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檔案分類管理范文1
檔案的分類問題一直是受到廣泛關注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數量、形式還是內容方面都有了較大的變化，現代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經無法滿足現代檔案管理的需要了，也不利于開發檔案的信息資源。為此，人們必須創新檔案管理方式，該文為學校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強檔案管理的措施。
1 學校檔案分類中存在的問題
在以往的學校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學校里各類型文件材料種類和數量的增加，實際要進行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導，以全宗管理的方法很難將這些專業檔案管理妥善，因此，各學校在檔案劃分標準和管理方法上有很大的差異[1]。有的學校將全部關于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現代化以及信息化發展，也影響了檔案庫的建設。
2 增強學校檔案實體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對檔案管理的重視度，學校應該重視宣傳和教育我國檔案相關法律法規，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認識。還要加強有關檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發展檔案信息化建設，積極收集保管好檔案資料，并轉變檔案管理的思想觀念，將被動服務的觀念價值轉變為主動服務的觀念價值。
2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理
在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進行全面的分析，從源文件、內容、時間、文本、形狀等方面進行價值考慮，全面預測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進行分析，這種效益指的是檔案發揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進行保存，并努力平衡財力和義務。
2.3 增強檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數學校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內容上可能會有所關聯，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業類檔案進行分類時，其類目設置不宜過細，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強學校檔案管理的方法
3.1 應用計算機信息檔案管理技術
計算機信息技術為檔案的分類和管理方法提供了更科學，更先進的使用條件。計算機的分類搜索工具，允許檔案館在進行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩定有序。簡化套裝檔案的數量，并建立一個統一的系統參考編號，并通過檢索系統，將歸檔的同一主題的檔案聯系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進行實體檔案管理
學校在進行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規律的。由于近些年各個學校規模的擴大，其職能部門也越來越多，為了保證學校檔案管理能夠跟的上學校的發展速度，在設置“部門”分類時，可以按組織機構的類別進行劃分，比如將黨務組織、各群體團隊性部門等統一劃分為黨群類；將學校行政各職能部門劃分為行政類；將學校各二級院系統一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關黨務工作或行政管理的臨時機構，可以按其掛靠部門進行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應該單獨進行分類。
檔案分類管理范文2
一、確保分類體系具有思想性
檔案分類就是依據一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區分，并形成相應的體系。檔案分類體現了人們對檔案的基本認識，是人類主觀意識的反映。
