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檔案室安全管理范文1
【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息安全
現代信息技術在社會各個領域的廣泛應用帶來了顯著的效果，事業單位檔案管理中也逐漸應用了信息技術，促進了檔案管理的科學化水平以及工作效率的提升。但信息技術帶來的問題也是十分引人關注的，即檔案信息安全問題，以下筆者圍繞該問題進行探討。
一、事業單位檔案信息安全管理面臨的難題
（一）事業單位檔案信息面臨的物理安全問題。檔案信息的物理安全主要是指檔案存放的外部環境的安全，包括存放的建筑、自然環境。當前事業單位大多數檔案是電子檔案，在物理安全方面主要包括存儲的計算機硬件設備和計算機自身軟件設備的安全，以及所存放環境的地理位置安全性、溫度、濕度以及防火、防盜性等各個方面。有的計算機自帶的軟件存在漏洞，電子檔案可能發生病毒損壞，有的計算機硬件存在問題會導致電子檔案出現無法存儲和讀取，而外部的溫度、濕度則有可能損害存儲的電子設備。
（二）事業單位檔案信息面臨的人為安全問題。檔案管理是要靠人去落實的，檔案利用也是由人進行查閱調檔的，在這一過程中人為因素對檔案信息安全存在著很大的影響。當前事業單位檔案信息面臨的人為安全問題主要包括檔案信息安全責任意識不強，管理人員嚴重不足，同時管理人員的專業素質較低，尤其是在電子檔案信息的管理方面由于缺乏計算機應用技能，在管理中缺乏對檔案信息的安全設置，甚至有時由于誤操作可能造成檔案信息的刪除，還有的檔案管理人員缺乏保密意識，造成電子檔案信息的外泄也是典型的安全問題。
（三）事業單位檔案信息面臨的技術安全問題。在檔案管理中，計算機技術的應用給檔案管理帶來了全新的模式，實現了檔案管理的科學化，提高了管理的效率，但是也帶來了安全方面的風險。存儲電子檔案信息的計算機在日常使用過程中，使用外部設備連接以及網絡運行環境下可能遭受到病毒侵害、黑客攻擊，計算機中的應用軟件在運行以及更新中也可能產生安全隱患，尤其是一些事業單位檔案管理的計算機設備安全等級較低，在使用網絡時也缺乏安全防護設置。此外，技術安全還存在的另一問題就是檔案信息缺乏備份，計算機存儲量巨大，一旦計算機出現問題其所存儲的檔案信息損失也將是巨大的。
二、事業單位檔案信息安全管理的建議
事業單位檔案管理中要將信息安全管理作為首要目標，結合上文所述存在的安全風險問題，應當有針對性地進行安全管理，具體應當從三個方面著手進行。
（一）加強檔案信息安全管理的物理防護。作為事業單位的檔案信息安全管理，物理防護主要是在選擇檔案室和檔案存放設備時進行安全考慮。檔案室的安全要進行特殊設計，進行安全評估，包括檔案室的溫度、濕度、防火、防盜等，并根據需要配備相應的設備，發揮檔案管理的功能，確保安全。對一些事業單位現有檔案室存在的問題依照上述原則及時進行整改，消除安全隱患。物理防護還包括對存放電子檔案的電子設備硬件和自帶軟件的安全管理，要選擇性能較好的硬件設備存儲電子檔案，一般來說，計算機自帶的軟件不存在安全問題，但是如果經過重裝系統或者使用中改變就有可能發生系統漏洞，進而引起電子檔案的丟失損壞，這就要求檔案管理中對電子設備的軟件運行進行有效的安全防護。
（二）加強檔案信息安全管理的人為防護。在計算機技術應用的促進下，事業單位檔案管理對管理人員的要求也提高了，為了確保檔案信息的安全，事業單位要從以下幾個方面進行防護。首先，將安全責任從上至下落實到每一個檔案管理人員，作為檔案管理人員要加強安全責任意識。其次，制定檔案安全管理的規章制度，對檔案管理工作進行規范要求，對可能出現安全風險的環節進行安全防護指導。再次，建立專業的檔案信息管理人才隊伍，安排具有專業知識的人員進行檔案管理，例如在事業單位人員招錄中設置檔案學專業的限制來招錄檔案管理人員，當前經過專業學習的檔案管理專業人員大都具有良好的安全管理意識，同時也都有良好的計算機操作和應用技能，在電子檔案信息管理方面能夠進行安全設置，在操作上也能夠有效地減少錯誤操作。
（三）加強檔案信息安全管理的技術防護。事業單位在進行檔案信息安全管理中要利用現有的技術建立起安全可靠的檔案信息管理系統，對接收入檔的檔案信息從源頭審查就強調安全，存儲過程中要進行安全防護，對一些檔案信息的共享要進行安全審查，形成整個過程的安全管理。在日常的檔案信息管理中一些電子檔案信息的存儲需要借助外部設備，也要進行安全防護，防止病毒寫入系統，接入網絡時更要注重安全防護。此外，有必要利用當前大數據發展建立檔案信息的備份系統，這樣既能夠節約存儲空間，又能夠防止檔案信息出現問題后喪失唯一性。
三、結語
事業單位的檔案信息安全是檔案管理的重中之重，關系到事業單位以及社會公眾的利益?，F代信息技術不但對事業單位檔案管理起到了科學的、高效的促進作用，同時也使得事業單位的檔案信息受到了來自網絡環境的安全威脅，我們當前要做的就是全面客觀地看待檔案信息安全威脅，積極地建立檔案信息安全管理體系。
【參考文獻】
檔案室安全管理范文2
【關鍵詞】信息時代；企業檔案；安全管理
