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檔案管理概念范文1
關鍵詞：科技檔案；價值；管理
科技檔案是保存備查的直接記錄和反映科技、生產活動的科技文件，它蘊藏著科研人員的勞動成果和實踐經驗，是人類的寶貴財富。什么是科技檔案價值？如何衡量？怎樣實現？以下從科技檔案的價值研究、科技檔案管理隊伍建設兩方面做一綜述。
1 科技檔案價值研究
1.1 科技檔案價值概念和價值觀
科技檔案價值概念是科技檔案價值理論的元概念，是構建科技檔案價值理論體系的基石。對科技檔案價值概念理解和認識不同，從而導致科技檔案價值觀的不同。
我國檔案界根據研究目的和角度的不同，對檔案價值概念大致有三種觀點：
一是傳統的檔案價值觀。這種觀點認為，“在檔案學和檔案工作實踐中，通常所說的檔案價值，指的是檔案的“利用價值”。這種檔案價值觀，主要是從檔案的屬性以及從鑒定工作的角度認識檔案價值。
二是從價值哲學角度來研究檔案價值。這種觀點認為，檔案價值是檔案與主體對它的需要之間的一種特定關系。是指檔案的存在、屬性及其變化是否滿足主體生存和發展的需要以及滿足的程度。這種觀點可稱為主體價值觀，從哲學角度使檔案價值的研究更具一般性，對檔案價值鑒定工作也有指導意義。
三是從經濟學角度來研究檔案價值。這種觀點認為，檔案價值就是凝結在檔案中的人類勞動、是無差別的人類勞動的“結晶”，為檔案價值的實體。它反映的不是檔案的屬性與人類利用需求的關系，而是檔案價值的創造者和利用者之間的一種社會的、歷史的“交互關系”。從商品價值角度研究檔案價值是一種新的視角，為檔案信息交流，特別是科技檔案信息的交流、商品化等提供了一定的理論依據和實踐依據。但是，它無法全面、本質地反映檔案價值這一概念的內涵，對檔案價值鑒定工作也沒有直接的指導意義，因為檔案價值鑒定時并不是以檔案商品價值的大小為依據的。
科技檔案價值概念上的不同認識，說明了科技檔案價值內涵的豐富性和結構層次的多維性。孤立地將科技檔案價值看作只是某一種價值形態，是不可取的。而三種不同的科技檔案價值觀實質上是構成了科技檔案價值體系的不同層次或側面，相互之間并非完全排斥，經過調整、補充可以組成完整、豐富的科技檔案價值體系，科技檔案價值研究應走向對科技檔案價值體系的研究。
1.2科技檔案價值因素和價值量化
科技檔案的價值量與科技檔案價值因素是緊密相聯的。一般認為，科技檔案的價值量是由幾種重要的相關的價值因素規定或制約的。對科技檔案價值進行量化計算，使鑒定工作實現定量化，雖然實踐中還缺少普遍運用和檢驗，但其探索方向是可取的，其中比較突出的是模糊綜合評判方法。這種方法具有以下四個特點：一是以價值因素為基礎?？萍紮n案價值的綜合評判，離不開對科技檔案價值因素的具體分析，價值因素是綜合評判的依據和基礎。鑒定工作不僅要分析和確定影響科技檔案價值量大小的價值因素，而且要把它們在構成科技檔案價值中的重要程度進行量化，即確定不同價值因素的權重，從而設立評判因素集。二是經驗和判斷仍具有重要作用。模糊綜合評判法，沒有也不可能完全脫離實踐經驗和在此基礎上的分析判斷，定量計算必須建立在定性研究的基礎之上。三是全方位、多層次的立體考察，提高鑒定的準確性。四是可以而且必須運用現代技術手段。模糊綜合評判法較復雜，單憑人力手工計算有很大局限，必須借助計算機進行工作，才能提高其適用性。
1.3 關于科技檔案價值與其商品化
科技檔案商品化的理論前提，就是經濟學意義上的科技檔案商品價值觀。關于科技檔案能否成為商品存在著三種認識：一是科技檔案具有商品性或商品價值，可以成為商品；二是科技檔案復制品可以成為商品；三是科技檔案不能成為商品。
