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電子政務檔案管理范文1
電子文件的出現對檔案部門是一個極大挑戰，電子政務的迅速發展又使檔案部門面臨嚴峻考驗，檔案部門能否在電子政務中發揮應有的作用，關系到檔案部門是否被邊緣化的問題。靜安區檔案局本著對歷史負責的態度，分析電子政務的應用與發展的狀況，總結多年來推廣電子文件歸檔管理的經驗，提出了應對策略和實施方案。我們認為，檔案部門是否能夠真正依照檔案管理規則搜集文件和按照保管期限去履行電子文件的保管責任，是檔案部門能否介入電子政務的關鍵。由于大型網絡數據庫的應用，電子文件的保存實際上由技術人員負責，檔案人員僅限于邏輯上的管理，對于很多可以導致網絡數據庫文件流失的因素，檔案人員是無能為力的。再加上本身的計算機技術水平的局限，要求檔案人員對歸檔電子文件進行有效控制是困難的。為此，靜安區檔案局在開發歸檔接口系統時，規避了許多不利的因素，把檔案管理的規則通過技術措施加以貫徹，使各部門檔案人員可以實施有效管理。
努力消除技術因素的影響，最大限度地降低電子文件對設備的依賴性，最大程度地提高檔案人員對歸檔電子文件的控制力
靜安區檔案局在區政務內網的公共信息平臺上建立的歸檔系統，是以B/S方式供全區61家單位1000多名機關干部共同使用。系統有二個進口，一個與公共信息平臺上協同辦公系統對接，直接接收辦結完畢的歸檔電子公文，另一個可以通過本地搜集，由業務人員瀏覽本地機上需要歸檔的文件，進行上傳操作。各部門的檔案人員通過歸檔系統進行接收、整理、提供利用等檔案管理活動。系統對文件歸檔、接收的環節設置了一些技術措施，例如協同辦公系統中已辦結的文件要求以XML 格式將全文信息、背景信息連同附件直接送到歸檔系統中，兩個系統同時記錄操作時間和操作者，明確文件歸檔過程的責任。各部門的歸檔文件實際上是集中存放到檔案局控制的數據服務器中，由檔案局的技術人員負責對數據庫的維護。為了使各部門檔案人員的這種邏輯管理轉化為物理管理，靜安區檔案局又開發了一個脫機保管系統，將各部門的歸檔電子文件按照年度、保管期限、分類的排序刻錄到光盤上，再返回給各部門。該光盤自帶檢索工具，光盤中的文件按照傳統的文件組織方式，文件的內容、背景信息自動鏈接。光盤中的說明文件，概要描述了文件的歸檔時間、責任人、操作人以及運行環境等等。該光盤可以獨立運行，但同時又被脫機保管系統和紙質賬簿同時兼管。
消除技術因素就是擺脫原有的應用系統，將復雜的網絡數據庫的管理方式簡化載體管理。脫機保管系統有二個重要技術特點：一是自動驅動刻錄機，數據在封閉的狀態下脫機，消除了人為因素，且操作簡便，二是對脫機光盤的可靠性由系統自動檢測，根據規定期限，系統提示管理人員將庫房中保存的光盤取出，進行可靠性檢測，實施有效保存。
事實上靜安區檔案局同時保留了相同內容的二套光盤，一是滿足了歸檔電子文件異地存放的要求，二是等到檔案館正式接收各部門歸檔電子文件時，只要履行相關的手續，防止到了進館的期限，這些歸檔電子文件已經流失。檔案局和部門檔案室采取這種異地保管的方式，降低了數據集中存放的風險，因為大型網絡數據庫的保管成本很高，而且技術進步導致數據遷移是必然的，當數百萬條記錄的數據庫遷移到新的數據庫中，要保持和全文信息、背景信息等數據的對應，出錯的概率很高，此外還有其他很多不安全因素，也是目前檔案部門實際條件所不能控制的。消除技術因素的影響，采取脫機保管，是檔案部門有效管理歸檔電子文件的一種比較簡便方法。
建立電子文件歸檔范圍與保管期限表，形成規范、有序的管理模式