《企業檔案管理規定》第十條強調：“ 企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理?！彪S著信息化的迅猛發展和電子檔案的廣泛應用，檔案信息安全問題日益突出。特別是在電子檔案誕生，檔案信息載體的多樣化和電子文件、檔案數量迅速增長的情況下，如何做好企業檔案的安全管理工作？筆者認為必須把檔案信息安全問題提高到企業管理的重要位置，采取有效措施，加強檔案的安全管理。檔案的安全管理應當包括檔案安全管理職責、檔案實體安全管理、電子檔案安全管理和檔案庫房安全管理等方面。
筆者所在的淮北華星工貿有限責任公司，是集煤炭洗選、礦山設備制造、配件加工及安裝；選煤用重介質、高效復合浮選劑生產；礦用玻璃鋼管道、管材、玻璃鋼柵欄生產及研發為一體的綜合性企業。由于企業產品科技含量較高、知識產權檔案和涉及商業秘密的檔案較多，因此企業非常重視檔案安全管理工作，制訂了《華星公司檔案管理制度》、《華星公司安全工作制度》、《華星公司檔案管理工作規范》、《華星公司檔案查閱制度》、《華星公司技術檔案管理辦法》等規章制度。為確保檔案安全，公司強化檔案實體的管理，做到責任到人，確保檔案庫房防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水“八防”工作落實到位。另一方面加強計算機和網絡安全管理，保證電子檔案的信息安全。筆者在實際工作中體會到，做好企業檔案安全管理工作，必須從以下幾方面入手：
1 加強檔案實體與電子檔案的管理
檔案的存在形式包括了紙質檔案和電子檔案。企業在工作中形成的文件材料不管以何種形式保存，首先要保證檔案的信息安全。
1.1 加強檔案實體安全管理
企業應確保在生產經營等活動過程中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全、完整、真實、準確，并及時歸檔。還應依法定期將具有長遠保存價值的檔案向上級檔案館移交。要建立健全檔案調歸卷制度，規范檔案提供利用過程中借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；建立檔案、人員出入庫登記制度，確保檔案安全萬無一失。檔案室工作人員每年應對室藏檔案進行一次清點核對，做到登記臺賬與檔案實體相符。對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，按檔案保護技術要求進行修復或復制。不同載體材質的檔案應分類存放、規范保存。對特殊載體檔案的存放，按其特性和要求，使用規范、合理的裝載器具加以保管和保存。檔案室對珍貴、重要的檔案應進行復制，并用復制件代替原件提供利用，其別珍貴重要、有特殊意義的檔案和特殊載體、對保管條件有特殊要求的檔案，可建特藏室專門管理。
1.2 強化電子檔案的安全管理
電子檔案指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。電子檔案整理、歸檔過程的安全管理包括：要建立和執行科學的歸檔制度，保證電子檔案內容邏輯上的準確，歸檔時要盡可能地以主流技術統一電子檔案的保存格式。
電子檔案保管和利用過程中的信息安全要做到以下幾個方面：要保證電子檔案載體物理上的安全；要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護；要密切關注計算機技術的發展方向，不斷對歷年來電子檔案使用的軟件升級、更新情況進行記錄、保存，適時對電子檔案的格式進行轉換；要加強對電子文件利用活動的管理，保證電子檔案的信息安全。
由于企業信息化建設步伐加快，有許多重要的電子檔案都存儲于辦公自動化管理系統里，必須采取各種措施加以控制確保安全。對于涉及檔案信息管理的辦公系統，設定權限，規定哪些人可以登錄系統，并設置登陸密碼；登錄后只能查閱到規定權限范圍內的文件，有的內容應由檔案管理人員審批后才能看；并設置好借閱期限，及時跟蹤催還；查閱的文件內容格式保存為PDF格式，不能被隨便復制；檔案管理人員還應設置好檔案的密級程度（絕密、秘密、公開等）。為登錄系統的計算機裝上防毒軟件，并注重及時更新。電子檔案保存在軟盤、磁盤里的，要使軟盤保持干凈并不受損害，要讓磁盤遠離磁場，并做到防塵、防油漬。
2 保證計算機網絡安全
電子檔案運行環境主要是計算機網絡系統，計算機網絡安全是保障檔案信息資源安全的主要問題，保證電子檔案運行環境的安全管理就是要加強對計算機網絡系統的安全管理。計算機網絡安全隱患主要表現為：存在著各種物理安全問題，如因自然災害或人為原因對計算機硬件設施造成損害；來自內部或外部的非法訪問，尤其是黑客的入侵不僅能盜取、修改信息，而且可以導致網絡部分或全部癱瘓；防不勝防的計算機病毒侵害；普遍缺乏基本的備份系統，一旦發生問題難以及時恢復等。要確保檔案信息資源的安全，就必須消除這些不安全因素。
首先，要堅持防管并舉，建設檔案信息網絡安全保密系統，確保網絡安全連接和信息安全傳輸，保證檔案信息、數據庫安全；其次，為應付突發事件，要建立檔案信息資源災害恢復備份系統，提供可靠的系統備份、應用備份、數據備份和系統恢復能力，保證檔案網絡工作不間斷地運行；再次，要加強檔案信息系統的安全技術防范管理，檔案室應安裝入侵報警、電視監控、防盜屏障、周界報警等設備設施。此外，要及時做好網站的維護和更新工作，定期對計算機以及網絡進行檢查維護，適時更新防病毒軟件。
