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學校人事檔案范文1
[關鍵詞]高校 人事檔案 管理
[中圖分類號]G27 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）11-0063-01
人事檔案記錄著個人的詳細經歷，是用以聘任、選拔、管理人才的重要依據，在人力資源的管理工作中有著不可代替的位置。然而，隨著高校人事制度的進一步深化，人事檔案中存在的問題卻越來越明顯。
一、高校人事檔案管理的現狀
（一）重視不夠，收集整理不規范，材料不完整
絕大多數高校領導對人事檔案管理工作的重視程度不夠，缺乏有效的制度和監管。另外，由于檔案管理人員的頻繁更換，也導致各自對檔案材料的收集整理自成一體，沒有統一的檔案管理標準，大大降低了檔案的綜合利用價值。 再者，人事檔案要求具有真實性，但在實際的人事檔案管理中，經常出現履歷表中填寫的內容信息不真實等失真現象，因而造成一定的負面影響。
（二）檔案管理手段落后
目前人事檔案在管理上大多還沿用傳統的手工管理方式，只重視對案卷的分類而忽視其在人才選拔、培養和開發、合理配置人力資源等方面的應用。因此檔案的開發過程繁瑣，檔案檢索和利用困難。另一方面，人事檔案是由各級政府人事部門及其所屬人才中介機構管理，人事檔案調動傳遞手續繁雜，尤其是異地調動各地區規矩不一，造成時間成本較高。這些都給人事檔案的轉遞帶來一定的影響。
（三）對人事檔案的利用率低
人事檔案的合理利用一直是人事檔案工作中的重要問題之一，大多數高校的人事檔案管理工作只是簡單地把檔案進行分類存放，偶爾查閱，并沒有把人事檔案有效、合理地利用起來，僅僅是作為個人信息的依據，這樣的人事檔案管理工作簡單乏味，同時也失去了個人檔案的價值，造成人員與資源的浪費。
二、對于人事檔案管理工作改革的幾點建議
（一）建立健全檔案管理制度
一是建立健全人事檔案管理的各種制度，嚴格按照規定管理人事檔案，實現以人為本的服務體制，推進人事檔案管理工作的制度化、規范化建設。二是材料的收集要全面、及時，對于有變化的人事檔案應該采取隨時隨地收集整理，以免造成檔案不完整或檔案丟失的現象，對于每年固定形式的人事檔案應采取定期收取的形式，例如，年終或年初開始收集。收集到的人事檔案應認真鑒別后歸檔，確保人事檔案的真實性，為以后的各種活動提供真實、有效的數據信息。對于人事檔案的借閱、傳遞性質的活動要認真做好記錄，防止人事檔案在傳遞過程當中損壞或丟失。
（二）創新管理方式加強信息化建設
人事檔案是人才信息的資源庫，是人事工作得以正常開展的重要保障，必須不斷地把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理之中，用以提高人事檔案管理工作的效率。這不僅是人事制度改革與發展的需要，也是其適應社會對檔案信息需求的客觀需要。因此，要把人事檔案管理工作同時展結合起來，利用先進的計算機技術和科學的系統進行動態管理，開發利用更完善的人事檔案管理軟件，并將人才信息的收集、反饋與跟蹤融入到系統當中，快速準確地提供人事信息，從而改變過去的傳統方式，使人事檔案管理轉變成數據化、信息化。另外，還可以在學校內部建立局域網絡，形成網絡化的人事檔案管理，通過網絡使信息共享，向需要信息的領導和部門提供快速、準確的資料，為師資隊伍的建設提供詳實的材料，促進人才的合理流動。
（三）合理利用人事檔案，提高其利用率
要大力提高檔案的利用價值，充分挖掘出檔案應有的功能。將人事檔案密切融入到教職工的工作中，提高其在工作中的影響力與執行力。要做到以上要求，一是要豐富檔案內涵。在檔案中增加全面反映教職工真實情況的內容。二是要合理開發、利用人事檔案資源的優勢，建立健全檔案資源的系統化管理與利用的運作機制，發揮檔案的社會效益。
三、結語
總之，人事檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分，高校人力資源管理與開發的基礎性工作，它集服務性與保密性于一體，對促進人力資源開發、構建和諧社會發揮著重要作用。加強和改進人事檔案管理是時代賦予我們的新課題、新任務，要從制度上、觀念上更新，不斷地發現問題，找出原因，解決問題，積累寶貴經驗。按照人才市場發展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，為人力資源的開發發揮好儲備作用。
【參考文獻】
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學校人事檔案范文2
中職學校檔案管理信息化建設是一個非常重要且復雜的工程，不僅需要依照國家的相關規定還要利用現代新型信息技術來轉變傳統的檔案管理工作，實現學校檔案管理的信息化，利用大數據和云存儲等現代網絡技術來加強檔案管理信息化建設，能夠有效的提高檔案管理效率，使檔案信息能夠更高效的得到利用。檔案管理信息化建設是相應國家信息化戰略，并以國家的相關規劃和部署進行開展，能夠使學校檔案管理得到有效的轉變。通過分析，我們認為中職學校檔案管理信息化建設具有以下屬性：