計算機網絡的應用改變了傳統的辦公模式，大量的文件都是在網上形成、流轉，政府的信息公開、行政審批受理、項目招標等等都已經通過網絡進行，但是這些記錄著政府各職能部門重要活動的電子文件的保存還沒有一個規范。什么東西需要歸檔、什么東西不需要歸檔、歸檔的電子文件需要保存多長時間、如何歸檔，這些細節都應該明確規定。前一時期，我們曾需要查閱一個關于信息化工作的文件，在政府的外網和內網的相關系統中都沒有查到，在檔案局的歸檔管理系統中也沒有查到，一個在網上的重要文件無形中失蹤了。具有諷刺意味的是，在系統的垃圾筒里找到了這個文件。這件事情充分暴露了檔案管理的規則并沒有深入到電子政務中，電子文件歸檔管理還處于一種隨意狀態。如果電子政務中形成的電子文件的保存繼續處于這種無序狀態，客觀上會對電子政務的應用效力打上折扣。因此，針對著電子政務的特點，靜安區檔案局將電子文件歸檔范圍和保管期限表插入到歸檔系統中，各單位的業務人員對于應歸檔的文件一目了然，檔案人員也可以按照系統的提示督促業務人員按要求歸檔。
歸檔范圍與保管期限的設置從管理上采用自上而下和自下而上的流程，由檔案局業務指導科按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求結合靜安區的實際情況制定一個通用類目表輸入系統中，各單位再按照這份通用表制定本單位的歸檔類目表，其中要明確各類文件開放程度，檔案局經過審查后，歸檔類目表才能生效。業務人員在歸檔時，系統自動會跳出與其業務相關的歸檔類目的清單，業務人員只要用鼠標點擊相關的條目，該文件的保管期限、開放程度就自動生成。系統按照歸檔類目表設置了統計功能，各單位應歸檔和已歸檔的文件隨時可以統計出來，檔案局業務指導科和各單位檔案人員可以很方便地了解歸檔情況。通過這種方法，各單位的業務人員、檔案人員、檔案局的管理人員相互職責明確，電子文件歸檔管理處于一種可控的狀態。
靜安區政府將檔案局的這項舉措被靜安區政府列入區重點實施項目，區信息委也大力支持檔案局推行電子文件歸檔管理，目前已經有80%的單位實現了電子文件歸檔管理。
探索應用新技術，保障電子文件的真實性，努力實現電子檔案的管理價值
電子文件是技術進步的產物，不斷發展的新技術又改變著電子文件的表現形式，這種動態因素給檔案部門長期有效保存電子文件帶來很多麻煩。為了以防萬一，一些檔案部門往往采用“雙套制”的方式，即相同內容的文件同時保存紙質和電子的雙套，這是必要的。但是，長期甚至永久的采用“雙套制”，這對于檔案部門在電子政務中的地位是不利的，因為這只能說明檔案部門無力管理電子文件。盡管電子政務已經實行單軌制，而檔案部門還不得不把電子文件復制成紙質文件，作為檔案保存，對于檔案人員來講也加重了工作負擔。靜安區檔案局對“雙套制”作了這樣規定，保管期限30年以上的文件采用“雙套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本單位的實際情況，可以實行單軌制。目前電子文件有效保存10年，已經沒有什么問題，然而，10年中要證明歸檔電子文件的真實性還是有些問題。我們不能僅僅依靠著錄元數據來證明電子文件的真實性，因為電子文件易修改性的缺陷不能靠人為的辦法去彌補。引進電子簽章技術，是2007年是靜安區檔案局作為課題研究的探索，希望通過技術手段去實現電子文件真實性的確認。如果檔案部門能夠以單軌制的方式與電子政務接軌，哪怕只局限與短期檔案，那么，檔案部門可以爭得電子政務中的一席之地。
從目前掌握的資料來看，電子簽章的技術應用到歸檔電子文件中已經不是問題，但是檔案部門如何進行數字認證的管理卻是一個復雜的問題，這需要會同有關部門共同研究解決，無論如何，積極開拓新技術去樹立電子檔案的地位，是電子政務實施檔案管理的必經之路。
電子政務檔案管理范文2
【關鍵詞】事業單位；檔案管理工作；改革；電子政務發展；探討