科技檔案商品化問題實質上是科技檔案中所記載和反映的科學技術商品化。應該承認，在科技檔案商品化研討中，一開始就走進一個誤區。即“科技檔案商品化”概念提法不夠嚴密。沒有準確地把握事物的本質，忽略了科技檔案實體和信息的不同及其可分離性。那些認為科技檔案可以成為商品的學者，在強調科技檔案信息是商品的同時，忽視了科技檔案實體對形成者作為歷史記錄物的價值，科技檔案仍應由形成者保存；那些認為科技檔案不能成為商品的學者，在強調科技檔案是形成者應保存的歷史記錄物的同時，卻忽視了科技檔案信息的商品屬性。因此，對這一概念的準確提法應為“科技檔案信息商品化”，也就是說，上述第二種觀點是比較恰當的。隨著社會主義市場經濟體制的建立，技術市場日益成熟和發展，為科技檔案信息商品化發展提供了有利條件?？萍紮n案信息商品化，是實現科技檔案價值的重要途徑。
2 科技檔案管理隊伍建設
隨著科技檔案信息化管理的推進，檔案管理隊伍由專業檔案管理人員構成已無法滿足時展的需求。復合型科技檔案管理人才培養及隊伍建設變得越來越重要。
在科技檔案管理工作的信息化推進過程中，必須將各相關專業的技術進行有機結合，才能使檔案管理工作做得有聲有色、切合實際。計算機技術人員只有在真正明了檔案管理工作的全面需求時，才能針對實際情況建造出優化的數據庫結構與信息傳遞平臺；而檔案管理人員只有在逐步提高現代化管理技能的同時，才能更好地利用現代化的檔案管理系統。同時，在科技檔案管理過程中，更需要檔案管理部門人員的知識層面向被管理的相應專業領域延伸?？萍紮n案材料源自于科研活動，更要服務于科研活動，這就需要科技檔案管理部門各個層面的人員對產生科技文件的相應領域、相應專業技術、科研工作流程等有較深入的了解和掌握，才能使科技檔案管理做到及時、準確、系統、全面，否則就會出現缺損、混亂等現象。
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一、概念的界定
社會化本是社會學的專業名詞，目前社會學家普遍認同的社會化概念是“指個體在與社會互動的過程中，逐漸養成獨特的個性和人格，從生物人轉變為社會人，并通過社會文化的內化和角色知識的學習，逐漸適應社會生活的過程”。社會學的社會化概念是指人作為個體融入社會的過程。
目前社會化一詞被人們廣泛提及，如生產社會化，社會化分工，社會化營銷等，社會化的主體不再僅僅是個人，而是延伸到各個領域，由此可見社會化已經不再局限原有內涵，已經被人們賦予廣闊的外延?，F如今檔案管理社會化在檔案界已經形成共識：檔案管理作為一個個體融入社會的過程。雖然目前眾多學者對檔案管理社會化都給出了定義，但是筆者認為最為詳細和具體的解釋應為――所謂企業檔案管理社會化協作就是在企業檔案管理過程中，將某一部分檔案的管理職能委托給企業外部特定的組織機構（如檔案事務所、檔案咨詢服務中心、檔案寄存中心等），由這些機構利用其專業優勢，對這些檔案信息進行有償地管理和開發利用。
二、檔案管理社會化的必然趨勢
企業人事檔案管理社會化是當今檔案管理的一種新型模式，就目前來看，雖然這種模式的提出時間不長，卻已經逐步在各大城市開始實行，許多檔案管理中介機構不斷出現，并取得了較好的經濟和社會效益。筆者認為檔案管理社會化發展如此迅速并逐漸成為一種新的模式有著深刻的社會、市場和技術原因：
（一）社會根源
隨著社會的發展和科技的創新，社會分工日益細化，社會機構的發展也日益專業化。而原先企業中相對完整的職能機構勢必會造成企業的成本過高，負擔過重，影響其在市場中的競爭力。在市場經濟中，企業的目標是實現利潤最大化，促進企業的發展，而取消企業一部分職能機構，把這部分業務投放到社會專門機構中，是檔案管理社會化的社會根源之一。另外，目前國家對檔案管理加大了重視力度，近期出臺了許多關于檔案中介機構的政策和規定，為檔案中介服務市場營造出了良好的市場秩序和市場環境，也為檔案中介服務市場的發展提供了法律依據。
（二）市場需求