首先，要充分體現依法治檔的理念，中學學校檔案實體分類的體系結構、類目設置、序列編排要以《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施條例》等法規標準為依據，從實際出發，突出教學、學籍等檔案在中學學校檔案中的中心地位，強化行政、管理、安全、思政等各類型檔案的管理，使檔案工作科學、真實地反映學校管理工作全貌，全面系統反映新時期中學職能活動的新情況、新特點。
其次，要充分體現綜合性，學校檔案的分類體系是一項系統的工程，特別是面向中學具有普遍適用性的分類體系，涉及面廣，包括法律、法規、規章、技術標準、實施細則等多方面內容，并且要將檔案基礎標準、業務工作組織標準、管理工作程序標準和現代化設施技術標準準確應用到實踐中，使之符合高等學校檔案工作的現實需要和長遠發展。
再次，要確保具有操作性。我國檔案工作已經形成了以《檔案法》及其實施辦法為核心，各行業檔案管理規定為主干的法律體系，成為檔案工作的宏觀、原則、概括的導向，確立了檔案工作的基本目標。對于中學學校檔案工作來說，除了宏觀的導向外，還必須根據學校檔案工作的規律和特點建立具有操作性的工作規范，為中學學校檔案工作的開展提供微觀、具體、量化的保證。對于檔案分類來說，就是要在《中國檔案分類法》的指導下，堅持整體性、結構性、層次性、有序性、開放性的原則，擬定中學學校檔案的分類方法。
二、增強分類體系的科學性
科學性主要體現在兩個方面，一方面是從實踐的角度來看，要實事求是，符合學校檔案工作的實際；另一方面是從理論的角度來看，要遵循檔案基礎理論和形式邏輯原則。兩個方面要有機地結合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力爭實現分類表的全覆蓋。
首先要形成科學的概念體系。采用“學校檔案”這一具有綜合性的概念，學校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬學校檔案。中學學校檔案以中學全部檔案為對象，按照不同類型檔案形成的領域范疇以及特點，將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。
其次要把握檔案的形成規律和內容、特點，確定統一的實體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業務性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法――教育檔案分類表》（即信息分類）體系的協調。再次，確立科學的類目體系。類目設置必須有相對穩定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內不隨意改變，在類目名稱、檔號模式、標識符號等方面，力求做到準確、簡明、易懂、好記。
最后，類目排列，檔號結構的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到中學學校檔案記述和反映事物的本質屬性和非本質屬性的不同，嚴格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。
三、提高分類體系的適用性
首先，要具有適度的靈活性。中學具有多樣性的特點，不僅分初級和高級中學，還分普通中學和職業中學等。因此，中學學校檔案的分類體系在強調宏觀和總體原則統一的同時，采用多元、靈活的處理方法，照顧不同類型、規模、層次院校的特點。各?？梢栽诳偟姆诸愺w系基礎上，根據檔案工作的實際情況和發展水平，給各校在類目設置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。
其次，要具有較好的包容度。根據中學學校檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，可以初步將學校檔案分為黨群、行政管理、教學、科學研究、產品生產與科技開發、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會等10大類，在此基礎上對每一類檔案進行二級分類，根據檔案的數量確定分類的層次。
檔案分類管理范文3
摘要：圖書館蘊藏著大量的歷史與文化，是重要的文化資源，大學圖書館作為大學生學習與尋求知識的重要場所，只有大學圖書館在得到有效分類管理下，才能確保大學生在閱讀，尋找資料過程中更便捷、準確，本文主要對當前大學圖書館的分類管理現狀就行了分析，就大學圖書館的分類管理模式提出了一些建議，希望能夠對大學圖書館有所幫助。
關鍵詞：大學圖書館；分類管理；管理模式
隨著知識經濟時代的到來，人才競爭日益激烈，我國加大了大學教育投資，尤其是各校圖書館的建設，大學圖書館對于學生綜合素質提高有著重要意義，但由于圖書館內圖書類型增多、資料形式多樣化等，所以在管理上存在很大困難。為了確保圖書館的有序管理，應該進行科學合理的分類管理，為大學生在圖書館閱讀過程帶來便利，充分發揮圖書館的育人作用。下文將從圖書館的分類管理現狀出發，分析存在的問題，進而提出有效解決措施。
一、國內大學圖書館分類管理現狀