3 建立健全檔案安全管理的制度
檔案安全管理的條款分布在《保密法》、《國家安全法》、《檔案法》等中間，并沒有專門的檔案安全管理制度，企業需要建立一套檔案安全管理制度，明確規定安全管理職責、管理要求、管理目標、管理內容等。
筆者所在的企業就制定了一系列管理制度：文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施；利用制度明確了提供利用的方式、方法，規定查（借）閱檔案的權限和審批手續，提出接待查（借）閱檔案的要求；保密制度明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔保密的責任；檔案保管制度包括了保管工作原則、各門類檔案保管條件，特殊載體檔案保管方式，檔案進、出庫房要求，對受損檔案的處置原則和要求；電子檔案管理操做制度明確了檔案管理系統操作人員的職責、檔案管理系統軟件、硬件的操作要求；庫房管理制度明確了庫房管理員職責、庫房管理要求，進出庫房要求等。構建一套系統、透明的檔案安全管理制度，能為企業檔案安全管理的實施提供保障作用。
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所謂的知識產權檔案是指所有的知識產權的獲取以及知識產權的實施和保護過程中所形成的具有一定保存價值的文件材料和經過檔案館整理后所形成的文件集合體，這個集合存在明顯的法律效應。隨著我國改革開放不斷得到深化，我國的知識產權機制逐漸的完善，但是在現階段我國的知識產權檔案管理的重要性認識不足，在管理過程中存在很多急需解決的問題。
一、當前我國知識產權檔案管理制度分析
從行政管理途徑進行分析，目前我國的知識產權管理機構分為了三個部門，一個是專利管理系統，一個是商標管理系統，還有一個就是著作權管理系統。因此，我們在進行知識產權管理過程中也可以將其劃分為三個系統，他們分別對應的是專利的檔案管理系統、商標檔案管理系統以及著作權檔案管理系統。首先，對于專利檔案來說是指對記載有專利成果的研制過程以及專利的申請、審批和權利的實施等過程中形成的文件材料，將這些材料整理之后形成一種文件的集合體；其次，商標檔案主要涉及到了商標注冊、使用和管理活動過程中系列文件進過整理和歸檔之后所形成的一種文件集合體；最后，著作權檔案是作品的創作。著作權的維護和轉讓過程中所形成的文件資料經過整理和歸檔之后所形成的文件集合。依據我國已經建立了多層次的商標檔案管理系統，國家工商行政管理部門的商標局檔案部門負責全國商標檔案的工作的管理并接受國家檔案形成管理部門和國家工商行政管理部門的監督、指導和負責。而各個地區的工商局商標檔案部門主要負責本地區的商標檔案管理部門，并接受上級部門的統一監督和指導。同樣對于后兩種檔案管理的也需要采用統一領導，分層管理的模式，最終形成一個多級管理的系統，然后在此的基礎上，還要積極的探索和實踐，制定統一的管理規范，強化規范化管理，積極的利用現代網絡技術和計算機技術，對知識產權檔案進行科學的管理，這樣才能發揮知識產權檔案管理的整體優勢，真正實現其應有的社會價值。
二、知識產權檔案管理面臨的困境分析
1.知識產權檔案的文件來源的復雜化和多樣化
從知識產權檔案形成的過程來看，知識產權檔案的材料和文件來源十分的復雜，其來源我們總結起來主要包括了以下幾個方面，一個是政府設置的各個行政管理機構以及各種知識產權機構有關知識產權的申請、轉讓、出版和授予權利等過程中所形成的各種官方的具有法律效力的正式文件，這些文件和材料通常都是有機關的檔案管理部門進行整理、登記和保存，而知識產權的當事人和中介也可以擁有類似的文件和材料。還有一個就是由于知識產權的獲取和保護過程中涉及到基層各個單位的管理工作，同時也涉及到相關科研人員的創作和研發的過程，所以就會有大量記載知識成果內容以及各種形式的文件和背景材料都廣泛的分布各個基層的檔案室、資料室和當事人手中。在進行科研或者創作過程中，項目提出到科研成果的出現，這個過程中部分的關鍵性材料掌握在參與研發的科研人員的手中就會導致文件和關鍵性材料帶有明顯的跳槽可能，如果這種現象發生將會給原科研單位造成嚴重的損失。正因為知識產權文件來源的復雜化和多樣化，給知識產權檔案管理帶來很大的困擾。
2.多樣化信息需求帶來的困擾
在改革開放不斷深入發展的大背景下，我國的知識產權檔案管理部門，必須應對來自于各個方面的有關知識產權問題的咨詢、檢查和服務，也就是需要面臨多樣化的信息需求。隨著人們法律意識的增強以及知識產權保護意識逐漸加強，人們在其知識成果研發和創作過程中越來越重視參閱有關已經取得某項知識產權的檔案，避免在研發和創造過程中出現侵權和重復的現象，同時，一旦發生了侵權事件之后，人們也會借助知識產權檔案維護自己的合法權益，通過知識產權檔案的法律效應作為解決問題的主要憑證，基于這種情況下，我們需要有一套與我國當前知識產權保護機制相適應的知識產權檔案管理制度，實現對知識產權檔案進行統一的、科學的管理。
三、知識產權檔案管理途徑分析
1.堅持統一管理原則，建立健全知識產權檔案管理制度
