前言：中文期刊網精心挑選了檔案管理的必要性范文供你參考和學習，希望我們的參考范文能激發你的文章創作靈感，歡迎閱讀。
檔案管理的必要性范文1
[關鍵詞]數字化；檔案管理；必要性
隨著社會的日趨進步，我國的檔案事業也隨之發展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復雜，浪費了很多的人力物力以及存儲空間，而且不可避免的是紙質的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術革命的到來，計算機的廣泛應用，使檔案領域進入電子時代。全國檔案信息化建設正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設注入了新的活力，加快了檔案進入信息社會的腳步。檔案信息化是在加強檔案信息數字化管理基礎上，逐步向網絡化發展，通過網絡最大限度的開發利用已開放檔案資源，使之更好地為經濟和社會發展服務。
一、檔案數字化是信息時代的必然要求
檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。
（一）提高經濟效益
社會經濟的飛速發展使機關落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
（二）提高辦公效率
數字化檔案管理能夠使資料及時歸檔，盡快提供利用。以人事檔案管理為例最有說服力，由于其管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工人數、退休、調動等，要想正確統計，動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網絡計算機管理的數字化檔案卻能準確反映當前的情況。同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。出于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。
二、實現檔案數字化管理的主要困難
由于檔案數字化管理在我國還屬于新興事物，并且在目前我國生產力水平不高，科學技術相對落后的條件下，數字化檔案管理還存在著各種問題，主要有以下四個方面。
（一）資源浪費
電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在—些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、不同類型的文件并發、保存的局面，造成了人力、物力、財力的浪費。
（二）電子文件歸檔困難
辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據了解，目前很多大型企業都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄入造成了一定的困難。
（三）管理的長期保存有困難
電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據易丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
（四）數字化檔案的利用率不高
雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機僅限于文字錄入、編輯和打印，成為名副其實的“高檔打印機”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力、物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。
三、實現檔案數字化管理需要注重把握的環節
（一）建設系統工程，實現信息共亨
檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案管理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各大型機關、企業日常工作中，每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳，達到資源共享的目的。
（二）建立橫向通道，銜接辦公系統
針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立個通道，將電子文件和紙質文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體的質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。軟件方面，要通過采用多級權限、密碼管理、多層結構、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。
（三）建設專職隊伍，提高管理水平
人才是檔案信息數字化的保證，科技人才是檔案數字化建設的關鍵。檔案信息數字化是一項技術性很強的工作，這對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者除了掌握檔案基礎理論知識和檔案管理知識外，還應掌握計算機技術、網絡技術等現代技術知識。檔案管理部門一方面要積極引進具有計算機等專業知識的專門人才；另一方面要加大對現有檔案干部隊伍素質的提高，舉辦各種信息技術培訓班，為檔案工作者綜合素質的提高創造條件。盡快建立管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍體系，以滿足檔案信息化建設的需要。
檔案信息數字化建設是一項復雜的系統工程，牽涉到技術、政策、法律、管理等方方面面，許多問題需要深入探索研究。我們必須抓住國家信息化建設和“加強信息資源開發利用工作”的契機，創新工作機制，加快檔案信息數字化建設的步伐，促進檔案信息化建設的進程，充分發揮檔案信息資源的作用，推動檔案事業的新發展。
參考文件：
[1]陳勇.論電子政務系統中的電子公文管理[J].辦公自動化。2006（9）.
[2]呂元智.數字檔案館信息資源建設管理研究[D].武漢大學，2004.
[3]李曙光.電子政務信息保障問題研究[D].湘潭大學，2004.