分類管理作為圖書館的重要工作內容之一，由于圖書種類不同、內容不同、材質不同、形式不同，在圖書館內的擺放與保存方式不同，所以需要通過分類管理來方便大學生的閱讀與使用，也可以方便圖書館工作人員的工作，更好的保護書籍，提高圖書館的管理效率。目前，國內的大學圖書館已經逐漸使用分類管理的手段，比如說，隨著互聯網與計算機的全國普及，圖書不僅局限于紙質圖書，還包括無紙化書籍、資料，所以，學校根據材質不同，構建了圖書閱讀室與電子書籍閱覽室；根據書籍的歷史年代不同，很多大學圖書館進行了年代書籍分類，按照作品形成時間分類，可以讓學生迅速查找到所需年代的書籍資料；根據圖書、資料的重要性進行分類，因為很多書籍、資料具有重要的參考價值，需要妥善保管與收藏，而報刊雜志是更新替換頻繁的，所以應該根據資料使用、保存特點進行合理分類。由于大學包含了多個專業與學科，為了方便學生查找專業需要資料，圖書館工作人員通常都會根據不同學科內容進行分類。
在完成以上分類的基礎上，大學圖書館工作人員還會根據出版時間對圖書進行分類、排序，讓大學生更方便查找、閱讀書籍，同時也為工作人員的有序管理打好重要基礎?，F下，很多大學圖書館已經使用電子條碼，通過計算機與互聯網來更妥善的完成圖書分類管理工作，提高圖書館服務與管理效率。
二、大學圖書館的分類管理存在問題
盡管，大學圖書館在管理上已經做出了諸多改革與調整，但是分類管理還存在很多缺陷，需要不斷完善，主要體現在以下幾點。
（一）重要歷史書籍保護措施不健全
現在大學圖書館對書籍資料的管理主要側重于大學生經常使用的學科專業資料和報刊雜志類的日常用書，對具有收藏與保護價值的歷史性書籍、重要檔案文獻等還缺乏有效健全的保護，尤其是年代久遠的紙質書籍，經過多年流傳，很容易受到破壞。學校按照常規書籍資料進行擺放、管理、保護，而不進行特殊管理、保護、清潔，就會導致學校內大量歷史性資料、珍貴書籍資料受到損壞，造成了大量歷史資料缺失，影響大學圖書館的可持續管理模式建成。其中還包括學校的珍貴歷史檔案、教學資料等，往往從辦校開始就保存下來，由于沒有進行合理分類管理，資料較多，導致查閱困難，失去其參考意義。由于缺乏健全的重要資料保護措施，會導致學校歷史不完整，某些專業領域發展受影響。
（二）不利于引導讀者進行自助閱讀
大學圖書館往往都會根據書籍出版年限進行二次分類管理，但大學圖書館的書籍借閱量和圖書實際出版時間關聯并不大。因為很多大學生在借閱書籍時，往往只了解所需要書籍的大致內容、信息，對書籍出版日期并不是很清楚，所以學生很難利用出版日期尋找到所需要的書籍。通常讀者對書籍資料閱讀比較集中，且有針對性，比如說建筑專業學生在借閱書籍時，往往與自身專業相關，但是學校將書籍按照出版時間分類，學生在查找所需專業書籍時就因為比較分散，很難快速查找到。
（三）還未全面利用條碼管理技術
圖書館由于藏書較多，所以在管理上難度較大，條碼管理技術作為信息技術發展的產物，也逐漸運用到大學圖書館的分類管理中，可以運用計算機系統來幫助學生完成自助或是半自助的書刊準確查找，可以掌握書刊擺放在圖書館的準確位置，從而迅速獲取所需書籍，大大提升了圖書館的分類管理效率。但目前大學圖書館的條碼管理還未完全使用，條碼管理技術還未全面運用到學生自主借書閱讀上，因為圖書借閱人數多，學生在查閱后不一定會擺放在原位，所以掃描管理技術并不能在實際運用中迅速、準確找到書籍資料，只能作為人為管理的重要輔助工具。
三、構建圖書館分類管理模式的有效措施
為了提高大學圖書館的管理效率，確保大學生可以自助迅速查找借閱到所需書籍，學校需要構建科學合理的圖書館分類管理模式。
（一）對歷史悠久、珍貴的書籍采用特殊保護管理
大學圖書館在進行分類管理時，應該將歷史悠久、珍貴的書籍進行特殊保護與管理。建立專門的收藏室，確保室內干燥，書籍不會受潮，定期對書籍進行清潔與檢查，對于有破損的書籍或是學校珍貴檔案要進行及時修復。對于此類珍貴材料，圖書館可以將當中的信息、內容錄入到計算機中，讓需要查閱的學生通過電子閱讀方式來完成無紙化閱讀，不損害到書籍?；蛘邔Υ祟愘Y料進行復印備份，供學生參考閱讀。對于學校的珍貴教學資料，圖書館工作人員應該定期搜集，然后進行匯總、分類、管理，并將所有材料按照學科、時間進行分類，并將此類資料進行單獨保存，方便查閱與收藏。
（二）根據學生實際需求進行合理分類管理
大學圖書館的建設目的是為廣大師生提供閱讀、參考的書籍資料，所以應該根據學校的教學需求、學生實際需求進行合理分類管理。首先，應該根據書籍種類分類，報刊雜志類、學科專業類、百科知識類；其次，應該再進行詳細劃分，比如說學科專業類，大學專業很多，學校圖書館應該根據學科不同，將專業性指導用書按照學科分類，像是建筑類、經濟類等等；然后再根據學生的借閱集中度進行劃分，將熱點書籍放在比較顯眼的地方，讓學生可以迅速找到，而將使用較少的書籍則可以擺放到書架底部或是頂部。通過這樣層層劃分，讓學生能夠節約查找時間，并實現圖書館的有效分類管理。
（三）提高學生圖書分類管理意識、落實條碼管理技術