1.整體布局、有序安排
學校檔案管理信息化建設是國家信息化建設的其中一項重要內容，并且也是積極響應國家信息化建設的一項重點工程，是在國家的整體布局規劃下有序的開展中職學校檔案管理信息化建設。目的是為了能夠適應國家信息化發展的步伐，所以必須要依照國家相關規定進行建設。
2.有效的利用現代科學技術
中職學校檔案管理信息化建設離不開現代信息技術，所以中職學校檔案管理信息化建設其實也就是實現檔案管理的多媒體化和信息化，利用互聯網絡來儲備和傳送大量的檔案數據，這必須要有效的利用現代科學技術，要在檔案管理各個步驟中將現代科學技術進行融入，并且要不斷的進行技術革新，要讓檔案信息化水平跟上科學技術發展步伐。
3.科學分配和管理
中職學校檔案管理信息化建設的最終目標就是要加強檔案信息數據的科學分配管理，讓檔案管理能夠更加的規范、統一，利用網絡來推動檔案管理效率的提升，能夠使檔案管理的相關數據能夠完整、安全的得到妥善的保存和應用，能夠滿足校內校外對檔案信息數據的需求。
4.轉變檔案管理模式
中職學校檔案管理信息化建設是將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，為學生提供更加便捷的檔案管理服務，這個建設過程是一個漫長的過程，要將現代科學技術應用到檔案管理中，從而使中職學校檔案管理模式轉變為現代化管理模式。
二、中職學校人事檔案管理信息化建設的必要性
中職學校檔案管理信息化建設，要結合學校的實際發展情況，并利用現代化信息科學技術來對檔案資料進行管理，將傳統的紙質檔案轉變為數字化，實現電子檔案管理，并以信息化手段完成教學檔案的采集、整理、管理、儲存和調動等，實現現代化管理。這也是建設信息化校園的重要內容，有利于提高檔案管理工作效率，實現檔案數據的校內校外共享。
1.中職學校檔案管理信息化建設符合時展
隨著信息化社會的實現，在教育行業也逐漸開展信息化改革，現代教學工作已經和現代信息和科技密不可分，中職學校的教學工作的開展也開始融入現代信息設備，在管理工作中出現了各種教務管理系統軟件，能夠為學生提供更加便利的選課、查課、學籍管理、信息查閱等服務，因此進行中職學校檔案管理信息化建設能夠通過多種形式來存儲檔案信息，并且隨著現代科技的進步，能夠使檔案管理模式不斷地發展更新，使其越來越便利，不管是形成模式還是管理方法都得到了更新。
2.符合現代信息校園建設的必要需求
信息化技術已經被廣泛應用到各行各業中，并且我國已經頒發《全國檔案信息化建設實施綱要》，已經將中職學校檔案管理信息化建設政策性要求，因此在中職學校檔案管理信息化建設中必須要嚴格遵循相關要求，要實現電子檔案統一規范化管理，加強檔案的數字化和數據庫建設，要為相關人員提供便利的查詢服務。
3.檔案的價值最大化
高校檔案信息數據具有非常大的價值，不管是對于學生還是教師，因此將原有的紙質檔案轉變為信息數據，能夠利用現代化信息科技來構建高校檔案信息數據庫，能夠使校內校外的相關部門通過信息手段來查詢相關的檔案信息，能夠使原有的紙質檔案查找更加便捷，節省步驟和時間。同時能夠將檔案信息最大化共享。
4.工作效率提升
中職院校的人事檔案復雜，種類繁多，如果僅僅依靠傳統的紙質檔案人工儲備，不僅需要大量的空間，還需要大量的工作人員。因此實現中職學校檔案管理信息化能夠讓檔案儲存更加高效便捷，并且還能夠更長時間安全得保存，使中職學校檔案管理效率大幅度提升。5.檔案服務更加便捷中職學校檔案管理信息化建設能夠將檔案管理實現數字化，能夠使數據收集更加及時，并且能夠為需要的人員更快速的提供。將檔案信息通過電子設備進行錄入，建立統一的數據庫來儲存檔案信息，能夠使檔案管理更加方便，實現智能化管理。
三、中職學校人事檔案管理信息化建設內容
1.構建完善的檔案數據庫
中職學校想要建設檔案管理信息化需要將原有的資源進行重新構架，需要將大量的檔案資源進行詳細的分類整理，并將其轉化為數字化形式。因此檔案信息化建設必須要將原有的檔案進行良好的整理，想要有效的快速的將檔案進行信息化整理必須要構建一個容量大且安全的檔案數據庫，這樣才能夠將大量的檔案數據通過有效的措施進行整合儲存，數據庫要具備保存、防護、搜索信息的功能，并且要不斷完善數據庫系統，讓其能夠更快速有效的提供相關信息。
2.實現電子文件管理
隨著信息化社會的發展，在人們的日常生活中記錄和儲存信息已經離不開電子文件，尤其是在辦公領域中電子文件已經被廣泛的應用，并且地位越來越重要，在建設中職學校檔案管理信息化的時候通過電子文件來管理，能夠使建設速度快速提高。電子文件具有嚴密的管理體系和科技手段，能夠使檔案管理更加真實安全的儲存。
3.建設檔案管理系統
中職學校檔案管理信息化需要依靠統一完善的信息網絡開展，建設統一的檔案管理系統，對檔案管理信息化建設速度和效率具有重要影響。所以中職學校要根據學校的實際情況來開展檔案管理系統建設，要建立一套完善的符合學校實際情況的綜合檔案管理系統，在完善的檔案管理系統下開展檔案管理信息化建設，能夠更好地應用各種計算機檔案管理應用軟件來推動。