統一管理是國家對檔案管理的總體要求，知識產權檔案管理要服從這一總體要求。各地區、各有關單位的檔案管理部門，應將知識產權檔案管理納入本地區、本單位的知識產權管理和檔案管理體系，統一規劃、同步發展。要逐步建立健全知識產權檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用等各項管理制度，明確歸檔范圍，并將歸檔要求切實納入相關人員的崗位職責。加強對涉及國家利益、國家民生和國家安全方面知識產權檔案的管理。對屬于單位和集體所有的知識產權檔案，任何個人不得據為己有或分散保管。確定工作需要，暫時不能交本單位檔案管理部門集中保管的，應指定專人負責保管，并將檔案目錄交本單位檔案管理部門備案，待工作辦理完畢后，及時將檔案移交本單位檔案管理部門集中保管，切實保證知識產權檔案的實體安全和信息安全。
2.做好知識產權形成和保護過程中文件資料的收集與管理
知識產權涉及的領域廣，涵蓋了專利、商標、版權及特定領域等多個方面，具有類型多樣、權利獲得及有效期時間跨度大等特點。知識產權文件的收集和管理應該遵循知識產權活動的規律和特點，貫穿于知識產權活動的全過程。針對知識產權檔案的直接證據與證據鏈完整性特點，加強對具有時效性標識和憑證作用的各種載體的附屬性資料的收集并進行集中管理，包括專利、商標、版權、植物新品種、集成電路布圖設計、地理標志等知識產權在創造、運用、保護和管理等環節形成的有保存價值的文件資料。
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【關鍵詞】檔案管理；安全性；措施
當今是信息化的時代，現代檔案管理最大的特點就是信息的瞬息萬變。利用互聯網信息技術進行高效的流程管理是現今檔案管理的主要方法，然而，信息技術雖然給檔案管理帶來了高效便捷的管理方法，但同時也伴隨著信息泄露的高風險，這就對企業檔案管理的安全保密工作提出了新的挑戰。
一、關于檔案管理的信息化
隨著互聯網技術的不斷革新與進步，檔案管理的信息化成為其現代化的趨勢之一。檔案管理的信息化是指在網絡環境下的一場關于檔案信息組織管理和開發利用的改革。檔案管理的信息化旨在引導人們正確地利用現代信息技術對檔案進行管理，并為此建立一套有規范作用的信息化檔案管理的標準流程。這樣檔案管理在完善自身體系的過程中，也使檔案服務體系變得更加完善。隨著檔案管理信息化的不斷加強，它日益成為推動我們國家企業管理信息化以及政府管理信息化建設之中有力的工具。信息化的檔案管理不僅要求工作人員能夠準確地處理好檔案的保密方法和利用的關系，做到使用單位能及時查閱，又要妥善地保管檔案，保證檔案信息的準確性、完整性與安全性，精準地為社會建設提供咨詢和參考。
二、檔案管理的特征和影響其安全的主要因素
（一）檔案管理安全的特征和基本要素
作為一種十分重要的信息資源，檔案具有唯一性和原始性的特點，這就意味著一旦缺失將很難恢復原貌，會導致相關工作因缺少參考文獻資料而出現不科學的決策，由此可見，檔案管理安全的重要性。
檔案管理安全有其鮮明的特征，主要表現在以下四個方面：一是標準的相對性。這是因為人們認識的水平有一個不斷提升的過程，再加上科學技術的不斷發展，這樣人們對于檔案管理安全的認識水平與管理的科學手段也是跟隨著認識的水平及科學技術的逐步發展而不斷進步，所以檔案管理的安全性的標準也在不斷革新。檔案管理的安全性問題會受到多方面的影響的，比如說科學技術的水平高低、政治制度的各方面、文化水平的高低還有安全和法制的觀念等等的各個方面的制約?？偠灾瑱n案安全管理是相對的，它會跟隨著社會的發展而不斷地發展。二是經濟性，檔案的安全性同時受到經濟投入的限制和保障安全的付出和回報的問題。三是復雜性，檔案管理方面是會涉及到檔案上的資料的，所以安全性還決定與檔案和人、環境之間相互的關系協調，有很大的復雜性。四是潛隱性，指的是潛隱在表面內的一切不確定因素，一切交混綜合效應而產生的潛隱性問題。
（二）影響檔案管理安全的主要因素
信息化時代在檔案管理的過程中，影響檔案管理的安全性因素主要有幾種類型：
首先是自然因素，指的是各種各樣的關于自然的災害。例如地震、暴雨、泥石流等。
其次是環境的因素，分為外部和內部的環境因素。外部主要是經濟的發展和技術、立法、執法的各種水平，也有社會的監督制度等等；內部包括了檔案管理的部門自身內部的環境因素，比如說檔案館的情況和檔案管理的制度的好壞和信息資料本身的因素等等。
其三是檔案管理工作人員的管理水平。這個主要是指檔案管理的工作人員的素質水平和安全意識問題了。他們的保密意識是會直接地影響到檔案的安全問題的，而現在的檔案管理工作人員主要問題是蓄意破壞和管理疏忽對檔案的安全出現影響。
其四是消防安全和防火滅火的意識。為了檔案的安全，必須要加大消防的投入，加強各種設備和技術的更新，加大消防安全建設。
其五是檔案的信息安全問題。其中有兩個方面，一是載體的安全，二是信息的安全。載體的安全是信息安全的前提，要保證檔案的存儲安全、設備環境安全、網絡安全等才能保證信息和系統的安全。
三、加強檔案管理安全性的有效措施
在檔案管理中，有些檔案的內容和信息甚至關系著國家的利益，所以不管是檔案管理的工作人員還是有關的部門人員都必須要遵守對檔案管理的保密性原則，從而來維護檔案的完整性和安全性，具體有效措施主要表現在以下幾個方面：
