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電子檔案管理辦法范文1
關鍵詞：會計檔案 管理辦法 變革內容
中圖分類號：F233；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）11-0079-01
為規范會計檔案管理工作，統一會計檔案管理制度，財政部和國家檔案局于1984年6月1日聯合了《會計檔案管理辦法》（財預字【1984】85號）；1998年財政部下發《關于印發的通知》（財會字【1998】32號）；于1999年1月1日起施行該辦法。這對各行政事業單位及其他經濟組織會計檔案管理規范化，更好地為社會經濟地發展有依有據，起到了積極的作用。2015年12月11日，財政部和國家檔案局聯合印發了新的《會計檔案管理辦法》，并從2016年1月1日起施行。
一、新《會計檔案管理辦法》實施的意義
就高校而言，舊的《會計檔案管理辦法》已無法適應新形式的需要，主要表現在：1.各高校的會計信息已大量使用會計電算化管理，沒有明確而又統一、規范的電子會計檔案管理辦法，使電子會計檔案管理多樣化。2.各高校由于題科研經費的不斷增加，會計核算量也隨之大增。近些年會計檔案的數量逐年遞增，憑證柜、檔案盒等會計檔案的管理成本也隨之不斷增加。3.國家有關部門根據經濟迅猛發展的新形式的需要，對會計法規、法律不斷進行充實、更新、調整；原《會計檔案管理辦法》已不完全適應會計法規、法律的調整變化。
所以更新舊的會計檔案的管理辦法，適應改革的需要，出臺新的會計檔案管理辦法更是當務之急。新的《會計檔案管理辦法》的實施，肯定了電子會計檔案的法律效力。實現電子化管理；倡導綠色、低碳的電子介質存儲會計檔案，旨在推動互聯網新的經濟快速發展的形勢下，以適應改革發展的需要，優化會計檔案管理工作，使會計檔案管理工作更上一層樓。
二、新的《會計檔案管理辦法》創新及變革部分內容
1.新的《會計檔案管理辦法》，細化了會計檔案組織領導的相關規定，完善了會計檔案的概念和范圍，增加了電子會計檔案的相關規定。第八條對電子檔案管理有了新規定，是重大變革，未來電子會計憑證的歸檔，實現電子化管理。第十二條增加了對接收電子會計檔案的規定，要求單位檔案管理機構接收電子會計檔案時必須對其的準確性、安全性、完整性等進行檢測，符合要求才能接收。將電子會計檔案納入了會計檔案管理的范圍，填補了以往會計檔案管理無電子檔案的空白，增加電子檔案這部分內容，有利于推動互連網經濟的蓬勃發展。
2.新的《會計檔案管理辦法》，允許符合條件的會計檔案不再打印，沒有一味地要求所有的會計檔案都必須打印成冊。這樣做既節約了會計憑證的整理成本和管理成本，又符合國家綠色環保低碳生活的倡導。
3.新的《會計檔案管理辦法》，確立了會計檔案的法律地位，其中第三條增加了 “包括通過計算機等電子設備形成傳輸和存儲的電子會計檔案”的規定，有利于推動電子會計信息數據的挖掘和發展，為政府決策和管理提供便捷有用的會計信息。
4.新的《會計檔案管理辦法》調整了會計檔案的歸檔時間及會計檔案的保管期限。第十四條將會計檔案的保管期限調整為10年、30年兩類，第十六條對會計檔案銷毀進行了修改“形成會計檔案鑒定意見書”。完善了會計檔案的銷毀程序，增加了鑒定銷毀環節。即根據實際鑒定結果銷毀或繼續保存。到了保管期限的會計憑證，經過鑒定沒有利用價值便可銷毀；有利用價值繼續保留。十七條“會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行”。十八條增加“由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷”。銷毀程序嚴格由相關部門互相監督，疏而不漏。
5.新的《會計檔案管理辦法》進一步落實了基層單位管理會計檔案的具體職責。在第五條里增加了規定：“單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案”；第六條刪除了原來的《會計檔案管理辦法》里，會計憑證中的匯總憑證與其他會計憑證、會計賬簿中的輔助賬簿、財務報告中的“包括會計報表附表、附注及文中說明、其他財務報告。增加了半年度財務會計報告，納稅申報表與會計檔案鑒定意見書，這是對會計檔案范圍的界定。
6.新的《會計檔案管理辦法》第二十三條增加了需要移交給建設項目接受單位的憑證有關的規定，更加切合實際，易于操作；二十四條對會計檔案的交接上也增加了“特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交” 充實了會計檔案交接內容。
7.新的《會計檔案管理辦法》第二十七條，二十九條等對會計檔案有其他要求，明確了對違反本辦法規定的單位和個人由“縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門”進行處罰。明確了不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的管理也應參照本辦法。新的《會計檔案管理辦法》適用范圍很廣。
三、新的《會計檔案管理辦法》不完善之點滴
1.新的《會計檔案管理辦法》檔案的保管期限全部延后，其將會計憑證、會計賬簿及會計檔案銷毀清冊等均延期保管15年。在高校，超期保管的會計檔案，占據儲存空間太大，浪費經濟資源比較嚴重。各高校財務處的會計憑證年年遞增，學校的檔案室儲存空間很有限，只有部分的空間是儲存會計檔案的，其他檔案柜無法容放會計憑證。高校各單位按人員配置辦公室，根本沒有多余的儲存空間，存放檔案。只好放在財務處的辦公室或檔案室一部分；放不下的檔案另找存放地點。為了檔案規范化管理，年年買憑證柜、檔案盒等既增加了檔案管理的成本，因存放地點的分散，查找檔案也不太方便。所以筆者認為，只要不牽扯到未結債權債務的憑證，還是按保管期為十五年，就可銷毀。一來可以節約檔案管理成本，二來也可騰出一些存儲空間，放置新憑證，加速周轉，便于查找，提高工作效率。
電子檔案管理辦法范文2
檔案管理工作是企業的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規范化、專業化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發展同步。
現將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。
一、對公司檔案室現存檔案進行了解
作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。
二、對公司檔案室現存檔案進行分類、整理。
通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經驗對檔案室現存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規定前提下，根據公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業的經營管理和各項工作服務。由于現存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。
三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。
具體工作計劃為以公司現有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規定；6檔案保密規定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。