檔案管理的必要性范文2
關鍵詞：項目 檔案 管理
河南煤化集團新疆公司自2008年進疆以來，發展迅速，在伊犁、準東、吐哈、庫拜已形成四大產業基地，目前正有序的向克州和塔城地區拓展。產業涉及煤炭開采及洗選、煤化工產品開發、電力、物流貿易等。筆者在參與的130萬噸/年焦化項目、20萬噸/年焦爐煤氣制甲醇項目、40億立方米/年煤制天然氣項目及2×1000MW煤電一體化等十余個大項目的建設工程中，逐漸領悟到，加強項目檔案管理，對于促進項目的健康發展的是非常必要的。
1、加強項目檔案管理的意義
項目檔案記錄了項目建設的全過程，是項目建設的歷史見證，是維護建設單位和各參建單位合法權益的重要憑證，同時項目檔案也是項目建設后生產、管理、維修、維護、改建、擴建的重要參考文件；這不僅僅是建設單位單方面的工作，它從形成、收集、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理、設備供應與安裝等參建單位共同來完成，具有不可再生，很難辦理，經手人員多，人員變化大等特點。因此，加強項目檔案管理，確保項目檔案的齊全、完整、準確具有非常重要的意義。
2、項目檔案管理的現狀
計算機的出現，不僅給生活帶來的翻天覆地的變化，同時也給項目檔案管理帶來了極大的方便，運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，計算機的引入，是檔案管理史上的一大飛躍。總體形勢讓人樂觀，但是項目檔案管理仍存在著不少問題，急需進行改進。
2.1 項目文件管理的職責混亂
各參建單位之間文件材料的收集整理分工不明確，對范圍內應收集、歸檔的文件材料不清楚，沒有正確地執行文件形成部門整理文件的規定。
2.2 項目檔案管理人員流動性大
特別是項目建設處于初期階段時，人員框架還未組建完善，專業技術人員調動頻繁，資料管理沒有統一的流程，一般由臨時指定的兼職檔案管理人員保管各種會議文件及初期的審核或批復公文。待項目走上正軌時，項目檔案已幾經移手，難免有重要文件出現缺失遺漏。
2.3 項目文檔資料收集不齊
建設項目前期文件缺失較多。如：項目委托書、重要的會議紀要等；建設項目設計文件不全，如：方案、設計等文件的優化方案；建設項目施工文件不全，如：質量監督檢查報告、竣工報告及竣工簽證書、設計變更通知單、竣工圖紙等；建設項目監理文件不全，如：工程進度計劃報審表、設計變更報審表、特殊工種資質報審表等；設備文件不完整，如：無設備開箱記錄、無檢驗報告等。
2.4 存檔文件不規范
文件格式不規范，文件材料沒留裝訂線；簽認手續不完整、不真實；使用不耐久字跡材料記錄文件；文件材料的內容自相矛盾（竣工圖與設計變更不符）；部分重要文件存在代簽等現象。
2.5 文件材料整理編目不規范
文件的組卷不合理，如：施工文件中的安裝記錄文件與相關文件（工程質量報驗單）等分別組卷；案卷標題擬寫不規范（名稱、內容、文種）；案卷題名沒有提示卷內文件的全部信息等。
2.6 建設項目文件整理歸檔不及時
平時對文件資料不注意收集，工程收尾臨近工程達標投產驗收時才突擊整理，很難保證項目檔案的齊全、完整與準確。
3、如何加強項目檔案管理
隨著河南煤化新疆公司項目發展的不斷深入和壯大，在工作中形成的檔案材料越來越多，對檔案管理的要求越來越高，所以加強檔案管理工作，使項目檔案更好的服務于項目發展顯得尤為重要。
3.1 健全檔案管理制度，提高檔案管理意識
要從思想上認識到項目檔案管理的重要性，切實增強檔案管理的責任感，樹立認真負責的工作態度。制定適合項目實際的制度，使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實可行的依據，在項目實施過程中明確項目各參與單位在檔案管理工作中的所負的責任，使檔案管理自始至終貫穿整個項目實施過程中，把檔案管理作為項目管理工作的重點。
3.2 加強檔案知識學習，提高檔案管理人員的素質
項目檔案管理是一項專業性較強的工作，要求檔案管理人員人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。隨著當今社會和經濟生活的快速發展，對檔案業務的管理、服務等各項工作也提出了新的要求和挑戰，如果檔案人員知識過于老化單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應新形勢，把學習作為工作生活中的第一需要，做到努力學習，不斷提高自身綜合技能，不僅要掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，還要熟悉所屬項目工藝流程，實現由單一專業型向多樣復合型的轉變。
3.3 及時收集檔案資料，合理分類歸檔
在項目建設與管理過程中及時收集、整理每個階段形成的材料，嚴格把關，認真進行核查驗證，剔除不真實不規范的材料，根據檔案建設的要求及時督促有關建設單位在規定的時間內形成完整、規范的材料，杜絕后記、補記、偽造等現象的發生。在檔案的整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點，區分不同類型，并按短期、長期、永久三大保管期限準確把握立卷歸檔的時效性，及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等方面的工作。
3.4 檔案工作現代化
計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。運用計算機管理檔案工作，須加速實現檔案工作人員素質現代化，檔案工作人員素質現代化的主要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。檔案工作的性質決定了檔案工作者既是專業型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質的新型檔案人才隊伍，檔案事業才能不斷興旺發達。
檔案工作者肩負著歷史的職責，有義務將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富科技信息資源，推動科研事業的發展。實踐證明計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進了管理工作進一步向科學化、系統化和規范化方向發展。
參考文獻：
[1]李巧存.淺論如何提高圖書管理人員素質[J].科技創新，2013，02.