在信息時代背景下，事業單位管理水平逐漸提高，已步入到嶄新的發展階段。由于受到一系列主、客觀因素的影響，比如，固有模式的束縛，事業檔案管理工作各方面的問題日益突顯。面對這種情況，發展電子政務，提高事業單位檔案管理水平已成為新時期社會發展的主流，也是一種必然趨勢。以此，提高事業單位檔案管理工作效率與質量。
一、事業單位檔案管理工作現狀
在新時代下，事業單位檔案管理工作現狀并不樂觀，存在一系列問題，嚴重阻礙事業單位的發展。首先事業單位沒有意識到檔案管理工作的重要性。事業單位是我國信息管理的重要機構，但在日常工作中，領導者忽視了檔案信息管理的重要性，沒有明確崗位職責，并落到實處。其次，缺乏現代化的檔案管理設備。檔案管理是一項系統而復雜的工程，需要充分利用先進的辦公設備，降低檔案信息數據的錯誤率，提高工作效率。但在實際工作中，事業單位為了減少辦公設備方面的成本支出，沒有定期更換硬件設備，辦公設備落后，已經無法滿足新時期檔案管理的客觀要求，無法充分發揮檔案信息自身的作用。同時，在日常工作中，不注重對信息資源的開發，也沒有優化利用已有的檔案信息資源。最后，事業單位不具備高素質的檔案管理人才。已有的檔案管理人員不具備基本的職業素質，不具備基本的理論知識，專業化的技能，檔案管理不規范，經常出現各種問題。事業單位也沒有定期對檔案管理人員進行系統化的培訓，檔案管理水平極其低下。此外，檔案信息保管存在安全隱患，安全性較低，無法充分展現檔案信息的利用價值。
二、事業單位檔案管理工作改革策略
1.優化事業單位檔案管理體制。
在新時代下，事業單位檔案管理已成為電子政務建設的重中之重，需要統一領導與協調，使相關的政務信息價值取向、流動更加明確。為此，需要不斷優化已有的檔案管理體制，完善已有的業務流程，和電子政務建設相融合，不斷促進事業單位辦公的自動化、信息化。
2.不斷拓展事業單位檔案管理職能。
在日常工作中，事業單位要對檔案管理信息進行數字化設計，檢查歸檔的電子文件，需要不斷延伸監督指導工作，在監督管理電子檔案文件的同時，還要提前對電子檔案文件進行一系列的操作，比如，鑒別、篩選，為事業單位檔案管理職能的拓展埋下伏筆。在此基礎上，需要和對應的政務中心取得聯系，全面了解文件中心的客觀需求，及時提供相關文件，使檔案文件在文件中心的地位日益突顯。此外，需要不斷拓展服務范圍，充分利用電子政務優勢，對事業單位、事業單位之間進行全方位的監督管理，提供優質的服務，向社會大眾提供各方面的政務信息，滿足社會不同領域在政務信息方面的客觀需求。
3.逐漸實現檔案信息資源的數字化。
從某種意義上說，檔案信息資源數字化的實現是事業單位檔案信息化建設的首要前提，能夠對檔案原件起到一定的保護作用。在實現檔案信息資源數字化的道路上，要充分利用各種先進的信息手段，把相關的物質載體轉化為數字化信息，還構建全新的檔案目錄數據庫、全文數據庫，管理各種檔案信息資源，提高它們的利用率。此外，以電子政務管理方法、流程為紐帶，不斷優化事業單位檔案管理形式，需要統一規范事業單位檔案數據管理庫中不同類型文件格式等，并對不同類型的文件、檔案內容等方面做出統一的規定。要以事業單位自身的運營情況為紐帶，以信息化管理標準為基點，制定可行的檔案管理標準體系，并在實踐中不斷優化完善，使檔案信息更加規范、標準。
4.構建有效平臺，實現資源有效整合。
事業單位檔案信息化管理平臺的構建是建立事業單位已有平臺基礎上的，檔案管理平臺、整體平臺之間屬于對立、統一的關系，需要嚴格按照檔案管理流程、業務內容等進行，并遵循相關的原則，比如，動態原則、拓展原則，對事業單位檔案管理改革工作進行客觀、科學的戰略規劃。就檔案資源有效整合來說，離不開事業單位管理軟件的應用。在優化改革的道路上，要充分發揮事業單位這個發展平臺具有的作用，實現檔案資源的優化重組，比如，檔案信息數據的歸類。
