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檔案管理基礎范文1
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
前言
近些年來,隨著國民經濟和人們生活水平的飛速發展,人際之間的交流和交往也變得越來越密切。與此同時,檔案的重要性也逐漸現象了出來,成為企業工作的種種之中。檔案管理工作的優劣直接關系著企業工作的進度,同時也關系到每一個群體的基本信息和參考數據。就目前企業發展而言,檔案工作直接決定著一個員工的工作業績、獎金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數據信息量龐大、工作系數難度高和管理人員現代化管理理念的完善?；诖?在目前檔案管理管理工作越來越受到人們的重視,其基礎管理也得到了人們的關注。
一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用
現代檔案管理中做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎工作直接影響現代檔案管理的標準化和規范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎工作，提高現代檔案管理工作水平。
（1）、提高檔案管理的規范化和標準化
現代檔案管理的規范化和標準化是衡量檔案管理水平的重要指標，檔案管理基礎工作需要將檔案進行分卷整理，歸檔，將檔案進行分類管理。一些部門由于對檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現有的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規范化和標準化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎管理工作將檔案進行標題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現代檔案管理的規范化水平。
（2）、確保檔案檢索的準確性
檔案管理基礎工作其中重要的一項內容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術的應用，檔案管理也逐漸采用信息技術，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準確輸人信息，如果其中一個環節出現問題，都難以找到準確找到檔案。
（3）、提高檔案的利用率
檔案管理基礎工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準地找到所需檔案信息。
二、檔案管理基礎工作現狀分析
（1）、缺少高素質的檔案管理人員
當前大多數單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結構一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對于新的檔案管理知識以及檔案管理系統并不熟悉，并且這些工作人員的學習這些新的知識存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進管理知識和管理理念的檔案管理人員，在信息時代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統，由于缺少掌握信息系統的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。
（2）、檔案管理工作不規范
檔案的檔號是進行檔案基礎工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業基礎不扎實等原因，往往導致檔案管理不規范，例如：缺少目錄號、出現一卷多冊等情況、檔號的命名不規范，導致出現重名等現象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關檔案的及時查找；檔案標題不能準確全面地反映檔案基本內容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內目錄和索引，僅靠標題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細，很多案卷出現缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴重。
（3）、檔案管理現代化程度不高
目前，我國企業檔案還沒有完全具備實現計算機管理的充分條件，傳統的以人工整理和歸檔的現象普遍存在，檔案管理的現代化程度還不高。計算機信息技術在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準確、全面查找。
（4）、檔案案宗不科學
在檔案管理工作中,案宗是最為關鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對于檔案案宗的認識不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問題與缺陷,在應用的過程中對于整個館藏內容和龐大的案卷數量而言存在著十分復雜的問題和隱患,這些問題的存在是一個極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對于整個檔案管理質量較為欠缺的一環。
三、檔案管理基礎工作完善措施
（1）、提高檔案管理工作人員素質
工作人員素質的提高是息息相關的，檔案管理基礎工作水平的提高與由于當前檔案管理基礎工作人員的年齡結構不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進一步提高檔案管理基礎工作人員的素質。一方面需要改善檔案管理工作人員隊伍的年齡結構，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊伍的活力。單位可以引進一些掌握新的檔案管理知識的工作人員，這樣有助于引進一些現代化的管理方法，提高檔案管理基礎工作水平。另一方面加強現有工作人員的培訓，向他們傳授一些新的檔案管理知識，不斷提高人員素質。同時鼓勵工作人員加強自身學習，通過學習檔案管理知識和信息技術，實現檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準確率。
（2）、加強檔案管理工作
首先，從組織上加強檔案管理工作建設，明確專門的檔案工作分管領導，并定期進行監督和抽查；建立專業的檔案工作機構，配備具備良好專業知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結合現代檔案管理的需求，制定嚴格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質量，明確檔案工作職責，建立健全工作規章、管理制度和業務規范，并建立相關的獎懲和考核制度。
（3）、加快檔案基礎工作的現代化步伐
計算機信息技術在檔案基礎管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎工作的配合，通過目錄、索引、關鍵詞檢索等方式，進一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎工作的現代化步伐，首先應該逐步實現檔案管理的數字化和網絡化，降低人工出錯的概率，提升勞動效率和準確度，其次，應該積極推行和使用各類新型計算機信息技術，重新組合案卷、統一分類號、規范檔案的題名，建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統。
（4）、重新組合案卷，實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
四、結語
現代檔案管理方法是滿足現有社會需要的一個重要進步,為保證現代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎質量,以現代化科學技術為標準進行深入系統的分析,從而實現檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現代檔案管理服務，推動社會的進步和發展。
參考文獻
[1]周宇飛.在現代檔案管理中檔案管理基礎工作的重要性研究[J].辦公室業務,2013,11:83.