檔案管理的必要性范文3
縱觀當前較多單位人事檔案管理，其仍舊包含一定的缺陷與不足。首要問題在于材料不完整，而引發成因在于形成人事檔案的階段中牽涉到較多部門，例如行政機構以及組織機關等。這樣一來便會導致要收集整理的人事檔案范疇廣泛，在有關機制沒能健全完善之時，形成檔案部門無法弄清楚材料具體的歸檔范圍，進而導致應該進行歸檔的資料無法按時上交到檔案機構。另外，基于人事檔案管理并非從屬首個工作范疇領域，因此致使人事檔案機構日常工作始終過于被動，加之人事檔案管理人員欠缺合理有效匯總收集的理念，無法通過創建歸檔管理制度，主動快速的完成收集工作，相反是被動的坐等材料上門，發掘材料不足也不積極的進行補全，影響了人事檔案信息的完整性，尤其是新進職員工檔案不隨人走的問題極為常見。核查人事檔案完整性需要投入較多的精力、任務量大，多為重復腦力勞動，由于工作人員精力與耐心有限，經常會導致漏檢問題。從檔案信息內容來講，其呈現出一定的空泛性，依照我國人事檔案管理標準，其材料內容涵蓋十個類別，多為反映工作人員社會關系、政治背景信息，難免偏重于形式，對人才進行考核評定的信息則較為類似，而反映其實踐技能、科學研究、取得成果的內容則不多，無法凸顯出不同員工的特點與個性，影響了人事檔案材料應用價值?；谌耸聶n案管理工作體現了一定的規范嚴格性，因而實踐工作中需要從事大量的手工勞動，另一方面也影響了其信息化管理的程度。而人事檔案信息內容體現了高保密性，因此在信息管理系統設計過程中，需要充分的考慮這一特征。伴隨現代化信息手段的快速發展，檔案管理工作不斷對信息化系統提出更高的要求，這也使人事檔案管理信息化面臨了更大的考驗與挑戰。
2人事檔案管理信息化必要性
人事檔案管理信息化是順應時代潮流的必然趨勢，其離不開現代化信息管理系統的有效支持，同時工作人員還應具備較高的信息化素質，不斷的更新工作思路，方能令較多重復冗余的工作變得更加簡單、便利。實踐工作中為確保檔案資源更加有效、更為科學，應通過整合信息化手段，創建完整的信息數據庫。人事檔案內容之中最能夠反映工作人員實踐能力、取得成就的信息收集起來具有一定難度，為此應通過信息化手段，創建科學合理的網絡系統模塊對員工有關的獎勵信息進行登記，彌補人事檔案內容空泛的缺陷問題。人事檔案管理信息化必要性在于，廣大應用者可更合理的看待個人檔案，更新以往對人事檔案的錯誤認識。員工還可利用信息化系統自主充實有關獎勵的信息，提升人事檔案管理重視度，漸漸養成個人信息歸檔有責的良好習慣。由檔案管理工作人員層面來講，人事檔案管理信息化不僅可充實個人信息還可凸顯員工個性，由以人為本的角度入手匯總有關獎勵信息與材料，還可使搜集檔案難度大大降低，顯著提升實踐工作效率，為挖掘有價值信息提供基礎的原始材料。信息化平臺的設計應用應全面考量安全性以及有關應用管理權限，預防信息內容被惡意篡改、刪除或是非法應用。員工個人補充檔案信息應經過檔案機構的審核方能，通過驗證原件材料有效預防弄虛作假問題。人事檔案資料的查缺補漏工作開展起來難度較大，需要不斷的重復驗證，涉及數據量龐大且耗費較多時間，應用信息化管理系統則可有效的應對重復不斷同時具有一定規律的資料內容。人事檔案信息的十個類別體現了嚴格規律性，對此類規律做深入細致的研究，可依照人事檔案內容之中的基礎信息編寫查漏信息表，同當前的人事檔案目錄做比對研究，并全面統計出欠缺的材料。