置、界址、數量、權限等基本情況的原始資料，它是企業無形資產的一部分，又是有形資產的可靠證明。將這些最重要的檔案資料信息化處理后，可以避免檔案原件被過多的直接使用、或過多借閱而造成原件的損壞和丟失，可以達到保護檔案原件的目的。
（二） 有利于簡化整理 提高工作效率
企業的生產技術、產品工藝、財務管理、員工檔案、用工性質等，也是檔案管理別重要的組成部分。這些檔案的收集、整理關系著一個企業運作的系統性、完整性和穩定性。檔案信息化條件下分類可以取消，對收集來的文件材料，劃定保管期限后，在每個保管期限下進行編號，每年一個流水號，這樣簡單易行，也便于日后插件（即把沒有按時歸檔的文件插入整理好的文件后），查閱可以在檔案管理系統中快速找到、打印。不進行分類可以讓檔案人員從繁瑣的整理事務中解脫出來，把更多的精力放到加強收集、深化檢索、開發利用、編研等更有意義的工作上來，更好地提高了工作效率。
（三） 有利于檔案信息資源的整合和共享
檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在。檔案信息經過及時有效的傳遞后，還必須通過利用者的有效利用，活化檔案信息。因此，可以建立同行業區域性的信息網絡系統，開展互借、交換目錄等，及時有效地傳遞信息，促進資源共享。
（四） 有利于檔案的檢索和利用
實現檔案信息化能充分利用現代網絡技術，實施檔案信息網上查找、咨詢和直接提供利用的過程，它是檔案信息化的主要目的，也是檔案信息化的重要標志。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統，在檔案的檢索利用上，企業各部門、處（科）室，可以根據自己的需要獲得及時、準確的資料信息。
二 當前企業檔案管理信息化存在的主要問題
（一）標準規范及制度法規的不足
檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在一定的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。同時，由于在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序，原本清晰的法律責任界限變得模糊。缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。
（二）檔案人才隊伍建設的不足
人是最核心的資源,沒有相應的人才,任何先進的技術和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空談。而目前對檔案管理人員的素質提高很少納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員專業知識單一，普通操作型人才居多，系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設的質量和速度。
（三）信息技術發展程度的不足
檔案管理信息化后檔案的存在形式主要是電子文檔，具有易于復制、修改的特點，因此其保密和安全措施應該更為完善。在傳輸、保存過程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網絡技術的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無疑是給檔案管理構成了極大的威脅，同時由于檔案保存的長期性，對載體壽命、電子計算機軟硬件的生命周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技術、權限控制、防寫措施必須達到相應的水平，檔案管理信息化才能順利進行。因此，信息技術發展程度也直接影響檔案管理信息化的建設。
三、實現企業檔案管理信息化的對策
（一）制定統一細則，完成檔案信息存儲的數字化
檔案信息存儲的數字化，是指檔案信息的存儲載體與方式由傳統的紙質形態轉向以計算機管理為前提的數字形式，它包括檔案數字化的輸入和數字化檔案的接收兩個方面。
一是檔案數字化輸入。是將傳統檔案信息輸入計算機，由計算機提供查詢并進而直接提供檔案信息為企業服務。
二是數字化檔案的接收與管理。關注電子文件的形成和積累，研究其運作規律，提出質量要求；做好電子文件歸檔工作，制定歸檔細則和管理規范，研制歸檔軟件，使產生于不同平臺和數據庫的電子文件，按照歸檔要求及時歸檔；檔案部門接收各單位紙質檔案時，要同時接收電子檔案，電子檔案接收工作要按照檔案部門統一的格式進行數據轉換，并與館藏檔案的數字化工作融為一體。
（二）創新方式，建立完整的檔案信息利用系統
建立完整的檔案信息利用系統，實行一體化管理。可分為兩個層次：一是單向傳輸。就是終端管理機構對檔案實現以數字化為平臺的計算機管理，并根據各網絡終端用戶需求，進行數字信息的單項定向傳輸。二是雙向或多向傳輸。就是各立檔單位均實現信息化管理，上下級單位及各立檔單位之間，均可根據需求進行數字信息的多項雙向和多向傳輸。使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息，從而提高了館(室)藏資源的利用率，避免不必要的重復和浪費，同時也有效地緩解了存儲空間擁擠，人員、資金緊張等矛盾，更好地滿足企業的需要，實現資源共享。
目前，企業有些單位的檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者可以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。