[2]馬雪松.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].中國新技術新產品,2011,12:244.
檔案管理基礎范文2
關鍵詞：基礎工作;檔案;管理;現代化
檔案管理是一項系統的工作，不僅需要應用先進的管理技術，還需要利用專業的設備，只有對管理方法進行不斷的創新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質量，保證檔案的合理利用。為了促進檔案管理的現代化發展，相關工作部門需要做好基礎工作，解決檔案管理基礎工作中存在的問題，應該建立完善的檔案保管系統，提高檔案管理人員的服務質量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進檔案管理工作的現代化。
1 檔案管理基礎工作存在的問題
隨著社會的不斷發展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數量比較大，案卷的數量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務就是單純的對檔案資料進行保管。很多檔案管理員的專業性比較差，沒有經過專業的培訓，也沒有掌握檔案管理的技術與技巧，在日常工作中，缺乏創新意識，而且服務熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準則，這使得我國檔案基礎工作水平比較低。
在很多檔案館中，都存在檔案管理不規范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現象，在檔號設置時存在不規范操作的情況。有的案卷標題不規范，在制定標題時沒有考慮案卷的內容，標題無法準確反映案卷的內容，這些標題一般都存在缺少基本要素或者要素設計不準確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標題無法涵蓋檔案的全部內容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統一的標準進行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數量越多，而且存在的問題也越嚴重，為了改善我國檔案館基礎工作較差的現狀，管理部門應該引進先進的技術與設備，提高工作的效率與質量。
2 加強檔案管理基礎水平
2.1 做好普查以及檔案整理工作
在對檔案館的案卷進行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進行剔除，要定期對檔案進行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現案卷重復或者檔案丟失的問題。在對案卷進行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。
2.2 保證案卷整理的規范性
檔案管理工作需要利用先進的設備，在利用計算機技術后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進行細致的檢查，做到案卷的形式規范化。
2.3 統一分類號
在整個檔案管理工作中，對檔案進行統一分類是非常重要的。工作人員應該在遵守相關的法律法規的前提下，根據實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關工作人員對這項工作有充足的認識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統一的標準。達到相對規范的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好基礎。
2.4 規范題名
和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進行后期的查證;將題名不規范不全面的檔案進行檢查和補充。盡量提高案卷題名的規范化要求，保證檢索的查準率。
3 推進檔案管理現代化
3.1 分清主次
進行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應用計算機管理的時候，對重要的檔案優先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。
3.2 著錄分級次
在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣既節約了時間、人力、與財力又提高了效率。
3.3 利用好檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。
3.4 使用“關鍵詞”
“主題詞”雖然有規范統一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認為，可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內容的詞匯、關鍵詞進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。
檔案管理事業在發展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進先進的設備以及管理理念，一定要保證檔案基礎工作的質量，這樣才能提高檔案館的現代化發展水平。檔案管理人員要重視基礎工作，要保證操作的規范性，對傳統的管理方法進行創新，以及避免出現檔案丟失或者檔案標題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學習，提高專業技術，這樣才能推進檔案管理工作現代化建設。
參考文獻
[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業，2014（4）.