首先，企業為了減少管理成本，提高管理效率，急需把自身內部的檔案管理機構精簡掉，把檔案業務外包出去，由此催生了檔案管理中介機構。其次，隨著現代企業制度的建立和完善，企業對檔案信息的重視程度也在不斷加強，特別是在當今信息社會，知識產權，企業人事等信息對企業來說具有很大的價值，但是目前一些中小企業對自身檔案沒有能力進行專業化管理，因此需要專業的檔案服務機構能夠代替其進行管理。最后，目前經濟快速發展，企業的重組、兼并和破產已經屢見不鮮。但這個過程中，會產生大量的無人管理的檔案文件，這些檔案的保管不利會給企業和社會造成極大的損失。正是這些迫切的需求的驅動下，使得企業檔案管理社會化的實現有了實踐動力，成為了可能。
（三）技術支持
當今社會是是信息化社會，信息技術被應用到各個行業領域中，自然也為檔案管理社會化提供了技術保證和支持。當企業內部檔案管理機構無法滿足檔案管理需求的情況下，依靠外界專業的管理團隊和服務機構提供服務。這些社會機構通過先進的科學技術，先進的信息管理手段一方面能夠保證高效的管理水平，形成企業內外在社會范圍內的有效協作，降低企業檔案管理的成本，提高企業的經營管理效益；另一方面還可以通過先進的科學技術隨時與企業進行交流，保證了企業能夠及時的掌握其檔案信息及最新動態，提高工作效率。
三、措施及建議
通過上文可知，檔案管理社會化能夠有效地實現企業檔案管理的各項職能，創造出良好的社會、經濟效益，從而能夠有力的促進企業的發展，同時越來越多的企業開始重視而且已經投入檔案的社會化管理中去，檔案管理的社會機構也開始遍地開花的運行起來。因此如何更好地實現企業檔案管理的社會化就成為目前檔案部門急需解決的問題。筆者認為應該從以下兩個方面入手：
（一）健全中介機構，加強管理規范
首先加強對檔案中介機構的行政管理。目前我國的檔案中介結構包括檔案事務所、咨詢服務中心、事務服務中心等。雖然目前我國對于這些機構有一些法律法規進行約束，但是檔案中介服務市場比較龐大，秩序還是比較混亂，不排除一些機構為了個人私利，損害客戶權益的行為。因此，要加強對中介服務機構的管理和規范，不僅需要政府的法律法規的約束，還需要檔案行政管理部門對其的監督指導。其次要加強中介機構自身建設。檔案中介機構作為一個服務機構，提高服務質量是機構的戰略核心，只有提高了服務質量，健全了機構業務，才能使企業放心的把檔案管理的職能委托給機構。提高服務質量除了加強管理，積極拓展業務外，還需要有先進的技術設備和高素質的從業人員。
（二）加強市場的引導作用，轉變傳統觀念
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1 辦公自動化的基本概念及其特點
1.1 辦公自動化的基本概念。辦公自動化主要指使用計算機、網絡等現代化技術對辦公室工作以及相關信息進行相應處理，能夠實現信息傳輸、自動發送、存儲以及接收。能夠將信息的流動速度進行極大提升，并能夠顯著提升信息的可靠性以及真實性。
1.2 辦公自動化的特點
1.2.1 工作效率高。在目前實際的辦公自動化過程中，由于醫院各個部門功能以及作用的不同，檔案分類為人事、病歷、文書、專題以及實物等，涵蓋有教學、財務、基礎設施等影響醫院運作的各個方面相關信息。能夠將常規的檔案管理工作逐漸進行科學化以及合理化處理，更好實現信息的檢索效果。
1.2.2 存儲方式安全可靠。傳統的紙質醫院檔案在實際實施管理過程中，往往無法較好地進行管理。濕度、溫度、氣候等較多外部原因會對紙質檔案造成極大威脅。通過使用辦公自動化形式，能夠縮小檔案存儲空間，也能夠更好地讓檔案管理過程趨于便捷，延長檔案實際壽命，這對于檔案管理以及使用有著極為重要意義。
1.2.3 能夠實現資源共享的效果。辦公自動化在實施檔案管理過程中進行計算機技術使用，能夠幫助檔案管理更加科學化以及規范化，最大限度地保證資源利用效率以及檔案管理的實際效果。也能夠實現較高的查找率，能夠較好地脫離空間限制，更加完善地實現資源共享，增強了檔案管理過程中的安全性。