5.重組檔案管理組織架構。
在新時代下，信息化對檔案管理工作有著較大的沖擊，必須走上改革的道路。改革檔案管理本身的同時，也需要對其背后的組織架構體系進行全方位的改革。最直接的方法是：把網絡信息技術人才納入到對應的組織架構中，使事業單位檔案管理信息化更具安全性。同時，還要培養專門的信息化、現代化檔案管理人才，不僅要具備專業化的管理技能，還要能夠熟練操作檔案管理信息平臺，不斷注入新鮮的血液，引入新時期事業單位人力資源管理機制。并以績效激勵制度為紐帶，提高檔案管理者的能動性、創造性。以此，使檔案管理人員更好地履行自身職責，提供優質的服務。
結語
總而言之，在新時代下，改革事業單位檔案管理，發展電子政務是非常必要的。它有利于對檔案信息資源還是進行專門的管理，進行必要的加工、提取，提高檔案信息資源利用率，減少檔案管理工作人員的工作量，能夠不斷提高檔案管理人員的綜合素質，提高檔案管理的效率與質量。同時，它能夠減少檔案管理的運營成本，提高經濟效益，便于檔案信息資源的修改、查閱、傳遞等，使檔案資料能夠更好的發揮自身的作用。以此，使事業單位不斷向前發展，走上長遠的發展道路。
參考文獻：
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電子政務檔案管理范文3
傳統的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規律，采取統一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統文件和檔案管理相比較，最大的區別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業。
一、電子檔案管理的原則
1.1“前端控制”原則
考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質文件管理系統中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導；就應該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關信息一并移交或發送給檔案部門。
1.2“全程管理”原則
電子政務檔案管理范文4
關鍵詞：高校 檔案 信息化 電子政務
所謂電子政務，從根本上來說是一種國家行政管理模式，即以計算機和現代網絡通信技術等高科技手段為支撐，實現政府日常辦公、信息集散、公共管理等事務的電子化、網絡化管理。目前，在國內各高校中，電子政務主要服務于高校行政組織與管理，其主要目的是為高校各部門的管理工作提供一種便捷、準確、科學的現代化服務，以實現高校行政管理的信息化改革與發展。
隨著現代計算機應用的逐漸普及，實現高校檔案的數字化與信息化建設已成為時代所趨。目前，國內各高校檔案的信息化建設如火如荼，已逐漸進入了或者即將進入高校電子政務建設規劃，如何依托電子政務建設更好地推進高校檔案信息化發展，目前已經成為業界普遍關注的熱點之一。
1.高校檔案信息化建設中電子政務網融入的優勢
1.1電子政務網使檔案信息檢索更為方便
方便、快捷，超越時間、空間與部門限制是電子政務最明顯的特點之一。實現檔案的電子政務化后，咨詢者可即時檢索、查詢所需信息，查詢手段也是超前的多元化，電子政務化檔案為咨詢者提供了包括分類查詢、模糊查詢、綜合查詢在內的三種基本查詢方法，工作人員可按照工作需要任意組合查詢，準確而又便捷。此外，工作人員也可以憑借授權權限，直接從校園網以外的網絡上進行訪問與查詢，不僅可以減輕工作負擔還可以節約工作時間。
1.2使檔案管理模式更為現代化