應用計算機信息處理手段，可依照人員信息各個項目為員工定制查漏目錄表格，同他們的人事檔案目錄做對比查漏，進而令此項工作能夠批量化進行，通過自動化控制手段顯著縮減檔案員工不斷從事的腦力勞動，大大提升實踐工作效率。另外，需要依照現實狀況做更新調整，令其向著智能化方向發展，滿足查漏工作需要。此工作可由人事檔案信息化管理系統之中的功能模塊完成，通過模塊完成有關系統數據項、信息內容的模糊性對比以及子系統二次開發。
3結論
檔案管理的必要性范文4
當前，很多高校在檔案管理中還存在一定的問題，尤其是在檔案信息化不斷加快的今天，傳統的檔案管理技術已經難以滿足現代檔案管理的需要。所以本文正是基于這一背景，主要就高中物理檔案管理中物聯網技術應用的必要性進行了思考。希望通過本文的論述，更好地促進高校檔案管理水平的提升。
【關鍵詞】高校檔案管理 物聯網技術 應用 必要性
高校檔案管理中的物聯網技術，主要是在高效檔案管理中，通過加強信息傳感設備的應用，在一定的協議下，實現檔案與互聯網的聯系，從而在交換信息和通信的過程中達到識別智能化、定位自動化、追蹤動態化和監管一體化的現代網絡技術，從而達到“物物對話”的目的，因而其在整個智慧校園建設中有著不可或缺的作用。
1 應用現狀概述
1.1 就實體檔案而言
主要是通過物聯網技術將實體檔案所在的位置實時的反饋出來，不僅能促進手工操作的簡化，而且還能從傳統的繁瑣的檔案管理工作中解脫出來。利用這一技術進行檔案信息查找時，主要是利用芯片進行信息交換，從而得到想要的信息。尤其是在重要檔案管理中，利用網絡監控應對其所在地點進行查詢，且利用服務器對其調閱記錄進行記錄，對于出現的異常能及時的進行警報。這主要是因為檔案信息在芯片中存儲，當儲存環境變化時，就能準確的感知，從而實現對其的精準控制和實時預警，對于實現檔案管理的智能化和科學化具有十分重要的意義。
1.2 就檔案庫房而言
通過物聯網技術的應用，對整個檔案庫房實時全天候24小時不間斷、無縫的監測，并能結合實際需要，對庫房的環境進行調節和優化，從而達到智能化監管檔案庫房的目的。加上很多檔案自身在存放環境上要求較為特殊，通過這一技術對庫房環境的監測，就能有效的提高檔案管理的安全性，及時的掌握其情況，利用所采集的數據與預先設定的監測指標進行對比之后，就能有效的提出相應的提示和警報，從而更好地利用遠程視頻對庫房的運行情況進行觀察。
1.3 就檔案館舍而言
主要是利用這一技術構建互動式的檔案館廳、展覽館和博物館等，這樣就能實現一館多能多用。
2 必要性分析
2.1 有助于檔案管理網絡化的實現
要想實現網絡化的檔案管理，主要是在利用網絡將信息化的檔案數字信息存儲在數據之中，并利用網絡為師生提供查詢和使用。所有檔案的卷宗上均貼上標簽，并將其與數據庫內的數字信息之間相互對應，加上智慧校園網絡的支持，給高校檔案管理利用效率的提升奠定了堅實的基礎。檔案管理人員只需要點擊鼠標就能清點和移交檔案，并對其進行在線整理、在線發揮，所有校園用戶均能對開放的高校檔案信息進行查閱。所以高校檔案管理中加強物聯網技術的應用就顯得尤為必要。
2.2 有助于檔案管理智能化的實現