2 在實施辦公自動化環境中醫院檔案管理的問題和改善策略
2.1 在實施辦公自動化環境下檔案管理的問題。目前，最為常見的問題就是檔案管理人員自身水平不高，無法較好地進行辦公自動化過程中的檔案管理。另外，檔案管理也缺乏統一標準，容易出現較多問題，影響到檔案管理質量以及效率。在目前的辦公自動化過程中，系統開發不規范，運行水平參差，軟件投入較少以及模式并不合理等情況，使實際使用效果不佳。
2.2 如何解決辦公自動化環境下醫院檔案管理過程中出現的問題。提升檔案管理人員自身素質。隨著目前醫療衛生事業標準的不斷提升，出現較多的新技術以及新內容。醫院在招收檔案人員過程中，盡量招收檔案管理專業人才，擴充醫院中檔案人員的專業程度以及管理水平。而對于目前的檔案管理人員，也可以加強專業知識培訓，提升實際專業化水平。
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現代科技的迅速發展，使地質科技檔案信息電子化、網絡化，嚴重沖擊了傳統的地質科技檔案管理工作模式，給地質檔案工作的發展帶來了機遇。特別在以市場經濟為主體的當今社會中，我們更應該提高自己的認識水平，轉變思想觀念，樹立全面的地質檔案工作服務觀和效益觀，為經濟建設和社會發展作出更大貢獻。
一、樹立全面的地質檔案工作效益觀
傳統的地質檔案工作，雖然也重視檔案的利用，把檔案的利用作為地質檔案工作根本目的來認識和對待，但僅從“效益”觀點出發追求最佳效益是不夠的。這是因為，第一，檔案在利用上多是被動的，即是以檔案實體為提供形式與手段的被動服務，而主動服務即以檔案信息為單元的傳遞、利用和發展不夠。這實際上是不注重效果，或者說沒有注重獲得最佳的利用效果。第二，檔案的利用并不核算成本。傳統的地質科技檔案管理，沒有檔案利用成本的概念，更沒有從產出與投入比的角度去分析地質檔案工作或地質科技檔案工作的效益。顯然這樣的地質科技檔案工作是建立在不講消耗、不講效果、一切由國家承包的計劃經濟模式之下的。第三，沒有把優質檔案的增加看做是地質檔案工作的效益，導致“效益觀”的片面性，從而影響地質檔案工作全面效益的提高。
在以市場經濟為主體的當今社會中，地質檔案工作更要講究系統功能的完善，而其完善程度最終要以地質檔案工作的輸出――檔案管理工作效益為標準進行衡量。當然，檔案管理工作效益，在許多情況下是難以具體衡量的，但是樹立地質檔案工作效益觀的概念，產出盡可能增多、消耗盡可能減少的觀念，卻是現代檔案管理工作必須樹立的重要理念之一。因為檔案管理工作也和其他工作一樣，效益明顯才會受到社會的重視與支持。講究效益，樹立全面的效益觀，就是千方百計地提高地質科技檔案管理工作的效益，從根本上推動這項工作的發展。樹立全面的檔案管理工作效益觀，還必須處理好檔案管理工作的局部效益和整體效益的關系、現實效益和歷史效益的關系。
二、明確地質科技檔案管理工作效益的特點
地質科技檔案管理工作效益，都附著和滲透在科技工作和有關的工作當中，而它本身不能獨立表現出來。第一，地質科技檔案的利用效益附著和滲透在利用者的勞動之中，人們看到的是利用者的工作產生效益，而忽略了檔案人員的貢獻因素。第二，由于科技人員利用的檔案，均產生于一定的形成者，給人的印象是地質科技檔案的形成者給了利用者的效益；對館藏的增量也認為是別人移交的，忽略了地質檔案工作者的勞動。其實，科技檔案管理工作必須經過收集、整理、鑒定、保管、利用、統計六個重要環節，經過前四個環節所形成的科技檔案雖然儲存在內部單位，但它和已發表的論文、著作一樣，也存在“著作權”問題。如果沒有地質檔案工作者的辛勤勞動，有關檔案文件材料就可能不存在，或是殘缺不全，科技人員也無法利用。第三，檔案管理工作的效益均附著和滲透在科技人員的勞動對象之中，使它總是不能獨立顯現，而隱含在科技人員的勞動和總體效益之中，難免人們往往忽略地質檔案工作者的效益貢獻。