由于學生在閱讀完書籍后，大多都隨手擺放，而不是歸還到原始位置，這導致條碼技術一直未能落實到圖書館工作中。所以，學校應該注重提高學生的圖書分類管理意識，養成良好的還書習慣，在規定時間內，將書籍擺放到原本位置，可以讓條碼管理技術得到運用、落實，減少圖書館的分類歸檔工作量，方便學生后續閱讀，方便管理人員工作，學生可以通過條碼掃描就了解書籍具置與相關信息，大大節約了查找與管理書籍的時間。
四、結束語
大學圖書館是大學生課后學習的重要場所，是學生獲取知識的重要途徑，為了全面提高大學生文化素質，很多大學都建立了自己的圖書館。由于藏書較多，為了更有效為學生提供服務，學校應該進行合理的分類管理。注重歷史久遠書籍的保護，更要按照學生實際需求進行合理分類，采用新的信息技術來減少圖書館管理的工作量。（作者單位：貴州財經大學公共管理學院）
參考文獻：
[1]方敏.高效圖書館檔案的分類管理與分級實施[J].黑龍江檔案，2008（3）
[2]方平.ABC分類法在圖書管理中的應用[J].科技資訊，2009（16）
檔案分類管理范文4
對風險分類重要性認識不到位
長期以來，由于受“重經營、輕管理”的思想的影響，部分農村信用社對五級分類的重要性缺乏認識，沒有把五級分類同風險防范、改善信貸質量和提高自身效益聯系起來，只是把它看成是一項簡單的統計工作?；ù罅康臅r間、人力、物力進行農信社貸款五級分類只是為了應付上級檢查，并不在意分類的結果，使分類工作沒有發揮它應有的作用。
基層農村信用社信貸管理人員的素質偏低
近年來，農村信用社雖然進行了機構改革，但人員年齡偏大，新進高素質人員少，整體學識水平低，而貸款風險分類是以風險控制為中心的動態管理機制，客觀上要求認定人員必須全面、認真、準確地了解、掌握、分析與貸款有關的全部定性和定量因素，包括借款人的財務狀況、現金流量、行業定位、發展趨勢以及擔保、抵押情況等等，而素質低的分類人員難以滿足這一要求，影響了分類的準確性、權威性和嚴肅性。
信息資料的缺乏，影響了分類的準確性五級分類管理要求與貸款檔案管理緊密結合，為借款人建立完整的檔案。事實上由于以前對信貸檔案管理不夠重視，造成信貸檔案資料殘缺，有的借款人根本沒有任何檔案資料;加之，農村信用社小額農戶貸款筆數多、金額小、分布廣，非財務資料難以保證其真實性、有效性;另外，銀行間的激烈競爭給少數企業以可乘之機，他們利用銀行間的競爭提供虛假的檔案資料，騙取貸款，有些經營困難的企業甚至不報報表，造成信貸檔案資料失真，影響了分類結果的真實性。
貸款質量信息時效性滯后，動態監測不到位
目前農村信用社貸款大多實行“一月一定，按月調整”的分類方式，而且進入不良類別的分類結果要層層認定，最終決定后已經具有滯后性;再者，當前經濟形勢瞬息萬變，各行業的經營狀況也會因大局勢的影響而變化，一個季度內企業的經營狀況有時就會有很大的變化，因此這種按季分類的方法沒有體現五級分類作為一個連續、動態的過程對農村信用社的信貸資產起到實時監控的作用，不利于作為監管檢查和宏觀決策的依據。
五級分類工具軟件不成熟，手工操作工作量大
目前，大多數農村信用社五級分類依靠手工操作，因分類的資料多，動態調整次數頻繁，手工操作工作量大且準確性差;雖然有的地方信用社運用了分類操作軟件，但也受到技術方面的限制，造成統計口徑的差異，影響了五級分類管理。
分類管理不到位
主要表現在對五級分類人員的管理、分類偏離了考核，激勵機制的未建立，造成分類管理敷衍了事，時常出現錯誤，有的干脆不進行動態調整。
為了進一步提高貸款五級分類的管理水平，達到控制風險的目的，筆者提出以下建議：
一是提高對貸款五級分類工作的認識。國家全面推行貸款五級分類工作就是為了徹底認清貸款質量和風險程度，發現貸款發放、管理、催收工作中存在的問題和不足，改善信貸管理，防范和化解資產風險，提高銀行經營水平。
二是加強基層信貸管理人員的培訓，提高分類人員的業務素質。一方面是對現有信貸管理人員有步驟、有針對性地開展業務培訓，特別是要加大信貸管理人員對《貸款通則》、《合同法》、《擔保法》等金融法律法規的培訓力度;另一方面是向信貸管理隊伍充實高素質的人員，進而達到提高貸款管理水平、防范信貸風險、控制信貸風險的目的。
三是盡快加強和完善信貸登記咨詢系統的功能。人民銀行應把所有貸款企業和個人的一切資料記錄在案，增加透明度，使所有銀行達到資源共享，進而獲得貸款企業的真實情況和真實資料，為分類工作提供真實的原始資料，提高分類結果的質量。
四是調整分類期限，把分類工作日常化。建議各行改“一季一定”為適時調整，提高五級分類的時效性。同時給基層信用社分類人員以充分的自主權，取消上級聯社及銀監部門對五級分類工作的干預和對不良貸款基數的鎖定，使分類結果能及時、真實地反映現有資產質量，為上級行和有關部門提供真實可靠的決策依據。
檔案分類管理范文5
關鍵詞：檔案管理系統 檔案借用 檔案歸還
中圖分類號：TP314 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)07-0215-01
1、引言
隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對員工檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點。
2、系統功能分析