（一）加強檔案管理的安全意識
為提高檔案管理的安全性，加強相關部門的檔案管理安全意識是必要的。具體要求是：檔案管理工作人員要始終堅持檔案管理的保密原則，遵守相關的法律法規和部門的安全工作部署；相關的工作人員要把握好市場有規律的競爭趨勢并增強安全意識，注意行業改革發展的趨勢，從而做到高度警惕一些違法人員利用信息網絡偷取檔案信息的行為，還要積極地去探索研究檔案管理的信息化狀況下保密工作的相關規律性；檔案管理部門要堅持不懈地推動檔案管理的信息安全來適應現代信息化建設的要求，可以通過檔案管理相關制度的創新以及檔案管理相關技術的創新來解決檔案管理信息化的安全性。
（二）建立完善的檔案管理信息化的安全制度
建立完善的檔案管理信息化安全制度，為檔案管理的安全性提供可靠的制度保障。我國是法治國家，法律的強制性能夠有效地保障國家良好社會風氣和教育環境。我們可以借助于信息安全保密的相關法律法規有效地處罰破壞檔案安全的違法行為，能夠比較有效地保障檔案信息的安全。這就要求檔案管理的相關部門要根據現代化檔案信息管理的新形勢來建立比較完善健全的安全保密制度。在具體的檔案管理的工作之中，要嚴格地對的信息進行把關，以防止企業商業機密和產權信息的。換而言之，信息安全保密的根本保障就是安全保密技術，建立保密的體系中技術占主要位置。
（三）加密信息數據以提高本身的安全性
隨著信息科技的發展，加密技術成為加強信息安全保密工作的一項重要措施。加密技術是通過對各類信息重新組合從而能夠達到只有部分相關人員才能夠解開密碼見到原來信息的方法。關于數據的加密技術是分為兩個方面的，一是單密鑰加密，二是雙密鑰加密。單密鑰加密的技術是指用單個密鑰對數據進行相關的加密，它解密的特征是計算量比較小而且加密的效率比較高，不過單密鑰加密的算法在分布式系統的使用上比較困難，使用成本就比較高，而保密性能也不能夠保證。雙密鑰加密如名字所見，有兩個密鑰，它們可以搭配著一起使用來完成加密和解密的過程，這種加密技術就十分適用于分布式系統中的數據加密。
四、結語
綜上所述，隨著信息時代的發展，檔案管理的安全性問題逐漸被人們關注，作為有著巨大價值的管理信息的資源庫，檔案管理的信息化還存在一些安全隱患，這就需要相關部門要不斷加強檔案管理的安全工作，實施有利于檔案管理安全的有效途徑，并隨著社會的發展需要不斷進行相關安全措施研究，不斷強化檔案管理的安全性。
參考文獻
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[關鍵詞] 公路施工；安全生產檔案；管理路徑
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 073
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0149- 03
1 前 言
現階段，為了提高人民的生活水平，促進國民經濟的進一步發展，加強公路事業的建設是社會發展的必然趨勢。在公路建設的過程中，施工作為重點階段，該階段工作直接影響工程質量，但是施工過程中存在諸多風險因素，極易引發安全事故，所以施工企業應當提高對于安全管理的重視，樹立正確的管理意識，將施工檔案的管理作為重點工作。現階段，我國了一系列安全檔案管理條例，明確指出安全檔案管理工作應當貫穿在公路施工的整個過程中，這對于公路施工安全生產檔案管理提出了新的要求。
2 公路工程施工生產檔案的基本特征
2.1 檔案內容及其形式的多樣化
就公路施工來說，檔案管理貫穿于施工全過程，在公路項目招標、設計、施工及其維護階段，均會產生大量檔案資料，尤其是某些工期較長的公路工程而言，檔案資料內容涉及面較廣，且形式趨于多樣化發展。一般來說，常見的公路施工檔案主要包括招標文件、施工方技術文件、工程調整檔案、會議文件、質量檢測文件及其驗收檔案等。所以，在公路工程施工中，檔案的形式多種多樣，且內容較多，這進一步增大了檔案管理的難度。
2.2 檔案的專業化及其利用價值
在公路施工的過程中，施工技術通常較為先進，在此基礎上最終形成的施工檔案的專業性及其技術性也較為突出。同時，為了保障各項工序的標準化、統一化開展，實行檔案管理具有更大的利用價值。需要明確的是，由于施工檔案屬于真實的、客觀的文件資料，可以全面反映施工企業的管理質量及其施工水平，管理檔案在其投標過程中具有十分關鍵的作用。
3 公路工程施工生a檔案的主要問題
3.1 檔案資料編號不連貫
在公路的建設過程中，大部分施工人員來自不同的部門，通常來說，施工管理人員能夠統一分類不同的檔案資料，并對其進行編號，這也是提高檔案日后查詢便捷性的必要途徑，在編寫檔案編號的過程中，一般依照分類號、項目號或者案卷號進行制定及分類。但是在實際的工作過程中，檔案資料編號的連貫性較差，難以依據檔案資料做出完整的判斷，這對檔案管理造成了極大的負面影響，難以及時發現遺漏的檔案，甚至存在檔案缺失的情況，影響竣工階段的結算[1]。
3.2 工程檔案資料質量較差