管理現代化是高校檔案電子政務化的第二個主要特點?，F代化意味著管理工作的便捷與省事，電子政務化改變了檔案管理員機械、枯燥的工作方式，將他們從繁雜的打字與管理業務中釋放出來，使各工作人員可以將有限的工作精力與時間集中在檔案收集與編排上，提高現代檔案的質量管理，促使高校檔案工作管理模式逐漸向現代化靠攏，最終實現檔案管理工作的一體化發展，使檔案資源可以最大限度地發揮其基本優勢與價值。
1.3使檔案閱用可控化
嚴格控制檔案的流向，是檔案電子政務化的第三個特點。檔案搜集建設工作具有一定的難度性，傳統的檔案借閱記錄一般都以手工操作為主，不僅耗費精力且出錯率極高。檔案管理信息化，一方面可以直接解決傳統借還方式存在的各種弊端，另一方面還可以自動產生催還信息，促使到期不還者及時歸還檔案。
1.4使科研服務高效化
方便學術人員進行科學研究是檔案電子政務化的最后一個特點。檔案管理信息化，高?？蒲腥藛T可直接在網絡上進行搜集與查詢。此外，檔案信息化管理也為科研人員利用與開發檔案管理提供了便利，不僅方便科研人員創新，也為科研人員利用最新科研成果更新檔案電子化管理提供了便利。
2.高校檔案信息化建設出現的問題
2.1電子文件的統一歸檔難度頗大
高校屬于人群密集性場所，人多復雜，再加上目前各高校的電子政務化建設還處于初級階段，大量信息文件都沒有得到科學的系統化處理。此外，檔案信息化建設規范與章程不健全、管理軟件不統一，也為目前的電子文件統一管理與歸檔帶來了難題。電子檔案管理與傳統的檔案管理有著根本上的區別，電子檔案內容突破了傳統檔案的范圍與廣度，不僅包括大量的文字材料，還涉及圖片、聲音、表格以及各式數據等，管理難度也是水漲船高，非同一般。
2.2電子檔案信息管理存在一定的安全隱患
政務化管理以現代電子網絡為技術支撐，那么必然就伴隨一定的網絡安全問題，雖然現代網絡安全管理發展形勢頗好，但是政務內網以及公共信息網之間物理與邏輯隔離的缺失，還是給高校檔案的電子化管理安全制造了一定的麻煩，檔案信息化管理的安全保密，是各高校在推進檔案電子化建設中必須要解決的問題。
2.3電子檔案法律效力尚未完全得到認可
現在社會人員流動易變而又急速，相應的人事檔案的調動也是日趨頻繁。但由于網絡電子檔案先天所具有的可變性、虛擬性，極大地降低了其本身在民眾眼里的法律公證性，特別是對于那些以電子政務傳輸方式而成的檔案，由于缺少公章，法律效率遠不及傳統的紙質文件。目前，國內普遍都是電子檔案與紙質檔案雙軌并行，這對于人力、財力、物力都是極大的浪費。要想徹底實現自動化辦公與文檔一體化建設，電子檔案法律效力低下這一問題必須得到解決。
2.4檔案信息化管理專業型人才的匱乏
高校推進電子政務化建設，高尖端人才是重點。檔案信息化建設中的各種技術性問題與障礙都需要技術人員來解決與突破，但是目前，各高校檔案部工作人員技術素質低下已是一種常態，專業結構不合理，尖端人才匱乏，綜合性人才稀有，真正能擔當建設工作大任的人少之又少，這些問題都嚴重地阻礙了高校檔案信息化建設事業的發展。
3.強化高校檔案信息化建設的措施
3.1加快檔案信息化建設步伐
加快檔案信息化建設步伐，使我國的檔案電子化建設有法可依、有章可循，以進一步提高我國檔案電子化建設的質量與水平，是目前推進檔案電子化發展的重中之重。根據當前檔案電子化的發展現狀來看，地方檔案信息化的法律建設是難點也是重點，以國家《檔案法》為基礎，徹底將國家及地方以上的法律法規體系完全建構成一種相互制約、相互聯系的一體化檔案法律法規，是目前我們進行檔案建設信息化的重要法律保障。
3.2加強網絡安全建設