本系統主要任務是對檔案進行分類和分柜管理，還可進行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權限管理功能。其功能主要有如下幾項：
(1)密碼和權限管理功能，不同權限的用戶具有不同的操作權利。
(2)應用程序與數據卡服務器連接配置功能，用于在應用程序中配置SQL Server 2000數據庫服務器名和檔案管理系統數據庫名。
(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。
(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號、檔案柜名稱、備注。
(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、檔案柜號、檔案人姓名、檔案人工號、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數、附件件數、附圖張數。
(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。
(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。
(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。
(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。
(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。
3、系統主要窗體詳細設計
3.1 檔案管理窗體設計
檔案管理窗體是檔案管理系統的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會顯示在樹狀檢視元件TreeView對象的檔案分類節點下。雙擊檔案分類名，程序自動從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動填寫為檔案分類記錄中的對應字段值。與創建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對應“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。
3.2 數據記錄組合查詢窗體設計
本系統具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數據記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數查找條件記錄。參數查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對象中刪除該記錄。添加好參數查找條件后單擊“查找”按鈕，執行查詢操作。也可以單擊“全部數據”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對象，與ImageList搭配使用，在每一個列表項前可以顯示圖標。查找條件列表使用了ListView控件對象，它可以實現資源管理器右半邊的四種顯示方式。
3.3 檔案借用和歸還窗體設計
當“檔案借用和歸還管理”窗體開始時，檔案編號文本框處于不可編輯狀態，單擊“增加”按鈕，檔案編號文本框處于可編輯狀態。在檔案編號文本框中輸入想借用的檔案編號，并且自動啟動過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會自動填寫檔案名稱字段值。此時才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號在檔案信息表中不存在，當然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。
4、結語
該檔案管理系統給預拌混凝土企業的管理工作帶來了極大的方便，為企業檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個部門的工作效率、技術水平和管理服務水平。
參考文獻
[1]張增強.Delphi7實用教程.第一版第三次印刷.北京:中國鐵道出版社,2003.5.
檔案分類管理范文6
關鍵詞：中職學校 文書檔案 管理工作 現狀分析 對策研究
中圖分類號：G63 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）01（a）-0171-01
對于整個中職學校來說，文書檔案工作是每一個職能科室工作中所必需的工作。學校通過文書檔案工作來整理每一份文件，并對其進行周期性地處理。文書工作和檔案工作是相輔相成的，前者是基礎，后者是延續和發展。就目前中職學校的情況而言，中職學校必須在文書檔案管理工作上下功夫，通過不斷地提高工作水平，及時為各職能科室提供完善的檔案信息，從而滿足學校各方面的需求，適應當前社會的發展。