四、中職學校人事檔案管理信息化建設對策
1.加強人事檔案管理信息化領導
要有效開展中職學校檔案管理信息化建設，必須要校內各個領導和部門的配合，因此校內領導必須要正確認識檔案工作的積極作用，通過正確的領導來開展檔案管理信息化建設工作。
2.完善檔案管理信息化基礎設備
中職學校檔案管理信息化建設必須要以學校信息網絡和實際需求為基礎，建設適合學校的檔案管理系統。中職學校在檔案管理信息化建設中具有一定的優勢，中職學校培養的大多是實用性技術性人才，可以利用這個優勢來健全人才團隊，構建和完善校內檔案管理系統。
3.保證資金投入
中職學校檔案管理信息化建設離不開各種現代化信息設備，雖然學?？梢猿邪o專業的企業或機構來實行信息化管理，但是都需要一定的資金投入。所以學校就必須要給予充足的資金投入，以保證學校檔案管理信息化建設能夠順利的進行?？傊?，隨著現代化信息進程不斷加快，在我國教育事業中的應用也刻不容緩，中職學校檔案管理信息化建設不僅符合時展需求，而且也能夠滿足學校管理需求，能夠使學校的相關工作更好的開展，實現校內校外的資源共享，能夠為師生提供更好的服務，讓師生能夠更快速的獲取相關的檔案信息，能夠推動給中職學校的發展，提高社會競爭力。
參考文獻：
[1]佚名.中職學校檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].辦公室業務，2018,No.297(16):72
學校人事檔案范文3
一、學校人事檔案管理模式存在的主要問題
現階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進的地方，一是多頭管理，存在著嚴重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫療衛生等部門。二是管理體系上仍為傳統干部檔案、工人檔案和學生檔案三大類構成。三是管理模式上實行封閉式管理，從維護人事檔案真實性、準確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學校人事檔案作為一種信息源，在學校人才管理中有著它的特殊作用。學校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應存在以下幾個主要問題：
一是學校人事檔案內容信息量少。
學校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務職稱工資材料等十大類材料，內容信息量小、實用性較差，不能適應現階段人才開發的要求。反映個人經歷、家庭情況及社會關系等方面的內容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術專長、心理素質等個性特點的內容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養、選拔、使用人才的實際要求。
二是學校人事檔案管理分散化和非專業化。
體現在各個學校沒有統一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學校還通常根據各管理部門職能的不同，將教師的有關材料分散在幾個部門管理。例如，教務部門管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學校人事檔案管理投入不足。體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致學校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學校人事檔案過度實行內向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學校很難對人事檔案進行信息開發，更談不上與其他單位實現人才信息的“互通有無”。
二、如何建立適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制
我們應該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學校人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質量。同時，要緊緊抓住學校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統一管理，建設區域性人事檔案管理中心，加快學校人事檔案信息化建設，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務社會。