地質科技檔案管理工作效益，在有些情況下是不明顯的，例如地質科技成果的利用，以及地質儲量報告的利用、圖件文件的應用等，在為地質工作服務中，地質科技檔案管理工作的效益更多的是隱含的，由于檔案價值的潛在性，檔案利用效益的緩釋性，使檔案管理工作效益在短期內不能集中表現出來，而是通過漫長的歲月才能實現。如果地質檔案工作者認識不到這一特點，有急功近利的思想，或者能夠在眼下顯示出檔案管理工作的效果，但這是不能持久的，也是有害的。
三、區分檔案管理工作效益和檔案利用效益
地質科技檔案管理工作效益與地質科技檔案利用效益是有區別的。構成地質科技檔案利用效益的因素包括地質科技檔案管理人員的勞動因素，檔案利用者的智能勞動因素和檔案形成者的勞動因素。這里談的地質科技檔案管理工作效益，是指地質科技檔案管理作為一項專業性工作，在科技工作中的貢獻。區分地質科技檔案管理工作效益和地質科技檔案利用效益，有利于我們更全面地看問題。歷來人們把檔案管理工作的效益等同于檔案利用效益，所以追求的目標基本是現實的利用效益，其中又主要是經濟效益，特別是在市場經濟條件更是如此。表現在檔案學術理論的研究中，多以檔案利用為主題，甚至形成了一種“急功近利”的檔案利用畸形觀點。地質科技檔案管理效益理論告訴我們，檔案管理工作不僅要取得現實最大利用效益，同時還要取得檔案潛在價值、潛在效益的增量上，也就是地質檔案的增量上。
四、處理好經濟效益和社會效益的關系
地質檔案工作要講經濟效益，但還必須講社會效益，二者并重，不能偏廢。不論是基層檔案室在為本單位科技工作服務中取得的直接或間接的經濟效益，還是檔案館在為歷史研究服務中取得的社會效益，都同等重要，都是對社會的貢獻。這兩利，效益在一定條件下可以互相轉化，不講社會效益，單純追求經濟效益是有害的。
五、促進檔案管理由封閉型向開放型轉變
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一、思維思路與服務理念的創新
第一，思維思路的創新。
檔案管理工作思維思路的轉變，首先需要檔案工作者創造性思維的概念轉變?？偨Y檔案管理工作的經驗，解放束縛的思想，利用前瞻性思維實現檔案管理的創新。在企業檔案管理工作的基礎上，必須按照企業對檔案部門工作時間和實踐的要求，繼續深化檔案管理人員對檔案管理各種文件的認識，時刻關注檔案工作出現的新形勢，把握好企業檔案工作未來的發展方向，在信息網絡化的檔案管理中，檔案管理人員要有超越自我的勇氣和敢于挑戰權威的信心，做到檔案文件的標準管理，使自己從檔案管理的新理論，新系統，新技術，新方法，新的服務和創新的理念中取得進步，成為新時代創新型的檔案管理人才。
第二，樹立信息服務的概念。
在檔案管理工作中，要建立信息服務的概念，使信息系統廣泛得到應用，形成有深度的、大量高品質的電子文獻信息資源，讓更多的用戶群體使用信息系統，來進行更廣泛的信息服務，這就要求檔案工作人員必須建立信息服務的概念。
進行檔案管理工作的信息服務，就要專注于主動服務。檔案部門對信息來源，信息共享需要保持高度的敏感性，要多想辦法，找不同的渠道去收集信息，還要對系統用戶進行調查和了解，在得知他們的需求后進行有針對性的規劃、設計不同層次的服務，形成電子文檔信息，便于資源的開發，加工，改造，并制作成信息產品和服務的計劃。公共信息系統功能模塊設計，要對文件和檔案管理業務進行充分的功能性考慮。目前在用戶使用信息的時候，更多的只是想找到文件本身，希望快速、準確的獲得信息。在全面調查信息需求的基礎上，創建專題收集，篩選，加工信息，依靠先進的技術，使用光盤進行存儲，使用多媒體進行宣傳，這樣就可以為企業領導和業務部門提供信息產品的信息服務，也可以為用戶遠程通信的使用要求，提供時間和空間的信息服務。
第三，創新服務的核心。