檔案管理基礎范文3
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
5規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可 以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
檔案管理基礎范文4
（一）有利于保證檢索的查全率和查準率
通常對檔案信息進行檢索時，都是在計算機技術支持的基礎上進行的。而為了保證檢索的查全率與查準率就需要做好檔案管理基礎工作。也就是說，檔案基礎工作的高質量開展，是可以保證檢索的查全率和查準率的。在計算機進行檢索的過程中，為保證檢索的完整性、避免在檢索過程中出現錯誤，就需要對檔案進行分類，并提升校審力度。另外，在按照規定進行分類時，還能夠在明晰的分類號下，通過有效的關鍵詞，實現檔案檢索速度，能有利于檔案檢索的查全率與查準率的提升。
（二）有利于促進檔案管理的現代化進程
檔案管理的現代化主要表現在檔案管理工作融入了先進了的信息技術、計算機技術，在檔案信息處理上提升了信息利用的價值、增強了信息檢索的準確性。另外，在做好檔案管理基礎工作時，就需要在整理檔案的過程中分清輕重緩急，加工整理檔案信息。當檔案內容中利用價值較高的、價值較大的時，還需要在充分利用原檔案信息的基礎上，提升檔案管理的效率，實現檔案管理現代化發展，并在信息技術的支持下，在科學的現代化檔案管理模式下，促進檔案管理工作實現現代化。
二、當前檔案管理基礎工作存在問題
檔案管理基礎工作是現代化管理的基礎工作，也是檔案管理的重要內容之一。所以，檔案管理基礎工作的有序進行直接關系著檔案管理工作的正常開展。然而，雖然檔案管理基礎工作對檔案管理工作十分重要，但在其具體的工作之中，當前的檔案管理基礎工作依舊存在著不少問題。
（一）檔案案卷厚薄不一
檔案案卷的厚薄不一是十分常見的問題，且該問題表現的也十分明顯。其主要表現在在檔案管理的工作之中，在對檔案進行整理時，由于不同時期的檔案管理收藏量的不一，就會使得檔案信息的厚薄度不一樣。然而，這種信息的程度不同，就會使得檔案案卷整理不規范，案卷厚薄不一的情況發生。
（二）諸多案卷未標頁碼
檔案案卷不標頁碼主要表現在諸多的案卷沒有標上頁碼，而一旦方案案卷上不標上頁碼，就會使得檔案案卷出現漏損、掉頁之后，難以發現案卷上的相關內容，破壞案卷的連貫性，并使得檔案案卷的價值降低，檔案信息的利用價值也會受到影響。
（三）檔案組卷存有混亂現象
一般來講，檔案的編制、組卷都是在特定時間、特定部門所管轄的權限以及部門的職能，按照相關的文種進行組卷編制的。然而，檔案的組件一旦出現了檔案組卷混亂的現象之后，就會使得檔案案卷查閱較為困難，也影響著檔案編制的質量。
（四）案卷不規范問題常見
常見的檔案案卷不規范問題主要表現在案卷標題的不規范與案卷目錄的缺少。案卷標題的不規范主要表現在在進行案卷標題擬定時，沒有按照規定進行或者標題的擬定缺少一些必要的因素。另外，除了這兩個常見問題以外，還會出現檔案案卷目錄的缺少，而這種情況也必定會降低檔案的檢索效率，降低檔案的準確性，進而檔案的信息利用率也就降低了。
（五）檔案編號編制不規范
一般來講，檔案編號編制的不規范問題也容易在檔案管理基礎工作中容易出錯。而這種問題則主要表現在一些歷史宗卷或者保存時間較長的檔案卷冊中。所以在這些檔案卷冊中就容易出現沒有目錄，檔案編號既不科學，也不規范的現象。
三、加強檔案管理基礎工作重要性的措施研究
檔案管理基礎工作的重要性是不言而喻的，其直接決定著檔案管理工作的工作水平與工作質量，也直接關系著檔案管理的規范化、標準化。所以，為了能實現檔案管理工作高質量、現代化開展的目的，就需要在具體的檔案管理工作中，切實落實好檔案管理基礎工作。
（一）加強觀念教育，注重檔案管理基礎工作
為了實現檔案管理基礎工作有序開展，首先就需要在觀念上能意識到檔案管理基礎工作的重要性，以能夠在具體的檔案管理工作中注重檔案管理基礎工作的落實。加強觀念教育，就需要對檔案管理工作有關的工作人員進行檔案管理基礎工作的認識，明白檔案管理基礎工作的關鍵性與基礎性意義。另外，在工作人員明確檔案管理基礎工作的重要性之后，還需要將這種意識落實到具體的工作中，使檔案編制、檔案信息的組合、分類科學化、合理化，從而在實現檔案管理工作效率提升的基礎上，保證檔案管理基礎工作高質量開展。
（二）提升管理標準，促進基礎工作規范開展
提升管理標準，促進檔案基礎工作規范開展是為了保證檔案管理基礎工作規范、高效進行的重要手段。而隨著時展，檔案管理工作也越來越需要朝著現代化、標準化發展。所以，提升檔案管理基礎工作標準，為保證檔案管理基礎工作規范開展，首先就需要融入現代化的管理手段，建立一套行之有效的檔案管理規范標準，從而實現檔案管理基礎工作的規范。另外，在良好的規范標準之下，還需要保證檔案信息檢索的查全率與查準率，從而實現檔案管理信息檢索準確、便捷的目的。