四、根據新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集
在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。
五、 檔案管理辦法試行、修改
在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發現一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。
電子檔案管理辦法范文3
【摘要】本文根據會計電算化檔案的特點,分析了高校會計電算化檔案管理存在的問題,提出了加強高校會計電算化檔案管理的對策。
【關鍵詞】高校;會計電算化;檔案管理
會計檔案是重要的經濟檔案和歷史資料,具有不可再生的特點,它是檢查以前年度發生的經濟工作責任和進行績效評價的重要依據。高校領導在了解學校狀況、預測經費開支、制定事業發展規劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息,會計檔案是高校必不可少的經濟信息資源,具有極為重要的經濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時,不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個新課題,需要不斷深入地研究和總結。
一、高校會計電算化檔案管理存在的問題
(一)會計電算化檔案管理內容不夠完整
目前大部分高校雖已經實現了會計電算化,但由于對會計電算化檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,因此大多數高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案,而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級,而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔,隨著時間的推移,不同版本下的會計數據不能被調用,會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務方式已經制約了會計電算化檔案的利用,更無法適應會計電算化檔案的改革發展。
(二)會計電算化檔案自身存在的問題
1.機制記賬憑證內容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等,但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證,內容不完整,責任不明確。
2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計算機存儲,沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,從而影響電算化系統的正常工作。
3.硬件設施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準,建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,沒有實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。
(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員
會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業知識,又要懂檔案業務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進,對檔案的管理不夠重視,有的高校甚至讓非專業人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時忙于應付,檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財務部門的同志自己查閱會計檔案,有的甚至沒辦任何手續就隨意借出檔案查閱,既不符合會計檔案管理的要求,也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。
(四)會計電算化檔案管理制度有待完善
目前,國家關于會計電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》等幾個文件,僅對會計電算化檔案的基本要求而談,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及,會計檔案的內容增多了,對環境的要求提高了,而很多高校沒有認識到這些變化,認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化,沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度,沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責,也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環境等,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應會計電算化檔案管理的要求。
二、加強高校會計電算化檔案管理的對策
(一)強化領導會計檔案的管理意識
各類檔案設備的購建,專職檔案管理員崗位的設置以及檔案
管理制度的出臺,都離不開單位領導的積極支持。因此,會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規和管理規章,增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面,積極主動地爭取領導的重視、關心和支持,強化領導的會計檔案管理意識,將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經費投入,完善硬件環境,不斷升級軟件,確保會計檔案管理工作順利進行。
(二)提高會計檔案管理人員的業務素質
會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作,計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求,會計檔案管理人員業務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵,針對目前高等學校檔案管理機構中,缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才,不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況,高校領導應重視會計檔案管理人才培養,進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設,不斷提高他們的政治素質和業務素質,使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術,不斷提高會計檔案管理水平。