檔案管理工作創新服務的核心是創新服務的內容。這就需要在檔案服務的領域上、對象上、模式上、態度上、環境上、時間上都要隨著時間的推移去不斷創新。電子文件成為檔案室廣泛使用的一種新形式信息資源，增加了檔案室的檔案存儲性能和文件管理功能，新的檔案管理工作正從實體文件管理逐步轉化到傳輸文件的信息資源管理，這就需要在檔案管理中管理者積極增加應用網絡化、數字化的對象技術，增多通信技術等先進技術的應用。檔案工作要緊跟時代和改革發展的實際需要，為不同領域、不同層次的用戶進行檔案管理服務，新時代對檔案管理要實現突破性發展的要求必須要緊抓創新服務的核心，依靠科技創新，加快檔案信息化建設，增加信息技術和設備投資，增強員工的業務能力。
二、在檔案服務效率上創新
第一，建立企業檔案網頁，開展網上服務。新的檔案管理需要適應新時展的需求，尤其是在很多企業都開通自己的網站進行宣傳后，作為企業檔案管理部門也要在企業網站中建立自己的網頁，以適應新時期企業檔案管理部門為企業服務的需求。企業的檔案管理人員應在企業內廣泛收集信息，盡快完成企業檔案數據庫的建立，在網頁上要進行實時的管理，并設立電子文檔存儲區域，網頁的建立，可以使檔案管理轉向數字檔案信息資源的管理，通過數據庫建設服務，實現新時期企業檔案自動化管理工作。
第二，建立“電子檔案數據管理中心”。企業檔案部門要利用新時代的信息化技術，在企業內部相關部門大量信息收集的基礎上，建立電子檔案數據管理中心，使企業的檔案數據、信息數據可以集中進行管理，尤其是一些具有保密性質的文件，檔案室可以采用光盤、硬盤等形式進行保存，檔案管理部門在網頁上也可以提供限制性或非保密電子文檔的查詢、使用服務，可以實現電子文檔信息資源共享，提高文件的使用效率。
第三，電子文件的自動上傳收集。單一的電子文檔的管理與收集，是信息網絡時代檔案收集不可忽視的問題。相比于傳統的紙質文件管理與收集，電子文檔的收集可以采用文件下載和上傳的形式，更快捷方便，正因為如此，檔案部門可以改變傳統的經營模式，在網頁上創建的窗口里自動上傳電子文檔，形成了檔案管理的快速收集和歸檔。
第四，開展在線服務。隨著信息網絡時代的發展，檔案查閱與展覽、拷貝等必然要使用新的服務形式。傳統的檔案文件和檔案部門的紙質檔案，特別是原始檔案，想進行查閱與展覽、拷貝是很不方便的，但是電子信息的存在改變了人們的工作、學習、生活環境，使人們更加注重通過信息系統以及網絡的信息來及時、準確地獲得各種信息，這就要求信息網絡時代的企業檔案管理要在服務上開展創新，進行網絡的在線服務，方便用戶信息查找的途徑。
第五，加強檔案資源建設，開展現行文件閱覽服務。隨著社會發展和人民群眾的檔案法律意識水平逐年增加，在這個階段，越來越多的企業已經經歷了重組、合并和轉移，工人需要保護自己的合法權益，并希望能夠更方便地了解政策信息，這些都需要企業的檔案部門進行完善。
三、充分利用信息網絡技術進行資源共享的創新
計算機技術的發展，信息網絡技術的普及，電子文檔的廣泛使用，都對新時期企業的檔案管理工作提出了新的要求，企業更加需要檔案管理部門提供各種信息，檔案部門也需要快速、廣泛的收集信息，這些都要求檔案管理工作必須實行網絡化管理，使檔案資源實現最大限度地共享。這就要求檔案工作者要改變傳統的檢索方法，逐步過渡到使用標準的信息化管理系統進行檔案的分類和編目工作中，發展收集數據庫的功能，實現了真正意義上的檔案信息資源共享。
第一，電子文件的自動上傳收集。
信息網絡化使檔案信息的收集更加快速。新時代的檔案管理部門，可以在自己的網頁上設置自動上傳電子文檔窗口，在網頁上創建檔案室，可以將新的檔案信息存檔到服務器里。這就需要一個新的信息化管理的系統，目前國內外有很多相關的檔案管理信息系統，這些系統的工作原理大致差不多，都是企業相關人員通過網站發送自己單位的非機密性文件的文本到企業的檔案室的網頁上，企業的檔案室通過信息系統進行分類歸檔。這樣就可以省去發送檔案人員的時間，再需要檔案的時候也可以通過數據庫查詢以及電子郵件和其他服務的方式，實現與檔案室的網上信息交流，使服務更快捷。檔案室對檔案的歸檔也可以采用光盤、硬盤、電子文檔、紙質文檔等多種形式，保證檔案材料的真實性和保存價值。