一是建立具有個性的學校人事檔案材料。針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人個性的檔案材料。以教師檔案為例，應補充的材料包括:(l)教師登記表，可反映教師專業方面的基本情況。(2)教師教育教學情況資料，可反映出教師的教育教學態度和水平以及教育教學工作量。(3)科學研究和學術活動情況資料，可反映出教師的學術水平、學術地位和學術研究的歷史。(4)業務進修情況資料，可反映出教師繼續教育的狀況。(5)獲獎和榮譽情況，可反映出教師在社會和學術界的影響和地位。如果教師檔案在原有人事檔案的基礎上，能及時地補充上述材料，就能較全面地、動態地反映教師的教學、科研水平，它有助于學校開展定量化、科學化工作，有助于師資隊伍建設工作的科學決策，有助于提高教師評價的客觀性和公正性，有助于形成高校管理者對教師評價的延續性，有助于在教師中形成良好的競爭激勵機制。
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關鍵詞：醫學；高等院校；人事；檔案管理；信息化
中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）08-0258-02
一、高校人事檔案管理的重要性
高校的檔案管理中的干部人事檔案是研究本校發展歷史經驗的有價值的資料，涉及本校教職工德、能、勤、績等人才管理歷史信息記錄。對于研究本校的學術價值、推動高校的教育可持續發展，與時俱進，發揮著重要的作用。高校人事檔案是高校相關部門對干部給予考查和任用的第一手材料。工作直接影響著本校的發展方向和價值取向?？梢姼咝Ｗズ萌耸聶n案管理工作有著極其重要的作用。
二、目前高校人事檔案管理中暴露出的顯性問題
1.工作人員的準入門檻普遍偏低，工作水平相差較遠。多年來，部分高校對與人事檔案管理工作缺乏足夠的評價和正確的認識。將人事檔案管理工作，偏激地認為不過是簡單的裁剪、裝訂與保存。相對于專業學科上的教學與醫學上的科研，幾乎被忽視。原因就是認為不重要，與教學聯系不大，更不能給學校帶來經濟效益，所以在標準上就會自然地降低要求了——檔案不丟失、信息不被泄漏，人事上的調動升遷查檔屬實足矣。認為人事檔案管理工作誰都能干，誰都會干，所以在人員準入上大大地降低了要求，只要是人踏實，大專以上文化程度就給予考慮和錄用，從上到下對人事檔案管理在理解與重視上存在極大的偏差，最后也就造成了人事檔案管理工作的重要性只停留在口頭上，真的操作起來根本不被重視，聯查時能不要的就省略掉的狀況經常出現。
2.人事檔案管理制度存在但不健全，難落實到位。由于部分高校，在準入機制上就存在底線的降低，在重視程度上大打折扣，在管理人員的崗位職責的制定上模棱兩可，顯得很不明確。在檔案管理的規章制度上，制定得不系統，一些院校在人事檔案管理上，只存在相關的借閱制。部分高校制定了人事檔案管理制度，也沒有教學科研的規章制度完善和規范。沒有規范的制定作保障，人事檔案管理在工作中就會出現很難開展落實的境地，就會制約高校檔案管理工作的長遠、有序發展。
3.管理隊伍需要充斥，人員配備急需解決。高校生源的擴招，這樣高校的師資隊伍也相應地在壯大，使得高校人事檔案數量隨著教職工人員的增多而增加，教職工的進檔劇增，增大了高校檔案管理工作量。由于重視度欠缺，專職人員配備不足，該具備的檔案專業知識和技能不夠，高校專項培訓資金投入疲軟。多數的高校還是存在人事檔案管理人員兼職的現象，這就造成沒有充足的時間和飽滿的精力從事人事檔案管理。最后的結果就出現高校人事檔案滯后性，管理水平低下。對高校的長遠發展產生不利影響。
4.檔案保管硬件設施的安全性不達標。高校檔案管理庫房多與普通辦公室無差別。安排的環境給檔案在保管的安全性上帶來很大的危險性，因為檔案需要長期保留的，在這樣的環境下容易受到高溫和潮濕的損壞，給檔案造成不必要的麻煩。門窗防盜措施欠缺，即使安置了防盜門，在光照和庫房濕度上的注意也很欠缺，沒有按照教育部2003-2007年下發的《教育振興行動計劃》規定配置檔案安全保管的“八防”，使得檔案保管安全性上無保障。
5.管理缺乏現代信息化。據調查，高校人事檔案管理對象普遍還是紙質檔案的實體管理。人員的增加帶來工作上壓力大。沒用隨著信息化發展，啟用高校電子化人事檔案。
按照上級的要求，每所高校都為人事檔案室配備了電腦，但是并沒有很好地加以利用和用于工作上的改進。多數院校用來打印文檔和目錄使用較多。如果要進行本校人事信息檢索查詢，很繁瑣，需要多人，翻閱大量的紙檔案查詢。在人事上出現信息排序篩選、匯總分類上，多數靠人工動筆動手地逐個查對，造成人力的浪費和時間上的浪費?？梢娫诟咝Ｈ耸聶n案管理方面實施信息化管理，勢在必行。具有高效的信息化管理，才能保證高校人事制度改革朝著縱深方向發展。
三、助力醫學高校人事檔案管理水平提高的可操作性措施
1.加強宣傳力度，從上到下提高檔案意識。從高校的主要負責人就要重視本校的人事檔案管理工作，加強宣傳的力度，在思想上，從上到下提高教職工的人事檔案意識。贏得廣大教職工在工作上給予支持和搞好協助工作。主管領導要切實率先垂范，對本校的檔案管理的工作開展情況不定期進行詢問，及時了解現實中存在的問題，并積極與學校主動溝通，求得最佳解決方案。在人員隊伍的組織上，在制度上的建立和健全上給工作的開展以確實的保證。高校在人員配備上，在檔案管理的專業度上給予保證，在檔案管理的物力和財力上給予一定的傾斜，確保人事檔案管理工作的正常運轉和發展。加深檔案管理意識，在高校的人才引進和晉升的制度改革中，積極協助學校提出決策意見，為學校的改革和發展提出可參考的、富具前瞻性的建議，增強高校人事檔案管理的綜合信息服務職能。為高校的穩步發展做出相應的貢獻。