（三）注重培養，不斷提高檔案隊伍素質
信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，適當增加檔案現代化管理課程。
（四）統一標準，促進檔案信息管理標準化
檔案信息管理的標準化指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的相關業務規范和技術標準，由檔案行政管理部門會同有關部門予以研究、制定并頒布實施的過程。這是檔案信息化的前提和基礎。
檔案信息化程度越高，范圍越廣，對檔案信息管理標準化的要求也就越高。主要內容有以下五個方面。一是檔案信息采集標準化：檔案信息在著錄與標引時要嚴格按照國家檔案局制定的（檔案著錄規則）等一系列標準進行；二是檔案信息存儲的標準化：指檔案信息全文數字化存貯形式與方式的標準，目前多以硬盤為存貯方式；三是檔案信息管理的標準化：檔案信息管理與檔案實體管理的明顯區別，在于信息載體的特殊性；四是檔案信息網絡的標準化：由于檔案信息的特殊性，決定了大量信息局限于內部局域網范圍，檔案信息網絡必須分出層次，以決定檔案信息利用的范圍；五是檔案信息管理軟件標準化：檔案信息管理軟件標準化主要體現在應用軟件的通用性和統一性兩個方面。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么整個檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。
綜上所述，檔案信息化是企業發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案中蘊藏的豐富信息將在企業各項工作中發揮不可替代的作用。在信息時代，實現企業檔案管理信息化，對于加強企業檔案的管理和充分發揮企業檔案信息的價值，對加快企業的建設與發展具有十分重要的意義。
參考文獻：[1]路鳳英、衣玉琛《社會信息化的發展和檔案工作的對策》[J]，《檔案學研究》，1999年03期。
電子檔案管理細則范文6
一、無紙化辦公的概述
無紙化辦公主要是利用現代信息技術手段提高辦公室辦公效率,這種辦公手段去除了傳統辦公模式中以紙張為媒介的書寫環節,實現了不使用紙張及筆進行業務處理,實現辦公業務的信息自動化,故而被稱為無紙化辦公。
無紙化辦公主要應用現代化互聯網信息技術,以計算機為主的電子產品為辦公媒介實現自動化辦公,以新型靈活的電子文件替代了傳統辦公的紙質文件,使辦公文件可直接通過網絡辦公系統便捷而準確地傳遞到指定目標手中,整個過程實現了辦公無紙化與辦公信息化,省略了傳統文件書寫、復印、裝訂等辦公環節,避免了人力、財力的浪費,節約了辦公成本。無紙化辦公的實現大大提高了辦公效率與辦公質量。
二、無紙化辦公條件檔案信息化建設途徑
醫院傳統的檔案管理工作主要以紙張為辦公媒介與辦公載體,經過多年的工作實踐,醫院的檔案管理部門已經建立了一套較為完善的紙張檔案管理體系,形成了規范性的紙張檔案管理制度。而在無紙化辦公推廣的趨勢下,傳統的紙張檔案管理體系已無法對新型的電子檔案進行歸檔、建檔。這就要求醫院順應時展的趨勢,開展醫院檔案的信息化建設。
2.1 培養高素質的檔案管理團隊
在無紙化辦公實現的條件下,醫院的檔案管理工作也逐漸向數字化管理、信息化管理發展。然而在檔案信息化建設的過程中,醫院相關檔案管理團隊的信息化專業素質卻不盡人意,無法掌握計算機技術互聯網信息技術,無法滿足檔案信息化建設的需求。因此,醫院加大力度培養高素質的檔案管理團隊。
首先,在職員選用上盡量選用高校檔案管理的專業人才,在其入崗前對其進行計算機技術的專業培訓,使其能盡快適應醫院檔案信息化的管理工作,只有根據檔案管理信息化建設的實際需求,配備掌握檔案信息化管理技術的專業人員,從人才選取上加強團隊建設力度,才能有效進行檔案管理信息化建設。
其次,對在職的檔案管理人員進行信息業務培訓,在其豐富檔案管理工作經驗的基礎上,掌握現代化信息技術。也可開展在職檔案管理工作人員同其他醫院的檔案人員的業務交流會,實現各大醫院檔案管理部門信息化技術的資源共享。使在職的檔案管理人員有效率地學習并掌握互聯網信息技術,使其適應醫院檔案管理信息化的需求,推動檔案信息化建設。
2.2 規范檔案信息化管理制度
當下醫院檔案信息化建設工作主要存在信息化制度標準不健全、檔案管理工作缺乏信息化規范等問題。規范相應的檔案信息化管理制度,建立相關的檔案信息化標準體系是保障醫院檔案管理信息化建設工作開展的基礎。為了規范檔案信息化管理制度,醫院一方面應遵從國家針對醫院檔案管理工作出臺的相關法律法規,并結合醫院檔案管理過程中的實際問題,制定檔案信息化管理規章制度以及信息化建設過程中的具體實施細則,規范信息化建設的操作環節;另一方面,可從信息資源的管理方面入手,根據已有的信息化檔案管理經驗,建立一套科學合理且兼容性強的信息化管理標準體系,指導醫院檔案信息化建設工作。
2.3 加大/，！/投資力度,完善信息化基礎設施
醫院檔案管理部門完善的信息化基礎設施是檔案管理信息化建設的重要前提。醫院檔案信息化管理中將會運用到大量的數字化軟硬件設備、數字化操作系統、數據庫管理系統以及信息安全系統來開展檔案信息化管理工作。這就要求醫院加大對信息化管理基礎設施建設的資金投資比重,結合醫院自身的經濟基礎,配備相應的數字化基礎設施,進而保障醫院檔案管理信息化建設工作不斷深入,保證醫院檔案管理部門的可持續發展。