（三）強化數據信息管理，推進檔案管理基礎工作現代化
檔案管理基礎范文5
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。 從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“j”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
5規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
檔案管理基礎范文6
關鍵詞：干部人事檔案；落實責任；優化環境；規范管理
近幾年來，宜昌市住建委認真貫徹市委組織部關于全面推進干部人事檔案管理的要求，強化規范管理，夯實基礎工作，干部人事檔案工作取得明顯成效。我委屬事業單位共10個，其中副縣級事業單位2個，公益一類事業單位4個、公益二類事業單位4個，有2個單位即將改企?，F有在職人員檔案164冊，退休人員檔案51冊。檔案實行集中存放，統一管理，責任到人。2011年順利完成住建系統干部人事檔案改版升級工作；2015年完成住建委機關公務員和委屬事業單位科級干部人事檔案專項審核工作。目前住建系統11家單位均獲得檔案達標省一級、檔案達標3A、檔案達標2A級單位認證。
1 加強組織領導。落實檔案管理責任
我委高度重視干部人事檔案管理工作，堅持把檔案管理工作作為干部工作的一項重要內容，加強檔案工作的組織領導，定期研究、強化監督、檢查與指導。將理順管理體制作為檔案目標管理的首要任務，科學劃定管理范圍，住建委作為主管部門，承擔了全系統的干部檔案集中保管任務，負責對委屬單位管檔人員進行指導，采取集中培訓、以會代訓、現場指導、以查代訓等多種形式，對管檔人員進行系統的業務知識培訓，為干部人事檔案管理工作提供了人力保障。
2 注重基礎建設，優化檔案管理環境
我們一方面重視硬件設施建設，投入資金用于干部人事檔案基礎設施建設，按照規范做到 “三室”（檔案室、閱檔室、辦公室）分開，“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、放高溫）設施齊全，庫房防盜設施（鐵門、鐵柜）到位，提升了檔案管理環境。
另一方面，加制度建設，要求管檔單位，嚴格按照《干部檔案工作條例》，規范干部檔案日常管理，重點修訂完善了干部人事檔案收集、鑒別、整理、歸檔、查借閱、安全保密、轉遞移交、崗位責任等8項管理制度，健全了《干部檔案查借閱登記薄》、《干部檔案轉入、轉出登記薄》、《干部檔案材料轉入、轉出登記薄》等日常工作制度。做到制度上墻，責任落實，規范檔案的查、借、用、轉等管理程序，使干部人事檔案管理工作逐步精細化。堅決做到“五不查”、“四不借”、“三不轉”，即：無《干部檔案查借閱呈報表》不查，非利用單位范圍的不查，費正式黨員干部不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續不全不查；未經領導批準不借，非特殊需要不借，手續不全不借，本人及親屬檔案不借；個人帶擋不轉，沒有調動的通知不轉，接收單位不明不轉。特別是針對干部流動與檔案轉遞不同步現象，嚴格按照管理權限，對不在本單位的人員的檔案及時妥善處理，有效避免“人檔分離”的情況發生。
3 提升內在質量，強化檔案管理基礎
始終把干部人事檔案內容建設作為工作重點，確保干部人事檔案能夠準確全面反映干部的基本信息和主要表現，做到“四個更加”：即材料更加齊全，手續更加完備，信息更加準確、歸檔裝訂更加規范，提升了干部人事檔案的內在質量和利用價值。一是建立了覆蓋干部人事檔案材料收集網絡，在普遍性、階段性工作中形成的特殊材料進行定期收集，并對所缺失的材料逐個填寫《缺失材料登記表》，明確按干部屬地管理原則進行收集。對已無法收集而必須存檔的原始材料及時調查核實，按照相關規定進行補辦。二是嚴格按照有關干部人事政策，對干部人事檔案中履歷材料、任免材料、工資材料、考察材料等手續不完備的信息項進行充實完善。三是嚴肅檔案管理工作紀律，對從事檔案管理的工作人員嚴格要求、嚴格管理，實行誰簽字、誰負責，確保檔案材料的完整性和真實性。四是嚴格按照政策要求和實事依據，對信息不一致的干部的“三齡兩歷”進行審核認定。將認定后的“三齡兩歷”直接反饋給干部本人，如有不同意見繼續調查核實后重新認定，確保了認定結果的準確性。五是按照干部人事檔案分類要求，在抓好干部人事檔案材料完整和信息準確的基礎上，認真對歸檔材料進行鑒別歸類，確保分類科學、裝訂規范。
4 加快信息建設，運用檔案管理成果