網絡安全隱患是長久以來困擾人們的主要網絡技術難題，而這一問題也是作為一個全球性問題一直存在。現代網絡發展在給人們帶來便利的同時，也構成了一定的信息威脅。檔案作為一項機密性信息所在，泄露或者被盜都是一項重大的損失。因此，在利用計算機處理機密檔案及信息時，靈活地將檔案文件電子化管理與網絡信息保密工作同時同步進行，是我們充分實現與保證電子政務網絡先進、實用、安全的基本措施。
3.3加快檔案系統數字資源的建設
檔案系統資源數字化建設，主要包括兩部分工作，第一項是現行系統歸檔文件的收集，第二項是館藏檔案的數字化。現行系統歸檔文件即是電子政務、辦公室自動化在應用過程中產生的各類電子文件。館藏檔案數字化，即利用包括工程掃描儀、文檔高速掃瞄儀在內的各種現代化高端掃描儀，對檔案館的各式文件、圖像、影音等進行處理，以實現數字化電子文件全面替代紙質文件的目的。檔案數字化建設不僅可以有效完善我國的檔案信息資源體系，同時也可以進一步優化自我，為社會各界提供更為優質的信息服務。
3.4提高檔案信息化人才的專業素養
檔案信息化建設是一項頗為復雜的項目工程，那么其對于人才的要求條件也就不言而喻。對于目前檔案管理部門的人才結構現狀，具體可以從以下幾點來進行解決，首先是目前從業人員的培養，開展各種培養活動與教育課程，幫助這些工作人員有效提升檔案管理理論與計算機操作等方面的專業素養，使他們可以熟練地掌握檔案電子信息化管理所需要的任何知識與技能。其次是優化本部資源，招收、吸引優質高端復合型人才。再次，積極組織工作人員前往他處取經求才，邀請資深專家蒞臨講學，及時準確地對本部門工作人員進行知識更新。最后，定時定期在部門內部開展知識技能交流與培訓活動，營造良好的學習與交流氛圍。
3.5電子政務環境下檔案管理的幾點建議
統一電子信息檔案的格式與標準。電子信息網絡是目前應用頗為廣泛的技術手段之一，電子文檔格式根據不同的需要也是相當紛雜，嚴格電子信息檔案及各項文件的格式，是提高電子檔案質量與管理的必然選擇。高校檔案信息化管理在借助高校電子政務推進實施時，務必要積極地參與到電子政務相關條例的制作中來，以積極準確地為高校電子政務建設聯動高校電子檔案建設做準備。
在對檔案管理系統進行設計與開發時，一定要清楚明了地知道建立這一系統的根本目的是將原有的檔案電子信息化，而檔案管理隨著時代的發展呈現出不一樣的特點與要求。因此，在進行電子政務化平臺建設時，務必要實時根據外界變化，對機構組織和管理模式予以調整。
檔案主管人員，一定要從思想上扭轉其對于電子檔案的認識態度，將電子檔案視為電子最主要與最真實的記錄，將其視為高校最終重要的信息資源。
4.總結
綜上所述，檔案信息化作為高校電子政務建設的重要組成環節，不僅是新時代、新形勢下檔案發展所需的必然產物，同時也是我們實現檔案建設事業跨越式發展的必然選擇。隨著現代信息技術手段的逐漸深入與發展，我國高校的電子檔案建設技術已是日臻成熟，但在具體推進的途中依然障礙重重，高校電子檔案建設技術的繼續發展與深入仍需我們的共同努力與探索。
參考文獻：
[1]王林森.加強高校檔案管理工作之我見[J].山東檔案，2011（3）
電子政務檔案管理范文5
1檔案的歷史價值和現代價值
在我國古代,檔案也是圖書,有著共同的起點:結繩—刻契—甲骨文—銅器銘文—簡冊—刻版印刷。檔案是人們生活中不可缺少的重要資源,它能重現人、物、事的歷史原貌,具有最可靠的憑證性和科學研究價值。檔案的核心價值是“證史”,檔案機構最重要的使命是為子孫后代保存“社會記憶”。電子政務的建設給檔案提供了一個千載難逢的機遇,一是實行政務公開,提高決策和服務水平需要檔案信息;二是借助電子政務平臺,檔案的現代價值為經濟和社會發展服務的功能將得到更好的發揮。
2電子政務是電子檔案的源頭