2.建立健全人事檔案管理制度，貫徹落實到位。高校建立本校特色的人事檔案管理制度，力爭將本校的人事檔案管理工作，發展為制度化和規范化。已經建立的制度，由于時展高校的擴招導致人數增多，在管理上難免出現新問題，這就需要認真研究《干部檔案工作條例》，以人事檔案管理略助力高校穩步發展為出發點，對已經形成的各項人事檔案管理制度進行完善和修訂。比如在教職工檔案的接收上，對教師調動檔案的傳遞上，對在校職工檔案的安全保管上，在相關部門對高校職工人事檔案的查閱與檔案材料的收集上，在上級部門聯查對人事檔案管理的審核上等，分環節分步驟地做出詳細的規定，使高校的檔案管理工作有章可循，在真正地貫徹和落實中做到有章可依，使高校在管理上實現規范化。
3.保證人事檔案管理人員素質，提高準入門檻。高校人事檔案案管理人員專人化，確保歸檔、建檔工作人員在時間和精力上的全身心地投入。由于人事檔案管理具有較強的專業性和技術性。在人員準入上提高標準，確保工作人員素養到位并做好培訓和考核。
4.充分利用現代化科技手段，實施人事檔案信息化。精選適合本校檔案信息管理的軟件，更新系統，設置訪問權限，使人事檔案信息公開網絡化。為提升高校發展服務。
5.醫學高校人事檔案管理急需人力資源信息系統的開發。由于醫學高校與其附屬醫院聯系緊密，一些學校編制的教師在醫院上班，而這些教師平時的管理考核也在醫院，這就需要我們在人事檔案管理時要加強與附屬醫院人事科的聯系和合作。隨著醫學高校的不斷發展，學校人員編制類型也進一步細化，有教師編制、科研編制、黨政管理編制和實驗教學編制等。復雜的人員構成給人事檔案管理帶來挑戰，急需開發醫學高校人力資源信息系統來增強實踐性。總之，高校人事檔案管理意義深遠，需要在管理層面上迅速轉型，變實體檔案為虛擬檔案進行信息化和網絡化管理，將檔案管理者發展為高校信息管理員，助力高校健康穩步發展。
參考文獻：
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學校人事檔案范文5
關鍵詞：普通高校成教學生 學籍檔案 重要性
中圖分類號:G473.3 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914（2011）08-099-02
普通高校成教學生檔案真實地記錄了成教學生在校學習情況，是原始性、憑證性的根本依據。成人高等教育是我國高等教育的重要組成部分，普通高校的成人學籍檔案是反映學校教學管理過程和學生在校學習期間德、智、體、能諸方面的原始真實記錄，這項工作非常重要，不容忽視。成人高校學籍檔案以它的數量多、專業領域廣、學習形式多樣化、利用率很高的因素，受到了社會上的廣泛重視。因此做好學籍檔案管理工作對進一步完善學校的教學管理工作，對國家和社會考查和選用人才，對學生學歷的證明都具有非常重要意義。
一、普通高校成人學籍檔案管理存在問題
1.對成人高考報名審查工作把關不嚴。目前，我國已經進入信息化時代，山西省成人招生工作也從2009年開始進行網上報名，從而使山西省已經實現了從報名到錄取的網絡化管理，考生報名和學校招生錄取工作都是在網上進行，大大提高了工作效率，同時也基本上保證了學校的生源質量。但是學校在每年錄取工作結束后并審查學籍檔案時，還是發現以下問題需要引起重視：
（1）存在考生信息檔案與現實不符問題。凡是參加全國成人高考的考生，在學校錄取后應有一張帶有學生本人照片的“考生信息表”電子檔案，這份電子檔案是學生畢業時的入檔材料之一。近幾年來，我們發現有許多學?；蚨嗷蛏俣即嬖谥鴮W生的“考生信息表”與現實不相符現象，如姓名有一個字錯誤或身份證號錯誤等現象。這就說明當時考生參加成人高考報名時，自己沒有認真核對自己的相關信息，而相應的工作人員也沒有把好這一關口。這種現象的出現，會給日后學校新生檔案審查工作、教育廳為各高等院校的新生注冊工作都帶來了很大的困難。
（2）存在專升本學生無?？飘厴I證的問題。按照教育部規定，?？破瘘c升本科的考生在報名時，必須要攜帶具有經過教育部批準的國民教育等系列高等院校頒發的大學?？飘厴I證書方可報考。但是學校在錄取新生后進行再次核查學生的?？谱C件時，還是會發現無?？圃甲C件的學生為數不少，這又說明當時考生報名時各地市招辦的工作人員沒有把好?？飘厴I證書“認證”這一關，這種“偽證”現象的出現又給日后學校和省教育廳的“驗印”工作帶來了諸多不便。
2．對日常學籍管理工作制度不嚴謹。普通高校成人學籍管理是一項十分嚴肅而認真的工作，其工作性質是環環相扣，如果在日常工作中出現不銜接的情況，則會嚴重影響學校其它教學管理工作的正常運行。學籍管理工作是學校教學管理工作的基礎，其工作主要包括：成人高校招生錄取、成績管理、學生檔案管理、學籍注冊管理、畢業注冊管理、學士學位管理工作等，因此所產生的學籍檔案資料也很多?？梢娨凰鶎W校的教學質量高低、學籍檔案質量高低與這所學校所制定的學籍管理制度是否完善有著很大的關系。有些高校還是存在問題，諸如：