逐步提升檔案資料的管理質量是當前檔案管理應當重視的一大問題，只有在保障檔案質量的情況下，才能全面發揮檔案資料的根本價值，提升檔案管理的管理水平。但是就我國目前的公路施工檔案管理來說，大部分檔案的質量無法滿足施工單位的基本要求，檔案質量的影響因素較多，例如難以按照標準化模式整理及其收集案卷資料，工作人員依照個人主觀意志開展檔案管理工作等均極大的降低了工程檔案資料的質量。
3.3 檔案管理同公路施工不同步
在公路檔案的管理過程中，只有保障檔案管理同公路施工進度的一致性，才能保障檔案數據的準確性及其有效性，如果二者不同步，不僅會影響公路施工工程的正常進行，同時也不利于檔案管理工作的開展。就目前來說，導致施工同檔案管理不一致的主要原因即人員緊張以及檔案管理難度及其工作量較大，加之施工單位并未制定相關管理體制造成了管理人員的滯后性，難以激發工作人員的工作熱情。另外，檔案管理人員通常較為重視公路施工質量、成本方面的檔案管理，未樹立安全生產檔案管理的意識，這一情況不利于施工單位施工的安全進行，且容易增大風險。
4 公路工程施工生產檔案的完善策略
4.1 完善檔案管理制度體系
目前，公路在社會經濟發展中的作用更加突出，同時公路建設項目的范圍不斷拓寬，在公路項目的施工過程中，通常會產生大量的施工資料，為了實現施工檔案的有效管理，施工企業應當完善檔案管理的制度體系。一方面，施工企業應當在內部建設檔案管理體制，改變傳統的管理方式，引進先進的管理技術，創新管理手法，實現檔案的標準化管理。另一方面，隨著社會的發展，精細化管理是各個領域管理中不可或缺的管理方案，公路檔案的精細化管理是提升管理質量，保障檔案管理同施工進度一致的主要手段[2]。
4.2 實現檔案的統一化管理
如果公路工程量較大，就應當在編制檔案資料之前，同相關管控機構進行溝通與交流，明確檔案管理的重點，需要指出的是，不同的建設項目應當統一化編制檔案，盡可能避免出現多種管理標準這一情況，以此才能保障檔案管理工作的合理進行，保障檔案的質量，為公路施工期間或者工程竣工期間的質量檢測工作創造良好條件，也為管理人員的查找提供便捷性。
4.3 強化安全生產管理檔案
由于公路施工的技術性較強，所以公路施工檔案具有一定專業性，在施工檔案的管理過程中，管理人員應當保障檔案的分類整理及其高效利用。施工單位應當意識到管理人員的素質直接影響檔案管理的水平，并且在招聘期間將人員的專業水平納入重點考察范圍，同時強化檔案管理人員的培訓力度。同時，作為檔案管理人員自身應當樹立正確的思想觀念，正確、積極面對自身工作，重視個人管理，重點建設安全事故檔案資料管理數據庫，尤其是針對施工過程中的安全事故，應當進行事先分析，并針對存在的風險提前制定安全檔案管理的應對方案。在實際工作過程中應當將以下幾點作為切入點。
首先，針對公路施工過程中已經發生的安全事故，檔案管理人員應當依據事故發生的地點、原因、時間等詳細記錄，并制定為專項性的專題目錄。檔案管理人員應當強化對于安全事故信息的采集工作，將以往本單位或者其他單位發生的重大安全事故整理為文件，并依據其具體形式進行劃分以目錄形式呈現，然后依據檔案目錄制定專題，比如機械事故、運輸事故、基坑事故等，為公路建設過程中不同安全事故資料的查找奠定基礎，保障自身安全生產檔案管理的有效性[3]。
其次，針對施工企業或者相關公路施工單位所進行的公路施工安全檔案，檔案管理人員應當將全面收集資料并納入專題管理中。需要提出的是，檔案部門的管理人員應當參與事故處理的全過程，一方面，主動收集安全事故的發生原因，并協助分析有效的理方案，避免偶然事件的發生阻礙施工的正常開展。另一方面，檔案管理人員應當在了解安全事故的基礎上準確記錄，避免主觀意念，同時依據先后順序將其編制入庫，形成完善的檔案管理庫。
最后，檔案管理人員應當強化其同相關監管部門的聯系，向其了解安全生產檔案管理的要點，并向管理機構提交本單位安全生產管理檔案。然而，僅僅依靠公路施工單位安全生產檔案管理部門的管理，并不能達到實際要求，施工企業應當積極建設檔案信息庫，將信息采集工作納入重點考察范圍，通過系統化的管理模式發揮安全生產檔案管理在公路施工過程中的積極價值，并將其作為企業管理水平的評價標準之一。
4.4 安全專題檔案教育作用
通過多種宣傳模式凸顯安全管理檔案的基本作用，一方面，組織員工開展安全生產法制講座，在安全檔案學習之后，使其明確安全生產的重要性，在不斷規范自身行為的同時，也能輔助相關檔案管理人員開展檔案管理工作。另一方面，全員員工應當以安全生產檔案作為依據，開展安全知識教育，明確事故隱患、安全的施工技術等，使工作人員明確安全生產的基本常識，全面凸顯安全專題檔案的教育作用，這也是促進安全生產檔案管理的長遠發展的必要途徑[4]。
5 結 語
一般來說，公路工程施工跨越周期較長，施工工程各個工序的也較為復雜，在實際的施工過程中，也容易出現工程變更的情況，所以公路施工對于檔案管理的要求較高。另外，在不同的施工階段，檔案資料的管理重點也不同，檔案管理的內容較為廣泛，形式復雜，為了達到施工檔案管理的根本目標，管理人員應當不斷提升自身水平，明確檔案管理中存在的問題，并逐步完善，以此全面發揮檔案管理在公路安全施工中的價值，促進我國公路建設事業的健康發展。
主要參考文獻
[1]賴予瑩.高速公路施工單位竣工檔案管理研究[J].建筑工程技術與設計，2015（13）.