(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系
國家制定系統的、細化的會計電算化檔案管理辦法,以法規制度的形式加以強制,在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作,是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為,目前高?？筛鶕斦康摹稌嫽A工作規范》、《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系,保證會計電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:
1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質。一般準備三套軟盤循環使用,并設立備份登記簿,登記備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。需要備份的內容包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據,盡量少采用軟盤存儲會計檔案。
2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲介質的標簽上注明軟件的種類和版本號,同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數據輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出,并由記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等相關人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內容、件數、保管人和使用人的登記制度。
3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內,即對所有的會計數據進行雙備份,每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,并貼上寫保護,貼上封簽,存放在兩個不同的地點,并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質檔案,按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構負責人等的簽章才能存檔保管,以明確經濟責任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質檔案并存管理的體制下,可以在紙質檔案的卷內目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址,以相互對照利用。
4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調閱,必須有檔案管理人員在場監督,根據調閱權限,在調閱登記簿中詳細登記調閱日期、調閱人員的姓名和部門單位、調閱理由、調閱內容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調閱或復制會計檔案,應經會計主管人員同意,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。外單位人員來調閱或復制會計檔案,必須持有單位正式介紹信,經學院領導、會計主管人員批準后,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下,使會計電算化檔案得以充分利用。
5.建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制
度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點,在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設別控制管理;要有加密的機內操作日志管理,監督操作系統;要有數據存取權限限制,防止越權使用。對于普通數據,可較大范圍共享;涉及單位機密的數據,僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等,則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。
6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案,由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容,單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時,由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷,并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后,監銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業務的會計檔案,均不得銷毀。
7.建立會計電算化檔案的立卷制度。《會計檔案管理辦法》第六條規定,各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩定性,沒有國家政策的調整,一般不予變更。
8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內容包括:根據內部控制制度的要求設置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責任落實到個人。
9.建立會計電算化系統的管理工作規范。系統的管理工作要采取專人負責制;提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具;強化系統的安全防護功能,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
10.建立會計電算化檔案移交制度。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管。移交時,要按移交清冊逐項移交,接替人員要逐項核對點收,交接雙方和監交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份,交接雙方各執一份,存檔一份。
隨著高校會計電算化的不斷深入,高校應充分重視會計電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題。可以利用會計電算化檔案的數據信息,設計和建立一套高校管理與決策的支持系統,以充分實現會計電算化檔案的再利用。良好的會計檔案管理是保證會計數據安全完整的關鍵環節,也是會計信息得以充分利用,更好地為決策服務的保證。
【主要參考文獻】
[1]財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法.1998.
[2]財政部.會計基礎工作規范.1996.