（1）學校的學籍管理制度不夠嚴謹。目前有些普通高校的成人學籍管理不夠嚴謹，對成人高等教育工作不太重視。如日常教學工作沒有程序、管理不夠規范、學籍檔案質量不高等。學校只求省事、省力和省時，不求原則、規范和質量，沒有及時督促、檢查、收集相關學籍檔案材料，歸檔完整性不高。這樣在很大程度上又失去了學籍檔案管理的及時性、真實性、完整性和可靠性。顯然也就失去了它日后的參考價值和利用價值。學校這種辦學不夠嚴謹的工作作風在很大程度上影響了普通高校成人高等教育在社會上的辦學聲譽。
（2）對學籍管理沒有實行計算機網絡制度。目前大部分普通高校的成人教學管理工作還是在日常的手工操作上，沒有做到與時俱進和開拓創新。有些高校雖然對于成人學籍管理利用了計算機管理，這樣在注冊等方面大大提高了工作效率，但還沒有實現真正意義上的學籍網絡管理和網絡共享，有的學校函授站較多，對于學生的學籍管理也在很大程度上依靠函授站的管理人員，沒有網絡共享勢必影響了成人高校學籍管理工作效率。
3．對成人學生畢業設計（論文）的要求不夠。普通高校的成人學生大部分是來自不同專業崗位的在職工作人員，他們來學校上學的目的不僅是要獲得學歷，還是想再次給自己“充電”，將所學到的專業知識運用到實踐中去。所以說，高等教育對他們來說是至關重要的學習階段，是吸收專業知識最富有實際意義的時期。尤其是最后的畢業設計或者是畢業論文是檢查學生在校期間綜合培養的重要環節，學校應該嚴格把好畢業設計這一關。然而，有些高校還存在著以下不足現象，諸如：
（1）沒有畢業設計（論文）的講座或教學環節。畢業設計是對學生學習進行全面檢驗的一個重要的教學環節，是檢測畢業生綜合分析能力的最好辦法。畢業設計的具體實踐過程將使學生進一步適應社會的需要。但是有些學校沒有畢業設計的具體教學和實驗環節，對畢業生的考核制度不夠完善。教師對學生畢業設計的指導無章可循，不負責任，不注重考察和培養學生的學識水平和解決問題的實際能力。
（2）畢業設計（論文）的資料收集和保存不完整。不管學生學的是什么專業，最終都要經歷最后一個學期的畢業設計（論文）的調研準備工作。它包括畢業設計（論文）的選題、教師指導、畢業設計（論文）的實施過程、畢業設計（論文）答辯、成績評定等，學校應該將那些公認的優秀畢業設計（論文）收集整理存檔，作為今后的教學研究和教學評估所參考，對于每次指導教師對學生的指導評語等資料都應留存保管，但是有些學校將畢業指導和答辯后的所有資料當作廢紙處理掉，使畢業設計（論文）資料的保存不完整。
（3）忽視畢業生檔案材料的保密管理。全省普通高校成人畢業生的檔案材料不一定要求統一，但是其中至少不能少于三樣材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生錄取政治思想鑒定表，畢業生登記表（其中包括學生簡歷、自我總結、學生成績、學校評語和簽字）。但是我們發現有些學校發給畢業生的檔案材料中只有一份“畢業生登記表”，檔案袋不作密封便直接給學生帶走，沒有絲毫檔案保密意識。致使有不少學生所在單位打電話向學校詢問有關學生檔案的真偽事宜，在很大程度上反映了學校辦學不夠嚴謹、工作態度不夠認真的問題
二、對普通高校成人學籍檔案管理的建議與具體措施
1.對成人高考報名審查要嚴格把關。
（1）把好考生報名審查關口。面對上述種種現象，首先我們建議各城區招辦、各地市招辦應預先對本單位接待報名的工作人員進行業務素質培訓，應委任那些業務精、作風正、工作實、紀律嚴的同志來擔任此項工作。從2009年開始，山西省實行了成人高考網上報名制度，有些人在網上報名時，將自己的姓名或身份證號填寫錯誤。在現場確認時，不僅讓考生按照要求認真核對相關內容，同時還必須要當場給考生本人拍攝照片，如果考生姓名或身份證號錯誤者，工作人員不能給該考生進行確認，真正從源頭上杜絕考生信息檔案不符出現，即把好考生“入口”關。
（2）把好對?？茖W歷“認證”關口。成人高考網上報名結束進行現場確認時，各地市招辦在對專升本考生?？飘厴I證書進行“認證”時要嚴格把關，以防“偽證”現象出現。對于無?？飘厴I證書原件的考生一律不予確認，要堅持“公開、公正、公平”的原則。學校錄取工作結束后，若發現專升本學生的專科證書有疑問，可通過登錄網站省略,（中國高等教育學生信息網）再次進行查詢。一旦確定屬于“偽證”情況，學校必須立即對這些學生進行“退學”處理。要認真做好學校學籍檔案文件管理的完整性。用實際行動打擊社會上的“偽證”現象，確保學校的生源質量和教學質量，真正做到維護普通高校成人高等教育學歷文憑的嚴肅性和權威性。
2．對日常學籍管理工作要嚴格把關。