在物聯網技術的支持下能實現檔案管理平臺的智能化，主要是因為在檔案查詢和歸檔時均能實現自動化的完成，不僅能加強與檔案管理人員的交流，而且還能與檔案進行直接對話，并對工作環節規范與否進行判斷，有效的確保檔案的安全。例如在查閱者進入檔案館之后，利用管理系統就能有效的對其身份進行自動識別，并對其權限進行判斷，若非法進入，就會及時的報警。這主要是因為檔案館中安裝了諸多傳感器，能有效的對館內的環境參數進行實時的采集、分析和監控，利用傳感器的性能完成不同的工作。例如利用溫度傳感器能對館內的溫度進行智能化的調節，既能滿足實際需要，又能有效的降低能耗。而光控傳感器則能在智能照明系統中調節館舍的亮度，收集每個位置的光照信息，并智能化的調節燈光的亮度和窗簾的開度。而煙霧傳感器則能有效的監控和探測煙霧，一旦存在煙霧就會報警，有效的避免出現火災事故。即便是出現火災，也能及時的報警，消防人員就能利用視頻監控查看現場情況，并利用滅火器控制單元自動化的遠程打開滅火裝置，為火災的初期救援和救援方案的確定具有十分重要的意義。
2.3 有助于檔案管理人性化的實現
在日益注重人本理念的今天，在檔案管理工作中，要想實現人性化的管理，加強物聯網技術的應用就是不錯的選擇，對于拓展檔案管理服務水平人性化的提升具有不可或缺的作用。尤其是在當前檔案查詢者在信息需求方面更加多元化的今天，為了更加全面、個性化的滿足需求，在物聯網技術的支持下，就能能自動識別身份，從而更好地對其需求進行聯想和猜測，進而結合用戶所查詢的信息對查找的內容進行優化，有效的節約時間的同時提高效率。
3 對物聯網技術在高校檔案管理中應用的思考
目前，雖然很多高校已經意識到應用物聯網技術的必要性，并在實際應用中加強對其的投入，但是物聯網技術的應用是否意味著在今后的檔案管理中就能實現一勞永逸呢？答案顯然是否定，而現實的存在的，一些高校在引入物聯網技術之后，過分的依賴物聯網技術，錯誤的任務物聯網技術的引進之后就能高枕無憂，而實際是行不通的。因為物聯網技術的應用帶來了諸多便利，同時也面臨著諸多威脅和不足，所以必須引起高校檔案管理人員的反思，尤其是在網絡安全威脅、用戶訪問量劇增和管理人員自身等方面的不足，必須針對性的進行處理和完善。這就需要我們切實加強對其的管理和維護，及時的做好網絡安全的防護，尤其是在檔案查詢系統中，加強對其的防病毒和防黑客等工作，加強對其的安全投入，強化對系統的維護，對系統的開放時間、開放量進行優化和完善，強化現有檔案管理人員的教育和培訓，不斷的提高其自身專業技術水平的同時，還應切實加強現代科學技術的應用，尤其是在計算機技術、數據處理技術、互聯網技術和物聯網技術等方面，才能更好地將其余信息資源進行有效的整合，切實提高檔案管理效率，預防進入先建設后規范、先應用后完善的怪圈，否則將得不償失。
4 結語
綜上所述，在高校檔案管理工作中，我們只有切實注重物聯網技術的應用，才能促進其檔案管理水平的提升。但是這必須建立在應用質量方面，在人員、技術和資金加大力度，才能更好地促進管理水平的提升，從而提供更加優質高效的檔案服務。
參考文獻
[1]周剛，蘇本躍.物聯網技術在高校檔案管理中的應用[J].安慶師范學院學報（社會科學版），2016（01）：135-137.
[2]尹晶華，王秀娟，崔紅.物聯網技術在高校學生檔案動態管理中的作用[J].吉林省教育學院學報（中旬），2014（12）：130-131.