電子檔案管理辦法范文4
關鍵詞：高等學校 電子信息檔案 規章制度
0 引言
2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》指出高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”高校檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動。目前我國高校檔案管理已經進入信息化、電子化階段，計算機技術和信息技術的大量使用，給高校檔案工作帶來了新的機遇，同時也帶來了壓力和挑戰。如何適應新形勢，對檔案工作進行科學化管理，提高高校檔案管理工作水平，成為擺在我們面前的一個新的課題。本文根據我校檔案工作的現狀談談個人對新時期提高高校檔案管理工作水平的幾點思考。
1 加強組織領導，建立健全各項檔案管理規章制度
高校檔案管理工作是一項綜合性的工作，它涵蓋了高校人事、文件、教學、科研、基建、財務、校產設備、學生學籍管理等多個方面，它的發展變化，是隨著高校的發展一路走來的。要做好這項工作，應該從以下幾方面考慮：
1.1 領導重視，加大資金投入 2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》指出“高校檔案工作由高等學校校長領導”，并賦予其4項主要職責。辦法還規定“遇有特殊情況，應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念，增強檔案意識，了解本校檔案工作的現狀，統籌全校檔案事業發展規劃，把其作為學校管理工作的重要事情來抓。檔案管理工作既是一項基礎性工作，又是一項服務性工作。要做好這項工作，學校領導必須加以重視，應把檔案管理工作列入學校工作的重要議事日程，努力做到“三納入”，“四同步”，即納入學校的計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
1.2 建立完善的檔案管理工作制度 建立系統有序的管理制度，是檔案工作實現規范化管理的有力措施和可靠保證。沒有完善的管理制度，就會導致檔案管理工作始亂終廢。要順利開展檔案管理工作，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規矩辦事。第一，高校檔案機構要在貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規的基礎上，綜合規劃全校檔案工作，擬訂和落實本校檔案工作規章制度，如歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標等，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。第二，高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，保障檔案工作正常、有序地開展。第三，強化檔案行政部門對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查，提高學校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，才能保證高校檔案管理工作高效有序地開展依法治檔，依法護檔，依法用檔。
2 加快檔案信息化步伐，搞好電子信息檔案管理工作
2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》》明確提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的藩籬，突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位。高校檔案信息化建設是以檔案資源建設為核心，以紙質檔案數字化及現行電子文件管理為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數字化的一項重要的檔案建設。隨著辦公自動化、網絡化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機和網絡上辦理，文件管理幾乎可以不使用紙和筆，多采用大量的電子文件。高校電子信息檔案也經歷了一個從無到有、從不規范到規范化管理的過程。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。
2.1 適應文件載體的變化，做好電子文件歸檔工作 以紙質為載體的文件是在文件形成以后，先由文書部門立卷，再交檔案部門歸檔，一般文檔一年歸檔一次，基建等特殊檔案完工年歸檔。經過長期實踐，它已形成一整套嚴格的歸檔制度，它包括歸檔范圍，歸檔時間，歸檔的案卷質量要求，歸檔手續，為高質量檔案的形成打下了堅實基礎。對于電子文件的歸檔，我校采用的方法是：電子文件的歸檔范圍參照本校制定的各單位紙質文件歸檔范圍，并應包括相應的背景信息和元數據。為做好電子文件歸檔工作，檔案工作者提前參與各單位的電子文件形成過程，在電子文件系統的設計之初，檔案工作者必須對電子文件生成系統的軟硬件和數據結構及歸檔、維護等做出明確的規定，以使電子文件能有效地進行歸檔。電子文件歸檔主要采取物理歸檔方式，并可根據電子文件內容與性質的不同選擇網絡傳輸歸檔方式或介質傳遞歸檔方式。各單位在每年文書歸檔的同時進行與紙質檔案相對應的電子文件的歸檔，并按照檔案網絡管理系統中要求的電子文件格式、大小，通過校園局域網將電子文件全文傳輸到“南大之星”檔案網絡管理系統，專職檔案員再進行全校檔案系統整理，編目上架以及開發利用工作。