（1）學校要制定嚴格的學籍管理制度。學籍檔案是反映一所學校學籍管理過程中的真實記錄，是反映成人高等教育發展的見證。作為一所成人高等院校，應把學籍管理工作列入到學校的重要議事日程，因為學校是以學生為本，學生則以學籍為主。若不注重“學籍”管理，學校的其它工作則無從談起。所以學校應結合成人教育特點和規律，制定出具有本校自身特點又要切合實際的學籍管理實施細則。只有這樣，學籍的各項工作才能做到有章可循，違章必究，才能保證成人高等院校學籍檔案管理的嚴肅性。完善學籍管理制度，對提高工作效率，對提高管理者水平，對實現學籍檔案管理規范化、制度化、科學化具有十分重要意義。
（2）及早實現成人學籍計算機網絡管理。高校的一切教學動態和學籍信息對學生來說是一種很重要的信息資源，特別是學生的學籍變動和考試成績等情況應該隨時公布。所以學校應該考慮通過互聯網實現學籍檔案管理共享，使學生和家長能夠在任何地點以最快捷、最方便的操作來獲得他們最關心的學籍和其它方面信息，從而大大提高了教學管理工作效率和學籍檔案利用率，拓展了學籍檔案管理的服務領域，也是高校學籍檔案管理對社會的一種創新服務。
3．對成人學生畢業設計（論文）要嚴格把關。
（1）注重畢業設計（論文）的教學環節。畢業設計（論文）是學生在校學習時期的最后一個教學環節。這個教學環節為四個部分：講座；選題與調研；編制設計或撰寫論文；審閱與答辯。學校應根據不同專業學科的現狀和特點制定出一系列具體科學的管理辦法和考核制度。例如：實驗的基本操作、資料的查閱和整理、實驗工作記錄，論文撰寫注意事項等都應該有明確的要求。應該總結教學經驗和成果，應將每屆的規章制度、經驗和成果以及相關文獻資料立卷存檔，對日后教學研究和學校評估均具有很大的參考價值。
（2）注重畢業設計（論文）資料的收集和保存。畢業設計的教學時數在各門課程中是最多的一項教學內容，是對學生在校期間所學知識的一次檢驗，也是對學生在思維方法和分析解決問題方面的一次較為嚴格的綜合訓練。所以學校應當將學生開始做畢業設計時指導教師對于學生各個階段的評語等留存，對于學生的優秀的畢業設計和優秀論文也應歸檔，因為這些資料也是知識財富，對于今后學生的畢業設計等具有一定的參考和利用價值。
（3）注重畢業生檔案的保密管理。普通高校成人學籍檔案工作是反映一個學生在校期間的從入學到畢業的全部求學經歷，是學校對學生教育做了一個全面的客觀的真實記錄，學籍檔案材料對學校、對學生本人、對社會都具有重要依據和利用價值，學校要認真對待畢業生檔案管理工作，應當本著對學生、對學校、對社會負責態度去做好畢業生檔案整理和保密工作；一定要將畢業生在校期間的全部檔案清點密封后加蓋啟封章，確保學生檔案的保密工作，保證學生檔案材料的完整和安全性。
綜上所述，普通高校的成人學籍檔案管理工作不僅只局限于學校，而且也是整個社會檔案體系的重要組成部分之一，在社會發展中，學籍檔案扮演著十分重要的角色。所以普通高校在成人高等教育的管理過程中，首先要嚴格把好成人高考報名審查“入口”這一關；其次是對平時的學籍管理工作嚴格把關；第三要把好學生的畢業設計（論文）最后一關。只有這樣，才能確保普通高校成人學生的教學質量，確保學籍檔案質量，即確保學籍檔案的真實性，可靠性、完整性和嚴肅性，才能使普通高校成人學籍檔案管理工作為學校、為社會、為學生真正實現它的自身價值。
學校人事檔案范文6
【論文關鍵詞】檔案管理 存在問題認識
【論文摘要】中小學檔案管理工作是學校的重點工作之一，是一所學校科學管理水平的重要標志。學校檔案真實記錄了學校教育教學、學校管理、建設和發展等各方面的工作。建立健全學校檔案，不僅能確保學校管理與建設、改革與發展等方面的工作業績，而且是學校工作決策的重要依據。加強學校檔案建設是時代的需要，是發展的需要，是社會的需要。本文談談中小學檔案管理工作中的幾點認識。
中小學校檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是反映學校各項工作規范化、科學化的重要載體。筆者根據檔案管理的有關要求，結合自身的學習和工作體會，就中小學校檔案管理談幾點粗淺的認識。
一、中小學校檔案管理工作存在的問題
就目前中小學校檔案管理工作的現狀來看，由于歷史和現實的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：:
1、檔案管理人員缺乏。據了解，多數學校沒有專職的檔案管理人員，現有的檔案管理人員一般都是兼職的，且業務水平低下；
2、大部分學校的領導對檔案管理工作認識不足，更認識不到做好檔案管理工作對學校各項工作的促進作用；
3、管理條件不合格。不少學校沒有專門的檔案室(柜)，不具備保管檔案所要求的通風、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，檔案材料隨處散放，保管設備不齊全，直接影響著學校檔案的保管和使用效果。
4、檔案收集很不完整。主要表現為多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多；
5、檔案載體結構單一。受條件和設備等方面的制約，許多中小學校的原始檔案多為紙質打印檔案，仍有部分手工抄寫、頁面規格不一的案卷，而電子、音像、磁盤等介質的檔案卻很少；