電子政務,是政府機構應用現代信息和通信技術,將管理和服務通過網絡技術進行集成,在互聯網上實現政府組織結構和工作流程的優化重組,超越時間、空間與部門分隔的限制,建成一個精簡、高效、廉潔、公平的政府運作模式,全方位地向社會提供優質、規范、透明、符合國際水準的管理和服務。電子檔案,是對國家和社會具有重要保存價值的政府機關和社會組織產生的電子文件經整理歸檔后的檔案。電子檔案是電子文件的延伸又是數字檔案館的有機組成部分。電子文件、電子檔案必將成為未來檔案館的館藏主體。電子政務是電子檔案管理的源頭,電子檔案管理是電子政務的效率所在。電子檔案管理應遵循檔案收集、整理、鑒定、保管、編目檢索、編研、統計、利用等原則。電子檔案的建設,將較好地解決電子文件、電子檔案的管理問題,使檔案信息資源在電子政務建設中進一步發揮作用。也是政府加快信息化進程,推進政務公開,提高行政效率的有效途徑。電子政務的實現,必將推動檔案資料的電子化,也只有實現電子檔案的科學管理,才能推動電子政務的發展。
3檔案館是政府信息公開的行為主體
據有關方面的統計,中國信息資源約80%由政府掌控,這80%的信息資源中,又有80%未被利用。這一狀況,無論對于經濟社會的發展還是科學研究,都是一種巨大的損失。所以說,公開政府信息非常必要,是民眾了解政府行為和國家方針、政策的重要窗口,也是增加政府透明度和提高信息利用率的重要保證。筆者在2011年6月22日到6月30日,通過網絡訪問國內31個省級檔案機構,有30家建立了檔案信息網站,29家在網絡中開通現行文件和政府信息公開查詢系統。遼寧檔案信息網建立政府信息公開共享平臺;上海檔案信息網上推出政府公開信息實用分類體系查詢系統;河南省檔案信息網建立現行文件中心、河南數字檔案館等。這都為政府與百姓之間的溝通架起了一座網絡橋梁。現行文件中心建設是拓展檔案館功能,服務于和諧社會建設的有效途徑。據《河南省檔案事業發展“十二五”規劃》統計,目前,全省共有各級檔案行政管理部門177個,全部建立已公開現行文件利用中心,為政府信息公開提供便捷的查詢利用服務,年接待利用者1.91萬人次,年提供利用現行文件3.07萬件次;可見,人們對現行文件查詢的利用率還是很高的。
電子政務檔案管理范文6
一、創新檔案信息服務觀念
檔案信息利用與傳播面臨著商品經濟和信息社會的雙重挑戰，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大范圍、更高程度上實現檔案資源的社會共享。為此檔案部門要解放思想、更新觀念，勇于改革，善于創新，開展多層次、多渠道檔案信息開發與利用。要認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式帶來的沖擊，在不斷提高檔案管理與利用現代化水平的同時，利用檔案資源共享政策與環境，實現檔案資源的合理配置。
二、構建檔案信息服務網絡
首先要建立檔案信息資源體系。一是建立市地級綜合檔案信息資源體系，以市地級綜合檔案館為中心，輻射各縣區檔案館及開發區，然后再以各縣級綜合檔案館為中心，輻射各鄉鎮及開發區檔案室，形成資源共享的格局。二是建立國家檔案信息資源體系，形成全國信息開發利用網絡，提高檔案信息開發國際問題的經濟效益和社會效益。其次，要運用現代信息技術手段進行檔案信息資源的開發，這是提高檔案信息開發和利用質量的重要手段。只有利用現代化的技術手段來管理檔案、利用檔案，才能讓檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，才能讓大力開發、科學管理和有效利用信息資源成為現實。
三、完善網絡化信息服務環境建設