2.2 適應文件載體的變化，做好電子檔案的安全防護工作 紙質檔案的安全防護工作，只要在檔案庫房內做到排列整齊，按規定借閱，杜絕丟失，防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫，修表加固和字跡恢復等，一般室溫控制在攝氏14度—24度，濕度控制在45%—60%既可。利用計算機技術產生的電子文件歸檔后即形成電子檔案。而電子檔案的載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展、病毒入侵等都會影響電子檔案的安全。做好電子檔案的安全防護工作首先要抓好電子信息存儲載體，特別是磁性載體的安全防護。定期拷貝，對長久保存的電子信息應該拷貝到耐久性好的可寫光盤載體上。光盤應放在盒中直立存放，做到防塵、防變形，避免陽光直接照射，遠離強磁場、熱源，并與有害氣體隔離。一般室溫控制在14oC—24oC，濕度控制在45%—60%。對于經常產生新數據的電子檔案系統，可選用性能較穩定、費用較低的磁帶介質作為數據載體。二是做好數據備份工作，采用軟件備份與人工保護相結合，保證信息安全。三是保證計算機網絡系統運行安全，實行內部網與一切外網的物理隔離，設置登錄限制和使用文件權限的限制，這樣，就可以既保證數據共享，又保證數據的安全。四是預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。在計算機系統安裝高可靠性的防火墻，經常更新殺毒軟件，預防病毒入侵。
2.3 做好檔案信息資源的開發利用工作 檔案是一種信息產品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。根據時展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案利用工作是檢驗檔案管理各項工作的試金石。傳統的檔案利用方式有到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件。現代的檔案利用工作的方式多種多樣，既有以館內閱覽為主體的接待利用，又有檔案展覽、檔案公布、二次文獻出版、網上查閱等利用方式。網絡檔案管理使檔案利用率大大提高，利用計算機及網絡所具有的檢索速度快、傳播速度高、信息量大等特點，給高校檔案的利用工作帶來新的飛躍，利用率提高，范圍也以校風為主逐步向立足校園面向社會轉變。高校檔案館建立了自己的網站，其主要功能是：文件上傳、網上查詢、網上閱覽，實現檔案信息網絡化服務；建立了必要的專門數據庫，如：建立“電子文件(檔案)數據管理中心”，它集中管理網站內各部門的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享；建立“館藏基本目錄數據庫”、“學生成績檔案數據庫”、“學生檔案數據庫”、“人才數據庫”、“重大科研成果數據庫”等，為利用者提供了直觀、快捷、開放的檔案信息服務，也符合2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》中規定的高等學校檔案機構應該面向學生開展服務的重要體現。
3 提高業務素質，加強檔案管理人員的自身建設
檔案管理是一門綜合性的學科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學方面的知識，還要具備計算機應用、復印等技術方面的知識。2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》要求高校檔案工作人員應當“具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能”，突出了國家人才興檔、科學管檔的決心。在當今飛速發展的信息時代，作為檔案管理工作者，如果僅僅站在傳統的手工操作管理模式上，就不可能滿足現代檔案工作的要求。只有把工作著力點放在數字化管理和網絡化資源建設上，才能使檔案工作越來越科學高效。因此，檔案管理工作者必須做到：