1 中職學校文書檔案管理工作的現狀分析
1.1 認識不足
文書檔案工作是需要對文件的全部生命周期進行相應地處理的，是一個長期積累的過程，所以，文書檔案工作的成績顯現也比較緩慢，通常也不容易引起他人的注意，這也就導致了長久以來很多人并沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，反而錯誤地認為文書檔案管理工作就是對相關材料進行簡單的抄寫、保管和整理。只要檔案工作人員不把檔案信息泄露出去或者弄丟，只要保管整理了能應對檔案科對檔案的檢查，就與學校的發展關系不大。正是這些錯誤的觀念，使得大多數人沒有重視學校的文書檔案管理工作。
1.2 不易保存和整理
隨著學校的不斷發展，各個科室需要歸檔的東西越來越多，文書檔案也就日益增多，不僅僅是內容有一定的增加，文書檔案的式樣也逐漸增多。由于傳統的文書檔案管理存在著一定的缺陷，比如說文書檔案保存的環境比較潮濕、紙質文案所占地面積過大等等。針對如此大量的文書檔案，需要花費文書檔案專職工作人員更多的時間去進行分類的保存和整理，不僅程序非常繁瑣，而且整理出來的效果也不一定讓人滿意，難以保證案卷的質量。
1.3 對文書檔案資源的開發不夠
很多單位都錯誤地認為，只要能夠保存和管理好文書檔案，不讓檔案受損或缺少就可以了，這種做法其實只是注重了對檔案的收集、整理和保管工作，是沒有真正地發揮文書檔案應有的作用的。文書檔案工作作為每一個職能科室工作中的一個重要的組成部分，是需要在各個科室與檔案工作人員有效地配合之下才能夠順利完成的。如果部門與部門之間都不愿意把重要的、需要歸檔的文件資料交給檔案管理工作人員，不配合工作人員的檔案工作，不僅不利于檔案工作人員充分發揮自我能力，制約檔案管理的水平，而且很容易造成重要的文件資料的散失。
2 加強中職學校文書檔案管理工作的對策
2.1 切實提高認識
要想使教職工認識到文書檔案管理工作的重要性，最重要的就是必須要在思想上徹底轉變他們對文書檔案工作的認識，只有當人們從思想上開始認識到文書檔案工作的重要性，才會認真去了解，才會給予充分的重視。具體可以體現在以下兩個方面：一方面，學校要在物質上加大對文書檔案管理工作的支持，通過有效的運行機制，及時、完整地提供檔案信息，并且規范化管理文書檔案工作；另一方面，學校在規劃和安排單位全年的工作時，應該把文書檔案管理工作納入全年的工作之中，通過這種方法提高文書檔案管理工作的地位和影響力度，讓教職工充分意識到學校的文書檔案管理工作對學校發展的重大意義。
2.2 改革文書檔案管理體制
傳統的文書檔案管理存在著一定的缺陷，這就要求中職學校應該根據現有的情況不斷地改革和創新，以便能夠更好地滿足學校發展的需要。一方面，要想改革創新，首要工作就是改革創新文書檔案管理的體制，把原先簡單化、刻板化的文書檔案工作變為適合檔案員管理的靈活度強、適應性強的工作，充分發揮文書檔案應有的作用和潛能，更好地為學校服務。另一方面，學校應該加大對文書檔案工作的物質支持，通過建立健全的運行機制，加大規章制度的管理和約束力度，提高各個科室或者檔案員的行為作風，從而不斷提高對文書檔案管理的質量。
2.3 加強部門之間的溝通協調
文書檔案工作是需要各個科室的配合才能順利完成的，而不是通過自我默默苦干就可以做好的事情，另外，如果部門同事不愿意把重要的需要歸檔的文件資料交給檔案管理人員，也是不利于順利完成檔案工作的。因此，各個部分需要積極配合檔案工作人員的工作，及時溝通，才有利于檔案員齊全地收集文書檔案資料。并且，檔案工作人員在與部門同事溝通的時候也要注意一定的技巧，首先自己要明確收集的范圍和要求，然后正確向部門同事闡明，這樣才能減少兩者之間的工作摩擦，才能夠達到“雙贏”的效果，才能提升文書檔案工作的效率。
2.4 改革傳統的整理方法
傳統的文書檔案管理都是檔案工作人員人工立卷的，這種管理紙質檔案的方法，繁瑣復雜，整理起來既費時又費力，并且由于不同的檔案管理員對文件的理解不一樣，在分類管理的時候也就會產生一定的分歧，這樣不僅會影響案卷的質量，而且也會給以后的利用工作帶來許多不便。根據國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，制定了新的《歸檔文件整理規則》，省去了以往的案卷標題分類，只需要以件為單位來分類管理就可以了，這時候，利用計算機整理或檢索文件，不僅省時省力，方便快捷，而且也可以避免人為因素對文書檔案分類管理的影響，從而提高了檔案工作的效率，真正達到事半功倍的效果。
2.5 大力培養檔案管理人才
文書檔案工作與其他的工作有所不同，是一項相對比較寂寞的工作，這也就要求檔案工作人員熱愛這個事業。檔案工作人員只有對這份工作具有強烈的敬業精神，才能不斷地去思考、去探索。因此，學校要加強培養檔案工作人員的業務素質和綜合素質，通過業務培訓班等形式定期培養檔案工作人員的檔案專業知識和現代化管理技術，不斷提高檔案工作人員的業務素質，同時要求檔案工作人員努力學習計算機知識和信息技術，為把檔案工作人員培養成為一個綜合型的文書檔案管理人才而努力。
參考文獻
[1] 霍世清.機關文秘人員素質與文書檔案管理[J].攀登，2007（5）.