第二，檔案信息開發創新發展。
檔案信息的開發和利用是企業檔案管理的重要組成部分，好的檔案管理服務，是對企業管理的有效補充，檔案管理可以為企業在生產經營、質量管理、成本核算等多方面提供需要的信息，因此，做好檔案信息的開發和利用對企業的經營發展有著重要的意義。在新形勢下，企業檔案信息的開發和利用更多的采用電子文檔的形式，通過信息化、網絡化進行的深層次的知識管理和發展，增加文件信息，促進企業的每一名員工和決策者實現知識共享、知識交流，在生產經營活動中促進知識的重要性。
四、結語
檔案管理概念范文6
一、檔案工作者要有吃苦耐勞的奉獻精神
檔案的收集和整理是很大的工作量，檔案工作者需要做大量繁瑣的工作，如必須要建立檔案材料的收集歸檔制度、索取制度、檢查催要制度、收集登記制度等，要向建檔單位收集歸檔的范圍和要求等。檔案整理是耗時最多、最勞累的工作。檔案工作者必須按照有關規定和要求，將每份收集起來并經過鑒別的檔案進行分類、排序、編號，登記目錄，技術加工，書寫卷名和裝訂成卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充。
隨著社會經濟和信息技術的不斷發展，為跟上時代的步伐，科學地管理檔案，檔案室響應號召，積極地開發檔案管理軟件，以將紙質的庫存檔案輸入計算機。將上萬份的檔案手動輸入計算機，需要檔案工作者有極強的責任心。此外，細心、耐心也是必不可少的，因為檔案問題關系重大，容不得一點馬虎。沒有吃苦耐勞，樂于奉獻的精神，怎么能做好檔案管理工作呢？
二、檔案工作者要了解檔案與相關事物的關系
（一）檔案與信息
信息既不是物質，又不是能量，而檔案由檔案載體和檔案信息構成，因此，檔案是物質。檔案中包含著信息，是重要的信息資源。還有一點應該注意，就是檔案信息絕不僅僅指檔案文字或圖紙、數據等形成者主觀所要表達的信息，還包括檔案載體信息和信息元素排列的結構信息。通過某一個朝代紙質檔案可以獲得該朝代的造紙技術信息，如清代文書書寫的抬頭制度和避諱制度所反映出來的封建文化等信息，同樣題材的畫稿給人們的美感不同等，這些信息也都包含于檔案之中。
（二）對于檔案與文件（文書）
我國傳統的觀點認為，文件沒有歸檔以前稱之為文件，歸檔以后稱之為檔案，并且認為，從文件轉化為檔案要具備三個基本條件：（1）文件必須完成文書處理程序；（2）文件必須具有檔案價值；（3）文件必須經過整理，使文件之間的有機聯系得以構建。
西方的文件生命周期理論認為，文件和檔案同為一個本體，不具有本質的區別。文件從形成保存于本機關到文件中心，再到檔案館是文件整體生命的不同階段，盡管在不同的階段，其價值、結構、保管地點以及管理行為都有所差別，但是更應著眼于文件本體沒有改變。所以從這個角度來說，文件和檔案的關系只是“蘿卜和一筐蘿卜”的關系。
（三）檔案與圖書
檔案與圖書都是文獻的下位類概念，其區別在于：
1.社會功能。檔案與圖書的社會功能不同。圖書主要的社會功能是人類知識的交流，記錄歷史和再現歷史是第二位的；而檔案主要是為了記錄歷史和再現歷史，知識的傳遞和交流是第二位的。
2.檔案直接形成于檔案（文件）內容記述的社會活動之中，具有原始記錄性，而圖書不是。
3.憑證價值是檔案的本質價值，而圖書主要是參考價值。
（四）檔案與情報
按照嚴怡民先生的觀點，被人類破解的信息就是知識，能夠使利用者的知識結構發生變化的那一部分知識才是情報。所以，信息、知識和情報屬于一個家族，都不是物質，這是與檔案的主要區別。但是根據我們前面對檔案的討論，檔案中不但包含著信息，也包含著知識和情報。
（五）檔案與資料