3.1 加強高校檔案工作人員的職業道德教育 檔案管理工作是一項服務性很強的工作，是為高校的全面建設事業服務的，檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。首先，在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業精神，有高度的責任感和榮譽感以及正確的行為規范。熱愛本職工作，忠于職守，既有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度，又有耐得住寂寞、樂于奉獻的工作精神；既有扎實的檔案管理的理論知識和檔案管理的基本技能，又有不斷更新知識的意識和行動；既有不斷創新的意識，又能全面掌握辦公自動化技術，將現代化科技手段和先進操作管理技術熟練運用于高校檔案管理工作中。同時，檔案工作工員要牢固樹立“服務第一”，一切服從、服務于學校中心工作，全心全意為教學、科研和各項管理工作服務的思想，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創造性地開展工作，充分發揮檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高檔案的服務水平。服務過程中要做到態度熱誠，細心周到，百問不煩，用滿腔熱情做好自己的工作。
3.2 提高檔案管理工作人員的業務素質 檔案管理工作專業性強，同時也是一門科學。處于信息化社會的今天，要提高高校檔案管理水平，關鍵是要形成一支高素質的專業隊伍。作為學校的檔案管理工作人員，不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。這就要求檔案管理工作人員應該是既懂得檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構的高素質“通才”。這就要求檔案工作人員的素質培訓工作應該著重在提高檔案工作人員的管理能力、創新能力和對新技術的吸納、整合能力上下功夫。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育，要將培訓內容與實際工作相結合，針對不同崗位人員的工作職責和素質要求，制定相應的培訓方案，加大計算機知識的培訓力度，強化與圖書館學、情報學等相關學科的聯系，重視網絡知識的運用，并適當設置檔案專業的課時，傳授有關檔案工作的新知識、新技術、新技能，使檔案工作人員及時了解檔案界的研究動態、檔案工作的發展趨勢及現代信息技術在檔案工作中的運用，進一步拓展學習領域，更新知識結構。
綜上所述，實行檔案全方位綜合管理，使檔案專業人員無論是在職業道德、業務素質方面，還是在管理、服務工作等方面，都能做到人無我有，人有我優，人優我新，使高校檔案工作始終順應時展，符合時代要求，把檔案工作提高到一個新水平。
參考文獻
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電子檔案管理辦法范文5
關鍵詞：會計電算化檔案 問題 對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（a）-0188-01
現代電子信息技術飛速發展，會計電算化取代手工記賬已成為會計工作發展的必然。應用計算機技術代替人工記賬、算賬、報賬等會計信息處理，在現實經濟運行工作中已廣泛應用，從而形成了大量會計電算化檔案。如何做好電算化會計檔案的管理工作，使其發揮更大作用，是擺在檔案工作者面前的新課題。該文就電算化會計檔案的特點，分析電算化會計檔案管理工作中存在的問題，提出了幾點改進措施。
1 電算化會計檔案的內涵及特點
電算化會計檔案是經濟活動中形成的記賬憑證、賬簿、財務報告等真實歷史記錄和重要憑證，它包括存儲在電腦硬盤中的會計數據、磁性介質或光盤存儲的會計數據以及電腦打印出來的書面形式的會計數據。具有嚴格的平衡性、時序性和嚴肅性，不能隨意篡改?！稌嫏n案管理辦法》規定，采用電算化進行會計核算的單位，應當保存紙質打印的會計核算材料。具備使用磁盤、光盤等電子信息技術保存會計數據的單位，應按照國家業務主管部門統一規定，報財務部、國家檔案局備案。電算化會計檔案與紙質會計檔案不同，有其自身的特點，主要表現為：（1）存貯范圍廣泛。電算化進行會計核算產生的檔案存貯范圍廣，它不僅要保留傳統意義上的紙質檔案，還必需保留存貯在計算機硬件上的會計數據以及存儲在磁性介質上的會計信息，如程序開發設計說明書、用戶操作規程、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式等，即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。（2）載體形式多樣。電算化會計檔案的載體形式發生了改變，經濟管理活動中形成的會計憑證、帳簿、報表等數據，不但以電子信息的形式存貯于光盤、硬盤等載體上，還要以打印輸出的紙質載體形式存在。磁性存貯介質在會計電算化工作中的運用，使會計檔案管理工作更加方便、快捷、高效。（3）安全存貯嚴格。電算化會計檔案以紙質文件材料與電子文件材料并存的形式存在，檔案內容不僅有打印輸出的傳統的紙質檔案，還有以磁性介質或光盤為載體的電子檔案，而這些磁性介質、光盤極易受磁場、有害氣體、灰塵等外部環境的影響，加之，具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時又受載體質量、存儲信息有效期等條件的影響，對會計電算化檔案的安全存貯嚴格，要求存放空間具有防火、防潮、防凍、防熱、防塵、防磁、防盜等相應措施。
2 電算化會計檔案管理工作中存在的主要問題