二、做好中小學校檔案管理工作的幾點認識
1、建立檔案要有強烈的立檔意識。要有收藏家的心態，視檔案材料為至寶，及時收放保管。如，學生獲獎通知，即使本校學生沒有獲獎，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，并注明本校學生沒有獲獎或未參賽情況。這樣就不會有獲獎漏登之嫌，便于核查。倘若當時認為某材料無存檔價值，也不宜馬上作廢處理，應引入待整理檔案袋小憩。
隨著教育標準化建設的全面展開，檔案管理工作也應更新觀念，加快發展。如何實現檔案管理工作的規范化、現代化，筆者認為:首先，觀念要現代化，即要樹立中小學校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進，要確立加快發展中小學校檔案管理的理念，制訂一整套與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。
第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實現管理科學化、技術現代化，即盡量采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。因為檔案管理工作的技術手段和設備條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。四是中小學校要在“農遠工程”的基礎上，加強計算機檔案管理軟件的開發應用，建立校園網或學校網站，與周邊學?；蛎＝㈤L期的網絡合作關系，逐步實現資源共享，將計算機作為檔案管理的重要工具，進一步發揮學校檔案的重要作用。
2、確立現代化管理意識。提高中小學校全體教職工對檔案管理工作重要性的認識，是做好學校檔案工作的前提。為此，教育主管部門要把檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內容，列入日常檢查、學期常規考核中。各學校要切實加強對檔案管理工作的領導，至少要確定一名副校長分管此項工作。要經常組織廣大教職工認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義做法，扎扎實實地抓好學校檔案工作。必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。根據“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足社會家長和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值趨向，以現念和創新思維來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。同時，要建立起一整套切實可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。要按上級檔案管理部門的要求，設立專職(或指定專人)負責此項工作。
3.規范檔案建設工作。不管學校規模大小，均應選派一名思想素質好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規律和較強業務能力的同志負責檔案管理工作，并制定相應的學習培訓制度，有計劃地培養檔案管理方面的專業人才，逐步中小學校檔案管理人員專業化、固定化。因此，各中小學校一方面要建立健全崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴格按規章辦事。另一方面要專門設立檔案室，所有檔案按文書類、教學類、學籍類、聲像類分別設櫥，配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬)實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。
4.相關檔案要建立聯系，分類歸檔。學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月或按學期收集、整理、立卷、歸檔。在整理過程中，應著重收集本學校形成的文件資料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料等方面的材料。每學期檔案資料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按時間、分類別分別整理歸檔。同時，要根據教育主管部門和檔案管理部門的要求，軟硬件同步推進，在各方面積極創造條件，使學校的檔案管理工作更加完善。
加強中小學校檔案管理工作，逐步建立健全學校檔案，有利于對學校各項工作的正確評估，有利于查找和使用歷史資料，而且有利于學校進行實施科學管理。事實證明，只要努力把學校檔案管理工作做好、管好、用好，就一定能夠發揮檔案不可替代有應有作用。
參考文獻
1：《中國檔案事業簡史》，中國人民大學出版社