[3]滕月鵬.物聯網技術在高校實體檔案管理工作中的運用[J].傳播與版權，2015（06）：103-104.
檔案管理的必要性范文5
【關鍵詞】鄉鎮檔案管理;紙質檔案;電子化
一、我國鄉鎮檔案管理中的問題
鄉鎮檔案管理對于加強我國鄉鎮社會文化與經濟建設都有著重要的意義，但我國目前鄉鎮檔案管理的狀況不容樂觀。目前我國鄉鎮檔案管理工作中存在的問題主要包括：鄉鎮領導對檔案管理工作重視不足，認識不到檔案管理對于鄉鎮經濟發展與社會建設的重要意義，缺乏對檔案管理工作的有效安排;鄉鎮檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導致鄉鎮檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實際操作缺乏規范性，影響檔案管理工作的質量;檔案管理設備落后，技術更新緩慢，鄉鎮受制于發展速度與水平等因素，很多地區在檔案管理設備上不能及時有效地更新，甚至在檔案保護設備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質量，還埋下了檔案因缺乏有效保護出現丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動，交接工作復雜繁瑣，易出現漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術要點，加之缺乏有效的監督管理機制，致使鄉鎮檔案管理工作效果不理想。
二、鄉鎮檔案管理方式
紙質檔案管理，我國大多數鄉鎮在檔案管理工作中人主要應用紙質檔案，對紙質檔案的管理在管理過程中的很多環節相對較復雜，工作量也較大，這些都是由與紙質檔案的載體紙張的特點決定的。紙質檔案在使用中存在著一定的優點，有與紙質檔案不易修改，及時修改后也會留下痕跡，如果重新抄錄也很難時間內完成，這也增加了紙質檔案的真實性與可靠性。但與此同時，紙質檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉鎮檔案隨著經年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質檔案的體積十分龐大，對檔案存儲空間也有很大的要求。
電子檔案管理，隨著現代信息技術的發展，電子計算機與信息化辦公技術在政府工作中廣泛得到應用，部分鄉鎮政府也通過有效的改革措施，加強了辦公現代化信息化的建設，在檔案管理方面，也逐漸開始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統，通過計算機進行檔案信息的錄入，通過電子存儲設備進行檔案信息的存儲，利用網絡進行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過檔案管理系統與計算機的操作來完成，相對紙質檔案管理繁瑣的過程，具有更強便捷性。電子化的檔案管理也將是我國鄉鎮檔案管理未來發展的主要趨勢。
三、鄉鎮檔案管理電子化的優勢
鄉鎮檔案管理電子化能夠安全有效的實現檔案的長期保存。紙張的易損性導致紙質檔案在保存的過程中容易出現腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無法辨認，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應用中，只需將檔案信息通過計算機錄入管理系統，并通過電子信息存儲設備進行有效保存，在保存中不會出現腐蝕或損壞的問題。
鄉鎮檔案管理電子化能夠更方便實現檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計算機操作能夠更快的進行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優勢，同時計算機的信息處理能力也能夠更好的實現大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫中翻找的麻煩，只需簡單的操作，就能將檔案調出進行查閱，檔案的修改也可以通過計算機輕松完成。
四、檔案管理紙質到電子化對鄉鎮檔案管理的必要性
（一）鄉鎮檔案管理電子化是檔案管理信息化建設的要求