《檔案法》規定：“檔案部門，檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護檔案的完整和安全，方便社會各方面的利用?！痹诜奖憷煤途S護檔案安全兩者之間，檔案的安全更為重要。對于各種破壞因素，我們可以采取“防火墻”技術、網絡安全、檢測、加密技術、電子身份認證、防改寫措施等來保證網絡安全，但都很難達到徹底的安全。因此，在檔案網絡化的管理中，利用與安全是一對矛盾，檔案部門與檔案工作人員只有在不斷的實踐過程中來提高檔案利用與傳播過程中的安全性，才能保證檔案信息網絡化建設順利實施。
四、暢通網絡環境下信息服務的反饋渠道
檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會價值的客觀依據，也是做好檔案信息利用與開發的重要前提。收集、整理檔案利用效果信息，是檔案信息服務的重要組成部分，也是檔案部門在網絡環境下及時了解社會對檔案信息的需求，分析掌握檔案信息利用動態，不斷改進與加強現檔案信息服務工作，提高網絡環境下檔案信息服務質量的有效途徑。加大對利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性，并積極配合檔案部門做好這一工作。
五、打造檔案信息服務人才隊伍
現代化的檔案管理工作不僅需要懂專業知識的人員，也同樣需要計算機類、管理類人才。我國檔案隊伍存在的普遍問題是人才知識結構老化、現代管理人才和計算機管理專業人才缺乏，導致檔案工作人員的計算機應用技術和檔案業務知識脫離。抓好檔案管理的現代化人才隊伍建設是做好檔案工作的關鍵，建設一支高素質的檔案隊伍是奠定檔案事業長足進步的根基。要加強人才專業培訓，吸收各方面人才，善于發現人才，壯大充實檔案信息服務的人才隊伍。
六、實施電子政務信息資源與檔案信息資源的合作共建戰略
這是加快我國電子政務建設與檔案信息化建設的必由之路。兩者合作共建就是將政府的技術、資金優勢與檔案部門的信息整理、管理優勢充分地結合起來，依托電子政務系統與數字檔案館，建立—個綜合性信息資源聯合開發管理體系，實施共同的信息資源開發利用與服務工作，從而有效地完成一系列的大型基礎信息資源數據庫建設。
針對兩類不同的電子政務信息資源，有必要采取不同的對策。第一，對于傳統的電子政務信息，筆者認為可以納入數字檔案館的信息資源建設中，由政府部門提供設備與資金，利用檔案部門的人力與智力資源優勢，進行信息資源的聯合開發，從而形成優勢互補、資源共建共享的信息化建設機制。第二，電子中產生的政務信息是未來的主流信息源，也是本文探討的重點。首先，在電子政務系統內部設立“政務信息實時收集中心”和“政務信息資源共享與交換中心”，前者負責收集電子政務系統即時產生的各種電子政務信息，后者負責管理經過系統化、知識化處理的政務信息、并提供利用。其次，在數字檔案館中建立綜合處理電子政務信息與檔案信息的“綜合信息資源管理服務中心”，專門接收“政務信息實時收集中心”移交的電子政務信息資源進行信息存儲和提供利用等活動，并對其進行分類、鑒定、整理、保存或銷毀等系統化的整理工作，形成具有知識屬性的政務信息資源庫。一方面可以作為數字檔案館的特色館藏，另一方面可及時反饋給“政務信息資源共享與交換中心。”這樣，“政務信息資源共享與交換中心”不僅能給電子政務的決策和領導工作提供知識化的信息，也能實現電子政府與企業和公眾的快捷的信息互動。
總之，電子政務信息資源與檔案信息資源的合作共建是電子政務建設與數字檔案館建設中一條可行的道路，加強兩者的合作開發，不僅有利于電子政務信息資源的優勢高效開發，有利于我國數字檔案館的跨越式發展，而且有利于兩類信息資源的整合和我國信息化建設水平的提高，為真正實施我國“以信息化帶動工業化”的新型工業化道路打下堅實的基礎。
參考文獻：
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