[2]李彤彤.關于公路施工機械設備安全管理的策略探討[J].經營管理者，2015（15）.
檔案室安全管理范文6
四川省食品藥品監督管理局
四川省檔案局關于印發《四川省食品藥品安全監管業務檔案管理辦法(試行)》的通知
川食藥監發〔2017 〕35 號
各市(州)食品藥品監督管理局、檔案局：
為進一步規范全省食品藥品安全監管業務檔案管理工作，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國食品安全法》《中華人民共和國藥品管理法》等相關規定，結合食品藥品安全監管業務檔案管理實際，省食品藥品監督管理局、省檔案局制定了《四川省食品藥品安全監管業務檔案管理辦法(試行)》，現印發你們，請認真遵照執行。
四川省食品藥品監督管理局 四川省檔案局
2017年3月23日
四川省食品藥品安全監管業務檔案管理辦法(試行)
第一章 總則
第一條 為進一步規范全省食品藥品安全監管業務檔案管理工作，維護食品藥品安全監管業務檔案真實、完整、準確、系統和安全，充分發揮食品藥品安全監管業務檔案對食品藥品安全工作的規范、引導、督促作用，根據《中華人民共和國食品安全法》《中華人民共和國藥品管理法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規的規定，結合我省實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的食品藥品安全監管業務檔案，是指四川省各級食品藥品監督機構在履行食品藥品安全監管職能(包括行政許可、注冊審批、質量檢測、日常監督檢查、違法行為查處等)過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體和形式的歷史記錄。
第三條 食品藥品安全監管業務檔案是記錄食品藥品安全工作的重要載體，貫穿食品藥品研發生產、經營和監管工作全過程，是國家檔案資源的重要組成部分。
第四條 本辦法適用于四川省、市(州)、縣(區、市)各級食品藥品監督管理機構對食品藥品安全監管業務檔案的管理。
第二章 管理體制、機構及其職責
第五條 食品藥品安全監管業務檔案工作實行統一領導、分級管理原則，為維護食品藥品安全監管業務檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用提供保障。
第六條 各級食品藥品監督管理機構負責本行政區域內食品藥品安全監管業務檔案的統一管理，接受上級食品藥品監督管理部門、同級檔案行政管理部門的業務監督和指導。
第七條 各級食品藥品監督管理部門應當加強對食品藥品安全監管業務檔案的規范化管理工作，將其納入本單位領導議事日程，落實分管領導，定期研究和及時解決檔案工作中的實際問題，在人員配備、經費開支、庫房建設等方面給予保證，確保檔案管理工作需要。
第八條 各級食品藥品監督管理機構應設立綜合檔案室，作為本單位檔案管理工作的職能機構;建立健全檔案工作制度和標準;配備必要的設施設備;配備相對穩定的專兼職檔案管理人員，具體負責檔案工作的監督指導，負責食品藥品安全監管業務檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。
第九條 各級檔案行政管理部門應依法履行對食品藥品安全監管業務檔案工作的監督指導職能，確保應歸檔的文件材料收集齊全、整理規范、保管安全、利用便捷。
第三章 檔案歸檔與整理
第十條 各級食品藥品監管部門應按照誰監管、誰建檔 的原則，將在履行食品藥品安全監管職能過程中形成的，具有保存價值的各種門類、載體的文件材料，進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、準確、系統。
各業務經辦部門和人員均應按照規定，將有關業務檔案收集齊全、規范整理后移交本單位綜合檔案室集中統一管理，任何單位、部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第十一條 食品藥品監管部門形成的食品藥品安全監管業務檔案包括：
(1)行政許可文件材料;
(2)審評檢查文件材料;
(3)監督檢查文件材料;
(4)違法行為查處文件材料;
(5)其他材料。具體歸檔范圍見《四川省食品藥品安全監管文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表》(附件1)。
第十二條 歸檔的食品藥品安全監管文件材料應為原件，并做到格式規范、字跡工整、圖文清晰、材料齊全、手續完備。載體材料和書寫材料應當符合耐久性要求和有關技術標準。
第十三條 食品藥品監管部門形成的食品藥品安全監管業務檔案歸入專業檔案，檔案分類應按照業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則進行分類整理。