鄉鎮檔案既是鄉、縣制訂計劃，總結經驗，指導工作的依據，也是落實黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉鎮開展農業科研，發展農業經濟所必須的參考資料，對于豐富縣檔案館館藏也是一個重要的來源。鑒于鄉鎮檔案的重要性，在2000年的《全國檔案事業發展“十五”計劃》中國家檔案局明確把信息化檔案建設作為“十五”期間的一項戰略任務確定下來，隨后2002年了《全國檔案信息化建設實施綱要》，將檔案管理應用系統建設與推廣作為一項重要內容，要求全國各級檔案部門認真組織學習落實。鄉鎮檔案管理的電子化是鄉鎮檔案部門貫徹執行國家加強信息化檔案建設的戰略方針的必然要求。
（二）檔案管理電子化是解決鄉鎮檔案管理中出現的問題的有效途徑
鄉鎮檔案對鄉鎮的發展有著重要的意義，它真實準確地記錄著鄉鎮的發展歷程，為鄉鎮在新時代變革中的各項決策、事務留下憑證和依據。然而我國鄉鎮檔案管理實際工作中，存在著很多問題，檔案管理電子化對于接解決我國鄉鎮檔案管理中的一些問題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過簡便的錄入操作，進行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過管理權限的設定促進檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領;除此之外，鄉鎮檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉鎮檔案部門檔案積存過多，檔案庫數量及存儲空間不足的問題。在此基礎上加強鄉鎮政府對檔案管理的重視，將能夠有力的推動我國檔案事業的全面發展。
參考文獻
檔案管理的必要性范文6
關鍵詞：人事檔案管理 信息化建設 必要性 建設策略
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1007-3973（2013）011-148-02
人事檔案管理工作的主要任務是信息資源的管理，隨著信息技術的不斷發展，我國社會經濟發生了深刻變革，人事檔案管理內涵也有了新的延伸，在新的社會形勢下，只有堅持與時俱進，貫徹落實科學發展觀，對人事檔案管理工作進行優化和改革，加快人事檔案管理信息化建設，才能不斷提高人事檔案管理的工作效率和工作質量，人事檔案管理工作才能更好適應時代和社會發展要求。
1 人事檔案管理信息化建設的必要性和作用
（1）近年來，社會信息化進程逐漸加快，信息資源成為人類社會經濟活動的重要戰略資源，而人事檔案作為個人成長歷史的重要載體，其在人力資源管理中的重要性日益凸顯，加上信息技術的發展和人事檔案管理開放化、社會化轉變，為人事檔案管理信息化建設提供了條件，這是時展的必然趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。
（2）人事檔案信息化管理主要以計算機技術和網絡技術為支撐，改變了傳統的以紙質承載重要信息的方法，檔案信息通過電子文件保存在計算機內，不僅能夠為人事管理提供全面信息，還能有效避免信息的丟失，可見，進行人事檔案管理信息化建設對于保證檔案信息的安全、提供檔案資源利用率具有重要意義。
（3）在人事檔案管理中必然會涉及大量新信息，通過網絡可以加快更新速度，對本部門管理范圍內的檔案信息進行實時更新，實現資源共享，消除傳統紙質信息更新的繁瑣工作，降低工作人員的勞動量，使管理人員有更多時間擴充知識，有利于提高工作人員的業務水平，信息數據庫上有關于員工和干部的最新考核信息，這些能夠為領導的選拔決策提供幫助，因而，人事檔案管理信息化建設是節約勞動力、加快信息更新速度、提高信息資源時效性的必要途徑，有利于提高人事檔案管理水平，提高工作效率和工作質量。
（4）人事檔案信息化管理中，對于檔案的查詢、修改、更新等都是在計算機上進行的，有效避免了對原始檔案的破壞，保證了原始檔案的權威性與客觀性。每個人都有人事檔案知情權，人事檔案信息必須建立在尊重員工的基礎上，只有檔案信息得到員工的知情和認可，檔案才更具有使用價值，通過信息化建設，在進行人事檔案管理時，可以通過網絡使員工了解自己檔案，并對員工的疑義給出解答，有利于消除矛盾，體現了人性化服務。因此，人事檔案管理信息化建設是提高人力資源管理水平、創建和諧勞動關系的重要手段。