（1）對電算化會計檔案管理工作不夠重視。目前，大部分單位領導和會計人員對有效管理電算化會計檔案缺乏經驗，重視程度不夠，只將打印出的紙質會計文件材料歸檔，沒有將電算化會計工作中形成的電子信息備份存儲在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的系統性、完整性。（2）對電算化會計檔案管理缺乏技術方法。電算化會計檔案不具備紙質會計檔案的直接利用性，對其進行歸檔、保存、數據利用等必須在特定的計算機軟、硬件系統環境中進行，可是，許多企、事業單位缺乏利用電算化會計檔案的技術、方法和意識，沒有將會計系統軟件及版本很好地保管，造成會計系統軟件升級后，會計數據丟失、損毀甚至不能被利用。（3）對電算化會計檔案管理缺乏資金投入。按照會計電算化工作規范、辦法，運用電算化進行會計核算的單位及部門，應保存打印出的紙質檔案和電子檔案?？墒牵恍﹩挝粚﹄娝慊瘯嫏n案管理缺乏資金投入，硬件設備不足，沒有電子信息存貯設備、沒有高清打印機，致使會計檔案達不到規定的保管期限，電算化會計檔案管理“雙軌制“難以實現。（4）對電算化會計檔案管理存在安全隱患。雖然電子信息技術便捷高效、功能強大，但存在安全隱患。
由于計算機技術對會計數據非法修改可以不留痕跡，這種通過現代技術手段實施偽造、篡改及銷毀會計檔案數據等現象，具有很強的危害性、隱蔽性，利用計算機舞弊發現的難度大。加之，在互聯網技術廣泛應用的今天，網絡信息容易被泄露、竊取、非法篡改。所以，沒有健全的電算化會計檔案管理制度，又不配備專門的管理人員，極易造成會計檔案的人為破壞和自然損壞現象。
3 改進電算化會計檔案管理的對策
（1）加強電算化會計檔案管理的宣傳力度 。要提高社會及領導對會計電算化檔案管理的意識，需要通過廣播電視、報刊、設置宣傳欄等渠道，宣傳電算化會計檔案管理的法規、規章及國家的財經紀律等，并積極主動地爭取單位領導的重視和支持，強化領導對電算化會計檔案管理的認識，切實其列入工作范籌，增加設備經費投入、制定管理制度、配備專職人員，不斷改善軟硬件設施及環境，確保電算化會計檔案管理工作有序開展。（2）加強電算化會計檔案管理的信息化建設。首先，應加大資金的投入，購置適用的軟、硬件設備。由于使用不同的系統軟件形成的會計數據的結構有可能不同，致使利用會計檔案時產生不能被調閱或者意想不到的失誤。因此，應用電算化進行會計核算的單位，除了保存各種版本的會計檔案和備份數據外，還應保存相應版本的會計電算化系統軟件。為了確保會計電算化檔案的真實性、完整性和有效性，使打印出的紙質會計檔案達到規定的保存期限，應配備高清打印機，作為輸出紙質會計檔案工具。另外，應配置適宜安全保存檔案的專用庫房，并配備防盜、防磁、防火、防潮、防有害生物危害的必要設施，以便及時監測、調整、保管利用。（3）加強電算化會計檔案的業務基礎建設。由于存貯在磁性介質或光盤上的電算化會計檔案信息易損毀且不可恢復，在未打印成紙質會計數據材料前，應進行“雙備份”，并及時打印輸出，要定時進行檢查、復制，防止因磁性介質損毀造成會計數據的不完整，及時歸檔設立備查登記簿，以便利用查考。
對電算化會計檔案的各項數據要規定不同的使用權限，同時要建立嚴格的立卷、歸檔、保密、保管、借閱、利用、網絡安全等審批制度，確保檔案齊全完整、安全妥善保管。
參考文獻
[1] 財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法.
電子檔案管理辦法范文6
一、健全組織機構
為切實加強對檔案工作管理，將檔案工作列入了2014年重點工作，成立了由局長任組長、分管領導任副組長的領導小組，配備熟悉業務工作的兼職管理人員，及時解決了檔案工作的困難和問題。組織學習《檔案法》，國家檔案局8號令、9號令。通過多種形式的宣傳學習，提高了廣大職工的檔案意識，建立了一支由股、所組成的檔案管理網絡隊伍，營造了一個重視檔案管理工作的良好氛圍。
二、強化制度管理
根據《檔案法》及《實施辦法》等相關規定，認真貫徹執行檔案管理的法律法規和規章制度，建立健全了檔案管理的各項規章制度。包括收集、整理、保管、鑒定（含銷毀鑒定）、統計、利用及歸檔范圍、檔案保管期限表、分類方案及各種專門檔案、電子文檔管理的制度和辦法，按規定進行了上墻。
三、強化基礎設施
自移民搬遷后，局領導非常重視檔案管理工作，按要求建立了專門檔案庫房，購置了檔案柜，安裝了防盜設備，空調設備、有防火、防光、防蟲、防有害氣體的消毒殺蟲設備和藥物，做到了檔案員辦公室、檔案查閱室和檔案室“三分開”，庫房內存放檔案裝具樣式、規格及質量符合國家標準，有數量充足、質量較好的檔案專用柜，對機關形成的檔案實行集中統一管理。
四、強化檔案管理
按照歸檔范圍和歸檔制度要求及時將各股室移交的檔案資料進行歸檔。歸檔文件的質量符合有關規范要求，書寫材料適宜檔案的長期保存，文書檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案及形成的各種光盤、磁盤信息等齊全完整。按照《縣重大建設項目檔案管理辦法》的規定，本規定所稱縣重大建設項目（以下簡稱項目）是指縣政府確定的重大建設項目及投資額在500萬元以上（含500萬元）的建設項目，我局無項目涉及。按照《向家壩水電站庫區移民檔案管理辦法》和民生檔案管理辦法，并結合我局實際，將形成的檔案歸入了本單位的文書檔案進行統一管理。
五、檔案管理不足方面