食品藥品安全監管業務檔案應按卷整理，執行《文書檔案案卷格式》(GB/T 97052008 )標準，采用軟卷皮裝訂并裝盒或硬卷皮裝訂的方式。業務檔案軟卷皮封面(附錄1)、卷內文件目錄(附錄2)、卷盒脊背(附錄3)、硬卷皮封面(附錄4)、硬卷皮脊背(附錄5)、備考表(附錄6)應使用統一式樣，采用計算機打印或使用鋼筆(碳素、藍黑墨水)、簽字筆或毛筆書寫，字跡應工整、清晰。
使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列順序排列：軟卷皮封面卷內文件目錄文件材料備考表封底，按案卷號依序排列裝入檔案盒保存。
使用硬卷皮組卷，其案卷各部分的排列順序為：案卷封面 卷內文件目錄文件材料備考表封底。
食品藥品安全監管業務檔案中涉及非專業性、成套性材料可納入文書檔案進行管理。
第十四條 食品藥品安全監管業務檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為30 年、10年。各種食品藥品安全監管業務檔案的具體保管期限按照《四川省食品藥品安全監管文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表》執行。整理完成的案卷質量應符合《文書檔案案卷格式》的相關要求。
食品藥品安全監管業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1 月1 日開始計算。
第十五條 食品藥品安全監管工作中形成的電子文件是食品藥品安全監管業務檔案的重要組成部分。各級食品藥品監管部門應切實加強對食品藥品安全監管電子文件的管理，并按要求做好收集歸檔工作。電子文件整理應符合《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002 )等相關要求。
第十六條 各級食品藥品監管部門應加強檔案管理現代化建設，把數字檔案室建設納入本單位信息化建設統一規劃，同步實施。
第四章 檔案保管與利用
第十七條 食品藥品安全監管業務檔案應當由各單位綜合檔案室集中統一管理。各業務處(科、股)室應當在每年6 月底前將上一年度形成的業務檔案按要求規范整理后，移交綜合檔案室統一保管。移交時交接雙方應當按照移交清冊對檔案進行清點、核對，并對需要說明的事項編寫歸檔說明。移交清冊一式兩份，雙方責任人簽字后各保留一份。
第十八條 各級食品藥品監管部門應配備檔案專用庫房、檔案查閱室和檔案工作人員辦公室。檔案庫房應符合檔案管理基本要求，具備防盜、防火、防潮、防蟲、防高溫、防光、防塵、防鼠等功能，配備空調機、除濕機等符合檔案保管保護要求的設施設備。
第十九條 各級食品藥品監管部門應對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。檔案管理人員應定期對檔案進行安全檢查和清點，并作好相應記錄。
第二十條 各級食品藥品監管部門應對食品藥品安全監管業務檔案的利用權限做出明確規定，建立檔案借出、查閱登記簿，健全借閱登記、審批手續，做好利用效果反饋情況記錄。
第二十一條 查閱食品藥品安全監管業務檔案時須填寫利用審批表，辦理查閱手續。
食品藥品安全監管業務檔案原件一般不得借出檔案室，辦案、審計等特殊情況須經嚴格審批同意、辦理登記手續后方可借出，并須在3 個工作日內歸還。確需延期借閱的，須辦理續借手續。
第二十二條 檔案利用者對所借閱、復制的檔案負有安全、保密責任，不得遺失、污損，嚴禁涂改、抽換、圈劃、批注、污染和損毀檔案，嚴禁轉借或將檔案擅自帶出單位。法律法規規定不宜公開的食品藥品安全監管檔案的查閱利用，應按照有關規定辦理。
第五章 檔案移交、鑒定與銷毀
第二十三條 納入同級國家綜合檔案館收集范圍的食品藥品安全監管業務檔案應按有關規定定期進行移交。
第二十四條 對已超過保管期限的檔案，各級食品藥品監督管理部門應當定期進行鑒定。
鑒定工作應當由分管檔案工作的領導、檔案管理人員及有關業務部門人員組成鑒定小組共同進行。鑒定工作結束后，提出鑒定意見，對仍需繼續保存的檔案應重新劃定保管期限;對保管期已滿確無保存價值的檔案應登記造冊，填寫銷毀清冊，按照相關規定和程序辦理。未經鑒定和批準，不得私自銷毀任何檔案。
銷毀檔案時，應當派兩人以上監督銷毀檔案。監銷人、銷毀經辦人應在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。
第二十五條 食品藥品安全監管業務檔案管理人員調離工作崗位時，應清點檔案，并辦理交接手續。
第六章 考核與獎懲
第二十六條 各級食品藥品監督管理部門應按相關規定，對在業務檔案管理工作中成績顯著的單位和個人，給予表彰和獎勵。
第二十七條 對于違反檔案法律法規及有關規定，發生損毀、丟失或擅自提供、抄錄、涂改、仿造食品藥品安全監管業務檔案等行為的，由相關主管部門依據《中華人民共和國檔案法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》的有關規定對相關責任人進行處理。
第七章 附則