2 人事檔案管理信息化的建設策略
2.1 加強信息化建設的指導思想
在人們越來越重視信息化建設的今天，加強人事檔案管理信息化建設主要目的是對自動化信息管理系統的開發和應用，以體現其動態性、即時性和快捷性，不斷提高檔案管理水平，因此，必須加強人事檔案管理的指導思想，對信息化建設的作用和意義予以充分明確，這就對人事檔案管理人員提出了更高要求。（1）檔案管理人員必須積極上進，具有良好的學習態度，具有敢于創新的勇氣，能夠不斷創造條件對先進信息技術進行充分利用；（2）提高檔案管理人員的檔案意識，實現人事檔案管理工作的系統、統一和全面，堅持以人為本，從全局出發，統籌兼顧，做好各項管理工作的組織安排，充分調動檔案管理人員的積極性和主動性；（3）人事檔案管理工作不是一蹴而就的，必須堅持一切從實際出發，做到循序漸進，不斷在實踐過程中對信息化系統應用水平的提高做出研究，并對檔案信息化管理的內容、自動化系統情況進行綜合考慮，及時總結存在問題，找出解決措施，促進人事檔案管理信息化建設的順利進行。
2.2 實現一體化管理
在進行人事檔案管理信息化建設過程中，要加強對過程的管理，運用科學管理手段加強對電子檔案的管理，為檔案信息的完整性、安全性、有效性提供保障，安全、快捷地實現檔案信息資源共享，使人事檔案管理在計算機技術和網絡技術的基礎上支持人事檔案工作的所有業務，比如建檔管理、歸檔管理、檔案綜合查詢、檔案借閱、檔案借出、檔案盤點、檔案處理、檔案轉出等，實現對檔案信息接收、傳送、存儲、使用管理的一體化，使人事檔案管理具有一體化服務職能。
2.3 營造良好檔案管理信息化氛圍
在人事檔案管理信息化建設過程中，營造良好的工作氛圍能夠充分調動工作人員的工作積極性，因此，為了促進檔案管理信息化建設的順利進行，首先應對政務信息化建設進行詳細規劃，并將檔案管理信息化建設納入其中，引導檔案管理人員積極進行科技創新，堅持以人為本，建立健全檔案管理人才、科技人才的培訓機制和激勵機制，注重發展企業文化，營造良好的檔案管理信息化氛圍，有效推進人事檔案管理信息化建設。
2.4 加大對人事檔案管理信息化軟件的研發力度
人事檔案管理信息化建設需要一定的信息化操作平臺，只空談而不行動是不現實的，這就要求檔案管理人員和科技人員加大對人事檔案管理信息化軟件的研發，加快各類操作系統的更新和升級，在此基礎上，應建立一套完整的檔案信息數據管理系統。對于檔案數據管理系統的建立，必須考慮檔案管理工作的具體需求，系統必須具有代碼和格式管理功能、維護功能、查詢功能、傳輸功能、交換功能、處理功能等。在人事檔案信息化管理中，信息數據庫集合了相關人事檔案的全部數據，這些數據需要重復使用，因此，必須將信息數據庫建設作為人事檔案管理信息化建設的核心，以提高數據利用率，實現各種信息資源的共享。一套全面的檔案信息化管理系統必須具有實用性、科學性、安全性、統一性、專用性，只有這樣才能提高信息數據庫的服務質量，提升系統的可靠性和檔案利用率，這對加快人事檔案管理信息化建設步伐具有重要作用。
2.5 加強信息溝通
實現人事檔案資源的開發和利用不僅僅是檔案管理部門的職責，它是與企業的全部部門息息相關的，這就要求建立完善的協調機制，加強各部門之間的信息溝通，保障干部檔案信息形成的規范性和全面性，企業需要集中一切可行力量進行信息數據庫建設，確保檔案信息資源的完整和安全，以便實現資源共享，加快人事檔案管理信息化建設步伐。
3 結語
人事檔案是重要的社會資源，是人力資源開發和科學利用的重要依據，也是人力資源管理的重要內容。隨著社會經濟水平的提高，對人才的標準要求也越來越高，人事檔案管理的作用越來越突出，因此，利用現代化科技和信息技術加強人事檔案管理信息化建設是社會和時展的必然趨勢，是實現檔案管理安全性、加快檔案信息更新速度、提高資源利用率的要求，也是構建和諧勞動關系、提升人力資源管理水平的必要途徑。所以，必須做好人事檔案管理信息化建設，只有這樣才能使管理主體更好服務于現代社會的發展。
參考文獻：
[1] 黃芝虹.新時期人事檔案管理信息化建設探討[J].現代商貿工業，2010，15（3）：294-295.
[2] 朱廣會.新時期人事檔案管理信息化建設問題探析[J].價值工程，2010，28（6）：81.
[3] 李香仙.淺談人事檔案管理信息化建設[J].科技創新導報，2011，9（17）：221.
